Título: Servicios de Intérpretes/Traductores Manual: Clínico Página 1 of 11

Transcripción

1 Manual: Clínico Página 1 of 11 I. PROPÓSITO: II. A. El propósito de este servicio es el de asegurarse que no se les niegue acceso a los servicios de salud básicos a los pacientes y las personas sustitutas que toman las decisiones y que se les provea de un intérprete en el idioma de su preferencia para comunicarse en forma eficaz al momento que se les presenten las condiciones médicas y las opciones y tratamientos. B. Asegurarse que se les provea a todos los pacientes cuyo dominio del idioma Inglés es limitado (LEP- en inglés) y a las personas sustitutas que toman decisiones de recursos de idiomas competentes en el idioma de su preferencia sin costo alguno al momento que se les presenten las condiciones médicas y las opciones de tratamiento. Esto incluye también los servicios para personas sordas o con problemas de audición quienes usan o necesitan para comunicarse lenguaje de señas o un dispositivo de telecomunicaciones (TDD- en inglés). A este dispositivo también se le conoce como TTY (teléfono de texto) para personas sordas o con problemas de audición DEFINICIÓN DE TÉRMINOS: A. Paciente con dominio limitado del Inglés (LEP):se define como un individuo que tiene una capacidad limitada para hablar o que no habla, lee, escribe ni entiende el idioma inglés a un nivel que le permita interactuar en forma eficaz con los proveedores de atención médica. B. Intérprete Médico: Es un intérprete profesional que 1) ha recibido entrenamiento como interprete médico, 2) se adhiere al código de ética profesional y a los protocolos de los interpretes médicos 3) tiene el conocimiento de terminología médica, y 4) puede transmitir la comunicación oral o verbal de un idioma a otro de manera precisa y completa 5) se le han hecho exámenes para corroborar su fluidez en los idiomas en los que interpreta y cuenta con la acreditación otorgada por la Junta Nacional de Acreditación de Interpretes Médicos y posee la Acreditación como Interprete Médico CMI (en inglés). certifiedmedicalinterpreters.org C. Interpretar: Se refiere a la conversión de la comunicación oral o verbal de un idioma a un segundo idioma. D. Traductor: Es una persona que 1) ha recibido entrenamiento en traducción, 2) Se adhiere al código profesional de los traductores, 3) Tiene el conocimiento de terminología médica, FECHA QUE SE ORIGINÓ 4/02 SE REVISÓ/REPASÓ 12/15 INICIADA POR: FECHA Xavier Espinosa 4/02 LA REVISÓ/REPASÓ: / APROBACIÓN DEL DEPARTAMENTO: FECHA Rosa Gamez / Cecilia Bustamante-Pixa 12/15 APROBACIÓN ADMINISTRATIVA: DATE COMITÉ DE PRÁCTICA INTERDICIPLINARIA (SI PROCEDE) COMITÉ DE POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO (SI PROCEDE) FECHA FECHA Comité de Política y Procedimientos Clínicos 12/15 BOARD OF TRUSTEES (IF APPLICABLE) Katie Skelton, R.N., V.P. 12/15 PERSONAL MÉDICO (SI PROCEDE) FECHA OTROS FECHA Equipo de liderazgo de Enfermería 12/15 FARMACIA Y TERAPEUTA (SI PROCEDE) FECHA OTRO FECHA Comité de Política y Procedimientos Clínicos 11/15 FECHA

