MANUAL DE TESORERIA - COBROS Y PAGOS. FINA-DOCI-004

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1 . FINA-DOCI-004 HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 01 Julio 25 de 2007 Emisión Inicial 02 Enero 31 de 2010 Actualización de marzo de 2015 Actualización ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Auxiliar de Tesorería Gerente Tesorería Vicepresidente administrativo y financiero

2 página: 2 de OBJETIVO Y ALCANCE DE TESORERIA Facilitar el manejo de los recursos financieros en CONSTRUVICOL S.A., definiendo parámetros y condiciones para pagos y administración de ingresos, lo que incluye; a. Recaudo a Clientes y terceros en general. b. Programación y Realización de pago a proveedores y terceros en general. c. Desembolsos de dinero a funcionarios de CONSTRUVICOL SA que lo requieran, para el desempeño de sus actividades. d. Obtención de recursos por endeudamientos financieros o compra de activos, negociación de las tasas de interés con las entidades financieras. e. Registro contable de los egresos generados por Operaciones de giro al exterior y endeudamiento externo. f. Presentación de Informes internos y externos. Son de aplicación inmediata a su publicación y cualquier aspecto no contemplado en estas, debe ser consultado y evaluado por la Gerencia Tesorería y la Vicepresidencia Administrativa y Financiera. 2. DIRECTRICES PARA COBROS El área de tesorería tiene las siguientes responsabilidades: 2.1. Obtención de recursos, por cobro a clientes y terceros en general Informar sobre la cuenta corriente o de ahorro destino, para la consignación de reintegro de Costos y gastos, así como el ingreso del recaudo por venta de activos fijos Informar semanalmente a la Vicepresidencia Administrativa y Financiera la evolución de cobro a clientes y terceros en general Revisar el movimiento bancario diario consultado en el portal virtual de la entidad financiera y compararlo con el libro de bancos, con el fin de confirmar ingresos y prevenir cobros indebidos.

3 página: 3 de Informar por escrito, a los Clientes y terceros en general (ejemplo licitaciones), las cuentas corrientes o de ahorros habilitadas para la recepción de pagos. 3. DIRECTRICES PARA PAGOS 3.1. El área de Tesorería es responsable de la asignación de recursos, programación y elaboración de pagos correspondientes a los siguientes rubros: - Afiliaciones y suscripciones - Servicios Públicos - Arrendamientos de Oficina y Vivienda - Gastos de Hotel, Restaurante y Tarjetas de Crédito - Pasajes Aéreos - Gastos de papelería y elementos de cafetería - Reembolso de gastos de Caja Menor - Honorarios Profesionales y de Junta Directiva - Nomina, Aportes de Seguridad Social y parafiscales - Proveedores de combustible, repuestos y materiales de construcción - Proveedores de prestación de servicios por mantenimiento, adecuaciones y transporte de equipo y/o materiales de construcción - Proveedores de contratación de obra civil - Pólizas de seguros - Impuestos, tasas y gravámenes - Contribuciones y cuotas de sostenimiento - Gastos de Importación y Nacionalización - Inversiones en títulos, Maquinaria, vehículos, equipos e infraestructura - Obligaciones y arrendamiento financiero - Obligaciones con terceros y vinculados En general todos los demás pagos que la compañía requiera para el desarrollo de sus actividades Todas las solicitudes de pago de anticipos y responsabilidades provisionales que se tramiten a Tesorería deben contar con el aval de la Gerencia de Tesorería Todas las solicitudes de pago (anticipos y responsabilidades), viáticos y las liquidaciones deben cumplir con los horarios establecidos en la circular horarios para solicitudes de pago a tesorería vigente en la intranet Todas las consignaciones y transferencias se deben realizar a favor del proveedor o tercero, que debe ser el mismo titular de la cuenta a la cual se consigna.

