ELABORACION DE PRESUPUESTO DESTINADO A CURSOS DE CAPACITACION

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1 CODIGO: -UEC VERSION: PRIMERA AREA: DIRECCION NACIONAL DE EDUCACION Y CAPACITACION UNIDAD DE EDUCACION Y CAPACITACION TITULO: ELABORACION DE PRESUPUESTO DESTINADO A CURSOS DE CAPACITACION RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: Dirección Nacional de Educación y Capacitación V B OPP Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -UEC PAG 2/16 1. OBJETIVO Revisar, aprobar y realizar el seguimiento al Programa de Cursos de Capacitación aprobado y su respectivo en concordancia con el año fiscal correspondiente. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en la Unidad de Educación y Capacitación de la, en las unidades orgánicas y en los órganos desconcentrados del Instituto Nacional de Defensa Civil, también es de aplicación en Instituciones Públicas o Privadas y Asociaciones que soliciten dictado de cursos o charlas. Describe las actividades desde el envío del usuario externo o interno solicitante de los documentos respectivos para la ejecución de un curso, seminario o charla de capacitación, hasta la entrega del informe del monto utilizado mensualmente en las actividades de capacitación a la Oficina de Planificación y Presupuesto y a la Dirección Nacional de Educación y Capacitación. 3. BASE LEGAL 3.1 Constitución Política del Perú. 3.2 Decreto Ley N 19338, Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, Ley N y el Decreto de Urgencia N Decreto Supremo N SGMD, aprueba el Reglamento del Sistema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo N PCM. 3.4 Decreto Supremo N PCM, que aprueba Reglamento de Organización y Funciones del INDECI. 3.5 Decreto Supremo N 001-A-2004-DE/SG, que aprueba el Plan Nacional de Prevención y Atención de Desastres. 3.6 Resolución Suprema N PCM, que aprueban el Convenio de Costos Compartidos suscrito entre el INDECI y el PNUD. 3.7 Decreto Supremo N PCM, Reglamento de Inspecciones Técnicas de Seguridad en Defensa Civil. 3.8 Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba la Directiva para la Conformación y Operaciones de los Grupos de Capacitación Regional en Defensa Civil. 3.9 Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba el Plan de Capacitación del Instituto Nacional de Defensa Civil, del 07FEB Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba la Directiva N INDECI para la Aplicación de Encuestas a los Participantes en los Programas de Capacitación, del 26FEB Ley N Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2005 del 20DIC04.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -UEC PAG 3/16 4. REQUISITOS DEL PROCESO Proceso Programa de Cursos de Capacitación, el que concluye con la Resolución Jefatural de aprobación del Programa de Cursos de capacitación del INDECI para un período de doce (12) meses. 4.2 Solicitud de la Dirección Regional de Defensa Civil dirigido al Nacional de la Dirección Nacional de Educación y Capacitación para la ejecución de cursos de capacitación programados para el año y de cursos que no están programados. 4.3 Solicitud de la unidad orgánica dirigido al de la Dirección Nacional de Educación y Capacitación para la ejecución de cursos de capacitación programados para el año y cursos que no están programados. 4.4 En los casos de usuarios externos (instituciones públicas o privadas), remitirán el requerimiento a la Jefatura del INDECI para la ejecución de cursos de capacitación que no están programados. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1 Direcciones Regionales de Defensa Civil. 5.2 Unidad de Educación y Capacitación de la Dirección Nacional de Educación y Capacitación. 5.3 Oficina de Administración. 6. CONSIDERACIONES 6.1 El Sistema de Seguimiento y Control de Cursos, es un sistema informático que funciona mediante un aplicativo web al cual todas las oficinas de nuestras Direcciones Regionales de Defensa Civil pueden acceder y a través del cual la puede establecer un control en línea de los s y ejecución de los cursos programados para el año; este sistema está compuesto de dos módulos: El módulo de Registro y Control de Presupuesto para Dictado de Programas de Capacitación, para uso de las Direcciones Regionales, se ingresan los recursos y los participantes de los cursos de capacitación. Se llenan los siguientes registros: Registro de Participantes por Curso. Registro de Presupuesto por Curso. Relación de Cursos de Aprobación Presupuestados. Este último registro sólo es visualizado por el responsable de la Dirección Regional ya que es el resultado del otro módulo que sólo es usado por la Dirección Nacional de Educación y Capacitación El módulo de Programación de Cursos de Capacitación, para uso de la Dirección Nacional de Educación y Capacitación, donde se revisan los registros de Participantes y el Presupuesto por Curso, verifican que los cursos se encuentren en la programación anual y finalmente se aprueba su ejecución, generándose el registro de Relación de Cursos Presupuestados, el que será visualizado por las DRDC. 1 Los tres últimos requisitos son mutuamente excluyentes.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -UEC PAG 4/16 Este módulo permite actualizar o cambiar cálculos de recursos con el fin de llevar un mejor control del. Actualmente el sistema web está diseñado para la gestión del PROCAP, pero de ser conveniente también puede incluir otros cursos que no se encuentren dentro del PROCAP. 6.2 Los fondos para la ejecución de los Cursos Programados son recursos propios que pueden estar a cargo de Organismos Internacionales (como por ejemplo el PNUD) o de cualquier tipo de cooperación que se pueda obtener para tal fin, en el marco de un convenio con dichos organismos; en ese contexto el Organismo se encargará de Administrar el para dar cumplimiento al desarrollo de los cursos y otras actividades de capacitación que se realicen a través de la Dirección Nacional de Educación y Capacitación. Salvo en el caso de actividades especiales, por ejemplo Seminarios, Talleres u otros eventos particulares, los fondos pueden ser otorgados por Organismos Externos. 