TECNOLÓGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DEL ORIENTE DEL ESTADO DE MÉXICO. CUADERNILLO DE: CONTABILIDAD FINANCIERA MATERIA IMPARTIDA EN EL SEXTO SEMESTRE

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1 TECNOLÓGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DEL ORIENTE DEL ESTADO DE MÉXICO. CUADERNILLO DE: CONTABILIDAD FINANCIERA MATERIA IMPARTIDA EN EL SEXTO SEMESTRE CARRERA: INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES ELABORADO POR: PROFESOR FERNANDO ARENAS MORENO. LOS REYES LA PAZ ESTADO DE MÉXICO.

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3 INTRODUCCIÓN Este cuadernillo tiene como objetivo ser una guía que permita al estudiante de Ingeniería en Sistemas Computacionales tener un panorama de la importancia y conceptos fundamentales de contabilidad, que le permitirán desarrollar bases de datos o bien programas que contribuyan al aspecto del proceso financiero de una entidad. Es indiscutible que el ámbito de la contabilidad es demasiado amplio, que se relaciona con un sin número de ciencias y técnicas que permiten complementarla. El estudiante debe de comprender que el estudio de las leyes fiscales y mercantiles es importante, para entender la razón de ser de llevar procesos financieros tan estrictos y bajo normas que van más allá, es decir que tiene que ver con Normas de Información Financiera y de Auditoria. Por lo cual tiene que concientizarse que el trabajar en equipo con un contador a la hora de elaborar un proyecto de sistematización de la información financiera es importante. Es fundamental que en el cambio vertiginoso de la tecnología los procedimientos financieros y administrativos se sistematicen por medio de la tecnología computacional, para simplificar procesos y procedimientos, ahorrando recursos. Pero para poder llegar a su automatización es importante conocer las bases bajo las cuales se rigen estos procedimientos. Contabilidad financiera, es una materia importante para la complementación de un profesional de la Ingeniería en Sistemas Computacionales, si este quiere ser realmente competitivo en el mercado laboral. Espero que en el desarrollo simple de los temas se encuentre la facilidad para entender el ciclo contable.

4 ÍNDICE INTRODUCCIÓN I CONCEPTOS GENERALES DE LA CONTABILIDAD Y TEORÍA CONTABLE. 1.1 Conceptos básicos Objetivos. 1.3 Formas de organización Usuarios de la contabilidad. 1.5 Flujo de Información contable. 1.6 Características de la información contable Estructura básica de la teoría contable Conceptos de la información contable UNIDAD II ESTADOS FINANCIEROS 2.1 Importancia Concepto. 2.3 Características. 2.4 Elementos y clasificación. 2.5 Transacciones Pasos para generar información financiera Presentación UNIDAD III REGISTRO DE OPERACIONES 3.1 Importancia Concepto. 3.3 Características. 3.4 Elementos y clasificación Sistemas de registro de mercancías Transacciones Pasos para generar información financiera IV CICLO CONTABLE 4.1 Sistema de Información Financiera Captación, clasificación, registro La hoja de trabajo, asientos de ajuste, de resultados y cierre. 4.4 Elaboración y presentación de los estados financieros V SISTEMAS DE REGISTRO 5.1 Concepto de Inventario, tipos de inventarios, sistemas y métodos de valuación de inventarios. 5.2 Sistemas de registro de inventarios Concepto de capital contable 5.4 Clasificación y características de las acciones Mercado de Valores Utilidades Retenidas Dividendo 5.8 Métodos de análisis CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA

5 I CONCEPTOS GENERALES DE LA CONTABILIDAD Y TEORÍA CONTABLE. Objetivo: Conoce y comprende los conceptos básicos de la contabilidad. 1.1 Conceptos básicos. La contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir, sistemática y estructuralmente, información cuantitativa expresada en unidades monetarias, de las transacciones que realiza una entidad y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, a fin de facilitar a los diversos interesados la toma de decisiones en relación con dicha entidad económica. Se necesita aclarar que la evolución de los principios generalmente aceptados, los ha actulizado a Normas de Información Financiera. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD a) Entidad, identificable, Walt Mart de México. b) Realización, transacciones con otras entidades, Walt Mart realiza transacciones con sus proveedores y clientes. c) Período contable, se refiere al tiempo, Walt Mart tiene que declarar sus impuestos cada vez que se lo solicite la Secretaria de Hacienda y Crédito Público. d) Valor histórico original, se refiere al ajuste de cifras, el dinero cambia de valor por diversos factores económicos como la inflación. e) Negocio en marcha, valores históricos, el negocio debe mostrar movimientos constantes. f) Dualidad económica, Los recursos económicos y las fuentes de esos recursos. g) Revelación suficiente, en forma clara, de donde provienen sus recursos. h) Importancia relativa, los datos deben ser cuantificables e identificables. i) Consistencia, capacidad de los datos para ser comparados. 1.2 Objetivos. La contabilidad es un medio para conocer los resultados y la situación financiera de una entidad y base para la toma de decisiones. 1. Capta operaciones financieras 2. Las registra 3. Produce información 4. En los estados financieros, 5. y... analizados e interpretados, 6. se toman decisiones. 5

6 1.3 Formas de organización. (Warren, Reeve: 2,3) Contabilidad Financiera, THOMSON. Dentro de los diversos tipos de empresas, se encuentran las del sector primario, secundario y terciario, también conocidos como manufactureros o industriales, comerciales y de servicios. Como General Motors, Walmart y Disney respectivamente. Tambien desde otro punto de vista se pueden clasificar en: Empresa individual (o Persona física): es un negocio del que es propietaria una sola persona. Una sociedad: Es propiedad de dos o más personas. Sociedad mercantil: Se organiza de acuerdo con la ley general de sociedades mercantiles como entidad legal independiente. 1.4 Usuarios de la contabilidad. A quienes les interesa la información financiera son a los que interpretan y la utilizan para tomar decisiones, como de invertir en el negocio, comprarle al negocio, prestarle al negocio, administrar el negocio etc. a) Propietarios. b) Administradores. c) Empleados. d) Clientes. e) Acreedores. f) Gobiernos. 1.5 Flujo de Información contable. capital - inversión realización de compras, que se traduce en egresos. proceso de producción o generación de un servicio. Que se traduce en la aplicación de recursos. Pago de mano de obra directa e indirecta. Calculo de costos. Producto terminado o servicio consumido, listo para la venta, generación de ingresos, y la obtención de una utilidad, aumentando el capital y repetir el ciclo. 6

