UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

Transcripción

1 UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) PLAN DE GESTIÓN PARA ESTABLECER UNA EMPRESA DE VENTA Y SOPORTE DE APPLIANCE ERP SOPORTADA EN TECNOLOGIAS OPENSOURCE OMAR DE JESUS ASHTON SANJUANELO PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Barranquilla, Colombia Agosto 2011

2 UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos Fabio Muñoz Jiménez PROFESOR TUTOR Ing Marvin Coto Hernández, MAP LECTOR No.1 Omar de Jesús Ashton Sanjuanelo SUSTENTANTE ii

3 DEDICATORIA El presente trabajo es dedicado a todos aquellas personas, familiares, amigos y compañeros de trabajo que me han brindado su apoyo, conocimiento y consejos a lo largo de mi vida para ser y continuar la persona que soy el día de hoy.. Le dedico este trabajo especialmente a mis padres, los cuales me brindaron la oportunidad de desarrollar mis estudios universitarios, los cuales son la base sobre la cual se construye mi vida profesional. También por sus enseñanzas y valores infundidos desde mi niñez, los cuales me han servido para formarme como persona de bien, productiva y al servicio de la sociedad. iii

4 AGRADECIMIENTOS A mi familia y mis hermanos sin su ayuda y apoyo esto no hubiera sido posible, gracias. A mis padres por darme un ejemplo en la vida de cómo salir adelante pese a las adversidades siempre con integridad y apego a los valores que de ellos recibí. A mis amigos y compañeros de trabajo en este futuro proyecto, gracias por sus comentarios, ideas y compromiso, las cuales alimentan este sueño. iv

5 INDICE HOJA DE APROBACION ii DEDICATORIA iii AGRADECIMIENTO iv INDICE v INDICE ILUSTRACIONES vii INDICE CUADROS viii RESUMEN EJECUTIVO ix 1. INTRODUCCION Antecedentes Problemática Justificación del problema Supuestos Restricciones Objetivo general Objetivos específicos MARCO TEORICO Marco referencial de la propuesta Antecedentes Misión y visión Estructura organizativa Productos que ofrece Teoría de Administración de Proyectos Proyecto Administración de Proyectos Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos Ciclo de vida de un proyecto Procesos en la Administración de Proyectos Definición de conceptos claves v

6 3. MARCO METODOLOGICO Estrategia de investigación a utilizar en el objetivo especifico # Método de Investigación Fuente de Información a utilizar Tipo de Investigación a utilizar Tipo de Herramienta a utilizar Estrategia de investigación a utilizar en el objetivo especifico # Método de Investigación Fuente de Información a utilizar Tipo de Investigación a utilizar Tipo de Herramienta a utilizar Estrategia de investigación a utilizar en el Objetivo Especifico # Método de Investigación Fuente de Información a utilizar Tipo de Investigación a utilizar: Tipo de Herramienta a utilizar Estrategia de investigación a utilizar en el objetivo especifico # Método de Investigación Fuente de Información a utilizar Tipo de Investigación a utilizar Tipo de Herramienta a utilizar Estrategia de investigación a utilizar en el objetivo especifico # Método de Investigación Fuente de Información a utilizar Tipo de Investigación a utilizar: Tipo de Herramienta a utilizar Estrategia de investigación a utilizar en el objetivo específico # Método de Investigación Fuente de Información a utilizar: Tipo de Investigación a utilizar Tipo de Herramienta a utilizar vi

7 3.7. Estrategia de investigación a utilizar en el objetivo especifico # Método de Investigación Fuente de Información a utilizar Tipo de Investigación a utilizar Tipo de Herramienta a utilizar DESARROLLO Plan de Gestión del Alcance Charter Declaración del alcance WBS (Work Breakdown Structure) Plan de Gestión del Tiempo Programa o cronograma de actividades Plan de Gestión del Costo Estimado de Costos Presupuesto Base Plan de Gestión de la Calidad Política de Calidad Estándar de Calidad Involucrados en Proyectos Roles y responsabilidades en el proceso de calidad Matriz de Aseguramiento de la Calidad Procedimientos para el aseguramiento de la calidad Administración de Cambios Acciones correctivas Plan de Gestión de Recursos Humanos Diagrama organizacional Matriz de Roles y Funciones Plan de Gestión de Riesgos Matriz de Riesgos Plan de Gestión de Compras y contrataciones Plan de Compras vii

8 5. CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA ANEXOS Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO Anexo 2: EDT Anexo 3: CRONOGRAMA viii

9 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1: Estructura de Desglose de trabajo Figura 2: Lista de actividades Figura 5: Recursos / Tarifa Figura 6: Estimación de costos Figura 7: Curva acumulada de costos Figura 8: Involucrados en el proyecto Figura 9: Diagrama organizacional ix

10 ÍNDICE DE CUADROS Cuadro 1: Tabla Resumen para el Desarrollo del Marco Metodológico Cuadro 2: Declaración del Alcance Primer Entregable Cuadro 3: Declaración del Alcance Segundo Entregable Cuadro 4: Declaración del Alcance Tercer Entregable Cuadro 5: Declaración del Alcance Cuarto Entregable Cuadro 6: Plantilla solicitud de cambio Cuadro 7: Presupuesto Base Cuadro 8: Matriz de Aseguramiento de la Calidad Cuadro 9: Matriz de roles y responsabilidades Cuadro 10: Matriz de Probabilidad Impacto del Plan de Riesgos Cuadro 11: Matriz de riesgos, mitigación y contingencias Cuadro 12: Riesgos ordenados por categoría Cuadro 13: Plantilla de Solicitud de Cambios a los Riesgos Cuadro 14: Plan de compras Cuadro 15: Plantilla Solicitud Cambios/Adición Compras x

11 ABREVIATURAS ERP: Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales) HP: Hewlett Packard PC: Personal Computers PMBOK: Project Management Body of Knowledge PMI: Project Management Institute PYMES: Pequeñas y Medianas Empresas SENA: Servicio Nacional de Aprendizaje VMI: Virtual Machine Image xi

