QUÉ ES EL FORMATO DE CELDAS

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1 1. QUÉ ES EL FORMATO DE CELDAS C uando creamos una hoja de cálculo, además de introducir los datos, tenemos que intentar que el aspecto que tengan estos datos sea agradable y resulten fáciles de leer y entender. Para esto, podemos cambiar el formato de las celdas. En este caso, el formato hace referencia al tipo y color de la letra, al color de fondo de la celda, a la alineación, si el texto está en negrita, cursiva o subrayado, etc. Cada una de las celdas de una hoja puede tener un formato diferente. Además, también podremos cambiar el formato de cada uno de los caracteres que haya en una celda, lo que proporciona gran potencia de edición. El formato afecta al aspecto visual con el que se ven las celdas y los datos que contienen, y el formato de una celda es independiente de su contenido. Esto significa que puedes cambiar, copiar o eliminar el formato de una celda, pero lo que contiene esa celda no cambiará. Ten en cuenta también que puedes aplicar el formato de una celda antes o después de introducir los datos en ella. Ahora que ya tenemos una idea de lo que es el formato en las celdas de Excel, cómo lo podemos establecer? Para aplicar formatos a las celdas, primero tienes que seleccionarlas y después utilizar las opciones de los grupos de comandos Fuente, Alineación y Número de la Cinta de opciones. Desde el grupo de comandos Fuente establecerás el formato del texto: fuente o tipo de letra, tamaño de la letra, si la letra estará en negrita o cursiva, el color de la fuente, los bordes. Desde las opciones del grupo de comandos Alineación puedes indicar la alineación del texto en la celda, mientras que Número asigna formato a los números y datos, por ejemplo, número de decimales, porcentajes, formatos de moneda, etc. En la Cinta de opciones están los comandos más comunes. Además, también tienes otras opciones en el cuadro de diálogo Formato de celdas, que puedes mostrar desde el Iniciador de cuadro de diálogo de estos grupos de comandos. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

2 En cada una de las fichas de este cuadro puedes establecer unas características del formato: el formato del número, la alineación, la fuente de texto, los bordes de las celdas, etc. Las distintas fichas de este cuadro de diálogo se utilizan para: Número: tiene varias opciones para asignar formato a los valores de una celda. Es especialmente útil en formatos numéricos y de fecha y hora. Alineación: en esta ficha puedes indicar la posición del contenido de la celda con respecto a sus bordes. Fuente: hay una serie de campos y listas donde puedes seleccionar el tipo de letra, el tamaño, el estilo, etc. Bordes: puedes especificar el aspecto que tendrán los bordes de la celda, el grosor, color, etc. Relleno: esta ficha tiene opciones para indicar el aspecto interior de la celda, si tiene color de fondo, trama... Proteger: hay algunas opciones relacionadas con la visualización y la protección de la celda o celdas seleccionadas. También puedes acceder al cuadro del formato de celdas con el menú contextual de una celda (es decir, el menú que aparece al pulsar el botón derecho del ratón sobre una celda) y con la opción Formato de celdas del menú del botón (que está en el grupo de comandos Celdas). 2

3 2. ANCHURA Y ALTURA DE CELDAS A l crear un libro nuevo y escribir datos en él, las columnas y las filas tienen un tamaño estándar, que es el tamaño que establece Excel por defecto. Puedes cambiar el ancho y alto de las celdas mediante el ratón o a través de cuadros de diálogo, para que queden como a ti más te guste. La opción Ancho predeterminado permite indicar el ancho que tendrán las columnas por defecto. Si pones un valor en esta opción, se pondrá el ancho de todas las columnas a ese valor, menos las columnas a las que les hayas indicado algún ancho en concreto, que seguirán con ese ancho que hubieras puesto. En la sección Tamaño de celda del menú del botón dispones de varias opciones relativas a lo que estamos viendo. Las opciones Alto de fila y Ancho de columna muestran cuadros de diálogo para establecer estos tamaños. Por otro lado, las opciones de Autoajustar ajustan el alto de las filas o el ancho de las columnas al contenido de las celdas, es decir, al texto o datos que hay en ellas. La opción Alto de fila muestra un cuadro de diálogo en el que puedes introducir un número del 0 al 409, que indicará el alto de la fila en puntos. Con Ancho de columna aparece un cuadro parecido al anterior, pero ahora tendrías que indicar el ancho de la columna, entre 0 y 255. Este número indicará el ancho de la columna en caracteres, utilizando la fuente de caracteres estándar. Si estableces el ancho de una columna o el alto de una fila al valor 0, entonces lo que realmente estás haciendo es ocultar esa columna o esa fila. Si en una celda aparece #######, deberás cambiar el ancho de la columna, porque esto indica que no cabe el valor con la anchura de la celda. Si quieres ajustar la anchura de una columna respecto a la celda que tiene el dato más largo de toda esa columna, selecciona primero la columna y luego accede a la opción Autoajustar ancho de columna. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

