III Pemex-Refinación Demoras Pagadas para el Almacenamiento de Productos Auditoría Financiera y de Cumplimiento: T4M

Transcripción

1 III Pemex-Refinación Demoras Pagadas para el Almacenamiento de Productos Auditoría Financiera y de Cumplimiento: T4M Criterios de Selección Esta auditoría se seleccionó con base en los criterios generales y particulares establecidos en la Normativa Institucional de la Auditoría Superior de la Federación para la planeación específica utilizada en la integración del Programa Anual de Auditorías para la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009, considerando la importancia, pertinencia y factibilidad de su realización. Objetivo Fiscalizar la gestión financiera del pago de demoras por estadía de buquetanques; las estrategias, acciones implementadas y resultados alcanzados respecto a la disminución en el pago de demoras, así como de la capacidad de almacenamiento para verificar su suficiencia en relación con las existencias de petrolíferos, y que en su registro contable se observaron las disposiciones legales y normativas aplicables. Alcance Universo Seleccionado: 653,920.4 miles de pesos Muestra Auditada: 653,920.4 miles de pesos Representatividad de la Muestra: % Antecedentes Como resultado de una creciente demanda de productos refinados, Pemex Refinación celebra contratos con PMI Trading, LTD., para las importaciones y exportaciones de petrolíferos, y a Pemex Exploración y Producción le proporciona el servicio de transporte, guarda y manejo para la exportación de petróleo crudo, con un contrato, ya que cuenta con instalaciones para la carga y descarga de productos en las terminales marítimas, y como consecuencia de estas operaciones se generan demoras cuando el buquetanque rebasa el tiempo de estadía en la carga y descarga. Resultados 1. Control Interno Con la evaluación del control interno se determinó que la entidad fiscalizada contó con diversos mecanismos normativos para regular las operaciones relacionadas con el pago de las demoras, generadas por la estadía de buquetanques en la carga y descarga de productos, entre los que destacan el Manual de Organización de la Subdirección de Distribución de octubre de 2008, autorizado por el Subdirector de Distribución y 1

2 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009 vigente para 2009, y el Manual de Organización de la Subdirección de Planeación, Coordinación y Evaluación de enero de 2005, autorizado por el Subdirector de Planeación, Coordinación y Evaluación, vigente en No obstante, para las operaciones relativas a las demoras generadas en la estadía de buquetanques con Pemex Exploración y Producción (PEP), está en proceso de autorización el Procedimiento para la Conciliación y Compensación de los Reclamos en las Demoras Marítimas de Exportación de Petróleo Crudo, que PEP le hace a Pemex Refinación. Al respecto, la Subgerencia de Operación de la Gerencia de Operación Marítima y Portuaria señaló que sigue en proceso de autorización el Procedimiento para la conciliación y compensación de los reclamos en las demoras marítimas de exportación de petróleo crudo, que PEP le hace a Pemex Refinación. Véase acción(es): T4M El área responsable de analizar, evaluar y validar el pago de los reclamos por las demoras generadas por la estadía de buquetanques en la carga y descarga de productos, conforme al Manual de Organización de la Subdirección de Distribución, autorizado y vigente en 2009, es la Subgerencia de Tarifas y Soporte Técnico, de la Gerencia de Coordinación de Operaciones (GCO); sin embargo, se constató que en la práctica, esta área únicamente se encarga de las demoras pagadas a PMI Trading, LTD., y no de las pagadas a Pemex Exploración y Producción (PEP) por la exportación de petróleo crudo, las cuales son controladas y validadas por la Gerencia de Operación Marítima y Portuaria (GOMP). Al respecto, la Subdirección de Distribución informó que modificó el Manual de Organización de la Subdirección de Distribución, autorizado el 23 de febrero de 