ADQUISICIÓN DE UN SISTEMA ERP Y SERVICIOS DE IMPLANTACIÓN DEL MISMO EN CITS PLIEGO DE REQUERIMIENTOS TECNICOS

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1 ADQUISICIÓN DE UN SISTEMA ERP Y SERVICIOS DE IMPLANTACIÓN DEL MISMO EN CITS PLIEGO DE REQUERIMIENTOS TECNICOS INDICE 1. INTRODUCCIÓN. 2. SITUACIÓN ACTUAL. 3. OBJETO DEL PLIEGO. 4. REQUISITOS DEL NUEVO SISTEMA REQUISITOS GENERALES Estructura CITS Acceso local a las funcionalidades del ERP Accesibilidad Remota Consultas e informes Performance Otros REQUISITOS FUNCIONALES Gestión de Finanzas Gestión de Contabilidad y Presupuesto Gestión de Proveedores y Tesorería Gestión de Inventario, Repuestos Refurbished y Facturación Gestión de Compras Gestión de Activo Fijo Gestión de Capital Humano. 5. FUNCIONALIDADES OPCIONALES. 6. PLAN DE FORMACION. 7. INFRAESTRUCTURA DE SISTEMAS. 8. CONDICIONES GENERALES. 9. CONDICIONES DE LA OFERTA.

2 1. INTRODUCCIÓN. El Centro de Inclusión Tecnológica y Social (CITS) es una persona jurídica de derecho público no estatal, que promueve la inclusión social y el desarrollo tecnológico de la educación, a través de la implantación de la iniciativa OLPC para Uruguay, bajo el nombre de Plan Ceibal. El CITS cuenta con una plantilla de aproximadamente 250 personas, distribuidas en varias áreas principales, encargadas de cubrir los diferentes aspectos que el Plan Ceibal requiere (técnico, social, contenidos, etc.). 2. SITUACIÓN ACTUAL. El CITS cuenta con diversas aplicaciones para la gestión de las tareas que tiene encomendadas, tanto para su gestión interna como para dar soporte al proceso de evaluación y control de proyectos que promuevan la inclusión tecnológica y social de su Plan Ceibal. Existe integración entre las distintas aplicaciones, lo que permite compartir la información y la automatización de procesos, aunque no al nivel que el Plan lo necesita, impidiendo muchas veces la consolidación en puntos únicos de dicha información, y agilidad de las consultas realizadas, de manera integral y teniendo en cuenta todas las actividades e impactos que se generan en los demás sectores. El CITS cuenta con un Sistema de Gestión de Activos y Configuraciones, desarrollado a medida y alojado físicamente en las instalaciones del LATU (Laboratorio Tecnológico del Uruguay). La interacción con los diferentes actores externos se realiza mediante web services y desarrollos web a medida, para cada una de las situaciones. Se cuenta con un Sistema de Registro de Incidentes sobre las laptops (XO), el cual deberá interactuar con el nuevo ERP, y particularmente con el módulo de Gestión de Activos y Configuraciones del Plan Ceibal, dentro del ERP, en cada una de sus operaciones. Adicionalmente se cuenta con otros sistemas. Se pretende sustituir éstas herramientas por los módulos correspondientes en el ERP, a saber: Gestión de Compras. Gestión de Inventario, Repuestos Refurbished y Facturación. Gestión de Contabilidad y Presupuesto. Gestión de Activo Fijo. Gestión de Proveedores y Tesorería. Gestión de Activos y Configuraciones. Gestión de Capital Humano. Los procesos de los módulos antes mencionados llevan asociados la gestión de diversa documentación en papel, así como la autorización mediante firma manuscrita por parte de los responsables. Con este nuevo sistema se pretende agilizar y mejorar la eficiencia, trasparencia y trazabilidad de los procesos y documentos correspondientes a cada módulo. Gran parte de la documentación con la que trabaja el CITS para la gestión de ayudas y como medio de comunicación con las instituciones y empresas se apoya en herramientas ofimáticas (Microsoft Office/Open Office), documentos PDF y correo electrónico (Google Apps). Con esta nueva solución se pretende aumentar la eficacia y eficiencia de los procesos de Gestión interna de CITS. En cada área de actividad el CITS apunta a adoptar las mejores prácticas a partir de las propuestas que se reciban.

