INDICADORES DE GESTIÓN LOGÍSTICA Y BENCHMARKING

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1 INDICADORES DE GESTIÓN LOGÍSTICA Y BENCHMARKING Contenidos 1. Introducción 2. Indicadores logísticos 3. Benchmarking 4. Conclusiones 5. Referencias 1. Introducción Cordial saludo, aprendices en línea! Bienvenidos a esta lectura sobre indicadores de gestión logística y benchmarking. Tenga en cuenta que con este material se pretende que usted como aprendiz cumpla con el siguiente objetivo: Aplicar los conceptos de indicadores de gestión logística y benchmarking en la medición de la gestión de la organización.

2 2. Indicadores logísticos Qué son los indicadores logísticos? Son aquellos indicadores cuantitativos que permiten medir la gestión y el desempeño logístico de una organización en cuanto al abastecimiento y los procesos tales como la recepción, el almacenamiento, los inventarios, el despacho, la distribución, las entregas, la facturación, el manejo de la información, entre otros que son importantes para el negocio. Se debe tener en cuenta que un indicador debe cumplir con los siguientes criterios: 1 Los datos deben ser fácilmente medibles. 2 3 Debe ser comparable en el tiempo. 4 5 Su control debe ser efectivo, ágil y permitir la fácil toma de decisiones.

3 Cuál es el objetivo de los indicadores logísticos? Con los indicadores logísticos se pretende evaluar la eficiencia y la eficacia de la gestión logística de una organización para llegar a tener un control permanente y seguro sobre las operaciones que allí se realizan, y ejecutar un seguimiento oportuno al cumplimiento de metas y objetivos, además de propiciar retroalimentación efectiva que permita mejorar la cadena de abastecimiento. Cuáles son los tipos de indicadores logísticos? Existen diferentes clases de indicadores que atienden a diferentes tipos de clasificación. En el siguiente cuadro se presentan los diferentes tipos de indicadores: Efectividad Productividad Oportunidad Muestra el cumplimiento de los objetivos (Satisfacción del cliente) Se mide por el volumen de producción Hace referencia al volumen de producción en función de una unidad de tiempo A continuación se muestran algunos ejemplos de cómo se miden los tipos de indicadores:

4 Cociente entre la capacidad utilizada y la disponible Utilización= Capacidad utilizada Capacidad disponible Rendimiento= Indicador de rendimiento Cociente entre la producción real y la esperada Nivel de producción real Nivel de producción esperada Indicador de productividad Cociente entre los cocientes reales de la producción y los esperados Productividad= Valor real de la producción x 100 Valor esperado de la producción Productividad A continuación se presentan algunos ejemplos de uso de indicadores para facilitar el entendimiento de la manera cómo se emplean en los diferentes procesos logísticos: Abastecimiento Calidad de los pedidos Cantidad y porcentaje de pedidos sin demora, o sin necesidad de información Productos generados sin problemas x 100 Total de pedidos PRODUCTIVIDAD

5 Inventarios Rotación de mercancías Proporción entre las ventas y las existencias promedio Ventas acumuladas X 100 Inventario promedio Las políticas de inventario, en general, deben mantener un índice elevado de rotación, por lo que se requiere diseñar políticas de entregas frecuentes y tamaños pequeños. Con este indicador, es necesario que haya una excelente comunicación entre cliente y proveedor. EFICIENCIA Almacenamiento Nivel de cumplimiento del despacho Consiste en conocer el nivel de efectividad de los despachos de mercancías a los clientes en cuanto a los pedidos enviados en un Número de despachos cumplidos Número total de despachos requeridos Mide el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribución y conocer el nivel de existencias agotadas que se maneja en la bodega. EFICIENCIA

6 ççç Transporte Comparativo del transporte (rentabilidad frente a gasto) Medir el costo unitario de transportar una unidad respecto al ofrecido por los transportadores del medio. Costo de transporte propio por unidad Costo de contratar transporte por unidad Proporciona herramientas para decidir si se debe contratar el transporte de mercancías o asumir la distribución directa del mismo. EFICIENCIA Servicio al cliente Calidad de facturación Cantidad y porcentaje de facturas con error por cliente, y la anexión de Facturas emitidas con errores Total de facturas emitidas Generación de retrasos en los cobros, mala imagen del servicio al cliente, pérdida de ventas. EFICACIA