2 Manual: Clínico Página 2 of 11 y 4) puede convertir con precisión un texto escrito de un idioma a un segundo idioma con un significado equivalente. E. Traducción: Es la conversión escrita de un idioma a un segundo idioma. F. Personal Bilingüe Calificado (ABS-en inglés) /Interprete Calificado: Es un empleado del hospital que cumple con los criterios de cualificación ABS y los parámetros de interpretación. Bajo la supervisión del gerente de su departamento un ABS puede ayudar al interpretar al proveedor de atención médica (interpretación oral, no traducción escrita) dentro de su propio departamento. G. Traducción a la vista: Es una interpretación verbal de un documento en el otro idioma. Se puede solicitar una traducción a la vista cuando los documentos no están traducidos pero se deben limitar a textos breves consideraciones prácticas o de tiempo. H. TTY: Es un dispositivo de telecomunicación para las personas sordas o con problemas de audición. Este dispositivo envía señales de código Baudot a través de las líneas telefónicas a otro TTY y permite la comunicación directa a otras personas que son sordas o con problemas de audición y también a terceras personas por medio de un Operador de Retransmisión de California. III. POLÍTICA: El hospital ofrece los servicios de interpretación para asegurar el derecho tanto de los pacientes que no hablan inglés como los pacientes que son sordos/con discapacidad de auditiva de entender los tratamientos médicos y procedimientos, así como para que puedan comunicar sus necesidades de salud. A. El Personal Bilingüe Calificado (ABS) debe ser un empleado del Hospital. B. Los Interpretes médicos y los recursos calificados de idiomas se les ofrece a nuestros pacientes y a sus familiares sin costo alguno. C. Los intérpretes médicos son responsables de documentar en el expediente médico cada vez que se utilizan sus servicios. D. El intérprete no debe interpretar ni traducir información clínica cuando el proveedor de atención médico no está presente. E. El hospital colocará avisos para informar a los pacientes y a sus familiares de la disponibilidad de los servicios de interpretación. F. Un paciente con dominio limitado del idioma inglés tiene el derecho a contar con un intérprete. G. No se recomienda pedirle a un familiar, amigo o menor de edad desempeñe el papel de intérprete. Se le debe ofrecer al paciente el acceso a un intérprete cualificado. Si el paciente rechaza la utilización de los servicios de interpretación después de que se le ha

3 Manual: Clínico Página 3 of 11 informado de sus derechos de contar con un intérprete cualificado sin costo alguno, documente esto en el expediente médico. Solo en este caso el familiar y/o amigo podrá interpretar la siguiente información: a) Registración b) Evaluación de ingreso al hospital de la enfermera y antecedentes médicos c) Consultas dietéticas d) Orientación al hospital/cuarto e) Educación del paciente f) Instrucciones de Alta/Cuidados posteriores g) Asuntos de Administración de su Caso / Servicios sociales /Hospicio H. No se debe utilizar a familiares, amigos o menores de edad para los consentimientos. I. Recursos para Lenguaje de Señas Americano (ASL- en inglés): La interpretación a distancia por Video (VRI en inglés) se encuentra disponible en todo momento, con equipo instalado en la Sala de Urgencias, Servicios de Interpretación, Sala de Partos, Centro de Prevención y Tratamiento del Cáncer, el Pabellón y en el Centro de Trasplante Renal. Las computadoras se pueden llevar al cuarto del paciente si a este le ingresan. Además se cuenta con intérpretes de ASL que están de guardia de ser necesario para todos los pacientes con discapacidad auditiva. J. La máquina TTY y el teléfono amplificado para los pacientes sordos o con problemas de audición están disponible las 24 horas del día. Se pueden solicitar a través de Telecom (AskIT) y El Centro de Recursos. 1. De lunes a viernes de 8:00am 5:00pm, llame a la extensión o solicítelo a través de Ask IT por medio de Outlook. 2. Después de las 5:00pm y los fines de semana, llame a la extensión y el personal de mantenimiento lo llevará al cuarto del paciente. K. Los servicios TTY están disponibles al llamar al 711 del Servicio de Retransmisión de California cuando se necesita comunicar al número de teléfono personal de un paciente sordo o con problemas auditivos. IV. CUALIFICACIONES PARA INTERPRETAR: A. Los Intérpretes Médico están acreditados por la Junta Nacional de Acreditación de Interpretes Médico ( y se adhieren tanto a los estándares éticos de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA-por sus siglas en inglés) como a los estándares de los intérpretes médicos. 1. Recertificación: a) Unidades de educación continua b) Debe re-acreditarse cada 5 años 2. Cumple con los requisitos de haber aprobado los examines de traducción escrita en inglés y el idioma al que se va a traducir.