3 3. OBJETO DEL PLIEGO. El objeto del presente pliego es la adquisición de un ERP y de los servicios de implantación del mismo. Históricamente CITS se basó en los sistemas del Laboratorio Tecnológico del Uruguay (LATU) para la implementación de sus sistemas actuales, desarrollados a medida y luego personalizados de forma adecuada a la organización. CITS considera que es el momento de realizar reingeniería de procesos, acorde al crecimiento y cambio, y definir el sistema que acompañe y refleje dicha etapa. Se requerirá como primera medida que el módulo de Gestión de Activos y Configuraciones implemente todas las funcionalidades del sistema actualmente en uso. Dicho módulo deberá ser compatible con el resto del sistema (Ver Anexo I, Mapa de Procesos ). Dentro del alcance del proyecto se debe incluir el estudio de todos los procesos involucrados y la propuesta de reingeniería de procesos que permitan mejorar la eficiencia del ERP a implementar. Un punto a destacar dentro del objeto del pliego es el análisis y explotación de la información relativa a todos los procesos que se incluyen dentro del sistema ERP. Se deben proporcionar las herramientas y mecanismos necesarios para poder realizar un seguimiento del cumplimiento de los procesos, así como obtener de una forma ágil y autónoma los informes necesarios para dar respuesta a las necesidades de información relativas a la Gestión de Compras, Gestión de Inventario, Repuestos y Facturación, Gestión de Contabilidad y Presupuesto, Gestión de Activo Fijo, Gestión de Proveedores y Tesorería, Gestión de Activos y Configuraciones y Gestión de Capital Humano. Otros aspectos a incluir dentro del proyecto son: La coordinación, administración, organización y dirección de los diferentes ámbitos del proyecto; integración de equipos, procesos y sistemas incluidos en él. Diseño e implantación de los flujos de trabajo que dan soporte a los procesos. La realización de las interfaces necesarias para la integración con otros sistemas externos, tales como PEU (Portal del Estado Uruguayo), Administración Nacional de Correos, BROU, OL (Operador Logístico), Sistema de Registro de Incidentes y otros sistemas que eventualmente interactúen con la institución. El diseño y mantenimiento de un plan de comunicación del proyecto durante su ejecución destinado a todos los potenciales usuarios del mismo. El desarrollo y ejecución de un plan de formación que cubra todas las fases del proyecto, y que garantice la capacitación funcional de los usuarios de CITS implicados en el proyecto. El desarrollo y la ejecución de un plan de formación técnica de un grupo de profesionales del CITS que esté en condiciones de analizar y eventualmente implementar modificaciones al módulo de Gestión de Activos y Configuraciones. El establecimiento de los niveles de seguridad y confidencialidad para la información del sistema, en cumplimiento con la legislación vigente y con un adecuado sistema de control interno. La migración de los datos contenidos en los sistemas actuales que CITS defina. Realización y entrega de toda la documentación correspondiente a cada una de las fases e hitos del proyecto, así como los correspondientes informes de seguimiento, a definir con el equipo técnico de CITS. La implantación de las medidas necesarias para la gestión del cambio, de modo que se minimice el impacto correspondiente a la sustitución de los sistemas actuales por el nuevo ERP en sus diferentes módulos.

