Integración de la gestión económica de las obras de ETS en el sistema integrado de gestión SAP mediante la implantación de PS

Transcripción

1 CARÁTULA DEL PLIEGO PARA LA CONTRATACIÓN DE LA INTEGRACIÓN DE LA GESTIÓN ECONÓMICA DE LAS OBRAS DE ETS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SAP MEDIANTE LA IMPLANTACIÓN DEL MÓDULO PS 1. OBJETO DEL CONTRATO: Integración de la gestión económica de las obras de ETS en el sistema integrado de gestión SAP mediante la implantación de PS 2. ORGANO DE CONTRATACIÓN: Euskal Trenbide Sarea (ETS) 3. EXISTENCIA DE LOTES: NO 4. PRESUPUESTO DEL CONTRATO: DOSCIENTOS NOVENTA MIL ( ,00 ) EUROS 5. PLAZO MÁXIMO DE EJECUCIÓN: Implantación 8 meses Mantenimiento 2 meses a partir de la fecha de implantación 6. PRÓRROGA DEL CONTRATO: No procede. 7. ABONOS A CUENTA: No se contemplan. 8. REVISIÓN DE PRECIOS: No procede. 9. GARANTÍAS PROVISIONALES: No se contemplan.

2 10. GARANTÍA DEFINITIVA. 5% del Presupuesto del Contrato. 11. LUGAR DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS: Euskal Trenbide Sarea (ETS) Calle San Vicente, 8 Edificio Albia I - 14º BILBAO 12. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN Y SU PONDERACIÓN: CRITERIOS OBJETIVOS 1. Oferta Económica (Valoración entre 0 y 50): Se valorará este aspecto con el criterio de otorgar los puntos resultantes de la aplicación de las siguientes fórmulas: PL = Presupuesto de Licitación OB = Oferta más baja OM = Media aritmética de las ofertas PR = Presupuesto de la oferta Si el presupuesto de la oferta es mayor o igual a la Media Aritmética de las ofertas recibidas: 40x PL PR PL OM Si el presupuesto de la oferta es menor que la Media Aritmética de las ofertas recibidas: x OM OM PR OB

3 Se considerarán, en principio, desproporcionadas o temerarias las ofertas que se encuentren en los siguientes supuestos: 1. Cuando, concurriendo un solo licitador, sea inferior al presupuesto base de licitación en más de 25 unidades porcentuales. 2. Cuando concurran dos licitadores, la que sea inferior en más de 20 unidades porcentuales a la otra oferta. 3. Cuando concurran tres licitadores, las que sean inferiores en más de 10 unidades porcentuales a la media aritmética de las ofertas presentadas. No obstante, se excluirá para el cómputo de dicha media la oferta de cuantía más elevada cuando sea superior en más de 10 unidades porcentuales a dicha media. En cualquier caso, se considerará desproporcionada la baja superior a 25 unidades porcentuales. 4. Cuando concurran cuatro o más licitadores, las que sean inferiores en más de 10 unidades porcentuales a la media aritmética de las ofertas presentadas. No obstante, si entre ellas existen ofertas que sean superiores a dicha media en más de 10 unidades porcentuales, se procederá al cálculo de una nueva media sólo con las ofertas que no se encuentren en el supuesto indicado. En todo caso, si el número de las restantes ofertas es inferior a tres, la nueva media se calculará sobre las tres ofertas de menor cuantía. 2. Mejora de los requisitos de Solvencia (Valoración entre 0 y 10): Se valorará de forma lineal la mejora del requisito de solvencia: contar con al menos 1 certificado en la que se hayan realizado trabajos de diseño, construcción e implantación de SAP PS en empresas del sector ferroviario, sector público y/o de construcción en los últimos 5 años por un importe total superior a ,00 euros. CRITERIOS SUBJETIVOS 3. Valoración de la Oferta Técnica (Valoración entre 0 y 30): Se analizará la adecuación de la solución propuesta, teniendo en cuenta la coherencia técnica y racionalidad de los trabajos previstos y el planteamiento propuesto para aquellas nuevas funcionalidades a implantar (15 puntos) Se analizará la integración de la solución propuesta con las funcionalidades ya implantadas tanto en otros módulos de SAP como en aplicaciones externas (10 puntos)

4 Se valorará la metodología a aplicar en la ejecución de los trabajos propuestos y en la gestión del proyecto (5 puntos) 4. Mejoras al pliego de condiciones (Valoración entre 0 y 10) Las mejoras técnicas introducidas en la propuesta técnica, serán valoradas en su conjunto hasta un máximo de 10 puntos 13. GASTOS DE ANUNCIO: A cargo del adjudicatario. 14. DERECHOS Y OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATO: Este contrato se halla sujeto al régimen de doble oficialidad lingüística establecido por el Estatuto de Autonomía del País Vasco en su artículo 6º y regulado por la Ley 10/1982, de 24 de noviembre, básica de normalización del uso del euskera, y por la normativa que la desarrolla. El uso de ambas lenguas oficiales constituye una condición de ejecución del contrato y de su incumplimiento se derivan las consecuencias previstas con carácter general para el incumplimiento de cualquiera de las cláusulas de este contrato.

5 CONTRATACIÓN DE LA INTEGRACIÓN DE LA GESTIÓN ECONÓMICA DE LAS OBRAS DE ETS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SAP MEDIANTE LA IMPLANTACIÓN DEL MÓDULO PS PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES

6 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES ÍNDICE 1.- OBJETO DEL PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES 2.- RELACIONES ENTRE ETS Y EL CONTRATISTA. DEFINICIONES 3.- ANTECEDENTES 4.- DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS 5.- CONTENIDO DE LA OFERTA 6.- REQUISITOS DE SOLVENCIA TÉCNICA 7.- PLAZO DE EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS 8.- PRECIOS DEL CONTRATO 9.- VALORACIÓN Y ABONO DE LOS TRABAJOS REALIZADOS 10.- PRECIOS UNITARIOS 11.- PRESUPUESTO DEL CONTRATO 12.- FORMA DE ADJUDICACIÓN ANEJOS Nº 1 Modelo de proposición económica Nº 2 Descripción de los procesos actuales de gestión de obras Nº 3 Modelo de Certificación