4 Esto también lo puedes hacer con el ratón: deberás hacer doble clic en la línea que divide los nombres de las columnas. En el caso de las filas funciona de la misma manera: para ajustar el alto de una fila a los datos de las celdas de esa fila, haz doble clic en la línea que separa esa fila de la siguiente. Para seleccionar varias filas o columnas, pulsa y arrastra sobre el título de las filas o columnas que quieras seleccionar con el ratón. También puedes pulsar en el título de la primera fila o columna y, a continuación, pulsar la tecla y hacer clic en la última fila o columna que quieras seleccionar; también puedes utilizar para seleccionar varias filas o columnas no seguidas. Para ajustar el ancho de una columna con el ratón y ponerlo como quieras, pulsa sobre la línea de división de los nombres de la columna que quieras cambiar y arrastra hasta la anchura deseada. Para modificar el alto de una fila, haz lo mismo, pulsando y arrastrando sobre la línea que divide los nombres de las filas. Para cambiar el ancho de varias columnas o el alto de varias filas a la vez, selecciónalas antes de acceder a la opción de menú adecuada o de arrastrar la línea divisoria. Una sugerencia: si quieres cambiar el ancho de todas las columnas de la hoja o el alto de todas las filas, de forma que se ajusten al dato más grande, entonces selecciona toda la hoja haciendo clic en el botón donde se cruzan las filas y columnas y haz doble clic en cualquiera de las líneas de división de columnas o de filas. El efecto se aplicará a toda la hoja. 3. ALINEACIÓN DE DATOS C omo ya sabes, los datos introducidos en una hoja de cálculo cogen en principio el formato General, alineando los datos de texto a la izquierda y los números a la derecha, mientras que los valores lógicos y de error se centran en la celda. Las operaciones básicas de alineación están disponibles a través de unos botones del grupo de comandos Alineación en la Cinta de opciones. 4

5 Alineación horizontal: alinear a la izquierda, centrar y alinear a la derecha. Alineación vertical: alinear en la parte superior, en el medio o en la parte inferior de la celda. Otra posibilidad es combinar y centrar el contenido de una celda en varias celdas. Para esto, tienes que seleccionar en el extremo izquierdo de la selección la celda cuyo contenido quieres centrar y arrastrar por un conjunto de celdas que estén seguidas. Una vez has seleccionado el conjunto de celdas en el que se centrarán los datos, pulsa en el botón Combinar y centrar. Si pulsas en la flecha del botón Combinar y centrar se abrirá un menú en el que tienes otras posibilidades: Combinar horizontalmente combina las celdas sin centrar el contenido resultante. Combinar celdas también combina las celdas, sin estar limitado a celdas en la misma fila o columna. Separar celdas separa unas celdas que hayas combinado antes, volviendo a tener las celdas independientes. Para combinar celdas o separar celdas combinadas, también puedes utilizar la casilla Combinar celdas de la ficha Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas. Ten en cuenta que, aunque puedas ver los datos centrados en una serie de columnas, el texto permanece en la celda del extremo izquierdo de la selección. Además, si alguna de las celdas que combinas tiene datos, entonces estos datos se perderán al hacer la combinación: solo se mantendrán los de la primera celda. Si más tarde quieres volver a separar las celdas combinadas, la forma más sencilla de hacerlo es pulsar otra vez en este mismo botón Combinar y centrar (que estará activo al situarte en una celda combinada). Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