4 página: 4 de Tesorería contará con una base de datos de proveedores en el sistema de Información Contable, la cual deberá ser actualizada permanentemente se contara con un archivo digital y físico para las certificaciones bancarias. En esta base de datos se detallara: - Número de identificación. - Nombre del titular de la cuenta en donde se consigna. - Nombre entidad financiera. - Número y tipo de cuenta en la que se debe realizar la transacción 3.6. El área de Contabilidad se encarga de realizar la entrega oportuna al área de Tesorería para el pago de Tarjetas de crédito, leasing, servicios, impuestos y demás pagos bajo esta modalidad antes de su vencimiento Los desembolsos correspondientes a préstamos de empleados serán consignados mediante transferencia electrónica, en la cuenta destinada a nómina. 4. ENDEUDAMIENTO FINANCIERO 4.1. La negociación de condiciones de endeudamiento financiero deben ser evaluadas y autorizadas por la Presidencia La Presidencia en coordinación con Gerencia Tesorería autorizara por escrito las operaciones de desembolsos de crédito por parte de las entidades financieras otorgantes Todas las operaciones de arrendamiento financiero deben ser evaluadas y autorizadas por la Presidencia y la Gerencia Tesorería. 5. GIRO Y ENDEUDAMIENTO EXTERNO 5.1. La negociación de divisas es responsabilidad de Contabilidad, con el aval o aprobación de la Gerencia de Tesorería y deberá presentar contabilización y soporte del giro al exterior para realizar el ingreso en el sistema de información por parte de Tesorería Para la legalización de compra de divisas, contabilidad deberá tramitar ante la entidad financiera los formatos correspondientes a la operación que se está ejecutando y la declaración de cambio respectiva.

5 página: 5 de POLITICAS PARA LA PRESENTACION DE INFORMES 6.1. La auxiliar de tesorería prepara y presenta a la Presidencia y Gerencia de Tesorería un informe resumido de movimiento diario de bancos La auxiliar de tesorería prepara y presenta a la Gerencia Tesorería los cinco primeros días del mes, un informe detallado de Cuentas por pagar por edades, para la programación de pagos Dirección Financiera preparara y presentara a Gerencia Tesorería, un Flujo de caja mensual. Este informe se debe presentar los cinco primeros días del mes Tesorería debe contar con previa autorización de la Gerencia de Tesorería, en la circularización de informes internos y externos preparados por esta dependencia. 7. POLITICAS DE EJECUCIÓN DE PAGOS La ejecución de pagos está regida por las siguientes directrices Documentos requeridos para pago: a. El área de Contabilidad debe mantener al día y organizado por orden alfabético el archivo de las facturas de los proveedores y subcontratistas, para facilitar la búsqueda de los documentos en el momento del pago. b. En el archivo de las facturas de los proveedores y subcontratistas, todos los documentos deben cumplir con los requisitos de facturación establecidos en las circulares de proveedores y subcontratistas para poder realizar el pago. c. Para los pagos de anticipos se deben anexar al formato de Solicitud de Pago FINA_FO_010, los siguientes documentos: la orden de compra o servicio debidamente autorizada o el contrato firmado por las partes, copia del recibo de pago de pólizas si aplica, el auxiliar del tercero para verificar que no tenga anticipos pendientes por legalizar y la contabilización del anticipo en el sistema de información Contable. d. Para el pago de Responsabilidades provisionales se deben anexar al Formato de Responsabilidades los siguientes documentos: el Formato diligenciado de Solicitud de Préstamo, la orden de compra o servicio debidamente autorizada si aplica, auxiliar del tercero (empleado) para verificar que no tenga anticipos pendientes por legalizar, correo impreso de aprobación del pago de acuerdo a la matriz de autorizaciones, la contabilización del anticipo en el sistema de información Contable.

6 página: 6 de 10 e. Para el pago de caja menor se debe presentar los documentos establecidos en el procedimiento Manejo de Caja Menor y el documento del sistema de información contable Legalización de Caja Menor. f. Para el pago de viáticos se deben presentar los documentos establecidos en el procedimiento Gestión de Viáticos, el auxiliar del tercero, la contabilización del anticipo en el sistema de información contable y la autorización del viatico. g. Para el pago de obligaciones financieras, servicios públicos, arrendamientos, contribuciones se debe anexar a la cuenta/ factura original/ Extracto vigentes, la contabilización en el sistema de información contable, para el caso de telecomunicaciones se requiere el visto bueno del área de Tecnológica al respaldo de la factura y para las contribuciones la autorización del gasto de la vicepresidencia correspondiente y/o presidencia. h. Para el pago de cuotas de sindicato, libranzas, cuotas de servicios exequiales, embargos, aportes voluntarios a pensiones se debe entregar el documento original de la planilla del SOI o cuenta de libranza generada por el banco o factura de servicios exequiales o cartas de juzgados para los embargos o formato diligenciado de aporte voluntario y la contabilización en el sistema de información contable firmadas por la líder de nómina y el Director de Recurso Humano. i. Dispersión de nómina, liquidaciones, préstamos, anticipos de nómina y pago de aportes de Seguridad Social: Para realizar estos pagos el área de recurso humano debe presentar los siguientes documentos a Tesorería: Registro contable en el sistema de información con firma de aprobación del Director de Recurso Humano de los documentos anexos requeridos así: para las nóminas se debe anexar el reporte de pago empleados-cuenta bancaria por bancos, la liquidación firmada por la persona que la elabora y el visto bueno del director de Recurso Humano, para el pago de seguridad social la relación de las contabilizaciones con el visto bueno del director de Recurso Humano y copia de la planilla de pago del operador. Para el pago de préstamos y anticipos de nómina a trabajadores se debe anexar Formato solicitud de préstamo GH_FO_024 debidamente autorizado por el Sr. Reinaldo Bohorquez y visado por área de nómina y auxiliar contable. j. Traslado de fondos de una cuenta a otra de Construvicol, siempre y cuando pertenezcan a la misma entidad financiera se debe anexar el registro contable del sistema de información (traslados bancarios.). k. Pago a proveedores por transferencia de fondos, previa autorización Gerencia Tesorería, una vez cumplan las condiciones para realización de los pagos se anexa la Factura/ Cuenta de Cobro Original, Orden de Compra/Servicio, Entrada al Inventario para las compras y para los servicios la constancia de la prestación del servicio de acuerdo a lo establecido en la circular Requisitos para Facturación de proveedores o la confirmación de la prestación por correo electrónico por parte del usuario requirente y la contabilización en el sistema de información.

