Cómo formar una sociedad de responsabilidad limitada en el Distrito de Columbia

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1 Cómo formar una sociedad de responsabilidad limitada en el Distrito de Columbia Una guía para dueños de negocios Enero de 2013 D.C. Bar Pro Bono Program

2 Introducción Las sociedades de responsabilidad limitada (SRL) son entidades empresariales que combinan las características de las sociedades anónimas y las sociedades colectivas. Como en el caso de una sociedad anónima, la SRL protege a sus propietarios de las obligaciones y deudas del negocio. Como en el de una sociedad colectiva, la SRL transfiere sus pérdidas y ganancias a sus propietarios, quienes las reportan en sus declaraciones personales de impuestos. Esta guía comprende los pasos básicos del proceso para formar una SRL en el Distrito de Columbia, en virtud de la ley Uniforme de Sociedades de Responsabilidad Limitada de 2010 (la Ley SRL del Distrito de Columbia), que rige la formación, funcionamiento y disolución de las SRL en el Distrito de Columbia. 1 En el Distrito de Columbia, la Oficina de Sociedades Anónimas del Departamento del Consumidor y Asuntos Regulativos (DCRA, por sus siglas en inglés) registra a las entidades empresariales tanto internas como externas, incluyendo a las SRL, que se forman en virtud de la Ley SRL del Distrito de Columbia o que llevan a cabo negocios en la ciudad. El acta constitutiva de su SRL, así como otros trámites de la sociedad, tendrán que presentarse ante la Oficina de Sociedades Anónimas. Por favor, tome en cuenta que: esta guía se proporciona únicamente con fines informativos. No ofrece consejo legal para ninguna situación individual y debe usarse en conjunción con, y no como un sustituto de, asesoría legal profesional. Esta guía refleja las leyes del Distrito de Columbia a la fecha de su redacción. Por tanto, usted debe verificar que la información contenida en ella siga siendo vigente. Registro en línea y recursos Cree una cuenta gratuita de la Oficina de Sociedades Anónimas del Departamento del Consumidor y Asuntos Regulativos del Distrito de Columbia en línea. Tiene que registrarse ante la Oficina de Sociedades Anónimas para poder acceder a los diversos recursos y presentar su solicitud vía electrónica. Encontrará información útil, así como los formularios de SRL a presentar ante la Oficina de Sociedades Anónimas, disponibles en el portal electrónico de Corporate Registration (Registro de Sociedades Anónimas) de la Oficina de Sociedades Anónimas. 1 El Programa de Servicios Gratuitos del Colegio de Abogados del Distrito de Columbia quiere agradecer y reconocer la gentil ayuda prestada por Kasey Levit Robinson, de la firma legal Gibson, Dunn & Crutcher, LLP, en la preparación de esta guía. Su redacción no hubiese sido posible sin su colaboración. Enero de 2013 D.C. Bar Pro Bono Program

3 1. Qué nombre ponerle a su SRL De conformidad con las leyes del Distrito de Columbia, es necesario que el nombre o razón social de una SRL contenga las palabras limited liability company (sociedad de responsabilidad limitada) o limited company (sociedad limitada), o los acrónimos en inglés LLC (SRL), L.L.C. (S.R.L.), LC (RL) o L.C. (R.L.). Además, la razón social de la SRL debe distinguirse de la de todas las demás entidades, tanto internas como externas, registradas en el Distrito de Columbia, y de todas las razones sociales reservadas. Es importante verificar la disponibilidad de una razón social, tanto para satisfacer el requisito que exigen las leyes del Distrito de Columbia de que la denominación sea distinguible, así como para asegurarse de que su empresa no infringirá la marca registrada de otra compañía. Para llevar a cabo una verificación inicial de la disponibilidad de una razón social, usted puede crear una cuenta gratuita en línea, en el portal electrónico de la Oficina de Sociedades Anónimas del DCRA, y buscar en su base de datos las empresas que han solicitado un nombre. Las empresas también pueden reservar razones sociales que pretendan usar en el futuro inmediato, así que tendrá que verificar la base de datos de las razones sociales reservadas para asegurarse de que ninguna otra empresa tenga los derechos reservados sobre la denominación. Como una empresa puede funcionar con una denominación comercial diferente de aquella con la que fue registrada, también debe buscar en la base de datos de la Oficina de Sociedades Anónimas las denominaciones comerciales en uso en el Distrito de Columbia, en el enlace Trade Name Registration (Registro de Denominaciones Comerciales). Además, también debe verificar la base de datos de las marcas registradas ante la Oficina de Patentes y Marcas Registradas (PTO, por sus siglas en inglés) de los Estados Unidos. Y tal vez quiera consultar con un abogado especializado en marcas registradas sobre las cuestiones relativas a las razones sociales. Una vez que encuentre un nombre o razón social disponible, usted puede reservar su uso exclusivo por un plazo de 120 días presentando un Formulario para el Registro y Transferencia de la Reservación de una Razón Social ante la Oficina de Sociedades Anónimas, ya sea en línea o por correo, con un costo de $50. Ver el formulario de la Oficina de Sociedades Anónimas para la reservación de una razón social en el Anexo A. Este trámite puede resultar útil si, por ejemplo, usted quiere reservar una razón social mientras considera otras posibles denominaciones, y prepara y envía el acta constitutiva de la SRL. Sólo porque registre su SRL con cierto nombre no significa que tiene que usarlo con sus clientes. Usted puede llevar a cabo negocios con una denominación comercial (o nombre ficticio ) diferente de la razón social registrada de su empresa. Si desea llevar a cabo negocios con una denominación comercial, tendrá que registrarla ante el Distrito de Columbia, en el enlace Trade Name Registration (Registro de Denominaciones Comerciales), así como en cualquier otro estado en el que llevará a cabo negocios su SRL. El costo de registrar una denominación comercial en el Distrito de Columbia es de $ Preparación y presentación del acta constitutiva Para formar una SRL, usted debe preparar y presentar un acta constitutiva (también conocida como acta fundacional ) firmada para la SRL. Ver las instrucciones para la redacción del acta y el modelo en blanco de la Oficina de Sociedades Anónimas, que puede usarse como el acta constitutiva, en el Anexo B. La SRL debe tener por lo menos un propietario, llamado socio, y en el acta constitutiva debe constar: La razón social de la SRL; su domicilio principal inicial; y Enero de 2013 D.C. Bar Pro Bono Program