12 RESUMEN EJECUTIVO El software ERP o Enterprise Resource Planning son sistemas de información que tienen como principal objetivo aumentar la productividad de los procesos a través de la automatización de las actividades, el almacenamiento y posterior análisis de la información, y como punto central de integración para la ejecución de las actividades que giran en torno a la información. Debido a los costos asociados a la implementación y configuración de dichos sistemas, generalmente su uso se ha visto enfocado en empresas grandes o en empresas medianas con crecimiento acelerado, las cuales cuenta con el presupuesto suficiente para pagar los altos costos asociados a la implementación de sistemas de este tipo. El objetivo final de este proyecto es la creación de una empresa enfocada en un nicho particular del mercado, como lo es el de traer funcionalidades y ventajas a las pequeñas y medianas empresas, que actualmente solamente están al alcance de las grandes empresas. Lo anterior, será posible hacerlo a través de la utilización de software opensource de calidad, en este caso Openbravo, el cual nos brindará las bases sobre las cuales montar una empresa que gire en torno a la venta y soporte de appliance ERP enfocadas directamente a las pequeñas y medianas empresas de la industria manufacturera. Se escoge la industria manufacturera debido al uso intensivo de materiales, elementos y recursos, perfecto para este tipo de sistemas los cuales sobresalen en el mantenimiento gestión y administración de este tipo de información. Un appliance es básicamente una solución integral, es decir, brindar un producto como tal que combine el software y el hardware como uno solo, de tal forma que el cliente recibe una maquina la cual puede conectarse a su red actual y simplemente funcione, sin necesidad de ciclos costos de desarrollo e implementación a la medida. Es claro por ende que el software a utilizar sea reconocido y brinde un gran abanico de funcionalidades las cuales puedan ser personalizables dependiente de la empresa, adicionalmente el componente opensource permite que exista una relación gana-gana entre Openbravo, la empresa constructora del software, y la empresa que es objeto en este proyecto, puesto que todas las mejoras que se realizan de lado y lado en el código fuente compartido serán beneficiosos para el todo del software. El valor agregado adicional de la empresa será que se pueden enfocar en brindar valor adicional a su negocio particular agregando funcionalidades adicionales a sus procesos, ya teniendo una base sólida de procesos preestablecido en las áreas de finanzas, bodega, proyectos, servicios, entre otros. En este documento se plasma un plan de proyecto orientado a la creación de una empresa enfocada a la visión anteriormente expuesta, en dicho plan se describen los diferentes tipos planes de gestión de forma metódica, asociados a la estrategia organizacional de la empresa, la constitución de la empresa legalmente frente al gobierno colombiano, la definición de la estructura física, el estudio y generación de los documentos base que servirán como base para la prestación de los xii

13 servicios y un programa piloto crucial para tener al final de este proyecto un caso de éxito práctico y útil que permita ser referenciado para futuros negocios y propuestas contractuales. El plan de proyecto consta del plan del alcance en cual se definen y acotan cada uno de los entregables u objetivos que hacen parte del proyecto, dando como resultado 4 grandes entregables los cuales son: documentos organizacionales, piloto implementación ERP appliance, infraestructura física y, contratación y capacitación del personal El plan de tiempo donde se define un cronograma, dando como resultado 104 días calendarios en total, en donde los entregables de infraestructura física y la implementación de un piloto ERP appliance se encuentran dentro de la ruta critica del proyecto. El plan de costos donde se define un presupuesto base de $ teniendo en cuenta jornadas de 8 horas y un monto asociado a imprevistos El plan de riesgos donde se define una matriz de riesgos ordenados con base a criterios de probabilidad e impacto. Un plan de recursos humanos donde se definen los roles, perfiles y responsabilidades de cada uno de los integrantes del equipo de trabajo que consta de 4 recursos más un patrocinador del lado del cliente dentro del entregable del piloto ERP. El plan de adquisiciones donde se detalla las diferentes compras de equipos, servidores, cubículos, etc necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto y finalmente el plan de calidad enfocado en el aseguramiento y control del entregable del Piloto ERP. Por último, dentro de las recomendaciones más importantes se tiene la capacitación del personal como estrategia clave de éxito, la definición de ciclos de implementación con tiempos fijos y/o predecibles para el producto, y el uso de servidores de bajo costo y/o el arrendamiento de cómputo, almacenamiento y cableado en centros de datos de terceros. xiii

14 1. INTRODUCCION 1.1. Antecedentes Uno de los usos más comunes de una solución de software dentro de una empresa es el manejo de la información asociada a las finanzas, el capital humano, materiales, servicios, proyectos, ventas y reportes integrados; todo lo anterior se conoce como ERP (Enterprise Resource Planning) o Planeación de Recursos Empresariales. El mercado de software ERP para las empresas grandes (mayor a 500 empleados) está dominado por dos empresas: Oracle y SAP. En el mercado de software ERP para pequeñas y medianas empresas se encuentran: Microsoft, Infor, Epicor, Openbravo y Compiere. De las anteriores las empresas open source son: OpenBravo y Compiere. Esta última, ofrece una versión open source y una versión empresarial con diferencias sustanciales en las características que cada una de las versiones tiene. Por otro lado, OpenBravo brinda dos versiones de igual pero con el código fuente base. Openbravo brinda los códigos fuentes de manera gratuita bajo una licencia open source que permita su distribución, uso y modificación para cualquier uso. Las empresas anteriormente descritas se enfocan solamente en la parte de software, es decir, la parte de hardware es responsabilidad de la empresa junto con la infraestructura necesaria como cable UTP, canaletas, interruptores, etc., además de algunos tipos de actividades críticos para el éxito de una implementación de este tipo: migración de datos, migrar reporte y datos almacenados en archivos de Excel, Access personalización de reporte, adaptación a la industria especifica, etc Problemática. Tradicionalmente las empresas grandes han sido las únicas que han podido contar con los recursos tanto financieros como de capital humano para implementar este tipo de soluciones debido a los altos costos de licenciamiento, consultoría e