6 Los comandos de alineación actúan sobre la celda o celdas que estén seleccionadas. La alineación horizontal sitúa los datos en relación al ancho de la celda, mientras que la alineación vertical indica la posición vertical, sobre el alto de la celda. La opción Reducir hasta ajustar hace que se vea más pequeño el contenido de la celda, para que se vean todos los datos que hay en la celda en ese ancho de columna (no cambia el tamaño de la letra, sino que hace que se vea más pequeño lo que hay en la celda, si es necesario). Además, si luego cambias el ancho de la celda, también se reajusta la visualización del contenido de la celda. En la ficha Alineación del cuadro de diálogo Formato de celda tienes todas las opciones para la alineación del texto que tiene Excel. En las listas Horizontal y Vertical están las opciones para alinear los datos. La opción Justificar de la lista Horizontal alinea un texto que tenga varias líneas a la izquierda y a la derecha. De manera similar, la opción Justificar de la lista Vertical lo alinea a la vez en la parte superior e inferior, distribuyendo el resto del texto entre la celda. 6

7 También puedes introducir un retorno de carro manual, es decir, exactamente en la posición que quieras, pulsando la combinación de teclas +. Si marcas la casilla Ajustar texto, al escribir en una celda, el texto se pone en varias líneas, en función del ancho de la columna. Esta opción también está disponible en la Cinta de opciones, desde el botón Ajustar texto. También podemos hacer que el texto de las celdas aparezca con un determinado giro o ángulo, a través de la sección Orientación de esta ficha. Por ejemplo, observa en la siguiente imagen cómo he girado los nombres de las columnas (los textos de la fila 2): Desde el menú del botón Orientación del grupo de comandos Alineación también disponemos de opciones de giro, aunque desde el cuadro de diálogo puedes indicar exactamente el ángulo de giro. Otra característica que puedes utilizar es la posibilidad de sangrar el texto de las celdas. Mediante el botón Aumentar sangría podrás aumentar la sangría, mientras que con Disminuir sangría la disminuirás. Puedes aplicar un formato diferente a cada palabra o incluso a cada carácter del texto que esté en una celda. 4. FUENTES DE TEXTO P ara cambiar la apariencia de los datos en las celdas, podemos elegir el tipo de letra y el aspecto que debe tener, así como su tamaño y otras opciones. Para asignar un cierto formato de fuente (es decir, un tipo de letra y sus características), lo primero que hay que hacer es seleccionar la celda o conjunto de celdas, el carácter, caracteres, palabra o palabras sobre las que hay que aplicar el formato. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

8 Existen los siguientes controles: Para elegir el tipo de fuente, su tamaño o el estilo de los caracteres disponemos de unos botones y listas en el grupo de comandos Fuente de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Fuente Tamaño de fuente : selecciona el tipo de letra. : indica el tamaño de la letra. Aumentar tamaño de fuente, Disminuir tamaño de fuente : cambia el tamaño de la letra, haciéndola más grande o más pequeña. Negrita, Cursiva, Subrayado : aplica estos estilos al texto. Para establecer el tamaño de la letra podemos seleccionar el valor adecuado en la lista Tamaño de fuente o escribir directamente el valor en el cuadro de texto. El botón Color de fuente permite elegir el color del texto. Si pulsas el botón se aplicará el color que esté seleccionado en ese momento, mientras que, si pulsas en la flecha del botón, se abrirá una paleta para que elijas el color. En la ficha Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas se encuentran todas las opciones disponibles para el formato de la fuente de texto. Puedes editar una celda de varias formas: puedes hacer doble clic en ella, puedes seleccionar la celda y pulsar la tecla o puedes hacer clic en la barra de fórmulas. Además de poder seleccionar la fuente, tamaño, estilo y color, en la lista Subrayado tienes varios tipos de subrayado. En la sección Efectos puedes activar o desactivar la aplicación de varios efectos al texto. Al seleccionar una fuente o cambiar alguna otra característica, en el cuadro Vista previa puedes ver una muestra del aspecto de los caracteres de acuerdo con lo que hayas elegido. Para aplicar un formato distinto a cada uno de los caracteres de una celda, primero deberás editar la celda y seleccionar los caracteres a los que quieras aplicar el formato. 8