4 el nombre y domicilio del representante de la SRL registrado en el Distrito de Columbia. 2 La SRL se forma una vez que tiene por lo menos un socio y que se presenta el acta constitutiva (ésta puede contemplar una fecha de entrada en vigor postergada). El acta constitutiva puede presentarse ante la Oficina de Sociedades Anónimas ya sea en línea o por correo postal. El costo es de $220. La Oficina de Sociedades Anónimas también acepta solicitudes de trámite acelerado en persona, con un costo de $100 para el servicio de un solo día, o de $50 por el de tres. Según su portal, la Oficina de Sociedades Anónimas tramita las solicitudes presentadas en línea o por correo postal en un plazo de 15 días hábiles a partir de la fecha en que se reciban y se procese el pago de la solicitud. La mayoría de los formularios relacionados con las SRL, incluyendo el acta constitutiva, pueden presentarse en línea o por correo postal, enviándolos a: Department of Consumer and Regulatory Affairs Corporations Division PO Box Washington, DC (202) Encontrará una lista completa de los costos relacionados con los formularios de las SRL y su presentación disponibles en el portal electrónico de la Oficina de Sociedades Anónimas. 3. Designación de un representante registrado Como se indicó antes, para registrarse ante la Oficina de Sociedades Anónimas, la SRL debe designar y mantener un representante registrado. La función principal de un representante registrado consiste en aceptar notificaciones legales y otra documentación legal a nombre de la SRL, en caso de que sea demandada. Al solicitar una licencia comercial para el Distrito de Columbia, también se exigirá la información sobre el representante registrado. Éste deberá contar con un domicilio físico en el Distrito de Columbia, no un apartado postal ni una dirección de fuera de Washington, D.C. Por lo general, si la oficina de la SRL está ubicada dentro del Distrito de Columbia, uno de sus socios u otra persona que forme parte de la SRL funge como su representante registrado. El representante registrado también puede ser: otra persona que resida en el Distrito de Columbia; una entidad empresarial con oficinas en el Distrito de Columbia; o un representante comercial (una empresa que cobra por servir como el representante registrado de la SRL) que esté registrado en el Distrito de Columbia. 2 Si una SRL ha de dividirse en subunidades o series designadas que funcionan como entidades separadas y son responsables únicamente de sus propias obligaciones, y no de las de las demás series, entonces debe incluirse una declaración a tal efecto en el acta constitutiva. Además, quienes organizan la SRL tienen un plazo de 90 días a partir de presentada el acta para firmar y remitir un aviso estableciendo que la SRL tiene por lo menos un socio, así como la fecha en la que la SRL incorporó al socio o los socios iniciales. Enero de 2013 D.C. Bar Pro Bono Program