7 1.6 Características de la información contable. La información financiera es útil para la toma de decisiones, por lo cual debe ser veraz, oportuna, confiable y suficiente. Es decir debe cumplir con los requisitos ya mencionados en los principios generalmente aceptados. A de más que la información contable es cíclica, por lo que retroalimenta constantemente a la organización. Esta información está presente principalmente en los estados financieros tienen como objetivo informar sobre la situación financiera de la empresa en una fecha determinada, sobre los resultados de sus operaciones y sobre el flujo de sus fondos. La información que estos estados financieros brindan permite: Evaluar la solvencia y liquidez de la empresa, así como su capacidad para generar fondos. Conocer el origen y las características de sus recursos, para estimar la capacidad financiera de crecimiento. Evaluar los resultados financieros de la administración en cuanto a su rentabilidad. Tomar decisiones de inversión y crédito, lo cual requiere conocer la capacidad de crecimiento de la empresa, su estabilidad y rentabilidad. Los Estados Financieros de una empresa son de gran interés desde el punto de vista interno o de administración de la empresa, así como desde el punto de vista externo o del público en general. Los Estados Financieros principales son: Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados. Estos Estados Financieros interesan a la administración, a los empleados y a los dueños o accionistas, como fuente de información para fijar políticas administrativas y como información de la situación de la empresa. En el ámbito externo, los Estados Financieros interesan a las empresas a quienes se les solicite créditos o aportaciones adicionales de capital, para estudiar y evaluar la conveniencia de su inversión, a los acreedores como fuente de información para estimar la capacidad de pago de la entidad para cubrir créditos y, a las autoridades fiscales al efecto de los impuestos que gravan las empresas. 7

8 1.7 Estructura básica de la teoría contable La contabilidad de la empresa se basa en una balanza en donde la empresa funciona de la siguiente manera: En donde todo lo que tiene la entidad, menos lo que debe, debe ser igual al capital, por lo tanto la suma del pasivo más el capital es igual al activo, por ejemplo, una persona tiene 10 pesos, de los cuales le debe 5 pesos a petra, por lo tanto su capital únicamente son 5 pesos. ACTIVO PASIVO $10.00 $5.00 CAPITAL $5.00 ACTIVO TOTAL $10.00 SUMA DEL ACTIVO MAS CAPITAL $

9 Como se puede observar en el cuadro anterior la balanza se sigue conservando, de ahí parte el principio de la partida doble que a todo cargo le corresponde un abono, el cargo siempre va a la derecha de la balanza y el abono a la izquierda. 1.8 Conceptos de la información contable. La contabilidad financiera es el proceso que culmina con la elaboración de los estados financieros relacionados con la empresa completa para uso de personas interesadas tanto internas como externas. La contabilidad administrativa: es el proceso de identificación, medición, acumulación, análisis, elaboración, interpretación y comunicación de la información financiera que usa internamente la gerencia para planear, evaluar y controlar los recursos de una organización, y asegurar el uso y registro apropiado de dichos recursos. ENTORNO a) Recursos limitados b) Factores de la producción, propiedad privada. c) Las actividades económicas, están conducidas por empresas mercantiles. d) Los bienes se les confían a terceros. e) Todos los bienes se expresan en dinero. CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA. a) Ser útil a los inversionistas y acreedores. b) Ayudar al cálculo de los ingresos de efectivo. c) Estar relacionada con los recursos económicos de toda la empresa. (Accionistas). Objetivos: 1) datos útiles para la toma de decisiones sobre inversiones y créditos. 9

10 2) Datos útiles para estimar las perspectivas de los flujos de efectivo. 3) Los recursos y sus compromisos. 4) La información debe ser útil a las autoridades hacendarias. Esta información permite: a) Coordinar las actividades b) Captar, planear, medir y controlar las operaciones diarias. c) Estudiar las fases del negocio. d) Ser útil. También nos permite responder a ciertas preguntas: 1) Está obteniendo el negocio un rendimiento razonable? 2) Tiene la empresa problemas en alguna de sus fases? 3) La estructura financiera tiene liquidez? 4) Cuáles su generación de fondos? 5) Cómo ha sido financiado el activo? 6) Tiene la empresa excesos de inversión en cuentas por cobrar, inventarios o planta y equipo? 7) Cuál es la política de valuación de los terrenos, planta y equipo y su depreciación? Etc. En la siguiente unidad se verán cada una de las cuentas involucradas con la información financiera y sus características. 10

11 UNIDAD II ESTADOS FINANCIEROS Objetivo: Explicará la importancia del estado de situación financiera en el proceso de toma de decisiones. Describirá el concepto de estado de situación financiera, sus características y elementos que lo integran. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA. Los estados financieros llevan una serie de requisitos básicos como son: Encabezamiento con el qué, Quién y cuándo. Contenido de Los estados Contenido principal Descriptivo Numérico Nombres y firmas responsables del Documento. 2.1 Importancia Su importancia radica, en que este documento financiero nos muestra el activo, pasivo y capital de una entidad, con los cuales se puede interpretar su situación actual en cuanto a sus recursos a una fecha determinada. 2.2 Concepto. Es el documento financiero que nos muestra la situación financiera de una empresa a una fecha determinada. 2.3 Características. a) Muestra el activo, pasivo y capital. b) Se realiza a una fecha determinada. c) Se presenta en cinco columnas, donde se colocan las cifras de acuerdo a su clasificación, como se mostrara a continuación. 2.4 Elementos y clasificación. 1. Todas las cuentas de activo, inician con un cargo, y siempre van aumentar del lado izquierdo y van a disminuir del lado derecho es decir el abono. 11