2010, para formalizar las actividades que en la práctica realiza la Subgerencia de Tarifas y Soporte Técnico, de la Gerencia de Coordinación de Operaciones (GCO); sin embargo, en las funciones de la Superintendencia General de Operación Portuaria, de la Gerencia de Operación Marítima y Portuaria (GOMP) no se indica que es la responsable de revisar, analizar, calcular y conciliar los reclamos por demoras marítimas relacionadas con PEP. Véase acción(es): T4M Origen, Cálculo y Pago de Demoras Pemex Refinación pagó demoras en la estadía de buquetanques, por un importe de 653,920.4 miles de pesos, de los cuales 649,981.2 miles de pesos (99.4%), correspondieron a PMI Trading, LTD., por las importaciones y exportaciones de productos petrolíferos, por tiempos que contractualmente excedieron la estadía máxima permitida de 36 horas, desde 2:04 horas hasta 699:08 horas (1,941.9%), y 3,939.2 miles de pesos (0.6%), a Pemex Exploración y Producción (PEP), por exceder el tiempo contractualmente permitido de estadía de 36 horas en la exportación de petróleo crudo, desde 0:53 horas hasta 80:47 horas (223.5%). 2

3 Por lo que se refiere al importe de 649,981.2 miles de pesos, pagado en 2009 a PMI, incluyó demoras generadas en ejercicios anteriores (de 2006 a 2008), por 548,771.7 miles de pesos, de las cuales se pagaron 404,997.6 miles de pesos de 2008, 143,539.0 miles de pesos de 2007 y miles de pesos de 2006, y 101,209.5 miles de pesos se generaron durante el ejercicio de Del monto de 3,939.2 miles de pesos, pagado a PEP, 1,887.5 miles de pesos correspondieron a demoras generadas en 2008 y pagadas en 2009 y 2,051.7 miles de pesos a demoras generadas y pagadas en De las demoras generadas por las órdenes operativas de 2009, la Gerencia de Operación Marítima Portuaria (GOMP) registró 1,114 órdenes por las importaciones y exportaciones, de las cuales 424 órdenes (38.1%) excedieron el tiempo de estadía permitido. La entidad fiscalizada, mediante la Gerencia de Coordinación de Operaciones, argumentó que el Convenio Modificatorio al Contrato de Compraventa de productos petrolíferos de importación, celebrado entre Pemex Refinación y PMI Trading, LTD., del 29 de diciembre de 2005, señala el tiempo máximo de estadía para la operación de los buquetanques de importación y exportación, conforme a los aspectos comerciales de transporte, y de igual forma, el propio convenio contiene las previsiones de pago en caso de que la operación por causas distintas del buque rebase el tiempo estipulado, por lo que el pago de demoras está pactado y regulado en dicho convenio. No obstante, no contiene las causas del exceso en la estadía de buquetanques, que derivan en la imputación del pago de demoras. Véase acción(es): T4M La entidad fiscalizada proporcionó con 15 días de anticipación al final de cada mes a PMI Trading, LTD., el programa definitivo de volúmenes de importación y exportación de productos petrolíferos y petroquímicos, el cual contiene el programa de ventanas para la carga y descarga de los volúmenes para cada uno de los productos. Al respecto, los buquetanques arribaron en las ventanas convenidas; sin embargo, la carga y descarga de productos excedió el tiempo establecido en el contrato (36 horas) por diversas causas, según refiere el estado de hechos del naviero, como bajo flujo de bombeo, mal tiempo, boya ocupada, muelle ocupado, espera de posición de amarre por instalación ocupada, espera posición de atraque, preferencia de otro buquetanque, espera de turno para entrada muelle, amarradero ocupado, boya en libranza (instalación portuaria costa afuera o mar adentro fuera de servicio, por mantenimiento preventivo o correctivo), y alta temperatura del producto. Al respecto, la entidad fiscalizada no cuenta con la documentación de las áreas operativas, que justifique los hechos referidos en los que se sustenta el origen las causas de las demoras en cargas y descargas, por 649,981.2 miles de pesos. Asimismo, Pemex Exploración y Producción proporcionó el programa de exportación mensual con cinco días de anticipación, en el que se incluyeron las ventanas de arribo de los buquetanques nominados por el cliente. Al respecto, se constató que los buquetanques arribaron en las fechas convenidas; sin embargo, por diversas causas, como bajo ritmo de bombeo, recibo y descarga de empaques de línea, falla de energía eléctrica en refinería, movimientos internos de refinería, fuga en línea de refinería, 3

