Contabilidad y los estados financieros

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1 Contabilidad y los estados financieros D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

2 Índice Inicio Introducción - Objetivo Tema 1. La contabilidad y las finanzas Introducción - Conclusión Tema 2. Información financiera Introducción - Conclusión Tema 3. Las decisiones de los negocios y los estados financieros Introducción - Conclusión Tema 4. Estado de resultados Introducción - Conclusión Tema 5. Estado de variaciones en el capital contable Introducción - Conclusión Tema 6. Estado de situación financiera Introducción - Conclusión D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

3 Tema 7. Estado de Cambios en la situación financiera (Flujo de efectivo) Introducción - Conclusión Conclusión del curso D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

4 Inicio Introducción El éxito en la administración de los negocios depende en gran medida de la información útil y oportuna con que se cuente. En el mundo de los negocios, es de vital importancia contar con información financiera que permita tener un conocimiento completo de la empresa para una adecuada toma de decisiones. Este curso te ayudará a reconocer el papel de la Contabilidad y la utilidad de los Estados financieros en la exitosa toma de decisiones de los negocios. Objetivo: Reconocer el papel de la Contabilidad y la utilidad de los Estados financieros en la exitosa toma de decisiones de los negocios. Temario Contenido Objetivos específicos Tema 1. La contabilidad y las finanzas Identificar el papel de la contabilidad en las finanzas, así como los distintos tipos de información que puede ofrecer la contabilidad. Tema 2. Información financiera Explicar el objetivo general de la información financiera y su aplicación. Tema 3. Las decisiones de los negocios y los estados financieros Identificar la relación que existe entre las tres decisiones básicas que se toman en los negocios y el contenido de los tres estados financieros básicos. Tema 4. Estado de Resultados Tema 5. Estado de variaciones en el capital contable Interpretar el Estado de Resultados de una compañía con el fin de identificar en forma general, aspectos positivos y áreas de oportunidad en la operación de dicha empresa. Interpretar el contenido del Estado de Variaciones en el Capital Contable con el objetivo de entender los cambios ocurridos en el Capital Contable de un negocio durante un periodo. Tema 6. Estado de situación financiera Interpretar el contenido del Estado de situación financiera de una empresa. Reconocer los renglones en que una compañía tiene sus principales inversiones, así como la forma D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

5 en que las ha financiado para formarte un juicio de valor al respecto. Tema 7. Estado de Cambios en la situación financiera (Flujo de efectivo) Describir las principales fuentes de donde obtiene dinero una empresa, así como también los principales usos que hace de ese dinero. Relacionar el flujo de efectivo de operación con la utilidad obtenida por una empresa. Antecedentes Fernando Murguía es dueño y administrador general de Andros, S.A., negocio dedicado a la comercialización y distribución de artículos de limpieza desde hace ya 15 años en los que ha logrado mantener su posición en el mercado. Últimamente, el negocio no ha estado tan bien como antes y Fernando desconoce los motivos. Él siente que las ventas se han mantenido más o menos al mismo nivel y que no ha tenido incrementos importantes en sus costos, sin embargo, el saldo de sus cuentas de cheques están más bajos de lo acostumbrado y no ha podido comprar de contado las mismas cantidades que en otras ocasiones, esto le preocupa pero no ve muy claro lo que está sucediendo. Recientemente se encontró con Gerardo, un amigo contador al cual tenía tiempo de no ver. Después de platicar por un rato, el amigo contador le hace caer en la cuenta que no tiene un buen conocimiento de su negocio y eso significa la diferencia para un mejor manejo y rendimiento del mismo. En su plática sale a relucir que no le ha dado importancia a la contabilidad y a los reportes que ésta genera, además de que desconoce la importante información que de ella proviene y lo trascendente de su utilización. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

6 Tema 1. La contabilidad y las finanzas Introducción: Diálogo: Dueño de la empresa (Fernando Murguía): Como te digo, no sé que está pasando, tengo menos dinero pero no entiendo por qué, vendo casi lo mismo y gasto prácticamente lo de siempre. No sé qué hacer. Contador (Gerardo Silva): Yo creo que lo que necesitas es analizar la contabilidad o información financiera de tu empresa porque es la que te muestra los resultados de las actividades económicas y la situación de tu negocio. Ya analizaste tus estados financieros? Acuérdate que no hay nada mejor que analizar un negocio a la luz de la información financiera, tienes que ver a detalle la contabilidad. La contabilidad y las finanzas El objetivo de la contabilidad es generar y comunicar información útil para la oportuna toma de decisiones de los acreedores y accionistas de un negocio, así como de otros públicos interesados en la situación financiera de una organización. Uno de los datos más importantes que genera la contabilidad y de la cual es conveniente informar, es la cifra de utilidad o pérdida de un negocio. La cuantificación de los resultados (beneficios netos) de la realización de actividades comerciales o industriales, o de la prestación de servicios a los clientes y su correspondiente efecto en el valor de la entidad económica, es un dato de suma importancia para los accionistas y acreedores de una entidad económica. La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio. Procesa la medición en informes. Comunica los resultados a los que toman decisiones. A la contabilidad se le conoce como el lenguaje de los negocios. Mientras mejor se entienda este lenguaje, mejor se podrán manejar los aspectos financieros de un negocio. La contabilidad provee información a los administradores que pueden usar en las operaciones de sus negocios, así como a los accionistas quienes la pueden utilizar para conocer la situación y condiciones económicas de su empresa. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

