ADMINISTRACION DE CAJA CHICA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS COM-PRO-01

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1 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE CAJA CHICA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS COM-PRO-01 Registro de Revisión y Aprobación ELABORADO POR: Nombre / Puesto / Unidad Fecha Firma Fecha Firma Fecha Firma Lic. Erwin Barrientos Aquino / Coordinador de Compra Directa Licda. Rosa María Aguilar / Jefe de Departamento Compras REVISADO POR: Nombre / Puesto / Unidad Licda. Ericka Ruiz Martínez / Analista de Procesos Licda. Erzi Espinoza / Directora de Procesos Lic. Rodolfo Ayala / Subgerente Administrativo APROBADO POR: Nombre / Puesto / Unidad Lic. Jorge Estuardo De León / Gerente CDAG

2 A. Índice de contenido PROCEDI MIENTO Del proceso: Gestión de Adquisiciones Código: COM-PRO-01 Versión: 3 Página 2 Pág. Secciones 1 Carátula 2 A. Índice de contenido 2 B. Propósito y alcance del procedimiento 2 C. Glosario D. Descripción de actividades y responsables 3 D.1. Administración de caja chica del departamento de compras 5 E. Medición y análisis 6 F. Flujograma B. Propósito y alcance del procedimiento Establecer los lineamientos para la adquisición de diversos bienes y servicios que no sobrepasen los Q.1, (IVA incluido), solicitados por las diferentes unidades administrativas que no cuentan con caja chica asignada en la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, en el tiempo definido y calidad solicitada, buscando el beneficio y salvaguardando los intereses de la institución. C. Glosario 1.- IVA Impuesto al Valor Agregado 2.- POA Plan Operativo Anual

3 Del proceso: Gestión de Adquisiciones Código: COM-PRO-01 Versión: 3 Página 3 D. Descripción de actividades y responsables Actividad Responsable Descripción de las Actividades D.1 Administración de caja chica del departamento de compras Elabora Requisición en el sistema de requisiciones, siguiendo el instructivo COM-INS-02 Instructivo para llenado de requisición y razonamiento de factura, la imprime y firma. 1. Elaboración de Requisición y Vale De Caja Chica [S] Si se trata de un bien, para elaborar una requisición confirma que no exista el producto en almacén, según el Manual ADM-PRO-04, Ingreso y Despacho de bienes adquiridos en CDAG, por la unidad de almacén, Despacho de bienes de stock. Adjunta el COM-FOR-06 Especificaciones Técnicas y el COM-FOR-01 Vale de, en este debe de indicar la cantidad de dinero que necesita, siguiendo lo establecido en el COM-INS-01 Instructivo de Compras Utilizando Fondos de 2. Firma Requisición y Vale [SA / G] Subgerente de Área/Gerente Firma la requisición y el COM-FOR-01 Vale de caja chica en el espacio correspondiente. En los casos donde no hay Subgerente de área, la firma es del director del área. En el caso de Gerencia o las unidades que dependan de la misma, debe firmar el Gerente, en el segundo espacio para firmas de ambos documentos. 3. Visa POA [A, POA] Analista POA Recibe la requisición y verifica que contenga la codificación del Plan Operativo Anual, según el Instructivo de codificación POA (vigente) GES-INS-01. Si es correcta la codificación se devuelve al solicitante con sello de visa para que continúe el proceso en el paso siguiente, de no estar correcta la codificación se rechaza con boleta firmada por el Director de Gestión de la Estrategia, finalizando el proceso 4. Verificación de Requisición y Vale Verifica que la Requisición y el Vale de caja chica COM-FOR-01 estén correctos, de estarlos continúa en el paso 6 y de lo contrario sigue en el paso Devolución de Requisición y Vale a solicitante Devuelve los documentos al solicitante, si el llenado de cualquiera de ellos no cumple lo indicado, o lo descrito en el mismo fuese un renglón de las restricciones que existen para las compras por caja chica, según COM-INS-01 Instructivo de Compras Utilizando Fondos de Regresa a paso Visto Bueno a Vale de Caja chica [JC] Jefe de Compras Da visto bueno de autorización al Vale de COM-FOR Entrega monto solicitado y exención de IVA Entrega el monto solicitado mediante el Vale de COM-FOR-01 asignándole un número correlativo, así como también el número de Exención de IVA que se entregan junto con el efectivo. 8. Efectúa Compra [S] Efectúa la compra según lo descrito en la Requisición y en el Vale de COM- FOR-01, siguiendo lo establecido en el COM-INS-01 Instructivo de Compras Utilizando Fondos de.

