FONDO DE PROYECTOS DE CUNDINAMARCA FONDECUN

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1 ANEXO 02 FONDO DE PROYECTOS DE CUNDINAMARCA FONDECUN COMPRA, INSTALACIÓN, CONFIGURACIÓN, PUESTA EN FUNCIONAMIENTO, CAPACITACIÓN, SOPORTE Y GARANTÍA DE UNA SOLUCIÓN DE COMUNICACIONES UNIFICADAS (TELEFONÍA IP) E INTEGRACIÓN CON LOS ACTUALES SERVICIOS E INFRAESTRUCTURA DE TELEFONÍA DE LA GOBERNACIÓN DE CUNDINAMARCA. ABRIL DE 2013 Página 1 de 54

2 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO A CONTRATAR ALCANCE... 4 Infraestructura actual de telefonía y de comunicaciones de la gobernación SITIO DE ENTREGA DE LOS BIENES LUGAR DE EJECUCIÓN PLAZO DE EJECUCIÓN FASES Planeación Implementación Estabilización Pruebas Transferencia de conocimiento Entrega OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Obligaciones generales Obligaciones técnicas Especificaciones técnicas para la sede central (complejo administrativo en Bogotá) Características de PBX IP o equipo equivalente Reportes de Gestión en línea Especificaciones técnicas para las sedes remotas (municipios) Conectividad LAN/WAN Requerimientos de la Red Pública y Privada Estándares de la Industria que debe soportar la solución Estándares mínimos soportados Estándares de la industria que soportan QoS Componentes de Terceros Capacidades Máximas y Crecimiento Características del sistema y usuarios finales Características del sistema principal de la sede central Terminales Telefónicos para la sede central y las sedes remotas Gestión de la solución Requerimientos de la administración de la configuración Página 2 de 54

3 Funciones para la configuración de la administración centralizada Administración del licenciamiento Plataforma de correo de voz Capacitación a líderes de usuarios finales Capacitación del grupo administrador de la solución Garantía Soporte Obligaciones de personal mínimo requerido INFORMES, ACTAS Y CRONOGRAMA a. Informes semanales y quincenales b. Informes mensuales c. Informe final d. Actas de recibo a satisfacción e. Cronograma del proyecto REUNIONES DE SEGUIMIENTO SUPERVISIÓN ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO (ANS) Página 3 de 54

4 1. OBJETO A CONTRATAR Compra, instalación, configuración, puesta en funcionamiento, capacitación, soporte y garantía de una solución de comunicaciones unificadas (Telefonía IP) e integración con los actuales servicios e infraestructura de telefonía de la Gobernación de Cundinamarca. 2. ALCANCE El alcance de la presente contratación es establecer las obligaciones generales, técnicas, administrativas y de personal mínimo requerido para la compra, instalación, configuración, puesta en funcionamiento, capacitación, soporte y garantía de una solución de comunicaciones unificadas (Telefonía IP) e integración con los actuales servicios e infraestructura de telefoníade la Gobernación de Cundinamarca (en adelante GOBERNACIÓN); realizando las actividades necesarias para que el CONTRATISTA cumpla con todas sus obligaciones y los niveles de acuerdo de servicio y calidad requeridos, considerando para ello el cubrimiento de la totalidad de los aspectos acordados, entre otros y sin limitarse a: Alcance, especificaciones técnicas, acuerdos de niveles de servicio, costos presupuestados, metodologías, cronograma de implementación, recursos humanos, técnicos y logísticos, informes, productos, entregables, entre otros. La solución de comunicaciones unificadas requerida permitirá ampliar las comunicaciones de telefonía con las que actualmente cuenta la GOBERNACIÓN en el complejo administrativo (sede central) ubicado en Bogotá en la Calle 26 No y llevar los servicios de telefonía IP, entre otros servicios relacionados en el presente documento, a doce (12) municipios (sedes remotas) del departamento de Cundinamarca. Las condiciones técnicas mínimas establecidas fijadas en el alcance del objeto contractual se establece la compra, instalación, configuración, puesta en funcionamiento, capacitación, soporte y garantía de una solución de comunicaciones unificadas (Telefonía IP) e integración con los actuales servicios e infraestructura de telefoníade la GOBERNACIÓN la cual debe soportar como mínimo 1500 extensiones IPy 50extensiones analógicas, basada en los conceptos de convergencia de redes de voz y datos, totalmente compatible con los estándares internacionales de telefonía IP y mínimo los demás estándares abiertos de la industria que se registran en el presente documento. Los componentes que cubren la solución requerida estánconstituidos por los siguientes componentes mínimos: Equipos de infraestructura de Telefonía IP para la sede central de la solución. Página 4 de 54

5 Gateways y/o equipos de Telefonía IP para las sedes remotas. Sistema de Gestión. Terminales (teléfonos) IP. El CONTRATISTA en desarrollo del contrato deberá como mínimo: Entregar en los sitios o sedes establecidas los equipos adquiridos. Configurar, instalar y poner en funcionamiento la totalidad de los elementos de la solución en las sedes establecidas. Capacitar y entrenar al personal de FONDECUN y de la GOBERNACIÓN encargado de administrar la solución. Ofrecer servicio de soporte y garantía con partes sobre la solución adquirida por un período de 12 meses a partir de la aceptación a satisfacción de FONDECUN de la solución instalada y configurada. Realizar la integración con los servicios e infraestructura de telefonía con los que cuenta actualmente la GOBERNACIÓN. La GOBERNACIÓN alojará en su centro de datos la infraestructura de Telefonía IP para la sede central de la solución adquirida y en las sedes remotas será alojada en las entidades beneficiarias del servicio. Una vez sea entregada a satisfacción de FONDECUN y de la GOBERNACIÓN la solución, la GOBERNACIÓN se hará cargo de la operación de la infraestructura adquirida. Sin embargo, se reitera que el CONTRATISTA debe suministrar el servicio de soporte y garantía con partes por un período de 1 año bajo las condiciones anteriormente relacionadas y las demás descritas en el presente documento. Infraestructura actual de telefonía y de comunicaciones de la gobernación La GOBERNACIÓN en la actualidad, cuenta y están en funcionamiento las plataformas de telefonía que se describen a continuación: Una (1) planta telefónica análoga marca SIEMENS referencia HICOM 300. Dicha plataforma cuenta con la siguiente configuración: Cantidad de E1 que tiene instalados Seis (6) Cantidad de puertos E1/PRI en uso y disponibles En uso: Cuatro (4) Disponibles: Dos (2) Sistema de programación Lo tiene y es por línea de comandos. Contrato de mantenimiento y soporte No tiene y SIEMENS no soporta dicha plataforma. Página 5 de 54

