Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

Transcripción

1 Ministerio de Cultura de España Nº de Formulario: 16 Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica Fundación Pro-Rescate de Documentos Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica El Presente formulario, tiene la finalidad de recopilar información de diferentes Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos y disponer de instrumentos de descripción detallados para el adecuado servicio de consulta al ciudadano, normalizando la descripción para su acceso en Red. Además de garantizar la difusión de los valiosos fondos documentales que se conservan en diversas instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica. INFORMACIÓN GENERAL DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO (*) Nombre del Archivo: Archivo Central Institucional de la Presidencia de la República Formas Excluídas: Nombre Paralelo: (*) Acrónimo del Archivo: CR PREP-AC DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA (*) Área Geográfica: X Iberoamérica (*) País: Costa Rica (*) CCAA / 1 División Territorial: Provincia de: X San José Provincia / 2 División Territorial (Cantón): Central (*) Municipio (Distrito): Zapote Núcleo de Población Menor: Calle: Nº 204, 25 m Norte de la Agencia del Banco Nacional Código Postal: no tiene 1

2 DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO Página Web: Correo electrónico: Teléfono(s): Fax: (Recursos Humanos) DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO Horario de Apertura: L-V 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Horario de Cierre: Sábados, domingos y feriados Horas semanales de apertura: 45 X Acceso libre DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO Apellidos: Delgado / Brenes Nombre: Gualberto Cargo: Encargado del Archivo Central Fecha de nombramiento (Día / Mes / Año): 02/08/06 TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO Titularidad: X Público Tipo de Archivo: o Archivo General del Estado o Archivo Notarial o Archivo Municipal o Archivo de Registros Públicos HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS 2

3 o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o Archivo Diocesano Archivo de Catedral o Colegiata Archivo Parroquial Archivo de Institución Penitenciaria Archivo de Asociación Archivo de Colegio Profesional Archivo de Partido Político Archivo Empresarial Archivo Hospitalario Archivo de Centro Benéfico Archivo de Centro Docente Archivo Universitario Archivo de Institución Científica y de Investigación Archivo de Medios de Comunicación Archivo de Organización Sindical Archivo de Organización Patronal Archivo de Organismo Internacional Archivo Bancario Archivo de Cámara Agraria Archivo de Derechos Humanos Gestionado por: X Administración Central Administración Central: Ministerio de la Presidencia y Presidencia de la República (*) Según el Ciclo Vital: X Archivo Central DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO HISTORIA Historia del Archivo: Se inició con la administración actual, el 2 de agosto del 2006, hasta esa fecha no se contaba con Archivo Central en la Institución. Los primeros trabajos realizados fueron valoraciones parciales con la documentación que se encontraba depositada allí y su debido tratamiento, luego se solicitó asesoría al Archivo Nacional de Costa Rica y comenzaron a trabajar con los Archivos de Gestión de cada oficina productora. Se diseñó el Cuadro de Clasificación de la Institución, se crearon manuales de políticas y procedimientos del Archivo sobre transferencias documentales y documentos electrónicos. Se implementó una base de datos en Winisys y se han dado charlas a los encargados de los Archivos de Gestión. En este momento se encuentran en proceso de digitalización los expedientes de personal, en procesos de remisión documental y construcción de bases de bases de datos. Además se están haciendo prontuarios de expedientes de personal y se está en proceso de instalación de Tablas de Plazos en los archivos de gestión. 3

4 Fundación del Archivo: Fecha de Fundación: (Día / Mes / Año): 2/08/06 Norma de Fundación (Día / Mes / Año): No se dispone de más información. Supresión del Archivo Fecha de Supresión: / / Norma de Supresión: EDIFICIO Descripción del Edificio: Se encuentra dentro de la Sede de la Presidencia. Cuenta con área de consulta, administrativa y depósito. Tiene piso cerámico, paredes de cemento, dos escritorios con computadora cada uno. El depósito cuenta con estantería de madera temporal ya que será cambiada a mitad de año por estantería metálica, también se van a instalar mapotecas, alarmas de incendios, lámparas de emergencia, aire acondicionado, extintores y controles de humedad. Se tiene una estantería compacta con los expedientes de personal. Metros Cuadrados de Depósito: 40 (*) Metros lineales de estantería: 25 (*) Número de puestos de sala: 1 Facilidades para discapacitados: X Si DOCUMENTACIÓN (*) Metros lineales de documentos: 15 GUÍAS DEL ARCHIVO Guías: No ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO Estructura Administrativa: 4