7 1.- OBJETO DEL PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES El objeto de este pliego es el de establecer las condiciones de contratación de la integración de la gestión económica de las obras de ETS en el sistema integrado de gestión SAP mediante la implantación de PS. 2.- RELACIONES ENTRE ETS Y EL CONTRATISTA. DEFINICIONES A los efectos de fijar las relaciones contractuales se definen las siguientes figuras jurídicas: - PROPIEDAD.- Euskal Trenbide Sarea, Ente Público del Gobierno Vasco. - RESPONSABLE DEL CONTRATO.- Euskal Trenbide Sarea designará un Responsable del Contrato, bajo la supervisión del Director de Recursos Financieros y Sistemas de Información de ETS. El Responsable del Contrato podrá rodearse del equipo técnico necesario que le asesorará y en su caso podrá actuar por delegación del mismo. - CONTRATISTA.- Concursante Adjudicatario, persona natural o jurídica que adquirirá esa condición a la firma del Contrato. - DELEGADO DEL CONTRATISTA.- Técnico designado por el Contratista para hacerse cargo de la coordinación técnica de los trabajos y representar a éste frente a ETS. Todo el equipo del Contratista dependerá del Delegado quien informará directamente y cuantas veces sea requerido al Responsable del Contrato. 3.- ANTECEDENTES Euskal Trenbide Sarea, ETS, es un ente público del Gobierno Vasco, cuyo principal objeto es la construcción, conservación, gestión y administración de las infraestructuras ferroviarias dependientes de la Comunidad Autónoma Vasca. Los sistemas integrados de gestión empresarial de ETS están basados en el ERP SAP R/3, implementado en fases sucesivas desde el año El mapa actual de sistemas SAP en Euskal Trenbide Sarea comprende: Módulos de SAP R/3 implantados en el sistema de gestión: FI/CO/IM/AF/FM, MM, PM y HR GexAP: solución desarrollada en el entorno SAP para gestión de expedientes Informes en SAP Business Warehouse

8 Teniendo en cuenta la actividad del ente, ETS gestiona un gran número de obras, tanto obras propias (obras que se realizan en la red propia) u obras encomendadas por terceros. La gestión económica de estas obras se lleva fuera de SAP, en sistemas monopuesto. Debido a las carencias que tiene un sistema monopuesto como el que hemos comentado, en el año 2012 se elaboró un diseño funcional para la implantación del módulo de PS de SAP R/3, de cara a poder estandarizar e integrar un control económico de las obras. La adecuación de ese diseño funcional, desarrollo e implantación de dicho diseño es el objeto de la presente contratación. 4.- DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS El alcance de este proyecto se divide las tareas asociadas a los procesos en cuestión: Adecuación del Diseño funcional Preparación del entorno Implantación de la nueva aplicación e Integración con el resto de aplicaciones Validación de los usuarios Validación técnica Formación de los usuarios Formación a los mantenedores de la aplicación (funcional y técnica) Paso a producción Mantenimiento 4.1. Adecuación del diseño funcional El Consultor deberá realizar un estudio exhaustivo de todos los procesos de administración y gestión económica de obras civiles y de instalaciones de ETS, partiendo de la descripción que se ofrece en el Anejo 2, y adaptar estos procesos e implementarlos en el entorno SAP. Los trabajos de esta fase se realizarán en las oficinas centrales de ETS en Bilbao. Sin ánimo de exhaustividad, los trabajos a realizar serán los siguientes: Reingeniería de procesos En esta fase se ha de llevar a cabo el análisis, revisión y mejora de los actuales procesos de gestión económica de obras civiles y de instalaciones de ETS. La reingeniería de procesos deberá realizarse teniendo presentes los siguientes criterios:

9 Análisis desde una perspectiva de negocio Optimización de los recursos técnicos y humanos disponibles para la gestión de los proyectos Preparar su adaptación a la herramienta SAP PS Disponibilidad permanente de la información necesaria para la toma de decisiones Adaptación de los procesos a SAP PS Una vez cerrado el mapa de procesos, se deberá estudiar la mejor forma de adaptar los mismos a la plataforma SAP PS. En aquellos casos en que el módulo estándar de SAP PS no cubra las necesidades requeridas por los procesos, se analizará la mejor solución para los mismos (desarrollos en ABAP ). Se deberá tener en cuenta en este paso la integración con el resto de procesos (contabilidad, compras, contrataciones, etc.), así como con las aplicaciones actualmente en uso para la gestión de las obras (SISPRE). Diseño funcional El objetivo de esta fase es la obtención del diseño funcional de la aplicación, que deberá dar cobertura suficiente a los procesos definidos en las dos fases anteriores Preparación del entorno Esta tarea implica la preparación del entorno tecnológico para comenzar el desarrollo de la nueva aplicación. Esto incluye la descarga y aplicación de los componentes necesarios para comenzar la implantación de la nueva aplicación. El desarrollo de esta aplicación se realizará en un entorno de desarrollo dedicado exclusivamente para la implantación de este módulo que será una copia de nuestro entorno actual Desarrollo de la nueva aplicación e integración con el resto de aplicaciones El desarrollo de la aplicación deberá cumplir el diseño funcional que se apruebe durante la primera fase del contrato. La empresa adjudicataria realizará el desarrollo de la aplicación en sus oficinas pudiendo tener que desplazarse a las oficinas de ETS cuando los trabajos lo requieran.

10 La implantación del módulo de PS deberá estar totalmente integrada con el resto de módulos ya existentes de SAP R/3 en ETS tal y como se describe en el anejo Nº2. Además, la implantación se realizará en el mismo entorno y mandante en el que se encuentran implantados el resto de módulos existentes. Los módulos que actualmente existen en SAP R/3 son: FI: Finanzas AA: Activos fijos CO: Controlling IM: Gestión de inversiones FM: Control presupuestario MM : Compras HR: Recursos humanos GEXAP: solución desarrollada en el entorno SAP para gestión de expedientes de contratación Además, también se deberán realizar varias interfases con el programa de gestión de proyectos que se utilizan actualmente: SISPRE Validación de los usuarios La validación de la aplicación se realizará sobre el entorno de desarrollo. Los usuarios y usuarias trabajarán en dicho entorno para realizar las pruebas necesarias. Durante dicho periodo, se realizarán sucesivas demostraciones y sesiones de formación a los usuarios y se requerirá el cumplimiento del diseño funcional existente Preparación final Una vez validado el desarrollo, en esta fase se realiza la preparación final del sistema, incluyendo las pruebas técnicas y la realización de paralelos con los procesos en las aplicaciones de gestión que van a ser sustituidas. Asimismo, se deberá contemplar la migración de los datos contenidos en los sistemas actuales. La migración de datos afectará únicamente a las obras que se encuentren vigentes en el momento de la preparación final del sistema. Esta fase culminará con la redacción y aprobación del plan de puesta en producción y la formación a usuarios y usuarias.

