PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO DESAFILIACIÓN DE EMPLEADORES. Determinar las actividades para la desafiliación de Empleadores de la Corporación.

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Determinar las actividades para la Empleadores de la Corporación. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a la. 3. FUNCIONES Consejo Directivo: Estudiar y aprobar las resoluciones de Director Administrativo: Firmar las cartas de aprobación de desafiliación y presentar la resolución de empleadores al Consejo Directivo. Jefe de la : Revisar documentación completa, firmar los oficios remisorios de las copias de la resolución de (): Elaborar la resolución de desafiliación, elaborar las cartas de aprobación de desafiliación, elaborar oficios remisorios de las copias de resolución de desafiliación, archivar las solicitudes de desafiliación y los documentos exigidos y la copia de la resolución de Verificar la información de la documentación del empleador a desafiliar y el listado de empleadores desafiliados contra la resolución de Remitir las cartas de desafiliación al Director Administrativo para su firma. Secretaria (Consejo Directivo): Separar la resolución de desafiliación y las cartas de aprobación de Mensajero (Coordinación de Gestión Documental): Entregar las cartas de aprobación de desafiliación al empleador. Archivo (Coordinación de Gestión Documental): Radicar los oficios remisorios con la resolución de empleadores para ser enviados a las respectivas entidades. Auxiliar Centro de Servicios (Coordinación de Centro de Servicios) y Promotor de : Informar al empleador de los documentos soporte que debe presentar para el trámite de Asesor de servicio al cliente (Coordinación de Servicio al Cliente) Y Auxiliar Centro de Servicios (Coordinación de Centro de Servicios): Recibir y radicar la solicitud de 4. DEFINICIONES Desafiliación: Mecanismo mediante el cual un empleador afiliado solicita la desvinculación de una Caja de Compensación Familiar, por no tener trabajadores a cargo o : MOTIVOS DE DESVICULACION 1. Cambio de razón social o Nit. 5. Cierre definitivo de la Empresa. 2. Liquidación de registro mercantil. 6. Por fusión y/o absorción. 3. Terminación de contrato. 7. Venta del establecimiento. 4. Liquidación de trabajadores. 8. Cambio de Caja Compensación. ELABORÓ Vo. Bo. Jefe Área Calidad REVISÓ Comité de Procesos AUTORIZÓ Director Administrativo APROBÓ Consejo Directivo Cargo: Jefe (e) División Nombre: Carlos Andrés Cargo: Jefe Planeación Nombre: Héctor Nombre: Henry Rojas de. Mesa Barbosa Corporativa Orlando Solano Novoa Betancourth Nombre: Shamid Xilena Nombre: Jaime Peña Riveros Alejandro Delgado Cifuentes Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: DOCUMENTO CONTROLADO (SELLO)

2 5. DESARROLLO Página 2 de 5 1. Presentar la solicitud de El Empleador solicita su desafiliación ya sea mediante un oficio dirigido a la, indicando el motivo de desafiliación el cual se recibe en cualquier oficina de COFREM o a través de la visita a empleadores que efectúa el Promotor de. Los motivos por los cuales se tramita la desafiliación son: liquidación del trabajador, cierre del establecimiento, venta, cancelación de registro mercantil, muerte del propietario, fusión por absorción, cambio de Caja de Compensación, terminación de contrato, entre otros. Promotor DEPENDENCIA Dependencia Interesada Auxiliar Centro de Servicios 1. Oficio de solicitud empleadores 2. Formato Radicación Solicitud Afiliación Empleadores 2. Recibir, enviar y radicar la solicitud de 3. Revisar y verificar la solicitud y documentos soporte. Las solicitudes de desafiliación, se reciben y se envían a la. En caso que la desafiliación sea solicitada por medio de la visita a empleadores se le entrega directamente al Jefe de la para su revisión. Revisa las solicitudes y verifica que los documentos soporte se ajusten al motivo de la En caso que los documentos no cumplan los requisitos, se le remite oficio al empleador para solicitarle que anexe los documentos necesarios. En el caso que los documentos se encuentren ajustados al motivo de la desafiliación, se verifica la información contenida en la base de datos, como: Nit, nombre, dirección, número de trabajadores y de beneficiarios afiliados. Igualmente se verifica si está al día o no en el pago de sus aportes y a los empleadores que no lo están, se les informa a través de un oficio para que actualicen sus pagos Auxiliar Centro de Servicios 2. Asesor de servicio al cliente 3. Listado de desafiliaciones 4. Oficio informativo. 5. Oficio de solicitud de actualización de pago de aportes.