7 página: 7 de 10 l. Pago a subcontratistas por transferencias de fondos: se debe anexar la Factura/ Cuenta de Cobro Original, actas firmadas de acuerdo a lo establecido en la circular de Requisitos de Facturación para subcontratistas, el visto bueno de recurso humano en constancia de su revisión en lo correspondiente a nomina-prestaciones y seguridad social y visto bueno de operaciones en la verificación del cobro al cliente de lo facturado por el subcontratista; y la contabilización en el sistema de información. m. Giros empresariales a trabajadores y proveedores: Los giros para reembolsar caja menor se debe anexar soporte de los gastos de la caja menor con sus respectivos autorizados, la contabilización en el sistema de información contable y para el pago de proveedores lo mencionado en el numeral 3. n. Pago de Impuestos: se debe anexar para pagos a la DIAN, la declaración y su recibo oficial de pago, y la contabilización en el sistema de información; para los demás impuestos municipales o departamentales el formulario firmado físicamente y registro contable en el sistema de información 7.2. Plazos de pago a. Todo Contrato, Orden de Compra y/o Servicios, así como los documentos de cobro expedidos por proveedores y terceros en general, deben contener los plazos de pago establecidos en la negociación. b. La Auxiliar de Tesorería verificara antes del pago que los plazos fijados en los Contratos, Órdenes de Compra y/o servicio, coincidan con los enunciados en el documento de cobro del Proveedor y terceros en general. c. El plazo de pago de facturas se contara a partir de la fecha de recibido del documento, (Factura o Cuenta de cobro), por parte del auxiliar contable encargada de la recepción de facturas. d. Todo Contrato, Orden de Compra y/o servicio, así como el documento de cobro, debe especificar si existe, descuento por pronto pago, descuentos a terceros y anticipos Programación de pagos a. Tesorería de acuerdo a lo presupuestado en el Flujo de Caja semanal para pago de proveedores y subcontratistas y conforme al cumplimiento en los ingresos esperados programara el día sábado los pagos a realizar el miércoles de la semana siguiente.

8 página: 8 de 10 b. Tesorería publicara el día lunes o el siguiente día hábil a través de la página web de la compañía los pagos realizados a través de transferencia electrónica o consignación en cheque durante la semana. c. Tesorería asignara un horario para la atención telefónica a proveedores y lo informara anualmente durante la primera semana de Enero, a través de una circular que será enviada por correo electrónico a los proveedores por el personal de compras. d. Para los pagos de liquidaciones, responsabilidades provisionales, préstamos a trabajadores, viáticos, Solicitudes de pago. Tesorería asignara horarios para la programación de estos pagos que se informaran durante la primera semana de Enero a través de una circular que se publicara en la Intranet o cuando se den cambios Ejecución de pagos La ejecución de pagos es responsabilidad de Tesorería y será realizada mediante cheque, consignación o transferencia bancaria. I. Pagos con cheque: 1. Tesorería elaborara los cheques con sello restrictivo, así: - Personas Jurídicas: Sello de Cruce restrictivo con pago únicamente a primer beneficiario. - Personas Naturales: Sello de páguese únicamente a primer beneficiario. 2. La aplicación correcta de condiciones de manejo en los cheques es responsabilidad de Tesorería. 3. Presidencia informara y autorizara a Tesorería, la realización de cambios en las condiciones de manejo de las cuentas corrientes, de ahorro y fiducias. 4. La Gerencia de Tesorería autorizara la apertura de cuentas corrientes, de ahorro y fiducias. 5. La solicitud de Cheques de Gerencia es responsabilidad de Tesorería, y la carta enviada a la entidad financiera deberá contar con las condiciones de manejo establecidas (firmas registradas, Sello protectografo y húmedo). 6. Los desembolsos hechos en la modalidad de cheque se ejecutaran de las siguientes formas: i. Pagos en cheque o cheque de gerencia, con entrega directa. ii. Pagos en cheque o cheque de gerencia, con consignación en cuenta corriente o de ahorro. iii. Pagos en cheque con presentación en entidad Financiera,