11 También habrá que entregar una primera versión de toda la documentación técnica y funcional que se haya generado durante el proyecto. Dentro de esta estará: Manuales de parametrización Diseños técnicos Manuales de usuarios 4.6. Formación a los usuarios La formación a los usuarios se realiza durante todo el desarrollo del proyecto. Se trata de formación presencial y se organizará por perfiles de aplicación Migración y puesta en producción En esta fase se ejecutará plan de puesta en producción, incluyendo la migración de los datos y el soporte a los usuarios y usuarias Cierre proyecto Una vez verificada la correcta finalización de la puesta en producción, se procederá al cierre formal del proyecto Mantenimiento Durante dos meses tras el cierre formal del proyecto, el Consultor se encargará del mantenimiento de la herramienta y el soporte a las incidencias Equipo del Proyecto El quipo deberá contar con: Jefe de proyecto Consultor(es) SAP PS/IM/MM Consultor BW Programador ABAP Los consultores PS/IM/MM serán los encargados de definir e implementar el módulo de gestión de proyectos y la integración con el resto de módulos que se definen en el Anejo 2. El consultor de BW será el encargado de diseñar los extractores, infocubos de BW, obtener los informes de gestión con BI y publicarlos en el portal.

12 El Técnico de Sistemas será el encargado, junto con el personal de ETS, de preparar los entornos de desarrollo, test y productivo y los transportes entre los mismos. El programador será el encargado de elaborar los desarrollos que sean necesarios. Los principales desarrollos de programación detectados son: Interfase con SISPRE. Gestión de Anticipos. Fórmulas de revisión de precios. Cálculo de la certificación en SAP. 5.- CONTENIDO DE LA OFERTA La oferta deberá incluir como mínimo: Descripción de la solución propuesta para dar cumplimiento a los requisitos del Pliego Integración de la solución propuesta con las funcionalidades ya implantadas tanto en otros módulos de SAP como en aplicaciones externas Metodología a emplear para la ejecución de las tareas objeto del Contrato Descripción del equipo técnico participante en el contrato y Currículum Vitae de los técnicos que vayan a intervenir Acreditación de los requisitos de solvencia exigidos en el punto 6 de este Pliego 6.- REQUISITOS DE SOLVENCIA TÉCNICA CERTIFICACIONES DEL OFERENTE a) CERTIFICACIÓN SAP Acreditación de la empresa certificada por SAP como SAP Service Partner. b) EXPERIENCIA EN PROYECTOS SIMILARES Contar con al menos 4 certificados en la que se hayan realizado trabajos de diseño, construcción e implantación de PS de SAP en los últimos 10 años por un importe total superior a euros c) EXPERIENCIA EN EL SECTOR

13 Contar con al menos 1 certificado en la que se hayan realizado trabajos de diseño, construcción e implantación de SAP PS en empresas del sector ferroviario, sector público y/o de construcción en los últimos 5 años por un importe total superior a ,00 euros d) CERTIFICACIONES DEL EQUIPO PROPUESTO El Project Manager asignado al proyecto deberá contar con la certificación Project Manager Professional por el Project Manager Institute. Se valorará que los consultores asignados al proyecto estén en disposición de certificaciones SAP en los módulos relacionados con la solución requerida. Todos los certificados deben ser originales o copias autentificadas 7.- PLAZO DE EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS El plazo de ejecución de los trabajos es el incluido en los apartados 5 y 6 de la carátula.

14 8.- PRECIOS DEL CONTRATO Los concursantes fijaran los precios unitarios que se detallen en el punto 9, que serán de aplicación para su abono en las correspondientes certificaciones mensuales, no sufriendo variación por concepto alguno. 9.- VALORACIÓN Y ABONO DE LOS TRABAJOS REALIZADOS La valoración y abono de los trabajos realizados por el Consultor se efectuará por certificaciones en función de los avances de los trabajos PRECIOS UNITARIOS Los precios a ofertar serán los siguientes: Importe diario: Jefe de proyecto Consultor Senior SAP PS/IM/MM Consultor SAP PS Consultor BW Programador ABAP Serán por cuenta del Adjudicatario los gastos de todo tipo que se originen en relación con los trabajos objeto de esta oferta. ETS podrá exigir al Adjudicatario las correspondientes homologaciones del personal que intervenga en los trabajos que se les encomienda, avalados por titulación o experiencia, con el fin de que su abono corresponda con la categoría ofertada o demandada PRESUPUESTO DEL CONTRATO El presupuesto máximo de licitación del presente Concurso es el indicado en el apartado 4 de la carátula del pliego. Cada ofertante calculará el Presupuesto de la Prestación de Servicios aplicando los precios detallados en el punto 10 a la siguiente tabla:

15 MEDICIÓN DESCRIPCION DE LA UNIDAD 40 jornadas Jefe Proyecto 100 jornadas Consultor Senior PS / IM / MM 200 jornadas Consultor Junior PS / IM / MM 75 jornadas Consultor BW 100 jornadas Analista programador ABAP 20 jornadas Técnico de sistemas TOTAL (IVA excluido) PRECIO UNIT. PRECIO TOTAL El Presupuesto resultante será reflejado por el ofertante en la Proposición Económica (Anexo 1) y tendrá el carácter de Presupuesto Máximo del Contrato. A efectos de homogeneización de ofertas será el que se valore de acuerdo con el punto 12.1 de la carátula. Los ofertantes, de acuerdo con el punto 6 del Pliego, podrán ofertar otra distribución de los trabajos, siempre que el importe total de la misma no supere el Presupuesto Máximo de Licitación. Si el importe total de dicha distribución resulta menor que la obtenida de aplicar la tabla adjunta, será valorada como una mejora FORMA DE ADJUDICACIÓN La adjudicación del Contrato se efectuará bajo la modalidad de Concurso, y recaerá en la propuesta más ventajosa en conjunto, económica y técnicamente, de acuerdo con los criterios fijados en el apartado 12 de la carátula del presente pliego.