4 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009 entre otros, se presentaron retrasos en la carga del producto, sin que se cuente con la documentación de las áreas operativas que justifique los hechos referidos en los que se sustenta el origen de las causas que motivaron la estadía en exceso de los buquetanques y que causó el pago de demoras, por 3,939.2 miles de pesos. Al respecto, la entidad fiscalizada remitió bitácoras de las terminales marítimas, autorizadas por la capitanía de puerto, copias de los estados de hechos, bitácoras y cartas de protesta; no obstante, no remitió la documentación que sustenta el origen de las causas que motivaron la estadía en exceso de los buquetanques que causó el pago de demoras. Véase acción(es): T4M T4M En relación con las demoras pagadas a PMI Trading, LTD., se constató que la Subgerencia de Tarifas y Soporte Técnico, de la Gerencia de Coordinación de Operaciones, no cuenta con un procedimiento que norme la determinación y cálculo de la estadía y tiempos de demoras, que incluya las deducciones y comisiones que el armador/proveedor aplique al vendedor en las importaciones de productos petrolíferos, y para el caso de las exportaciones, que incluya deducciones de inspección antes y después de la carga, autoridades a bordo, junta previa a la carga, tiempo de travesía de puerto a puerto, mal tiempo, maniobra de amarre o atraque, entre otras, que en su caso el proveedor aplique y requieran de tratamientos distintos de cálculo, así como para los viajes en los cuales PMI Trading, LTD., proporcionó el transporte que, en su caso, también quedan sujetos al pago de demoras. Asimismo, las demoras por los tiempos de estadía pagadas a Pemex Exploración y Producción, se determinan en las reuniones que se llevan a cabo entre ambos organismos; previa conciliación, se registran en una hoja de cálculo los tiempos, el costo diario de los buques y la paridad del dólar; actividades que tampoco están reguladas en un procedimiento. Al respecto, la Gerencia de Coordinación de Operaciones informó que el cálculo y la determinación de las estadías y tiempos de demoras pagadas a PMI Trading, LTD., se realizan en los términos acordados y pactados por ambas partes en el Convenio Modificatorio al Contrato de Compraventa de productos petrolíferos de importación, celebrado entre Pemex Refinación y PMI Trading, LTD., el 29 de diciembre de No obstante, no se cuenta con un procedimiento que regule la metodología para la determinación de las demoras. Asimismo, la Subgerencia de Operación, de la Gerencia de Operación Marítima y Portuaria, informó que está realizando acciones para la revisión del procedimiento para la conciliación y compensación de los reclamos por demoras marítimas de exportación de petróleo crudo, que PEP le hace a Pemex Refinación. Véase acción(es): T4M El importe de 3,939.2 miles de pesos pagado a Pemex Exploración y Producción por demoras en la estadía de buquetanques, se realizó mediante el sistema de 4

5 compensación de adeudos interorganismos, conforme a lo establecido en el numeral 7 De la Compensación de Adeudos Interorganismos de la Guía de Operación de Concentraciones, Ministraciones, Pagos Centralizados, Asignaciones y Compensación de Adeudos Interorganismos de Fondos Presupuestales y Fondos Especiales. Asimismo, el pago de 649,981.2 miles de pesos a PMI Trading, LTD., por demoras en la estadía de buquetanques, se realizó mediante transferencias bancarias en la cuenta de Bank of America. Al respecto, se constató que el pago de la factura FST-00221, por 18, dólares, se realizó conforme a lo acordado, mediante