FECHA DE EMISION: XXXXX VERSIÓN: DOCUMENTO CONTROLADO Página 1 de 8 MANUAL DE FUNCIONES. Anexo H. MANUAL DE FUNCIONES MP&S CONSULTORES S.A.

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1 FECHA DE EMISION: X Página 1 de 8 MANUAL DE FUNCIONES MP&S CONSULTORES S.A.S

2 FECHA DE EMISION: X Página 2 de 8 CONTENIDO 1. Gerente General 2. Asesor jurídico 3. Gerente comercial 4. Asistente Comercial y Administrativo 5. Coordinador Integral 6. Gerente Administrativo 7. Mensajero

3 FECHA DE EMISION: X Página 3 de 8 xx xx xx GERENTE GENERAL GERENCIAL Y ADMINISTRATIVO Crear e implementar las estrategias generales de la compañía que permitan el crecimiento sostenido de la empresa, cumpliendo con las metas a través de la consecución de nuevos clientes, ampliación de nuevos mercados, ejecución de nuevas oportunidades de negocios y consolidación de la empresa. Profesional en Ingeniería de producción. Conocimiento en sistemas de gestión y fundamentos de aplicación de las normas Mínima 1 años en cargos relacionados con el área Administrativa N/A Liderazgo Comunicación Trabajo en Equipo Solución a problemas Hábil Estratega Orientación al logro Garantizar el cumplimiento de los objetivos de crecimiento, desarrollo y calidad Formular estrategias y establecer metas para el desarrollo de la organización Revisar y analizar informes de resultados de las áreas administrativa, operativa y comercial. Establecer nuevas estrategias para la prestación del servicio Optimizar la operación de la compañía mediante la búsqueda de nuevos servicios y el fortalecimiento de los servicios existentes Velar por el cumplimiento de la misión y visión establecidas. Establecer relaciones de alto nivel con los directivos de las empresas públicas, privadas y gubernamentales, dentro y fuera del país, que directa o indirectamente puedan ir en beneficio del crecimiento de la compañía. Elaborar, gestionar y cumplir el Plan estratégico de la compañía Establecer y cumplir con las metas e indicadores Dar seguimiento a las estrategias y metas Procurar los recursos necesarios para alcanzarlos. Coordinar y controlar las actuaciones y procesos de las diferentes áreas. Cumplir con las metas para todo el equipo. Velar por un excelente ambiente laboral y la calidad de la prestación del servicio emitido por el personal. Cuidar y velar por el buen estado de los activos fijos de la compañía, adquisición de herramientas de trabajo. Direccionar la compañía a un continuo crecimiento y el retorno de las utilidades esperadas Elaborar los presupuestos de los Departamentos. Proponer el programa de actuación para alcanzar los objetivos establecidos Llevar a cabo el seguimiento de resultados y sus desviaciones respecto a los objetivos. Estudiar, proponer y llevar a cabo actuaciones para corregir Valorar el costo de las diferentes acciones de marketing y su efecto sobre las ventas y la imagen. Ejecutar y liderar reuniones de productividad y administrativas. Recopilar, consultar y garantizar el cumplimiento de las normativas Todo tipo de decisiones

4 FECHA DE EMISION: X Página 4 de 8 X X X GERENTE COMERCIAL COMERCIAL GERENTE GENERAL Garantizar la atención telefónica a los requerimientos, solicitudes, quejas y reclamos de clientes, brindando información y respuesta oportuna para lograr su fidelización y satisfacción, como también planear, ejecutar y dirigir las estrategias de marketing utilizadas para la consecución y mantenimiento de clientes. Capacidad de Liderazgo Expresión oral y escrita Conocimiento en sistemas Mínima 2 años en cargos Fluidez verbal Profesional en Ingeniería de de gestión y fundamentos de relacionados en sistemas de Buenas relaciones producción aplicación de las normas. gestión. interpersonales Solución a problemas Hábil Estratega Atender oportunamente los requerimientos de los clientes (Citas, llamadas, solicitudes, quejas, reclamaciones, entre otros) y llevar un control de los mismos Revisar e identificar causas de deserción de clientes Efectuar seguimiento, controles y aplicar mejoras en los empleados que desempeñan el cargo de asistente comercial y administrativo. Ejecutar reuniones semanales con el equipo a cargo, para retroalimentar y hacer seguimiento a los clientes Estructurar una oferta de servicios fuertemente soportados en estándares internacionales Establecer nuevas estrategias para la prestación del servicio Velar por la buena atención de los clientes Planificar y Coordinar visitas de consultoría Programar capacitaciones para clientes Hacer seguimiento al cumplimiento de visitas Realizar visitas de presentación a clientes nuevos Responsabilizarse de la negociación y seguimiento de grandes cuentas. Informar al área de facturación las eventualidades que sean de cobro para clientes Hacer seguimiento al cierre efectivo de las novedades, quejas y reclamos de los clientes Presentar indicadores de gestión en la frecuencia requerida por la gerencia general. Asistir a las reuniones y capacitaciones programadas por la Gerencia General o por quien éste designe. Tramitar permisos de personal a cargo Coordinar horarios de trabajo para personal de servicio al cliente con su jefe inmediato Llamadas de atención a asistentes comercial y administrativo