16 ANEJO Nº 1 MODELO DE PROPOSICIÓN ECONÓMICA

17 ANEJO Nº 1 MODELO DE PROPOSICIÓN ECONÓMICA D...., con domicilio en..., calle,... y provisto de D.N.I.... en nombre propio (o en representación) de la empresa... con domicilio en... calle..., C.I.F.... y teléfono de contacto... DECLARO 1. Que conozco el Pliego de Condiciones que debe regir el contrato de Integración de la gestión económica de las obras de ETS en el sistema integrado de gestión SAP mediante la implantación de PS, que expresamente asumo y acato en su totalidad. 2. Que, en relación con los trabajos objeto de la presente oferta, me comprometo a su realización por un Presupuesto (IVA excluido) de (en letra y en cifra)... euros En el precio mencionado deben entenderse todos los conceptos, incluyendo los impuestos (IVA excluido), gastos, tasas y arbitrios de cualquier esfera fiscal así como el beneficio industrial del Contratista. En..., a... de... de 2015 Fdo.: D.N.I.

18 ANEJO Nº 2 Descripción de los trabajos a realizar en la Integración de la gestión económica de las obras de ETS en el sistema integrado de gestión SAP mediante la implantación de PS -

19 1. OBJETIVOS El objetivo del presente anejo consiste en definir el escenario funcional y tecnológico para dotar a Euskal Trenbide Sarea (ETS) de un Sistema Integral de Gestión Económica de las Obras y su integración con los módulos de gestión presupuestaría y gestión de contrataciones integrados en el sistema de información actual de ETS. 2. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL Y PROPUESTAS DE MEJORA 2.1. COMPETENCIAS Y ESTRUCTURA DE ETS Las competencias de ETS se refieren a la construcción, explotación y mantenimiento de las infraestructuras ferroviarias en el ámbito de la Comunidad Autónoma del País Vasco. Estas competencias abarcan tanto el transporte ferroviario, como el transporte de cercanías, metro y tranvías. Su organigrama actual se compone de una Dirección general de la que dependen a grandes rasgos, la Secretaría General, la Dirección Técnica, la Dirección de Construcción y la Dirección de Explotaciones. DIRECCIÓN GENERAL o DIR. CONSTRUCCIÓN CONSTRUCCIÓN PROYECTOS ESTRATÉGICOS o DIR. PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS ESTUDIOS Y PROYECTOS o DIR. OPERACIONES INSTALACIONES EXPLOTACIÓN OPERACIONES SEGURIDAD o SECRETARÍA GENERAL DIR. FINANCIERA Y SISTEMAS RRHH. o DIR. COMUNICACIÓN o CALIDAD Y MEDIOAMBIENTE Con formato: Justificado, Sangría: Sangría francesa: 0,52 cm, Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Interlineado: 1,5 líneas, Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 0,63 cm + Sangría: 1,27 cm Con formato: Justificado, Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Interlineado: 1,5 líneas, Con viñetas + Nivel: 3 + Alineación: 3,17 cm + Sangría: 3,81 cm Los procesos de negocio a revisar se centrarán en el ámbito de las direcciones de construcción e instalaciones.

20 2.2. TIPOS DE ACTUACIONES Y CONTRATOS Los grandes tipos de actuaciones son: Ferrocarriles: actuaciones en el ferrocarril de Bilbao-Donosti, línea del Txorierri y línea de Urdaibai Tranvías: Bilbao y Gasteiz Metro Bilbao. Las líneas 1 y 2 ya están acabadas. Línea 3 en construcción. Previstas las líneas 4 y 5. Proyectos estratégicos: Alta Velocidad Vasca (Y Vasca). Atendiendo a la financiación existen dos grandes tipos de obras: Inversión propia: son obras en las que todo el proceso de planificación, licitación, contratación, ejecución y pago lo realiza ETS y que a su finalización se convierten en activos de la empresa que tiene que gestionar y mantener. Gestión de obras para terceros: ETS recibe encomiendas del Gobierno Vasco u otros organismos para la gestión de proyectos y obras (ejemplo Metro de Bilbao). El contrato de la obra es con el tercero, los pagos los asume el tercero y a su finalización no pasa a ser un activo de ETS. El tratamiento de ambos tipos de obras es el mismo, salvo las diferencias en cuanto al programa de inversiones, pagos y a su tratamiento como activos. En las obras encomendadas la labor material del proceso de licitación y adjudicación se realiza en ETS, aunque los documentos se generen con el membrete del Gobierno, las Mesas de Contratación no sean las de ETS y el contrato se firme entre el contratista y el tercero. El sistema de información debe contemplar la gestión de estos dos tipos de obras. Las actuaciones de ETS suelen constar de un Obra Civil e Instalaciones, por lo que hay que gestionar la licitación, contratación y ejecución de la Obra Civil y la/s Obras/s de Instalaciones. Otros contratos relacionados con los proyectos y obras son las Asistencias a la Dirección de Obra. Estos contratos pueden ser específicos para una obra o incluir varias obras. Por último se deben citar los contratos de expropiaciones que ETS gestiona a través de una AT como apoyo al Gobierno Vasco, que es quién posee la capacidad legal de expropiar.