7 Se puede definir a la contabilidad como un sistema de información acerca de las actividades económicas y de la situación financiera de una entidad. Diálogo: Dueño de la empresa (Fernando Murguía): Francamente no, a mí eso de la contabilidad no se me da mucho. Yo cumplo con mis declaraciones y pago a tiempo mis impuestos, tengo a un buen contador que se encarga de eso. Contador (Gerardo Silva): Pero la contabilidad no es solamente cumplir con las obligaciones fiscales, me extraña que no sepas que hay además de la Fiscal, otros dos tipos de contabilidad: la Administrativa y la Financiera. Las tres son muy importantes y cada una tiene su valor muy particular. Se necesita información periódica sobre las ganancias o pérdidas, los recursos con que cuentas, lo que debes, los movimientos de tu efectivo. La Contabilidad Financiera proporciona reportes sobre las operaciones y la situación financiera de tu empresa. Es importante que cuentes con ella porque es la que proporcionas para que otros, externos a la organización, evalúen tu negocio, para trámites de créditos por ejemplo. También es muy conveniente que cuentes con reportes que facilitan las funciones administrativas de planeación y control así como la toma de decisiones, esto lo obtienes a través la contabilidad administrativa, que se enfoca a: - la elaboración de presupuestos - la elaboración de costos de producción - la evaluación de eficiencia en diferentes áreas operativas y del desempeño de los ejecutivos. Esta información es para uso interno de la empresa. Otros aspectos importantes a tomar en cuenta son: Contabilidad financiera: - Diferentes personas e instituciones la utilizan para asuntos diarios. - Algunos ejemplos de su uso son: para manejar cuentas de banco, evaluar prospectos de trabajo, hacer inversiones y para decidir si alquilan o compran una casa. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

8 Contabilidad: - Los administradores de negocios la utilizan para tomar sus decisiones. - Algunos ejemplos de su uso son: qué edificios comprar, qué cantidad de inventario de mercancías mantener, cuánto efectivo pedir prestado. Los inversionistas proporcionan el dinero que necesita un negocio para iniciar sus operaciones. Para decidir si ayudan a empezar un nuevo negocio, los posibles inversionistas evalúan qué utilidades pueden esperar de su inversión. Esto significa el análisis de los estados financieros del nuevo negocio. Otros usuarios de la información contable son: Gobierno: La mayoría de las organizaciones se enfrentan con la reglamentación gubernamental, por ejemplo, en México, un organismo regulador, la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV) requiere que los negocios revelen cierta información financiera al público inversionista. La CNBV, basa sus reglamentaciones, en parte, en la información contable que recibe de las empresas. Los gobiernos municipales, estatales y federales imponen impuestos sobre las personas y los negocios. El importe del impuesto se calcula usando la información contable. Organizaciones lucrativas y no lucrativas: Las organizaciones no lucrativas, como las iglesias, los hospitales, las agencias gubernamentales y las universidades, que operan con propósitos diferentes a obtener utilidades, usan la información contable casi de la misma manera que lo hacen los negocios orientados a obtener utilidades. Tanto las organizaciones con utilidades como las organizaciones no lucrativas tratan con presupuestos, nóminas, pagos de alquiler y todo lo relacionado con el sistema contable. Empleados y sindicatos: Los empleados y los sindicatos hacen demandas salariales que se basan en las utilidades declaradas por su empleador. Los grupos de consumidores y el público en general están interesados también en el monto de las utilidades que ganan los negocios. Los usuarios de la información contable son una población diversa, pero pueden ser catalogados como usuarios externos o internos. La información que proporciona el sistema de contabilidad tiene por objetivo cubrir las necesidades de estos dos tipos de usuarios. Básicamente existen seis tipos de usuarios externos de la contabilidad: 1. Acreedores 2. Accionistas 3. Analistas e intermediarios financieros 4. Público inversionista D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

9 5. Organismos reguladores 6. Autoridades gubernamentales Entre los usuarios internos tenemos a los administradores de una entidad económica, representados principalmente por los funcionarios de los niveles superiores tales como directores generales, directores funcionales, gerentes de área, jefes de departamento, quienes tienen necesidad de monitorear el desempeño de la entidad par la cual trabajan. En consecuencia, como la contabilidad sirve a un conjunto de usuarios diferentes, se originan diversas ramas o subsistemas de la contabilidad. Con base en las diferentes necesidades de información de los distintos segmentos de usuarios, se han generado tres subsistemas de información contable: Contabilidad 2- Subsistema de información fiscal: contabilidad fiscal 1- Subsistema de información financiera: contabilidad financiera 3- Subsistema de información administrativa: contabilidad administrativa 1. Contabilidad financiera La contabilidad financiera expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad, así como determinados acontecimientos económicos que le afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos para la toma de decisiones. - Este tipo de contabilidad es útil para acreedores, accionistas, analistas e intermediarios financieros, el público inversionista y organismos reguladores, todos ellos usuarios externos. - Está regulada por principios de contabilidad. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

10 2. Contabilidad fiscal La contabilidad fiscal es un sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario específico: el fisco. - A las autoridades gubernamentales les interesa cuantificar el monto de las utilidades que hayan obtenido las empresas como producto de sus actividades y hacer poder determinar la cantidad de impuestos que les corresponde pagar de acuerdo con las leyes fiscales en vigor. La contabilidad fiscal es útil solamente para un usuario externo: las autoridades gubernamentales. - Está regulada por los preceptos contenidos en las leyes fiscales, principalmente la Ley del Impuesto sobre la Renta. 3. Contabilidad administrativa La contabilidad administrativa es un sistema de información al servicio de las necesidades internas de la administración, orientado a facilitar las funciones administrativas de planeación y control así como la toma de decisiones. - Este tipo de contabilidad es útil sólo para los usuarios internos de la organización como directores generales, gerentes de área, jefes de departamento, entre otros. Conclusión En este tema Fernando Murguía identificó el papel de la contabilidad en las finanzas de su empresa; así como la utilidad de la información proporcionada tanto para fines fiscales como administrativos y financieros. Por otro lado, el uso de reportes en su firma facilitará las funciones administrativas de planeación y de control y brindará bases para una acertada toma de decisiones. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