12 2. Todas las cuentas de pasivo inician con un abono, y aumentan del lado derecho y disminuyen del lado del cargo. Pero que son esas cuentas que aumentan y que disminuyen, bueno en primera instancia el activo se divide por su grado de disponibilidad en el tiempo, y el pasivo por su grado de obligatoriedad, como diría Lara Flores, por lo tanto tenemos: ACTIVO CIRCULANTE Bienes y derechos que se pueden hacer efectivos en el corto plazo. FIJO Bienes y derechos que solo se pueden hacer efectivos en el largo plazo. DIFERIDO Bienes y derechos que se adquieren por su pago anticipado. PASIVO CIRCULANTE Deudas y obligaciones que se tienen que cubrir en el corto plazo. FIJO Deudas y obligaciones que se tienen que cubrir en el largo plazo. DIFERIDO Obligaciones que se adquieren al haber recibido un pago anticipado. Cuadro No 1 Clasificación del activo y pasivo. Elaboración propia. 2.5 Transacciones. Activo circulante Caja: Es todo el efectivo que tiene la empresa para funcionar. Aumenta cuando se le paga a la empresa en efectivo o recibe efectivo y disminuye cuando se paga en efectivo, o egresa efectivo. Bancos: Se refiere a todo el saldo a favor que se tiene depositado en el banco, aumenta cuando se le hacen depósitos a favor de la empresa, disminuye cuando se expiden cheques para hacer pagos. Clientes: Son las personas que le deben por concepto de mercancías a crédito a la empresa, aumenta cada vez que un cliente debe a la empresa mercancía a crédito, y disminuye por los pagos hechos por el cliente. 12

13 Deudores diversos: son personas que le deben a la empresa por un concepto diferente al de mercancías. Aumenta cada vez que le deban a la empresa por un concepto diferente al de mercancías y disminuye por los pagos que realicen a la empresa. Documentos por cobrar: Estas existen cuando le deben a la empresa y le garantizan el pago con un documento. Aumenta cada vez que le garantizan el pago con un documento y disminuye por el pago parcial o total del documento. Almacén: Se refiere a la existencia de mercancía, aumenta cada vez que se compre o devuelvan mercancía los clientes, y disminuye por la mercancía que se venda o se devuelva a los proveedores. IVA acreditable: Es la tasa del 16% que se paga cada vez que se realiza una compra. Aumenta cada vez que se realiza una compra, disminuye por la devolución parcial o total de la compra. Activo Fijo Maquinaria y equipo, equipo de reparto, herramientas, mobiliario y equipo, equipo de cómputo etc. Todos ellos aumentan por su compra y disminuyen por la venta de alguno. Terrenos: es de activo fijo, pero a diferencia de los ya mencionados no sufre una depreciación, si no una reevaluación. La depreciación: es el desgaste que sufre un activo fijo por el tiempo y obsolescencia. La re evaluación: Es el aumento de valor que sufren los terrenos dados los servicios y la urbanización. Activo diferido Rentas pagadas por anticipado: Se paga anticipadamente el derecho de ocupar un espacio, aumenta por el monto del pago que se realiza y disminuye por el transcurso del tiempo en que se va extinguiendo ese derecho. Intereses pagados por anticipado: Dentro de las transacciones financieras cuando se pagan sobre una deuda intereses anticipadamente, estos se van consumiendo conforme pase el tiempo, es decir se van difiriendo. Pasivo circulante 13

14 Proveedores: son aquellos a los que se les debe por un concepto de mercancías a crédito. Acreedores diversos: Son aquellos que se les debe por un concepto diferente al de mercancías a crédito. Documentos por pagar: Se da cuando se garantiza el pago de una deuda con un documento, ya sea una letra de cambio o un pagare. Iva por pagar: es el impuesto que se da al realizar una transacción de venta a una tasa del 16%. Pasivo Fijo Hipotecas por pagar: deuda a largo plazo garantizando el pago con un edificio o terreno. Documentos por pagar a largo plazo: Deudas a más de un año garantizando su pago con un documento. Pasivo diferido Rentas cobradas por anticipado: Se tiene la obligación de prestar un inmueble por cierto tiempo hasta la extinción de la renta anticipada. Intereses cobrados por anticipado: Se tiene la obligación de prestar cierta cantidad de dinero hasta que los intereses se extingan. Son las cuentas que principalmente se manejan en las transacciones que tienen que ver con el estado de situación financiera. 2.6 Pasos para generar información financiera. Transacciones financieras compras y ventas Patrimonio Formularios, facturas, notas de remisión. Registro de inversión inicial. Registro de datos. Aplicación de recursos. 14

15 La generación de la información financiera como se muestra en el cuadro anterior inicia en las operaciones diarias, en la compra y venta, y la aplicación de sus recursos. De esta forma se tienen que ir registrando de manera que permitan tomar decisiones, sobre los aspectos monetarios de la entidad. 2.7 Presentación. El estado de situación financiera, se presenta en 5 columnas, en la primera se coloca conforme a su clasificación cada una de las cada una de las cuentas de activo y pasivo. En la tercera columna las cifras correspondientes, en la cuarta columna la suma de cada rubro, por ejemplo la suma del activo circulante, y en la quinta columna el total del activo y pasivo. Y su respectiva diferencia que es el capital. FORMA DE CUENTA Activo circulante total fijo total Diferido Total TOTAL Pasivo circulante Total Fijo Total Diferido Total TOTAL CAPITAL X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 15

16 Otra forma de presentarlo en forma de reporte, aquí solo se utilizan tres columnas a continuación se muestra un ejemplo. Activo Pasivo Clientes Doc. X pagar Almacén Proveedores mobiliario Maquinaria Capital

