MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 Anexos

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO ADMINISTRATIVO

3 IDENTIFICACIÓN: Nombre de la Dependencia: Empresa S.A. de C.V. Manual de: Procedimiento Administrativo Lugar y fecha de elaboración: Hermosillo, Sonora., A 25 de Enero de 2011 Responsable de elaboración: Gerente de compras Revido por: Gerente General Índice

4 Introducción.... Objetivo Alcance Política Responsable Diagrama de flujo del procedimiento.. 1. Generar reporte de pedido por cliente.. 2. Generar orden de compra en AdminPAQ Enviar orden de compra a proveedor Imprimir orden y anexar a carpeta física.. 5. Registrar información en Status O.C. 6. Dar seguimiento a tiempo de entrega.. 7. Proporcionar información a agente de ventas

5 2 8. Recepción de material en el almacén proveedor 9. Orden atrasada o backorder Equipos requeridos. 2 5 Programas autorizados Glosario Historial de cambios Introducción

6 Uno de los propósitos fundamentales de la estrategia de nuestra empresa, para el mejoramiento de las funciones administrativas, es la revisión y constante actualización de los sistemas, estructuras y procedimientos de las actividades. Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que apoyan el que hacer empresarial y están considerados como documentos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para consulta en el desarrollo cotidiano de actividades. La elaboración del presente manual de procedimientos nos brindar la orientación necesaria al personal para elaborar las compras, y con ello dar cumplimiento a nuestros objetivos. El objetivo fundamental de este manual consiste en señalar los pasos para realizar las compras y dar seguimiento a las mismas hasta lograr la satisfacción del cliente, a través de la sistematización y estandarización de las actividades. El contenido de manual comprende el objetivo, así como las herramientas para desarrollar cada uno de las etapas de las compras a proveedores y los lineamientos para su actualización, presentación y aprobación.

7 Objetivo El procedimiento de compra tiene dos objetivos primordialmente: adquirir material y equipo eléctrico al mejor precio y calidad para satisfacer las necesidades y requerimientos de proyectos y ventas en mostrador y mantener actualizados los costos de materiales y equipos eléctricos de la base de datos de nuestro sistema de costos. Alcance Este procedimiento es aplicable cada vez que sea necesario realizar una compra, ya sea para obra o para un punto de venta. Así como cada vez que haya variación de precios. Políticas Mantener actualizados los costos de los artículos. Evaluar sólo a los proveedores claves. Comprar a precios de mercado. Negociar cada compra. Comprar productos de calidad, de marcas reconocidas.

8 Responsable El responsable de está actividad es quién realiza las compras a los proveedores de materiales para venta. Diagrama de flujo del procedimiento de compra 1) Reporte de pedido por cliente Se ingresa a ventana de AdmiPAQ 1.2. Ir a las siguientes funciones: - Reportes - Reporte de Ventas - Reporte de Pedidos por Cliente Como aparece a continuación:

9 Figura 1. Ventana de reporte de pedidos por cliente en AdminPAQ.

10 1.3. Aparece la siguiente ventana Reporte de Pedidos por Cliente. Figura 2. Filtro a aplicar al reporte de pedido por cliente Especificar el rango de fecha que quiere que se genere. - Seleccionar la flecha para seleccionar día como aparece en el ejemplo.

11 Figura 3. Filtro a aplicar al reporte de pedido por cliente, filtro por fecha.

12 1.5. Seleccionar Rango de Clientes. - Dar F3 y aparece la siguiente pantalla. - Seleccionar el Primer Cliente (DB0001) e inmediatamente después seleccionar al último cliente (DB00XXX). Dar F3 y recorrer la lista de DB hasta el final, (último número). Figura 4. Filtro a aplicar al reporte de pedido por cliente, ventana para seleccionar al cliente.

13 1.6. Aparece la siguiente ventana, actualmente el rango de clientes es desde el DB0001 al DB4331. Éste último, es el último cliente capturado. - Dar continuar. Figura 5. Filtro a aplicar al reporte de pedido por cliente, con selección de cliente inicial y final Aparece la siguiente ventana. - Oprimir aceptar.