11 Tema 2: Información financiera Introducción: Diálogo: Dueño de la empresa (Fernando Murguía): A qué te refieres con toma de decisiones? Contador (Gerardo Silva): Recuerda que para tomar una decisión, cualquiera que sea, es muy importante contar con información. La calidad de las decisiones en una empresa depende de la calidad de información con que se cuente y quizá eso es lo que te hace falta, alguien que te tenga bien informado de todo lo que pasa en tu negocio. Información financiera La contabilidad es precisamente la información financiera de la empresa, es la que provee de la información necesaria para una mejor toma de decisiones en los negocios a través de reportes periódicos sobre la rentabilidad, la situación financiera y la liquidez. Estos reportes son precisamente los estados financieros. La información financiera te va a servir, entre otras cosas, para: - obtener mejores condiciones sobre un préstamo - para iniciar un nuevo negocio - para tomar mejores decisiones de inversión En la actualidad las empresas no pueden competir si no cuentan con sistemas de información eficientes, entre ellos destaca el sistema de contabilidad. Sólo mediante la información proporcionada por el sistema de contable es posible tomar decisiones adecuadas. El propósito de la contabilidad es proveer información útil acerca de una entidad económica para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios Los que toman decisiones necesitan información. Mientras más importante sea la decisión, mayor será la necesidad de información precisa. Virtualmente, todos los negocios y la mayoría de las personas mantienen registros contables para ayudarse en la toma de decisiones. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

12 Diálogo: Dueño de la empresa (Fernando Murguía): Y cómo puedo saber en qué anda mal mi negocio? Contador (Gerardo Silva): La información financiera se utiliza como base en las herramientas de control de la empresa, a través de la comparación que permite realizar esta información. Contando con reportes periódicos, puedes comparar los resultados de un mes con otros o de diferentes años y encontrar aumentos o disminuciones tanto en ventas o en ciertos costos y gastos que te ayudarán a detectar puntos importantes para tomar acciones correctivas o de impulso para tu negocio. Simplemente podrás comparar si lo que planeabas se está cumpliendo o no y en dónde están las diferencias. Los administradores de negocios, usan la información contable para: - establecer objetivos para sus organizaciones. - evaluar su progreso en el logro de dichos objetivos. - tomar acciones correctivas si es necesario. Entre las aplicaciones más típicas de esta herramienta se encuentran las siguientes: - elaboración de presupuestos. - determinación de costos de producción. - evaluación de la eficiencia de las diferentes áreas operativas de la organización. - evaluación del desempeño de los ejecutivos de la misma. Conclusión A lo largo de este tema el contador explicó a Fernando Murguía el propósito de la información financiera y que puede utilizarla como base en las herramientas de control de su empresa a través de la comparación de los reportes que se generan a lo largo del tiempo lo que permite identificar áreas de oportunidad y tomar acciones correctivas o de impulso para el negocio. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

13 Tema 3: Las decisiones de los negocios y los estados financieros Introducción Diálogo: Dueño de la empresa (Fernando Murguía): A ver, ya me está gustando esto de la información financiera, explícame un poco más en qué me puede servir, específicamente cómo me ayuda en las decisiones que tengo que tomar para mi negocio: a qué precio vender los productos?, cuánto cuesta lo que vendo?, cuánto gasto para vender?, cuánto cuesta la administración de mi empresa?, cuánto debo pedir prestado?, qué capacidad de pago puedo tener?, cuánto está ganando la empresa?, cuánto se puede repartir de utilidades? Contador (Gerardo Silva): Podemos clasificar las diferentes decisiones a tomar en tres tipos: de operación, de inversión y de financiamiento. Te voy a explicar qué información te sirve para cada una de ellas. Las decisiones de los negocios y los estados financieros Subtema: Las decisiones de operación y el estado de resultados. Precios de venta, unidades a vender, disminución de costos y gastos tanto administrativos como de ventas, son ejemplos de decisiones de operación, relacionadas con las actividades propias del negocio: Ingresos y Gastos. El conocimiento detallado de estos componentes y el resultado de la diferencia entre ellos, es quizás el resultado individual más importante de un negocio: La utilidad o pérdida de un periodo. Esta información es la que se presenta en el estado de resultados. El estado de resultados consta de varios renglones importantes y el resultado que se obtiene de este reporte y la información que proporciona es de gran utilidad en la toma de decisiones operativas, ayuda a evaluar la rentabilidad de la operación. Algunas características de este estado financiero son las siguientes: - El estado de resultados es el primero de los estados financieros básicos. - Presenta un resumen de los ingresos y gastos de una entidad por un periodo específico, tal como un mes o un año. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