17 UNIDAD III REGISTRO DE OPERACIONES Objetivo: Comprenderá la importancia del estado de resultados como generador de información financiera para la toma de decisiones la planeación estratégica y económica. Estado de resultados 3.1 Importancia. El estado de resultados nos muestra las ventas y los costos, y por lo tanto su diferencia que puede resultar en utilidad o pérdida para la empresa. Las organizaciones pueden visualizar la rentabilidad de su negocio y como están aplicando sus recursos en base a los costos contra sus utilidades, a si como sus ingresos. Es importante para las organizaciones determinar en base a sus ventas, si han abarcado una mayor cantidad de mercado, y comparándose con la competencia, si son lideres en el mercado o en que lugar se encuentran. 3.2 Concepto. Es el documento financiero que nos muestra la situación financiera de una entidad en un periodo determinado. 3.3 Características. El estado de resultados equivale al medio técnico para proporcionar la información financiera. Y deben contener: Veracidad razonable: debe basarse en hechos palpables y reales. Objetividad: debe dar resultados que sean medibles razonablemente. Suficiencia: Los datos deben estar bien fundamentados. Comparabilidad: los datos que contengan los documentos financieros deben poder comparase con otras cifras de empresas similares. Claridad: los datos no deben dejar lugar a dudas de fraude. a) Se presenta en un periodo determinado. b) Muestra la situación de las ventas, el costo de ventas y la utilidad sobre ventas. c) Nos muestra el nivel del inventario inicial y final. 17

18 3.4 Elementos y clasificación. El estado de resultados contiene los siguientes elementos en su respectivo orden. Ventas totales: Entregada a los clientes, en efectivo o a crédito. Devoluciones s/ventas: lo que los clientes devuelven porque no les satisface. Rebajas s/ventas: bonificaciones en el precio de venta. Descuentos s/ventas: es una rebaja por pronto pago y es una subcuenta de gastos financieros. Compras: mercancía adquirida al contado o a crédito. Gastos de compra: Todos los gastos que se realizan para que la mercancía adquirida llegue a su destino. Devoluciones s/compras. Mercancía devuelta a los proveedores. Rebajas s/compras: las bonificaciones que hacen los proveedores s/precio de compra. Descuentos s/compras: son las bonificaciones que nos concede el proveedor por pronto pago, es una subcuenta de productos financieros. Inventario inicial. Es la existencia de mercancía que se tiene al principio del ejercicio. Inventario final: es la existencia de mercancía al final del ejercicio. Gastos de venta o directos: Son todos los gastos que tienen relación directa con el volumen de ventas. Gastos de administración o indirectos: se refieren a los que tienen que ver con la dirección y administración. Gastos y productos financieros: las pérdidas y utilidades que provienen de operaciones que constituyen la actividad o giro de la empresa. Otros gastos y productos: perdidas o utilidades, que provienen de operaciones eventuales de la organización. Ventas netas: ventas totales dev/ventas reb/ventas Compras totales o brutas: compras totales + gastos de compra. Compras netas: compras totales dev/compras reb/compras 18

19 Costo de lo vendido: inventario inicial + compras netas inventario final. Utilidad s/ventas: ventas netas costo de lo vendido Primera columna: compras, gastos de compra, dev y reb/ compras. Segunda columna: dev/ventas, reb/ventas y compras totales Tercera columna: ventas totales, inventario inicial, compras netas y inventario final. Cuarta columna: ventas netas, costo de ventas y utilidad o pérdida Gastos de operación: Son los que nos permiten realizar las actividades diarias dentro de la organización. GO = Gastos de venta + gastos de administración + gastos financieros - productos financieros + gastos Utilidad de operación = Utilidad bruta gastos de operación Utilidad neta entre otros gastos y productos = Otros productos Otros gastos Utilidad líquida del ejercicio: Utilidad de operación o + resultado de otros gastos 3.5 Sistemas de registro de mercancías. Existen dos tipos de sistemas: el analítico e inventarios perpetuos. El sistema global considera las siguientes cuentas ya explicadas en el tema anterior: Ventas, devoluciones sobre ventas, rebajas sobre ventas, compras, devoluciones sobre compras, rebajas sobre compras, Inventario inicial e inventario final. La desventaja de este método es que se tiene que realizar al final del ejercicio un inventario físico, para saber el su saldo final y poder determinar el costo de ventas. El sistema de inventarios perpetuos, con este sistema en cualquier momento podemos determinar el inventario final y por lo tanto el costo de ventas. SISTEMA DE INVENTARIOS PERPETUOS ALMACEN Por el importe del inventario inicial de mercancías Por la compra de mercancías Por el costo de mercancía vendida Por las devoluciones que se hacen en relación a las compras de mercancías 19

20 Por las devoluciones de ventas de mercancías al costo Por el importe de las rebajas sobre compra de mercancías Saldo Es deudor y representa la existencia de mercancías en almacén a precio de costo. COSTO DE VENTAS Del costo de la mercancía vendida Por el costo de las devoluciones sobre ventas Por el traspaso a pérdidas o ganancias. Saldo Es deudor y representa el costo de ventas de la mercancía. VENTAS Por las devoluciones que se reciben sobre ventas hechas con anterioridad Por el importe de las ventas brutas de mercancías Saldo: Por el importe de las rebajas y/o bonificaciones que se hagan sobre las ventas Por el traspaso a pérdidas o ganancias. Acreedor y representa el importe de las ventas neta 3.6 Transacciones. En el siguiente ejercicio podemos observar claramente la aplicación de este sistema, así, como la elaboración del estado de resultados y el estado de situación financiera. 1. El 5 de mayo la Cía W S.A. inicia sus operaciones con los siguientes saldos: bancos *Almacén El 6 de mayo compramos a crédito al proveedor Teneria Elegante 250 chamarras a $ c/u más IVA. 3. El 8 de mayo devolvemos al proveedor Teneria Elegante 50 chamarras por estar en mal estado. 4. El 10 de mayo vendemos a crédito 125 chamarras al cliente El palacio de Hierro a $ c/u más IVA. 5. Registrar el costo de venta de la operación anterior. 20