14 Figura 6. Ventana de salida de reporte.

15 1.8. El reporte generado, aparece tal y como se muestra en la siguiente ventana. Figura 7. Ventana de reporte de pedidos por cliente Imprimir. -Imprimir en la impresora correspondiente.

16 Figura 8. Ventana de manejo de la impresión Anexar a la carpeta denominada Reporte de Pedidos el documento impreso Anotar en forma manuscrita, el nombre del proveedor a que corresponde el pedido. - Por ejemplo: En el recuadro aparece el pedido del cliente G Electroferretera y Servicios, lo marcado en con línea de color rojo pertenece al proveedor, Construlita. Las cuatro partidas se realizan para una orden de compra para el proveedor Construlita; lo marcado en color azul pertenece al proveedor High Lumen.

17 Figura 9. Ejemplo de la ventana que se despliega del reporte del pedido por cliente Una vez identificadas todas las partidas con los proveedores, se procede a realizar una orden de compra por proveedor.

18 2) Generar orden de compra en AdminPAQ Ejecutar programa AdminPAQ Dar aceptar a las siguientes funciones, en el orden indicado, tal y como se muestra en la siguiente figura: - Movimientos. - Compras. - Órdenes de compra. - Órdenes de compra Hermosillo. Figura 10. Ventana para generar orden de compra en AdminPAQ.

19 2.3. La ventana "Órdenes de compra Hermosillo" aparece tal y como se muestra enseguida. Figura 11. Ventana que se despliega como Órdenes de compra Hermosillo Posicionarse en código de proveedor y continuar: - Oprimir F3 para buscar por código o F4 para buscar por nombre.

20 Figura 12. Ventana que se despliega como Orden de compra Hermosillo, selección de proveedor. - Seleccionar proveedor, tal y como se muestra en la siguiente figura y oprimir aceptar. Figura 13. Ventana Seleccione al proveedor.

21 2.5. Buscar los productos: - Dar doble clic en el mouse con botón izquierdo en "Código". - Oprimir F3 y F4, consecutivamente, para rastrear "clave de producto". Figura 14. Ventana que se despliega para la Orden de compra Hermosillo, selección de código. - Seleccionar el producto deseado y oprimir aceptar. Figura 15. Ventana en donde el usuario ejecuta la selección del producto.

22 2.6. Se muestra la siguiente ventana donde se visualiza el código: Figura 16. Ventana para capturar la Orden de compra Hermosillo, muestra de código ingresado Capturar "Cantidad de unidades requeridas por cada código ingresado.

23 Figura 17. Ventana donde se captura el número de productos.

24 2.8. Capturar "Precio", primeramente colocarse en la celda. Hay dos opciones: - Dar F9, revisar el precio dado de alta en AdminPAQ o P1, que representa el costo real, revisar dicho costo, dar Esc y registrar dicho costo en la casilla de precio. - O bien, capturar el precio manualmente, cuando se deba capturar algún precio especial por proyecto. Figura 18. Ventana que muestra donde capturar el precio Los pasos 2.5 a 2.8 son repetitivos hasta completar la orden de compra, de acuerdo al número de partidas, es decir, se deberá capturar todo lo necesario con respecto a: códigos, unidades y precios contenidos en la orden de compra.

25 2.10. Para hacer anotaciones, oprimir con el botón derecho del mouse, el #1 que se muestra en el recuadro amarillo. - En la ventana Referencias, observaciones y campos extras hacer las anotaciones que correspondan. En la siguiente figura se muestra un ejemplo. Figura 19. Ventanas Orden de compra Hermosillo y Referencias, observaciones y Campos Extras.

26 2.11. Imprimir el documento en PDF, ya que dicha orden será enviada vía correo electrónico. Figura 20. Ventanas Imprimir y Manejo de la impresión.

27 2.12. ejemplo de una orden de compra impresa. Figura 21. Ejemplo de la impresión de una orden de compra.

28 2.13. Archivar la orden de compra en el servidor de la empresa, en el archivo denominado: Administrativo/Proveedores/Órdenes de compra. 3. Enviar orden de compra a proveedor Ingresar a correo autorizado por la empresa. - Generar nuevo mensaje. - Rastrear destinatario. - Adjuntar archivo PDF de la orden de compra generada Capturar en el correo la siguiente información: - Asunto: Indicar número de O.C. y el nombre de la empresa. - Contenido: Anotar a quien va dirigido.