5 FECHA DE EMISION: X Página 5 de 8 X X x GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO GERENCIAL Y ADMINISTRATIVO GERENTE GENERAL Liderar y coordinar adecuadamente el funcionamiento del área contable de acuerdo a la legislación y normatividad vigente, proveer la información requerida con exactitud en el menor tiempo posible y coordinar la gestión financiera en el manejo de recursos económicos para cumplir las necesidades de la empresa. Profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, contaduría o carreras afines. Análisis financiero, régimen cambiario, legislación laboral. Mínima 2 años en cargos relacionados con el área administrativa. Capacidad de Liderazgo Expresión oral y escrita Fluidez verbal Buenas relaciones interpersonales Solución a problemas Hábil Estratega Coordinar el manejo de recurso económicos para cumplir las necesidades de la empresa Dirigir el recaudo de ingresos (Cartera) Elaborar y controlar el presupuesto de ingresos y egresos Revisar y aprobar liquidaciones por todo concepto (vacaciones, cesantías, prestaciones sociales por liquidación final del contrato y en general todos los conceptos devengos de los asociados.) Verificar y aprobar pagos Evaluar las solicitudes de contratación de las diferentes aéreas Seleccionar el personal de acuerdo a los requerimientos de cada jefe de área Atender las necesidades de capacitación de las diferentes aéreas de la empresa y proporcionar los medios para que se realicen adecuadamente. Evaluar las necesidades de compras para garantizar la consecución de recursos económicos. Atender las solicitudes de personal a cargo Coordinar las labores del personal de Servicios Generales Velar por el cumplimiento de los requisitos legales relacionados con la contratación de personal Aprobar tiempo extra en asignación de salas de juntas a clientes Suplir a la Gerencia en caso de ausencia, para la toma de decisiones enfocadas al proceso comercial

6 FECHA DE EMISION: X Página 6 de 8 X X X COORDINADOR INTEGRAL COMERCIAL GERENTE COMERCIAL Coordinar, mantener e implementar los sistemas de gestión en cada una de las empresas asignada, así mismo hacer seguimiento a los líderes de cada empresa de las actividades a desarrollar. Profesional en producción. Conocimiento en sistemas de gestión y fundamentos de aplicación de las normas. Curso de auditor Interno, formación de los procesos internos y políticas internas de la compañía. Mínima 3 años en cargos relacionados en área de SIG. Capacidad de Liderazgo Expresión oral y escrita Fluidez verbal Buenas relaciones interpersonales Colaborar y asesorar a cada organización en el diseño, la implementación, mantenimiento y mejora continua de los SIG. Soportar en elaboración de documentos y las recomendaciones para la formación y la participación del personal que faciliten el logro de los objetivos planificados por el cliente y la organización. Ejecutar las visitas programadas Presentar informe semanal de los resultados de las visitas Hacer seguimiento al cumplimiento de visitas Seguimiento del mantenimiento, mejoramiento y control los SIG. Seguimiento a la planeación de auditorías internas y externas de cada compañía. Seguimiento al cierre eficaz de las acciones correctivas, preventivas y de mejora. Asegurar que los documentos y los registros se controlan adecuadamente. Controlar que los indicadores de cada proceso se estén generando periódicamente y presentar los informes a gerencia Asegurar la implementación de los procesos que hayan sido definidos. Coordinar el manejo adecuado de los servicios no conformes. Realizar seguimiento al programa de capacitaciones. Proponer acciones correctivas y las mediciones necesarias, identificando oportunidades de mejora. Seguimiento a la divulgación a toda la organización los cambios o modificaciones del Sistema de Gestión Mantener informada a la dirección sobre el desempeño del Sistema de Ser consciente de la influencia que su acción o inacción pueda tener sobre la efectividad del Sistema de Gestión. Dar capacitaciones referentes a los SIG. Ninguno

7 FECHA DE EMISION: X Página 7 de 8 X X X ASISTENTE COMERCIAL Y ADMINISTRATIVO COMERCIAL GERENTE COMERCIAL Proporcionar información sobre los procesos y ofertas comerciales que ofrece la empresa a nuestros clientes, con el propósito de obtener nuevos negocios, velar por el desarrollo de los procesos teniendo en cuenta los requerimientos del cliente para la satisfacción del mismo y así cumplir las metas establecidas por la GERENCIA GENERAL. Así mismo debe colaborar con funciones del área administrativa. Técnico o tecnólogo en ingeniería industrial. Conocimientos en atención al cliente y sistemas de gestión 1 Año en cargos relacionados con el área Administrativa y Comercial. Expresión Oral y Escrita Fluidez Verbal Buenas Relaciones interpersonales Atender oportunamente las quejas y reclamos del cliente Cumplir las metas trazadas de ventas. Detectar las necesidades de los clientes y brindar soluciones a las mismas ofreciendo los servicios de la empresa. Generar reporte de clientes nuevos al Gerente Comercial Cotizar los servicios requeridos por el cliente Hacer seguimiento a las cotizaciones generadas Ejecutar labores de tele mercadeo Atención al cliente Velar por la satisfacción de los clientes. Recepción telefónica Realizar llamadas externas Recepción y envío de correspondencia Organización y manejo de archivo Cotizar con diferentes proveedores la adquisición de productos o servicios Emitir facturas de clientes Manejo y control de cartera de clientes Manejo de caja menor Hacer pago en bancos Coordinar ruta de mensajería Realizar afiliaciones a los empleados que ingresan a la compañía Implementación y mantenimiento del programa de salud ocupacional Asistir a las reuniones y capacitaciones programadas por la Gerencia General o por quien éste designe. Ninguno

8 FECHA DE EMISION: X Página 8 de 8 X X X MENSAJERO GERENCIAL Y ADMINISTRATIVO GERENTE ADMINISTRATIVO Realizar la entrega oportuna de las facturas a los clientes y la recolección de documentos necesarios para realización de cualquier operación de la compañía. Bachiller Inducción de la empresa 1 año en cargos similares Persona ágil, recursiva, organizada. Expresión oral, trabajo en equipo, rapidez y precisión. Radicación de facturas Entrega de correspondencia Entrega de pedidos Reclamo de cheques y documentos Efectuar consignaciones bancarias Efectuar reporte diario de labores Ninguno