ELABORACIÓN DE BASES DE LICITACIÓN Formación continua

Transcripción

1 ELABORACIÓN DE BASES DE LICITACIÓN Formación continua

2 ÍNDICE I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN II. PROCESO DE ABASTECIMIENTO 1. PROCEDIMIENTO DE DEFINICIÓN DE UN REQUERIMIENTO 2. EJEMPLO DE LA IMPORTANCIA DE DEFINIR EFICIENTEMENTE UN REQUERIMIENTO III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE LICITACIÓN 1. ENFÓQUESE EN LAS COMPRAS IMPORTANTES 2. HAGA PARTICIPAR AL USUARIO INTERNO

3 3. CONSULTE A SUS PARES, EXPERTOS Y PROVEEDORES A. EJEMPLO 4. DEFINIR LOS ELEMENTOS CLAVES AL EVALUAR UNA OFERTA 5. REGISTRE Y UTILICE LA INFORMACIÓN DE LAS ADQUISICIONES

4 I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN Identificar y analizar los conceptos y elementos importantes en la elaboración de Bases de Licitación que permitan contribuir a mejorar la eficiencia en el proceso de compra

5 INICIO Definición de requerimiento 1 Elaboración de Bases de Licitación Selección del mecanismo de compra 2 Llamado y recepción de ofertas 3 Evaluación de ofertas 4 II. PROCESO DE ABASTECIMIENTO Adjudicación oferta 5 Recibo de producto o servicio 6 Seguimiento y monitoreo de la compra 7 FIN

6 1. PROCEDIMIENTO DE DEFINICIÓN DE UN REQUERIMIENTO (RFI) Internos (propia institución) 4 5 Solicitud de Requerimiento -Director -Funcionarios -Jefes Dptos, entre otros. Búsqueda de equipo de trabajo En el caso de compras complejas buscar expertos para este requerimiento. Internos o externos. En caso de compras sobre 1000 UTM establecer una Comisión de al menos 3 personas. Request for information (Solicitar Información) Invitar a los proveedores sobre el tema para comprender claramente qué comprar. Utilizar aplicación Consultas al mercado que se ubica en la opción de menú Licitación. Reunión con equipo de trabajo Se reúne el comprador con el equipo de trabajo para definir ahora con más información qué se desea comprar (priorizando precio, calidad, etc). Importante es que este mismo equipo de trabajo se quien haga la evaluación de las ofertas. Definición de requerimiento Se detalla y especifica que bien será el mejor para la institución. Un requerimiento se define como la necesidad de adquirir un bien o servicio para el funcionamiento de la institución.

7 APLICACIÓN RFI: Ingrese a mercado público y seleccioné del menú licitaciones consulta al mercado RECORDAR: (Art.13 bis) Las entidades licitantes podrán efectuar, antes de la elaboración de las bases de licitación, procesos formales de consultas o reuniones con proveedores, mediante llamados públicos y abiertos, convocados a través del sistema de información.. Ver Guía RFI en

8 IMPORTANTE Definir clara y de manera precisa el requerimiento, utilizando el conocimiento que la organización tiene del bien. Es muy necesario formar un grupo de trabajo experto que sea parte del comité evaluador. No olvidar establecer clausulas de readjudicación en las bases. Cuando las contrataciones superen las 1000 UTM, la licitación pública será siempre obligatoria, salvo lo señalado en el art. 10 del reglamento. Además, deberán ser evaluadas por una comisión de al menos tres funcionarios públicos internos o externos al organismo (Art.37 reglamento). RECORDAR NO SÓLO QUÉ DESEO COMPRAR, SINO TAMBIÉN: 1. PARA QUÉ NECESITO ESTE PRODUCTO O SERVICIO? 2. CUÁNDO LO NECESITO? A quién o quienes debo hacer estas preguntas?

9 2. Ejemplo de la importancia de definir eficazmente un requerimiento En el marco de un acuerdo para el mejoramiento del entorno laboral, el Departamento de Recursos Humanos solicitó la contratación de un curso de capacitación en prevención de riesgos laborales. La Unidad de Abastecimiento realizó un llamado a licitación indicando en el requerimiento que el criterio determinante será el precio. También se indicó el presupuesto con que se contaba. Se recibieron 3 ofertas: Oferta 1 Oferta 2 Oferta 3

10 PROBLEMAS DEL CASO Existen factores que no permiten comparar nuestras ofertas (Ej: Curso de stress v/s curso de riesgos laborales). El precio no es único factor o criterio para tomar decisiones. EN QUÉ NOS PERJUDICA COMO COMPRADORES? Perder tiempo, dinero y credibilidad ante la jefatura y proveedores. Generar mayor revisión por parte de los auditores internos y externos. Declarar desierta la Licitación CONCLUSIONES Debemos definir el requerimiento lo mejor posible, considerando todos sus aspectos relevantes. Los proveedores nos ofertan mejor con una buena definición del requerimiento. Una mejor definición el requerimiento nos permite contar con criterios claros para evaluar la mejor oferta.