7 Financieros Costos logísticos Controla el gasto logístico y mide su nivel de contribución en la rentabilidad Costo totales logísticos Ventas totales de la compañía EFICIENCIA Qué son los indicadores de medición y gestión en la logística? Son aquellos indicadores que permiten una aproximación sistemática al conocimiento del nivel de respuesta de los productos y/o servicios de una organización, a las necesidades del cliente y a la capacidad de pago de la misma. Con estos indicadores se pretende: Determinar si una organización está cumpliendo con sus metas y está logrando su misión Aclarar y focalizar objetivos estratégicos de largo plazo Instaurar un canal compartido de información para toda la organización Promover la delegación de funciones (empoderamiento) Apoyar la toma de decisiones Incentivar la efectividad y el cumplimiento en la realización de las tareas, reducir los costos y aumentar la competitividad

8 Cómo hacer la medición? La medición en logística debe tener en cuenta estándares de la industria o de los negocios como la productividad, las finanzas, la calidad y la ciclicidad. También se debe tener en cuenta la respuesta de los clientes, la administración y planeación de inventarios, el abastecimiento, el transporte, la distribución y la administración de los centros de distribución. En el siguiente cuadro podrán encontrar las principales pautas para que un sistema de medición sea efectivo: Sistema de medición exitoso ü Debe ser de enfoque cuantitativo ü Debe ser fácil de entender (simplicidad) ü Debe originar comportamientos adecuados ü Debe ser visible a todos los implicados ü Debe tener una definición y comprensión global ü Debe comprender tanto las entradas como las salidas ü Debe medir lo importante y priorizar ü Debe medir múltiples dimensiones ü Debe emplear economías de esfuerzo ü Debe generar credibilidad ü Debe tener un soporte tecnológico Para definir indicadores de medición se deben seguir los siguientes pasos:

9 Fijar las unidades de medida, disponibilidad de la información, método de análisis, frecuencia de la recolección de datos y reportes Determinar si es un indicador compartido Instaurar valores mínimos aceptados Documentar el indicador Asimismo, se deben tener en cuenta algunos errores que se presentan en el proceso de medición a causa de indicadores incorrectos, escasos, en exceso, complicados y en algunos casos sin significado. Estos son los errores más comunes en la medición del desempeño logístico: Errores más comunes en la medición del desempeño logístico Usar medidas que harán que la organización, el personal y los jefes queden bien Permitir que las barreras de la organización y sus preocupaciones generen los indicadores Medir desde la perspectiva propia y no desde la del cliente Medir pequeños componentes, en vez de medir lo que realmente se debe medir Usar indicadores a los cuales no se les haya evaluado el efecto sobre los trabajadores y el desempeño organizacional No hacer la medición y su seguimiento con rigurosidad

10 3. Benchmarking Qué es benchmarking? Benchmarking es aquél proceso de medición constante de los indicadores de procesos, productos y servicios frente a los de las organizaciones competidoras. El benchmarking permite identificar los cambios a realizar en una organización de manera que se adopten prácticas exitosas. Las siguientes son las distintas etapas de medición y toma e decisiones que supone el benchmarking: Etapas del benchmarking Cuál es la importancia del benchmarking? Comparar los resultados de la gestión con otras organizaciones permite recolectar información valiosa para mejorar procesos internos. Es así como: ü Se realiza un seguimiento a las mejores prácticas y al desarrollo logístico de la industria ü Se alcanza mayor satisfacción en las necesidades de los clientes, al trabajar los factores que afectan directamente la calidad del servicio que se ofrece ü Se obtiene una medida real de la productividad, al conocer la relación existente entre la operación, los costos, el tiempo consumido en los procesos y el servicio percibido por el cliente ü Se fijan objetivos y metas de acuerdo con variables medibles, y según la misión y la visión de la organización. ü Se puede planear estratégicamente sobre la base de información real de la empresa y el mercado ü Se llegan a definir alianzas estratégicas que permiten el desarrollo y la optimización de los procesos

11 4. Conclusiones Recuerden que en los procesos en se encuentran las respuestas a los objetivos planteados. La satisfacción de los clientes, la adecuada gestión de la cadena de abastecimiento, la reducción de los niveles de inventario y de los costos operativos son ingredientes críticos del mercado competitivo actual que nos indican si la gestión de la organización es la adecuada. En este sentido, es indispensable medir y analizar permanentemente los indicadores logísticos, pues los resultados que arrojan permiten emprender acciones necesarias para mantener la participación de la organización en el mercado. 5. Referencias 1. GS1 Chile. (Noviembre de 2004). Medición de indicadores de gestión logísticos KPI (key performance indicators). Recuperado el 3 de junio de 2012, de doc/ /cartilla-indicadores-dic Quintero, M.A. (2011). Taller de indicadores logísticos. Proexport Colombia. Recuperado el 3 de junio de 2012, de de%20indicadores%20log%c3%adsticos.pdf

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