21 6. El 12 de mayo el cliente El palacio de Hierro nos devuelve 25 chamarras por estar en mal estado. 7. El 15 de mayo El Palacio de Hierro nos paga el adeudo que tenía con nosotros y lo depositamos en cuenta bancaria. 8. El 18 de mayo le pagamos a nuestro proveedor Tenería elegante el adeudo que teníamos con ellos para lo cual extendemos un cheque. Iva bancos Almacén acreditable Proveedores Ventas Iva por pagar Clientes Costo de ventas

22 Capital ESTADO DE RESULTADOS CUENTAS VENTAS NETAS COSTO DE VENTAS UTILIDAD SOBRE VENTAS BALANCE GENERAL CUENTAS AC BANCOS ALMACEN IVA ACREDIT ACTIVO T PAC IVA POR PAGAR TTAL PASIVO CAPITAL

23 3.7 Pasos para generar información financiera. Transacciones financieras compras y ventas Gastos Formularios, facturas, notas de remisión. Registro de gastos de operación, gastos financieros y otros gastos. Registro de ventas compras y devoluciones, a simo del costo de ventas Consideración de la depreciación, impuestos y amortización. Al igual que el estado de situación financiera, la generación de la información inicia con las transacciones diarias, y sus registros correspondientes, acumulando la depreciación y la amortización que va afectar la utilidad, y al final del ejercicio, ayuda a determinar el monto del impuesto. 23

24 IV CICLO CONTABLE Objetivo: Conocerá el ciclo contable como un proceso ordenado que comprende desde la captación de la información relativa a las operaciones realizadas por un negocio, hasta la elaboración de los Estados Financieros. 4.1 Sistema de Información Financiera La información financiera es información que produce la contabilidad indispensable para la administración y el desarrollo de las empresas y por lo tanto es procesada y concentrada para uso de de la gerencia y personas que trabajan en la empresa. La necesidad de esta información hace que se produzcan los estados financieros. La información financiera se ha convertido en un conjunto integrado de estados financieros y notas, para expresar cual es la situación financiera, resultado de operaciones y cambios en la situación financiera de una empresa. 1. Comienza con el registro de las operaciones diarias, registrando las operaciones en el libro diario. Como se muestra en el próximo ejemplo: Distribuidoras de acero S.A., inicia el 1º de enero del 2003 con los siguientes datos: Activo Pasivo Clientes Doc. X pagar Almacén Proveedores mobiliario maquinaria Capital ) El 2 de enero vende a crédito $ de mercancía, cobrando el IVA del 15% a la factura ) El 7 de enero vende $ de mercancía en efectivo, cobrando el IVA del 15% en la factura ) El 12 de enero compra $ de mercancía a crédito, pagando un IVA del 15%, con el número de factura ) El 20 de enero presta $10,000 en efectivo, por lo cual le firman una letra de cambio, número

25 5) El 27 de enero compra $ 2000 en efectivo de papelería y útiles, pagando el IVA del 15%, en la factura ) El 30 de enero le prestan ala empresa en efectivo $100,000 por le que se firma un pagaré con número LIBRO DE DIARIO DEL 1 AL 30 DE ENERO DEL 2003 MOVIMIENTOS FOLIO FECHA CONCEPTO CUENTA DEBE HABER 1 02-Ene VENTA DE ALMACEN MERCANCIA CLIENTES A CREDITO IVAXPAGAR FACTURA Ene VENTA DE ALMACEN MERCANCIA CAJA EN EFECTIVO IVAXPAGAR FACTURA Ene Compra de mercancía proveedores a crédito factura 0355 Almacén IVA ACREDITABLE Ene préstamo en efectivo Caja letra de cambio 0033 Docxcobrar Ene Compra de papelería papelería y útiles 2000 y u. En efectivo fact Caja 2300 iva acreditable Ene préstamo en efectivo a la Caja empresa, pagare 0068 Docxpagar

26 4.2 Captación, clasificación, registro. Sistemas de pólizas de tres registros 1. Registro de pólizas de diario. Se deben registrar las operaciones que se denominan virtuales; es decir que no tienen movimiento de entrada y salida de efectivo. 2. Registro de pólizas de entrada de caja. En estas sólo registramos las entradas de caja; es decir, los ingresos, como son cobros a clientes por ventas. 3. Registro de pólizas de salidas de caja. Todas las salidas de caja, por pagos. Pólizas de egreso o de cheque. A continuación se muestra en el esquema. Operación diario Operación entrada Operación salida Póliza diario Póliza ingreso Póliza egreso auxiliares Registro De pólizas Libro diario Libro mayor Inventario balances auxiliares FORMATO DE PÓLIZAS. cuenta subcuenta nombre parcial debe haber sumas iguales concepto Hecho por Revisado Autorizado Auxiliares Diario fecha póliza 26

27 4.3 La hoja de trabajo, asientos de ajuste, de resultados y cierre. La hoja de trabajo es un resumen contable, es decir, un recurso o accesorio, un papel de contabilidad utilizado por los contadores para reunir en ella toda la información contable de las actividades realizadas por la empresa durante un período determinado. Su uso no es obligatorio ni del todo indispensable dentro del registro de las operaciones contables, pero es un instrumento que facilita la preparación de los ajustes y ordenar la información para la elaboración de los estados financieros. La hoja de trabajo en una herramienta de carácter interno, sólo es de uso y manejo del contador para hacer un ordenamiento lógico de los datos, no es para uso de la gerencia ni para ser publicada. Estructura de la hoja de trabajo: Tiene una estructura muy sencilla en cuanto a su diseño, comprende varios pares de columnas que varían en número según la naturaleza de la empresa o actividad económica a la cual se dedique. Aquí nos referimos a una hoja de trabajo estándar para una empresa comercial. Es común en toda hoja de trabajo un encabezamiento donde se indica: Nombre de la empresa, El nombre expreso de Hoja de Trabajo. El período del ciclo contable que cubre. La estructura de una hoja de trabajo estándar para una empresa comercial, comprende: Una columna para escribir el nombre de las cuentas Seis secciones, con par de columnas cada una para los correspondientes débitos y créditos, con la siguiente discriminación: Sección 1: Balanza de Comprobación. Sección 2: Ajustes. Sección 3: Balanza de Comprobación Ajustado. Sección 4: Estado de Pérdidas y Ganancias. Sección 5: Balance General. Pasos para elaborar una hoja de trabajo Escriba el encabezamiento de la hoja, luego el título de cada uno de las seis secciones, con sus respectivos DEBE y HABER, balance de comprobación, ajustes, balance ajustado, costo de ventas, pérdidas y ganancias y el balance general. Escriba el nombre de las cuentas y anote sus saldos en la sección del balance de comprobación, asegúrese de registrar los saldos deudores en la columna del DEBE y los saldos acreedores en la columna del HABER. Hecho esto, procesa a sumar ambas columnas, use para ello la función suma de la hoja electrónica. 27