15 15 implementación. Las pymes (empresas entre 11 y 200 empleados) generalmente cuentan con software para suplir parcialmente las funcionalidades definidas dentro de una ERP, por lo general la gestión de la contabilidad pero más allá de esto no cuentan con el dinero ni con el conocimiento para adelantar este tipo de soluciones Justificación del problema Se detectó una oportunidad de negocio al plantear una solución que brindará a las pequeñas y medianas empresas una solución ERP completa y totalmente funcional y flexible a un costo accesible para las PYMES, que incluya todo lo necesario para la implementación: compra de hardware, desarrollo del software, implementación dentro de la red de la empresa, si no poseen una red propia incluir la construcción de la red interna y migración de datos (Microsoft Excel, Access, etc. ). Por lo que se plantea la creación de una empresa que aproveche esta oportunidad de negocio Supuestos El software con el cual se va a trabajar es open source, por lo tanto el código fuente está disponible para su descarga por Internet. Lo anterior es necesario para la definición de los tiempos de las actividades de preparación. La documentación básica de arquitectura, diseño y funcionalidad está disponible para su descarga por Internet. Se cuenta con una empresa base sobre la cual nos basaremos para implementar el portafolio de servicios y productos, junto con su validación por parte de este cliente de prueba.

16 Restricciones Se cuenta con un tiempo máximo de 4 meses para la elaboración del Plan de Gestión del Proyecto. La industria en la cual se va a enfocar el proyecto es solamente la de manufactura. El portafolio de servicios y productos a planificar estará dirigido exclusivamente a las pequeñas y medianas empresas. Solo se tendrán en cuenta las áreas de proceso de Inicio y Planificación. Se excluyen las áreas de proceso de Ejecución, Control y Seguimiento y Cierre Objetivo general Definir el plan de gestión del proyecto para la creación de una empresa de venta y soporte de Appliance ERP para la gestión de las finanzas, inventario, producción, ventas, contrataciones y compras de empresas manufactureras, y su acceso desde dispositivos de escritorio, portátiles o móviles Objetivos específicos. Desarrollar el plan de gestión del alcance de la empresa para determinar los productos y servicios a ofrecer. Desarrollar el plan de gestión del tiempo para determinar el cronograma de las actividades necesarias para la creación de la empresa. Desarrollar el plan de gestión de costos de la empresa para estimar y presupuestar los gastos, de forma que se pueda desarrollar la empresa en el presupuesto aprobado. Desarrollar el plan de gestión de la calidad de la empresa para asegurar y controlar los resultados del proyecto. Desarrollar el plan de gestión de recursos humanos para determinar las competencias y personas necesarias para crear y operar el negocio.

17 17 Desarrollar el plan de gestión de riesgos de la empresa para aumentar las probabilidades de éxito del proyecto dentro del alcance, tiempo, costo y calidad establecido. Desarrollar el plan de gestión de adquisiciones para determinar los productos o servicios a adquirir necesarios para la operación de la empresa.

18 18 2. MARCO TEORICO 2.1. Marco referencial de la propuesta Antecedentes El propósito del proyecto es planificar la creación de una empresa para la venta y comercialización de appliance ERP enfocados en el sector manufacturero de las PYMES. Las personas que han detectado la oportunidad de negocios son Omar Ashton y Pedro Martínez. Omar Ashton es Ingeniero de Sistemas con un máster de gestión de proyectos en curso, cuenta con 3 años de experiencia como ingeniero de desarrollo y soporte en una empresa dedicada a la prestación de servicios de soporte y desarrollo de software en Colombia. Pedro Martínez es Ingeniero Electrónico con una especialización en telecomunicaciones en curso, cuenta con 3 años de experiencia como ingeniero de soporte y mantenimiento a las redes celulares Tigo en Colombia. En el mercado colombiano existe una empresa que cuenta con una alianza con Openbravo como socio autorizado en la ciudad de Bogotá, pero se enfocan solamente en el software, se busca brindar una solución completa y por ende entregar un producto totalmente funcional luego de finalizado el período de implementación. La empresa Openbravo maneja un sistema open source en el cuál brinda el código fuente del software de manera gratuita, el beneficio para la empresa es que desde un punto de vista de licenciamiento, las mejoras o cambios realizados al código base deben ser reintegrado a los fuentes originales y ser entregados a Openbravo, por lo cual tanto la empresa como sus socios oficiales y no oficiales se ven beneficiados Misión y visión La visión de la empresa a crear es: Ser reconocidos, escogidos y referidos en los próximos 5 años por nuestros clientes como una empresa líder en el segmento de TI para las pequeñas y medianas empresas.

19 19 La misión de la empresa es desarrollar y vender soluciones a la medida del cliente para soportar y optimizar los procesos de gestión de la información en el segmento de las pequeñas y medianas empresas Estructura organizativa La estructura organizativa de la empresa está en desarrollo, pues hace parte del desarrollo del proyecto de PFG. Sin embargo, se cuenta inicialmente con dos personas del proyecto con los conocimientos técnicos necesarios para las etapas iniciales Productos que ofrece La siguiente es la propuesta de los productos de la empresa que se desea crear: Implementación de soluciones ERP completas: hardware, software y servicios Soporte de la solución Migración de datos a la nueva ERP Implementación de reportes personalizados Teoría de Administración de Proyectos Proyecto Un proyecto es un esfuerzo temporal realizado para crear un producto, servicio o resultado único (PMI, 2008, p. 5). La naturaleza temporal de los proyectos indica un inicio o un fin definido. El fin es alcanzado cuando los objetivos del proyecto son alcanzados, cuando el proyecto es abandonado porque sus objetivos no pueden ser alcanzados o cuando la necesidad del proyecto ya no existe. Un proyecto puede crear: Un producto que puede ser un componente de otro producto o un producto en sí mismo. Una servicio, que es la capacidad para brindar una función de negocio Un resultado, como un documento cientifico.

