CONVOCATORIA DE REUNIONES A TRAVÉS DEL ENTORNO COLABORATIVO DE TRABAJO (ECT) ÍNDICE

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1 CONVOCATORIA DE REUNIONES A TRAVÉS DEL ENTORNO COLABORATIVO DE TRABAJO (ECT) ÍNDICE 1. CONVOCATORIA DE REUNIÓN 2. GESTIÓN DE LAS REUNIONES A LAS QUE HA SIDO CONVOCADO 3. INFORMACIÓN Y AYUDA DEL ECT 1

2 1. CONVOCATORIA DE REUNIÓN 1) Autenticación en el ECT Puede acceder al ECT, desde la Consejería, a través del siguiente enlace: Le aparecerá la siguiente pantalla: Regístrese en el ECT con su usuario y contraseña de correo corporativo. Problemas con su usuario? Problemas de acceso al ECT? En el espacio de ayuda del ECT podrá notificar la incidencia o resolver su duda. Acceda a la resolución de problemas en el espacio de ayuda a través del siguiente enlace: 2

3 2) Acceso al espacio de trabajo desde el que se convocará la reunión Ha entrado en su espacio privado de usuario: Dado que la reunión podrá gestionarse desde cualquier módulo Reuniones, hay que saber elegir con criterio desde qué espacio de trabajo se va a convocar dicha reunión. Cabe distinguir dos posibilidades: 2.1. Si el objeto de la reunión no puede asociarse a ninguna comunidad existente en el ECT. En este caso, la reunión podrá convocarse directamente desde el propio espacio privado de usuario. Sólo los invitados a la misma tendrán conocimiento de la reunión y podrán consultar los datos asociados a ella. Por ejemplo: Si se trata de una reunión en la que los convocados no tienen una relación perdurable y, por este motivo, no forman una comunidad en el ECT. En aquellos grupos de trabajo o proyectos cuya gestión no se esté realizando desde el ECT y, por tanto, no se haya creado una comunidad. Para reuniones de ámbito privado que, en consecuencia, no están asociadas a ninguna comunidad en el ECT Si los invitados a la reunión son miembros de una comunidad en el ECT y el objeto de dicha reunión es tratar un asunto relacionado con las actividades de esa comunidad. En este caso, deberá dirigirse al espacio privado de la comunidad asociada a la reunión que se pretende convocar. La reunión quedará registrada en el módulo Reuniones de dicha comunidad, de tal forma que todos los usuarios que pertenezcan a la misma tendrán conocimiento de la reunión; sin embargo, sólo aquellos que además hayan sido invitados podrán acceder a los datos asociados a la misma (asistentes, acta de reunión, etc.). 3

4 Por ejemplo: Si el objeto de la reunión es tratar un asunto relacionado con las actividades de un determinado Servicio, deberá dirigirse al espacio privado de la comunidad asignada a dicho Servicio. En caso de tratarse de una sesión de trabajo de una Dirección General, deberá dirigirse al espacio privado de la comunidad correspondiente a dicha Dirección General. Si se trata de un Comité de Seguimiento de un determinado proyecto o grupo de trabajo, deberá dirigirse al espacio privado de la comunidad creada para la gestión de dicho proyecto o grupo de trabajo. Podrá acceder al espacio privado de una determinada comunidad a través de una de las siguientes formas: Pinchando en el icono Navegación por comunidades y seleccionando el botón Privado situado a la derecha del nombre de dicha comunidad. Seleccionando la opción Nombre de la comunidad (privado) en el desplegable de la esquina superior derecha de la pantalla, justo debajo de los iconos. NAVEGACIÓN POR COMUNIDADES DESPLEGABLE No puede acceder al espacio privado de la comunidad? Asegúrese de que está autenticado en la aplicación (paso 1). Si aun así no puede acceder, puede elegir una de las siguientes opciones: - Notificar una incidencia a través del espacio de ayuda del ECT: - Solicitar que le asignen a dicha comunidad a través del siguiente teléfono:

5 3) Acceso al módulo Reuniones Una vez haya decidido el espacio de trabajo desde el cual va a operar (espacio privado de usuario o espacio privado de la comunidad asociada, en función de los criterios explicados en el punto anterior), deberá localizar el módulo Reuniones. Como la estructura y el contenido de cada comunidad son personalizables por los propios usuarios, no se puede ofrecer una guía general sobre dónde buscar este módulo; en cualquier caso, se ofrece a continuación un ejemplo de espacio de trabajo en el cual el módulo Reuniones está ubicado en la pestaña homónima: Si no encuentra el módulo Reuniones en el espacio de trabajo: Si va a convocar la reunión desde su espacio privado de usuario: puede incorporar el módulo usted mismo. Si va a convocar la reunión desde el espacio privado de la comunidad correspondiente: sólo un administrador de dicha comunidad podrá incorporar el módulo. Para incorporar un módulo a un espacio de trabajo, pulse el botón Añadir portlet y seleccione Reuniones (en la categoría Herramientas ). Si desea más información al respecto, puede dirigirse al espacio de ayuda. 5