6 Plataforma de Comunicaciones Unificadas Microsoft Lync. La plataforma en referencia tiene 680 extensiones con su licenciamiento correspondiente y tiene la siguiente configuración: Versión instalada Lync Server 2010 Enterprise (v ) Clase de licenciamiento actual CAL Std / Enterprise Número de licencias 680 Enterprise con 200 UM (Exchange y Lync) Vigencia de las licencias Perpetua Contrato de mantenimiento y soporte Sí lo tiene y finaliza en Junio 30 del 2013 Configuración de servidores e infraestructura de 3 servidores tecnología asociada. 2 servidores de monitoreo 1 servidor de frontera Cantidad de E1 que tiene instalados Tres (3) Dos (2) gateways marca AudioCodes de 24 puertos modelo MP 124 VoIP Gateway. La solución debe integrar 50 faxes actualmente en funcionamiento. 3. SITIO DE ENTREGA DE LOS BIENES Los bienes objeto de la contratación deben ser entregados por el CONTRATISTA bajo las siguientes condiciones: Sede central: Los equipos que deban ser instalados en la sede central serán entregados por el CONTRATISTA a FONDECUN, en la ciudad de Bogotá en el complejo administrativo de la GOBERNACIÓN ubicado en la Calle 26 No , mediante un acta de entregay recibo de bienes firmada en sitio por el Director del proyecto del CONTRATISTA. Sedes remotas: Los equipos que deban ser instalados en las sedes remotas deben ser entregados directamente en los municipios que defina FONDECUN, previa aprobación de la GOBERNACIÓN, mediante un acta de entrega y recibo de bienes firmada en sitio por el Director del proyectodel CONTRATISTA. En el acta de entrega y recibo de los bienes el CONTRATISTA debe registrar como mínimo la siguiente información: o Fecha Página 6 de 54

7 o o o o o o o o Cantidad unitaria Cantidad total Número serial Descripción Estado de los equipos Garantías Manuales Otros elementos La totalidad de los equipos que el CONTRATISTA entregue deben ser nuevos, con la última versión de hardware y software liberada por el fabricantey libres de defectos e imperfecciones. Para tal efecto el CONTRATISTA debe presentar mediante documento escrito, no mayor a 30 días y emitido por parte del Fabricante delos equipos, en el cual se registre que la tecnología entregada y que será implementada es la última liberada. FONDECUN no asumirá ningún costo en que incurra EL CONTRATISTA cuando por motivos de calidad de los equipos o mala manipulación de los mismos durante la entrega e instalación EL CONTRATISTA tenga que realizar cambios de los mismos. En caso de que algún equipo resulte dañado o muestre algún tipo de imperfección durante la entrega e instalación, el mismo debe ser reemplazado por otro de iguales o superiores características. En ningún caso se aceptarán equipos reparados ni usados. 4. LUGAR DE EJECUCIÓN El CONTRATISTA desarrollará sus actividades en Bogotá D.C. y en todo el territorio del departamento de Cundinamarca sujetoal desarrollo de las distintas fases establecidas en el presente documento. 5. PLAZO DE EJECUCIÓN El plazo previsto para la ejecución del contrato es de TRES (3) MESES, contados a partir de la suscripción del acta de inicio, previa aprobación de la garantía única que ampara el contrato y cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización del mismo. 6. FASES Con el fin de garantizar una puesta en funcionamiento exitosa de la solución adquirida, se han considerado para la ejecución del contrato cuatro (4) fases: Página 7 de 54

8 1. Planeación 2. Implementación 3. Estabilización 4. Entrega La duración y actividades particulares de cada fase serán acordadas entre el CONTRATISTA Y FONDECUN teniendo en cuenta la vigencia del contrato y las prioridades de puesta en marcha que FONDECUN establezca con la GOBERNACIÓN para la instalación tanto en la sede central como en las sedes remotas. Para lo anterior, el CONTRATISTA debe entregar a FONDECUN un cronograma, detallando por cada fase las actividades a realizar con su respectivas dependencias y responsables, durante los cinco (5) días hábiles posteriores a la firma del acta de inicio del contrato. El cronograma debe ser entregado en medio físico y en formato de Microsoft Project. Teniendo en cuenta lo anterior, a continuación se describen las responsabilidades, más no limitadas a las mismas, del CONTRATISTA en cada una de las fases: 6.1 Planeación El CONTRATISTA ejecutara las siguientes actividades durante la fase de Planeación en coordinación con FONDECUN: Desarrollo del cronograma de actividades para la ejecución del contrato. Realizar las reuniones de inicio del proyecto para revisar los objetivos, alcance y requerimientos. Coordinar lasactividades y logística necesaria para la entrega e inventario del software, hardware y demás elementos que componen la solución. Determinar las necesidades de recursos necesariospara la ejecución del contrato y coordinar las respectivas programaciones. Determinar con precisión las sedes remotas para la instalación de la solución. Proveer las especificaciones técnicas y ambientales para la implementación de acuerdo a las plataformas existentes y/ó aplicaciones a implementar e integrar. Efectuar las reuniones en las cuales se realicen el levantamiento de información de los requerimientos específicos y datos de configuración. Analizar el entorno técnico y de ambiente para determinar elementos de compatibilidad e interoperabilidad de la solución. Evaluar mediante una inspección en sitio (sitesurvey) las condiciones técnicas requeridas para garantizar la calidad y desempeño de la solución. Página 8 de 54

