Guía de Uso. Certificación de trabajos desde la Web

Transcripción

1 Guía de Uso Certificación de trabajos desde la Web JULIO 2009

2 INDICE Acceso Certificación de trabajos desde la Web Visualizar certificaciones

3 1. ACCESO El acceso a la certificación de trabajos es a través de la página web de Iberdrola ( sección de Proveedores. A continuación seleccionar el apartado Mi Cuenta Y dentro de este, Mis Operaciones, sección a través de la cual nuestros suministradores pueden acceder y utilizar distintas aplicaciones y herramientas específicas de distintas áreas del Grupo. Seleccionar Certificación de trabajos 3

4 La certificación de los trabajos se realiza a través de la herramienta EBP de compras, mediante nuevas opciones de menú que han sido habilitadas. Una vez en Certificación de trabajos, para acceder la aplicación EBP seleccionar Acceso a certificación de trabajos. La Web nos conduce a la entrada a dicha herramienta. A través de ella el proveedor tiene la opción de: Certificar trabajos (pedidos) Recepcionar pedidos de aprovisionamiento de materiales. Este manual explica la certificacion de trabajos via pedidos. La recepcion de pedidos de aprovisionamiento de materiales es objeto de otro manual. Para acceder a la herramienta, introducir por favor el usuario y clave de acceso. Seleccionar el idioma español (Spanish): 4

5 Una vez en el sistema, para iniciar el proceso de certificación, seleccionar la opción Certificación de proveedores, en el menú de la izquierda. 5

6 2. CERTIFICACIÓN DE TRABAJOS DESDE LA WEB El sistema presenta la siguiente pantalla. Seleccionar Certificación por Obra y pedido : NOTA.- La opción Recepcion de pedidos de aprovisionamiento de materiales se detalla en el manual correspondiente. Selección de obra y pedido a certificar El sistema presenta las obras vivas del contratista. Seleccionar la obra que se desea certificar. Para cada obra solo se muestran los pedidos que se pueden certificar, que son los que cumplen las siguientes condiciones: Pedidos que ya estén aceptados por parte del proveedor (ver manual de aceptación e impresión de pedidos), Que sean de tipo autofactura (no de tipo factura) Que no tengan certificaciones anteriores pendientes de tramitación por parte del gestor. Seleccionar el pedido que se desea certificar, y pulsar Continuar. 6

7 Se accede así a la pantalla de certificación de dicho pedido. Rellenar los datos de cabecera de la certificación Hoja de mediciones de proveedor Referencia de factura de proveedor, que es la que se utiliza como referencia en la generación de la autofactura, y es obligatorio, y debe ser único. En caso de dejar en blanco este campo, el sistema mostrará el siguiente error 7

8 En caso de introducir una referencia ya duplicada (utilizada previamente para la autofacturacion de otro pedido del mismo suministrador y para la misma sociedad), el sistema mostrara el siguiente error Descripción de la certificación Opcionalmente puede modificarse el Coeficiente Especial de Facturación, y elegir entre uno de los que están permitidos, este coeficiente aplicará únicamente a los servicios. Dicho coeficiente debe estar permitido para todos los servicios que se estén certificando, en caso contrario no podrá utilizarse: Puede marcarse el flag de Certificación Final, indicando que es la última certificación que se va a hacer del pedido. Rellenar los datos de posición de la certificación 8

9 Para cada tarea se muestran los distintos recursos que pueden certificarse: Recurso Cantidad solicitada : Cantidad del recurso solicitada en el pedido Cantidad certificada : Cantidad del recurso ya certificada previamente Cantidad a certificar: Cantidad del recurso que desea certificarse, y que el proveedor puede cambiar y puede ser menor, igual o mayor a la cantidad que se propone. Dicha cantidad propuesta es la diferencia entre la Cantidad solicitada y la Cantidad certificada. Esta cantidad puede ser modificada por el proveedor. Debe ponerse cantidad 0 en caso de que no desee certificarse uno de los recursos. La certificación se realiza por recursos (no por componentes elementales, es decir, por ejemplo se certifica una unidad compatible completa, no el desglose de su servicio y materiales que lo componen) Añadir nuevos recursos a la certificación En caso de que el proveedor necesite añadir a la certificación recursos que no estaban en el pedido, debe seleccionar la opción de Añadir nuevos recursos que aparece en la parte inferior de la pantalla pulsando Añadir Se presenta la siguiente pantalla en la que se pueden añadir nuevos recursos a certificar, que no estaban en el pedido pero que han sido utilizados. Seleccionar una tarea del pedido pinchando en la tarea deseada (no es posible añadir recursos en tareas que no están en el pedido). Y para dicha tarea elegir: 9

10 Perfil de recursos: se muestra los perfiles posibles para la tarea seleccionada, que pueden ser: COSADI (coste adicional), MATER (material suelto que no pertenece a una unidad compatible), UBMO (unidad básica de mano de obra, que es un servicio), y UUCC (unidad compatible, que incluye un servicio y material(es)) Grupo de recursos: se muestra los grupos posibles para el perfil seleccionado. Recurso: se muestran los recursos posibles para el grupo seleccionado. 10