20 20 La administración de proyectos como está definida en el PMBOK (PMI, 2008) servirá como la base metodológica para el desarrollo de cada uno de los entregables. En este proyecto dentro de los planes que son cada uno de los entregables se definirá el producto y los servicios alrededor de este Administración de Proyectos La administración de proyectos es la aplicación de los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de proyecto para cumplir los requerimientos del proyecto (PMI, 2008). La gestión de proyectos se obtiene a través de la aplicación e integración apropiada de los 42 procesos de gestión de proyectos agrupados en 5 grupos de proceso. Los 5 grupos de proceso son: Inicio Planeación Ejecución Monitoreo y control Cierre Los diferentes factores que influyen en el éxito de un proyecto son el alcance, la calidad, el cronograma, el presupuesto, los recursos, los riesgos, las comunicaciones, la compra y contratación de recursos y la integración de todos los elementos anteriores dentro de un marco unificado que sirve de guía y de marco de referencia; de tal suerte que si uno de estos factores se ve afectado, es muy posible que algún otro factor también se vea afectado. Un proyecto es en esencia iterativo, puesto que en cada una de las fases en las cuales se divida el proyecto se repiten de forma parcial uno o más grupos de procesos. El presente proyecto se enfocó en los grupos de proceso de Inicio y Planeación, incluyendo todos sus subprocesos, en el alcance no está contemplado la ejecución, ni el seguimiento y control, ni el cierre.

21 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos Las áreas del conocimiento representan las 9 áreas de estudio en las cuales se agrupan los diferentes procesos que soportan la gestión de proyectos según el PMBOK (PMI, 2008). A continuación se describe brevemente cada uno de las áreas del conocimiento: Alcance: describe el proceso para asegurar que el proyecto incluye todo trabajo requerido, y solo el trabajo requerido, para completar el proyecto de manera exitosa. Los procesos a considerar son: Obtener los requerimientos, definir el alcance y crear el WBS. Costo: describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto es completado dentro del presupuesto aprobado. Los procesos a considerar son: estimación de los costos y determinar el presupuesto. Tiempo: describe los procesos requeridos para asegurar la terminación a tiempo del proyecto. Los procesos a considerar son: definir las actividades, definir secuencia de las actividades, estimar los recursos de las actividades, estimar la duración de las actividades y desarrollar el cronograma. Calidad: describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto satisface las necesidades para lo cual fue desarrollado. Los procesos a considerar son: plan de calidad. Riesgos: describe los procesos concernientes con la identificación, análisis y respuesta al riesgo del proyecto. Los procesos a considerar son: plan gestión de riesgos, identificación de riesgos, realizar análisis de riesgos cuantitativos, realizar análisis de riesgos cualitativos, plan de respuestas a los riesgos. Recursos Humanos: describe los procesos requeridos para hacer el uso más eficiente de las personas involucradas en el proyecto. Los procesos a considerar son: desarrollo del plan de recursos humanos. Adquisiciones: describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios de fuera de la organización ejecutora. Los procesos a considerar son: plan de adquisiciones y compras.

22 22 Integración: describe los procesos requeridos para asegurar que los elementos varios de un proyecto están coordinados apropiadamente. Los procesos a considerar son: desarrollar el charter del proyecto. Comunicaciones: describe los procesos requeridos para lograr una comunicación efectiva entre los involucrados y asegurar la oportuna y apropiada generación, recolección, distribución, archivo y disposición final de la información del proyecto. Esta área de conocimiento no está incluida dentro del alcance de este documento Ciclo de vida de un proyecto El ciclo de vida del proyecto es una colección de fases definidas de manera secuencial o traslapada a través de las cuales el proyecto se va a realizar. Las fases son dependientes del tipo de proyecto, es decir, si es de ingeniería civil, de sistemas, financiero, etc. Independiente de la naturaleza del proyecto, en todo proyecto se identifican las siguientes fases: inicio, preparación, ejecución del trabajo y cierre (PMI, 2008). La anterior estructura de fases contiene las siguientes características: Costos y compromisos del personal es bajo al principio, se eleva hasta un pico durante la realización del trabajo y se detiene abruptamente al acercarse al final del proyecto. La influencia de los involucrados, los riesgos y la incertidumbre disminuye a medida que el proyecto empieza a acercarse al fin. La habilidad para cambiar el alcance, sin impactar significativamente los costos es alto al principio del proyecto, pero a medida que el proyecto avanza empieza a disminuir Procesos en la Administración de Proyectos A continuación se describe cada uno de los grupos de proceso a tener en cuenta para el proyecto con sus procesos asociados y una descripción de cada uno (PMI, 2008).

23 23 Grupo de procesos de Iniciación: Desarrollar el Charter del proyecto: es el proceso de desarrollar un documento que formalice el proyecto o una fase y documentar los requerimientos iniciales que satisfagan las necesidades y expectativas de los interesados. Grupo de procesos de Planeación: Desarrollar el plan de gestión de proyecto: es el proceso de documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar los planes complementarios. Obtener los requerimientos: es el proceso de definir y documentar las necesidades de los interesados para conseguir los objetivos del proyecto. Definir el alcance del proyecto: es el proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto y el producto. Crear el WBS: es el proceso de subdividir los entregables de un proyecto y los trabajos del proyecto en componentes más pequeños y más manejables. Definir las actividades: es el proceso de identificar las acciones específicas para producir los entregables del proyecto. Secuenciar las actividades: es el proceso de identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. Estimar los recursos de las actividades: es el proceso de estimar el tipo y la cantidad de material, personas, equipamiento y suministros requeridos para desarrollar cada una de las actividades. Estimar las duraciones de las actividades: es el proceso de definir aproximadamente el número de periodos de trabajo necesitados para completar de manera individual cada una de las actividades teniendo en cuenta los recursos estimados. Desarrollar el cronograma: es el proceso de analizar la secuencia de las actividades, duraciones, recursos y restricciones adicionales para crear el cronograma del proyecto.