9 Presentar el informe detallado de la inspección de los sitios con las recomendaciones. Documentar en un plan de trabajo la configuración y elementos técnicos de la solución en un documento de ingeniería de detalle. Entregar el diseño y arquitectura de la solución contratada. Desarrollar el plan de pruebas a realizar durante la fase de estabilización. Realizar el plan de transferencia de conocimiento para la fase de estabilización. Las demás actividades que sea requeridas como parte de las obligaciones propias del CONTRATISTA. 6.2 Implementación El CONTRATISTA ejecutara las siguientes actividades durante la fase de Implementación en coordinación con FONDECUN: Ratificar la disponibilidady condiciones técnicas del sitio necesarias para la instalación tanto en la sede central como en las sedes remotas. Confirmar que los requisitos registrados en el plan de trabajo y en el diseño y arquitectura para la instalación de la solución estén completos. Desempacar, inspeccionar e inventariar el hardware, software y demás elementos objeto de la contratación. Verificar el hardware y software que va a ser instalado en la sede central y las sedes remotas. Instalar el hardware y software base con su configuración inicial del mismoen la sede central y las sedes remotas. Instalación de las actualizaciones de los firmwares y/ó software si así aplicara. Confirmar y verificar que las actividades de configuración, programación e integración de la solución implementada estén completas. Basado en el diseño y la arquitectura de la solución realizar la instalación, configuración y puesta en funcionamiento de la solución e integración con la actual plataforma de telefonía de la GOBERNACIÓN. Las demás actividades que sea requeridas como parte de las obligaciones propias del CONTRATISTA. 6.3 Estabilización El CONTRATISTA ejecutara las siguientes actividades durante la fase de Estabilización en coordinación con FONDECUN: Página 9 de 54

10 6.3.1 Pruebas Ejecutaren sitio, en la sede central y en las sedes remotas, las actividades del plan de pruebas desarrollado en la fase de planeación. Las pruebas deben ser realizadaspor personal experto y calificado del CONTRATISTA para la solución contratada. Realizar pruebas tanto unitarias como integrales de la solución implementada y ejecutar las actividades que sean necesarias para resolver los inconvenientesque se presenten como resultado del proceso de pruebas. Entregara FONDECUN el resultado de las pruebas ejecutadas, mediante un documento escrito, tanto de las pruebas unitarias como las integrales de la solución implementada. El resultado final de las pruebas, una vez resueltos los inconvenientes que llegaren a presentarse, deben ser siempre satisfactorias. Las demás actividades que sea requeridas como parte de las obligaciones propias del CONTRATISTA Transferencia de conocimiento Coordinar y ejecutar las actividades que sean requeridas para realizar la transferencia de conocimientoy capacitación en sitio a los siguientes usuarios de la solución: o Profesionales de la GOBERNACION a cargo de la administración de la solución en la sede central. o Usuarios finales en la sede central y las sedes remotas. Resumen de la solución implementada y sus principales características y funcionalidades. Detalle de la fase de planeación y de Implementación realizada durante dichas fases de la ejecución del contrato. Administración básica de las funcionalidades principales. Uso de las funcionalidades básicas y avanzadas de dispositivospara el usuario final. Desarrollar y entregar la documentación en medio magnético referente a la capacitación con la cual se pueda replicar el proceso. Las demás actividades que sea requeridas como parte de las obligaciones propias del CONTRATISTA. Página 10 de 54

11 6.4 Entrega El CONTRATISTA ejecutara las siguientes actividades durante la fase de Entrega en coordinación con FONDECUN: Confirmara FONDECUN la puesta en funcionamiento de la solución de acuerdo al resultado de conformidad en la Fase de Estabilización. Coordinar las actividades con FONDECUN, que sean requeridas, de la Fase de Entrega. Coordinar los planes de contingencia con FONDECUN. En coordinación con FONDECUN, realizar las actas de recibo de entrega y recibo de los bienes a satisfacción de FONDECUN. Desarrollar y presentar el informe final del contrato. Facilitar en todo momento las actividades de liquidación del contrato. Las demás actividades que sea requeridas como parte de las obligaciones propias del CONTRATISTA. 7 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Sin perjuicio de las demás obligaciones que se desprendan de la Constitución Política de la República de Colombia, de las particulares que correspondan a la naturaleza del contrato, la oferta presentada por el CONTRATISTA la cual se entiende incorporada al contrato resultante del presente proceso y de aquellas contenidas en otros apartes de las reglas de participación y de las consignadas específicamente en el contenido del contrato, el CONTRATISTA, en desarrollo del objeto contractual, debe cumplir como mínimo con las obligaciones y especificaciones técnicas establecidas en el presente documento. Las obligaciones que se relacionan en el presente documento, el CONTRATISTA se obliga a cumplirlas en su totalidad. Para tal fin el CONTRATISTA deberá anexar a su oferta un documento firmado por el Representante Legal en el cual certifique que cumplirácon todas y cada una de las obligaciones establecidas en el presente documento. 7.1 Obligaciones generales 1. Dar estricto cumplimiento a los términos pactados en el pliego de condiciones, la propuesta y el contrato. 2. Desarrollar con principios de calidad y bajo las mejores prácticas de Gestión de Proyectos las distintas fases previstas en el presente documento. 3. Facilitarlas actividades las actividades cuando sea requerido para solucionar problemas, conceptuar y plantear alternativas de solución, realizando todas las Página 11 de 54

12 acciones y gestiones tendientes a mejorar y hacer más eficiente el desarrollo del contrato. 4. Realizar las repeticiones, correcciones y ajustes pertinentes, cuando los trabajos y/o productos no estén de acuerdo con los procedimientos aprobados, o no satisfagan los criterios de completitud y calidad establecidos, y repetir las veces que sea necesario las labores de instalación, configuración ypruebas hasta que dichos trabajos y/o productos cumplan los requerimientos establecidos durante todas las fases del proyecto. 5. Ejercer bajo su entera responsabilidad, la dirección y el control del contrato, para obtener la correcta realización del objeto contratado, manteniendo durante la ejecución del contrato, la organización técnica y administrativa presentada en la propuesta, en forma permanente y con altos niveles de conocimiento, de eficiencia técnica y profesional, para atender sus obligaciones. 6. Garantizar todos los recursos técnicos y el apoyo logístico que se requiera para llevar a cabo la ejecución del contrato, incluyendo los recursos físicos necesarios y de desplazamiento para la ejecución de su actividad. 7. Asegurarse que la información presentada durante las distintas fases del Proyecto, sea entregada en los plazos acordados de acuerdo al cronograma de actividades definitivo. 8. Informar oportunamente a FONDECUN sobre cualquier incumplimiento, atraso o desviación imputable a su responsabilidad y diligencia, indicando su concepto y recomendaciones con relación a las medidas correctivas que considere necesario aplicar. 9. Efectuar recomendaciones a FONDECUN sobre procedimientos, métodos, acciones o cualquier otro tipo de actividad que según su experiencia, conocimiento y mejores prácticas comúnmente aceptadas, puedan beneficiar el desarrollo del contrato. 10. Atender todas las aclaraciones de tipo jurídico, técnico, financiero y administrativo que presente FONDECUN referentes al alcance y obligaciones del CONTRATO. 11. Acatar las órdenes que durante el desarrollo del contrato le imparta FONDECUN a través de los funcionarios que ejerzan el control de la ejecución del contrato, siempre que las mismas estén directamente relacionadas con la naturaleza del Contrato. Página 12 de 54

