COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS (C.N.E.) PRESENTA LOS SIGUIENTES TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA

Transcripción

1 COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS (C.N.E.) PRESENTA LOS SIGUIENTES TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATACION DIRECTA N 2014CD Fecha de recepción de ofertas: 24 DE MARZO 2014, 10:00 HORAS San José, COSTA RICA 2014

2 1 INVITACIÓN La Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias (CNE), promueve e invita a todas aquellas personas físicas o jurídicas interesadas, en la Contratación Directa No. 2014CD Servicio de Hospedaje, alimentación y apoyo logístico para atender Curso de SCI para los Comités de Emergencia de la Región Huetar Atlántica cuyos fondos se encuentran debidamente reservados del Presupuesto Anual de esta Institución para el periodo Se tomará en cuenta, todas las ofertas presentadas, incluyendo la de proveedores no invitados. Los interesados pueden obtener información, consultar y adquirir el cartel de contratación en el sistema Compr@RED, a los teléfonos , ; o bien consultar el cartel en la página web de la CNE: Para las consultas relacionadas con las especificaciones técnicas de la contratación se debe comunicar al teléfono con Ricardo Salazar Cruz, al correo electrónico rsalazar@cne.go.cr. Se señala como fecha y hora máxima para la recepción de ofertas, a las 10:00 horas del día 24 de marzo del 2014 la cual se llevará a cabo en el Departamento de Proveeduría Institucional, de manera electrónica, por medio del Sistema Compr@RED. La oferta digital debe estar debidamente identificada con el nombre, número, hora y fecha de apertura y el nombre del oferente, número de cédula jurídica o documento de identidad, fax y correo electrónico. Así como señalar medio para atender notificaciones. 1. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO CONTRACTUAL: Se requiere contratar los servicios de alimentación, hospedaje, sonido, apoyo logístico y salón, para atender el taller de capacitación sobre Sistema de Comando de Incidentes Básico para los Comités de la Región Huetar Atlántica, con una duración de 2 días. Ingresando el primer día a partir de las 08:00 hrs y saliendo el segundo día a las 16:00 hrs, especificado en el siguiente cuadro. 2. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD: 2.1. Se aceptarán ofertas electrónicas presentadas antes de la hora y fecha de la apertura por medio del sistema de COMPRARED y estas deben ser electrónicas. 3. CONDICIONES GENERALES: 3.1 ASPECTOS TECNICOS Línea Descripción Características Observaciones Servicio de El hotel que se oferte Para un total de 24 participantes, para 1 Alimentación, para esta actividad debe realizar del 8 y 9 de abril del hospedaje y estar dentro del cantón

3 2 apoyo logístico para atender capacitación del Sistema de Comando de Incidente Básico para los Comités de Emergencia de la Región Huetar Atlántica. de Talamanca. Alimentación requerida para la actividad es de: 48 refrigerios (24 en la tarde por 2 días) 48 almuerzos (24 por 2 días), 24 cenas (24 por 1 noche) y 48 desayunos (24 por 2 días). El hospedaje requerido es de 12 habitaciones por 1 noches en ocupación doble. 3.2 CONDICIONES GENERALES: Comprometerse a brindar el servicio de hospedaje, alimentación, sonido, equipo audiovisual, apoyo logístico y salones de capacitación, de conformidad con el número de servicios solicitados La fecha para el taller es programada, sin embargo dada la característica de las instituciones participantes, la fecha puede variar, por lo que al adjudicatario se le comunicará con al menos 03 días naturales de antelación la suspensión del mismo y se negociará la nueva fecha. El Oferente debe dejar claramente por escrito la aceptación de esta condición Debe cotizar precios por menús incluyendo los diferentes tipos de servicio tales como: desayunos, almuerzos, refrigerios a media tarde y las cenas, teniendo que especificarlo en la oferta que se presente Debe cotizar el hospedaje para la actividad, en habitaciones dobles para 1 noches y con acceso a internet inalámbrico y aire acondicionado preferiblemente (no indispensable) Dentro de su oferta debe incluir los costos por un salón. El cual debe cumplir características mínimas para al menos 1 en montaje forma de U para un máximo de 30 personas Que el oferente cuente con parqueo para un total de 20 espacios como mínimo destinados para la actividad El oferente debe comprometerse a coordinar con el responsable de la actividad los horarios de alimentación por cada actividad El oferente debe comprometerse a que dentro de las facilidades de las instalaciones El oferente debe comprometerse a suministrar para el salón el siguiente equipo: 2 extensiones eléctricas, 2 protectores de picos o regletas, 1 pantalla de proyección grande, 2 rota folios con su respectivo papel y 1 pizarra acrílica con sus respectivos marcadores y borrador.