14 - Este reporte muestra el exceso de los ingresos sobre los gastos. Este exceso es conocido como Utilidad neta del periodo; si los gastos excedieran a los ingresos, la diferencia será llamada Pérdida neta del periodo. El efecto del excedente de los ingresos sobre los gastos incurridos en un periodo aumenta o disminuye el capital de los accionistas. Subtema: Las decisiones de inversión y financiamiento. Tomar la decisión de qué tanto invertir o desinvertir, cuánto se puede pedir prestado o solicitar aportaciones a los accionistas, según sea el caso, son decisiones de inversión y de financiamiento. El estado de situación financiera o Balance General es el reporte ideal para este tipo de decisiones, en él se muestran los Activos, Pasivos y Capital de la empresa, con esta información se puede determinar la capacidad de endeudamiento y de inversión. Muestra una relación de los recursos (activos) de la empresa, así como de las fuentes de financiamiento (pasivo y capital) de dichos recursos. El Balance General es un estado financiero básico que presenta todos los activos, pasivos y capital contable de una entidad a una fecha específica, usualmente al final de un mes o de un año. Este estado financiero, presenta en un mismo reporte la información necesaria para tomar decisiones en las áreas de inversión y de financiamiento. Dicho estado incluye en el mismo informe ambos aspectos, debido a que se basa en la idea de que los recursos con que cuenta el negocio, deben corresponderse directamente con las fuentes necesarias para adquirir dichos recursos. Subtema: Las decisiones de inversión y de financiamiento y el flujo de efectivo Por otro lado, para saber qué tanto del efectivo que se recibe debe utilizarse en las actividades operativas del negocio se utiliza la información del estado de flujo de efectivo, ahora llamado Estado de Cambios en la situación financiera. En este reporte se explican los movimientos de efectivo, entradas y salidas, a través de una lista de las fuentes de efectivo y los desembolsos con lo que se pueden estimar las futuras necesidades de efectivo y sus posibles fuentes. El estado de cambios en la situación financiera consta de tres secciones: 1. actividades de operación 2. actividades de inversión 3. actividades de financiamiento D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

15 Este informe, reporta el importe de efectivo que entra y el importe de efectivo que sale durante un periodo. Las actividades del negocio resultan en una entrada o en una salida de efectivo neto (salidas mayores que entradas). El resultado de este estado financiero muestra el incremento o decremento neto en efectivo durante el periodo y el saldo en efectivo al final del periodo. Este informe reporta durante un periodo: - el importe de efectivo que entra - el importe de efectivo que sale Las actividades del negocio resultan en: Una afluencia de efectivo neto (entradas mayores que salidas) Una salida de efectivo neto (salidas mayores que entradas) El resultado de este estado financiero muestra: - el incremento o decremento neto en efectivo durante el periodo - el saldo en efectivo al final del periodo El Estado de cambios en la situación financiera, a diferencia del estado de resultados, es un reporte que desglosa los cambios en la situación financiera de un periodo a otro, e incluye de alguna forma las entradas y salidas de efectivo para determinar el cambio en esta partida, factor decisivo para evaluar la liquidez de un negocio. El Estado de cambios en la situación financiera es un estado financiero básico que junto con el Estado de resultados y el balance general proporciona información útil acerca de la situación financiera de un negocio. Conclusión En este tema el contador hizo ver a Fernando Murguía la relación que existe entre las tres decisiones básicas que se toman en los negocios: de operación, de inversión y de financiamiento y cómo la contabilidad provee reportes financieros con información útil para cada una. Fernando Murguía utilizará el Estado de resultados para la toma de decisiones operativas y para la evaluar la rentabilidad de la operación. El Estado de situación financiera o Balance General para determinar la capacidad de endeudamiento y de inversión de su empresa y el Estado de cambios en la situación financiera para conocer los movimientos de efectivo, entradas y salidas que se realizan y con esto poder estimar las necesidades de efectivo y sus posibles fuentes. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

16 Tema 4: Estado de resultados Introducción Diálogo: Dueño de la empresa (Fernando Murguía): Cómo distingo un Estado de Resultados? Contador (Gerardo Silva): Todo estado financiero debe tener un encabezado, ahí se identifica la empresa, el nombre del estado financiero y la fecha del mismo. En este caso, debe decir claramente Estado de Resultados y el periodo específico al que corresponde: un mes o un año. Es como un video de las operaciones de la entidad durante un periodo. Estado de resultados En el contenido del Estado de resultados, primeramente se muestran los ingresos, que según el giro pueden ser ingresos por servicios o ingresos por ventas, llamadas por lo general, simplemente ventas y a estos se le restan todos los costos y gastos incurridos para generar dichos ingresos. El Estado de resultados reporta la diferencia entre los ingresos y los gastos incurridos para generarlos, esta diferencia es llamada Utilidad neta o Pérdida neta, si los ingresos son superiores a los gastos, la diferencia se llama Utilidad neta, en el caso de que los gastos sean mayores a los ingresos, se llamaría Pérdida neta. Considera este ejemplo: D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

17 Encabezado Nombre de la empresa Andros, S. A. Nombre del estado financiero Estado de Resultados Fecha Por el año terminado el 31 de Diciembre de 2004 Ventas Costos o gastos Ingresos Menos: Gastos 1,000 (600) Utilidad Neta 400 Subtema: Reconocimiento de ingresos y gastos Diálogo: Dueño de la empresa (Fernando Murguía): Una pregunta, se incluyen solamente los ingresos y gastos que sean pagados en efectivo o se consideran también los que sean a crédito? Contador (Gerardo Silva): Los ingresos y gastos que se presentan en el Estado de resultados, están basados en el principio de enfrentamiento, es decir, enfrentar los gastos con los ingresos que fueron obtenidos durante el periodo con esos gastos, sin importar la forma de pago, ya sea de contado o a crédito. Lo más importante es identificar los ingresos y los gastos. Los ingresos representan recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o producto, en efectivo o a crédito. Cuando los clientes no pagan en efectivo por el servicio o producto se produce una venta a crédito conocida como cuenta por cobrar. Los ingresos se consideran como tales en el momento en que se presenta el servicio o se vende el producto, y no en el que se recibe el efectivo; los ingresos aumentan el capital del negocio. Algunos ejemplos de ingresos son los siguientes: - las ventas D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