5 5

6 SERVICIOS TÉCNICOS RESTAURACIÓN Taller de restauración: X No REPRODUCCIÓN. Servicios de reproducción documental X No Servicios de fotocopias X No Servicios de fotografías X No Servicios de microformas X No Servicios de reproducciones digitales X No BIBLIOTECA Biblioteca auxiliar X No Nº de monografías: Nº de Títulos de publicaciones periódicas: INFORMATIZACIÓN Funciones informatizadas: X Si Gestión de usuarios: X Si Descripción de fondos X Sí 6

7 Lenguajes Documentales X Si Otra información: Bases de datos en Winisis. ESTRUCTURA DE LOS FONDOS AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadro de Clasificación Denominación de la agrupación: Orgánico Agrupación Superior: Casa Presidencial CUESTIONARIO DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Año): 25/03/08 Datos del informante: Apellidos: Delgado / Brenes Nombre: Gualberto Cargo: Archivista FUENTE EMPLEADA: Entrevista realizada por Penélope Sánchez Saborío a Gualberto Delgado Brenes OBSERVACIONES Solamente se maneja la información administrativa ya que cada 4 años con motivo del cambio de gobierno la mayor parte de la documentación del Presidente, Vicepresidente, Ministro y Viceministros es transferida al Archivo Nacional de Costa Rica. Dentro del fondo del Archivo de la Casa Presidencial se conserva el fondo de la Casa de la Presidencia. 7

8 PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA Subfondo nivel 2 1 CUADRO CLASIFICACION DIRECCION GENERAL. Adaptado por CRU Fondo 1/ para Admon Pública Subfondo 1/ para Direccion General. Fondo 2/ para Admon Pública. Subfondo 2/ para Ministerio de la Presidencia Subfondo 3/para Admon. Pública. Subfondo 3/ para Ministerio de la Presidencia Subfondo 4/ para Ministerio de la Presidencia Serie Subserie FUNCIONES ADVAS: 1. Dirigir (con base en normativa) Ambito 1. DIRECCION GENERAL Normas y proced. internos

9 Formar expedientes de normas por función:(incluyen varios tipos documentales, normas, instructivos, manuales y directrices oficiales sobre cada tema) Circulares sobre normativas a la Admon Pública y sus respuestas (si procede) Administrativas Convenios ordenados alfabéticamente Control de Activos. Capacitaciones. Crusa Decretos Directrices. Expedientes por asunto que se norma Expedientes de Personal.

10 Financiero Leyes Memorandos Manuales institucionales Manual de procedimientos de trabajo. Procesos de trabajo. Requisiciones. Reglamentos Reglamento Autónomo de Servicio Reglamento Ley de Contratacion Vacaciones. Normas (Cumplimiento de Ley de Control Interno) Código de Trabajo Constitución Política Estatuto del Servicio Civil Resoluciones Servicio Civil

11 Ley de Protección del Exceso de Trámites Ley de Control Interno Reglamento Autónomo de Servicio Reglamento Gastos de Viaje 2. CONTROLAR Controles Correspondencia relacionada c/control De trabajos asignados De uso de equipo y mobiliario Disciplinarios 3. COORDINAR PROYECTOS Proyectos Expediente por proyecto, orden alfabético Asignación de funciones Correspondencia Correspondencia

12 4. EVALUAR E INFORMAR Informes y Evaluaciones Correspondencia relacionada con informes Expedientes de desempeño (confidencial) Informes anuales Direcciones Informes anuales institucionales Informes mensuales Direcciones Informes trimestrales Direcciones Informes de autoevaluación/ Ley de Control Interno. Memorias anuales

13 Memorias cuatrianuales 5. PLANIFICAR Planes Correspondencia relacionada con planes Planes de gobierno Planes operativos anuales institucionales Planes operativos anuales con su presupuesto, si está anexado. 6. PRESUPUEST AR Presupuestos Control presupuestario (rebajo subpart.) Correspondencia relacionada con Presupuesto. Diccionario imputaciones presupuestarias

14 Comunicaciones de saldos disponibles Liquidaciones presupuestarias. Modificaciones presupuestarias Presupuestos anuales institucionales (si están separados del PAO) Presupuestos anuales institucionales (si están Presupuesto Nacional) FUNCIONES Sustantivas 1. Ejercer la representación oficial del país. Discursos Invitaciones Salidas del País Trámites de salidas