13 12. Surtida la fase de planeación, el CONTRATISTA debe entregar un plan de trabajo para efectos de su aprobación. Dicho plan debe incluir como mínimo las actividades a desarrollar, los objetivos y tiempos de cada una de ellas, la indicación de los responsables de su ejecución, una relación de los recursos técnicos, logísticos y humanos a cargo del CONTRATISTA y aquellos a cargo de la GOBERNACION, el cronograma de trabajo, la estructura funcional y el plan de comunicaciones, el plan de manejo del riesgo, y el plan de aceptación y aseguramiento de calidad de los productos y componentes de la solución. 13. Respecto de este plan, el CONTRATISTA acogerá las observaciones entregadas expresamente por FONDECUN. 14. Presentar el cronograma de actividades de todo el proyecto para revisión y aprobación de FONDECUN y presentar sus correspondientes actualizaciones periódicas de avance en la ejecución que apliquen. 15. Informar a FONDECUN cuando ocurran hechos de fuerza mayor o caso fortuito que obstaculicen o impidan el desarrollo de las actividades normales del CONTRATO. Proponer la ejecución de alternativas de solución en los casos en que aplique. 16. Ejercer las funciones de su competencia con diligencia, evitando que se generen demoras o problemas injustificados, que afecten el curso normal del contrato por su causa. 17. Salvaguardar la información confidencial que obtenga o conozca en el desarrollo de sus actividades, salvo requerimiento expreso de autoridad competente. Los documentos e información que se produzcan en desarrollo del contrato no podrán ser usados por el CONTRATISTA para fines distintos a los previstos en el mismo, so pena de las sanciones que la ley contemple. 18. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la Ley con el fin de obligarlos a hacer u omitir algún acto o hecho, debiendo informar inmediatamente a FONDECUN, a través del funcionario responsable del control de la ejecución del contrato acerca de la ocurrencia de tales peticiones o amenazas y a las demás autoridades competentes, para que se adopten las medidas y correctivos que fueren necesarios. 19. Responder ante terceros por los daños que se ocasionen y que provengan de causas que le sean imputables al CONTRATISTA. Página 13 de 54

14 20. Cumplir con las obligaciones establecidas en la ley 789, de acuerdo con las disposiciones del Régimen Laboral Colombiano, debiendo presentar en su oportunidad, la respectiva certificación. 21. El CONTRATISTA está obligado a sufragar todos los gastos que ocasionen los seguros colectivos del personal de su personal, los seguros sociales, los medicamentos de emergencia, las prestaciones sociales, los traslados a otras ciudades, el alojamiento y gastos de viajes que incurra en la ejecución del contrato. 22. Elaborar y entregar la documentación que sea de su responsabilidad en cumplimiento de las obligaciones del contrato dando el trámite correspondiente ante FONDECUN. 23. Verificar y aprobar la entrada en producción de cada servicio mediante el acta respectiva. El acta de recibo de cada servicio debe contar con la firma del representante del CONTRATISTA. 24. Asegurarse del cumplimiento de los Acuerdos de Niveles Servicio (ANS), bajo el principio de excelencia y mejora continua, de los tiempos de respuesta de los escalamientos para atender solicitudes, así como los esquemas de soporte ante fallas en la solución adquirida. En concordancia con los Acuerdos de Niveles de Servicio del contrato, el CONTRATISTA se obliga a describir detalladamente los esquemas de soporte y garantía que debe ofrecer, los niveles de escalamiento con que debe contar, los tiempos promedios de atención de solicitudes y la solución de fallas. 25. El CONTRATISTA realizará su actividadesen conjunto con los funcionarios de la GOBERNACIÓN encargados de la infraestructura actual de telefonía y de redes LAN y WAN para asegurar la ejecución de actividades de todas las fases y la integración de la nueva plataforma de telefonía a dicha infraestructura. 26. El CONTRATISTA durante las fases de Planeación e Implementación documentará toda la plataforma de telefonía objeto de la contratación en forma completa y detallada. Esta documentación incluye un inventario de las terminales que actualmente se encuentren en la sede central. El inventario como mínimo contendrá, mas no se debe limitar a el nombre de usuario, piso, edificio, área a la cual está asignado, funcionario, marca, modelo, número serial y placa de inventario. Página 14 de 54

