Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental

Transcripción

1 Página 1 de 24 Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental Cuernavaca, Mor., a 03 de Octubre de 2013.

2 Página 2 de 24 CONTENIDO: Página I. HOJA DE AUTORIZACIÓN 3 II. INTRODUCCIÓN 4 III. OBJETIVO 5 IV. MARCO JURÍDICO 6 V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 7 VI. ORGANIGRAMA 8 VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA 9 VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 10 IX. POLÍTICAS 16 X. PROCEDIMIENTOS Estructura del Procedimiento para el Diseño de Imagen Institucional a Campañas XI. DIRECTORIO 22 XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN 23 XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN 24

3 Página 3 de 24 I. HOJA DE AUTORIZACIÓN AUTORIZÓ Con fundamento en el Art. 52 fracciones III, XXXI y XXXIII, Art. 188 fracción XII y Art. 194 fracción XI del Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos; publicado el 26 de diciembre de 2012 en el Periódico Oficial Tierra y Libertad, número 5053, se expide el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal. Jorge Morales Barud Presidente Municipal REVISÓ Luis Enrique Rodríguez Jiménez Director General de Imagen Pública, Difusión y Comunicación Social APROBÓ María de la Luz Fernández Lugo Secretaria de Administración ELABORÓ Fecha de Autorización Andrés Robles Sánchez Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental Vo. Bo. Director General de Informática y Desarrollo Administrativo VERSIÓN (año) No. de paginas 03/Oct./2013 Roberto Rodolfo Soto Tapia

4 Página 4 de 24 II. INTRODUCCIÓN. El presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos, tiene por objeto describir las actividades y procedimientos de trabajo a seguir en la Dirección de Imagen Púbica y Difusión Gubernamental, constituida como pieza fundamental de la difusión de actividades municipales hacia los Cuernavacenses, a través de la creación de información institucional de acuerdo con sus atribuciones y funciones. Este documento de trabajo está destinado al personal de la Dirección de Imagen Púbica y Difusión Gubernamental, ya que con ello se da a conocer la estructura organizacional y se tendrá conocimiento de las responsabilidades y funciones que desempeñan cada una de las personas que la integran, lo anterior con estricto apego a las Leyes que rigen su actuación.

5 Página 5 de 24 III. OBJETIVO Resolver de manera clara y objetiva las necesidades de comunicación gráfica que el Ayuntamiento de Cuernavaca y sus diferentes Dependencias tengan para dar a conocer a la población las actividades y obras realizadas por el Ayuntamiento de Cuernavaca, para satisfacer las necesidades prioritarias de la sociedad Cuernavacense.

6 Página 6 de 24 IV. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos. 3. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. 4. Ley de Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. 5. Ley Estatal de Planeación. 6. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. 7. Ley de Entrega-Recepción de la Administración Pública para el estado de Morelos y sus Municipios. 8. Ley de Procedimiento Administrativo para el Estado de Morelos. 9. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos. 10. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. 11. Reglamento Interior de la Presidencia Municipal. 12. Plan Municipal de Desarrollo Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos. 14. Programa Operativo Anual Manual de Organización, Políticas y Procedimientos. 16. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos, Acuerdos y otras disposiciones de carácter administrativo y de observación general en el ámbito de su competencia.

7 Página 7 de 24 V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES MISIÓN Se encarga de generar de manera responsable y eficiente, los lineamientos de imagen institucional, aplicados en los productos gráficos que las diferentes Dependencias requieran difusión efectiva de información, obras y actividades del mismo Ayuntamiento de Cuernavaca. VISIÓN Ser eficaz y eficiente en sus respuestas a las necesidades gráficas que requieran las Dependencias, al garantizar una correcta difusión de sus programas y/o campañas, para lograr con ello que la sociedad esté satisfecha por las obras, acciones, servicios municipales, protección y auxilio ciudadano; fomento de la economía, educación, salud, asistencia social, cultura y deporte que recibe; y siendo participe y corresponsable del desarrollo integral sustentable del municipio. VALORES Justicia Objetividad Responsabilidad Equidad Espíritu de servicio Honestidad Lealtad Ética

8 Página 8 de 24 VI.-ORGANIGRAMA ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ ANDRÉS ROBLES SÁNCHEZ DIRECTOR DE IMAGEN PÚBLICA Y DIFUSÓN LUIS ENRIQUE RODRÍGUEZ JIMÉNEZ DIRECTOR GENERAL DE IMAGEN PÚBLICA, DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN SOCIAL JORGE MORALES BARUD PRESIDENTE MUNICIPAL FECHA DE AUTORIZACIÓN: 03 de Octubre de 2013.