4 4. REQUISITOS DEL NUEVO SISTEMA REQUISITOS GENERALES Estructura CITS. La estructura organizativa de CITS está compuesta por Direcciones, Divisiones, Departamentos y Áreas. La organización de la asignación de costos a los recursos deberá estar basada en Proyectos y Centros de Costos Acceso local a las funcionalidades del ERP. El acceso a todas las funcionalidades del ERP se podrá realizar tanto mediante clientes del ERP instalados en las estaciones de trabajo, como mediante tecnología Web. En el caso de la tecnología Web deberá ser correcta la visualización en los navegadores más utilizados actualmente (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, etc.) en sus versiones más actualizadas; se deberán asegurar además los estándares de accesibilidad y usabilidad Accesibilidad Remota. El sistema deberá proveer accesibilidad remota, orientado a dar servicio por una parte a las empresas que colaboren con los procesos involucrados en el ERP, y por otra parte a funcionarios de CITS que accedan utilizando ésta modalidad Consultas e Informes. El sistema deberá incorporar toda la funcionalidad de búsqueda y consultas, así como la obtención de aquellos informes y estadísticas que se establezcan de uso frecuente y necesario, permitiendo diferentes criterios de selección, ordenamiento, agrupación, detalle, totalización y presentación. Los resultados obtenidos deberán poder ser exportados en formatos compatibles con otras aplicaciones (hojas de cálculo, pdf, html, etc.). El sistema deberá ofrecer todos los informes financieros, legales y fiscales necesarios para cumplir con la legislación vigente, aplicable a CITS Performance. El sistema deberá contemplar la cantidad de usuarios activos, creados a nivel Nacional, con una concurrencia del 5% en períodos pico (2500 usuarios) Otros. Ayuda en línea integrada en la aplicación. Navegabilidad a través de la aplicación (históricos, documentos relacionados, etc.). Generación de informes en múltiples formatos (html, pdf y xls/ods). Filtros personalizables y ordenamiento de registros flexibles. Niveles de acceso definidos por usuario a través de Roles. Información de auditoría para cada transacción. Gestión de datos maestros.

5 4.2. REQUISITOS FUNCIONALES Gestión de Finanzas. El producto ERP seleccionado deberá permitir: Resultados: Visualizar rápidamente el resultado que se está obteniendo, en un determinado momento así como de los meses anteriores. Cada mes puede ser analizado al detalle que se requiera, navegando a través de los distintos niveles de las cuentas. Análisis de Saldos. Control Presupuestario: Solicitar el Control Presupuestario a nivel global de la Institución, a nivel de Proyectos o incluso a nivel de Centros de Costos. En esta comparación se deberá presentar, tanto lo presupuestado vs lo real mes a mes, como lo acumulado, indicándose la respectiva desviación en cada caso, en monto y en porcentaje. Flujo de Caja: Disponer en todo momento de la proyección del flujo día a día. Stock: Sugerir los niveles de stock mínimo, reposición y máximo para los productos, en base a parámetros de días de stock, tiempo de reposición y factor de seguridad, permitiendo actualizar en línea la información hacia las fichas de los productos. Los análisis de stock deberán poderse efectuar en un determinado período, ya sea para el global de la Institución o para un depósito específico. Por cada producto deberá poderse obtener información de niveles de stock, movimientos y ubicaciones. En relación a la valorización del inventario, ésta se deberá poder obtener a costo, o a precio de última compra Gestión de Contabilidad y Presupuesto. Basado en una estructura de Proyectos y Centros de Costos el sistema deberá permitir obtener en forma oportuna toda la información necesaria para un eficaz control y manejo de la Institución. Deberá contemplar: 1. Planes de Cuenta y Períodos Contables Paramétricos: Deberá permitir a la Institución determinar la forma de operar y controlar su gestión, en base a un plan de cuentas con atributos asignables a cada cuenta, como manejo de auxiliares, control de documentos, detalle de gastos, conciliación bancaria, flujo efectivo, etc. 2. Proyectos y Centro de Costos: A través de una estructura de Proyectos y Centros de Costos permitirá controlar los resultados de las distintas actividades. 3. Multimoneda: Entre los atributos de las cuentas se valorará el manejo de multimoneda como también el proceso de cálculo automático de la diferencia de cambio. 4. Navegación directa de asientos contables a documentos y viceversa. 5. Plantilla de asientos recurrentes. 6. Carga masiva de asientos. 7. Corrección Monetaria. 8. Conciliación Bancaria.