5 Pará qué un convenio de operación? 4. Preparación de un convenio de operación Un convenio de operación es el acuerdo por escrito entre los propietarios (llamados socios ) de la SRL que rige su administración. Un convenio de operación sirve un propósito parecido al de los estatutos de una empresa o de un contrato de asociación en participación, y es similar, en algunos aspectos, a un pacto parasocial. Ver el modelo de convenio de operación para una SRL con un solo socio en el Anexo C. Aunque las leyes del Distrito de Columbia no exigen tener un convenio de operación y no es necesario presentarlo ante la Oficina de Sociedades Anónimas, una SRL debe contar con uno por varias razones, incluso si sólo tiene un socio: Un convenio de operación ayuda a establecer una existencia de la SRL independiente de la vida personal de su(s) propietario(s), distingue a una SRL con un solo socio de un propietario único (a quien no se le concede el estado legal de responsabilidad limitada) y protege el estado legal de responsabilidad limitada de la SRL. Un convenio de operación documenta las reglas y procedimientos que rigen la administración, el giro comercial y las finanzas de la SRL. Especialmente para una SRL con varios socios, un convenio de operación puede ser útil para evitar malos entendidos sobre los asuntos de la SRL, así como los derechos y obligaciones de sus socios. Las leyes del Distrito de Columbia que atañen a las SRL tienen ciertas reglas que rigen el giro comercial de una SRL, a menos que los socios acuerden usar reglas diferentes. Un convenio de operación puede modificar estas reglas predeterminadas que rigen la administración de las SRL. A menos que el convenio de operación estipule lo contrario, estas reglas predeterminadas serán las que corresponderán. Por ejemplo: Las SRL son administradas por sus socios, a menos que el convenio de operación estipule que ciertas personas (llamadas administradores ) quienes no necesariamente son socios sean las responsables de administrar la empresa. Por tanto, si pretende delegarle las responsabilidades administrativas a un administrador o administradores, el convenio de operación deberá reflejar la estructura administrativa de la SRL, y contemplar el nombramiento y la destitución de sus administradores. Conforme a las leyes del Distrito de Columbia, las pérdidas y ganancias se reparten de manera equitativa entre los socios de la SRL, independientemente del monto que cada uno de ellos invierta en la empresa. Si los socios de la SRL no invierten en la empresa por partes iguales, es probable que decidan que no es apropiado repartir tampoco las utilidades por partes iguales. Con un convenio de operación, los socios podrían evitar la distribución predeterminada y estipular, por ejemplo, que las utilidades se repartan de manera proporcional a su participación respectiva en la empresa. Qué debe incluir el convenio de operación? Por lo general, el convenio de operación abarca una serie de temas relacionados con la administración de la SRL, como se explica a continuación. Muchos de estos temas son de particular importancia para una SRL con varios socios, pues tiene una estructura operativa más compleja que la de una SRL con un solo socio. Enero de 2013 D.C. Bar Pro Bono Program

6 Objetivos: son los objetivos para los cuales se forma la SRL y la naturaleza de los negocios a realizar. Socios: son los socios iniciales de la SRL. Inversiones de capital de los socios: son las contribuciones de capital incluyendo cualquiera hecha en efectivo, bienes o servicios que cada uno de los socios ha acordado hacer, así como la estipulación de cualquier contribución adicional que tengan que hacer. Porcentaje de la participación de los socios: es la participación que tienen los socios en la SRL, que por lo general es proporcional a sus respectivas inversiones de capital. Reparto de pérdidas y ganancias: es la manera en que se compartirán las pérdidas y las utilidades entre los socios. Como regla predeterminada de las leyes del Distrito de Columbia, los socios comparten las pérdidas y ganancias por partes iguales. El convenio de operación puede modificar el reparto predeterminado para estipular, por ejemplo, que las pérdidas y ganancias se repartan entre los socios en proporción a su participación respectiva en la SRL o conforme a otro método de repartición especificado. Sin embargo, si la SRL va a repartir las pérdidas y ganancias entre sus socios de una manera que no corresponda a sus contribuciones individuales, deberá consultar con un experto en impuestos sobre las normas y restricciones fiscales que corresponderán. Reparto de utilidades: es si, cuándo y en que monto se repartirán (pagarán) las utilidades disponibles a cada uno de los socios, a diferencia de retenerlas como capital de explotación de la SRL. Los pagos a los socios se llevarán a cabo ya sea en la forma de repartos de utilidades o como pagos garantizados. Los pagos mediante el reparto de utilidades significan que los socios pueden retirar utilidades de la SRL, de haberlas, en cualquier momento. Los pagos garantizados son parecidos a un salario, en el sentido de que los socios los reciben periódicamente, por montos específicos. Derecho de los socios a voto: es si cada uno de los socios tiene derecho a un solo voto o si tienen un derecho desproporcionado a votar dependiendo de su participación respectiva en la SRL, o de conformidad con algún otro arreglo. Series: es si la SRL se dividirá en subunidades o series designadas que funcionan como entidades separadas y son responsables únicamente de sus propias deudas, obligaciones y pasivos, y no de los de las demás series de la SRL. La SRL puede designar una o más clases o series de socios, administradores o participaciones de la SRL, cada una con activos y pasivos separados de los de las demás series de la SRL, y con giros comerciales independientes, su propia razón social, su propio convenio de operación, así como sus propios registros, cuentas y contabilidad. El acta constitutiva debe establecer que una serie recibirá el tratamiento de una entidad independiente y distinta de la SRL que la ampara, de otras series de la SRL y de los socios de la misma. Una SRL con series independientes es parecida a una empresa con varias subsidiarias, excepto que el concepto de series elimina la necesidad de crear varias SRL para proteger activos independientes. Enero de 2013 D.C. Bar Pro Bono Program