18 - los ingresos percibidos por la venta de un producto a un cliente - los ingresos por servicios, esto es, los honorarios percibidos a cambio de proporcionar servicios de limpieza, seguridad, hospitalarios, etc. El importe que obtiene un negocio al vender sus inventarios, es conocido como ingreso por ventas, abreviado a menudo como ventas netas. Ventas netas = Ingresos por ventas - Deducción de las ventas - devoluciones - bonificaciones - descuentos Los gastos son activos que se han usado o consumido en el negocio con el fin de obtener ingresos. Gastos serán aquellas erogaciones realizadas, con el fin de dar beneficios en un periodo, es decir, tienen que servir para generar un ingreso, de otra forma no se consideran como gasto. Los gastos disminuyen el capital del negocio. Algunos tipos de gastos son: - los sueldos y salarios que se pagan a los empleados - las primas de seguro que se pagan para protegerse de ciertos riesgos - la renta del negocio - los servicios públicos como teléfono, luz, agua y gas - las comisiones que se fijan a los empleados por alcanzar su presupuesto de ventas - la publicidad que efectúa la empresa El mayor gasto de un comerciante es el costo de las mercancías vendidas. El nombre de este gasto ha sido bien escogido, porque representa el costo de las mercancías (inventario) de la entidad que ha sido vendido a los clientes. Mientras el inventario esté en manos del negocio, es un activo, porque las mercancías son un recurso económico con un valor futuro para la compañía. Sin embargo, cuando se vende el inventario, el costo del mismo es un gasto para el vendedor porque las mercancías ya no están disponibles. Subtema: Distinción entre partidas de operación y de no operación Algo muy valioso es la distinción que se hace en el Estado de Resultados entre las partidas de operación y las de no operación. Antes de llegar al resultado final, la Utilidad neta, se obtienen algunos resultados importantes donde se puede apreciar el rendimiento de la empresa por sus operaciones normales y por otras actividades. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

19 La primera parte del Estado de resultados busca obtener la utilidad de operación (resultado de las operaciones normales), posteriormente se determinan los gastos financieros y se desglosan otros ingresos y otros gastos (no operativos), que dan como resultado la Utilidad neta, último renglón de este reporte. En la sección de gastos del Estado de resultados, se hacen diversas clasificaciones de los mismos, como los gastos de operación en: Venta Administración Financieros Los gastos de venta corresponden a erogaciones directamente relacionadas con el esfuerzo de vender los bienes o brindar lo servicios objeto del negocio. Los gastos de administración son los necesarios para llevar el control de la operación del negocio. Los gastos financieros se refieren a los intereses que se erogan al obtener un crédito. A continuación te presentaré el ejemplo de un desglose del Estado de Resultados para que conozcas la clasificación de acuerdo al tipo de ingreso o gasto que sea y de esta forma aprecies el tipo de información que puedes obtener y la guía que esto ofrece en las decisiones. Ventas 1,000 Menos Devoluciones y bonificaciones sobre ventas (50) Menos Descuentos sobre ventas (70) VENTAS NETAS 880 Menos COSTO DE VENTAS: 380 UTILIDAD BRUTA SOBRE VENTAS 500 Menos GASTOS DE OPERACIÓN: Gastos de Ventas: Sueldos de ventas 25 Publicidad 40 Comisiones sobre ventas 35 Total gastos de ventas 100 Gastos de Administración: Sueldos administrativos 50 Otros gastos administrativos 15 Total de gastos de administración 65 TOTAL DE GASTOS DE OPERACIÓN (165) UTILIDAD DE OPERACIÓN 335 Menos Gastos Financieros (50) Utilidad antes de otros productos y gastos 285 Otros ingresos 100 Otros gastos (20) Utilidad antes de Impuestos 365 Impuestos (65) UTILIDAD NETA 300 D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

20 Subtema: Usos que se le puede dar a la información contenida en este estado financiero Diálogo: Dueño de la empresa (Fernando Murguía): Y cómo puedo utilizar la información del Estado de resultados? Para qué decisiones me sirve? Contador (Gerardo Silva): Por la forma en que se presenta la información, el Estado de resultados permite conocer a detalle de dónde se obtuvieron los Ingresos y los Gastos. En el Estado de Resultados se puede apreciar tanto el monto de los Ingresos como las devoluciones que los clientes y los descuentos por pronto pago que se hayan dado. Con esta información se puede determinar: - si las devoluciones sobre ventas están llegando a niveles preocupantes o si se consideran normales. - si los descuentos por pronto pago están resultando atractivos a los clientes o no, y en su caso utilizarlos como estrategia de ventas. El desglose del Costo de ventas sirve para detectar posibles áreas de oportunidad en relación con los proveedores tanto en cuanto al precio como en cuanto a políticas de devoluciones y descuentos. La clasificación que se maneja en cuanto a los gastos y el desglose de los mismos, ayuda a identificar los principales conceptos en que se está gastando y con ello determinar posibles acciones encaminadas a una reducción de los mismos. Los diferentes niveles de Utilidad que se van presentando permiten analizar la rentabilidad del negocio en ciertos puntos y sacar márgenes de utilidad comparativos: - Utilidad bruta sobre Ventas - Utilidad de operación - Utilidad antes de otros productos y gastos En resumen, el Estado de resultados se elabora con el fin de evaluar la rentabilidad del negocio. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

21 Conclusión Durante este tema, Fernando Murguía con la asesoría del contador logró interpretar el Estado de resultados de su empresa y la forma en que se estructura. Con base en esto podrá interpretar los ingresos y gastos que se dieron en un periodo determinado. Además, las devoluciones y descuentos que se otorgaron y aplicar alguna estrategia para atraer a los clientes. Por otro lado, el Costo de ventas sirve para detectar posibles áreas de oportunidad en la relación con los proveedores y de su relación con las ventas se puede obtener un dato importante como lo es el margen de utilidad. A su vez, la clasificación de los gastos le ayudará a identificar los principales conceptos en que se está gastando la empresa y con ello determinar posibles acciones encaminadas a una reducción de los mismos. Asimismo, los diferentes niveles de utilidad permiten analizar la rentabilidad del negocio en ciertos puntos y sacar márgenes de utilidad comparativos. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

