Sistema de Contrataciones Administrativas Electrónicas (SISCAE) GUÍA DE USUARIO PUBLICACIÓN ORDEN DE COMPRA

Transcripción

1 REPÚBLICA DE NICARAGUA MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO DIRECCIÓN GENERAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO Sistema de Contrataciones Administrativas Electrónicas (SISCAE) GUÍA DE USUARIO PUBLICACIÓN ORDEN DE COMPRA Actualizado a: Agosto

2 TABLA DE CONTENIDO ORDEN DE COMPRA Creación de Orden de Compra Modificación de Orden de Compra Modificación antes de Publicar la Orden de Compra Modificación de Orden de Compra Publicada Publicación de Orden de Compra Publicación de Modificación de Orden de Compra Finalización de Orden de Compra Eliminación de Orden de Compra Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 2

3 ORDEN DE COMPRA Los usuarios con rol de Analista podrán administrar las órdenes de compra para un procedimiento que ha sido adjudicado. Creación de Orden de Compra Los usuarios con rol de Analista podrán ingresar las órdenes de compra para un procedimiento que ha sido adjudicado o que se encuentra en ejecución. Encontrará en el SISCAE la acción Administrar OC. Para que se habilite la acción Administrar OC se tienen que cumplir las siguientes condiciones: a- La Administración de órdenes de compra sólo podrá realizarla un usuario de área de adquisición. b- El procedimiento debe estar en estado Adjudicado o Ejecución. c- La Orden de Compra no debe estar en estado Finalizada. 1- El usuario deberá ingresar al sistema, hacer clic en el menú ADMINISTRACIÓN/PROCESOS DE COMPRAS Y CONTRATACIONES / MODIFICAR PROCESOS para buscar el procedimiento (ver sección para mayor información sobre búsquedas) Si el procedimiento tiene publicada al menos una Orden de compra se encontrará en Estado de Ejecución. 2- Una vez encontrado el procedimiento se podrá visualizar la acción ADMINISTRAR OC, el usuario deberá hacer clic en dicha acción. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 3

4 3- Al hacer clic en la acción Administrar OC nos presenta una pantalla con un listado de las Órdenes de Compra registradas y sus acciones disponibles. 4- El usuario hace clic en la Acción Crear Nueva Orden de Compra y el sistema presenta una pantalla con un listado de los Proveedores Adjudicados, la Acción Crear y el botón Volver Si es la primera Orden de Compra que se registrará para el Procedimiento, el sistema irá directamente a esta pantalla. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 4

5 5- Al hacer clic en crear el sistema presenta una pantalla para ingresar los datos de la Orden de Compra y los botones Volver y Continuar. Al usuario completar los datos necesarios debe hacer clic en el botón Continuar. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 5

6 6- El sistema presenta una pantalla para ingresar los documentos soporte de la Orden de Compra, los cuales pueden ser: la Orden de Compra o Contrato. Una vez adjuntado el documento el usuario debe hacer clic en el botón Guardar en ese momento el documento se adjuntará al listado de documentos asociados. 7- Una vez adjuntados los documentos necesarios, el usuario hace clic en el botón Continuar y el sistema presenta una pantalla de confirmación de datos ingresados, si todo está correcto el usuario hace clic en el botón Confirmar. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 6

7 8- El sistema indica al usuario que se ha completado el ingreso de la Orden de Compra exitosamente. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 7

8 1. Modificación de Orden de Compra La MODIFICACIÓN DE ORDEN DE COMPRA consiste en modificar los datos o documentos ingresados de acuerdo a lo descrito en la sección Si la Orden de Compra ya está publicada la MODIFICACIÓN DE ORDEN DE COMPRA permite modificar los datos o documentos ingresados, realizar una ampliación, rescindirla o resolverla. Dicha modificación deberá ser publicada nuevamente para que los cambios se vean reflejados en el portal. Si la Orden de Compra no se ha publicado, las modificaciones quedarán incorporadas y serán visibles en el portal una vez efectuada la publicación. 1- Ingrese a ADMINISTRACIÓN/ PROCESOS DE COMPRAS Y CONTRATACIONES / TODOS LOS PROCESOS y busque el Procedimiento al que le modificará la Orden de Compra. (Sección 2.2.3) 2- El usuario debe hacer clic en ADMINISTRAR OC del procedimiento en cuestión. 3- El sistema muestra datos del procedimiento, una lista de las Órdenes de Compra registradas, las acciones disponibles para cada una de ellas y el botón VOLVER. 4- Para modificar la Orden de Compra el usuario hará clic en la acción MODIFICAR. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 8