6 9. Control de deudas. 10. Consultas / Informes. 11. Cumplir con los balances de presentación obligatoria exigidos para la Institución. 12. Presupuesto Operacional y de Inversiones: Deberá permitir efectuar y controlar el Presupuesto Operacional y de Inversiones, tanto a nivel de Proyecto como Centros de Costos, y conocer en todo momento el avance del mes y acumulado Gestión de Proveedores y Tesorería. Se busca una herramienta que permita una eficaz administración de las cuentas por pagar de la Institución así como la gestión de proveedores. Debe permitir llevar un eficiente y completo control de las cuentas por pagar, emitir cheques a proveedores, proyectar flujos de vencimientos, y todo lo necesario para la administración de los acreedores. En particular debe permitir el control de deudas por proveedor, detallando los documentos con sus pagos parciales y saldos, generar reportes para la gestión, emisión de nóminas o cheques en forma masiva para el pago a los acreedores, generación automática de los vouchers en el sistema de contabilidad y contabilización de los pagos. Adicionalmente deberá permitir: 1. Pago Electrónico a través de Bancos. 2. Cálculo y administración de retenciones de impuestos. 3. Consultas e informes. 4. Administración de presupuesto de caja Gestión de Inventario, Repuestos Refurbished y Facturación. El ERP deberá permitir llevar un preciso control de las entradas y salidas de mercadería desde y hacia los distintos depósitos, manejar adecuadamente los niveles de inventario y entregar toda la información para la administración de éstos. Además deberá permitir efectuar todos los movimientos relativos a las ventas, obteniendo las estadísticas necesarias para la toma oportuna de decisiones. Deberá contemplar: 1. Manejo de múltiples Depósitos. 2. Gestión por Lote. 3. Completa Ficha de Productos. 4. Valorización de stock. 5. Movimientos de stock (adquisiciones, reparaciones, entregas, transferencias entre depósitos). 6. Consulta de saldos de inventarios (en unidades físicas, lotes, partidas, estado, depósitos). 7. Contabilización automática de movimientos. 8. Inventario físico, Planificación de inventarios. Manejo de Repuestos Refurbished Deberá permitir control y costeo de los productos en stock, órdenes de trabajo, órdenes de producción, etc. Para administrar los depósitos el sistema deberá clasificar con

7 diferentes conceptos los movimientos de entrada y salida. Por ejemplo, controlará las entradas y salidas de productos en reservas (Por Usuario, Orden de Trabajo, Orden de Producción), productos en consignación, los despachos por entregar, las ventas efectuadas y por despachar, los consumos internos hacia los Centros de Costos, entre otros. Adicionalmente deberá permitir: 1. Llevar el control de los niveles de Stock Mínimo, Reposición y Máximo, ya sea a nivel de depósito o consolidado de la Institución. 2. Costeo de los Inventarios y Repuestos por carpeta de importación. 3. Facturación por lote. 4. Interfase con Sistema de Cobranzas externos a la Institución Gestión de Compras. La herramienta deberá permitir realizar el seguimiento del Ciclo de Compras, así como obtener una serie de reportes históricos relativos a volúmenes de compra por proveedor, precios, antecedentes, etc., para una eficaz negociación. En todo momento se deberá contar con la información de gestión necesaria para la toma de decisiones, por ejemplo, los últimos precios a los que se ha comprado un producto, el volumen comprado a un proveedor en un cierto tiempo, descuentos obtenidos, etc. Así también deberá permitir llevar un control exhaustivo de las órdenes de compra, con el detalle de cada una de sus recepciones y su saldo pendiente. El Control de Compras deberá ser por Proyecto y por Centros de Costos. Deberá contemplar: 1. Requisiciones: Efectuar las solicitudes de compra y llevar un detallado control del estado y avance de cada una de las requisiciones generadas a través de sus diferentes modalidades: licitaciones, concursos, etc. 2. Workflow de aprobación de documentos. Cotizaciones a Proveedores. Emisión de Órdenes de Compra a Proveedores. Notificación de Pagos. 3. Información para la Gestión Gestión de Activo Fijo. La herramienta deberá permitir la administración y control, llevando un control exhaustivo de los bienes del Activo Fijo a nivel Nacional, las ubicaciones en que se encuentran, los responsables a cargo, las readecuaciones y mantenimiento efectuados, las revalorizaciones, depreciaciones y valor libro, y deberá efectuar automáticamente la contabilización en el sistema de Contabilidad. Se requerirá: 1. Administración de activos fijos en poder de terceros.