4 Manual: Clínico Página 4 of 11 B. St. Joseph Hospital of Orange entrena y evalúa a los miembros del personal bilingüe los cuales son designados como Personal Bilingüe Calificado. La orientación/entrenamiento del Personal Bilingüe Calificado ofrece a los participantes con información concerniente a las regulaciones de acceso a los idiomas y a la importancia de los recursos cualificados de interpretación, funciones y estándares éticos e información sobre la evaluación del dominio del idioma, conocimiento de terminología médica y las habilidades para interpretar. Se ofrecen guías de estudio, módulos en la internet y otra información básica para ayudarles a preparase para la evaluación ABS. La evaluación será realizada por una compañía externa, como herramienta para eliminar la parcialidad y para proporcionar un método consistente y eficaz para la evaluación del personal bilingüe. C. Personal Bilingüe Calificado Nivel 1, Profesional Médico (Posee una licencia como profesional médico/de salud) 1. Requisitos: a) Orientación/entrenamiento (proporcionado por los Servicios de Interpretes) b) Evaluación: Examen de Acreditación/Certificación Médica (MCT) 45 minutos (compañía externa) c) El costo se cobra al departamento d) Se observa: (1) Una interpretación (2) Un Consentimiento e) Completar los módulos bilingües de atención a la salud en Healthstream en un plazo de un año después de pasar el examen MCT y pasará a formar parte de la validación anual de allí en adelante. 2. Una vez que se hayan cumplido los requisitos, el Personal Bilingüe Calificado profesional médico podrá interpretar en los siguientes casos: a) Registración b) Evaluación de ingreso al hospital de la enfermera y antecedentes médicos c) Consultas dietéticas d) Orientación al hospital/cuarto e) Educación del paciente f) Instrucciones de Alta/Cuidados posteriores g) Asuntos de Administración de su Caso / Servicios sociales /Hospicio h) Consentimientos, solo en su departamento/unidad procedimientos quirúrgicos comunes y/o diagnósticos dentro de su departamento/unidad. D. Personal Bilingüe Calificado Nivel 2, personal No-Médico (no posee una licencia como profesional médico/de salud)1. Requisitos: a) Orientación/entrenamiento (proporcionado por los Servicios de Interpretes) b) Evaluación de Aptitud como Interprete (IST) 30 minutos (compañía externa) c) El costo se cobra al departamento d) Se observa: (1) Una interpretación

5 Manual: Clínico Página 5 of 11 e) Completar los módulos bilingües de atención a la salud en Healthstream en un plazo de un año después de pasar el examen IST y pasará a formar parte de la validación anual de allí en adelante. 2. Una vez que se hayan cumplido los requisitos, el Personal Bilingüe Calificado profesional NO médico podrá interpretar en los siguientes casos: a) Registración b) Evaluación de ingreso al hospital de la enfermera y antecedentes médicos c) Consultas dietéticas d) Orientación al hospital/cuarto e) Educación del paciente f) Instrucciones de Alta/Cuidados posteriores g) Asuntos de Administración de su Caso / Servicios sociales /Hospicio E. Orientación y Entrenamiento del Programa de Empleados Bilingües Calificado: Requisitos para el Programa de Personal Bilingüe Calificado 1. Tener éxito en pasar las evaluaciones las evaluaciones del dominio del idioma, conocimiento de terminología médica y las habilidades para interpretar a) Cumplir con el criterio de cualificación del programa y los parámetros de interpretación. Bajo la supervisión de su gerente de departamento puede ayudar a interpretar al proveedor de salud (interpretación oral, pero no hacer traducciones escritas) dentro de su propio departamento; b) ABS Nivel 1, Profesional Médico (1) Puede interpretar para consentimientos c) ABS Nivel 2, Profesional No-Médico (1) Incluye terminología específica de su departamento y dentro de sus funciones esenciales de trabajo 2. Adhiere a los estándares de HIPAA y a los éticos de Interpretación Médica a) Si el miembro del Personal Bilingüe Calificado cree que su nivel de dominio del idioma o su habilidad para interprete no es suficiente para cumplir con las necesidades del paciente/familiar/persona sustituta que toma decisiones, se les pide que le indique al proveedor de salud de los otros recursos alternos de idiomas, incluyendo a los interpretes profesionales del hospital, interpretes por teléfono o interpretes por Video b) El intérprete informa en particular de las limitaciones de sus habilidades con respectos a ciertas interpretaciones [encuentros]. c) El intérprete evita interpretar o hacer traducciones a la vista, especialmente de documentos críticos o complejos si no tiene la habilidad para hacerlo