9 página: 9 de 10 II. Pagos en cheque o cheque de gerencia con entrega directa; 1. Para la entrega de cheques a proveedores y terceros en general, se exigirá: A las Personas jurídicas: - Sello de la compañía que representan, - Firma de recibido del funcionario que retira. A las personas naturales: - Cedula de ciudadanía, - Firma de recibido del funcionario que retira. 2. Es responsabilidad de Tesorería realizar la entrega de los cheques. Tesorería puede entregar cheques a otras áreas de la compañía cuando se requiere pago contra entrega en las instalaciones del proveedor y registrara la entrega en el libro de cheques; el egreso debidamente firmado y sellado por el proveedor debe devolverse máximo dos días después de haberse recibido a Tesorería. 3. Todos los cheques deberán ser relacionados en el libro de cheques para llevar un registro de las entregas y debe contener la siguiente información: la fecha de elaboración, número del cheque, el valor, a quien va dirigido, la firma y sello del proveedor. 4. Cuando un cheque no es reclamado, la auxiliar de tesorería deberá llamar al proveedor el primer día hábil de la semana inmediatamente siguiente. 5. Tesorería publicara en la página web de la compañía en el link de pago a proveedores, los días y horarios de entrega de cheques a proveedores. Pagos en cheque o cheque de gerencia, mediante consignación en cuenta corriente o de ahorro Tesorería informara a las áreas interesadas sobre las consignaciones realizadas a favor de los proveedores a través de correo electrónico con copia escaneada de la consignación y publicara en la intranet en el horario establecido semanalmente. Pagos en cheque con presentación en entidad Financiera, a. Los Arrendamientos financieros se pagaran en las entidades financieras autorizadas y en los plazos señalados. a. Los pagos de Servicios Públicos y telecomunicaciones que no se puedan realizar a través de portal bancario se realizaran en las entidades autorizadas y en los plazos señalados; a estos

10 página: 10 de 10 pagos deben adjuntar la contabilización en el sistema de información contable, y con el visto bueno de las personas encargadas de la revisión y control de estos pagos. b. Para realizar pagos de Impuestos de Vehículos deben presentar a Tesorería cuadro comparativo de los impuestos cancelados en el año anterior vs el año actual, Formato de Solicitud de Pago completamente diligenciado y el anticipo registrado en el sistema de información contable. III. Pagos por Transferencia bancaria Los pagos realizados por transferencia, pueden ser generados en los siguientes casos: a. Dispersión de nómina, liquidaciones, préstamos, anticipos de nómina y pago de aportes de Seguridad Social. b. Traslado de fondos de una cuenta a otra de Construvicol. c. Pago a proveedores y subcontratistas. d. Pago de Viáticos, responsabilidades provisionales, anticipos. e. Reembolsos de caja menor f. Giros empresariales a trabajadores y proveedores. g. Pagos de Servicios Públicos y telecomunicaciones. h. Pago de Impuestos y contribuciones. Los pagos bajo esta modalidad, sobre otros conceptos a los relacionados anteriormente deben ser autorizados por la Gerencia de Tesorería. IV. Pagos por Debito en Cuenta Los pagos que se realicen bajo la modalidad de Debito en cuenta se realizaran, así; a. Es responsabilidad de tesorería la elaboración de la carta autorizando el débito en cuenta, esta radicación está sujeta a las condiciones de ejecución de pagos por este medio, publicadas e informadas previamente por la entidad financiera. b. El débito en cuenta está sujeto a la autorización de Gerencia de Tesorería. c. El ingreso de estos débitos al sistema de contabilidad de la compañía, es responsabilidad de Tesorería, d. Bajo esta modalidad se podrán realizar los siguientes pagos: Cancelación de intereses, gastos bancarios y capital originado de Obligaciones Financieras.