28 Una vez terminada la sección del balance de comprobación se estudia cada uno de los saldos de las cuentas y se juzga se expresan la realidad, es decir, si muestran la verdadera situación financiera y los resultados reales, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados (NIF). Al analizar cada cuenta del balance de comprobación, encontraremos saldos no actualizados que no representan la realidad, aun cuando sean saldos correctos desde el punto de vista matemático, ante estos casos procedemos a realizar el ajuste correspondiente para sincerar esos valores originales y lograr que las cuentas expresen información actualizada, mas apegada a la realidad de los hechos financieros. En la segunda sección de la hoja de trabajo se anotan los ajustes que sean necesarios y se preparan de modo que se facilite su posterior registro en el libro diario general. Si los ajustes originan cuentas que no están en el balance de comprobación original, ellas pueden agregarse debajo del listado del balance inicial. Tenga especial cuidado de identificar cada ajuste con un color para relacionar su respectivo cargo y abono, esto facilitará la revisión y comprobación en caso de error, así como el posterior traslado al libro diario. Al terminar la anotación de los ajustes sume cada columna, el total de la columna de los débitos debe ser igual al total de la columna de los créditos. Al terminar la sección de los ajustes, pase a la sección del balance de comprobación ajustado. En esta tercera sección se consolidan los montos de las secciones anteriores, traslade aquí el monto de cada cuenta del balance de comprobación, arrastrando las cifras que aparezcan en la sección de ajustes. Sume o reste según sea el caso, y tenga cuidado de anotar el resultado en la columna del DEBE si el saldo es deudor o en la columna del HABER si el saldo es acreedor. Tenga siempre presente que el saldo deudor del balance de comprobación se suma con el respectivo cargo hecho en la sección de ajustes, el saldo acreedor del balanza de comprobación se suma con el respectivo abono hecho en la sección de ajustes, por el contrario, se resta saldo deudor de la balanza de comprobación menos el abono respectivo efectuado en la sección de ajustes. Igualmente se resta saldo acreedor de la balanza de comprobación menos el respectivo cargo realizado en la sección de ajustes. Los saldos de las cuentas que no han sufrido ajustes se trasladan a las correspondientes columnas del balance de comprobación ajustado, con los montos originales que contiene el balance de comprobación inicial. Comience el procedimiento con la primera cuenta de la hoja de trabajo y continúe, línea por línea hasta que haya pasado todas las cuentas a las columnas de la sección del balance ajustado. 28

29 El quinto paso a seguir para preparar la hoja de trabajo de una empresa comercial, corresponde al cálculo del costo de ventas. En la columna del DEBE se anota el monto del inventario inicial de mercancías, las compras, fletes en compras y cualquier otro gasto en compras, en la columna del HABER se anota el monto de las devoluciones, descuentos y rebajas en compras, si existen, y el inventario de mercancías final. Se totaliza cada columna y se advierte que el resultado de las sumas no son iguales, la suma de la columna del DEBE es mayor que la suma de la columna de HABER. La diferencia entre estas cifras constituye el costo de ventas, el cual se anota debajo del monto obtenido en la columna del HABER para cuadrar la sección. Este monto se traslada también al debe de la sección siguiente. El sexto paso es para completar la sección de pérdidas y ganancias. Anote en la columna del DEBE el costo de ventas determinado en la sección anterior. A la columna del HABER se trasladan los montos de las cuentas de ingresos. Hecho esto, se procede a totalizar ambas columnas del mismo modo que en la sección anterior. Se encontrará una discrepancia entre los dos resultados, esa diferencia equivale al resultado económico alcanzado durante el ciclo económico. Si el total del haber es mayor que la del debe el resultado se denomina UTILIDAD DEL EJERCICIO, en caso contrario, DEBE mayor que HABER, el resultado se llama PÉRDIDA DEL EJERCICIO. Con el propósito de cuadrar las sumas de ambas columnas, el resultado obtenido, bien sea UTILIDAD O PÉRDIDA, se agrega en la columna que tenga menor monto, con el correspondiente señalamiento en la lista de cuentas de si se trata de una UTILIDAD o una PERDIDA. Este monto se traslada a la sección de Balance General, al DEBE si es PERDIDA, al HABER si es UTILIDAD. El séptimo paso consiste en trasladar a la sección del balance general todas las cuentas reales y las de valuación. En la columna del DEBE se anotan los montos de las cuentas de activo y la de PÉRDIDA DEL EJERCICIO y cuenta personal si fuera este el caso, NO OLVIDE LA CUENTA DE INVENTARIO DE MERCANCIAS FINAL, en la columna del HABER se registran los montos de las cuentas de pasivo, capital y valuación de activos, así como también la UTILIDAD DEL EJERCICIO, si este fuere el caso. La Hoja de Trabajo se concluye con la totalización de los saldos de ambas columnas de esta sección, los cuales deben arrojar sumas iguales. Referencia:( contable.html). (s/f). 29