8 2. Ficha del Activo: Este sistema deberá manejar una ficha completa para cada activo, donde se especificarán, tanto las características para los cálculos de revalorizaciones y depreciaciones, como el valor de compra, vida útil, valor residual, entre otros, así como la historia de las readecuaciones y traslado entre las distintas ubicaciones. Se pretenderá definir grupos de activos con su precio de adquisición correspondiente y valoración contable. 3. Funciones paramétricas para cálculos. 4. Traslado de los Activos: Deberá permitir efectuar traslados de Activos en forma individual o masiva, llevando un control exhaustivo de los movimientos. 5. Toma de Inventario Gestión de Capital Humano. El módulo correspondiente a la Gestión de Capital Humano, deberá contener las siguientes aplicaciones y desarrollos: Personal: 1. Control de marcas de horarios. 2. Horarios semanales, mensuales, cambios, omisiones, autorizaciones. 3. Licencias. Gestión de RRHH: 1. Reclutamiento y Selección, base de CV postulados, evolución, descartes, fichas seleccionadas. 2. Ficha del Funcionario (CV + Foto + Legajo + instancias posteriores de información). 3. Inducción. 4. Evaluación de Desempeño. 5. Capacitación, módulo de historias de capacitación y resultados de los cursos. 6. Sistemas de Reconocimiento (módulo de objetivos con opción de bonos). 7. Encuesta de Clima. 8. Otros tipos de encuestas genéricas. 9. Indicadores de RRHH, informes. 10. Análisis Salarial (historia individual y grupal). Se apunta, con éstos desarrollos, a la autogestión del funcionario, sea web o la vía óptima a definir entre las partes. Esta aplicaría para acceder a su información personal, recibos, horarios y actualización de información, como para que cada superior que corresponda pueda administrar su personal a cargo. 5. FUNCIONALIDADES OPCIONALES. La propuesta deberá indicar si contempla las siguientes funcionalidades. En caso de no incluirlas, los oferentes deberán cotizarlas en forma independiente: Gestión documental (Se deben proporcionar las herramientas necesarias para realizar la adecuada Gestión de Expedientes, Contratos y otras documentaciones). Inteligencia de negocio. (Se deben proporcionar las herramientas necesarias para poder realizar estudios multidimensionales). Notificaciones y avisos. (El ERP debe proporcionar los mecanismos necesarios para definir alertas y notificaciones en función de reglas de negocio. Cuando se cumpla la regla de negocio definida (normalmente en base a cumplimiento de fechas y períodos máximos de resolución) el sistema deberá remitir las

9 notificaciones electrónicas a las listas de distribución definidas. Las notificaciones podrán incluir envío de correo electrónico y/o asignación de tarea para su resolución). Liquidación de sueldos. Gestión de viajes y Rendición de Gastos. 6. PLAN DE FORMACION. La oferta deberá incluir un Plan de Formación detallado, ya que se considera la formación como elemento clave en el proyecto para asegurar la adecuada transmisión del conocimiento y la correcta implantación del mismo. Para ello, será necesario formar, por un lado, al personal técnico responsable de la implantación y, por otro, a todos los usuarios (claves y finales) del sistema. La formación del personal técnico, usuarios claves y finales estará a cargo de la empresa adjudicataria y contemplará los siguientes aspectos: Perfiles de las personas: Se deberá tener en cuenta para el establecimiento e implementación del plan de formación y sus contenidos, el perfil del personal al que se dirigirá la formación, los puestos que desempeñan y su experiencia y conocimiento previo. Objetivos de formación: Teniendo en cuenta los perfiles identificados y las necesidades de información, deberán identificarse los objetivos a alcanzar por el proceso formativo. Si es necesario para la concreción de los objetivos se llevará a cabo un análisis de impacto para conocer qué funciones van a cambiar y lo que supondrá para cada usuario el cambio. Los cursos de formación ofrecidos deben estar centrados en la capacitación de los usuarios finales en el sistema ERP, para poder desempeñar su trabajo diario de manera correcta. Diseño de los cursos: Donde se describa el tipo de formación, teniendo en cuenta los condicionantes del calendario, número de personas a formar y logística disponible para la impartición de los