7 Para crear una SRL con series independientes, la SRL también debe presentar un acta de designación de series ante la Oficina de Sociedades Anónimas. Ver el Anexo C. La SRL con series independientes puede ser una estructura de operación útil para una SRL que tiene más de un giro comercial o posee más de un activo valioso, tal como una constructora que es dueña de varias propiedades. Estructura administrativa: es la manera en que se manejan los negocios de la SRL. Los socios pueden administrar la SRL ellos mismos (es decir, la SRL es manejada por los socios ) o designar a uno o más administradores para hacerse cargo de la administración de la SRL (es decir, la SRL es manejada por administradores ), o pueden estipular que la autoridad administrativa sea compartida entre los socios y los administradores, según lo consideren apropiado. A menos que el convenio de operación establezca lo contrario, la administración de la SRL se le atribuye a sus socios. Los administradores no necesariamente tienen que ser socios de la SRL, a menos que el convenio de operación estipule lo contrario. Vea la sección 6 a continuación sobre los Requisitos normativos y fiscales, que explica el tratamiento fiscal que corresponderá si uno o más de los socios no participan en la administración de la empresa, o si lo hacen a tiempo parcial. En una SRL manejada por administradores, el convenio de operación debe describir las funciones, los derechos y las responsabilidades respectivos de los socios y los administradores en la gestión de los negocios y los asuntos de la SRL. Por ejemplo, el convenio de operación debe especificar si ciertas medidas necesitan o no el visto bueno de los socios y, de ser así, el número mínimo de votos necesario, tal como un voto mayoritario, de mayoría calificada, unánime o de otra índole. De antemano, conforme a las leyes del Distrito de Columbia, tales medidas incluyen vender, alquilar, intercambiar o disponer de básicamente todos los bienes de la SRL; aprobar una fusión; emprender tareas fuera del transcurso ordinario de las actividades de la SRL; y enmendar el convenio de operación. El convenio de operación de una SRL manejada por administradores también debe especificar la estructura de la función administrativa; por ejemplo, si hay administradores individuales o una junta administrativa, y si los administradores serán o no los que contratarán a los ejecutivos y a los empleados para el desempeño de las labores cotidianas de la SRL. Además, el convenio de operación debe contemplar la selección, el nombramiento y la destitución de los administradores. Procedimientos para las reuniones y las votaciones: establecen si se celebrarán reuniones de los socios o administradores, cómo se llevarán a cabo y si se necesita un voto mayoritario, de mayoría calificada o unánime para la aprobación de una medida propuesta. El convenio de operación debe especificar los procedimientos para convocar a las reuniones de los socios o los administradores, la frecuencia con la que se celebrarán, si se llevarán a cabo en persona o vía electrónica, si se adoptarán medidas sin necesidad de una reunión y el número de votos necesario para aprobar una medida propuesta. A menos que el convenio de operación establezca lo contrario, las cuestiones que se susciten en el transcurso ordinario de las actividades de la SRL se decidirán mediante un voto mayoritario, y aquellas de carácter extraordinario, por votación unánime. Enero de 2013 D.C. Bar Pro Bono Program

8 Procedimiento para la admisión de nuevos socios: son las condiciones y procedimientos, entre ellos cualquier consentimiento o voto necesarios de los socios, que rigen la admisión de los nuevos socios. Derechos de cesión de los socios: son las reglas que rigen la cesión de la participación de los socios en la SRL cuando, por ejemplo, un socio fallece, queda discapacitado o quiere vender su participación. El convenio de operación debe contener todas las condiciones y restricciones para las cesiones que correspondan en vista de las circunstancias particulares de la SRL. Por ejemplo, el convenio de operación de una SRL familiar puede estipular que un socio sólo puede cederle su participación a otros socios familiares. Más generalmente, un convenio de operación puede estipular que una participación sea cedida únicamente con el consentimiento de los demás socios, ya sea de manera unánime, o por un voto mayoritario o de mayoría calificada. El convenio de operación también puede contemplar los derechos de opción exclusiva en caso de proponerse la cesión de la participación de algún socio. Los derechos de opción exclusiva les dan a los socios no vendedores de la SRL la opción de comprar la participación del socio que vende, con condiciones específicas, antes de que éste la ofrezca en venta a un tercero. 5. Cuestiones organizativas Una vez formada la SRL, los socios o los administradores deben celebrar su primera reunión organizativa. Por lo general, el orden del día en una reunión organizativa incluye lo siguiente: la selección de los administradores de la SRL, si es que ha de tenerlos; la elección de los directivos de la SRL, si es que ha de tenerlos; y la autorización para abrir una cuenta de banco para la SRL, a fin de mantener sus finanzas separadas de las de sus socios. Como cuestión adicional, la SRL debe considerar la presentación de una declaración de autoridad ante la Oficina de Sociedades Anónimas, estableciendo cuáles socios, administradores u otras personas de la SRL están autorizados para hacer tratos a nombre de la SRL o para de otro modo obligarla, y describiendo cualesquier restricciones a dicha autoridad. Ver el Anexo D. Conforme a las leyes del Distrito de Columbia, un socio de una SRL no es un representante de la misma meramente por virtud de ser socio. En consecuencia, la declaración de autoridad puede ser útil para establecer la autoridad de las personas asociadas con la SRL para actuar en su nombre y representación. Enero de 2013 D.C. Bar Pro Bono Program