30 4.4 Elaboración y presentación de los estados financieros. En temas anteriores ya se ha visto claramente como se deben presentar los estados financieros, y estos a su vez deben de cumplir con las normas de información financiera establecidas. ( ESTADOS%20FINANCIEROS.htm) (s/f) Los Estados Financieros condensan la información económica relativa a la empresa. La presentación de los estados financieros requiere la verificación de detalles básicos para el correcto cumplimiento de sus fines, los cuales están contenidos en el encabezamiento y en el cuerpo de los mismos. Los Estados Financieros deben presentarse con un encabezamiento, señalando el nombre de la empresa a la que se refiere, así como una breve descripción de lo que muestra o contiene y la fecha o el período que cubren. Por su parte, el cuerpo debe mostrar las partidas correctamente agrupadas o clasificadas, y con denominaciones que no produzcan confusión o lleven a engaño a quienes leen los Estados Financieros. Deberá cuidarse, de que la terminología utilizada sea comprensible, tomando en cuenta quienes serán los lectores de los Estados Financieros. La información se muestra en unidades monetarias, siendo recomendable que indique el tipo de moneda en que está expresada. Ejemplo de Balance General BALANCE GENERAL DE CPG AL 31 DE DICIEMBRE VARIACION ACTIVO Efectivo y Valores negociables 100,0 120,0 20,0 Cuentas po Cobrar 50,0 60,0 10,0 Inventarios 150,0 180,0 30,0 Total Activo Corriente 300,0 360,0 60,0 Propiedades, planta y equipo 400,0 490,0 90,0 Depreciación acumulada (100,0) (130,0) (30,0) Activo Fijo Neto 300,0 360,0 60,0 Activos Totales 600,0 720,0 120,0 PASIVO Y PATRIMONIO Cuentas por pagar 60,0 72,0 12,0 Deuda de corto plazo 90,0 184,6 94,6 Total Pasivo Corriente 150,0 256,6 106,6 Deuda de largo plazo 150,0 150,0 0,0 Total Pasivo 300,0 406,6 106,6 Capital de los accionistas 200,0 200,0 0,0 Utilidades retenidas 100,0 113,4 13,4 Total Patrimonio 300,0 313,4 13,4 30 Total Pasivo y Patrimonio 600,0 720,0 120,0

31 Ejemplo de Estado de Resultados ESTADO DE RESULTADOS DE CPG Ventas 200,0 Costo de los bienes vendidos (110,0) Utilidad Bruta 90,0 Gastos generales, de ventas y administrativos (30,0) Utilidad de Operación 60,0 Gastos financieros (21,0) Utilidad antes de impuestos 39,0 Impuestos (15,6) Utilidad Neta 23,4 Asignación de dividendos (10,0) Utilidades Retenidas 13,4 ( eros&aq=o&aqi=g1&aql=&oq=) 31

32 UNIDAD V SISTEMAS DE REGISTRO. Objetivo: Identificará los tipos de Inventarios y los métodos que existen para su valuación. Conocerá el concepto de Capital Contable. Explicará que son las acciones y su clasificación. Identificará lo que es un mercado de valores. Conocerá que son los dividendos y las utilidades retenidas. 5.1 Concepto de Inventario, tipos de inventarios, sistemas y métodos de valuación de inventarios. Los inventarios se refiere a la existencia de mercancía, o producto listo para la venta; de aquí los inventarios pueden ser de materia prima, productos en proceso y producto terminado. Cuando se hablo del estado de resultados, ya mencionamos el sistema global y del sistema de inventarios perpetuos. Independientemente del sistema que se utilice, las mercancías se pueden registrar por el método de primeras entradas, primeras salidas PEPS, o el método de últimas entradas primeras salidas UEPS, o bien el método de precio promedio. 5.2 Sistemas de registro de inventarios. Ultimas entradas primeras salidas Cada vez que entra al almacén un lote de artículos, se evalúan al precio de compra y cuando salen del almacén el valor que se les da, es el que corresponde de la última entrada hasta agotar este lote y a sí sucesivamente deberán irse agotando los lotes o grupos de los artículos. 1. El 2 de enero se compran a crédito a Electrónica del sur, S.A. 100 radios Z 45 de $60 c/u más IVA. 2. El 4 de enero se compran a crédito a a Electrónica del Sur, S.A. 200 radios Z 45 a $70 c / u más IVA. 3. El 6 de enero se compran a crédito a Electrónica del sur, S.A. 150 radios Z 45 a $80 c /u más IVA. 4. El 8 de enero se venden a crédito a comercializador, S.A. 100 radios Z 45 a $300 c /u más IVA 5. El 12 de enero se venden a crédito a Comercializador S.A. 300 radios Z 45 a $280 c/ u más IVA. 32

33 Tarjeta de almacén Artículo radios clave del artículo Z 45 Almacén Casillero No. Unidad Pieza Límites Fecha Mínimo Máximo Fecha Mínimo Máximo Revisados en: Unidades costos valores Fecha Ref. No. entradas salidas existencias Unitario Med. debe haber saldo 02-Ene Ene Ene Ene Ene El sistema de primeras entradas primeras salidas consiste en registrar siempre la primera mercancía Precio promedio Este procedimiento se enfoca a la determinación del promedio en precios de los artículos existentes en el almacén. Cada vez que se da la entrada o salida de un artículo en el almacén, se deberá sacar el costo unitario promedio. Dividiendo el importe total del saldo de valores entre el número total de unidades en existencia. Ejemplo 1. El 2 de marzo compramos a crédito al proveedor importaciones técnicas 100 calculadoras xs400 con un costo unitario de $100 más IVA. 33

34 2. El 16 de marzo compramos a crédito al proveedor importaciones técnicas 50 calculadoras xs400 con un costo unitario de $130 más IVA. 3. El 22 de marzo se venden a crédito a Comercializadores del centro 70 calculadoras xs400 a $200 c/u más IVA. 4. El 6 de abril se compran a crédito a importaciones técnicas 200 calculadoras xs400 con un costo unitario de $145 más IVA. 5. El 10 de abril se venden a crédito a Comercializadores del centro 190 calculadoras xs400 a $210 c/u más IVA. Tarjeta de almacén Artículo Calculadoras clave del artículo Xs400 Almacén Casillero No. Unidad Pieza Límites Fecha Mínimo Máximo Fecha Mínimo Máximo Revisados en: Unidades costos valores Fecha Ref. No. entradas salidas existencias Unitario Med. debe haber saldo 02-marzo marzo marzo abril abril El sistema UEPS, igual que los otros sistemas de registro se maneja, la diferencia radica en que la última mercancía que entro es la que sale para la venta. 34