15 27. Ejecutar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y adecuado cumplimiento de sus obligaciones aunque no estén específicamente señaladas y que sean de la naturaleza del Contrato y alcance del presente documento. 7.2 Obligaciones técnicas Comprende la realización de las acciones encaminadas a garantizar que el objeto del contrato se ejecute de acuerdo a las especificaciones técnicas establecidas en el mismo. En tal sentido, el CONTRTISTA deberá ejecutar y cumplir con por lo menos las siguientes actividades y especificaciones técnicas: 1. Desarrollar y entregar la documentación y soportes respecto a los equipos y demás componentes dehardware y software de la solución contratada conforme a lo establecido en el Contrato. 2. Realizar las inspecciones en sitio o sitesurvey de la totalidad de los sedes remotas a implementar.el SiteSurvey del CONTRATISTA debe contener mínimo los siguientes componentes: Información general del sitio. Infraestructura física. Información de la red de Telecomunicaciones, de telefonía, de conectividad (LAN y WAN). Información del sistema eléctrico y su capacidad. Información del sistema de aire acondicionado y su capacidad. Registro fotográfico para todos los anteriores componentes. Informe del sitesurvey.. 3. El CONTRATISTA, bajo su experiencia y metodología, realizará el sitesurvey mediante el uso de su equipo de trabajo de personal. El CONTRATISTA asumirá a todo costo y riesgo las visitas de sitesurvey en todos y cada uno de los lugares en donde se instalarán los equipos y demás elementos para la prestar el Servicio. 4. La información del sitesurvey será entregada, mediante un documento firmado por el representante legal del CONTRATISTA o por el Director del Proyecto, a FONDECUN de manera detallada y consolidada mediante el uso de los formatos que acuerden las partes siempre prevaleciendo por lo menos los componentes mínimos del SiteSurvey anteriormente descritos. 5. Suministrar, instalar, configurar, probar y dejar operativo y entregado a satisfacción de FONDECUN la solución contratada para cada sede, incluyendo todo el Página 15 de 54

16 hardware, software y servicios necesarios de conformidad con lo estipulado en el presente documento y cumpliendo en todo momento por los acuerdos de niveles de servicio. 6. El CONTRATISTA debe presentar el diseño y arquitectura de la solución de infraestructura de hardware, software y conectividad que soportará la solución contratada. 7. El tiempo máximo de implementación, puesta en funcionamiento y entrega a satisfacción de FUNDECUNes de noventa (90) días calendario contados a partir de la firma del acta de Inicio del Contrato y según las ciudadesy prioridades que establezca FONDECUN en coordinación con la GOBERNACIÓN y de acuerdo con la siguiente tabla: Plazo de implementación, pruebas, y entrega a satisfacción de FONDECUN A los setenta (60) días A los ochenta (70) días A los noventa (90) días Cantidad de sedes Sede central y cuatro (4) sedes remotas Mínimo cinco (5) sedes remotas adicionales para un total de ocho (8 sedes) Mínimo tres (3) sedes remotas adicionales para un total de ocho (12 sedes) 8. El CONTRATISTA deberá garantizar, que la solución adquirida entrega la mayor calidad en la experiencia del usuario final de acuerdo con lo solicitado en el presente documento, para lo cual se debe asegurar que el diseño y la arquitectura propuesto para cada sede cumple con los requerimientos de mayor calidad y mejores prácticas establecidas por el fabricante de los equipos considerando el entorno tecnológico e la GOBERNACION. 9. El CONTRATISTA debe suministrar la solución bajo una plataforma tecnológica que involucre el diseño, implementación, pruebas, soporte técnico y garantía por un (1) año, cambio e instalación de partes por un (1) año, actualizaciones de software, incluyendo como mínimo la totalidad de elementos a nivel de hardware, software, licencias y equipo humano de trabajo que asegure el cumplimiento de los Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS) descritos en este documento, así como la inclusión por parte del CONTRATISTA de todos aquellos componentes y equipos que, basado en su experiencia y arquitectura, considere necesarios para la exitosa puesta en funcionamiento, mediante una solución llave en mano y que incluya de ser necesario el acompañamiento del fabricante de los equipos. Página 16 de 54

17 10. El CONTRATISTA debe realizar la transferencia de conocimiento y garantizar que los usuarios finales (mínimo dos) en cada sede queden debidamente capacitadas de tal manera que puedan operar la solución y permitir el correcto establecimiento de la telefonía IP. La capacitación deberá realizarse en sitio utilizando la solución contratada y realizarse durante los siguientes cinco (5) días calendario a la entrega a satisfacción de cada sede Por cada capacitación el CONTRATISTA debe expedir un certificado de asistencia al curso para cada uno de los asistentes. 11. El CONTRATISTA debe considerar capacitación en Bogotá para mínimo 3 y máximo 5 funcionarios de la GOBERNACION (funcionarios o contratistasque FONDECUN confirme). Cómo mínimo se deben abordar los siguientes ítems: (i) Capacitación general de todos y cada uno de los componentes de la solución como lo son pero no limitado a Equipos de Telefonía IP ubicados en el centro de datos de la sede central, Equipos, ii) Gestión y administración de los equipos adquiridos, (iii) Diseño y Arquitectura de la solución y (iv) Operación y Mantenimiento. Estas capacitaciones se deben efectuar por lo menos 8 días calendario antes de la entrega de las primeras sedes remotas. 12. El CONTRATISTA se obliga a prestar el servicio de soporte técnico especializado por un (1) año que cubra e incluya la reposición e instalación de partes para los equipos adquiridos, tanto para los equipos alojados en el Centro de Datos de la GOBERNACION como para las sedes remotas. Teniendo en cuenta lo anterior el CONTRATISTA se obliga a: Proveer versiones y releases finales de software de tal manera que los equipos que conforman la solución estén siempre actualizados a las últimas versiones de software liberadas por el fabricante. Incluir sin costo la instalación de las actualizaciones. Prestar mediante el servicio de soportey cuando así se requiera, asistencia especializada remota para validación de diagnósticos realizados por el personal de especialista de la GOBERNACIÓNque administrará y operará la solución. Realizar el remplazo e instalación de partes en sitio por Garantía por lo menos alos siguientesdos (2)díashábiles para la sede central ubicadas en la ciudad de Bogotá y de tres (3) días hábiles para las demás sedes remotas. Lo anterior una vez validado el diagnóstico y confirmada la falla de hardware o software por los especialistas certificados del CONTRATISTA y/o del Fabricante si es necesario Garantizar el nivel técnico adecuado del personal que prestará el servicio y proveer las herramientas que sean necesarias para la prestación del servicio. Página 17 de 54