cursos. Calendario de dictado: Se determinarán las fechas idóneas para la formación de cada grupo identificado por perfil, teniendo en cuenta las fechas en las cuales deben comenzar a operar con el nuevo sistema ERP. Logística: Se determinarán los recursos materiales y humanos necesarios para la impartición de los cursos, la realización de las diferentes actividades que se programen y el lugar donde se desarrollarán las sesiones de formación. El Plan de formación para el personal técnico deberá garantizar el conocimiento y uso por parte de éste de las herramientas o paquetes suministrados para la realización del proyecto, así como la prestación del adecuado soporte técnico posterior. Esta formación debe capacitar a el/los responsable/s técnico/s de CITS para la parametrización y configuración del sistema ERP. Material de los cursos La empresa adjudicataria deberá proporcionar el material necesario al alumno para el correcto seguimiento de los cursos y el estudio posterior. El contenido de los cursos variará atendiendo a la naturaleza de los mismos, estando orientados a la formación práctica del usuario o personal técnico asistente mediante un número suficiente de ejercicios. El material de los cursos deberá ser proporcionado, debidamente actualizado a CITS. Impartición de los cursos Los cursos se desarrollarán en los plazos establecidos en el Plan de Formación elaborado a tal efecto, incluyendo las posteriores revisiones del mismo,

10 garantizando el pleno cumplimiento de la planificación acordada, tanto en fechas como en contenido. La formación se desarrollará en los lugares que la Dirección del Proyecto determine como óptimo. Los cursos que correspondan al adjudicatario, serán impartidos por monitores que tendrán el nivel de preparación, cualificación y experiencia adecuadas a las necesidades de CITS, manteniendo un nivel homogéneo entre ellos. La Dirección del Proyecto podrá, en cualquier momento, realizar en la forma que estime conveniente evaluaciones y control de calidad de los cursos impartidos. Entorno de formación Con el fin de poder impartir la formación adecuadamente, la empresa adjudicataria proveerá los medios necesarios para construir el entorno de formación. El CITS aportará los equipos (hardware) necesarios, siendo a cargo del adjudicatario el suministro de productos adicionales así como las licencias del software necesarias para la formación. Asimismo, este entorno facilitará el acceso de los usuarios a la realización de prácticas desde sus puestos de trabajo habituales. 7. INFRAESTRUCTURA DE SISTEMAS. La solución propuesta deberá cumplir los siguientes requisitos: La base de datos para almacenar los datos del sistema ERP será definida entre Oracle y MySQL, en sus versiones mas actualizadas. Todos los oferentes deberán contemplar el funcionamiento del sistema ERP con, al menos uno de los motores de bases de datos, y ser capaces de garantizar estabilidad y buen funcionamiento del mismo. El motor de bases de datos será adquirido y proporcionado por CITS. El software de base será definido entre ambas partes, pero la solución elegida deberá ser capaz de funcionar con sistemas operativos tanto Linux en sus diferentes versiones (Redhat preferentemente), como Microsoft Windows Server 2003 o La arquitectura propuesta deberá detallar los requerimientos necesarios para el correcto funcionamiento de la solución ERP y la compatibilidad de los mismos para convivir con las soluciones existentes actualmente en CITS. Inicialmente se ha estimado la necesidad de tres servidores. Los mismos serán provistos por CITS, con la configuración de hardware que considere conveniente y adecuado a la solución propuesta por el adjudicatario, a detallar: 1 Servidor de Base de Datos. 1 Servidor de Aplicación. 1 Servidor Web. El adjudicatario validará junto con CITS la arquitectura y el dimensionamiento de los servidores involucrados en el proyecto para cada uno de los entornos mencionados. Deberá asegurar una fácil escalabilidad en los requerimientos de hardware a medida que la solución lo requiere y si eventualmente la demanda sobre el sistema se vuelve mayor y más compleja. Se definirá en conjunto con el adjudicatario detalles que permitan optimizar la utilización de la plataforma, y eventuales configuraciones de hardware que beneficien el modelo de funcionamiento del ERP definido.