35 5.3 Concepto de capital contable Qué es el Capital Contable? Es el derecho de los propietarios sobre los Activos Netos que surge por aportaciones de los dueños, por transacciones y otros eventos o circunstancias que afectan una entidad, el cual se ejerce a través de un reembolso o una distribución. Por su origen el CC está constituido por Capital Contribuido y Capital Ganado, o Déficit en su caso. El Capital Contribuido se forma de las aportaciones de los dueños y las donaciones recibidas por la empresa, así como el ajuste a estas partidas por la repercusión de los cambios en los precios del mercado. El Capital Ganado corresponde al resultado de las actividades operativas de la entidad y de otras circunstancias que le afecten. El ajuste que se haga por la repercusión de los cambios en los precios deberá formar parte del mismo. Por lo general el Capital Contable debe incluir cuando menos los siguientes conceptos: Capital Contribuido: Capital Social Aportaciones para futuros aumentos de capital Prima en venta de acciones Donaciones Capital Ganado (Déficit) Utilidades retenidas, incluyendo las aplicadas a reservas de capital. Pérdidas acumuladas Exceso o insuficiencia en la actualización del capital contable. Qué es el Capital Social? El Capital Social se representa por títulos que han sido emitidos a favor de los accionistas o socios como evidencia de su participación en la sociedad o entidad. El exceso o insuficiencia en la actualización del CC está representado principalmente por el resultado de la tenencia de activos no monetarios. (Boletín A-11) Existen dos criterios de mantenimiento de CAPITAL: 35

36 Financiero: Se trata de conservar una cantidad determinada de poder adquisitivo. Físico. Se trata de conservar una capacidad operativa determinada. Entre muchos aspectos que establece el B-10 debe aplicarse el criterio de mantenimiento financiero del capital, el resultado por la tenencia de activos no monetarios, forma parte del Capital Ganado. 5.4 Clasificación y características de las acciones. (Jesús Dacio Villarreal Samaniego, Biblioteca Virtual) Las acciones comunes son activos financieros negociables sin vencimiento que representan una porción residual de la propiedad de una empresa. Una acción común da a su propietario derechos tanto sobre los activos de la empresa como sobre las utilidades que esta genere, así como a opinar y votar sobre las decisiones que se tomen. Como financiamiento representan la fuente de recursos más costosa para una compañía. A continuación se especifican estos y otros aspectos importantes que las empresas deben considerar al emplear estos instrumentos como fuente de financiamiento a largo plazo. Características de las Acciones Comunes Los propietarios de una empresa son tanto los accionistas preferentes como los accionistas comunes. Como los acreedores y los accionistas preferentes en ese orden tienen derechos prioritarios sobre los accionistas comunes, son estos últimos quienes asumen el mayor riesgo dentro de la empresa y, por lo tanto, quienes tienen un mayor rendimiento requerido sobre el dinero que invierten en ella. Las acciones comunes proporcionan a sus propietarios responsabilidad limitada en la empresa. Esto significa que el accionista común como propietario de la empresa no puede perder una cantidad mayor a su aportación económica a la sociedad y que sus bienes personales no están en riesgo en caso de que la empresa se vea en dificultades financieras. Desde luego, como propietarios de la empresa los accionistas comunes tienen derecho a opinar y a decidir sobre las decisiones que se tomen; esto es, tienen derecho a voz y voto. A este derecho se le conoce como derecho de votación. Los accionistas comunes eligen alguna decisión propuesta sobre la base de voto por 36

37 mayoría. Algunas empresas usan el voto mayoritario para elegir a la asamblea de directores. El derecho de prioridad (o preventivo) les permite a los accionistas mantener su proporción de la participación en la propiedad de la empresa cuando se emiten nuevas acciones comunes. Estos derechos de prioridad tienen la finalidad de evitar que los gerentes puedan transferir la propiedad y el control de la empresa a un grupo externo de inversionistas o incluso a los mismos gerentes cuando, por ejemplo, se sabe que los actuales accionistas están inconformes con el desempeño del equipo gerencial y hay riesgo de despido. Las acciones comunes otorgan a su propietario el derecho a los dividendos; no obstante, la empresa no tiene obligación legal alguna de pagar dividendos. Esto es, si por uno u otro motivo la empresa decide que no pagará dividendos, los accionistas comunes no pueden ejercer alguna acción legal para forzar a la empresa a distribuir tales dividendos. Desde el punto de vista de la empresa, debido a esta libertad y variabilidad en el pago de dividendos no se genera ningún tipo de apalancamiento financiero cuando se emplea capital común como fuente de fondos. Finalmente, los accionistas comunes tienen el derecho de revisión en lo referente al verificación y análisis de los estados financieros de la empresa. Acciones Preferentes Las acciones preferentes son un instrumento financiero híbrido, ya que tienen rasgos que las asemejan tanto a las obligaciones que ya se expusieron como a las acciones comunes, que se explican más adelante en este mismo capítulo. Para comenzar esta sección se presentan algunas de las principales características de las acciones preferentes. Características de las Acciones Preferentes Estos instrumentos financieros son en realidad poco utilizados por las empresas y cuando se usan tienen el fin de reducir la razón deuda a capital sin perder la posibilidad del apalancamiento. Las acciones preferentes habitualmente tienen un valor a la par y se emiten con un precio cercano a dicho valor; sin embargo, una vez que están en circulación su precio de mercado cambia de forma inversa con los rendimientos del mercado. Las acciones preferentes pagan un dividendo fijo, pero que no es obligatorio para la empresa emisora. Si en algún momento la empresa no tiene el efectivo para pagar los dividendos puede omitir dicho pago. No obstante, la mayoría de las emisiones de 37