4 El oferente debe comprometerse que todos los tiempos de servicio de alimentación se proporcionan fuera de las salas de trabajo y el mismo debe ser tipo bufete incluyendo servicio de saloneros Se programará una visita a los hoteles que propongan las empresas en su oferta, antes de ejecutar el contrato, para conocer el espacio de los salones, el comedor donde se van a servir los alimentos, la oficina de trabajo y otros aspectos logísticos previos a la realización de la actividad. Los salones y demás espacios elegidos no son sustituibles. En caso de ser necesario un cambio este debe ser de igual o mejores condiciones En la oferta debe indicar el nombre del hotel y los salones que van a estar destinados para las actividades no se acepta cambios de última hora y el hotel debe cumplir con los requisitos estipulados en la ley Nº El hotel que gestione el Oferente para la actividad, debe tener calificación mínimo 3 estrellas, debidamente certificado por el emisor y debidamente actualizado Los precios que contenga la oferta podrán cotizarse en colones costarricenses u otra moneda extranjera, sin embargo para la evaluación de las ofertas y el pago definitivo del bien se utilizará el precio de venta del dólar al tipo de cambio del Banco Central de Costa Rica, vigente a la fecha de apertura de las ofertas Todos los documentos que se aporten con las ofertas deben ser electrónicos, los cuales deben ser incorporados por el mismo oferente en el sistema CompraRED, que permitan una presentación legible e inequívoca de la información que se proporciona Los precios se entenderán firmes, definitivos e invariables. Se debe indicar los precios unitarios y globales El oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. 3.3 LA VIGENCIA DE LA OFERTA: No podrá ser menor a 30 días calendario. El plazo para adjudicar será de 30 días después del acto de apertura de ofertas. La INSTITUCIÓN; se reserva el derecho de adjudicar la contratación o declararla desierta o infructuosa de acuerdo a las necesidades Institucionales. 3.4 EL PAGO: Se realizará mediante la forma usual del Gobierno, dentro de los 45 (cuarenta y cinco) días naturales, que cuentan a partir de la fecha en que se consigne en la factura comercial el recibido conforme por el funcionario competente. El pago se realizará mediante depósito en cuenta o transferencia bancaria a la cuenta cliente que el proveedor indique, siendo requisito para ello que el mismo sea titular ante el ente bancario seleccionado y que presente certificación de la cuenta cliente en cada factura. En caso de moneda diferente a la nacional se utilizara el tipo de cambio de venta de la moneda de referencia del Banco Central de Costa Rica, vigente a la fecha de pago de la factura.