21 Resumiendo, los principales tipos de contratos relacionados con Proyectos y Obras que se van a analizar son: - Obra Civil. - Obra de Instalaciones. - Asistencias de Dirección de Obra. Desde el punto de vista del seguimiento de la licitación, adjudicación y ejecución los contratos anteriores se pueden clasificar en dos grandes grupos: Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Primera línea: 0 cm, Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 2,5 cm + Tabulación después de: 3,13 cm + Sangría: 3,13 cm, Punto de tabulación: No en 3,13 cm - Asistencias Técnicas. Obras SISTEMAS DE INFORMACIÓN - El sistema de información actual se basa en SAP ERP 6.0 con las siguientes funcionalidades: - Finanzas, Controlling, Activos Fijos y Tesorería. - Recursos Humanos. - Gestión de Expedientes (GEXAP), solución certificada desarrollada en el entorno SAP para gestión de expedientes. - Compras. - Gestión de Inversiones (IM) para el seguimiento del presupuesto. - Histórico gestión de incidencias y Mantenimiento (PM). - BW para la generación de informes de gestión. Bw 7.0 (Migración 2015). - Portal SAP Netweaver 7.0 (Migración 2015). Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Primera línea: 0 cm, Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 2,5 cm + Tabulación después de: 3,13 cm + Sangría: 3,13 cm, Punto de tabulación: 0,63 cm, Lista con tabulaciones + No en 3,13 cm Con formato: Normal, Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Sin viñetas ni numeración, Ajustar espacio entre texto latino y asiático, Ajustar espacio entre texto asiático y números Como aplicaciones periféricas sólo se ha detectado la necesidad de una interfase con SISPRE. SISPRE es una aplicación para la elaboración del presupuesto y el seguimiento de la ejecución de obras. En la actualidad SISPRE está instalada como aplicación monopuesto. A continuación describimos las principales características del sistema de información actual relacionadas con la gestión de proyectos y obras desde el punto de vista funcional. Los procesos de planificación de actuaciones no se realizan en SAP. En el sistema se recogen todas las Peticiones de Internas de Contratación (PIC) que generan los distintos usuarios, ya sean de inversión o de gasto, de todas las áreas del Ente. Las únicas compras que no generan PIC son las relacionadas con las compras de materiales para consumo.

22 La PIC es un objeto no estándar de GEXAP que realiza varias funciones: En el caso de PIC de inversión se enlaza con la posición del programa de inversiones correspondiente para comprobar la existencia de presupuesto a través de una orden de CO, esta se crea una vez que la PIC la apruebe el responsable de la posición presupuestaria. En el caso de PIC de gasto se crea una solicitud de pedido contra un Centro de Coste en donde se controla el presupuesto a través de la sociedad FM. Las PIC se someten a un proceso de aprobación utilizando los workflows estándar de SAP. Este proceso de aprobación depende de si es de inversión o gasto, del importe (mayor o menor), del procedimiento de adjudicación (ordinaria o directa), de la forma de tramitación (ordinaria, urgente, emergencia) y del tipo de contrato (obra, servicios, suministros y otros). A los objetos de GEXAP se le anexan una serie de documentos usando una funcionalidad de gestión documental de SAP (la gestión documental de SAP actualmente se soporta desde el SAP Content Server). Durante toda la vida de la PIC, bien sea de gasto o de inversión, en el presupuesto el importe aparecerá en este como en tramitación hasta que se cierre o se anule esta. Todo el seguimiento del proceso de licitación se realiza desde fuera de SAP. La información se encuentra recogida en la Intranet de ETS. Cuando la PIC se convierte en contrato se genera un nuevo objeto en GEXAP (Contrato) y se genera el pedido correspondiente. En el presupuesto aparece un comprometido que se va pasando a real conforme se van contabilizando las facturas contra pedido. Todo el proceso de seguimiento de la ejecución de los contratos se realiza desde fuera de SAP con diversas herramientas entre las que destaca el programa SISPRE. Desde el punto de vista económico no se tiene noticia de la situación del contrato hasta que no se contabiliza la factura que remite el contratista. Toda la gestión documental asociada a la ejecución de estudios, proyectos y obras se encuentra fuera del sistema en diversos soportes no unificados. BW sólo está instalado para el reporting de los módulos de Recursos Humanos (HR), Finanzas (FI) y Gestión de incidencias y Mantenimiento (GIPM/PM). No hay nada configurado para las PICs o elementos relacionados, ni para las obras. Al año se generan unas PIC.

23 2.4. INFRAESTRUCTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN La actual infraestructura de Sistemas SAP de ETS está constituida por las siguientes soluciones: - SAP R/3 - BW - Content Server - Solution Manager SAP R/3 Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm, Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 2,5 cm + Tabulación después de: 3,13 cm + Sangría: 3,13 cm, Punto de tabulación: No en 3,13 cm Todos los entornos SAP R/3 ECC 6.0, tienen como add-on un producto certificado por SAP llamado GexAP. Este aplicativo está vinculado al módulo MM de SAP R/3 y su función principal es la de gestionar expedientes electrónicos. El sistema de transporte entre los tres entornos SAP, está configurado del siguiente modo: El servidor de desarrollo de SAP R/3 Enterprise, es un servidor virtual que cuenta con las siguientes características iniciales: - Maquina virtual VMware 8 - Windows 2008 server x64 versión standard en inglés - Gestor de base de datos MS-SQL Server 2005 x64 - SAP R/3 ECC 6.0, con Kernel 700_REL - Nombre de la instancia SAP: D1S - Número de la instancia SAP: 00 - Mandante 500 Euskal Trenbide Sarea Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm, Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 2,5 cm + Tabulación después de: 3,13 cm + Sangría: 3,13 cm, Punto de tabulación: No en 3,13 cm El mandante 500 sirve para realizar pruebas previas al paso a test de los desarrollos y parametrizaciones realizadas. El entorno de test está formado por una máquina virtual que contiene una instancia SAP R/3 Enterprise 6.0 con las siguientes características iniciales: - Maquina virtual VMware 8 - Windows 2008 server x64 versión standard en inglés Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm, Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 2,5 cm + Tabulación después de: 3,13 cm + Sangría: 3,13 cm, Punto de tabulación: No en 3,13 cm

24 - Gestor de base de datos MS-SQL Server 2008 x64 - SAP R/3 ECC 6.0, con Kernel 700_REL - Nombre de la instancia SAP: T1S - Número de la instancia SAP: 00 - Mandante 500 Euskal Trenbide Sarea Periódicamente, el sistema de Test es refrescado mediante la realización de una copia homogénea del entorno de Producción sobre este entorno de prueba. Se utiliza para probar con datos reales las parametrizaciones y desarrollos generados en desarrollo antes de ser transportados a producción. El entorno de productivo está formado por una máquina virtual que contiene una instancia SAP R/3 Enterprise 6.0 con las siguientes características iniciales: - Maquina virtual VMware 8 - Windows 2008 server x64 versión Enterprise en inglés - Gestor de base de datos MS-SQL Server 2008 x64 - SAP R/3 ECC 6.0, con Kernel 700_REL. - Nombre de la instancia SAP: E1S - Número de la instancia SAP: 00 - Mandante 500 Euskal Trenbide Sarea Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm, Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 2,5 cm + Tabulación después de: 3,13 cm + Sangría: 3,13 cm, Punto de tabulación: No en 3,13 cm Los sistemas SAP R/3 de Test y de Producción realizan las funciones de sistemas fuentes para los sistemas de SAP BW 7.0 de Desarrollo y Producción, respectivamente:

