CODIGO IT-SA-AF-05 ADMINISTRACIÓN DE TARJETAS DE COMBUSTIBLE

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1 EDICIÓN: 3 OBRA : Página 1 de 5 SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS CODIGO IT-SA-AF-05 EDICIONES ADMINISTRACIÓN DE TARJETAS DE COMBUSTIBLE EDICIÓN FECHA OBSERVACIONES 0 01/02/2012 Edición inicial 1 02/08/2013 Se reemplaza logo corporativo. 2 11/09/2014 Se incorpora entrega y control de tarjetas de combustible y formularios en punto /12/2014 Se corrige numeración. AUTORIZACIÓN AUTORIZADO: Gerente General Nombre Sr. Jorge Dublé Baraona Firma Fecha APROBACION Y AUTORIZACION La presente Instrucción de Trabajo ha sido aprobada por el Gerente General y entrará en vigencia al día siguiente de su autorización

2 EDICIÓN: 3 OBRA : Página 2 de 5 1. OBJETIVO Establecer la metodología para solicitar, traspasar y dar de baja tarjetas de combustible; y definir los métodos de control para asegurar el buen uso del combustible. 2. ALCANCE Para todo tipo de tarjeta de combustible. 3. RESPONSABILIDAD Jefe de Abastecimiento Encargado de Abastecimiento Solicitante de tarjeta Profesional de Obra Operador del equipo 4. DOCUMENTOS APLICABLES No Aplica 5. TERMINOLOGÍA TAE: La Tarjeta de Abastecimiento en Empresa es una tarjeta de crédito, que ofrece un servicio especializado de despacho de combustibles Copec desde Estaciones de Servicio. TCT: Tarjeta Copec Transporte, es una tarjeta de crédito orientada a flotas de vehículos que utilicen petróleo Diesel. Cupón Electrónico: Es un sistema de administración y control de combustible para flotas de vehículos, que opera mediante tarjetas recargables de prepago, permitiendo el consumo en la Red de Estaciones de Servicio Copec, habilitada con este sistema. 6. SEGURIDAD, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS No aplica 7. ACTIVIDADES 7.1 SOLOCITUD DE TARJETAS DE COMBUSTIBLE Solo los profesionales de obra pueden solicitar la recarga de tarjetas de combustible Solicitud de Tarjeta de Equipo Nuevo con el formulario FO-SA-AF-29 Solicitud de Tarjeta de Combustible y el padrón del vehiculo. Se aplica este proceso para contratos de compra directa, leasing operativo, Leasing Banco que pertenezca a la empresa Icil Icafal S.A.

3 EDICIÓN: 3 OBRA : Página 3 de Equipo en Arriendo con el formulario FO-SA-AF-29 Solicitud de Tarjeta de Combustible con todos los datos solicitado y el contrato de arriendo del equipo (Notariado) A Granel Se debe completar el formulario FO-SA-AF-29 Solicitud de Tarjeta de Combustible y enviar escaneado por correo electrónico al Encargado de Abastecimiento de la Oficina Central, indicando claramente la cantidad de combustible a usar mensualmente y si requiere además lubricantes Fondo para combustible En el caso de emergencia se puede solicitar un fondo a rendir para comprar combustible directamente, para esto se debe seguir el procedimiento PR-SA-AF-08 - Procedimiento de fondos a rendir y fondos fijos, indicando claramente el motivo de la emergencia, enviando un correo electrónico al encargado de abastecimiento con todos los respaldos. 7.2 PROTOCOLO DE ENTREGA Y TRASPASO La tarjeta es entregada al solicitante, quien será el Responsable por defecto. Cuando el camión es arrendado, el Solicitante debe completar el formulario FO-SA-AF-30 Traspaso de Tarjeta de Combustible, en donde se especifica fecha, hora de entrega, obra y nombre del nuevo Responsable de la tarjeta. Este documento debe ser firmado por ambas partes y enviado al Encargado de Abastecimiento para su registro. El que cede la tarjeta debe ser el que envía el formulario para asegurar el traspaso de responsabilidad. En caso contrario, cuando el camión es devuelto, el Profesional de obra debe preocuparse de completar el formulario y enviarlo, para asegurarse que el traspaso de responsabilidad se lleve a cabo. 7.3 RE-EMISIÓN O BAJA Re-emisión de Tarjeta con el formulario FO-SA-AF-29 Solicitud de Tarjeta de Combustible indicando que es reemisión. Debiendo el Encargado de Abastecimiento anular la tarjeta anterior Baja de la Tarjeta En caso de venta del equipo u otra razón, la tarjeta debe ser enviada a la Oficina Central acompañada del formulario FO-SA-AF-31 Baja de Tarjeta de Combustible.

4 EDICIÓN: 3 OBRA : Página 4 de CONTROL EN OBRA Cada vez que el Operador del equipo cargue combustible debe guardar el comprobante (voucher) o la guía manual como respaldo. Estos respaldos deben ser entregados al Profesional de Obra o quién él designe, quién lleva un registro de comprobantes por equipo. Por otra parte, el Jefe de Abastecimiento enviará el detalle de la factura al Profesional de Obra cada 15 días, quien debe compararlo con el registro de comprobantes de las tarjetas que tiene a cargo. Además cada responsable tiene una clave de acceso a la página web del proveedor, donde puede consultar los detalles de los cargos que se han realizado a la tarjeta día a día. 7.5 CONTROL EN OFICINA CENTRAL Una tarjeta por Equipo El Departamento de Abastecimiento debe llevar un registro con los detalles de cada tarjeta. En este registro se encuentra el número de la tarjeta, la persona responsable y la patente a la que corresponde. Debe existir solo una tarjeta por equipo. Cada vez que se hace una solicitud de una nueva tarjeta, se debe revisar el registro para verificar que el equipo no tenga una tarjeta asignada. En caso de que ya la tuviese, se debe justificar por qué se está pidiendo una nuevamente y el Encargado de Abastecimiento procederá a dar de baja la tarjeta antigua y solicitar una nueva. Una vez al año, la Jefatura de Abastecimiento solicitará un reporte por zona de las tarjetas vigentes y de sus responsables, para hacer un cruce con la información que se maneja en oficina Registro de Cargas Manuales En el caso de que no haya sistema en línea y las tarjetas no pueden ser utilizadas, se puede recurrir al procedimiento alternativo que consiste en realizar la carga de combustible a través de una guía manual. Este procedimiento alternativo debe ser aprobado por el Encargado de Abastecimiento en cada ocasión. El encargado de Abastecimiento debe llevar un registro de todos estos casos Monitoreo del comportamiento de las tarjetas La página del proveedor dispone de algunos controles que nos ayudan a realizar una mejor gestión del consumo de las tarjetas. Dentro de estos controles están: - Cargas fuera de horario laboral, o en días no hábiles. - Periodicidad de las cargas. - Ubicación de las cargas - Gasto mensual por tarjeta El profesional debe solicitar al encargado de abastecimiento la activación de uno o más de estos controles.

5 EDICIÓN: 3 OBRA : Página 5 de 5 8. INDICADORES DE CONTROL No aplica. 9. REGISTROS FO-SA-AF-29 Solicitud de Tarjetas de Combustible FO-SA-AF-30 Traspaso de Tarjeta de Combustible FO-SA-AF-31 Baja de Tarjeta de Combustible 10. ANEXOS No Aplica.

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