9 5. BORDES Y RELLENOS P ara dar un mejor aspecto a una hoja de cálculo, también podemos asignar un color a una celda o a un grupo de celdas, resaltar sus bordes o eliminar las líneas de división para mejorar la presentación de las tablas en la hoja. Para cambiar el color de fondo o relleno de las celdas puedes utilizar el botón Color de relleno. Igual que con el Color de fuente, puedes pulsar directamente el botón del color de relleno para aplicar el color que se muestra o pulsar su flecha para seleccionarlo desde la paleta de colores. Otra posibilidad de asignar un color de relleno a las celdas es a través del cuadro de diálogo Formato de celdas, desde su ficha Relleno. En la sección Color de fondo tienes una paleta de colores para elegir el relleno de la celda, de igual manera que desde el botón Color de relleno. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

10 Si pulsas el botón Efectos de relleno podrás seleccionar un relleno degradado para el fondo de la celda, que es una variación entre dos colores, es decir, un relleno que va pasando de un color a otro. En la lista Estilo de trama puedes elegir el tipo de trama o malla que tendrá el fondo de la celda. Tras elegir una trama, también puedes seleccionar su color desde la lista Color de trama. En el cuadro Muestra puedes ver cómo quedará el fondo de la celda con lo que vayas eligiendo en esta ficha. El estilo y color de trama es independiente del color de relleno de la celda: puedes seleccionar solo un color de relleno, solo una trama o las dos cosas, y cada una con un color distinto. Si pulsas el botón Sin color se quitarán el color y la trama del fondo de la celda. Para quitar el relleno de una celda (color y trama) también puedes seleccionar la opción Sin relleno del menú del botón Color de relleno. Para mostrar una tabla en una hoja de cálculo, es importante distinguir unos datos de otros. Para esto, lo que podemos hacer es resaltar los bordes de las celdas a través de la paleta de Bordes. Desde la lista de este botón puedes seleccionar alguna de las opciones de bordes disponibles o dibujar tú mismo el borde que quieras. Con las opciones de la sección Dibujar bordes podrás dibujar los bordes directamente en la hoja de cálculo. 10

11 Primero tendrás que elegir el estilo de la línea y el color de la línea de los bordes que vayas a dibujar, desde los submenús Estilo de línea y Color de línea, respectivamente. Entonces, si seleccionas Dibujar borde, podrás indicar los bordes que quieres poner, haciendo clic en los sitios donde irán los bordes. También puedes pulsar en una celda y arrastrar hasta otra, para dibujar un borde que rodee las celdas que has seleccionado. La opción Dibujar cuadrícula de borde funciona igual que la anterior; lo único que cambia es que, si pulsas en una celda y arrastras hasta otra, se dibuja el borde en todas las celdas. Para borrar bordes, elige la opción Borrar borde y pulsa en el borde que quieras quitar o pulsa y arrastra entre varias celdas para quitar los bordes de todas ellas. En la ficha Bordes del cuadro de diálogo Formato de celdas dispones de algunas opciones más para establecer los bordes de las celdas, además de las que hay en el menú del botón Bordes. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11

12 Desde esta ficha puedes aplicar un borde preestablecido o indicar qué lados del borde de la celda quieres que aparezcan, además de aplicar el estilo de línea que más te guste y su color. Para quitar las líneas de división de la cuadrícula también puedes desactivar la opción correspondiente en el menú del botón Para indicar un borde, tras seleccionar el estilo y color, puedes pulsar en los botones que hay en la sección Borde o hacer clic directamente en la vista previa de los bordes de la sección Preestablecidos. Otra opción consiste en conseguir que no se vean las líneas de división de la hoja de cálculo. Para esto, desactiva la casilla Ver de la sección Líneas de la cuadrícula del grupo de comandos Opciones de la hoja, en la ficha Diseño de página de la Cinta de opciones., que está en la ficha Vista de la Cinta de opciones. También podemos incluir un fondo en la hoja, para mejorar su aspecto. En este caso suele quedar bien una imagen en colores suaves, que no sea demasiado llamativa o estridente. Para esto, pulsa el botón, que está en el grupo de comandos Configurar página (en la ficha Diseño de página de la Cinta de opciones). Puedes utilizar varios formatos de imagen: bmp, gif, jpg, etc. La imagen seleccionada se repetirá para rellenar toda la hoja. Ten en cuenta también que los fondos de hoja no se imprimen. Si después quieres quitar el fondo de la hoja, lo único que tienes que hacer es utilizar el comando, que aparece en lugar del botón cuando la hoja tiene una imagen de fondo. 12