5 4 3.5 De conformidad con la Ley Nº 8488, Ley Nacional de Emergencias y Prevención de Riegos y Atención de Emergencias, en su artículo 53 ésta Institución se encuentra exenta del pago de todo tipo de impuestos, timbres y tasas. 4. CONDICIONES LEGALES 4.1. La oferta debe ser firmada por el oferente (firma digital) Para efectos de esta contratación y para darle contenido jurídico a cualquier vacío cartelario, se aplicará supletoriamente la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento Multa Se aplicara una multa del 10% sobre el precio ofertado a la empresa que incumpla en los siguientes términos: a- Incumplimiento con los tiempos de comida 2,5 % b- Incumplimiento con los alimentos requeridos 2,5 % c- Incumplimiento con las condiciones de los salones 2,5 % d- Incumplimiento con los equipos de cada salón 2,5 % 4.3. La administración a efectos de cumplir con la obligación de pago, deberá honrar su deuda y proceder con el pago respectivo, reteniendo el monto correspondiente a la multa o cláusula penal establecido en el cartel, posterior a ello tramitar el proceso sumario a efectos de determinar la procedencia o no del incumplimiento. La retención de la multa o cláusula penal aplicará de acuerdo con la forma de pago señalado en el cartel El oferente debe presentar con la oferta, lo siguiente: Declaración jurada rendida por el oferente, de que se encuentra al día en el pago de los impuestos nacionales Certificación de que el oferente se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social y recibo de la póliza de riesgos del trabajo con alguna entidad aseguradora Recibo de cancelación de los impuestos sobre las sociedades anónimas Recibo o certificación de cancelación del tributo del 5% que los patronos públicos y privados deben cancelar sobre planillas mensuales de sus trabajadores, de conformidad con el artículo 22 de la Ley 8783 (reforma a la Ley 5662) Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, o bien, documento que demuestre que se encuentran en arreglo de pago con la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares El adjudicatario deberá aportar un equivalente al % del monto adjudicado, para efectos de elaborar la orden de compra, los cuales podrán ser pagados en timbres o mediante entero de Gobierno, a favor de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, más 625 por concepto de reintegro de papel.

6 Debe presentar el desglose de la estructura del precio, junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. 5. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN: El estudio legal y técnico de las ofertas, estará a cargo de la Asesoría Legal y de la Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción. Una vez rendidos ambos informes se trasladará el expediente a la Unidad de Proveeduría de la Institución, el cual hará una recomendación a la Dirección Ejecutiva quien en definitiva realizará el acto de adjudicación. Las ofertas se calificarán de acuerdo con los siguientes parámetros: Monto de la oferta 60 % Experiencia...20 % Categoría Hotel (Estrellas).20 % Total % 5.1 Oferta económica: 60 % El menor precio ofertado y que cumpla con todas las especificaciones obtendrá el 60%, para el resto, se aplicará la siguiente fórmula: Menor precio Puntaje Menor Precio = X 60 Precio de la oferta en estudio 5.2 Experiencia: 20 % La empresa que tenga mayor experiencia en cantidad de actividades y talleres relacionados obtendrá el 20%, para el resto se aplicara la siguiente formula: Actividades de la oferta en estudio Puntaje Mayor Cantidad = X 20 Mayor cantidad actividades Para valorar este punto el oferente debe presentar por medio de declaración jurada el cumplimiento de este requisito y anexar una lista que indique el nombre de la actividad o taller, fecha, número de participantes y lugar donde se realizó. 5.3 Categoría de Hotel (Estrellas): 20 % Se evalúa los hoteles propuestos en la oferta por las empresas según la cantidad de estrellas por los servicios que ofrece y que cumpla con los aspectos técnicos solicitados en este cartel hoteles con las siguientes categorías aplicando la siguiente formula: 0-1 Estrella= 1% 2 Estrellas= 3%