9 2. Modificación antes de Publicar la Orden de Compra 5- El sistema muestra una pantalla con los datos ingresados en la Orden de Compra así como los documentos, si éstos ya se hubiesen adjuntado, permitiendo editar cualquiera de ellos. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 9

10 6- Una vez que ha modificado los datos necesarios hacer clic en el botón Continuar y el sistema presenta una pantalla con la lista de documentos ingresados permitiendo borrarlos o agregar más. Una vez terminado este paso, el usuario hará clic en el botón Continuar 7- El sistema presenta una pantalla de confirmación de datos modificados y el usuario hará clic en el botón Confirmar 8- El sistema presenta una pantalla informativa con los pasos a seguir luego de esta acción realizada. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 10

11 3. Modificación de Orden de Compra Publicada 5- El sistema muestra una pantalla donde el usuario escogerá el Tipo de Modificación que se realizará y hace clic en el botón Continuar. Los tipos de modificación disponibles según Ley de Contrataciones Administrativas del Sector Publico Ley No. 737 son: Ampliación, Modificación, Rescisión, Resolución. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 11

12 6- Si el usuario escoge Ampliación el sistema presentará una pantalla con los datos ingresados en la Orden de Compra así como los documentos adjuntos si ya se hubiesen adjuntado, permitiendo modificar el monto, la fecha de entrega, la moneda, el aviso de finalización, el correo adicional, la cantidad de días previos a la finalización para el aviso y las observaciones. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 12

13 Si el usuario escoge Modificación el sistema presentará una pantalla con los datos ingresados en la Orden de Compra así como los documentos adjuntos si ya se hubiesen adjuntado, permitiendo modificar el aviso de Finalización, el correo adicional, la cantidad de días previos a la finalización para el aviso y las Observaciones. Si el usuario escoge Rescisión el sistema presentará una pantalla con los datos de la Orden de Compra y una pantalla para ingresar la fecha de rescisión, el motivo y observaciones adicionales. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 13

14 Si el usuario escoge Resolución el sistema presentará una pantalla con los datos de la Orden de Compra y una pantalla para ingresar la fecha de resolución y observaciones adicionales. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 14

15 7- El usuario completará los datos según el tipo de modificación elegida y hará clic en el botón Continuar, el sistema presentará una pantalla con una lista de los documentos anexados a esa Orden de Compra y la posibilidad de agregar más. Una vez finalizado el anexo de datos el usuario hace clic en el botón Continuar Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 15

16 8- El sistema presenta una pantalla de confirmación de datos modificados y el usuario hará clic en el botón Confirmar 9- El sistema presenta una pantalla informativa y las acciones disponibles. Los tipos de modificación Rescisión y Resolución FINALIZAN directamente la Orden de Compra. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 16

17 4. Publicación de Orden de Compra Las Áreas de Adquisición deberán publicar en el portal las órdenes de compra realizadas producto de las adjudicaciones en los procedimientos. El procedimiento debe estar en estado ADJUDICADO O EJECUCIÓN y al menos un documento adjunto en la Orden de Compra. 1- Se realiza la búsqueda del procedimiento en cuestión con la acción BÚSQUEDA DE PROCEDIMIENTO (Sección 2.2.3) 2- El sistema visualiza la lista de procedimiento y las acciones permitidas: a. Número de procedimiento. b. Institución. c. Objeto. d. Acciones disponibles Seleccionar la acción ADMINISTRAR OC y el sistema presenta una pantalla con un listado de las Órdenes de Compra disponibles y sus acciones disponibles, el usuario deberá hacer clic en la acción PUBLICAR. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 17