la minuta del 15 de diciembre de 2008 entre PMI Trading, LTD., y Pemex Refinación; sin embargo, la documentación relativa al cálculo de la demora que soporta la factura, corresponde a 14, dólares, sin que la entidad fiscalizada proporcionara la evidencia documental de la justificación del pago en exceso por 4, dólares (equivalentes a 51.7 miles de pesos), al tipo de cambio del día de la operación. Como resultado de la intervención de la Auditoría Superior de la Federación, la Gerencia de Coordinación de Operaciones remitió la Nota de crédito, emitida por PMI Trading, LTD., número NCT-01162, del 26 de octubre de 2010, por un importe de 4, dólares, como compensación del pago en exceso de la factura FST-00221, por la demora de la orden TPI , documento que Pemex Refinación aplicará a las facturas pendientes de pago, por lo que se considera solventada la observación determinada. 7. Documentación que Sustenta el Reclamo de Demoras En relación con el importe pagado a PMI Trading, LTD por 649,981.2 miles de pesos, se revisaron 651 expedientes, en los cuales se sustentó el reclamo de las demoras. Los expedientes incluyeron, en el caso de las exportaciones (carga), el oficio original de reclamo, hoja de cálculo, copia del estado de hechos del agente naviero, copia del reclamo del armador o cliente, copia del aviso de listo ( Notice of Readiness NOR), y en el caso de las importaciones (descarga), se añadieron el registro de bombeo del buquetanque Pumping Log y una copia del cálculo de la demora emitida por el proveedor (naviero), tanto en la carga como en la descarga, conforme a lo estipulado contractualmente. En relación con los 22 expedientes en que se sustentaron los pagos por demoras a Pemex Exploración y Producción, por 3,939.2 miles de pesos, se incluyeron el formato de aceptación de demoras para crudo de exportación, Notice of Readiness, Statement of Facts y la hoja de suspensiones y aplazamientos. Al respecto, se observó que el contrato no estipula la documentación que debe amparar el reclamo de las demoras. La entidad fiscalizada informó que está realizando acciones para modificar el contrato. Véase acción(es): T4M Se constató que de las demoras pagadas en el ejercicio 2009, 136 casos se originaron por falta de cupo, es decir, en los tanques de almacenamiento en tierra no se tenía la 5

6 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009 capacidad suficiente para recibir la totalidad del volumen por descarga. La entidad fiscalizada argumentó que esto se debió a la falta de infraestructura en las terminales marítimas y a la capacidad de almacenamiento de los tanques, por lo que ha emprendido diversas acciones, como restauración general de tanques de gasolina primaria, rehabilitación de pilotes de concreto de los muelles espigón y marginal en Manzanillo y habilitación de línea de 24 Ø a cabezal de 36 Ø de crudo Maya en la Terminal Marítima de Pajaritos. Al respecto, la Gerencia de Coordinación de Operaciones manifestó que las acciones señaladas competen a todas y cada una de las áreas de Pemex Refinación que intervienen de manera directa en los procesos y operaciones de importación y exportación de productos petrolíferos. Acciones Véase acción(es): T4M Recomendaciones T4M Para que Pemex Refinación determine el área responsable de analizar, evaluar y validar el pago de los reclamos de Pemex Exploración y Producción por las demoras generadas en la estadía de buquetanques, y se formalice en los manuales correspondientes. [Resultado 2] T4M Para que Pemex Refinación agilice las gestiones tendentes a la autorización del Procedimiento para la conciliación y compensación de los reclamos en las demoras marítimas de exportación de petróleo crudo con Pemex Exploración y Producción. [Resultado 1] T4M Para que Pemex Refinación evalúe los efectos del pago de demoras y, en su caso, lleve a cabo las gestiones necesarias para reconsiderar en los contratos con PMI Trading, LTD., y Pemex Exploración y Producción el plazo de 36 horas para la carga y descarga de