6 4) Pulsar el botón Crear convocatoria de reunión Una vez localizado el módulo Reuniones, pulse el botón Crear convocatoria de reunión para iniciar el proceso: Se le abrirá una pantalla similar a la que se muestra a continuación: 6

7 5) Cumplimentar los datos de la reunión A continuación puede rellenar el formulario con la información relativa a la reunión que va a convocarse: Asunto: objeto de la reunión. Ejemplo: Seguimiento proyecto ECT. Lugar del evento: sitio en donde se celebrará la reunión. Ejemplo: Sala de Calidad (planta baja de la Consejería). Descripción: texto libre descriptivo del evento. Fecha de inicio: día y hora de inicio de la reunión. Duración: horas y minutos que durará la reunión. Orden: orden del día de la reunión. Comentarios: cualquier otras observaciones relativas a la reunión. Acta de reunión: una vez celebrada la reunión, se podrá editar la convocatoria y usar este campo para introducir el acta, bien mediante texto libre o bien adjuntando un archivo. Adjuntar archivo: esta facilidad permite subir un archivo en cualquier formato, antes o después de la reunión. Una vez cumplimentados los datos que estime oportunos, pulse el botón Guardar borrador. 7

8 Al pulsar el botón Guardar borrador le aparecerán automáticamente tres nuevas pestañas en la parte superior del módulo: Invitados: accediendo a esta pestaña podrá elegir las personas que serán convocadas a la reunión. Recursos: a través de esta pestaña podrá reservar una sala para la reunión que se pretende convocar, sin necesidad de acudir al módulo Reserva de salas. Disponibilidad: esta pestaña le permitirá consultar la disponibilidad de cada uno de los invitados convocados. A continuación se describirán cada una de las tres pestañas mencionadas. 8

9 6) Invitados Esta pestaña le permitirá seleccionar las personas que serán convocadas a la reunión y que tendrán acceso a la información relacionada con el evento: Existen tres formas distintas de incluir invitados en la convocatoria: 6.1. Directorio: a través de búsquedas en el Directorio podrá encontrar a los usuarios del ECT que pretende invitar a la reunión. Una vez localizados, pulse el icono para incluirlos en la convocatoria. Nota: en caso de que la persona que se pretende convocar no esté registrada en el Directorio, puede optar por incluirla en la convocatoria manualmente mediante la opción Añadir usuario externo. 9

10 6.2. Contactos: al pinchar en esta pestaña se le mostrarán todos los contactos que previamente haya creado en su agenda de Contactos (mediante el módulo Contactos ). Podrá convocar a la reunión a sus contactos pulsando el icono. También podrá añadir todo un grupo de contactos realizando la búsqueda por dicho grupo y pulsando el botón Añadir todos : 6.3. Comunidades: la tercera opción permite convocar a los usuarios en función de la comunidad a la que pertenezcan. De la misma forma que en la opción anterior, una vez se ha filtrado por una determinada comunidad se ofrece la posibilidad de Añadir todos. 10

11 7) Recursos A través de esta pestaña podrá solicitar la reserva de una sala para la reunión (de forma simultánea a la convocatoria de la misma). Localización: seleccione la opción Servicios Centrales. Comunidad: asegúrese de que la comunidad seleccionada en el desplegable es Consejería de Salud. Tipo: elija el tipo de sala que quiere reservar, de entre las siguientes: - Despachos: esta opción está pensada para otras tipologías de dependencias como podrían ser los despachos de los Jefes de Servicios (para más información al respecto, véase el manual Consulta y reserva de salas a través del ECT ). - Otras salas: incluye salas tales como Sala de Formación Agencia o Sala de la 4ª planta del edificio Rentasevilla. - Sala de formación (Sótano): incluye la Sala de Formación ubicada en el sótano de la Consejería de Salud. - Salas de reunión (Planta Baja): incluye las salas de la Consejería ubicadas en la planta baja del edificio Arena I, es decir: Sala de Calidad, Sala de Procesos, Salón de Actos y Salón de Cuadros. - Salas de reunión (Primera Planta): incluye las salas de la Consejería ubicadas en la primera planta del edificio Arena I, es decir: Sala de Salud Pública. - Salas de reunión (Segunda Planta): incluye las salas de la Consejería ubicadas en la segunda planta del edificio Arena I, es decir: Sala de S.G.T. 11

12 La aplicación mostrará todas aquellas salas que se correspondan con las opciones elegidas en los menús: A continuación, pulse sobre el icono Añadir recurso Asegúrese de que la sala aparece en la tabla inferior de la pantalla y en su estado se especifica Pendiente de confirmación de la reunión. 12

13 Si al pulsar sobre el icono Añadir recurso la aplicación mostrase en la pantalla el mensaje de error Ha introducido datos no válidos. Por favor, inténtelo otra vez. El recurso se encuentra ya reservado para la fecha de reunión, significa que la sala seleccionada no está disponible en la fecha y hora de convocatoria de la reunión. En este caso, deberá buscar otra sala. 13

14 8) Disponibilidad Esta pestaña le permitirá consultar la disponibilidad de cada una de las personas convocadas a la reunión. 14