22 Tema 5: Estado de variaciones en el capital contable Introducción Diálogo: Dueño de la empresa: Me parece muy importante conocer la Utilidad del negocio en cada periodo como lo proporciona el Estado de Resultados pero también me gustaría saber qué está pasando con mi capital invertido. Cómo puedo saber eso? Contador: Precisamente para conocer lo que pasa con el capital de los socios se ha elaborado un reporte especial: el Estado de variaciones en el capital contable, te voy a decir lo que contiene. Estado de variaciones en el capital contable El Estado de variaciones en el capital contable tiene como objetivo mostrar los cambios en la inversión de los dueños de la empresa. Este estado presenta un resumen de los cambios que ocurren en el capital contable de la entidad durante un periodo específico, como puede ser un mes o un año. La información de los cambios que comprende este estado financiero es necesaria para elaborar estados financieros suficientemente informativos que brinden información que satisfaga las necesidades de los usuarios, en este caso, los dueños, a quienes les interesa conocer los cambios en su inversión, el capital de la empresa. Subtema: Elementos que lo integran Al igual que el Estado de Resultados del que acabamos de hablar, el Estado de variaciones en el capital contable es un estado financiero básico que pretende explicar, a través de una forma desglosada, las cuentas que han generado variaciones en la cuenta de capital contable en un periodo determinado. En este informe, son factores indispensables para la elaboración del mismo: - los movimientos realizados para aumentar, disminuir o actualizar las partidas del capital aportado por los accionistas. - las utilidades del periodo que haya generado el negocio. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

23 - los dividendos que los accionistas hayan decidido pagarse se incluyen en este estado financiero. El formato más simple del Estado de variaciones en el capital contable se muestra en el siguiente ejemplo: Andros, S.A. de C.V. Estado de variaciones en el capital contable Del 1 al 30 de Noviembre de 20XX Capital Social Utilidades Retenidas Total (a) Saldo Inicial $10,000,000 $ 2,500,000 $12,500,000 (b) Aumentos: Aportaciones de Capital 1,500,000 1,500,000 (d) Utilidad Neta del periodo 850, ,000 Subtotal 11,500,000 3,350,000 14,850,000 (c) Disminuciones: Retiros de Capital (2,000,000) (2,000,000) Dividendos (500,000) (500,000) (d) Pérdida Neta del periodo - - Saldo Final $ 9,500,00 $ 2,850,000 $12,350,000 Como se puede observar, este reporte, detalla los cambios ocurridos en cada una de las cuentas que integran el capital contable de una empresa, lo cual puede deberse tanto a movimientos en las aportaciones de los socios (Capital social) o en las Utilidades retenidas. (a) El primer renglón de este estado financiero muestra el saldo al inicio del periodo de las cuentas de capital contable, el cual se verá afectado por los aumentos o disminuciones que se hayan presentado durante el periodo. (b) Los aumentos en el capital contable surgen de las inversiones del propietario y de la Utilidad neta obtenida durante el periodo. (c) Las disminuciones resultan de los retiros del propietario, del pago de dividendos y de una Pérdida neta en el periodo. (d) La Utilidad neta o Pérdida neta vienen directamente del Estado de Resultados. Las inversiones y retiros del propietario son operaciones de capital entre el negocio y su propietario, por lo que no afectan el Estado de Resultados. Adicionalmente puede haber cambios en el capital provenientes de la actualización de las partidas por los efectos de la inflación. Subtema: Conexión y relación con otros estados financieros D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

24 Dentro del proceso de generación de la información financiera de una entidad, los resultados obtenidos en un informe sirven de base para la elaboración de otros informes. Para la elaboración del Estado de variaciones en el capital contable es necesaria la elaboración previa del Estado de resultados dado que la Utilidad neta es uno de los elementos importantes para determinar los cambios en el Capital, ya sea como aumento o como disminución en caso de una Pérdida neta. Por otra parte, los saldos de las cuentas de Capital contable obtenidos en este informe, son los que deberán aparecer en el Estado de situación financiera, otro estado financiero básico. Por tanto, antes de elaborar el Estado de situación financiera o Balance general, deberá prepararse el Estado de variaciones en el capital contable. Subtema: Valor de la información proporcionada por este estado financiero La información contenida en este estado financiero es de gran importancia para los dueños de una empresa ya que les explica los cambios presentados en su inversión. El conocer el desglose de los cambios ocurridos tanto en el Capital Social como en las Utilidades puede significar la diferencia en la interpretación de lo que ocurre en un negocio. Revisa el siguiente ejemplo: Al inicio del periodo se tenían Utilidades retenidas de: $ 25,000,000 Al final del periodo solamente quedan: $ 15,000,000 Podría pensarse que la compañía tuvo una pérdida de: ($ 10,000,000) Sin embargo, puede haber varias explicaciones para ese cambio: Al inicio del periodo se tenían Utilidades retenidas de: $ 25,000,000 + Utilidad del periodo: $ 5,000,000 - Reparto de dividendos del 50% de las Utilidades acumuladas: ($ 15,000,000) Al final del periodo solamente quedan: $ 15,000,000 Con el Capital social sucede de manera semejante: Algunos socios pueden hacer aportaciones en un periodo y en ese mismo periodo otro socio retirar parte de su inversión, de manera que la diferencia entre los saldos al inicio y al final del periodo no es suficiente para deducir el motivo del cambio. El detalle de los aumentos y disminuciones en el capital contable por lo tanto, resulta muy interesante para los dueños en la evaluación del monto de su inversión a través del tiempo. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