productos. Asimismo, determine las causas por las que se excede el plazo establecido (bajo flujo de bombeo, mal tiempo, boya ocupada, muelle ocupado, espera de posición de atraque, preferencia a otro buquetanque, espera de turno para entrada a muelle, amarradero ocupado, boya en libranza y alta temperatura del producto), con objeto de analizar las causas y manejar las contingencias, conforme a su naturaleza, y de esta manera racionalizar el pago de las demoras. [Resultado 3] T4M Para que Pemex Refinación adopte medidas, a fin de que en los expedientes se incluya la documentación de las áreas operativas en la que se sustenten los hechos que justifiquen el exceso en la estadía de buquetanques, que da origen al pago de las demoras. [Resultado 4] T4M Para que Pemex Refinación implemente procedimientos que regulen la determinación y el cálculo de las demoras que se pagan a PMI Trading, LTD., y a Pemex Exploración y Producción, por demoras en los tiempos de estadía de buquetanques. [Resultado 5] 6

7 T4M Para que Pemex Refinación implemente mecanismos, a fin de que se considere contractualmente la documentación requerida para sustentar el reclamo que Pemex Exploración y Producción hace de las demoras generadas en la estadía de buquetanques. [Resultado 7] T4M Para que Pemex Refinación adopte medidas, a fin de que se lleven a cabo las acciones necesarias para contar con la infraestructura necesaria para ampliar la capacidad de almacenamiento de productos, a efecto de disminuir el pago de demoras. [Resultado 8] Promociones de Responsabilidad Administrativa Sancionatoria T4M Ante el Órgano Interno de Control en Pemex Refinación, para que realice las investigaciones pertinentes y, en su caso, inicie el procedimiento administrativo correspondiente, por los actos u omisiones de los servidores públicos que en su gestión no contaron con la documentación de las áreas operativas, que justifique y sustente el origen de las causas que motivaron la estadía en exceso de los buquetanques, que causó el pago de demoras. [Resultado 4] Recuperación de Recursos Se determinaron recuperaciones por 51.7 miles de pesos, que se consideran como recuperaciones operadas. Resumen de Observaciones y Acciones Se determinó(aron) 8 observación(es), de las cuales 1 fue(ron) solventada(s) por la entidad fiscalizada antes de la integración de este Informe. La(s) 7 restante(s) generó(aron): 7 Recomendación(es) y 1 Promoción(es) de Responsabilidad Administrativa Sancionatoria. Dictamen: negativo La auditoría se practicó sobre la información proporcionada por la entidad fiscalizada, de cuya veracidad es responsable; fue planeada y desarrollada de acuerdo con el objetivo y alcance establecidos; y se aplicaron procedimientos de auditoría que se estimaron necesarios. En consecuencia, existe una base razonable para sustentar el presente dictamen, que se refiere sólo a las operaciones revisadas. La Auditoría Superior de la Federación considera que, en términos generales y respecto de la muestra auditada, Pemex Refinación no cumplió con las disposiciones normativas aplicables en relación con las demoras pagadas en almacenamiento de productos, como se precisa en los resultados que se presentan en el apartado correspondiente de este informe, donde destacan los siguientes: el exceso del tiempo establecido en el contrato (36 horas) en la carga y descarga de productos petrolíferos por diversos motivos, sin que se cuente con la documentación de las áreas operativas que justifique los hechos que sustentan el origen de las causas de las demoras pagadas a PMI Trading, LTD., y a Pemex Exploración y Producción (PEP), por 653,920.4 miles de pesos (100% de la muestra); no se cuenta con un 7