25 BW (MIGRACIÓN EN 2015) La solución contempla 2 entornos: desarrollo y producción. La versión actual es BW 7.0. El entorno de desarrollo, es un servidor físico que aloja la instancia de SAP Business Warehouse 7.0, se detallan las siguientes características: - Procesador: 2 Intel Xeop 1,86 GHz - Memoria: 4GB RAM - Almacenamiento: 2 Discos SAS 146 GB RAID1 - Windows 2003 server R2 x64 versión standard en inglés - Gestor de base de datos MS-SQL Server 2005 x64 Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm, Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 2,5 cm + Tabulación después de: 3,13 cm + Sangría: 3,13 cm, Punto de tabulación: No en 3,13 cm - SAP BW 7.0 Content, Kernel 701_REL - Nombre de la instancia SAP: D1W - Número de la instancia SAP: 00 - Mandante 400 Euskal Trenbide Sarea El mandante 400 sirve para realizar los desarrollos y pruebas previas al paso a productivo de los desarrollos y parametrizaciones generadas. El entorno de producción de SAP BW 7.0 está virtualizado y tiene las siguientes características: - Maquina virtual VMware 8 - Windows 2003 server x64 versión estándar en inglés - Gestor de base de datos MS-SQL Server 2005 x64 - SAP BI 7.10 Content, con Kernel 701_REL. - Nombre de la instancia SAP: E1W - Número de la instancia SAP: 00 - Mandante 400 Euskal Trenbide Sarea Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm, Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 2,5 cm + Tabulación después de: 3,13 cm + Sangría: 3,13 cm, Punto de tabulación: No en 3,13 cm CONTENT SERVER El servidor que alberga la aplicación SAP Content Server 6.30, tiene las siguientes características: - Maquina virtual VMware 8 - Windows 2003 server R2 x64 versión estándar en inglés - Motor de Base de datos: MAXDB 7.6 x64. Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm, Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 2,5 cm + Tabulación después de: 3,13 cm + Sangría: 3,13 cm, Punto de tabulación: No en 3,13 cm

26 - SAP Content Server PROCESOS Y MEJORAS Para el análisis de los procesos actuales y sus propuestas de mejora se van a seguir la siguiente estructura: - Planificación de actuaciones. - Elaboración del presupuesto de inversión. - Elaboración del presupuesto de ingresos y gastos. - Petición Interna de Contratación (PIC). - Licitación y adjudicación. - Contratación. - Seguimiento de la ejecución de obras. - Incidencias en la ejecución de proyectos y obras. - Informes de gestión. - AT de Dirección de Obra. - Expropiaciones. Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm, Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 2,5 cm + Tabulación después de: 3,13 cm + Sangría: 3,13 cm, Punto de tabulación: No en 3,13 cm En los procesos de licitación-adjudicación, contratación, seguimiento de ejecución e incidencias se distingue, si es necesario, entre las AT y las obras. Las mejoras generales se resumen en: Para ETS: - Gestión unificada de todos los proyectos de carácter similar - Gestión de datos históricos de los proyectos - Integración total con el resto de áreas de ETS - Control de los proyectos de forma centralizada Para los usuarios de la aplicación: Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm, Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 2,5 cm + Tabulación después de: 3,13 cm + Sangría: 3,13 cm, Punto de tabulación: No en 3,13 cm - Control de hitos básicos para la ejecución del proyecto, firma del acta de replanteo de la obra y ejecución de la obra - Control de los hitos de Expropiaciones - Gestión de anticipos y plan de devolución - Seguimiento económico de las obras integrado con el presupuesto de inversiones de ETS - Se desarrollará una Interfase con SISPRE para automatizar el intercambio de información - Previsiones de fin de ejecución de obra (inicial, actual) - Cálculo de la revisión de precios Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm, Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 2,5 cm + Tabulación después de: 3,13 cm + Sangría: 3,13 cm, Punto de tabulación: No en 3,13 cm

27 - Cálculo, emisión y aprobación de la certificación mensual desde el sistema - Control de los hitos de Expropiaciones - Integración total de los modificados y complementarios con el proyecto principal - Integración de otros datos estadísticos de los proyectos (nº trabajadores, horas de trabajo, nº accidentes ) Para estas mejoras sería necesario incluir: - Módulo de Gestión de Proyectos (PS) de SAP. - Cambiar la configuración actual de IM y MM. - Definir los extractores e infocubos en BW para PS, IM, CO y MM. - Creación de informes en BW para PS, IM, CO y MM 2.6. ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PRESUPUESTO DE INVERSIONES Con formato: Sangría: Izquierda: 0,75 cm, Sangría francesa: 0,5 cm, Espacio Antes: Automático, Después: Automático, Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 2,5 cm + Tabulación después de: 3,13 cm + Sangría: 3,13 cm, Punto de tabulación: No en 3,13 cm La responsabilidad de la elaboración del presupuesto recae en la dirección financiera. El seguimiento se realiza conjuntamente con el área al que se le asigne cada posición presupuestaría. El presupuesto del año siguiente proviene básicamente de: En Tramitación. Representa, el importe de las PICs que se encuentran en ejecución. Comprometido. Representa, para cada contrato, lo que resta por facturar Previsiones de incidencias (liquidaciones, modificados, revisión de precios ) de los contratos en curso con repercusión en el siguiente ejercicio presupuestario. Obras con PIC aprobado y que no se han contratado aún. Su situación presupuestaria es en trámite. Obras que se quieren empezar durante el año siguiente. Se deben dar de alta en el sistema, planificar costes y asignarles una posición del programa para el próximo año. El resultado del presupuesto es un programa de inversiones en IM, uno por año. De este programa cuelgan una serie de posiciones jerarquizadas de forma que al final de cada una de ellas se asigna un presupuesto.