4 Del proceso: Gestión de Adquisiciones Código: COM-PRO-01 Versión: 3 Página 4 Actividad Responsable Descripción de las Actividades 9. Entrega Expediente al encargado de caja chica [S] Entrega el expediente al encargado de caja chica, con todos los documentos de respaldo establecidos en el Instructivo de Compras Utilizando Fondos de COM-INS Revisión de expediente Revisa el expediente y si cumple con lo establecido en el Instructivo de Compras Utilizando Fondos de COM-INS-01, continúa en el paso 13, de no cumplir con lo establecido sigue al paso Devolución de Expediente al solicitante Devuelve el expediente al solicitante, para corregir según las observaciones realizadas. 12. Corrección de expediente [S] Corrige expediente según observaciones realizadas y regresa al paso 8 para entregar nuevamente el expediente. 13. Devolución de Vale al solicitante Devuelve al solicitante el COM-FOR-01 original. 14. Registra compras Lleva los registros correspondientes, según lo establecido en el FIN-INS-01 Instructivo de manejo de Departamento de Guatemala, de la Subgerencia Financiera. Cuando la solicitud la realice directamente la sección de almacén, el registro de ingreso se debe hacer únicamente a través del formulario 1-H. 15. Elaboración de Liquidación Elabora la liquidación según los montos que considere convenientes, utilizando el formato de liquidación proporcionado por la Subgerencia Financiera 16. Visto Bueno en Liquidación [JC] Jefe de Compras Da Visto Bueno a liquidación de caja chica. 17. Reintegro de Liquidación de Presenta la liquidación de para su reintegro en la Subgerencia Financiera, siguiendo el procedimiento FIN-MAN-01 Reintegro de.

5 Del proceso: Gestión de Adquisiciones Código: COM-PRO-01 Versión: 3 Página 5 E. Monitoreo y análisis Actividad Responsable Descripción de las Actividades 18. Registro de datos compra por caja chica Registra oportunamente en base de datos interna los datos de trazabilidad de cada compra solicitada. 19. Obtención de resultados de indicadores Obtiene de la base de datos, los datos para la calcular de los siguientes indicadores: Rotación de (Ver ficha del proceso) Montos de liquidaciones (Ver ficha del proceso) 20. Análisis de resultados / Jefe de Compras Analizan resultados obtenidos para la identificación de oportunidades de mejora y la toma de acciones pertinentes. 21. Impresión y envío de resultados Imprime informe y envía a la Dirección de procesos para el monitoreo y elaboración de grafica correspondiente. 22. Publicación y monitoreo de resultados Publican graficas en un lugar visible de su departamento, y monitorean colocación de resultados en PMO.

6 Del proceso: Gestión de Adquisiciones Código: COM-PRO-01 Versión: 3 Página 6 H. Flujograma D.1 Administración de caja chica del departamento de compras 1. Elaboración de Requisición y Vale De [S] 2. Firma Requisición y Vale [SA / G] 3. Visa POA [A, POA] 4. Verificación de Requisición y Vale 5. Devolución de Requisición y Vale a solicitante 6. Visto Bueno a Vale de Caja chica [JC] 7. Entrega monto solicitado y exención de IVA 8. Efectúa Compra [S] 9. Entrega Expediente al encargado de caja chica [S] 10. Revisión de expediente 11. Devolución de Expediente al solicitante 12. Corrección de expediente [S] 13. Devolución de Vale al solicitante 14. Registra compras 15. Elaboración de Liquidación 16. Visto Bueno en Liquidación [JC] 17. Reintegro de Liquidación de Caja Chica RESPONSABLES SIMBOLOGÍA: 1. [A, POA] Analista de POA [JC] Jefe de Compras 4. [S] 5. [SA / G] Subgerencia de Area Título de Sección Generación de Registro Actividad Recepción o archivo de expediente Decisión Repetición de Pasos