18 3- El sistema visualiza datos de la Orden de Compra, si todo está correcto el usuario hace clic en el botón Confirmar. 4- El sistema presenta una pantalla de confirmación indicando que la Orden de Compra ha sido Publicada exitosamente y el procedimiento cambia a estado EJECUCION Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 18

19 5. Publicación de Modificación de Orden de Compra Las Unidades de Adquisición deberán publicar en el portal las modificaciones realizadas a las órdenes de compra publicadas. 1- Se realiza la búsqueda del procedimiento en cuestión con la acción BÚSQUEDA DE PROCEDIMIENTO (Sección 2.2.3) 2- El sistema visualiza la lista de procedimiento y las acciones permitidas: Seleccionar la acción ADMINISTRAR OC y el sistema presenta una pantalla con un listado de las Órdenes de Compra disponibles y sus acciones disponibles, el usuario deberá hacer clic en la acción PUBLICAR MODIFICACIONES. 3- El sistema visualiza los datos originales de la Orden de Compra y los datos modificados, si todo está correcto el usuario hace clic en el botón Confirmar. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 19

20 4- El sistema presenta una pantalla de confirmación indicando que la Orden de Compra ha sido Publicada exitosamente. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 20

21 6. Finalización de Orden de Compra El usuario Analista deberá completar la información de la orden de compra con la acción FINALIZAR. Una vez completada esta acción, no quedarán más acciones disponibles para la orden de compra 1. Para poder finalizar una orden de compra es necesario que haya sido publicada. 1- Se realiza la búsqueda del procedimiento en cuestión con la acción BÚSQUEDA DE PROCEDIMIENTO (Sección 2.2.3) 2- El sistema visualiza la lista de procedimiento y las acciones permitidas: a. Número de procedimiento. b. Institución. c. Objeto. d. Acciones disponibles Seleccionar la acción ADMINISTRAR OC y el sistema presenta una pantalla con un listado de las Órdenes de Compra disponibles y sus acciones disponibles, el usuario deberá hacer clic en la acción FINALIZAR. 1 Otras alternativas de finalización son la rescisión y la resolución. Ver secciones Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 21

22 3- Seleccionar la acción FINALIZAR y el sistema presenta una pantalla con un los datos de la orden de compra y campos para completar: - Fecha de Finalización - Observaciones de Finalización - Grado de satisfacción con proveedor 2 Para continuar se deberá hacer clic en el botón Continuar. 2 Es un dato opcional, en caso de ser completado la información queda restringida a acceso exclusivo de la unidad de adquisiciones que carga la información. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 22

23 El sistema presenta una pantalla con los datos de la orden de compra y los datos añadidos relativos a la finalización. El sistema presenta un mensaje de confirmación de finalización exitosa. Esta acción no requiere ninguna intervención posterior. Luego de esta acción no se podrán hacer nuevas modificaciones. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 23

24 7. Eliminación de Orden de Compra El usuario Analista tendrá la opción de eliminar la orden de compra ingresada y no publicada 3, no quedará registro alguno de la misma en el sistema. 4- Se realiza la búsqueda del procedimiento en cuestión con la acción BÚSQUEDA DE PROCEDIMIENTO (Sección 2.2.3) 5- El sistema visualiza la lista de procedimiento y las acciones permitidas: e. Número de procedimiento. f. Institución. g. Objeto. h. Acciones disponibles Seleccionar la acción ADMINISTRAR OC y el sistema presenta una pantalla con un listado de las Órdenes de Compra disponibles y sus acciones disponibles, el usuario deberá hacer clic en la acción ELIMINAR. 3 La orden de compra no debe haber sido publicada para poder borrarse. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 24

25 4- Seleccionar la acción ELIMINAR y el sistema presenta una pantalla con los datos de la orden de compra. Para continuar se deberá hacer clic en el botón Confirmar. El sistema presenta un mensaje de confirmación de eliminación exitosa, lo que indica que la orden de compra ha sido eliminada por completo. Esta acción no requiere ninguna intervención posterior. Guía de Usuario Publicación Orden de Compra Página 25