11 El adjudicatario se encargará de la instalación y configuración de todo el sistema definido en este pliego en todos los entornos mencionados, garantizando el correcto funcionamiento de los mismos como parte de la evolución natural del desarrollo del ERP y el proyecto en su totalidad. El adjudicatario se responsabilizará del mantenimiento de los componentes del sistema ERP, en los tres servidores iniciales provistos por CITS, así como de configuraciones particulares sobre los servidores que requiera la solución, en conjunto con el Departamento de Sistemas de CITS. Se deberán cumplir los procedimientos y niveles de calidad establecidos por CITS. El adjudicatario deberá proponer a CITS la estrategia de distribución del cliente y dimensionamiento de los PC para dichos clientes. Dicha estrategia deberá ser validada por CITS, y el equipamiento será provisto por CITS. 8. CONDICIONES GENERALES. La oferta deberá incluir detalles de la metodología de implantación y de la metodología de gestión del proyecto. La oferta deberá incluir un cronograma y un diagrama de Gantt del proyecto, detallando los recursos humanos a ser suministrados por el oferente y por CITS. La oferta deberá incluir un plan detallado de capacitación previsto. Los trabajos se realizarán en las instalaciones de la empresa adjudicataria, en los horarios normales de funcionamiento y todas las horas que la empresa adjudicataria considere convenientes, a los efectos de optimizar la utilización del tiempo de desarrollo del proyecto ERP. No obstante, en circunstancias excepcionales y cuando por necesidades del servicio se justifique, la empresa adjudicataria deberá comprometerse a una disponibilidad y flexibilidad horaria de su equipo de trabajo, sin que la realización de estos trabajos tengan una consideración especial y sobrecosto para CITS. La oferta deberá incluir un plan de Gestión del Cambio. La oferta deberá incluir un plan de Gestión de Riesgos. La oferta deberá incluir un detalle de la documentación a ser suministrada, como mínimo se requerirá contar con manuales de usuario y diagramas de proceso. Entre los oferentes que adquieran el Pliego, se prevé la realización de una presentación del Mapa de Procesos de la Institución y sus requerimientos, a efectos de clarificar el funcionamiento de los mismos y evacuar las consultas que surjan del pliego. Los oferentes deberán entregar una demo del producto ofrecido, basada en la replicación del proceso Mantenimiento de Laptops de la Institución, adjunto a la propuesta formal del mismo. 9. CONDICIONES DE LA OFERTA. La oferta económica deberá cumplir con los siguientes requerimientos: Todo el material y licencias necesarias para la gestión del proyecto, documentación, desarrollo y realización de pruebas y formación estarán incluidas en la oferta. En el caso de que la oferta requiera la adquisición de licencias de terceros, se deberá detallar el alcance de las mismas. La oferta detallará los costos de las licencias de todos aquellos productos necesarios para el entorno de producción y desarrollo que requiera la solución a implantar, incluyendo el costo de mantenimiento del primer año de las licencias.

12 Las licencias mínimas que se incluyen dentro del pliego se corresponden a todas las licencias necesarias para dar soporte a la funcionalidad descrita en este pliego para el producto ofrecido por el adjudicatario. La oferta deberá incluir el costo de la garantía durante el primer año y los costos de mantenimiento para los siguientes cuatro años, éste último cotizado aparte del precio de la solución, como ítem adicional. Todas las funcionalidades sugeridas en el punto 5, Funcionalidades Opcionales, deberán ser cotizadas aparte de la cotización del sistema ERP principal, como ítems adicionales.