6.3 En el caso que un requerimiento no se encuentre dentro de lo programado y que no se haya, se le tomará en cuenta para el siguiente año. En estos casos, el INDECI proporcionará un curso o actividad ejecutada por los Grupos de Capacitación Regional en Defensa Civil. 6.4 En el caso de requerimientos de usuarios externos se les presupuestará en función a la disponibilidad de los recursos existentes, los que podrán obtenerse por no haberse ejecutado algunos de los cursos programados. 6.5 En el caso de requerimientos de las unidades orgánicas, estos cursos se encuentran en el Programa de Cursos de Capacitación, los mismos que fueron incluidos previa coordinación con las Direcciones Regionales de Defensa Civil, pero el prepuesto está a cargo de la unidad orgánica competente. 6.6 Las Direcciones Regionales deben remitir en su oportunidad las rendiciones de cuentas para no retrasar la próxima transferencia de dinero. 7. SIGLAS 7.1 CON: Area de Contabilidad de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración. 7.2 DD.RR.: Direcciones Regionales de Defensa Civil. 7.3 : Dirección Nacional de Educación y Capacitación. 7.4 OA: Oficina de Administración. 7.5 OPP: Oficina de Planificación y Presupuesto. 7.6 PROCAP: Programación de Capacitación 7.7 SGII: Secretaría General e Imagen Institucional. 7.8 UE: Unidad de Economía de la Oficina de Administración. 7.9 UEC: Unidad de Educación y Capacitación de la Dirección Nacional de Educación y Capacitación UEII: Unidad de Educación e Imagen Institucional de la Dirección Regional de Defensa Civil.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -UEC PAG 5/16 8. DEFINICIONES 8.1 Administración: Es el ejercicio de la adaptación de la economía con sus recursos. 8.2 Ampliación: Extensión de algún pedido debidamente sustentado. 8.3 Aprobación: Acción y efecto de aprobar. 8.4 Planificación: Disposición de programas de carácter económico con un objeto preciso y que contempla las etapas del proceso y la organización de los organismos adecuados para su cumplimiento. 8.5 Presupuesto: Cómputo anticipado o calculado de dinero para hacer frente a gastos de operaciones planificadas. 9. GLOSARIO DE TERMINOS Ampliación de Cursos: Es el pedido formal para incluir los cursos respectivos que no han sido considerados o para su reconsideración de los descritos en un proceso regular de presupuestación.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -UEC PAG 6/ DESCRIPCION DE ACTIVIDADES UNIDAD ORGANICA EXTERNO/ INTERNO SGII JEFATURA /UEC RESPONSABLE Responsable Secretaría General Jefe del INDECI Secretaría Secretaría Especialista en Capacitación DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Se inicia el proceso Programa de Cursos de Capacitación, el que concluye con la aprobación del Programa mediante Resolución Jefatural. 1. Los Requerimientos de ejecución de cursos de capacitación: a. En el caso de un usuario externo (cualquier institución pública o privada o asociaciones) presenta oficio dirigido al Jefe del INDECI por Mesa de Partes de la Secretaría General e Imagen Institucional. b. En el caso de una Dirección Regional de Defensa Civil, ésta envía el requerimiento de detallado por cada curso y por partidas específicas de gasto, antes del 10 de cada mes, a través del Sistema de Seguimiento y Control de Cursos (ir a la Actividad 5) o de la Secretaría General e Imagen Institucional, quien se encargará de entregar la documentación a la Dirección Nacional de Educación y Capacitación. c. En el caso de una unidad orgánica, envía requerimiento al Nacional de Educación y Capacitación, para la ejecución de cursos de capacitación. En caso de atención a un usuario externo o a la Dirección Regional de Defensa Civil, se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la entrega de la documentación en la Jefatura del INDECI o en la. Se inicia el proceso Trámite de Documentos en la Jefatura, el que concluye con la delegación a la DRDC correspondiente para ejecutar el curso y a la para la supervisión del cumplimiento. 2. Recepciona, registra y entrega requerimiento y/o delegación al. 3. Recepciona, revisa y asigna al Especialista en Capacitación y al Responsable del de la UEC para la revisión del destinado a los Programas de Capacitación solicitado por las DDRR y/o la(s) Unidad(es) Orgánica(s) respectiva(s). 4. Registra, deriva al personal designado y solicita firma en el cuaderno de cargo. 5. Revisa los cursos que se quieren desarrollar y el Sistema de Seguimiento y Control de Cursos. 6. Identifica los temas de los cursos y los actualiza en el caso que existan modificaciones.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -UEC PAG 7/16 /UEC OPP /UEC Especialista en Capacitación Responsable de PRES Especialista en Capacitación 7. Elabora y envía al Responsable de de la UEC la lista de los cursos a revisar su. 8. Revisa la lista de cursos, verifica si han variado algunos costos en comparación con cursos presupuestados anteriormente. En caso haya variación lo actualiza. 9. Aprueba y envía al un cuadro de del curso o cursos que se solicito. En el cuadro se ordena por ítems (específicas) para cada curso o actividad de capacitación. 10. Registra el documento y entrega al. 11. Revisa el cuadro de. Hay observaciones Regresar a la actividad 8. No hay observaciones 12. Aprueba el cuadro de para el dictado de cursos o actividades de capacitación. No Cumple con el Programa de Cursos de Capacitación 13. Instruye a para la elaboración en coordinación con el Organismo Internacional, si es el caso, de memorándum dirigido a OPP para el caso que el curso no esté incluido en el PROCAP. 14. Elabora memorándum, en coordinación con el Organismo Internacional si es el caso, dirigido a OPP para que lo firme el solicitando disponibilidad presupuestaria, adjunta cuadro de, y envía a la OPP. Se inicia el proceso Emisión de Informe de Disponibilidad Presupuestaria, el que concluye con la remisión del Informe solicitado a la Dirección Nacional de Educación y Capacitación. 15. Revisa Informe de disponibilidad presupuestaria. No hay 16. Coordina con el Especialista en Capacitación y con el Responsable de de la UEC el apoyo que puedan brindar los Grupos de Capacitación Regional en Defensa Civil, de los órganos desconcentrados ubicados en la jurisdicción de donde se realizó la solicitud. 17. Comunica a la UEII de la DRDC correspondiente el apoyo que pueden brindar.