9 Página 9 de 24 VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA Categoría Plaza P u e s t o Nombre Subtotal Total CF02002 Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental Andrés Robles Sánchez 1 CF03002 CF03002 Jefe de Departamento de Diseño Jefe de Departamento de Publicaciones Iván Andrés León Jacobo Jorge Ponce Jurado TOTAL 3

10 Página 10 de 24 VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental JEFE INMEDIATO Director General de Imagen Pública, Difusión y Comunicación Social PERSONAL A SU CARGO Jefe de Departamento de Diseño Jefe de Departamento de Publicaciones FUNCIONES PRINCIPALES I. Supervisar y administrar el uso correcto de la imagen institucional aplicado en productos internos y externos de la institución, de acuerdo al manual de identidad; II. Supervisar las solicitudes de diseño y contenido de los instrumentos de comunicación informativo y difusión propuestos por el Ayuntamiento y las diferentes Dependencias del mismo; III. Establecer comunicación directa con los titulares de todas las unidades administrativas de las Dependencias para coordinar y dirigir la imagen gráfica de sus eventos; IV. Supervisar el diseño para la edición de la Gaceta Municipal; V. Establecer lineamientos para el uso de los elementos gráficos o conceptuales que den identidad a la Administración Pública; VI. Supervisar la elaboración de los productos gráficos del informe de gobierno; VII. Supervisar el pautado en medios; VIII. Enviar material publicitario a medios, y IX. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende expresamente el Presidente Municipal o su superior jerárquico.

11 Página 11 de 24 PERFIL DEL PUESTO PUESTO Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental ESCOLARIDAD Licenciatura, Carrera técnica o Educación Media Superior, Carrera trunca CONOCIMIENTOS ESPECIALES Manejo de equipo de computo PC o MAC Posicionamiento de marca Edición de revistas, folletos y periódicos Conocimiento sobre Imagen y Mercadotecnia Relaciones públicas Mercadotecnia política Manejo de Programas vectoriales y editor de imágenes EXPERIENCIA LABORAL Actividades de Comunicación gráfica 5 años de experiencia. CONDICIONES DE TRABAJO Bajo presión Oficina Trabajo de Campo ACTITUD / PERSONALIDAD Liderazgo Disciplina Responsabilidad Trabajo en equipo Iniciativa Puntualidad Creatividad NIVEL DE RESPONSABILIDAD Alta ESFUERZO Físico Mental

12 Página 12 de 24 DESCRIPCIÓN DE PUESTO PUESTO Jefe de Departamento de Diseño JEFE INMEDIATO Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES I. Diseñar formatos de comunicación interna de las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; II. Diseñar productos de comunicación gráfica de las campañas institucionales de las Dependencias y Entidades del ayuntamiento; III. Diseñar y formar la edición de la gaceta Municipal; IV. Diseñar la imagen institucional del informe de Gobierno y sus productos; y, V. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende expresamente el Presidente Municipal o su superior jerárquico.

13 Página 13 de 24 PERFIL DEL PUESTO PUESTO Jefe de Departamento de Diseño ESCOLARIDAD Licenciatura, Carrera técnica o Educación Media Superior CONOCIMIENTOS ESPECIALES Diseño de información de editoriales y publicaciones Administración Pública Manejo de software especializado EXPERIENCIA LABORAL 2 años Oficina Bajo presión CONDICIONES DE TRABAJO ACTITUD / PERSONALIDAD Puntual Disciplina Responsabilidad trabajo en equipo Iniciativa NIVEL DE RESPONSABILIDAD Media ESFUERZO Físico Mental

14 Página 14 de 24 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO Jefe de Departamento de Publicaciones JEFE INMEDIATO Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES I. Programar y administrar los portales web de las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; II. Programar y editar contenidos multimedia para las campañas institucionales de las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; III. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende expresamente el Presidente Municipal o su superior jerárquico.

15 Página 15 de 24 PERFIL DEL PUESTO PUESTO Jefe de Departamento de Publicaciones ESCOLARIDAD Licenciatura, Educación Media Superior, Carrera trunca CONOCIMIENTOS ESPECIALES Programación web HTML, PHP, JAVASCRIPT Y FLASH Manejo de programas de edición de video FINAL CUT, ADOBE PREMIER Manejo de ADOBE ACROBAT PROFESIONAL EXPERIENCIA LABORAL 3 años CONDICIONES DE TRABAJO Oficina Trabajo en campo Bajo presión ACTITUD / PERSONALIDAD Puntual Disciplina Responsabilidad trabajo en equipo Iniciativa NIVEL DE RESPONSABILIDAD Media ESFUERZO Físico Mental

16 Página 16 de 24 IX. POLÍTICAS 1. La solicitud de campañas de difusión e inserciones oficiales deberá realizarse por escrito. 2. La respuesta a una petición se realizará por escrito o si es necesario se turnara a una nueva instancia. 3. El tiempo de duración de la campaña será señalado por la Dirección General de Imagen Pública, Difusión y Comunicación Social. 4. La solicitud de cualquier diseño deberá realizarse con tres días de anticipación. 5. Todo requerimiento de material se realizará de acuerdo a las necesidades de la Dirección y con la autorización del Director General de Imagen Pública, Difusión y Comunicación Social. 6. Todo diseño gráfico realizado, deberá estar justificado de acuerdo al manual de identidad institucional.