6 Manual: Clínico Página 6 of 11 V. RESPONSABILIDADES: A) Papel del intérprete 1. Asistir al proveedor de atención de salud con la interpretación o traducción como se requiera, incluyendo la evaluación del paciente, consentimiento informado, tratar las preocupaciones y comunicación de las necesidades del paciente y documentar la intervención en la Evaluación del Intérprete. 2. Todas las preguntas de los pacientes y sus familiares serán contestadas por el personal de enfermería o médico para cualquier aclaración. a) No substituye al proveedor de salud o miembro del personal y, por tanto, no debe interpretar o traducir información clínica en la ausencia del proveedor de salud. B. Papel del traductor 1. Traducir documentos escritos del inglés al idioma-meta 2. Es responsable de la traducción precisa y completa de los documentos del hospital (como consentimientos de los procedimientos quirúrgicos), rótulos y materiales educativos para el paciente entre otros materiales escritos. C. Papel del proveedor de salud 1. Trabajar efectivamente con un intérprete añadiendo la intervención en la Evaluación del Intérprete al cuidado estándar del paciente. 2. Documentar el nombre del intérprete o número de identificación en el expediente médico del paciente. 3. Presentarse usted mismo y decir el objetivo del encuentro. 4. Decir su nombre, papel y presentar el intérprete al paciente. 5. Cuando se comunique con el paciente: a. Hable directamente al paciente en primera persona (p.ej. Dónde tiene el dolor? ) b. Hable en oraciones cortas y haga pausa al finalizar un pensamiento completo. c. Todo lo que usted diga será interpretado sin agregados, omisiones o revisiones. 6. Al terminar el encuentro, utilice métodos de retro-enseñanza para validar la comprensión del paciente (P.ej.: Hemos cubierto bastante este día sobre la medicación del asma y quiero estar seguro que lo he explicado todo con claridad. Me puede decir cómo se va a tomar el medicamento? D. Disponibilidad de los servicios de intérpretes Médicos, recursos cualificados de idiomas y Programa de Personal Bilingüe Calificado

7 Manual: Clínico Página 7 of La interpretación por teléfono (OPI, en inglés) está disponible las 24 horas del día por 7 días a la semana y se usa cuando los intérpretes no están disponibles o cuando se necesita determinar el lenguaje preferido del paciente. 2. La interpretación remota por video (VRI, en inglés) está disponible las 24 horas del día los 7 días de la semana y se usa para tener acceso al intérprete del Lenguaje de Señas u otros lenguajes, en los casos en que el intérprete no esté disponible en el hospital. Esta es una aplicación de telecomunicaciones con base en la computadora que se usa para tener acceso a un intérprete remoto en vivo por medio de video para asegurar una comunicación efectiva entre el paciente y el proveedor de salud. 3. El programa de personal bilingüe calificado (ABS, en inglés). a. El St. Joseph Hospital of Orange entrena y evalúa a los miembros bilingües del personal que son designados como Personal Bilingüe certificado (ABS, en inglés). Después de cumplir con los criterios de calificación del programa ABS y los parámetros de interpretación, estos miembros ABS, bajo la supervisión del Jefe de su departamento, pueden ayudar al proveedor de salud en las interpretaciones (interpretación oral, no traducción escrita) dentro de su propio departamento. Una lista de los miembros de este personal será colocada para su acceso en StaffHub Interpreter Services y en la oficina del supervisor del Hospital. b. Si se quiere inscribir en el programa de Personal bilingüe calificado c. por favor llene los formularios del procedimiento de evaluación del personal bilingüe 1, 2, 3 y 4 cuyo hipervínculo está en VI RELATED FORMS y también están a la disposición en StaffHub > Nursing Rosurces > Interpreter Services. E. La educación de los nuevos empleados tiene lugar durante la Orientación del Nuevo Empleado. Allí se les informa del compromiso del St. Joseph Hospital de proporcionar los servicios de intérpretes y recursos cualificados de lenguaje para nuestros pacientes, sus representantes que son autorizados a tomar decisiones y sus familiares. VI. PROCEDIMIENTO A. Para obtener el idioma primario y preferido del paciente. El idioma primario, el preferido del paciente y su solicitud de tener los servicios de un intérprete mientras está en el hospital como paciente ingresado o en consulta externa, se obtiene y se registra en el sistema de registros electrónicos por parte del personal del ingreso.