7 6 3 Estrellas = 5 % 4 Estrellas = 10 % 5 Estrellas = 20 % Se debe anexar la declaración jurada o certificación que indique la categoría del hotel para aplicar la evaluación. 6. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: 6.1 El adjudicatario deberá presentar una Garantía de Cumplimiento de un 5% sobre el monto total de la adjudicación en la misma moneda en que se presentó la oferta. 6.2 La garantía de cumplimiento debe de ser depositada en el transcurso de los diez días hábiles siguientes a la comunicación del acto de adjudicación y se regirá por las disposiciones contenidas en la Ley y el Reglamento General de Contratación Administrativa. 6.3 La garantía de cumplimiento rendida mediante títulos valores (bonos o certificados) deberá acompañarse de una certificación de un corredor jurado o operador de bolsa legalmente reconocido por el mismo plazo de vigencia de la garantía. En el caso garantía emitidas por Banco Estatales no se presentará la certificación anterior si la garantía es rendida por menos de un mes. 6.4 La garantía de cumplimiento se deberá depositar en la Tesorería de la C.N.E; esta Sección procederá a confeccionar y entregar al Contratista un recibo por la garantía presentada, copia del mismo deberá presentar en el Departamento de Proveeduría. 6.5 La garantía de cumplimiento deberá tener una vigencia mínima de dos meses adicionales a la fecha definitiva de recepción del objeto del contrato. 6.6 No se aceptan cheques que no sean certificados o de gerencia. 6.7 Se le comunica que las garantías pueden ser depositadas en las cuentas corrientes : Colones No cuenta cliente o Dólares no cuenta Cliente ; Banco De Costa rica 7. CONSIDERACIONES PARA EMPRESAS PYMES 7.1.Para efectos de comparación de precios entre las mercancías y manufacturas nacionales con las extranjeras, la administración calculara el precio equivalente mediante la aplicación de la formula estipulada en el Decreto MP-H-Comex-MEIC, del 06/08/ En cuanto a la forma de pago, en el caso de las PYMES que han demostrado su condición, según lo dispuesto en la Ley No y el Reglamento de Contratación Administrativa, se tendrá un plazo máximo de pago de 30 días, negociado con la administración, siempre y cuando brinden una garantía colateral. 7.3.Las garantías para el caso de las Pymes que han demostrado su condición según lo dispuesto en la Ley No y el Reglamento de Contratación Administrativa, la garantía podrá ser otorgada por el Fondo Especial para el Desarrollo de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa o por instrumentos del Sistema de Banca para el Desarrollo, creada por ley 8634.

8 7 7.4.A las Pymes que han demostrado su condición, según lo dispuesto en la Ley No y el Reglamento de Contratación Administrativa, en caso de empate se le reconocerá una puntuación adicional de la siguiente Manera: a) PYME DE INDUSTRIA 5 PUNTOS b) PYME DE SERVICIO 5 PUNTOS c) PYME DE COMERCIO 2 PUNTOS 8. Anexos 8.1. OPCIONES DE MENU Análisis de los precios ALIMENTACION Precio DESAYUNOS Gallo Pinto Huevo y embutido (Jamón, salami, salchicha, salchichón) o carne Natilla o queso Café o Té Jugo de frutas variado Pan y tortilla Frutas REFRIGERIO DE LA MAÑANA 2 Bocadillos dulces 1 Bocadillos salados Café, té y refrescos ALMUERZO Carne (Pollo, res, cerdo, pescado) del plato principal Ensalada Arroz Frijoles Guarnición (dos opciones al menos) Refresco natural u otra bebida Pan o Tortilla Postre REFRIGERIO DE LA TARDE 2 Bocadillos dulces 1 Bocadillos salados Café, té y refrescos Carne (Pollo, res, cerdo, pescado ) del plato principal Ensalada Arroz Frijoles Guarnición (dos opciones al menos) Refresco natural u otra bebida Pan o Tortilla Postre CENA Costo total del plato

9 8 9. CUADRO DE COTIZACION 9.1. Cuadro de Cotización Ítem Día-1 Día-2 Día-3 Total Hospedaje Habitación (1 noche) Alimentación Desayuno Refrigerios (1) Almuerzos Cenas Salón y Equipos Salón tipo U (1) Salón Oficina (No aplica) Equipo Audiovisual (computadoras, video in, pantallas, regletas, pizarra, rotafolio) Equipo de Sonido (1 micrófono inalámbrico). Otros requerimientos Gafetes, certificados, sobre mesas (No aplica) Otros imprevistos o seguimiento. Total