24 24 Estimar los costos: es el proceso de definir aproximadamente los recursos monetarios requeridos para completar las actividades del proyecto. Determinar el presupuesto: es el proceso de estimar los costos de las actividades individuales o paquetes de trabajo y así establecer una línea base de costos autorizados. Plan de calidad: es el proceso de identificar requerimientos de calidad o estándares para el proyecto y el producto, y documentar como el proyecto va a demostrar su cumplimiento. Plan gestión de riesgos: es el proceso de definir cómo realizar una gestión de riesgos a las actividades del proyecto. Identificar los riesgos: es el proceso de determinar cuáles riesgos pueden afectar el proyecto y documentar sus características. Realizar análisis cuantitativo de los riesgos: es el proceso de priorizar los riesgos para análisis o toma de acciones a través de la evaluación y combinación de sus probabilidades de ocurrencia e impacto. Realizar análisis cualitativo de los riesgos: es el proceso de analizar numéricamente el efecto de identificar riesgos sobre los objetivos del proyecto. Planear respuesta a los riesgos: es el proceso de definir opciones y acciones para aumentar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto Desarrollar el plan de recursos humanos: es el proceso de identificar y documentar los roles, responsabilidades y habilidades necesarias, reportar las relaciones, y crear un plan de gestión de personal. Plan de adquisiciones y compras: es el proceso de documentar las decisiones de compra del proyecto, especificando la forma e identificando potenciales compradores Definición de conceptos claves ERP (Enterprise Resource Planning): Son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con

25 25 las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía. Open source: término con el que se conoce al software distribuido y desarrollado libremente. PYMES (Pequeñas y Medianas Empresas): es una empresa con características distintivas con base a la región en la cual se circunscribe. En el caso de Colombia que es en el ámbito en el cual se desarrolla el proyecto se define las pequeñas y medianas empresas de acuerdo al artículo 2 de la ley 905 del 2004 (SENA, 2011) como: Pequeña Empresa: a) Plan de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabajadores, o b) Activos totales por valor entre quinientos uno (501) y menos de cinco mil (5.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes Mediana Empresa: a) Plan de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200) trabajadores, o b) Activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) a treinta mil (30.000= salarios mínimos mensuales legales vigentes). VMI (Virtual Machine Image): es un software que emula una computadora y ejecuta programas como si se ejecutaran nativamente en el sistema operativo.

26 26 3. MARCO METODOLOGICO Las estrategias de investigación se desglosaron por objetivo específico. Por cada objetivo específico se definieron las técnicas, herramientas y métodos utilizados para obtener la información y como se utilizaron dentro del proyecto. Las fuentes de información a utilizar pueden ser de 2 tipos (Eyssautier, 2002): Primarias: se obtienen a través de la aplicación de encuestas y observación Secundarias: se obtienen a través de documentos formales y son disponibles de manera universal. Las fuentes de investigación a utilizar pueden ser de 3 tipos (Muñoz, 1998): Documental: se basa en textos, artículos y revistas. Es utilizada para complementar hipótesis o corroborar investigaciones. Campo: se basa en herramientas de estadísticas, la experiencia y la observación. Su objetivo es obtener conclusiones científicamente comprobadas. Mixta: es una combinación de la documental con la de campo. El método de investigación a utilizar es el analítico-sintético Estrategia de investigación a utilizar en el objetivo especifico #1 Desarrollar el plan de gestión del alcance de la empresa para determinar los productos y servicios a ofrecer Método de Investigación El método de investigación a utilizar es el analítico-sintético. Para la definición del alcance se requiere que cada uno de los interesados, tanto directos como indirectos, sean tenidos en cuenta.

27 Fuente de Información a utilizar Primaria, reuniones entre los integrantes del proyecto para detectar un alcance real y factible dentro de las restricciones de dinero y tiempo que se tienen. Además de consultas con otras empresas con las cuales se tiene la confianza suficiente para entrar en los detalles del negocio. Información recolectada por internet, artículos de revistas de TI ayudarán a definir un alcance claro y preciso, y además acorde a las necesidades de la industria objetivo Tipo de Investigación a utilizar Campo, lluvia de ideas entre los integrantes del equipo y compañeros que trabajen dentro del mismo gremio Tipo de Herramienta a utilizar Charter: para formalizar el inicio del proyecto Declaración del Alcance: para asegurar confirmación escrita tanto del cliente como del patrocinador de los entregables finales que hacen parte del proyecto. WBS: organizar y definir el alcance total del proyecto. WBS Pro Chart: herramienta para diseñar y visualizar diagramas de WBS Estrategia de investigación a utilizar en el objetivo especifico #2 Desarrollar el plan de gestión del tiempo de la empresa para determinar el cronograma de las actividades necesarias para la creación de la empresa Método de Investigación El método de investigación a utilizar es el analítico-sintético. Para la definición del de los tiempos se debe asignar a cada una de las actividades necesarias para desarrollar los entregables los tiempos con base a juicio de expertos Fuente de Información a utilizar Primaria, entrevistas a compañeros del gremio que tengan empresas que sirvan de referencia.

28 Tipo de Investigación a utilizar Campo, lluvia de ideas entre los integrantes del equipo y compañeros que trabajen dentro del mismo gremio, para después consolidar la información que servirá como base para la definición del cronograma Tipo de Herramienta a utilizar Programa o Cronograma: para desglosar los entregables del WBS en actividades, su interrelación y secuencia en el tiempo. Open Project: para la realización del cronograma Juicio de expertos: para determinar los tiempos de entrega estimados de cada una de las actividades 3.3. Estrategia de investigación a utilizar en el Objetivo Especifico #3 Desarrollar el plan de gestión del costo de la empresa para estimar y presupuestar los gastos, de forma que se pueda desarrollar la empresa en el presupuesto aprobado Método de Investigación El método de investigación a utilizar es el analítico-sintético. Para la definición del plan de costos se desglosan cada uno de las actividades necesarias para cumplir con la creación de la empresa, para luego asignar un valor monetario a cada una de las actividades Fuente de Información a utilizar Primaria, se realizarán reuniones con empresas con las cuales se tiene contacto para aprender los aspectos básicos financieros y contables para el manejo de una empresa. Las cotizaciones de los diferentes elementos de la empresa: servidores, sistema de correo, página web, sistemas de almacenamiento, etc., se realizarán online a través de visitas a las páginas web de los proveedores.