18 13. El CONTRATISTA garantizará los recursos humanos y logísticos en el departamento de Cundinamarca, para ejecutar las actividades objeto del contrato y dar cumplimiento a los tiempos de entrega y puesta en funcionamiento. Para soportar este ítem, el CONTRATISTA deberá explicar con detalle el modelo de implementación que desarrollara por cada fase relacionada en el presente documento, el dimensionamiento de recursos y de capacidades a incluir en cada fase. 14. El CONTRATISTA deberá demostrar mediante documento escrito que los equipos adquiridos contaran con los respectivos contratos de soporte, mantenimiento y garantías del fabricante durante un (1) año contados a partir de la puesta en funcionamiento de la solución previa entrega a satisfacción de FONDECUN y que garanticen como mínimo los siguientes aspectos: Acceso al Centro de soporte y asistencia Técnica del Fabricante. Derecho a actualizar los equipos a la última versión de software y/o sistema operativo liberada por el fabricante. Suministro de partes y repuestos del fabricante con stock de repuestos en bodegas ubicadas en Colombia. 15. El CONTRATISTA deberá acreditar que tiene oficinas, presencia y soporte en Colombia durante los últimos cinco (5) años a partir de la firma del acta de inicio. 16. Licenciamiento y sus condiciones: La totalidad del licenciamiento de los equipos, sistemas operativos, software de gestión y administración, las aplicaciones de software y demás componentes necesarios para que operela solución objeto del contrato de manera adecuada, con todas las funcionalidades registradas en el presente documento, bajo la cantidad extensiones y líneas telefónicas requerida, terminales telefónicas, el CONTRATISTA las debe suministrar y estar incluidas como parte delaoferta presentada durante el proceso de selección. Para lo anterior el CONTRATISTA entregará los documentos en los cuales se pueda evidenciar lo anterior junto con las condiciones y tipo de licenciamiento. Los documentos entregados deben ser los originales suministrados por el Fabricante de la solución. Las licencias no pueden estar asociadas a un usuario o equipo en particular, FONDECUN podrá cambiar de usuario y equipo, es decir que se pueden reutilizar las licencias. Página 18 de 54

19 El CONTRATISTA debe informar con detalle a FONDECUN mediante comunicación escrita el procedimiento, las condiciones y los costos asociados al licenciamiento en caso de ser requerido incrementarlo para la totalidad de los componentes o de manera particular para algunos dependiendo del requerimiento que realice FONDECUN. Los costos del licenciamiento para ampliaciones de la solución contratada, no podrán superar los valores unitarios presentados durante el proceso de selección y por economía de escala los valores unitarios deben ser menores a los costos originales. El CONTRATISTA debe suministrar el licenciamiento que sea necesario y requerido para garantizar la integración e interoperabilidad con la actual infraestructura de Telefonía de la GOBERNACIÓN y que forma parte del alcance del objeto de la contratación. Si el CONTRATISTA implementauna solución basada en una plataforma de software libre distribuido bajo la licencia GPL versión 3,debe presentar con detalle las condiciones y los lineamientos de licenciamiento, y garantizar que el licenciamiento soporta la totalidad de obligaciones registradas en el presente documento. FONDECUN no asumirá costos adicionales por concepto de licenciamiento que no haya sido incluido por parte del CONTRATISTA durante el proceso de selección y que debe estar registrado con detalle en la oferta presentada. Una sola licencia debe permitir registrar distintos dispositivos telefónicos o clientes de comunicación con el mismo número de extensión. La solución propuesta debe incluir necesariamente licenciamiento para la conexión de mínimo 1500 dispositivos SIP (hardphone y/o softphone) o la cantidad ofertada finalmente durante el proceso de selección. 17. La solución contratada para la sede central debe integrarse e interoperar con el sistema de comunicaciones unificadas Microsoft Lync, preferiblemente a través de troncales SIP. Para el caso del sistema telefónico SIEMENS HICOM 300 se debe integrar preferiblemente a través de troncales E1. Sin embargo, el CONTRATISTA durante la fase de planeación e implementación determinará la forma más adecuada y eficiente de integración e interoperabilidad con dichas plataformas siempre garantizando e forma integral la calidad y alto desempeño de la Página 19 de 54

20 solución.no se aceptará que la infraestructura central de Coresea GPL (General PublicLicense). 18. El CONTRATISTA debe realizar el diseño y el dial planning para los diferentes sistemas teniendo en cuenta las plataformas que posee la GOBERNACIÓN. 19. El CONTRATISTA debe contemplar los equipos de infraestructura de Telefonía IP centralizados e instalados en la sede central ubicada en Bogotá para realizar la correspondiente interconexión con las sedes remotas preferiblemente, más no limitado, a través de troncales SIP con los siguientes sistemas: a. Sistema Microsoft Lync delasede central en Bogotá. b. La plataforma objeto de la contratación. 20. El CONTRATISTA debe contemplar los equipos de infraestructura de Telefonía IP centralizados e instalados en la sede central ubicada en Bogotá para realizar la correspondiente interconexión con las sedes remotas preferiblemente, más no limitado, a través de troncales E1 con el siguiente sistema: a. Sistema SIEMENS referencia HICOM El CONTRATISTAdebe realizar las actividades de configuración que sean necesarias para garantizar la interoperabilidad con el sistema de emergencias de Cundinamarca 123 que opera en la sede central. El CONTRATISTA para tal fin debe configurar mínimo diez (10) extensiones de la solución adquirida. Dichas extensiones deben tener capacidad de grabación de llamada. 22. El CONTRATISTA una vez finalizada cumplida la fase de Implementación, se obliga a entregar a FONDECUN una solución llave en mano totalmente integrada a los sistemas con los que actualmente tiene la GOBERNACIÓN. El CONTRATISTA durante la fase de Planeación debe tener en cuenta el dial planning existente y el propuesto de tal forma que las llamadas entre extensiones sea transparente para los usuarios finales. 23. El CONTRATISTA debe tener en durante las fases determinadas en el presente documento que la GOBERNACION requiere reutilizar e integrarlos Teléfonos SNOM y Polycom propiedad de la entidad a la nueva plataforma de telefonía IP. 24. El CONTRATISTA debe considerar la necesidad que las plataformas de telefonía de la sede central y de las sedes remotas sean integradas preferiblemente a través de una conexión SIP de tal manera que los usuarios entre ambas plataformas puedan generar llamadas de manera transparente. Página 20 de 54