8 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -UEC PAG 8/16 DRDC EXTERNO/ INTERNO DRDC/UEII UEII Responsable Jefe Jefe 18. Revisan la disponibilidad de los Grupos de Capacitación para que puedan atender las solicitudes de los usuarios externos a quienes se consulta los horarios preferentes vía telefónica o por correo electrónico. 19. Envían lista de los capacitadores disponibles al Especialista en Capacitación de la UEC de la. 20. Comunican, vía correo electrónico o fax, la imposibilidad de brindar el curso solicitado, sin embargo elabora y envía propuesta de capacitación a los usuarios internos o externos solicitantes, mediante el Grupo de Capacitación de la DRDC. 21. Revisa la propuesta de capacitación. Acepta 22. Comunica aceptación, vía correo electrónico o fax, al Jefe de la UE II de la DRDC. Ir a la Actividad 23. No acepta, Se da por terminado el proceso. 23. Envía indicación a la secretaria para que comunique a los capacitadores la confirmación de los cursos o actividades de capacitación, según lo coordinado. 24. Informa la confirmación de la ejecución del curso o actividad de capacitación a los capacitadores. Le da los datos del usuario externo o interno solicitante. 25. Comunica las coordinaciones con los capacitadores al Especialista en Capacitación y al Responsable de de la UEC de la. 26. Coordina ejecución del curso o actividad con los capacitadores. Ir a la Actividad 32. Si hay, Ir a la Actividad 27. Si Cumple con el Programa de Cursos de Capacitación, 27. Elabora memorándum en coordinación con el Representante del Organismo Internacional dirigido al Area de Contabilidad de la Unidad de Economía de la OA para solicitar requerimiento presupuestal (trimestral) y realizar la transferencia de fondos para la ejecución de los cursos. Deriva a la secretaria. 28. Registra y envía los documentos al Area de Contabilidad de la Unidad de Economía de la OA.