29 Tipo de Investigación a utilizar: Campo, visita a empresas locales del sector y a través de portales de proveedores Tipo de Herramienta a utilizar. Open Project: para consolidar la información. Juicio de expertos: para obtener la información base para realizar la cotización. Estimados de Costos: para calcular el costo del proyecto. Presupuesto Base: sirve como base para comparar el desempeño del proyecto en tiempo y costo. Programa de Erogaciones: para proyectar los recursos financieros requeridos para el proyecto a través del tiempo 3.4. Estrategia de investigación a utilizar en el objetivo especifico #4 Desarrollar el plan de gestión de la calidad de la empresa para asegurar y controlar los resultados del proyecto Método de Investigación El método de investigación a utilizar es el analítico-sintético. Para la definición del plan de calidad se definirán procedimientos de aseguramiento y control que verifiquen que los resultados del proyecto están acorde con lo planteado en el plan inicial Fuente de Información a utilizar Secundario, autores y libros orientados a pruebas de integración y funcionales en ambientes productivos de sistemas de software Tipo de Investigación a utilizar Documental.

30 Tipo de Herramienta a utilizar Matriz de Aseguramiento de Calidad: Identificar todas las actividades necesarias para lograr satisfacer los requerimientos de calidad. Open Office: Documentar la matriz de aseguramiento de Calidad Estrategia de investigación a utilizar en el objetivo especifico #5 Desarrollar el plan de gestión de recursos humanos para determinar las habilidades y personas necesarias para crear y operar el negocio Método de Investigación El método de investigación a utilizar es el analítico-sintético. Para la definición del plan de recursos humanos se definen entre otras: los interesados relevantes, planes de capacitación, responsabilidades, roles y nombramiento de involucrados Fuente de Información a utilizar Secundaria, bolsas de empleo, revistas de actualidad TI, etc Tipo de Investigación a utilizar: Documental Tipo de Herramienta a utilizar Diagrama organizacional: para representar gráficamente la línea de autoridad, dependencia organizacional y toma de decisiones. Matriz de Roles y Funciones: para integrar los involucrados en el proyecto y asegurar la distribución adecuada de roles y funciones. Juicio de expertos: Se realizará un análisis de las habilidades necesarias para el proyecto y como el mercado laboral de la región puede suplir las necesidades del proyecto. Lo anterior apoyándose en bolsas de empleo, revistas de actualidad TI, entre otros.

31 Estrategia de investigación a utilizar en el objetivo específico #6 Desarrollar el plan de gestión de riesgos de la empresa para aumentar las probabilidades de éxito del proyecto dentro del alcance, tiempo y costo establecido Método de Investigación El método de investigación a utilizar es el analítico-sintético. Para la definición del plan de riesgos se definirán una matriz de riesgos que servirá de referencia para el monitoreo y control del proyecto Fuente de Información a utilizar: Primaria, compañeros del gremio de TI con experiencia en este tipo de empresas Tipo de Investigación a utilizar Campo, entrevistas y reuniones con los expertos para recopilar las diferencias experiencias vividas para luego consolidarlas en un documento formal que se convertirá en la matriz de riesgos Tipo de Herramienta a utilizar Matriz de Riesgos, Contingencia y Mitigaciones. Listar una serie de riesgos con su respectiva mitigación y contingencia para que sirvan de base para el monitoreo de desvíos importantes con respecto al plan. Open Office: documentar la matriz de riesgos, contingencia y mitigaciones Estrategia de investigación a utilizar en el objetivo especifico #7 Desarrollar el plan de adquisiciones, compras y contrataciones para determinar los productos o servicios a adquirir necesarios para la operación de la empresa Método de Investigación El método de investigación a utilizar es el analítico-sintético. En la definición del plan de adquisiciones y compras se encuentra todo lo necesario para planificar y

32 32 realizar seguimiento a los recursos externos que se deben adquirir para obtener los resultados esperados Fuente de Información a utilizar Secundaria, libros especializados en contratación y adquisición de productos y servicios Tipo de Investigación a utilizar Documental, con base a la información recopilada en los libros se realiza un consolidado de la información resultado en un procedimiento estándar para la adquisición de los productos y servicios requeridos para el proyecto Tipo de Herramienta a utilizar Matriz de Abastecimientos: para definir como será contratado los recursos físicos y humanos en cada entregable dependiendo de cada uno de ellos. Open Office: para documentar la matriz de abastecimientos En el Cuadro 1 se representan cada uno de los objetivos el proyecto, así como sus principales contenidos para su realización.