11 EN RESUMEN Una buena definición de requerimientos nos permitirá ser: Eficaces, pues explicar bien qué queremos y cómo lo queremos nos ayudará a satisfacer los objetivos de la organización. Transparentes, ya que permitirá que todos los actores cuenten con la información necesaria para participar en igualdad de condiciones en nuestros procesos de compra. Eficientes, ya que ayudará a reducir el riesgo de que malgastemos recursos en procesos de compra que no lleguen a ninguna parte. NO OLVIDAR QUE LAS BASES DE LICITACIÓN SON LA ESENCIA DEL CONTRATO

12 III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE LICITACIÓN 1. Enfóquese en las compras importantes 2. Haga participar al usuario interno 3. Consulte a sus pares, expertos y/o proveedores 4. Defina las características claves (criterios) del producto o servicio 5. Registre y utilice la información de las adquisiciones

13 III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE LICITACIÓN 1. Enfóquese en las compras importantes, complejas o costosas, no descuidando las compras rutinarias. Cómo descubrir una compra importante? Monto de la compra Frecuencia de la compra (Discriminar entre compras rutinarias e importantes) Importancia estratégica de la compra

14 III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE LICITACIÓN 2. Haga participar al usuario interno Hacer participar a quienes formulan el requerimiento al comenzar y en el proceso de la compra. En el caso de compras estratégicas es muy importante constituir una comisión o equipo de trabajo que esté formado al menos por: el solicitante, algún experto en el tema y un representante de abastecimiento. No olvidar que sobre 1000 UTM se necesita una Comisión de al menos tres funcionarios. En caso que fuese necesario, debe involucrarse algún asesor legal y/o representante de finanzas.

15 III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE LICITACIÓN 3. Consulte a sus pares, expertos y/o proveedores Preguntar a compradores de otras instituciones. Revisar las Bases de Licitación publicadas en el portal las cuales están disponibles para todo usuario. Consulte a expertos internos. Por ejemplo al comprar tecnologías complejas. Consulte a proveedores. Preguntar por las opciones existentes en el mercado que solucionan mejor nuestra necesidad. Esta consulta debe ser amplia y transparente (Request For Information). Utilizar el formulario que entrega el sistema.

16 A. EJEMPLO AL CONSULTAR PARES, EXPERTOS Y PROVEEDORES El Departamento de Recursos Humanos ha solicitado la contratación de un curso de capacitación en materia de Asesorías Comunicacionales. Se trata de un curso enfocado específicamente para el análisis del discurso que enfrenta el Director cada día ante los ciudadanos. Se deja constancia que en esta institución no existe personal con los conocimientos apropiados para definir adecuadamente el tipo de asesoría que convendría realizar. Por esta razón, la unidad de abastecimiento tiene serias dificultades para preparar la definición de requerimientos, por lo que ha decidido consultar a los eventuales oferentes respecto de las características principales que debiera tener la asesoría. Para tales efectos, y siendo lo más transparente posible, la invitación fue hecha de manera formal, invitando por medio del sistema en la aplicación Consulta al Mercado a todos los oferentes del o los rubros seleccionados, con la finalidad de realizar consultas y solicitar características principales de la asesoría a contratar: número de horas de la asesoría, contenidos, metodología de evaluación, mejores experiencias, etc. En síntesis, con la información recogida se elaboró la definición del requerimiento atendiendo a la información entregada por los propios eventuales oferentes.

17 III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE LICITACIÓN 4. Definir los elementos claves (criterios) al evaluar una oferta Existen otros factores distintos al precio cuando evaluamos. Tales como: Calidad (Ej. Certificaciones) Experiencia (Ej. Años de la empresa en el rubro) Características Técnicas (Ej. Rendimiento del producto) Servicio post venta (Ej:Servicio Técnico) Costo de repuestos e insumos ( Hay disponibilidad y son económicos? Garantía en caso de fallas (Ej. Condiciones de garantía) Tiempo de respuesta o entrega (Ej. Tiempo de entrega del producto) Eficiencia energética (Ej. Menos gasto de energía) Otros

18 IMPORTANTE Para poder comparar sobre la base de criterios, éstos deben ser cuantificables de alguna forma (medibles). No se deben incorporar aspectos que resulten discriminatorios o que impliquen barreras ilegítimas para la competencia. Elegir un número adecuado de criterios de comparación. Dejar fuera alguno importante puede ser complejo, pero tener demasiados hará más difícil la evaluación. Pondere los criterios adecuadamente para obtener la evaluación final de cada propuesta. Si fuese necesario establecer Factores o Subfactores que desagreguen y expliquen mejor el criterio.

19 III. ASPECTOS CLAVES AL ELABORAR UNAS BASES DE LICITACIÓN 5. Registre y utilice la información de las adquisiciones Mucha información que generamos al realizar Licitaciones nos puede servir para elaborar futuras bases. Ejemplo: Confeccionar en Excel una tabla con los datos de mayor importancia para el comprador. FECHA EMPRESA (IDENTIFICACIÓN) NOMBRE LICITACIÓN E ID DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS COSTO EVALUACIÓN DE LA COMPRA (1 a 7) EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR (1 a 7)

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