9 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -UEC PAG 9/16 OA/UE OA DDRR/ INTERNO DDRR/ EXTERNO/ INTERNO DDRR/ INTERNO SGII OA/ Organismo Internacional /UEC /UEC CON UE/ Organismo Internacional /Jefe/ Responsable /Jefe/ Responsable /Jefe/ Responsable Secretaría General UE/Contabilidad/ Representante Responsable de Secretaría / Especialista en Capacitación Se inicia el proceso Remesas y Reembolsos para la y los Organos Desconcentrados del INDECI, que concluye con la transferencia de los fondos mensuales al Organismo Internacional o la DRDC. 29. Transfiere a las Direcciones Regionales de Defensa Civil sus respectivos s mensuales para la ejecución de los cursos. 30. Recibe y revisa otorgado. Solicita ampliación de Volver a la Actividad 1. No solicita ampliación de 31. Está conforme con el aprobado. 32. Ejecuta los cursos de acuerdo al aprobado por la. 33. Elabora y envía la rendición de cuentas de los cursos dictados una vez terminado el curso, adjunta los comprobantes de pago y envía mediante un oficio o memorándum según corresponda dirigido a la Oficina de Administración o al Organismo Internacional (que administra los recursos para capacitación). Se inicia el proceso Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción de la documentación en la Oficina de Administración o en la Oficina del representante del Organismo Internacional. Se inicia el proceso Remesas y Reembolsos para la y los Organos Desconcentrados del INDECI, el que concluye con la renovación del fondo y la determinación de lo presupuestado contra lo ejecutado. Si hubieran observaciones convoca al Responsable de de la UEC de la, para realizar consultas acerca de los cursos o actividades de capacitación realizados. 34. Trimestralmente solicita, a la Oficina de Administración o al Organismo Internacional (que administra los recursos para capacitación), el informe del utilizado en los cursos dictados. 35. Registra llegada del informe trimestral y envía al y al Especialista en Capacitación. 36. Revisan y toman conocimiento del utilizado, coordinan con el Responsable de de la UEC formulación del Informe Trimestral de evaluación de metas físicas y financieras de los Cursos de Capacitación. Se da por terminado el proceso.

10 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -UEC PAG 10/16 /UEC OPP Responsable de Responsable 37. Elabora y envía Informe Trimestral de evaluación de metas físicas y financieras de los Cursos de Capacitación a OPP. 38. Recibe Informe trimestral de evaluación de metas físicas y financieras emitido por la, en lo referente al Presupuesto de los Programas de Cursos de Capacitación. Se inicia el proceso Control y Evaluación de las Metas Físicas y Financieras del PTI. Se da por terminado el proceso.