15 2. Recibir criterios técnicos, para diirgir la política. Artículos de Prensa Criterios técnicos Investigaciones (internas y externas que no hayan dado origen a un proyecto) 3. Dirigir la polítíca nacional. * Buscar las directrices en el ámbito correspondiente. Primer Vicepresidente Ambito 2. PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Segundo Vicepresidente Comisión Intersectorial de Gobierno Digital Convenios Proyectos

16 Consejo de Gobierno Actas Correspondencia Informes Apoyo Social Proyectos Ministro de Coordinación Interinstitucio nal Proyectos Ministro de la Presidencia Viceministro de la Presidencia Asuntos Políticos Viceministro Asuntos de Seguridad Asesoría Jurídica

17 Dirección General Dirección Administrativa Archivo Central. Departamento de Auditoria. Departamento Becas Cocina Presidencial. Consultorio Medico. Central Telefonica. Departamento de Comunicación. Deparatamento de Informatica. Departamento de Monitoreo. Departamento de Presupuesto. Exoneraciones Departamento de Proveeduria.

18 Departamento de Prensa. Departamento Respuesta y Seguimiento. Departamento de Recursos Humanos. Departamento Servicios Generales. Salud Ocupacional. Dirección Gestión Presidencial Grupo de Apoyo Comision de Etica. Departamento Delegados Presidenciales Escolta Presidencial. Departamento de Giras.

19 Departamento Leyes y Decretos Acuerdos Decretos Leyes Departamento de Protocolo Seguridad Presidencial. PODER LEGISLATIVO Ambito 3. ADMINISTRACIÓN PUBLICA Asamblea Legislativa Contraloría General de la República Defensoría de los Habitantes

20 PODER JUDICIAL Corte Suprema de Justicia Corte Plena Juzgados (en orden alfabético si los hay) Ministerio Público Organismo de Investigación Judicial ORGANISMO ELECTORAL Tribunal Supremo de Elecciones Registro Civil PODER EJECUTIVO

21 Presidencia de la República Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor Dirección General del Servicio Civil Secretaría Técnica de Gobierno Digital

22 Consejos Sectoriales Instituto Costarricense sobre Drogas Rectoría Sector Ambiente, Energía y Tele-comunicaciones Actas de sesiones Correspondencia Expedientes de actas Rectoría Sector Ciencia y Tecnología

23 Sector de Coordinación Gubernamental Rectoría Sector Cultural Rectoría Sector Educativo Rectoría Sector Financiero Rectoría sector productivo Rectoría Sector Salud Rectoría Sector Social y Lucha Contra la Pobreza Rectoría Sector de Trabajo y Seguridad Social

24 Rectoría Sector Transportes Rectoría Sector Violencia y Seguridad Ciudadana MINISTERIO S Ministerio de Agricultura y Ganadería, MAG Ministro Viceministro Ministerio de Ambiente y Energía

25 Ministro Viceministro Ministerio de Ciencia y Tecnología Ministro Viceministro Desarrollo Científico y Tecnológico para la Modernización Productiva Ministerio de Comercio Exterior Ministro Tratados Tratado de Libre Comercio (TLC)

26 Agenda Complementaria TLC Viceministro Informe Junta de Notables sobre el TLC Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes Ministro Viceministro Ministerio de Economía, Industria y Comercio, MEIC Ministro Viceministro Ministerio de Educación Ministro Viceministro Viceministro

27 Consejo Nacional de Educación Superior Consejo Superior de Educación Escuelas Colegios Ministerio de Gobernación Policía y Seguridad Pública Ministro Liceos Viceministro Dirección General de Migración y Extranjería

28 Dirección Nacional de Desarrollo de la Comunidad Ministerio de Hacienda Ministro Viceministro Autoridad Presupuestaria Contabilidad Nacional Dirección General de Aduanas Dirección General de Tributación Directa Ministerio de Justicia

29 Ministro Viceministro Dirección General de Adaptación Social Procuraduría General de la República Registro Nacional Ministerio de Obras Públicas y Transportes Ministro Viceministro Transportes Viceministro de Obras Públicas

30 Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica Ministro Viceministro Ministerio de Relaciones Exteriores Ministro Viceministro Embajadas de Costa Rica Consulados de Costa Rica Viceministro Ministerio de Salud

31 Ministro Viceministro Ministerio de Trabajo y Seguridad Social Ministro Viceministro Consejo Nacional de Salud Ocupacional Dirección General de Asignaciones Familiares Dirección Nacional de Pensiones