17 Clave: PR-PM-DIPyDG- 01 Página 17 de 24 X. PROCEDIMIENTOS ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS 1.- Propósito: Este procedimiento tiene como finalidad dar a conocer los lineamientos para desarrollar mensajes a través de prensa escrita y medios electrónicos, que representen los valores y compromiso del Ayuntamiento con la Ciudadanía, así como la responsabilidad de Gobernar, considerando los mecanismos y lineamientos establecidos. 2.- Alcance: Este procedimiento compete a la Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental. 3.-Referencia: Para la elaboración de este procedimiento se tomó como referencia las políticas internas emitidas por la Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental. 4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad del Director General de Imagen Pública, Difusión y Comunicación Social la revisión de este procedimiento. Es responsabilidad del Director de imagen Pública y Difusión Gubernamental, la elaboración, implementación y supervisión de este procedimiento. Es responsabilidad del personal operativo y de apoyo llevar a cabo las actividades descritas en el procedimiento. 5.- Definiciones: Síntesis Informativa: Compendio que indica de manera esquemática o generalizada la información relativa a las actividades oficiales o de un tema en particular. 6.- Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de Flujo 6.2 Descripción de Actividades 6.3 Registro de Calidad y Anexos

18 Clave: PR-PM-DIPyDG- 01 Página 18 de 24 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental Dirección General de Imagen Pública, Difusión y Comunicación Social 1 a 3 días Actividad 1 1 a 3 días Actividad 2 INICIO Acordar los programas a promocionar 1 Aprueba la campaña? 5 Si Implementar la campaña No 6 Enviar a corregir propuesta 3 1 a 3 días Actividad 3 Desarrollar conceptos y líneas de fuerza a 3 días Actividad 4 1 a 3 días Actividad 5 Diseñar propuesta para diferentes medios de comunicación 3 Propuesta Estratégica 1 a 3 días Actividad 6 1 a 3 días Actividad 7 4 Presentar al Director General la propuesta Supervisar campaña Propuesta Estratégica 1 a 3 días Actividad a 3 días Actividad 9 Evaluar campaña Realizar memoria de campaña FIN 1 a 3 días Actividad Memoria

19 Clave: PR-PM-DIPyDG- 01 Página 19 de 24 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS Paso Responsable Actividad 1 Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental (DIPyDG) Verifica con las Dependencias del Ayuntamiento los programas que necesitan difusión. Documento De Trabajo (clave) 2 DIPyDG Desarrolla conceptos y líneas de fuerza de la actividad que requiere promoción. 3 DIPyDG Diseña propuesta estratégica en diferentes medios de comunicación. Propuesta estratégica 4 DIPyDG Presenta al Director General de Imagen Pública, Difusión y Comunicación Social del Ayuntamiento la propuesta para su aprobación. Propuesta estratégica 5 Director General de Imagen Pública, Difusión y Comunicación Social (DGIPDyCS) Es aprobada la campaña? No. Ir a la actividad No. 6 Si. Ir a la actividad No. 7 6 DGIPDyCS Devuelve al Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental para que realice las correcciones correspondientes y se conecta con la actividad No DGIPDyCS Acuerda con el Presidente Municipal e implementa campaña.

20 Clave: PR-PM-DIPyDG- 01 Página 20 de 24 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS Paso Responsable Actividad 8 DIPyDG Supervisa posicionamiento e impacto de campaña publicitaria. Documento De Trabajo (clave) 9 DIPyDG Evalúa la campaña a través de diferentes mecanismos como observación, comentarios directos por parte de los responsables de las Dependencias del Ayuntamiento. 10 DGIPDyCS Realiza memoria, es decir archivo de la campaña. Con esta actividad finaliza este procedimiento. Memoria

21 Clave: PR-PM-DIPyDG- 01 Página 21 de 24 PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS REGISTRO DE CALIDAD Responsabilidad de su Tiempo de No Documentos (Clave) Custodia retención 1 Propuesta Estratégica Andrés Robles Sánchez 1 año 2 Memoria de la campaña Andrés Robles Sánchez 1 año ANEXOS Anexo No NINGUNO Documento Clave

22 Página 22 de 24 XI. DIRECTORIO Nombre Y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial Andrés Robles Sanchez Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental Iván Andrés León Jacobo Jefe de Departamento de Diseño Jorge Ponce Jurado Jefe de Departamento de Publicaciones Netzahualcóyotl esq. Motolinía Col. Centro. Netzahualcóyotl esq. Motolinía Col. Centro. Netzahualcóyotl esq. Motolinía Col. Centro.

23 Página 23 de 24 XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION 19 de Marzo de de Octubre de 2013 PARTICIPANTES Andrés Robles Sánchez PUESTO Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental Ricardo Díaz Vázquez Director de Modernización Administrativa Emigdio González Galindo Técnico Informático Ricardo Díaz Vázquez Titular de la Dirección de Modernización Administrativa Emigdio González Galindo Técnico Informático Asesor Designado por la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo Andrés Robles Sánchez Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental, Responsable de la Organización del Manual de Organización, Políticas y Procedimientos

24 Página 24 de 24 XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ÁREA: Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental Apartado Motivo Del Cambio Fecha De Vigencia Puesto Nombre Y Firma Vo. Bo. de la directora General de Informática y Desarrollo Administrativo Todos Elaboración del Manual versión /Oct./2013 Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental Andrés Robles Sánchez Roberto Rodolfo Soto Tapia