INSTRUCTIVO COBRANZAS.COM

Transcripción

1 INSTRUCTIVO COBRANZAS.COM El presente instructivo detalla el procedimiento de la compañía para atención de consultas a proveedores. A partir de Septiembre 2013 el único canal disponible para realizar consultas referentes al proceso Cuentas por Pagar/Pagos, será a través del portal módulo de Comunicaciones. A continuación detallamos los pasos a seguir para utilizar esta herramienta: Paso 1: Ingresar al sitio (se recomienda poner como favorito en su navegador). Paso 2: Seleccione el logo de ARCOS DORADOS MEXICO El idioma siempre debe ser Español.

2 Paso 3: Ingrese su número de RFC (sin espacios ni guiones) y contraseña. Para ingreso inicial la contraseña serán los últimos 4 dígitos del número de RFC, y luego la página le solicitará el cambio de la misma. 1. Si no puede ingresar a la página por un error en el N de RFC, por favor contactarse con la Administración, donde será transferido al Equipo de Atención de Proveedores para solicitar resolución del acceso. 2. Si olvidó la Contraseña de Acceso, acceda al link Olvidé Contraseña, y siga los pasos sugeridos en el portal para recuperarla. 3. Si olvidó la Contraseña de Acceso y el registrado no es de su conocimiento, por favor contactarse con la Administración, donde será transferido al Equipo de Atención de Proveedores para solicitar resolución del acceso. Aclaración: El servicio de atención telefónica habitual, será discontinuado como canal de consultas. Sólo quedará habilitado para la recepción de las consultas mencionadas como excepciones en los puntos 1 y 3 del párrafo anterior.

3 Paso 4: La pantalla muestra en primer lugar la solapa Pagos, donde visualizará el detalle de los pagos realizados. Paso 5: también podrá visualizar el estado de las facturas presentadas e ingresadas en el sistema en la solapa Facturas Presentadas.

4 Paso 6: Para poder realizar consultas, deberá hacer click en la solapa Comunicaciones. En la misma podrá visualizar el detalle de casos ya generados por usted. Allí podrá chequear el estado de los mismos y las respuestas recibidas ingresando a cada uno.

5 Paso 7: Para iniciar una consulta deberá hacer click en el botón Nueva Comunicación como indica la flecha roja. Paso 8: En la pantalla que se despliega deberá completar los siguientes datos: 1. Indicar su nombre y correo electrónico. La primera vez deberá escribir estos datos, los cuales quedarán registrados para los próximos casos. 2. Seleccionar en la opción Motivo el adecuado para su consulta. 3. Redactar la consulta en el campo de texto Mensaje indicando todos los datos necesarios: N de factura/pago y de corresponder el N de la Orden de Compra. 4. Es muy importante, que en el caso de proveedores que emiten facturas electrónicas, al crear una consulta sobre una factura ya ingresada en el Portal FACE, indiquen el Nro de ID de Recepción otorgado por el portal, facilitando la búsqueda de dicho documento en el sistema. 5. Finalmente hacer click en el botón Enviar donde indica la flecha roja para asegurarse que la comunicación se haya realizado correctamente.

6 Paso 9: Posteriormente a que la consulta sea recibida por el equipo de Atención a Proveedores, el Portal emitirá un correo automatico informando que la consulta fue recibida y el n de caso con el que quedo registrada la misma. La consultá será respondida dentro de las 48 horas de recibida la misma. Paso 10: Una vez que el equipo de Atención a Proveedores respondió a la consulta, el Portal emitirá un correo automatico informando la resolución del caso; y el empleado deberá ingresar al módulo de Comunicaciones del portal Cobranzas.com para tomar conocimiento de la respuesta. Los casos que se visualicen resaltados en la pantalla, indican que ha habido una respuesta por parte de la empresa la cual no ha sido visualizada hasta el momento.

7 Paso 11: Al ingresar a cada caso resuelto, encontrará una Encuesta de Satisfacción donde podrá registrar su grado satisfacción si lo desea.