28 Requisitos para la nueva implantación Facilitar la información para elaborar el presupuesto utilizando las estructuras de PS, MM e IM. Enlazar la posición presupuestaria al elemento PEP y la solicitud de pedido/pedido al PEP o al grafo eliminando la orden CO. El seguimiento presupuestario se realiza mediante medidas que se lanzan desde la posición presupuestaria al PEP que representa el contrato. Aumentar la funcionalidad actual de IM ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PRESUPUESTO DE GASTOS La responsabilidad de la elaboración del presupuesto recae en la dirección financiera. El seguimiento se realiza conjuntamente con el área al que se le asigne cada posición presupuestaría. En general, no está relacionado con las Obras debido a que ETS no cobra un porcentaje de la ejecución de la obra para pagar sus gastos, tanto de estructura como del personal técnico asignado a la dirección del proyecto/obra por parte de ETS. El presupuesto de gastos se paga con una transferencia del Gobierno Vasco. En el caso de las encomiendas de gestión ETS si paga con cargo a su presupuesto ciertos contratos asociados, básicamente las AT necesarias. Por lo tanto si se planifican estas actuaciones si existe una integración con el presupuesto de ingresos y gastos Requisitos para la nueva implantación Planificación de contratos asociados a actuaciones para terceros que corren a cargo del presupuesto de ETS PETICIÓN INTERNA DE CONTRATACIÓN PIC Licitación Contratación Ejecución Incidencias Adjudicación del Contrato Cualquier usuario de SAP R/3 de ETS, puede ser peticionario. Todas las contrataciones se inician con una PIC, en general, todos los procesos de compras de bienes y servicios excepto la compra de materiales de consumo. Se manejan en total unas 2000 PIC al año en el total de ETS.

29 Existen dos tipos básicos de PIC: PICs de inversión. Se les asigna a una posición presupuestaria del programa de inversiones y se crea una orden CO una vez que el responsable de la posición presupuestaría apruebe la PIC para llevar los costes planificados. No generan solicitud de pedido. Cuando una PIC de inversión se convierte en Contrato, en MM se genera un pedido de la clase CIE (Contrato Inversión ETS). PICs de gasto. En el caso de PIC de gasto se crea solicitud de pedido contra el Centro de Coste correspondiente, se usa la sociedad FM. Cuando se contrata la solicitud de pedido se transforma en pedido de la clase CGE, Contrato Gasto ETS. En ambos casos en la fase de PICs, tanto en el presupuesto de inversión como en el presupuesto de gastos, el importe de las PICs aparecerá en tramitación. Una vez que se generan los contratos en MM, el presupuesto pasará a estar comprometido. El presupuesto pasará a estar en real cuando se facture contra esas posiciones de los pedidos. En el caso de compra de materiales se lanza una solicitud de pedido de MM que posteriormente generará un pedido. Estas funcionarán de la misma manera que las PICs de gasto en el presupuesto de gastos. Las PICs se someten a un proceso de aprobación utilizando los workflows estándar de SAP que trabajan sobre el objeto de GEXAP. Este proceso de aprobación depende de si es de inversión o gasto, del importe (mayor o menor), del procedimiento de adjudicación (ordinaria o directa), de la forma de tramitación (ordinaria, urgente, emergencia) y del tipo de contrato (obra, servicios, suministros y otros). En el caso de materiales la aprobación de la solicitud de pedido se realiza usando los workflows de MM. En las PICs de inversión, el primero en aprobar es el responsable de la posición presupuestaria (este dato se encuentra en IM), después el proceso continua usando la estructura organizativa de HR. En el objeto de GEXAP además de los datos propios de la PIC se recoge el histórico de firmas y los documentos enlazados. En el sistema existe un nº de expediente (lo asigna GEXAP) y un nº de PIC (que es el nº de la solicitud de pedido o un número generado para el caso de inversiones).

30 Requisitos para la nueva implantación PICs inversión: El expediente se asocia al elemento PEP de la actuación de PS que representa el contrato. El PEP se asocia a la posición del programa de inversiones correspondientes, eliminado la necesidad de generar una orden de CO en el caso de las PICs de inversión que se generen contra un elemento PEP PICs de gasto: El expediente de gasto se podrá asociar a una actuación. La solicitud de pedido se asocia al expediente de la PIC y se imputa al CeCo correspondiente LICITACIÓN Y ADJUDICACIÓN PIC Licitación Contratación Ejecución Incidencias Todos los procesos relacionados con la licitación y adjudicación se realizan desde fuera de SAP. Sólo se vuelve al sistema cuando se firma un contrato. En la intranet se informa del proceso de licitación y contratación. Los datos se actualizan de forma manual. La información se divide en peticiones de contratación (PIC), solicitudes de oferta y adjudicaciones. Esta gestión se seguirá llevando fuera de SAP CONTRATACIÓN PIC Licitación Contratación Ejecución Incidencias Adjudicación del Contrato En SAP existe el objeto contrato (es un objeto de GEXAP con un código determinado) y el objeto pedido, tanto para PIC de inversión, en donde se crea en este momento, como para PIC de gasto, en donde se crea a partir de la solicitud de pedido. En el momento de generar el pedido aparece un comprometido en la posición presupuestaria o en el centro de coste correspondiente. Si el pedido se corresponde con una PIC de inversión se crea el activo fijo en curso. Este proceso se realiza manualmente.