8 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009 procedimiento que regule la metodología para determinar y calcular la estadía y tiempos de las demoras pagadas a PMI Trading, LTD., y a Pemex Exploración y Producción (PEP), ni se proporcionó evidencia documental del avance de las acciones realizadas para contar con la infraestructura para reducir las demoras. Apéndices Procedimientos de Auditoría Aplicados 1. Verificar, con el estudio y evaluación del control interno, los procedimientos y demás normativa aplicada en las demoras pagadas en el almacenamiento de productos. 2. Verificar la integración del importe pagado por la entidad fiscalizada, por concepto de demoras por estadía de buquetanques. 3. Verificar que la entidad fiscalizada contó con un programa de entrega y recepción de productos efectuados por transporte marítimo. 4. Verificar el cumplimiento de las condiciones estipuladas en las cláusulas de los contratos, relativas a las demoras generadas por la estadía de buquetanques. 5. Identificar las causas de las operaciones marítimas que originaron demoras en la estadía de buquetanques. 6. Verificar que el pago de las demoras por estadía de buquetanques, se realizó de acuerdo con las políticas establecidas por la entidad. 7. Verificar las estrategias, acciones implementadas y resultados alcanzados por la entidad fiscalizada para disminuir las demoras generadas por la estadía de buquetanques. Áreas Revisadas La Subdirección de Distribución y la Gerencia de Recursos Financieros, dependiente de la Subdirección de Finanzas y Administración. Disposiciones Jurídicas y Normativas Incumplidas Durante el desarrollo de la auditoría practicada, se determinaron incumplimientos en las leyes, reglamentos y disposiciones normativas que a continuación se mencionan: 1. Ley General de Contabilidad Gubernamental: artículo Otras disposiciones de carácter general, específico, estatal o municipal: Acuerdo por el que se establecen las Normas generales de control interno en el ámbito de la Administración Pública Federal, artículo 13, fracción I, Primera Norma, apartado 8

9 Manuales de organización y procedimientos, Tercera Norma Implementar y/o actualizar actividades de control. Manual de Organización de la Subdirección de Distribución Funciones específicas de la Subgerencia de Tarifas y Soporte Técnico. Convenio Modificatorio al Contrato de Compraventa de productos petrolíferos de importación, celebrado entre Pemex Refinación y PMI Trading LTD., del 29 de diciembre de 2005, cláusula Décima Cuarta "Reclamos por Demoras", numeral 14.3, Condiciones de descarga: Tiempo permitido de estadía ó laytime. Convenio modificatorio al contrato de compraventa de productos petrolíferos de exportación, celebrado entre PMI Trading LTD., y Pemex Refinación del 2 de octubre de 2000, cláusula Tercera, Tiempo permitido de estadía (laytime). Contrato No. PR-CO-CV-PEP-101/93 de prestación de servicios para el transporte, guarda y manejo de petróleo crudo para exportación por los Puertos de Pajaritos, Ver., y Salina Cruz, Oax., celebrado entre Pemex Refinación y Pemex Exploración y Producción, de fecha 8 de noviembre de 1993, cláusula 4.4 Embarcaciones, numeral Fundamento Jurídico de la ASF para Promover Acciones Las facultades de la Auditoría Superior de la Federación para promover las acciones que derivaron de la auditoría practicada, encuentran su sustento jurídico en las disposiciones siguientes: Artículo 79, fracción II, párrafos tercero y quinto; fracción IV, párrafo primero; y párrafo penúltimo, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículos 6, 12, fracción IV; 13, fracciones I y II; 15, fracciones XIV, XV y XVI; 32, 39, 49, fracciones I, II, III y IV; 55, 56 y 88, fracciones VIII y XII, de la Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación. Comentarios de la Entidad Fiscalizada Es importante señalar que la documentación proporcionada por la(s) entidad(es) fiscalizada(s) para aclarar y/o justificar los resultados y las observaciones presentadas en las reuniones fue analizada con el fin de determinar la procedencia de eliminar, rectificar o ratificar los resultados y las observaciones preliminares determinadas por la Auditoría Superior de la Federación y que les dio a conocer esta entidad fiscalizadora para efectos de la elaboración definitiva del Informe del Resultado. 9