21 7.2.1 Especificaciones técnicas para la sede central (complejo administrativo en Bogotá) 1. La solución implementada por El CONTRATISTA se obliga a cumplir con mínimo las siguientes especificaciones para la tecnología alojada en la sede central: Deben soportar Codec G729 La plataforma ofrecida debe suministrar ayuda en línea Debe permitir configurar los menús en idioma Español Soporte Monitor de recursos del sistema Soporte configurador de parámetros de red mediante la interface de administración Soporte control de reinicio de la central mediante la interface de administración Soporte para la creación de perfiles de usuarios para acceder a la interface de administración de forma tal que sólo puedan tener acceso a los menús/opciones establecidas para ese perfil. Soporte administración centralizada de actualizaciones Soporte para backup/restore a través de la interface de administración Interface para configurar fecha/hora/uso horario de la central Soporte de actualización centralizada del software y repositorios vía Internet Visualización del sistema en tiempo real vía web tipo Panel de Operador Contestación Automática de llamadas Administración de las troncales y extensiones Soporte para SoftPhone licenciados y/o libres de licenciamiento Identificador de llamadas Buzón de mensaje en extensiones Sistema de Espera con mensajes 2. La solución implementada por El CONTRATISTA debe estar en capacidad de manejar como mínimo ciento veinte(120) llamadas simultáneas (Internas y/o externas) lo cual deberá comprobarse mediante pruebas de stress que se realizarán como requisito para la firma del acta de recibo a satisfacción de la solución. 3. La solución implementada por El CONTRATISTA debe soportar Grabación de llamadas y soporte para llamadas vía Skype (Troncales SIP) o herramientas equivalentes. 4. La solución y sus componentes deben estar basados y cumplir con el estándar de la industria SIP. Preferiblemente debe utilizar SIP como el método para iniciar una Página 21 de 54

22 comunicación y soportar clientes SIP. La solución deberá considera la actual arquitectura de red de la GOBERNACION para realizar las conexiones. 5. Control y gestión de llamadas y aplicaciones centralizadas: La solución deberá estar diseñado como un único sistema con el procesamiento de llamadas centralizado para la sede principal. Todas las aplicaciones, deben ser incluidas y administradas también desde el punto central de administración. Todos los usuarios podrán tener acceso a los recursos y aplicaciones comunes del sistema. Los administradores, mediante protocolos de seguridad y acceso, deben ser capaces de realizar cambios, entradas, salidas (MAC) y actividades de mantenimiento de la solución centralizadamente así como tener acceso remoto cuando sea requerido. 6. Arquitectura Orientada a Servicios: La arquitectura de la solución debe permitir la integración de otras aplicaciones al softswitch o componente de red equivalente. 7. Una sola imagen del sistema: La solución deberá proporcionar una sola imagen del sistema ( Single SystemImage SSI ) o sistema equivalente para el uso todas las sedes remotas y usuarios (ej. plan de marcación, estación/características del sistema de acceso, administración, etc.). La solución deberá ser capaz de crecer hasta el doble de líneas dentro de un solo sistema. 8. Redundancia: La arquitectura para el control de llamadas deberá estar basada en una arquitectura de software o hardware que maneje de manera natural redundancia en servidores o equipos dentro del Centro de Datos. A futuro y por necesidades de crecimiento, la solución propuesta debe soportar un esquema de redundancia activo/activo haciendo uso del mismo licenciamiento inicial sin requerir duplicidad en licenciamiento; de tal modo que un error en el controlador de llamadas realice un cambio automático e instantáneo al segundo controlador sin perder ninguna conexión. 9. Disponibilidad: Durante lasfases Estabilización y Entrega la disponibilidad de la solución debe ser de por lo menos 99.99%. 10. Supervivencia en las sedesremotas:en caso de que las sedes remotas pierdan la conexión con la plataforma central de la solución, los Gateway remotos deben tener la capacidad de funcionar de manera independiente con las funcionalidades de llamadas entrantes y salientes por medio de la PSTN asociada a dicho Gateway y que permitan completar las llamadas. Adicionalmente las funcionalidades de las extensiones deben igualmente mantenerse. 11. Escalabilidad e Interoperabilidad: La solución debe poderse integrar con el sistema de comunicaciones unificadas de Microsoft Lync y con el sistema de telefonía SIEMENS HICOM 300 que actualmente se encuentra en funcionamiento en la GOBERNACION.La solución deberá tener la capacidad para adicionar sedes remotas a través del uso de Gatewaysmultimarca o de distintos fabricantes. Página 22 de 54

23 Características de PBX IP o equipo equivalente 1. La solución implementada por El CONTRATISTA se obliga a cumplir con mínimo las siguientes especificaciones para el PBX IP de la sede central: Grabación total o selectiva de llamadas seleccionable por medio de la herramienta de gestión. Voic s con soporte para notificaciones por . IVR configurables a través de la herramienta de gestión. Cancelador de eco integrado. Provisionador de teléfonos vía Web. Soporte para Video-teléfonos bajo protocolos H.263 y H.264. Interface de detección de hardware de telefonía. Panel de operador desde donde el operador puede ver toda la actividad telefónica de manera gráfica y realizar acciones drag-n-drop como transferencias, parqueos, etc. Reporte de detalle de llamadas (CDRs) con soporte para búsquedas por fecha, extensión y otros criterios. Tarificación con reporte de consumo por destino. Reporte de uso de canales y/o troncales Soporte para colas de llamadas. Centro de conferencias desde donde se puede programar conferencias estáticas o temporales. Soporte como mínimo de protocolos SIP y H323 Soporte como mínimo los Codecs G.711 (A-Law& μ-law), G.722, G.723.1, G.726, G.729, GSM, ilbc. Soporte para Interfaces análogas FXS/FXO. Soporte para Interfaces4digitales E1/T1/J1 a través de protocolos PRI/BRI/R2 Identificación de llamadas. Rutas entrantes y salientes las cuales se puedan configurar por coincidencia de patrones de marcado. Soporte para follow-me. Soporte para grupos de timbrado (ringado). Soporte para paging e intercom. Soporte para condiciones de tiempo, es decir que la central se comporte de un modo diferente dependiendo del horario. Soporte DISA. Soporte Callback. Acceso interactivo a la consola de administración. 2. La solución implementada por El CONTRATISTA, es opcional más no obligatorio, que tenga la capacidad de: Disponer de Interface de detección de hardware de telefonía. Reportarel uso de canales con tecnología ZAP, IAX. Página 23 de 54