11 12. DIAGRAMA DE FLUJO

12 INDECI SOLICITANTE DDRR SGII SECRETARIA GENERAL JEFATURA UNIDAD ORGANICA Especialista en Capacitación UEC Responsable de Presupuesto Inicio Programa de Cursos de Capacitación d e 1 Envía requerimiento 1 Envía requerimiento 1 Envía requerimiento Administración del Proceso de Trámite Documentario Trámite de Documentos en la Jefatura 2 Recibe, registra y entrega requerimiento 3 Revisa y asigna responsables 4 Registra y deriva 5 Revisa cursos y sistema web 6 Identifica temas de cursos a 7 Elabora y envía lista de cursos para revisar sus s 8 Revisa lista, verifica si han variado algunos costos 11 Revisa cuadro de 10 Registra y entrega 9 Aprueba y envía cuadro de Si Observaciones? a No α

13 SOLICITANTE DDRR UEII OA ORGANISMO INTERNACIONAL OPP INDECI Especialista en Capacitación UEC Responsable de Presupuesto α 12 Aprueba el cuadro de Cumple con el PROCAP? No Si b 14 Prepara memorándum dirigido a OPP solicitando disponibilidad presupuestaria 13 Instruye a para elaborar memorándum dirigido a OPP en coordinación con OI 14 Prepara y envía memorándum firmado por y dirigido a OPP solicitando disponibilidad presupuestaria Informe de Disponibilidad Presupuestaria 15 Revisa informe de disponibilidad presupuestaria Hay? Si No b 16 Coordina apoyo con Capacitadores 16 Coordina apoyo con Capacitadores 16 Coordina apoyo con Capacitadores 18 Revisa disponibilidad de Capacitadores 17 Coordina apoyo con la UEII 19 Envía lista de Capacitadores disponibles 20 Elabora y envía propuesta de capacitación Recibe lista de Capacitadores disponibles β

14 INDECI SOLICITANTE Jefe DDRR/UEII OA ORGANISMO INTERNACIONAL UNIDAD ORGANICA Especialista en Capacitación UEC Responsable de Presupuesto β 21 Revisa propuesta de capacitación 21 Revisa propuesta de capacitación No Acepta? No Acepta? Fin Si Fin Si 22 Comunica aceptación 22 Recibe aceptación 22 Comunica aceptación 23 Envía indicación para comunicar a Capacitadores 24 Informa y comunica aceptación a Capacitadores 25 Comunica coordinaciones 26 Coordina c 26 Coordina ejecución de capacitación Elabora requerimiento presupuestal trimestral dirigido a OA-UE b Elabora y envía requerimiento presupuestal trimestral dirigido a OA-UE en coordinación con OI 25 Toma conocimento 25 Toma conocimento 28 Registra y entrega χ

15 INDECI SOLICITANTE DDRR SGII SECRETARIA GENERAL UNIDAD ORGANICA UE CONTABILIDAD OA ORGANISMO INTERNACIONAL/ UE UEC Responsable de Presupuesto χ Remesas y Reembolsos para la y los Organos Desconcentrados del INDECI 29 Transfiere fondos mensuales presupuestales 30 Recibe y revisa 30 Recibe y revisa Si Ampliación? e Si Ampliación? d No No c 31 Conforme con el 31 Conforme con el 32 Ejecución de capacitación 32 Ejecución de capacitación 32 Ejecución de capacitación 33 Envía rendición de cuentas 33 Envía rendición de cuentas Administración del Proceso de Trámite Documentario Remesas y Reembolsos para la sede Central y los Organos desconcentrados del INDECI 34 Trimestralmente solicita informe trimestral del utilizado 34 Trimestralmente solicita informe trimestral del utilizado δ

16 INDECI SOLICITANTE SGII SECRETARIA GENERAL OPP OA ORGANISMO INTERNACIONAL/UE Responsable de Presupuesto UEC Especialista en Capacitación δ 35 Elabora y envía informe trimestral 35 Recibe, registra informe trimestral y entrega 36 Revisa, toma conocimiento y coordina emisión del informe trimestral, evaluación de metas físicas y financieras de cursos de capacitación 37 Elabora informe trimestral de evaluación de metas 36 Revisa, toma conocimiento y coordina emisión del informe trimestral, evaluación de metas físicas y financieras de cursos de capacitación 38 Recibe informe trimestral de evaluación de metas Fin Control y Evaluación de Metas Físicas y Financieras del PTI Fin