9 6. Requisitos normativos y fiscales Licencia comercial básica Casi todas las SRL que llevan a cabo negocios en el Distrito de Columbia tienen que obtener una licencia comercial básica (BBL, por sus siglas en inglés). La excepción principal al requisito de la BBL es si usted tiene una licencia profesional vigente para actividades de negocios, o si algún organismo de certificación local, estatal o nacional le exige mantener una licencia vigente. Hay una lista disponible con las exenciones al requisito de obtención de una BBL. Si satisface los requisitos de alguna de estas exenciones, usted debe completar un certificado de exención y enviarlo de regreso a la dirección designada en el certificado. Hay 14 categorías de BBL; existe un directorio de categorías de BBL disponible, así como enlaces a los formularios necesarios para cada una de ellas. Usted debe solicitar una licencia para la categoría que se ajuste a su giro comercial, y si su empresa no entra dentro de ninguna de las 14 categorías, entonces debe solicitar una BBL General. Para la mayoría de los giros de ventas al menudeo y de oficina, la categoría de licencia necesaria será la de la BBL General. Usted puede solicitar en línea licencias para muchas categorías de BBL. También puede enviar los formularios de solicitud, que están disponibles para su descarga en el directorio de categorías de BBL, por correo postal a la dirección que se designa en los mismos, o hacer su solicitud en persona, en el Centro de Licencias Comerciales del DCRA, en el segundo piso del 1100 de la calle Cuarta suroeste, en Washington, D.C Encontrará información adicional sobre cómo solicitar una BBL disponible en línea. Para solicitar una BBL, usted primero debe dar los siguientes pasos: Registrar la SRL en el Distrito de Columbia, mantener un representante registrado y estar al día con sus obligaciones. Vea las secciones previas 2 y 3 para obtener información sobre cómo preparar y presentar el acta constitutiva, y cómo designar a un representante registrado. Para considerarse al día con sus obligaciones, una SRL debe tener su registro, presentar todos los informes necesarios y pagar todas las tasas correspondientes. Obtener un número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés) del Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés). La obtención de un EIN es gratuita y puede tramitarse en línea. Encontrará más información y un enlace para solicitar un EIN en línea aquí. Registrarse ante la Oficina de Impuestos y Rentas Públicas del Distrito de Columbia presentando el formulario 500 para el registro fiscal de empresas en el Distrito de Columbia. Para registrarse ante la Oficina de Impuestos y Rentas Públicas del Distrito de Columbia, usted tendrá que llenar el formulario 500, cosa que puede hacer en línea. Obtener una Cédula de Habitabilidad para el predio de su negocio, o un Permiso de Negocio en Casa si trabaja desde su hogar. Enero de 2013 D.C. Bar Pro Bono Program

10 Una Cédula de Habitabilidad es necesaria para documentar que el reglamento de zonificación del Distrito de Columbia y el Código de Construcción del Distrito de Columbia le permiten llevar a cabo negocios en un lugar en particular. 3 No es necesario enviar una copia de su Cédula de Habitabilidad junto con la solicitud para obtener una BBL, pero tendrá que proporcionar su número y fecha de expedición. En algunos casos, usted tal vez tenga que obtener una nueva Cédula de Habitabilidad. Una cédula nueva es necesaria para las propiedades que: 1. son un nuevo edificio en construcción para el cual no se ha expedido previamente una Cédula de Habitabilidad; 2. cambian de propietario; 3. cambian en el número máximo de personas que pueden admitir; o 4. cambian de uso. Si su empresa se encuentra en un edificio de oficinas, usted puede usar la Cédula de Habitabilidad expedida para dicho edificio con el fin de solicitar su BBL, siempre y cuando haya sido expedida para el edificio entero y su giro comercial sea congruente con el uso especificado en la cédula. Si va a operar al amparo de la Cédula de Habitabilidad expedida para el edificio de oficinas, debe obtener su número y la fecha de expedición, pues tiene que exhibirlos de manera prominente cerca de la entrada del predio. De ser necesaria una nueva Cédula de Habitabilidad, usted tendrá que solicitarla en persona en el Centro de Permisos del DCRA, en el segundo piso del 1100 de la calle Cuarta suroeste, en Washington, D.C Encontrará información e instrucciones adicionales sobre la solicitud disponibles en línea, junto con la solicitud. Un Permiso de Negocio en Casa es necesario para emprender una empresa, una profesión o una actividad económica, ya sea de tiempo completo o parcial, desde su casa. Hay varias restricciones sobre la clase de giros comerciales que pueden emprenderse desde una casa y otras condiciones que tienen qué ver con el uso del predio. Encontrará información e instrucciones adicionales sobre la solicitud disponibles en línea, junto con la solicitud. Esta última tendrá que entregarla en persona en el Centro de Permisos del DCRA, en el segundo piso del 1100 de la calle Cuarta suroeste, en Washington, D.C Completar un formulario de Constancia de No Adeudo constatando que no debe más de $100 al Gobierno del Distrito de Columbia (por ejemplo, en multas de tránsito, multas de estacionamiento, impuestos atrasados, etc.). El formulario de Constancia de No Adeudo se incluye como parte de los formularios de solicitud de BBL, y debe llenarse y firmarse junto con dicha solicitud. 3 El propietario de una pequeña empresa debe verificar la zonificación de una propiedad antes de firmar su contrato de arriendo. Es importante asegurarse que el reglamento de zonificación le permita al propietario de una pequeña empresa realizar sus negocios en la propiedad. No suponga que porque el inquilino actual esté usando la propiedad con un propósito en particular, es legal hacerlo. Enero de 2013 D.C. Bar Pro Bono Program