8 Manual: Clínico Página 8 of 11 B. Evaluación del ingreso. a. El personal de enfermería, como parte de la evaluación del ingreso, también registra el lenguaje y/o dialecto preferido del paciente en el Registro Médico Electrónico. b. La intervención de evaluación del intérprete se añade al Cuidado Estándar (SOC, por sus siglas en inglés) y completado por un intérprete calificado cada vez que se haga uso del intérprete. c. Los servicios de intervención por teléfono (OPI, en inglés) pueden ser utilizados en los ingresos, para obtener la historia clínica del paciente, cuando no hay disponible un intérprete hospitalario. Para usar este servicio, llame a la extensión d. El proveedor de salud que solicite los servicios de un intérprete debe conducirse como si estuviera trabajando con un paciente que habla inglés, realizando todas las funciones que normalmente realiza. C. Para obtener los consentimientos D. El consentimiento con un intérprete a. Registre el nombre del intérprete y su título en el registro médico del paciente o el Registro Médico Electrónico después de añadir la intervención en el estándar de cuidados (SOC, en inglés). b. Bajo la guía del médico o personal de enfermería, el intérprete de atención de salud va a interpretar y traducir el consentimiento como lo ordene el médico. c. Si es traducido al español, el personal de enfermería es responsable en completar la porción en inglés del formulario de consentimiento para ser traducido al lenguaje apropiado. El consentimiento en inglés se agrega al consentimiento traducido y mantenido en el expediente médico. Las traducciones serán proporcionadas sólo por los traductores médicos. d. Cuando un miembro del personal bilingüe certificado en nivel 1 (ABS Tier 1 en inglés), un intérprete por teléfono o un intérprete remoto por video (VRI en inglés) se utiliza para el consentimiento de un paciente, solo será proporcionada una interpretación verbal del estudio diagnóstico o procedimiento quirúrgico y no una traducción por escrito. e. Cuando los documentos o consentimientos no han sido traducidos, se puede solicitar una traducción oral, la cual se debe hacer bajo la supervisión del proveedor de salud. Las traducciones orales deben limitarse a textos breves que no se pueden traducir por consideraciones prácticas o de tiempo. Para los documentos, folletos u otros materiales, que necesitan ser traducidos e impresos para uso de los pacientes o familiares, notifíquelo al supervisor del departamento. f. Si el paciente está de acuerdo en que se le haga el estudio o procedimiento, se le pedirá que firme el consentimiento. El intérprete y miembro del personal de