31 Requisitos para la nueva implantación El pedido se enlaza al expediente y se imputa a través de la actividad del grafo al PEP correspondiente. En el caso de contratos que afectan a varias actuaciones (por ejemplo AT de DO instalaciones) hay que dividir el pedido en posiciones y cada posición imputarla al objeto correspondiente. Los activos fijos se generan desde PS, asignando al PEP correspondiente un perfil de inversión SEGUIMIENTO DE ASISTENCIAS PIC Licitación Contratación Ejecución Incidencias Adjudicación del Contrato Las AT DO (asistencias a la Dirección de Obra) sufren ampliaciones de plazo cuando ocurre alguna incidencia en la obra que supone un incremento de plazo. Estas AT tienen asignada una partida presupuestaria propia. Puede existir un mismo contrato para varias obras/actuaciones, en este caso existe una única certificación que hay que distribuir a varias obras (se realiza en función de un porcentaje). Pueden existir otros contratos paralelos a la obra: ATs para inspección técnica de viviendas (se realiza antes del inicio de las obras). ATs genéricas de Geotecnia, Seguridad y Salud, Calidad y Medio Ambiente, Requisitos para la nueva implantación La certificación de estos Contratos se generará en el sistema SAP a partir de los datos que introduzca la Dirección de Obra. Esta certificación se someterá a un proceso de aprobación mediante workflows, al final del cual se efectuará una entrada de servicios que originará que el comprometido pase a real. A la llegada de la factura esta se imputará contra pedido evitando así incluir facturas superiores a la certificación. De esta forma se sigue el ciclo estándar de compras. Hay que tener en cuenta que un mismo contrato puede estar asociado a varios proyectos de instalaciones en la misma actuación o incluso en actuaciones distintas. Cada posición del contrato debería imputar a un elemento PEP distinto.

32 2.12. SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA PIC Licitación Contratación Ejecución Incidencias Adjudicación del Contrato Este seguimiento es el principal objeto de la presenta implantación. Los responsables de estos contratos son los directores facultativos de obra de construcción y de instalaciones. OBRA CIVIL. Tras la firma del contrato se dispone de un mes de plazo para la firma del acta de replanteo. Para proceder al replanteo se debe disponer de los terrenos (expropiaciones) y del Plan de Seguridad y Salud de la obra, además hay que elaborar: Plan de implantación. Oficinas de Obra. Organigrama. Programa de trabajo actualizado. Plan de Aseguramiento de la Calidad en la Obra Plan de Vigilancia ambiental. En el programa SISPRE se incluye el Presupuesto Base de Licitación y el Presupuesto Original (Presupuesto Adjudicado). Este último debe ser actualizado de acuerdo con el programa definitivo de trabajo que se elabora en el acta de replanteo. Del presupuesto original se incluye el total, las anualidades y una estimación por meses. En SISPRE se mantiene también el presupuesto vigente. El presupuesto vigente es el original más todas las incidencias de ejecución aprobadas por la mesa de contratación. La emisión de la relación valorada se realiza desde SISPRE. Actualmente, la certificación se obtiene desde sistemas externos a SAP. En SAP sólo se procede a la contabilización de la factura procedente del contratista. En la certificación se incluye con un desglose mensual y a origen: Obra ejecutada. Abonos para material acopiado y su plan de devolución. Abonos para instalaciones y equipos y su devolución. Revisión de precios. Incluidas las fórmulas parcial y definitiva desglosadas por meses.

33 Las previsiones de fin de obra (fechas y presupuesto) no se mantienen en SISPRE. Cada tres meses los DO de ETS elaboran unas fichas con esta información que remiten al Director de Construcción para su análisis. Las fichas contienen: Datos identificativos del contrato. Fecha prevista de fin. Presupuesto Vigente. Previsión de incremento de presupuesto por conceptos (modificados, revisión de precios, liquidación). Presupuesto de AT. Anualidades certificadas y previstas. OBRA DE INSTALACIONES. Son más cortas que la obra civil y han de comenzar en un determinado momento de la ejecución de la obra civil. En una misma actuación puede existir una obra civil y una o varias obras de instalaciones atendiendo a su naturaleza (comunicaciones, señalización ). La relación valorada la genera cada responsable de obra de ETS, habitualmente no se usa SISPRE. Se genera en Excel. Como en el caso de obra civil las certificaciones se elaboran desde fuera del sistema. El resto de actuaciones es similar a las obras civiles Requisitos para la nueva implantación Control de los hitos necesarios para la firma del acta de replanteo. Expropiaciones. Carga en SAP del Presupuesto Base de Licitación, Presupuesto de Adjudicación y Presupuesto Vigente. Total, anual y por meses. Interfase con el programa SISPRE para la elaboración de la certificación desde el sistema. El nivel de desglose máximo para cada obra se establecerá a nivel de capítulos. Para la elaboración de la certificación, además de los datos de la relación valorada, son necesarios los datos de anticipos y retenciones y el importe de la revisión de precios. Esta certificación se someterá a un proceso de aprobación mediante workflows, al final del cual se efectuará una entrada de servicios que originará que el comprometido pase a real. A la llegada de la factura esta se imputará contra pedido evitando así incluir facturas superiores a la certificación. De esta forma se sigue el ciclo estándar de compras.

34 Actualización en SAP de las previsiones de cierre de obra de forma periódica. En la actualidad SISPRE es una aplicación monopuesto, lo que implica que habría que extraer la información y exportar ya almacenar los datos en SAP R/3. Se explorará la posibilidad de que SISPRE se pueda ejecutar como aplicación en red (cliente) para así facilitar los procesos de extracción. El tipo de fichero que se utilizará para esta interfase será FIEBDC (DEFINICION DEL FORMATO DE INTERCAMBIO ESTANDAR DE BASES DE DATOS DE CONSTRUCCION FIEBDC-3/2012). Este formato sirve para intercambiar datos entre diferentes sistemas de información para la gestión de obras. Este fichero se almacenará íntegramente en el sistema SAP R/3, para facilitar la trazabilidad del mismo INCIDENCIAS DE LA EJECUCIÓN PIC Licitación Contratación Ejecución Incidencias Adjudicación del Contrato Cualquier incidencia durante la ejecución de la obra pasa por la Mesa de Contratación (MC) para su aprobación. Las incidencias son comunes a cualquier tipo de contrato (obra, proyecto, AT). Son objeto de revisión en este estudio las siguientes incidencias: Gestión de anticipos Reajuste de anualidades Ampliaciones de plazo y presupuesto. Prórrogas. Suspensión temporal y levantamiento. Revisión de precios. Modificados. Liquidación. Actas de recepción. Rescisiones y Cesiones. Complementarios GESTIÓN DE ANTICIPOS. Al iniciar la obra al proveedor adjudicado se le suele realizar uno o varios anticipos para materiales, acopios o maquinaría. La devolución de este anticipo se realiza a través de las certificaciones. En las certificaciones se añade un concepto en negativo para la devolución de este.