24 Reportes de Gestión en línea 1. La solución implementada por El CONTRATISTA se obliga a cumplir con mínimo las siguientes especificaciones para los reportes de gestión en línea: Reporte de llamadas recibidas por rango de fechas, horas y/o extensión Reporte de llamadas abandonadas por rango de fechas, horas y/o extensión Reporte de llamadas atendidas por rango de fechas, horas y/o extensión. Reporte porcentaje de llamadas atendidas Vs. Abandonadas. Reporte en tiempo Real por extensión/hora Reporte de Alarmas generadas Reporte de promedio de llamadas recibidas por rango de fechas, horas y/o extensión Reporte promedio de llamadas abandonadas por rango de fechas, horas y/o extensión Reporte promedio de llamadas atendidas por rango de fechas, horas y/o extensión Especificaciones técnicas para las sedesremotas (municipios) La solución implementada por El CONTRATISTA se obliga a cumplir con mínimo las siguientes especificaciones para la tecnología alojada en las sedes remotas: Soporte para mínimo 30 extensiones SIP Soporte para mínimo 10 Troncales SIP Soporte para video llamadas H.263 y H.264 Soporte para 20 llamadas simultáneas Auto aprovisionamiento para al menos dos marcas de teléfonos SIP del mercado Soporte para 2 puertos FXO/FXS Conexión con la sede central para permitir el flujo de llamadas no solo con la nueva plataforma sino además con la plataforma de telefonía SIEMENS HICOM existente en la sede central. La solución implementada por El CONTRATISTA debe cumplir con las siguientes características generales para la tecnología alojada en las sedes remotas: Debe tener un soporte de alto nivel, certificado por el fabricante de la solución. Interfaz de configuración Soporte a configuración vía SSH Página 24 de 54

25 Interfaz de Red: estático/dhcp/pppoe Codecs: G.711-Ulaw, G.711-Alaw, G.726, G.729, GSM, SPEEX, H.261, H.263, H.263+, H.264 Troncales SIP (Para conectar con proveedores de VoIP) Extensiones SIP (Para conectar teléfonos IP, SoftPhones, SmartPhones) Puertos análogos FXS (Para conectar con teléfonos analógicos tradicionales, faxes y puntos de venta) Servidor de Correo de Voz: (Mensajes de voz directo a ) Plan de marcado Flexible: (Soporte configuración de rutas de salida según el perfil de usuario). Soporte asignación de PIN según el destino de la llamada. Soporte a mínimo 3 salones de Conferencia. Servidor IVR para dirigir las llamadas entrantes a los diferentes departamentos Diferentes carpetas de música: Música en espera / Música para ringback / Música para las Colas Soporte Ring Back Music SoporteBLF ( Busy Lam Field) Registro de llamadas (CDR) Soporte a Video llamadash.261, H.263, H.263+, H.264 Monitoreo (Grabado) de llamadas (entrantes/salientes) por extensiones Cancelador de eco Soporte a Condiciones de Tiempo para permitir establecer horarios de trabajo y programar mensajes a clientes internos y/o externos según la hora del día Soporte a Llamadas en 3 vías. Soporte a Función Sígueme para permitir reenvío de Llamadas a otra extensión o número de teléfono externo inclusive en caso de que la extensión llamada esté ocupada y/o no disponible. Soporte a llamadas en Espera. Soporte a transferencia de llamadas. Identificador de llamadas. En el caso de que esté habilitado por el proveedor de Telefonía local. Soporte a Cliente DDNS que permita configurar cuentas DDNS de al menos 3 proveedores diferentes. El CONTRATISTA debe suministrar para cada una de las sedes remotas un Rack con puerta y sistema de ventilación adecuado para instalar la totalidad de los equipos de las sedes remotas, una UPS de montaje en rack de mínimo 1 Página 25 de 54

26 KVAparala protección eléctrica con autonomía de 10 minutospara los equipos allí alojados. Lo anterior en caso de que en la entidad en donde se vayan a instalar los equipos no cuenten con estos dispositivos o no sean aptos para la instalación. Lo anterior debe poderse verificar en el informe de sitesurvey de cada sede remota Conectividad LAN/WAN El CONTRATISTA debe garantizar que la solución operar sobre la infraestructura de conectividad actual de la GOBERNACIÓN soportando estándares abiertos y comúnmente utilizados en la industria. El CONTRATISTA se obliga que poner en funcionamiento la solución si requerir de equipamiento de datos de una marca o fabricante específico. FONDECUN no reconocerá costos adicionales en caso de que la solución del CONTRATISTA requiera equipamiento de datos de una marca o fabricante específico. En la fase de Planeación e Implementación el CONTRATISTA debe garantizar que la puesta en funcionamiento de la solución consideró para su correcto funcionamiento los parámetros mínimos y recomendados por el fabricante de la solución en lo que corresponde a la latencia, perdida de paquetes, jitter, entre otros que puedan afectar el optimo desempeño de la solución en las más altas condiciones de uso la solución. Las doce (12) sedes remotas se interconectaran a la sede central mediante canales de internet banda ancha de dos (2) Mbps los cuales se encuentran operando en cada una de las sedes. Por dichos canales se establecerá la comunicación y la GOBERNACIÓN se encargará de establecer las respectivas VPN entre las sedes remotas y la sede central por medio de un equipo Fortinate instalado en la misma El complejo administrativo de la Gobernación de Cundinamarca (sede central) cuenta con un canal de internet dedicado de capacidad de 40 Mbps Requerimientos de la Red Pública y Privada Requerimientos de Acceso a la PSTN: El CONTRATISTA debe garantizar que solución propuesta permite la conexión de mínimo TRESCIENTAS (300) troncales SIP y que puede tener una escalabilidad para la ampliaciónde estos canales sin necesidad de adicionar hardware a la solución. Para lo anterior el CONTRATISTA en el diseño y arquitectura de la solución debe considerar y describir los componentes requeridos para proporcionar el acceso a la PSTN y los tipos de circuitos de apoyo soportados. Debe igualmente registrar los componentes de los cuales está compuesta la solución a implementar y satisfaga las necesidades de configuración. Página 26 de 54