9 Manual: Clínico Página 9 of 11 enfermería firmarán como testigos y registrarán el nombre del intérprete y que la información se dio en la forma de una traducción oral. 2. Consentimiento con una interpretación telefónica o con un intérprete remoto por video. a. Para obtener el consentimiento de un paciente hispano hablante, el personal de enfermería va a proporcionar los consentimientos en inglés y español escribiendo el estudio diagnóstico o procedimiento quirúrgico en inglés en ambos formularios de consentimiento.. 1) El intérprete por teléfono o por video va a: a. interpretar para el proveedor de salud y si el paciente está de acuerdo en que se le haga el estudio o procedimiento quirúrgico, se le pedirá al paciente que firme el formulario de consentimiento en español.. b. El personal de enfermería debe firmar como testigo y documentar que el consentimiento se obtuvo utilizando el servicio de intérprete por teléfono (OPI) o por video (VRI). c. Registre el número de identificación del intérprete en el registro del paciente o el Registro Médico Electrónico bajo la Evaluación del Intérprete. d. Añada la intervención al Cuidado Estándar (SOC) cada vez que se utilice el servicio de un intérprete (p.ej.: consentimiento obtenido vía OPI o VRI, intérprete ID# XXXXX). B) Para obtener el consentimiento en los otros lenguajes con un intérprete por teléfono o por video, el personal de enfermería va a proporcionar los consentimientos en inglés y en el lenguaje solicitado (si está disponible) y escribirá el nombre del estudio diagnóstico o procedimiento quirúrgico en inglés en los dos formularios de consentimiento. Si el consentimiento no está disponible en el lenguaje solicitado, se utilizará solamente el consentimiento en inglés. (1) El intérprete por teléfono o por video va a: a. A interpretar para el proveedor de salud y si el paciente está de acuerdo en que se le haga el estudio o procedimiento quirúrgico, se le pedirá al paciente que firme el formulario de consentimiento.

10 Manual: Clínico Página 10 of 11 b. El personal de enfermería debe firmar como testigo y documentar que el consentimiento se obtuvo utilizando el servicio de intérprete por teléfono (OPI) o por video (VRI). c. Registre el número de identificación del intérprete en el registro del paciente o el Registro Médico Electrónico bajo la Evaluación del Intérprete. (d) Add the intervention to the Standard of Care (SOC) each time an interpreter service is used (e.g. Consent obtained via OPI or VRI, Interpreter ID# XXXX). D. Las traducciones de documentos. 1. La traducción escrita de los documentos incluirá los siguientes: documentos vitales, letreros o anuncios del hospital, documentos de ingreso, documentos financieros, educación a los pacientes, instrucciones de egreso y otros materiales de extensión de algún grupo de pacientes no proficientes en inglés que comprenda al 5% de la población de pacientes hospitalarios (que hablan español). 2. Complete y someta el Formulario de Solicitud de Traducción Escrita junto con una Hoja de Justificación. Es necesario el formulario de aprobación por el comité con el fin de que se dé inicio al procedimiento de traducción. 3. Con base en los requerimientos del documento, los proyectos de traducción pueden necesitar mandarse a una agencia de traducción. Los costos de traducción y de oficina serán facturados a nombre del centro de pagos del solicitante y, por tanto, es necesaria la aprobación previa de los costos estimados antes de seguir adelante con el proyecto de traducción. V11. DOCUMENTACIÓN A. La documentación del lenguaje primario y preferido del paciente se requiere en el registro médico electrónico (EMR, en inglés) o una localización prominente del registro médico tanto para pacientes ingresados como de consulta externa. B. La historia clínica, consentimientos, comunicaciones relacionadas con el plan de cuidados, opciones de tratamiento, y la educación hechas por un intérprete cualificado deben anotarse en el expediente médico anotando que esa comunicación se hizo utilizando los servicios de intérpretes. C. La Evaluación del Intérprete está a la disposición en el registro médico electrónico y se puede ver después de añadir la intervención en el Cuidado Estándar (SOC). VIII. DIRECTRICES RELACIONADAS: Acceso o restricción a la comunicación e información. Manual Clínico.

11 Manual: Clínico Página 11 of 11 1X. FORMULARIOS RELACIONADOS: Interpreter Services and Language Resource Contact Information Language Resource Options Assessed Bilingual Staff How to access an Over the Phone Interpreter (OPI) & How to work with an Interpreter Video Remote Interpreter (VRI) Instructions Ultratec TTY Instructions Interpreter Assessment Downtime Form Bilingual Staff Assessment Procedure Forms Written Translation Request Form Forms Justification Sheet IX. Bibliografía: California Hospital Association, Consent Manual Office of Minority Health Federal Register: December 22, 2000 (Volume 65, Number 247) [Page ]. U.S. Department of Health and Human Services Office of Civil Rights Title VI Guidelines Senate Bill 1840, Section 1259, January 1991 National Standards of Practice for Interpreters in Healthcare and National Council on Interpreting in Healthcare, 2005 Health Care Interpreter Ethical Standards The Joint Commission