11 Cumpla con cualquier requisito adicional para el giro comercial dentro de su categoría de BBL. Algunos giros comerciales exigen documentación o permisos adicionales, como se establece en el directorio de categorías de BBL. Por ejemplo, el dueño de una peluquería tiene que obtener una licencia de peluquero válida del Consejo de Cosmetología y Peluquería. El costo para obtener una BBL varía dependiendo de la categoría de la licencia, y por lo general es de entre $200 y $350 en total. Por ejemplo, el costo total de una BBL General es de Todas las BBL son válidas por dos años y hay que renovarlas cuando vencen. Informes bienales Cada dos años, al 1 de abril, todas las SRL registradas en el Distrito de Columbia tienen que presentar un informe bienal ante el DCRA. Ver el Anexo E. El informe inicial debe entregarse al 1 de abril del año siguiente al año natural del registro y, de ahí en adelante, los informes deben entregarse al 1 de abril cada dos años. Este informe debe contener la siguiente información: La razón social de la SRL y el estado en el que se constituyó; el domicilio principal de la SRL; el nombre y domicilio del representante registrado de la SRL; una breve declaración de los negocios o asuntos llevados a cabo en el Distrito de Columbia; y los nombres de los socios, en una SRL manejada por los socios, o de los administradores, en una manejada por administradores. El costo de presentar un informe bienal es de $300, y hay un cargo de $100 para los informes presentados a destiempo. El informe puede presentarse en línea; por correo postal, a la dirección indicada en el formulario; o en persona, en el Centro de Licencias Comerciales del DCRA, en el segundo piso del 1100 de la calle Cuarta suroeste, en Washington, D.C Requisitos fiscales A diferencia de una sociedad anónima, una SRL no paga impuestos. Más bien, al igual que un propietario único o una sociedad colectiva, recibe el tratamiento de una entidad de transferencia, porque transfiere sus pérdidas y ganancias a sus socios, quienes las reportan en sus declaraciones de impuestos personales. A una SRL con un solo socio se le grava como a un propietario único. En sí misma, a la SRL no se le toma en cuenta para propósitos fiscales no paga impuestos y su socio reporta todas las pérdidas o ganancias de la SRL en su declaración personal de impuestos, en el formulario 1040 del Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés), junto con un anexo C, E o F. De antemano, a una SRL con varios socios se le grava como una sociedad colectiva y, al igual que una, generalmente debe presentar el formulario Este formulario es una declaración informativa que una SRL con varios socios debe presentar ante el IRS, aun cuando la SRL misma no pague impuestos. Las utilidades repartidas a cada uno de los socios, de haberlas, se gravan como el ingreso personal de cada uno de ellos, ya sea que las utilidades se le hayan repartido o no en realidad al socio. Una SRL puede decidir que se le grave como una sociedad anónima, en vez de como un propietario único o una sociedad colectiva, llenando el formulario Enero de 2013 D.C. Bar Pro Bono Program

12 Pueda que los socios que trabajan o participan de manera activa en la administración de la SRL también tengan que pagar un impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, por la parte que les corresponda de las utilidades de la SRL. Los socios pasivos aquellos que no participan de manera activa en la administración de las operaciones de la SRL reportan la parte que les corresponde de las utilidades de la SRL como ingreso pasivo y no están sujetos al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Los socios que tienen que pagar el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia deben presentar un anexo SE. También contrará información adicional disponible. Usted debe consultar con un experto en impuestos sobre el tratamiento fiscal específico que corresponderá para su SRL. Enero de 2013 D.C. Bar Pro Bono Program

13 Recursos adicionales Para obtener más información sobre las sociedades de responsabilidad limitada y las reglas para establecer una en el Distrito de Columbia, por favor visite los sitios electrónicos siguientes: Licencia comercial básica para el Distrito de Columbia: Centro de Servicios de Impuestos para Empresas del Distrito de Columbia: Registro de Sociedades Anónimas del Distrito de Columbia: Departamento del Consumidor y Asuntos Regulativos del Distrito de Columbia: Registro de Denominaciones Comerciales en el Distrito de Columbia: Centro de la Pequeña Empresa del Servicio de Rentas Internas: Employed-Tax-Center-1 Centro de Recursos para la Pequeña Empresa del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos: Oficina de Patentes y Marcas Registradas de los Estados Unidos: Administración de Pequeños Negocios de los Estados Unidos: Si necesita ayuda adicional, por favor no dude en ponerse en contacto con el Proyecto de Desarrollo Económico Comunitario del Programa de Servicios Gratuitos del Colegio de Abogados del Distrito de Columbia: Darryl Maxwell Abogado administrador del proyecto Proyecto de Desarrollo Económico Comunitario Programa de Servicios Gratuitos del Colegio de Abogados del Distrito de Columbia 1101 K Street NW, segundo piso Washington, D.C (202) ext (202) (fax) Enero de 2013 D.C. Bar Pro Bono Program