15 9) Confirmar la convocatoria Una vez realizados los pasos descritos (cumplimentar los datos de la reunión, incluir a los invitados y, opcionalmente, reservar la sala), puede proceder a confirmar la convocatoria. Para ello, diríjase de nuevo a la pestaña Datos Reunión y, tras cumplimentar (si no se ha hecho antes) el campo Lugar del evento con el nombre de la sala reservada, pulse el botón Guardar y confirmar : Aparecerá un mensaje indicando La operación ha sido realizada correctamente y una pantalla similar a la que se muestra a continuación: Simultáneamente, el ECT enviará a cada invitado un correo electrónico informando del evento. Dicho correo tendrá el asunto Convocatoria de reunión: [asunto]. Además, se creará un evento en el módulo Agenda de los invitados, que les enviará un recordatorio cuando la reunión esté próxima a celebrarse. Por otra parte, la aplicación realizará automáticamente la solicitud de reserva de la sala especificada (para más información respecto a la reserva de sala, véase el manual Consulta y reserva de salas a través del ECT ). Como puede observar en la pantalla, una vez ha guardado y confirmado la reunión, ésta aparecerá en el módulo Reuniones de su espacio de trabajo (espacio privado de usuario y espacio privado de comunidad) con el estado Confirmado. 15

16 2. GESTIÓN DE LAS REUNIONES A LAS QUE HA SIDO CONVOCADO 1. Autenticación en el ECT Ver paso 1 del proceso 1. CONVOCATORIA DE REUNIÓN. 2. Acceso al módulo de Reuniones Diríjase al módulo Reuniones, por ejemplo, en su propio espacio privado de usuario (siempre y cuando lo haya añadido previamente mediante el botón Añadir portlet ). El módulo presentará un aspecto similar al que se muestra a continuación: Como podrá observar, se muestran todas las reuniones a las que ha sido convocado (y que todavía no han tenido lugar). Nota: personalice las búsquedas con los filtros proporcionados para acotar las reuniones que se muestran; o bien consulte el histórico de reuniones a las que ha sido convocado (seleccionando la opción Todas las reuniones en el filtro Estado y configurando adecuadamente las fechas de inicio y final por las que se van a filtrar). 16

17 3. Gestión de las reuniones Junto a cada convocatoria aparecerán iconos que le permitirán realizar diversas operaciones con dichas reuniones: Significado de los iconos: Ver detalle : permite ver los datos asociados a la reunión. 17

18 Ver invitados : permite consultar los invitados que han sido convocados a la reunión y si han aceptado o rechazado la convocatoria (o si, por el contrario, todavía no han manifestado si van a asistir a la reunión). Además puede consultar la agenda de cada invitado pinchando en la pestaña Disponibilidad y Aceptar y Rechazar : sólo se muestran para aquellas reuniones a las que haya sido convocado por otro usuario. Pulsando uno u otro botón, manifestará su intención de asistir o no a la reunión a la que ha sido convocado. Eliminar : sólo se muestra para aquellas reuniones en las que su usuario sea el convocante. La reunión se borrará y el ECT enviará automáticamente un correo a todos aquellos usuarios que estuvieran invitados anunciando la desconvocatoria de la reunión. El asunto de dicho correo es Desconvocatoria de reunión: [asunto]. Editar : sólo se muestra para aquellas reuniones en las que su usuario sea el convocante. Esta acción le permitirá los datos asociados a la reunión, así como modificar los invitados que han sido convocados o cambiar la reserva de sala. Una vez haya efectuado los cambios deseados, pulse el botón Guardar y confirmar y el ECT enviará automáticamente un correo electrónico a todos los invitados a la reunión con el asunto Modificación de reunión: [asunto] y detallando los cambios que ha sufrido la convocatoria. No puede modificar la fecha o duración de la convocatoria? Para cambiar la fecha de inicio o la duración de una convocatoria es preciso eliminar previamente la sala que se hubiese reservado para dicha reunión. Para ello, diríjase a la pestaña Recursos y pulse el icono Eliminar. 18

19 3. INFORMACIÓN Y AYUDA DEL ECT Recuerde que tiene a su disposición un espacio de ayuda en el que podrá resolver cualquier duda relativa al ECT que le surja. Podrá acceder al espacio de ayuda de dos formas: Mediante el icono "Navegación por comunidades" botón "Público" de la Comunidad "Ayuda ECT"., seleccionando el Copiando en su navegador la siguiente dirección web (preferentemente después de haberse autenticado en el ECT): Problemas con el acceso al ECT? Todas las direcciones web proporcionadas en este documento están pensadas para el caso de que el acceso al ECT se realice desde los Servicios Centrales de la Consejería. Si desease acceder desde la RCJA o desde Internet, dichas URLs serían distintas. Para más información al respecto, consulte el espacio de ayuda: - Si accede desde los SSCC de la Consejería de Salud: - Si accede desde la Red Corporativa de la Junta de Andalucía (RCJA): - Si accede desde fuera de la Red Corporativa de la Junta de Andalucía (RCJA): 19