29 Figura 22. Ventana del correo electrónico. 3.3 Guardar envío de correo: - Guardar envío de correo de la orden de compra en carpeta de correo "O.C. SEND". - Cuando se reciba la notificación de recepción de la orden de compra, guardarla en la misma carpeta.

30 Figura 23. Carpeta O.C ubicada en el correo electrónico. 4. Imprimir orden y anexar a carpeta física Imprimir orden de compra Anexar a la carpeta física denominada "Órdenes de Compra", en el apartado que corresponda al proveedor. 5. Registrar información en "Status O.C."

31 5.1. Vaciar la información en el archivo de Excel "Status O.C.", ya que se tenga la O.C. Este archivo se localiza en Operativo/Proveedores/O.C. En el cual se ingresan los siguientes campos: - Status. - Número de orden de compra. - Fecha. - Cantidad de partida. - Números de parte y partidas de orden. - Proveedor. - Tiempo de entrega. - Número de guía. - Paquetería. 6. Dar seguimiento a tiempos de entrega Una vez enviada y que se haya recibido el acuse de recibo de la orden del proveedor, se procede a investigar vía correo electrónico o vía telefónica el "Tiempo de Entrega" o el "Status" de dicha orden Registrar la información recibida en el archivo de Status O.C. 7. Proporcionar información a agentes de ventas Al momento de conocer los tiempos de entrega, proporcionar esta información al agente de ventas para que esté enterado y programe con sus clientes, la entrega de los productos solicitados.

32 7.2. Poner a disposición de los agentes de ventas el archivo Status O.C. para que verifiquen el tiempo de entrega o el status. 8. Recepción de material en el almacén El tiempo de entrega de los proveedores varía mucho, eso depende si el material lo tiene en existencia en planta o está en fabricación. Los tiempos de entrega varían de una semana a un mes y medio El material se recibe y es verificado por la persona encargada del almacén. Este trabajador revisa que lo solicitado en la orden de compra, el material y la factura, coincidan. Posteriormente el encargado del almacén ingresa esta información al sistema AdmiPAQ (ver Manual de Alta de Compras). 9. Orden atrasada o backorder Las órdenes atrasadas se embarcan de manera normal o bien por embarque express. - Es embarque normal cuando a la orden de compra se le da un seguimiento normal por parte del proveedor y éste realiza el embarque de mercancía en el día establecido durante la semana. - El embarque express se refiere a aquella orden de compra que se surte con carácter urgente, dando privilegio el proveedor de hacer excepción de embarque un día diferente al establecido. Embarque normal El embarque normal se realiza el día miércoles de cada semana. Solicitar: Cada día martes por la mañana, de cada semana, vía correo electrónico las órdenes atrasadas o BKO a los proveedores que correspondan.

33 Enviar: Cada día martes por la tarde, de cada semana, al proveedor que corresponda, el archivo con las órdenes atrasadas, que han sido previamente autorizadas por el responsable de compras para que sean surtidas. El envío se hace vía correo electrónico para confirmar las partidas que son autorizadas para embarque. Embarque express El embarque express se realiza el día viernes de cada semana. Solicitar: Cada día jueves y cada vez que sea necesario este embarque. Enviar: Cada día jueves, al proveedor que corresponda, el archivo con las órdenes atrasadas, que han sido previamente autorizadas por el responsable de compras para que sean surtidas. Utilizar el correo electrónico para confirmar las partidas que serán embarcadas. Equipos requeridos:

34 Computadora personal. Impresora. Programas autorizados: AdminPAQ. Excel. Internet.

35 Glosario Orden de compra La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y muchas cosas más. Proveedor Cada una de las empresas exteriores que abastecen a otra, en materias primas, materiales de consumo, servicios, etc. Código Combinación de letras o de números que identifican un producto y/o servicio, permiten realizar determinadas operaciones. Backorder u orden atrasada Son aquellos pedidos que aun no han sido surtidos o también llamados pedidos atrasados.

36 Historial de cambios Revisión Fecha Enero Descripción del cambio Documento original Elaboró Gerente de compras 10-Noviembre Documento original Gerente de compras Autorizó Gerente general Gerente general