14 Anexo A Formulario para el Registro y Transferencia de la Reservación de una Razón Social

15 Reiniciar el formulario Gobierno del Distrito de Columbia Oficina de Sociedades Anónimas Formulario GN-3 para el Registro y Transferencia de la Reservación de una Razón Social, versión 1, de enero de Use este formulario para reservar la razón social de la entidad solicitante interna. Este formulario también puede usarse para transferir una reservación existente de una persona a otra. La reservación es válida por 120 días a partir de la fecha de registro o de transferencia. TIPO DE ENTIDAD Entidad solicitante interna COSTO DE LA SOLICITUD Vea la Tabla de Tarifas para Empresas publicada en línea Por el presente, y conforme a lo dispuesto por el Título 29 del Código del Distrito de Columbia (ley de Sociedades Comerciales), la persona cuyo nombre se indica a continuación solicita un Certificado de Reservación de Razón Social y, para ello, remite la siguiente declaración a continuación. 1. Nombre de la persona que reserva la razón social. 2. Domicilio de la persona. 3. Razón social propuesta. (el nombre debe incluir los cualificadores comerciales correspondientes, dependiendo del tipo de propiedad) 4. Selecciones una de las alternativas siguientes: Reservación inicial Transferencia de una reservación de razón social 4A. Nombre de la nueva persona. Únicamente para transferencias de reservación de razón social: responda los números 4A y 4B. 4B. Domicilio de la nueva persona. Si firma este formulario, usted acuerda que quienquiera que preste un falso testimonio puede ser sancionado penalmente con una multa de hasta $1000, con hasta 180 días de cárcel, o con ambos, de conformidad con la del Código Oficial del Distrito de Columbia (DCOC, por sus siglas en inglés). 5. Firma de la persona. Envíe todos los formularios y el pago necesarios por correo a: Department of Consumer and Regulatory Affairs Corporations Division PO Box Washington, DC Teléfono: (202) Información en línea sobre los servicios para las empresas: Hay muchas solicitudes comerciales disponibles usando CorpOnline Service. Visite el portal de CorpOnline en cree un perfil; entre a la página principal de los servicios en línea; y proceda. Los solicitantes en línea deben pagar con tarjeta de crédito. Por favor, visite dcra.dc.gov para ver las sociedades que tienen que registrarse; buscar denominaciones comerciales; encontrar guías, paso por paso, para registrar una sociedad; buscar sociedades registradas; y descargar formularios y documentos. Sólo pulse en Corporate Registration (Registro de Sociedades Anónimas).

16 Anexo B Hoja de instrucciones para redactar el acta constitutiva de una sociedad de responsabilidad limitada (SRL) interna

17 Gobierno del Distrito de Columbia Oficina de Sociedades Anónimas Hoja de instrucciones para redactar el acta constitutiva de una sociedad de responsabilidad limitada (SRL) interna Formulario DLC-1, Use estas instrucciones para redactar el acta constitutiva de su SRL o el Acta Constitutiva en blanco de la página 2. Con esto, su nueva sociedad de responsabilidad limitada quedará establecida en el Distrito de Columbia. TIPO DE ENTIDAD COSTO DE LA SOLICITUD Sociedad de responsabilidad limitada interna Vea la Tabla de Tarifas para Empresas publicada en línea 1. Razón social de la sociedad de responsabilidad limitada. El nombre o razón social de una sociedad de responsabilidad limitada, que no sea una sociedad limitada profesional, contendrá las palabras limited liability company (sociedad de responsabilidad limitada) o limited company (sociedad limitada), o las abreviaturas L.L.C. (S.R.L.), LLC (SRL), L.C. (SL) o LC (SL). La razón social de una sociedad limitada profesional contendrá las palabras professional limited liability company (sociedad limitada profesional), o las abreviaturas P.L.L.C. (S.L.P.) o PSRL (SLP). 2. El domicilio principal inicial. 3. El nombre y domicilio del representante registrado en el Distrito de Columbia. (Para obtener más información, vea el Formulario Combinado de Representante Registrado) 4. Si la empresa contará con una o más series que recibirán el trato de entidades separadas (lo cual restringe las deudas, obligaciones y otras responsabilidades para con los activos de una serie en particular, según se estipule en el convenio de operación, con autorización de la ), una declaración a tal efecto. 4A. Una declaración indicando que la sociedad de responsabilidad limitada tiene por lo menos un socio. 4B. La fecha en la cual una persona o personas se convirtieron en el socio o los socios iniciales de la empresa. 5. Fecha de entrada en vigor. 6. Disposiciones adicionales. versión 3, de enero de Nombre y domicilio de los organizadores; cada uno de los organizadores deberá firmar y fechar el acta constitutiva. Envíe todos los formularios y el pago necesarios por correo a: Department of Consumer and Regulatory Affairs Corporations Division PO Box Washington, DC Teléfono: (202) Información en línea sobre los servicios para las empresas: Hay muchas solicitudes comerciales disponibles usando CorpOnline Service. Visite el portal de CorpOnline, en cree un perfil; entre a la página principal de los servicios en línea; y proceda. Los solicitantes en línea deben pagar con tarjeta de crédito. Por favor, visite dcra.dc.gov para ver las sociedades que tienen que registrarse; buscar denominaciones comerciales; encontrar guías, paso por paso, para registrar una sociedad; buscar sociedades registradas; y descargar formularios y documentos. Sólo pulse en Corporate Registration (Registro de Sociedades Anónimas).