11 Cantidad a certificar: indica la cantidad a certificar del recurso. Pulsar el botón Añadir. Volver a la pantalla anterior grabando el recurso. Si el recurso a añadir ya estaba en el pedido, el sistema no va a permitir añadirlo desde aquí, debe modificar la cantidad a certificar en la pantalla principal de certificación. También puede aparecer el siguiente mensaje: Bloq.ZJPTIPOMAT.Mater ESTR status 41, Lo que indicará que alguno de los materiales que se está certificando tiene un estado bloqueado por compras, y por tanto no puede utilizarse 11

12 Opcionalmente se puede pulsar el botón: Certificación de trabajos desde la Web Limpiar : Elimina los datos seleccionados antes de añadir un nuevo recurso. Cancelar : regresa a la pantalla anterior sin grabar el recurso. Los nuevos recursos añadidos aparecen en la pantalla principal de certificación con Cantidad Solicitada 0, y con un icono de borrado a su derecha, para poder eliminar si se desea. Para añadir nuevos recursos, repetir la operación. Para enviar la certificación, pulsar el botón Enviar. Para salir sin grabar, pulsar el botón Cancelar. El sistema mostrará un aviso de que se van a perder los datos si se abandona sin grabar. Al pulsar el botón Enviar el sistema chequeará si los componentes certificados están sujetos a número de serie y/o a número de lote, y si lo requieren pasará a las pantallas correspondientes para que se introduzan. Introducción del número de Serie: En caso de que algún material esté sujeto a número de serie, se mostrará la siguiente pantalla solicitando su introducción :. 12

13 Al pulsar Grabar, el sistema validará que el número de serie introducido sea correcto y lo registrará, si no es correcto mostrará el siguiente mensaje de error. Introducción del número de Lote: En caso de que algún material esté sujeto a número de lote, se mostrará la siguiente pantalla para introducirlo. Para cada material aparecen tantas líneas como posibles lotes, y se indica la cantidad total a asignar a uno o varios lotes. Para elegir el lote, pinchar para el material en la 1º línea Lotes, y de los que se propone, elegir el lote al que se quiere asociar el material certificado. 13

14 Puede seleccionarse para un material parte de la cantidad de un lote, y parte de la cantidad de otro lote. Repetir la operación para cada material que requiera lote. Para borrar algún lote introducido, utilizar el botón de papelera a la derecha. Una vez asignados todos, al pulsar Grabar, el sistema validará que los lotes y cantidades introducidos sean correctos y los registrará, si no son correctos mostrará los siguientes mensajes de error. 14

15 Si la cantidad total asignada al lote no coincide con la cantidad que debe certificarse, el mensaje de error será el siguiente. Si se selecciona un número de lote sin indicar ninguna cantidad para el mismo, el mensaje de error será el siguiente. Si se indica una cantidad pero no se selecciona ningún lote, el sistema mostrará el siguiente mensaje de error: No se puede especificar una cantidad sin especificar un lote. No hay suficiente Stock: > está intentado certificar un material aportado por Iberdrola (suelto o dentro de una UUCC) con cierta cantidad, pero no se le ha hecho la cesión al proveedor de dicha cantidad de ese material (o ya se ha certificado anteriormente en algún pedido y no está disponible por tanto) No hay suficiente Stock: A-> está intentado certificar un material aportado por Iberdrola (suelto o dentro de una UUCC) con cierta cantidad y un cierto lote, pero no se le ha hecho la cesión al proveedor de dicha cantidad de ese material (o ya se ha certificado anteriormente en algún pedido y no está disponible por tanto) Cuando la certificación se crea correctamente en el sistema, se mostrará el mensaje con el nº de certificación. Y es gestor de Iberdrola se encargará de aprobarla, y una vez esté aprobada, se realizará automáticamente la autofactura. 15

16 En caso de que durante el proceso de creación de la certificación se detecte algún error que impida la grabación de la certificación en el sistema, se mostrará un mensaje con el error que se ha producido. 16

17 3. VISUALIZAR CERTIFICACIONES Desde el Listado de certificaciones se pueden consultar las certificaciones de obra, su detalle y su estado. Dese el menu, ir a Listado de certificaciones, seleccionar Certificaciones por Obra y Pedido y pulsar Continuar. Se puede realizar la consulta por rango de fechas (dd.mm.aaaa) y pulsar Buscar, que mostrará las certificaciones según su fecha de creación. Aparecen las certificaciones creadas en ese rango de fecha, indicando obra, pedido, nº certificación, fecha, estado, e importe, y pinchando en ellas se puede consultar el detalle. 17

18 Se puede directamente seleccionar una obra y un pedido, y pulsar Buscar, y se mostrarán las certificaciones creadas para dicho pedido. Aparecen las certificaciones creadas para ese pedido, indicando obra, pedido, nº certificación, fecha, estado, e importe, y pinchando en ellas se puede consultar el detalle. 18

19 En el detalle podemos ver los recursos certificados por tareas, con las cantidades certificadas, el importe total de la certificación, el estado y en caso de estar rechazada por parte del gestor de Iberdrola el motivo La certificación puede estar en los siguientes estados: Registrada : dada de alta en el sistema, pendiente del gestor de Iberdrola Pendiente aprobaciones: pendiente de aprobación por parte del gestor, pendiente de aprobacion económica etc Finalizada: aprobada por el gestor de Iberdrola y totalmente tramitada Rechazada: rechazada por el gestor de Iberdrola y aparece motivo de rechazo Autofacturada: certificación ya autofacturada y contabilizada. El botón Volver permite regresar a la pantalla de inicial del listado de certificaciones, desde la que puede seleccionarse otra certificación. 19