33 Cuadro 1: Tabla Resumen para el Desarrollo del Marco Metodológico Objetivos Fuentes de información Métodos de Investigación Tipo de Investigación Herramientas Entregables Primarias Secundarias Analítico-Sintético Desarrollar el plan de gestión del alcance de la empresa para determinar los productos y servicios a ofrecer Desarrollar el plan de gestión del tiempo de la empresa para determinar el cronograma de las Consultas y reuniones con los integrantes del Desglose de cada una de las actividades necesarias Campo WBS Pro Chart y Microsoft Project. Plan del Alcance (Charter, equipo y con empresas para cumplir con los declaración del de confianza. entregables asociados a la creación de la empresa alcance, WBS) Entrevistas a Para la definición del de los Campo Microsoft Project y Juicio Plan del Tiempo compañeros del gremio que tengan empresas tiempos se debe asignar a cada una de las actividades de Expertos (Programa cronograma o del que nos sirvan de necesarias para desarrollar proyecto) actividades necesarias referencia. los entregables los tiempos en la creación de la con base a juicio de empresa expertos. Desarrollar el plan de gestión del costo de la empresa para estimar y presupuestar los gastos, de forma que se pueda desarrollar la empresa en el presupuesto aprobado Desarrollar el plan de gestión de la calidad de la empresa para asegurar y controlar los resultados del proyecto Reuniones con Desglose de cada una de Campo Microsoft Project y Juicio Plan de Costos empresas con experiencia. Autores y libros orientados a pruebas de las actividades necesarias de Expertos. (Estimado de para cumplir con la costos, creación de la empresa, presupuesto base, para luego asignar un valor monetario a cada una de las actividades. programa erogaciones) de Para la definición del plan Documental de calidad se definirán procedimientos de Microsoft Project y Matriz de Aseguramiento Plan de Calidad (Administración de cambios, matriz integración y aseguramiento y control de aseguramiento funcionales en que verifiquen que los de la calidad) ambientes resultados del proyecto productivos de están acorde con lo sistemas de planteado en el plan inicial.

34 34 Objetivos Fuentes de información Métodos de Investigación Tipo de Investigación Herramientas Entregables Primarias Secundarias Analítico-Sintético software. Desarrollar el plan de gestión de recursos humanos para determinar las habilidades y personas necesarias para crear y operar el negocio Desarrollar el plan de gestión de riesgos de la empresa para amentar las probabilidades de éxito del proyecto dentro del alcance, tiempo y costo establecido Desarrollar el plan de adquisiciones, compras y contrataciones para determinar los productos o servicios a adquirir necesarios para la operación de la empresa empleo, revistas de actualidad TI Compañeros del gremio de TI con experiencia en este tipo de empresas. Bibliografía Bolsas de Para la definición del plan Documental Juicio de Expertos Plan de Recursos de recursos humanos se Humanos (Matriz definen entre otras: los de Roles, interesados relevantes, diagrama planes de capacitación, organizacional) responsabilidades, roles y nombramiento de involucrados. Para la definición del plan Campo Microsoft Word y Mapa Plan de Riesgos de riesgos se definirán una mental (Matriz de matriz de riesgos que Riesgos, servirá de referencia para Contingencia y el monitoreo y control del Mitigaciones) proyecto. Se definen los diferentes Documental Microsoft Word Plan de Compras especializada en bienes o servicios a y Contrataciones contratación y comprar o contratar (Matriz de adquisición de necesarios para la abastecimiento) productos y ejecución y finalización del servicios, proyecto especialmente de TI

35 4. DESARROLLO En este capítulo se describe cómo se logró alcanzar cada uno de los objetivos y los entregables planeados, de tal forma que sirvan como línea base de planificación para la creación y puesta en marcha de la empresa en cuestión Plan de Gestión del Alcance Charter El charter nace a partir de las intenciones de cada uno de los involucrados en el proyecto como muestra del compromiso particular con el grupo y con el proyecto. El charter define claramente cuáles son las metas esperadas del proyecto en forma de entregables, las restricciones y supuestos que acotan el alcance dentro de un tiempo razonable y esperado para las aspiraciones de los integrantes del grupo de trabajo. La definición del charter se basa principalmente en entrevistas y acuerdos internos basados en las experiencias de cada uno de los integrantes del grupo con el apoyo de asesores externos con experiencia en este tipo de negocios, nacidas a partir de espacios de mercado sin explotar y que pueden ser financieramente viables. En el anexo 4 se detalla el charter del proyecto Declaración del alcance En primera medida para empezar la planificación del proyecto de creación de empresa se parte de los entregables esperados como resultado de dicha planificación. Estos entregables son definidos con base a reuniones internas entre integrantes del grupo emprendedor y asesores externos con conocimiento en este tipo de empresa y su funcionamiento dentro del mercado colombiano. Dichos entregables se descomponen en sub-entregables los cuales hacen el trabajo de la definición y asignación de actividades específicas más sencilla y medible. En los cuadros 2, 3, 4 y 5 se detalla la declaración del alcance para cada uno de los entregables definidos dentro del alcance del proyecto.

36 36 Cuadro 2: Declaración del Alcance Primer Entregable Declaración del Alcance de la Generación de Documentos Organizacionales Entregable Final 1 Descripción Criterio de Aceptación 1. Generación de Los documentos Documentos Organizacionales organizacionales junto con el mismo plan de proyecto en sí constituirán el norte a seguir y con el cual se guiará tanto este proyecto como la empresa resultante del proyecto 1.1. Plan Estrategico Detalla la visión que se tiene de la empresa Proyección economica 1.3. Estructura Organizacional 1.4. Documentos legales frente al Gobierno Colombiano Analisis del mercado a futuro en el cual la empresa va a operar, junto con las proyecciónes economicas sostenibles en ciertos plazos Organigrama corporativo de la empresa Todos aquellos requisitos legales requeridos para ser una empresa legalmente constituida en el territorio colombiano Los documentos entre sí deben ser compatibles, congruentes y no ambiguos. Con indicadores medibles y concretos en su tiempo de ejecución. Deben seguir un enfoque analitico, desde la descripción de la empresa hasta los planes de acción. Los resultados deben estar basados en estudios de mercado, legales, ambientales, técnicos y financieros (estudio de prefactibilidad) Deben entregarse en plazos de 1, 3 a 5 años. Debe incluir el personal minimo necesario para la operación de la empresa Carpeta de documentos y requisitos legales debidamente legalizados y con los respectivos sellos por parte del Gobierno Colombiano