25 Conclusión En este tema, Fernando Murguía con la asesoría del contador conoció el Estado de variaciones en el capital contable de su empresa: la forma en que se estructura, los elementos que lo integran, su relación con otros estados financieros y la importancia de este estado financiero. La información del Estado de variaciones en el capital contable es muy útil para los dueños de una empresa ya que informa sobre los cambios en la inversión. Es importante conocer el desglose de los cambios ocurridos tanto el Capital social como en las Utilidades de una organización ya que esto puede significar la diferencia en la interpretación de lo que ocurre en la empresa. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

26 Tema 6: Estado de situación financiera Introducción Diálogo: Dueño de la empresa (Fernando Murguía): Mencionaste también un reporte útil en la toma de decisiones de Inversión y Financiamiento, cómo lo reconozco? Contador (Gerardo Silva): Es el Estado de situación financiera, al igual que cualquier estado financiero, consta de un encabezado donde se indica el nombre de la empresa, el nombre del estado financiero y la fecha del mismo. Estado de situación financiera En el Estado de situación financiera, conocido como Balance general, se presenta la información a un día determinado, a diferencia del Estado de resultados que es por un periodo. Podemos decir que es como una fotografía de la empresa en una fecha específica, generalmente al final de un mes o de un año. El Balance general consta de tres secciones: 1. Activo 2. Pasivo 3. Capital En este reporte se muestra el monto de los Activos, Pasivos y Capital contable, es decir se presentan los recursos con que cuenta la empresa, lo que debe a sus acreedores y el capital aportado por los dueños. Subtema: Significado de las partidas (elementos) que integran este estado financiero Diálogo: Dueño de la empresa (Fernando Murguía): Qué se entiende por Activo, Pasivo y Capital? Contador (Gerardo Silva): Muy sencillo: Activos son los recursos con que cuenta un negocio. Pasivos son todas sus deudas y Capital es su patrimonio, lo que le pertenece D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

27 a los dueños, la parte de los activos que son de su propiedad, los recursos sobre los que tienen derecho. Un Activo es un recurso económico propiedad de una entidad, que se espera rinda beneficios en el futuro. Los tipos de activo varían de acuerdo con la naturaleza de la empresa. Un negocio pequeño de servicios puede tener sólo un equipo de transporte de materiales y una oficina en la casa del dueño. Una gran tienda puede tener edificios, mobiliario, máquinas y equipo. Algunos ejemplos de activos son los siguientes: - el efectivo que una entidad tienen en su poder o depositado en una institución bancaria - las cuentas por cobrar pendientes con sus clientes o empleados - los productos o mercancías disponibles para su manufactura o comercialización - las instalaciones físicas donde están los almacenes, oficinas y plantas productivas - el terreno donde están construidas dichas instalaciones - el equipo para transportar la mercancía o el personal de la entidad - el mobiliario de las oficinas administrativas, de ventas y productividad - el equipamiento de las oficinas administrativas - la maquinaria y herramientas del área de producción El Pasivo representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas como acreedores. Los acreedores tienen derecho prioritario sobre los activos del negocio, antes que los dueños, quienes siempre ocuparán el último lugar. En caso de disolución o cierre de un negocio, con el producto de la venta de los activos se debe pagar primero a los trabajadores, en segundo lugar se encuentran los acreedores, mientras que el remanente queda para los dueños. Como ejemplos de pasivos están: - las cuentas por pagar a los proveedores provenientes de compras efectuadas a crédito - los sueldos o salarios pendientes de pago a empleados de la entidad - los impuestos por pagar - los préstamos bancarios a corto y largo plazo solicitados para la adquisición de activos El Capital es la aportación de los dueños conocidos como accionistas. Capital contable y Capital neto son términos de uso común para designar la participación de los dueños. El Capital contable representa: - la parte de los activos que pertenece a los dueños del negocio. - la diferencia entre el monto de los activos que posee el negocio y los pasivos que debe. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

28 La participación de los dueños puede aumentar de dos formas: 1. Por la aportación de efectivo u otros activos al negocio. 2. Por las utilidades retenidas provenientes de la operación del negocio. El capital puede disminuir en dos formas: 1. Por el retiro de efectivo u otros activos del negocio por parte de los accionistas. 2. Por las pérdidas provenientes de la operación del negocio. Cabe aclarar que el retiro puede ser un reembolso de capital aportado o un reparto de utilidades obtenidas, llamadas dividendos. Es decir, los dividendos representan la distribución de las utilidades obtenidas entre los accionistas. Los dividendos no son un gasto, sino reparto de utilidades obtenidas. La relación entre los activo, pasivo y capital nos da la ecuación contable básica: ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL Recursos Forma en que se obtuvieron los recursos Subtema: Criterios generales para evaluar las principales partidas que lo integran Hay que tener en cuenta que los valores que aparecen en el Balance general son los costos históricos de las partidas, es decir, quedan registradas al monto original en que ocurrieron las compras de activos, la obtención de las deudas o las aportaciones de capital de los socios. Costo de los activos = Precio de adquisición del artículo + Erogaciones necesarias para su traslado, instalación y arranque de operación En el caso de que se tengan activos o pasivos valuados en moneda extranjera, deberá indicarse al pie del estado financiero, el tipo de cambio a la fecha del mismo, el cual será aplicado para obtener el valor en pesos de las partidas. Es muy útil que se muestre el costo histórico, esto permite tener una base para comparar la información en el tiempo, ya que se pueden aplicar factores de acuerdo a la inflación a esos montos y obtener el valor actualizado a una fecha deseada. Con la actualización de las partidas, se conserva la comparabilidad de la información a través de los años. Subtema: Objetivo e interpretación de los criterios de clasificación de las partidas D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