32 Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos Ministro Viceministro INSTITUCIONES PUBLICAS FINANCIERAS Banco Central de Costa Rica Banco de Costa Rica Banco Nacional de Costa Rica Banco Crédito Agrícola de Cartago Banco Popular y de Desarrollo Comunal Comisiòn Nacional de Préstamos para la Educación

33 Instituto de Fomento y Asesoría Municipal Instituto Nacional de Seguros Instituto Nacional de Vivienda Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo INSTITUCIONES PUBLICAS NO FINANCIERAS Compañía Nacional de Fuerza y Luz Consejo Nacional de la Producción Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillado s Instituto Costa rricense de Electricidad

34 Instituto Costarricense de Ferrocarriles Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico Junta Administrativa Desarrollo de Vertiente Atlántica Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago Radiográfica Costarricense S.A Refinadora Costarricense de Petróleo INSTITUCIONES PUBLICAS DE SERVICIO. Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos

35 Caja Costarricense de Seguro Social Consejo Nacional de Rehabiltación Consejo Nacional de Rectores Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología Colegio Universitario de Alajuela Colegio Universitario de Cartago Colegio Universitario de Puntarenas Escuela Centroamerica na de Ganadería

36 Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación Instituto Costarricense de Turismo Instituto Costarricense de Pesca y Acuacultura Instituto de Desarrollo Agrario Instituto Mixto de Ayuda Social Instituto Nacional de Fomento Cooperativo Instituto Nacional de Aprendizaje Instituto Nacional de Estadísticas y Censos

37 Instituto Nacional de las Mujeres Instituto Tecnológico de Costa Rica Junta de Desarrollo Regional de la Zona Sur Junta de Proteccción Social de San José Oficina del Arroz Patronato Nacional de Ciegos Patronato Nacional de la Infancia Promotra de Comercio Exterior Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento

38 Universidad de Costa Rica Universidad Estatal a Distancia Universidad Nacional GOBIERNOS LOCALES PROVINCIA ALAJUELA Alajuela Alfaro Ruiz Atenas Guatuso Grecia Los Chiles Naranjo Orotina Palmares

39 San Carlos San Mateo San Ramón Upala Valverde Vega PROVINCIA CARTAGO Cartago Alvarado El Guarco Jiménez La Unión Oreamuno Paraíso

40 Turrialba PROVINCIA GUANACAST E Abangares Bagaces Cañas Carrillo Hojancha La Cruz Liberia Nandayure Nicoya Santa Cruz Tilarán PROVINCIA HEREDIA

41 Barva Belén Flores Heredia San Isidro San Rafael San Pablo Santa Bárbara Santo Domingo Sarapiquí PROVINCIA LIMÓN Gúacimo Limón Matina

42 Pococí Siquirres Talamanca PROVINCIA PUNTARENA S Aguirre Buenos Aires Corredores Coto Brus Esparza Garabito Golfito Montes de Oro Osa

43 Parrita Puntarenas PROVINCIA SAN JOSÉ Acosta Alajuelita Aserrí Curridabat Desamparados Dota Escazú Goicoechea León Cortés Mora Moravia

44 Montes de Oca Pérez Zeledón Puriscal Santa Ana Tarrazú Tibás Turrubares Vázquez de Coronado Correos de Costa Rica Sistema Nacional de Radio y Televisión INSTITUCIONES PUBLICAS CON CAPITAL PRIVADO. AMBITO 4. INSTITUCIONES PRIVADAS

45 Asociación Guías y Scouts Cámara de Comercio de Costa Rica Cooperativas Colegio de Periodistas Cruz Roja Costarricense Iglesia Católica Iglesias no católicas Fundaciones Medios de Comunicaciòn Fundación Oscar Arias por la Paz Prensa Periódico "La Nación Radio

46 Televisión Sindicatos Canal 7 Asociación Nacional de Empleados Públicos Confederación General de Trabajadores AMBITO 5. PARTICULARES PARTICULARES Expedientes de solicitudes Apellidos y nombre de personas, por orden alfabético Si son pocos documentos, pueden unirse los de varias personas de un mismo apellido o letra

47 Banco Centroamerica no de Integración Económica Banco Interamerican o de Desarrollo Corte Interamerican a de Derechos Humanos Embajadas extranjeras Fondo de Naciones Unidas para la Infancia, UNICEF Instituto Interamerican o de Cooperación para la Agricultura, IICA Oficina Panamericana de la Salud Organización de Estados Americanos

48 Organización Naciones Unidas