MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA VENTAS DE PINTURA Y EMULSIÓN ASFÁLTICA PROCEDIMIENTO PARA VENTAS DE MOSTRADOR DE PINTURA Y EMULSIÓN ASFÁLTICA OBJETIVO

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA VENTAS DE PINTURA Y EMULSIÓN ASFÁLTICA PROCEDIMIENTO PARA VENTAS DE MOSTRADOR DE PINTURA Y EMULSIÓN ASFÁLTICA OBJETIVO Facilitar la labor de venta de los productos que ofrece la Planta de Pinturas y Emulsiones, atendiendo las necesidades de los clientes menores que se presenten en las instalaciones la Planta y de los trabajadores de Capufe que requieren de los productos que fabrica. CPFM

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA VENTAS DE PINTURA Y EMULSIÓN ASFÁLTICA PROCEDIMIENTO PARA VENTAS DE MOSTRADOR DE PINTURA Y EMULSIÓN ASFÁLTICA POLÍTICAS 1. En caso de emulsión si el cliente se presenta con su pipa no tendrá costo adicional por carga, cualquier tipo de envase se le cobrará adicional así como el servicio de llenado, en caso de que requiera servicio de entrega a domicilio utilizando el vehículo la Planta de Pinturas y Emulsiones se cobrará el costo flete correspondiente. CPFM

3 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MOSTRADOR DE PINTURA Y EMULSIÓN ASFÁLTICA UNIDAD ADMINISTRATIVA: CLAVE: 02 PAG. 1 DE 2 FECHA: NOVIEMBRE 2005 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD CONTROL Distribución (Facturista) 1. Atiende a lo clientes que visitan la Planta para levantar algún pedido o por vía telefónica si es trabajador de Capufe. 2. Revisa la disponibilidad del producto solicitado por el cliente a través de la transacción MMBE del SIAC. Existe el producto? No 3. Revisa con el área de producción si la pintura existe en alguna presentación diferente a la solicitada si es así se somete a consideración del área de producción si es posible realizar un reenvasado o entintando a corto plazo, si es un producto descontinuado o si por el bajo volumen no es posible producirla y se le notifica al cliente, determina si es posible atender el pedido: Pedido? No 4. Informa al cliente la imposibilidad de cubrir su pedido. Fin Si 5. Elabora el pedido mediante la transacción VA01 del SIAC. Stock, Lista 6. Elabora autorización de carga en dos tantos si es emulsión, o salida de almacén si es pintura, con las transacción VA02 DEL SIAC, imprime, recaba las firmas del Titular de la Planta, del Subgerente de Administración, del Superintendente de Distribución y del Superintendente de Recursos Financieros y envía una copia al almacenista. Es Pintura o Emulsión? Emulsión 7. Verifica con el cliente la forma de envasado y/o traslado antes de emitir la factura para incluir los cargos que correspondan por este concepto SIAC F28. salida Pintura 8. Elabora la factura en SIAC VF01 y la afectación contable con la transacción VA02 del SIAC. Factura Recursos Financieros (Área de caja) 9. Recibe el pago del cliente en caja o por depósito referenciado si se trata de trabajadores de Capufe y sella la autorización de salida y la factura, conserva la copia amarilla de la factura para referenciar el pago y entrega toda la documentación a distribución. Distribución 10. Conserva una copia firmada de la autorización de salida, envía al almacén el original y dos copias; y distribuye las copias de las facturas: - copia azul para archivo de distribución - copia amarilla a la caja - 2 copias y una fotocopia al almacén. Gerencia de Innovación Gubernamental 11

4 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE MOSTRADOR DE PINTURA Y EMULSIÓN ASFÁLTICA UNIDAD ADMINISTRATIVA: CLAVE: 02 PAG. 2 DE 2 FECHA: NOVIEMBRE 2005 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD CONTROL Recursos Materiales (Almacén) 11. Recibe 2 copias de la factura y una de la autorización de salida, realiza la carga en caso de emulsión y verifica que la factura contenga el costo correspondiente al envasado que se realiza o entrega la pintura envasada al cliente, y le entrega copia verde de la factura. Seguridad y Salvaguarda (encargado de caseta) 12. Recibe del cliente copia verde de la factura y permite que salga con la mercancía Factura Termina del Procedimiento Gerencia de Innovación Gubernamental 12

