HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO. Deficiencia en el control de pagos sobre contratos de obra (Hallazgo de Control Interno No.1)

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1 1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Deficiencia en el control de pagos sobre contratos de obra (Hallazgo de Control Interno No.1) Se estableció que la Tesorería Municipal de Monjas pagó en exceso la cantidad de Q26, sobre el contrato No , suscrito con la empresa Caudales S.A., conforme factura No del 29 de marzo de 2006, cantidad que por requerimiento de esta auditoría fue reintegrada según recibo de ingresos No serie "A", forma 7-B del 24 de agosto de Acuerdo No por del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, en la Norma No. 5.4: Recepción y Verificación de la Documentación de Soporte, establece que las autoridades superiores de cada entidad, en el proceso de recepción y verificación de la documentación de soporte de las operaciones, en su respectivo ámbito, deben contar con la tecnología y metodología, así como la organización formalmente descrita en manuales de funciones y procedimientos, que permitan ejercer un eficiente control sobre los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, egresos, etc. En concordancia con la norma anterior, se considera responsabilidad de la Jefe de Tesorería, implementar los controles necesarios sobre los pasivos de la Municipalidad y los pagos que se realizan bajo cualquier concepto. Carencia de controles eficientes sobre los pagos a proveedores y contratistas. Se causó menoscabo al patrimonio municipal, mismo que fue subsanado en el transcurso de la auditoría. El Alcalde deberá girar instrucciones a la Tesorera para establecer un sistema eficiente de control en coordinación con la Oficina de Planificación, sobre cada uno de los contratos y otros adeudos, en cuanto a montos, pagos efectuados, ampliaciones y/o disminuciones de los montos contratados y saldos, con lo cual se reducirá al mínimo el riesgo de pagos improcedentes. Se confirma el hallazgo por falta de respuesta de la administración Sanción económica de conformidad con el Decreto del Congreso de la Republica, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, articulo 39, numeral 4, para el Alcalde y Tesorera Municipal de Q2, para cada uno.

2 2 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Falta de fianzas en contrato de obra (Hallazgo de Cumplimiento No.1) El contrato de obra número , por un monto de Q305, (IVA incluido) celebrado por la Municipalidad de Monjas, carece de fianzas de conservación de obra y de saldos deudores. El Decreto No del Congreso de la República, Ley de contrataciones del Estado, artículos 67 y 68, establecen la obligación de presentar las Fianza de Conservación de Obra y de Saldos Deudores. contrataciones, desde su inicio hasta la conclusión de los mismos. Que el Alcalde someta a consideración del Concejo Municipal, la creación de la Unidad de Adquisiciones, de conformidad con los lineamientos del Sistema de Contabilidad Integrado, lo cual hará más técnicos y transparentes los procesos de contrataciones, así como el poder delimitar y deducir responsabilidades. Multa de conformidad con el Decreto No del congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56, para el Alcalde Municipal, por la cantidad de Q2,

3 3 Contratos no registrados ante la Contraloría de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Los contratos de obra No , , , y , por un monto de Q3,715, (IVA incluido) celebrado por la Municipalidad de Monjas, no fueron registrados en el Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas. El Decreto No del Congreso de la República Ley de Contrataciones del Estado, artículos 75, establece la obligación de registrar los contratos celebrados en el Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas. contrataciones, desde su inicio hasta la conclusión de los mismos. Que el Alcalde gire instrucciones por escrito al encargado de la Oficina Municipal de Planificación para que proceda a registrar ante la Contraloría General de Cuentas, dentro del mes siguiente de suscrito un contrato. Multa de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56, para el Alcalde Municipal, por la cantidad de Q66,