29 Diálogo: Dueño de la empresa (Fernando Murguía): Me queda claro que los Activos provienen de los Pasivos y/o del Capital, pero cómo me sirve esa información en las decisiones de inversión y de financiamiento? Contador (Gerardo Silva): Precisamente para una mayor utilidad en la toma de decisiones se ha hecho una clasificación de los Activos y de los Pasivos, es decir, se han hecho subgrupos de ellos de acuerdo a ciertas características. El Estado de situación financiera o balance general, presenta cada uno de los conceptos básicos: activos, pasivos y capital de una forma clasificada según la función que tenga en la actividad empresarial. En el caso de los Activos, se ordenan de acuerdo a su liquidez, es decir su capacidad para convertirse en efectivo, por lo tanto, existen dos categorías: Activo circulante y Activo no circulante. a) Activo Circulante: - Aquellos activos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en un periodo normal de operaciones. - Activos cuya convertibilidad al efectivo o sus equivalentes sea menor a un año. - Incluye: las cuentas efectivo en caja y bancos, inversiones temporales, cuentas por cobrar, inventarios, entre otras. b) Activo no circulante (o fijo): - Activos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en un periodo mayor al de la operación normal - Activos cuya convertibilidad al efectivo o sus equivalentes sea mayor al año - Incluye: las cuentas de terrenos, edificios, maquinaria, equipo de transporte así como mobiliario y equipo de oficina, (esta clasificación se maneja en algunas empresas como: Inmuebles, Planta y Equipo). Además, están los activos intangibles como marcas registradas, franquicias, derechos de autor y otras. Otro aspecto importante es la distinción entre el corto y largo plazo: - Aquellas deudas que venzan en un plazo menor o igual a un año se consideran a corto plazo. - Las deudas que venzan en un plazo mayor a un año se consideran a largo plazo. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

30 En el caso de los Pasivos, su clasificación depende del tiempo en que vence el pago de la deuda: Pasivo a corto plazo y Pasivo a largo plazo. a) Pasivo a corto plazo: - Obligaciones o compromisos cuyo vencimiento es menor al periodo normal de operaciones, generalmente un año - Incluye: los proveedores, préstamos bancarios con vencimiento menor a un año, dividendos por pagar, impuestos por pagar, anticipos de clientes, etc. b) Pasivo a Largo Plazo: - Obligaciones o compromisos cuyo vencimiento es mayor al periodo normal de operaciones, generalmente mayor a un año - Incluye: los documentos por pagar a largo plazo, préstamos bancarios con vencimiento a más de un año, obligaciones por pagar. Para el Capital Contable se manejan dos clasificaciones: Capital contribuido y Capital ganado. Capital Contribuido es lo que los dueños y accionistas han aportado al negocio. Esta clasificación incluye el Capital Social, las Aportaciones para aumentos de capital y las donaciones. Capital Ganado es el formado por el resultado de las operaciones normales de la entidad económica (utilidades), esto es las Utilidades Retenidas y Pérdidas acumuladas. El formato de este estado financiero es el siguiente: Andros, S. A. Estado de Situación Financiera Al 31 de Diciembre, 20XX ACTIVO Circulante Xxx No circulante Xxx Total de Activo PASIVO A corto plazo Xxx A largo plazo Xxx Total de Pasivo CAPITAL CONTABLE Capital contribuido Xxx Capital ganado Xxx Total de Capital contable TOTAL DE PASIVO Y CAPITAL CONTABLE $xxx $xxx $xxx $xxx D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

31 Subtema: Aplicación que se puede hacer de la información proporcionada por este estado financiero. En términos generales podemos decir que el Estado de situación financiera o Balance general es el reporte que muestra lo que la compañía tiene, y de esto que tiene cuánto debe y cuánto le pertenece. El conocimiento de los Activos, Pasivos y Capital de una empresa permite conocer algunos aspectos importantes de su situación financiera: Activo: - Se puede conocer la solvencia del negocio a través de una relación entre el total de sus activos y la parte que de ellos es propiedad de los dueños. - Lo anterior nos habla de la capacidad de endeudamiento que se tiene. El conocimiento de los activos circulantes permite conocer la liquidez, es decir, la capacidad de pago inmediato. - La composición del total de activos sirve también para analizar la cantidad de inversión que se tiene en activos fijos, este punto resulta de mucho interés para determinar si la cantidad invertida en inmuebles, planta y equipo está proporcionalmente de acuerdo al rendimiento que está generando el negocio y con esto concluir si conviene invertir más o si sería más conveniente desinvertir en estos activos. Pasivo: - El conocimiento de la cantidad de pasivos que vencen en menos de un año, proporciona un panorama de las necesidades de efectivo en el corto plazo. Analizando los activos se verá si se cuenta con los recursos o si será necesario recurrir a alguna forma de financiamiento ya sea a través de otros pasivos o de capital. Capital: - Un análisis de la composición del capital contable nos da una muy buena sobre la generación de utilidades, sobre el crecimiento que ha tenido el capital y la proporción de éste sobre el monto total de activos. Conclusión En este tema Fernando Murguía logró interpretar el Estado de situación financiera de su empresa el cual presenta información a una fecha determinada. Esto le permitirá reconocer la solvencia del negocio a través de una relación entre el total de sus activos y la parte que de ellos es propiedad de los dueños; identificar las necesidades de efectivo en el corto plazo; definir si será necesario recurrir a alguna forma de financiamiento ya sea a través de otros pasivos o de capital. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,