5 Página 1 de 1 Titulo PROCEDIMIENTO PARA VENTA DE MOSTRADOR Autorizado: 25/11/2005 Manual: Área: Sustituye: DE PROCEDIMIENTOS DE VENTA DE PINTURA Y EMULSIÓN ASFÁLTICA 08/04/2005 DISTRIBUCIÓN RECURSOS FINANCIEROS RECURSOS MATERIALES SEGURIDAD Y SALVAGUARDA INICIO ATIENDE A LO CLIENTES QUE VISITAN LA PLANTA PARA LEVANTAR ALGÚN PEDIDO O POR VÍA TELEFÓNICA SI ES TRABAJADOR DE 1 STOCK - LISTA REVISA LA DISPONIBILIDAD DEL PRODUCTO SOLICITADO POR EL CLIENTE A TRAVÉS DE LA TRANSACCIÓN MMBE DEL SIAC. 2 ELABORA SALIDA CARGA EN DOS TANTOS SI ES EMULSIÓN, O SALIDA DE ALMACÉN SI ES PINTURA, CON LAS TRANSACCIÓN VA02 DEL SIAC, IMPRIME, RECABA LAS FIRMAS DEL TITULAR DE LA PLANTA, DEL SUBGERENTE DE ADMINISTRACIÓN, DEL SUPERINTENDENTE DE DISTRIBUCIÓN Y DEL SUPERINTENDENTE DE RECURSOS FINANCIEROS Y ENVÍA UNA COPIA AL ALMACENISTA 6 PINTURA SI EXISTE EL PRODUCTO? EMULSIÓN PINTURA O EMULSIÓN? NO REVISA CON EL ÁREA DE PRODUCCIÓN SI LA PINTURA EXISTE EN ALGUNA PRESENTACIÓN DIFERENTE A LA SOLICITADA SI ES ASÍ SE SOMETE A CONSIDERACIÓN DEL ÁREA DE PRODUCCIÓN SI ES POSIBLE REALIZAR UN REENVASADO O ENTINTANDO A CORTO PLAZO, SI ES UN PRODUCTO DESCONTINUADO O SI POR EL BAJO VOLUMEN NO ES POSIBLE PRODUCIRLA Y SE LE NOTIFICA AL CLIENTE, DETERMINA SI ES POSIBLE ATENDER EL PEDIDO 3 SI NO PEDIDO? INFORMA AL CLIENTE LA IMPOSIBILIDAD DE CUBRIR SU PEDIDO 4 1 ELABORA EL PEDIDO MEDIANTE LA TRANSACCIÓN VA01 DEL SIAC 5 VERIFICA CON EL CLIENTE LA FORMA DE ENVASADO Y/O TRASLADO ANTES DE EMITIR LA FACTURA PARA INCLUIR LOS CARGOS QUE CORRESPONDAN POR ESTE CONCEPTO SIAC VA02. 7 FACTURA ELABORA LA FACTURA EN SIAC VF01 Y LA AFECTACIÓN CONTABLE CON LA TRANSACCIÓN VF02 DEL SIAC. 8 CONSERVA UNA COPIA FIRMADA DE LA SALIDA, ENVÍA AL ALMACÉN EL ORIGINAL Y DOS COPIAS; Y DISTRIBUYE LAS COPIAS DE LAS FACTURAS: COPIA AZUL PARA ARCHIVO DE DISTRIBUCIÓN COPIA AMARILLA A LA CAJA 2 COPIAS Y UNA FOTOCOPIA AL ALMACÉN 10 RECIBE EL PAGO DEL CLIENTE EN CAJA O POR DEPÓSITO REFERENCIADO SI SE TRATA DE TRABAJADORES DE Y SELLA LA AUTORIZACIÓN DE SALIDA Y LA FACTURA, CONSERVA LA COPIA AMARILLA DE LA FACTURA PARA REFERENCIAR EL PAGO Y ENTREGA TODA LA DOCUMENTACIÓN A DISTRIBUCIÓN 9 RECIBE 2 COPIAS DE LA FACTURA Y UNA DE LA SALIDA, REALIZA LA CARGA EN CASO DE EMULSIÓN Y VERIFICA QUE LA FACTURA CONTENGA EL COSTO CORRESPONDIENTE AL ENVASADO QUE SE REALIZA O ENTREGA LA PINTURA ENVASADA AL CLIENTE, Y LE ENTREGA COPIA VERDE DE LA FACTURA 11 1 FACTURA RECIBE DEL CLIENTE COPIA VERDE DE LA FACTURA Y PERMITE QUE SALGA CON LA MERCANCÍA 12 FIN 13