4 4 Falta de Acta de Liquidación de Contrato de Obra (Hallazgo de Cumplimiento No.3) El expediente del contrato de obra número , por un monto de Q305, (IVA incluido) celebrado por la Municipalidad de Monjas, no presenta el Acta de Liquidación del contrato. De conformidad con lo que establece el Decreto del Congreso de la República Ley de contrataciones del Estado, artículos 56 y 57 que establecen la obligación de formular la Liquidación definitiva y la aprobación de la misma por la autoridad superior de la entidad contratante. contrataciones, desde su inicio hasta la conclusión de los mismos. Que el Alcalde gire instrucciones por escrito al encargado de la Oficina Municipal de Planificación para que proceda a elaborar las liquidaciones sobre cada uno de los contratos de obra que en el futuro se hayan concluido y recibido por parte de la Municipalidad. Multa de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56, para el Alcalde Municipal, por la cantidad de Q2,

5 5 Falta de Declaración Jurada en contrato de obra (Hallazgo de Cumplimiento No.4) El contrato de obra número , por un monto de Q305, (IVA incluido) celebrado por la Municipalidad de Monjas, carece de la Declaración Jurada del contratista. El Decreto No del Congreso de la República Ley de contrataciones del Estado, artículos 26 establece la obligatoriedad de presentar Declaración Jurada por parte del contratista. contrataciones. Que el Alcalde someta a consideración del Concejo Municipal, la creación de la Unidad de Adquisiciones, de conformidad con los lineamientos del Sistema de Contabilidad Integrado, lo cual hará más técnicos y transparentes los procesos de contrataciones, así como el poder delimitar y deducir responsabilidades por los probables incumplimientos a la legislación aplicable. Multa de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56, para el Alcalde Municipal, por la cantidad de Q2,

6 6 Falta de Bitácoras autorizadas. (Hallazgo de Cumplimiento No.5) En la ejecución del proyecto denominado Ampliación Sistema de Agua Potable Barrio La Libertad, contrato No , por un monto de Q600,000.00, no se utilizó bitácora autorizada por la Contraloría General de Cuentas. El Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, en su artículo 38, literal a) establece que corresponde a la Dirección de Infraestructura Pública la autorización de bitácoras para obras públicas previo a su ejecución y efectuar su fiscalización. Falta de una Unidad Administrativa responsable de la gestión del área de contrataciones y adquisiciones. La Contraloría General de Cuentas no fue informada sobre la ejecución de las obras citadas para su oportuna fiscalización y se evadió el pago de la tasa establecida para la autorización de bitácoras. El Alcalde Municipal deberá cumplir con presentar oportunamente ante la Contraloría General de Cuentas las solicitudes de autorización de bitácoras previo al inicio de cualquier obra. Sanción económica de conformidad con el artículo 39, numeral 18, del Decreto del Congreso de la Republica, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para el Alcalde Municipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación por la cantidad de Q10, para cada uno.

7 7 Diferencia entre cantidades de renglones contratados y ejecutados (Hallazgo de Cumplimiento No.6) De la verificación realizada al proyecto denominado Pavimentación 8ª Avenida, Barrio El Porvenir en el municipio de Monjas, Jalapa, se estableció una diferencia de menos en metros cuadrados del área a pavimentar, por un valor de Q14,006.75, así como metros lineales de bordillo, por un valor de Q870.53, que representa un valor total de Q14, cantidad que no incluye el Impuesto al Valor Agregado. De conformidad con el contrato No de fecha 16/06/2006, cláusula segunda, se detallan las cantidades de los renglones a ejecutarse, habiéndose incumplido al realizarse menor cantidad en lo relativo al área total a pavimentar así como la cantidad de bordillos. No se verifica plenamente la ejecución de los renglones contratados, ni en la supervisión ni en la recepción. Pago de más en renglones que fueron ejecutados incompletos. Que el Alcalde Municipal gire instrucciones al personal de la Oficina Municipal de Planificación para que sean supervisadas las obras con más regularidad y objetividad, además que en las recepciones se hagan las enmiendas pertinentes. La administración no hizo comentarios. Pliego de Cargos de conformidad con el Acuerdo Gubernativo No Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas articulo 53, para el Alcalde Municipal, Tesorero Municipal é Ingeniero Supervisor por un monto de Q14,

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