3 Página 3 de 5 4. Elaborar la resolución de desafiliación y cartas de aprobación. 6. Presentar documentos para estudio y aprobación. 7. Estudiar y aprobar la Se elabora la resolución de empleadores, la cual debe contener el nombre del empleador que se va a desafiliar de la corporación. La resolución de desafiliación va en original y seis copias, igualmente se elaboran las cartas de aprobación de desafiliación, dirigidas a cada uno de los empleadores que se encuentran relacionadas en la resolución de Una vez elaborados los anteriores documentos, se envían al Consejo Directivo, junto a las solicitudes de desafiliación y los documentos anexados por el empleador. Se recibe la resolución de desafiliación con los documentos soporte en el Consejo Directivo para ser estudiados y aprobados. En reunión del Consejo Directivo son estudiadas y aprobadas las solicitudes de empleadores, mediante la firma de la resolución de desafiliación (original y seis copias), por parte del Presidente y de la Secretaria del Consejo Directivo. Se sellan, firman y se registra el número del acta de aprobación en cada una de las solicitudes de desafiliación aprobadas. 1. Jefe 2. control DEPENDENCIA Dependencia Interesada Secretaria (Consejo Directivo) Consejo Directivo 6. Resolución de 7. Cartas de aprobación de 8. Enviar a la Dirección El Presidente del Consejo Directivo comunica al Director Administrativo, a través de Memorando la aprobación de la los Empleadores, anexándole a éste la resolución de desafiliación (cinco copias). La Secretaria del Consejo Directivo remite a la Revisoría Fiscal copia de la resolución de Secretaria (Consejo Directivo) 8. Memorando de aprobación para la Dirección 9. Informar a la. Una vez se tiene la aprobación de la resolución de desafiliación, el Director Administrativo comunica al Jefe de la, a través de memorando acerca de la aprobación y luego es enviada a la. Director Administrativo 9. Memorando de aprobación de resolución de

4 Página 4 de Firmar cartas de 11 Entregar copia de resolución de Se firman las cartas de aprobación de las solicitudes de En la Coordinación de Gestión Documental se radican los oficios remisorios con la resolución de desafiliación para ser enviados a las respectivas entidades. Entrega los oficios remisorios de las copias de la resolución de desafiliación al SENA, ICBF y Ministerio de Protección Social. Hace firmar la copia de recibido y la devuelve a la. DEPENDENCIAS 2. Coordinación de Gestión Documental 1. Archivo 2. Mensajero 12. Cambiar el estado de 13. Contrastar el listado de empleadores con la resolución emitida. Se cambia el estado de empleadores afiliados a empleadores desafiliados, se imprime el listado de empleadores desafiliados y se remite al Jefe de la junto con la resolución de Se verifica que la información del listado de empleadores con cambio de afiliados a desafiliados se encuentre conforme a la resolución de desafiliación aprobada. En caso de encontrarse la información del listado conforme a la resolución de empleadores desafiliados, le remite los documentos al. En caso de no encontrarse el listado conforme a la resolución se le remite al para que modifique la información en la base de datos e imprima un nuevo listado que será revisado por el Jefe de la contra el primer listado corregido Listado de empleadores con cambio de afiliados a desafiliados. 14. Archivar la copia de la carta de aprobación. Se archiva en la carpeta de la Empresa la copia de la carta de aprobación de desafiliación, se retira del archivo de Empleadores y se remite al archivo central. 2.

5 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS Página 5 de 5 No. INFORMACION GENERAL Código del Registro 1. Formato Externo 2. PD F01 Presentación ( Marque con una x) Título del Registro Físico Electrónico Oficio de solicitud Formato Radicación Solicitud Afiliación Empleadores Dependencia de Almacenamiento ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO Ubicación X Archivo X Archivo 3. Formato Libre Listado de desafiliaciones. X Servidor 4. Formato Libre Oficio informativo. X Archivo 5. Formato Libre 6. Formato Libre 7. Formato Libre 8. Formato Libre 9. Formato Libre 10. Formato Libre Oficio de solicitud de actualización de pago de los aportes. Resolución de desafiliación de Carta de aprobación de Memorando de aprobación para la Dirección Memorando de aprobación de resolución de desafiliaciones. Listado de empleadores con cambio de afiliados a desafiliados. Responsable (Cargo) Registros Indización Tiempo Indefinido X Servidor Secretaria X Archivo X Archivo Numérico Numérico X Servidor Secretaria X Servidor X Servidor