37 37 Cuadro 3: Declaración del Alcance Segundo Entregable Declaración del Alcance de la Implementación de un piloto ERP Entregable Final 2 Descripción Criterio de Aceptación 2. Implementación de un Para empezar con piloto ERP historias de éxito dentro 2.1. Plan de Proyecto base para una implementación estandar de la solución 2.2. Puesta en marcha de la solución ERP en una empresa piloto de la empresa se realizará una implementación estandar de la solución ERP en una empresa del sector de manufactura con la cual se tiene relaciones. Definir una plantilla de plan de trabajo estandar la cual sirva no solo para el piloto sino como base para futuras implementaciones con el objetivo de estandarizar el proceso lo más posible. Salida en productivo de la implementación del piloto con todos los requisitos levantados para el cliente Completar dentro de los parametros de tiempo, alcance, costo y calidad la implementación de la solución Evaluación de satisfacción realizada con resultados satisfactorios al cliente cada mes en los siguientes 6 meses despues de finalizado el proyecto de implementación Documento plan de proyecto estandar incluyendo las 9 areas de conocimiento debidamente revisado y aprobado por el gerente del proyecto Evaluación de satisfacción al cliente con resultados satisfactorios

38 38 Cuadro 4: Declaración del Alcance Tercer Entregable Declaración del Alcance del Establecimiento de la Infraestructura Fisica Entregable Final 3 Descripción Criterio de Aceptación 3. Establecimiento de la Infraestructura fisica 3.1. Contratación de los servicios básicos 3.2. Acondicimiento interno 3.3. Equipos personales, servidores y Red interna instaladas en las oficinas 3.4. Contrato de arrendamiento Buscar y seleccionar las oficinas en las cuales se prestarán los servicios Adquirir los servicios de luz, agua, banda ancha, telefonia fija y telefonia celular con las empresas de servicio locales para brindar los requisitos minimos para el funcionamiento normal de la empresa Colocación de silletería, mesas para la sala de juntas, tanques de agua, etc. Adquisición e instalación de PC, portatiles, servidores, cableado UTP, PBX. Buscar y seleccionar las oficinas a través de un contrato de arrendamiento a término fijo Oficinas con suficiente espacio para el albergar al personal definido. Amplio, con espacios abiertos, donde se fomente la comunicación fluida entre sus empleados. Debe tener una sala de juntas Productos de excelente calidad, con una vida útil de minimo 2 años. Funcionamiento correcto de los dispositivos PC y portatiles Servidores con software instalados y con conectividad a todos los dispositivos Comunicación interna 100% a través de PBX Comunicación externa 100% funcional a través del proveedor local de servicio Término fijo renovable anualmente. Contratado con una persona reconocida en el medio para mayor seguridad y confianza.

39 39 Incluir en el contrato las cláusulas necesarias en caso de problemas como fugas de agua, problemas en el fluido eléctrico debido a problemas en el cableado, etc. Cuadro 5: Declaración del Alcance Cuarto Entregable Declaración del Alcance de Contratación y Capacitación del personal Entregable Final 4 Descripción Criterio de Aceptación 4. Contratación y Capacitación del Personal 4.1. Selección y Contratación 4.2. Personal capacitado 4.3. Material de capacitación técnico y funcional de la ERP Selecciónar, contratar, y capacitar el personal requerido para la normal operación de la empresa Seleccionar y contratar a las personas que se requieren en las áreas que se requieran como comercial, asistente administrativa, desarrolladores, soporte, etc. para empezar la prestación de los servicios a los clientes Talleres de capacitación del personal en las aspectos funcionales o técnicos de la solución ERP dependiendo del perfil del empleado Creación u obtención del material necesario para capacitar al personal Personal contratado y debidamente capacitado Operación normal y estable de los servicios prestados Operación normal y estable de los servicios prestados a los clientes en un 100% Evaluación satisfactorias de los conocimientos adquiridos por parte del jefe de servicios y desarrollo Deben abarcar tanto los aspectos técnicos como funcionales Personalizado con base a los puestos de los estudiantes (personal a capacitar) Los demo s deben estar implementados en VM (Virtual Machines) para su facil utilización.

40 40 En caso de cambios en el alcance se utilizará la plantilla que se muestra en el cuadro 6, la cual podrá ser utilizada por cualquier miembro del equipo del proyecto y será aprobada únicamente por el Gerente de Proyecto en común acuerdo con uno de los Ingenieros Senior de Software.

41 41 Cuadro 6: Plantilla solicitud de cambio SOLICITUD DE CAMBIOS No. : XXXXXXXX Entregable: XXXXXXXX Fecha: dd/mm/yyyy Status: Pendiente/ Autorizado Concepto: Descripción: Motivo: Tiempo estimado: #### días/horas Encargado: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Firma del Autorizado Firma del responsable

42 WBS (Work Breakdown Structure) Con base a los entregables y sub-entregables definidos en la descripción del alcance se realiza una visualización de dichos elementos junto con las actividades que harán posible su realización utilizando la herramienta WBS.

43 Figura 1: Estructura de Desglose de trabajo 43

44 4.2. Plan de Gestión del Tiempo Partiendo de las actividades definidas en el WBS se realiza el cronograma de actividades definiendo tiempo y precedencia entre actividades, teniendo en cuenta el tiempo de finalización esperado en el charter del proyecto. Adicional a los integrantes del grupo emprendedor en algunos casos se realizará la contratación de personal adicional para el apoyo en actividades donde se tenga la suficiente experiencia o tiempo disponible. La herramienta utilizada para facilitar la documentación de dicho cronograma es Microsoft Project, donde adicionalmente utilizamos la técnica PERT para obtener los tiempos estimados partiendo de los tiempos esperados, optimistas y pesimistas. Adicionalmente se listan las actividades que hacen parte de la ruta crítica Los tiempos esperados, optimistas y pesimistas fueron determinados en conjunto haciendo un promedio a partir de los tiempos dados por cada uno de los integrantes del equipo de trabajo. El tiempo total es de 104 días. Ver Figura 3 y 4. La herramienta a utilizar para administrar los cambios en el cronograma será Microsoft Project, los cambios en el cronograma podrán ser solicitados por cualquier miembro del equipo del proyecto y serán aprobados por el Gerente de Proyecto con el apoyo de uno de los Ingenieros Senior de desarrollo.

45 Programa o cronograma de actividades Figura 2: Lista de actividades

46 Figura 3: PERT 46