18 Gobierno del Distrito de Columbia Oficina de Sociedades Anónimas Acta constitutiva de una sociedad de responsabilidad limitada interna Formulario DLC-1, versión 3, de enero de Una o más personas que actúan como los organizadores, según lo dispuesto en el Título 29 del Código del Distrito de Columbia (ley de Sociedades Comerciales), adoptan la siguiente acta constitutiva: 1. Razón social de la empresa. 2. Domicilio principal inicial. 3. Nombre y domicilio del representante registrado en el Distrito de Columbia. 4. La empresa tendrá una o más series que recibirán el trato de entidades separadas, lo cual restringe las deudas, obligaciones y otras responsabilidades para con los activos de una serie en particular, según se estipula en el convenio de operación, con autorización de la No Sí Si respondió que Sí, también responda 4A y 4B 4A. La sociedad de responsabilidad limitada tiene por lo menos un socio. 4B. Fecha en la cual una persona o personas se convirtieron en el socio o los socios iniciales de la empresa. 5. Fecha de entrada en vigor. 6. Disposiciones adicionales. (Puede adjuntar la declaración) Si firma este formulario, usted acuerda que quienquiera que preste un falso testimonio puede ser sancionado penalmente con una multa de hasta $1000, con hasta 180 días de cárcel, o con ambos, de conformidad con el del Código Oficial del Distrito de Columbia (DCOC, por sus siglas en inglés). 7. Nombre y domicilio de los organizadores. 7A. Firma de los organizadores y fecha. Envíe todos los formularios y el pago necesarios por correo a: Department of Consumer and Regulatory Affairs Corporations Division PO Box Washington, DC Teléfono: (202) Información en línea sobre los servicios para las empresas: Hay muchas solicitudes comerciales disponibles usando CorpOnline Service. Visite el portal de CorpOnline, en cree un perfil; entre a la página principal de los servicios en línea; y proceda. Los solicitantes en línea deben pagar con tarjeta de crédito. Por favor, visite dcra.dc.gov para ver las sociedades que tienen que registrarse; buscar denominaciones comerciales; encontrar guías, paso por paso, para registrar una sociedad; buscar sociedades registradas; y descargar formularios y documentos. Sólo pulse en Corporate Registration (Registro de Sociedades Anónimas).

19 Anexo C Modelo de convenio de operación para una SRL con un solo socio

20 Junio de DESCARGO DE RESPONSABILIDAD Los documentos adjuntos tienen únicamente fines informativos y se fundamentan en las leyes del Distrito de Columbia. Las leyes correspondientes varían de una jurisdicción a otra y pueden cambiar con el tiempo, y estos impresos no constituyen ni pretenden constituir un consejo legal para atender las circunstancias y necesidades legales específicas de organización alguna. Los documentos adjuntos no remplazan la asesoría legal profesional y usted no debe apoyarse en ellos como sustituto de la misma. Si tiene alguna pregunta o inquietud sobre alguna cuestión legal, usted debe consultar con un abogado acreditado para obtener consejo legal directo. Ni el Programa de Servicios Gratuitos del Colegio de Abogados del Distrito de Columbia ni el Colegio de Abogados mismo se responsabilizan de medida alguna que usted tome o deje de tomar apoyado en la información contenida en los documentos adjuntos. El uso de los documentos adjuntos o las referencias a los mismos no establecen ninguna relación de cliente-abogado con el Colegio de Abogados del Distrito de Columbia ni con ninguno de sus afiliados. El Colegio de Abogados del Distrito de Columbia no se hará responsable, bajo ninguna circunstancia, de ninguna pérdida o daño y perjuicio que resulten de uso alguno que se haga de estos documentos. El Colegio de Abogados del Distrito de Columbia no declara, certifica, estipula, garantiza ni promete resultado específico alguno derivado del uso de los documentos adjuntos. LOS DOCUMENTOS ADJUNTOS SE OFRECEN TAL CUAL, SIN DECLARACIONES NI GARANTÍAS DE NINGUNA CLASE, YA SEAN TÁCITAS O IMPLÍCITAS, INCLUYENDO, PERO SIN LIMITARSE A, GARANTÍAS IMPLÍCITAS EN CUANTO A LA COMERCIALIZACIÓN O IDONEIDAD PARA UN PROPÓSITO ESPECÍFICO Y LA NO VULNERACIÓN. USTED ASUME TODA LA RESPONSABILIDAD Y EL RIESGO POR EL USO DE LOS DOCUMENTOS ADJUNTOS.

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