CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE LA BLANCA DEPARTAMENTO DE SAN MARCOS AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014 GUATEMALA, MAYO DE 2015

2 Guatemala, 25 de mayo de 2015 Señor: Aroldo Alfredo Cordero Monroy Alcalde Municipal Municipalidad de La Blanca Departamento de San Marcos Señor (a) Alcalde Municipal: En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fuera otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los auditores gubernamentales; que fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

3 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE LA BLANCA DEPARTAMENTO DE SAN MARCOS AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014 GUATEMALA, MAYO DE 2015

4 ÍNDICE Página 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal 1.2 Función 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General Estado de Resultados Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Plan Anual de Auditoría Convenios Donaciones Préstamos Transferencias Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad 5.3 Estados Financieros Balance General Estado de Resultados

5 5.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Notas a los Estados Financieros 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Hallazgos Relacionados con el Control Interno Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables 7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR 8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO 9. COMISIÓN DE AUDITORÍA INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) Visión (Anexo 1) Misión (Anexo 2) Estructura Orgánica (Anexo 3) Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente de Financiamiento (Anexo 4) Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5) Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) Nombramiento Forma Única de Estadística Formulario SR

6 Guatemala, 25 de mayo de 2015 Señor: Aroldo Alfredo Cordero Monroy Alcalde Municipal Municipalidad de La Blanca Departamento de San Marcos Señor (a) Alcalde Municipal: El (Los) Auditor (es) Gubernamental (es) designado (s) de conformidad con el (los) Nombramiento (s) No. (s) DAM de fecha 19 de noviembre de 2014, he (hemos) efectuado auditoría financiera y presupuestaria en la Municipalidad de La Blanca, del Departamento de San Marcos, con el objetivo de evaluar la razonabilidad de la información financiera, resultados y la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, correspondientes al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de la Municipalidad de La Blanca, del Departamento de San Marcos, la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado, se detectaron aspectos importantes a revelar, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Tarjetas kardex desactualizadas Carencia de manual de funciones Carencia de cuentadancia

7 HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera 1. Falta de elaboración del plan anual de compras La comisión de auditoría nombrada se integra por el (los) auditor (es): Licda. Maira Geaneth Martinez De Lopez (Coordinador) y Lic. Luis Alfredo Casimiro Dominguez (Supervisor). El (Los) hallazgo (s) que contiene (n) el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en detalle en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA Licda. MAIRA GEANETH MARTINEZ DE LOPEZ Coordinador Independiente Lic. LUIS ALFREDO CASIMIRO DOMINGUEZ Supervisor Gubernamental

8 Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercida mediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos a: abastecimiento domiciliario de agua, alcantarillado, alumbrado público, mercados, rastros, administración y autorización de cementerios, limpieza y ornato, tratamiento de desechos y residuos sólidos, pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento, regulación del transporte, gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales, servicio de policía municipal, generación de energía eléctrica, delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales, reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.

9 Contraloría General de Cuentas 2 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus reformas, artículos 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones. Los Acuerdos Gubernativos Números y Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. Las Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría del Sector Gubernamental. Nombramiento DAM de fecha 19 de noviembre de OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Evaluar la razonabilidad de la información financiera y presupuestaria contenida en los Estados Financieros siguientes: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos y sus respectivas Notas, correspondientes al ejercicio fiscal 2014; asi como el estudio y evaluación de la estructura del control interno y la verificación del cumplimiento de leyes, reglamentos, normas y otros aspectos aplicables Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida por la municipalidad aplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería. Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en el Estado de Resultados. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado razonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.

10 Contraloría General de Cuentas 3 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologías aplicables. Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que las rigen. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión selectiva de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la entidad, correspondientes al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014, con énfasis en las áreas y cuentas consideradas significativas cuantitativamente y de acuerdo a su naturaleza, determinadas como áreas críticas, incluidas en el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, como se describe a continuación: Del Balance General las cuentas siguientes: Fondo Común (Bancos), Construcciones en Proceso de Bienes de uso Común, Construcciones en Proceso de Bienes de uso no Común y Bienes de Uso Común, Proyectos de Inversión Social y Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Venta de Servicios y Transferencias Corrientes del Sector Público, Sueldos y Salarios, Servicios no personales y Gastos de Inversión social. Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes y Transferencias de Capital, Otros Ingresos no Tributarios.

11 Contraloría General de Cuentas 4 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales; 12 Educación; 14 Red Vial y 16 Desarrollo Urbano y Rural, considerando los eventos relevantes de los Proyectos, Obras y Actividades, así como de los Grupos de Gasto siguientes: 000 Servicios Personales, 200 Materiales y Suministros y 300 Propiedad, Planta y Equipo e Intangibles. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: ACTIVO Bancos Al 31 de diciembre de 2014, la Cuenta 1112 Bancos, presenta disponibilidad por un valor de Q.232,195.37, integrada por Una Cuenta Única del Tesoro No de Banrural (Pagadora) y Una Cuenta Receptora No de Banrural, que presenta un valor de Q Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables de la municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por los bancos al 31 de diciembre de 2014 correspondientes. Construcciones en Proceso Al 31 de diciembre de 2014, la cuenta 1234 Construcciones en Proceso, presenta en el Balance General un saldo de Q.1, de los cuales corresponden a las subcuentas Construcciones en Proceso de Bienes de Uso Común y Q.125, y a Construcciones en Proceso de Bienes de Uso No Común Q.890,

12 Contraloría General de Cuentas 5 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Activo Intangible Bruto Al 31 de diciembre el 2014, la cuenta Proyectos de Inversión Social en el Balance General presenta un saldo de Q.1,901, PASIVO Gastos del Personal a Pagar Al 31 de diciembre de 2014, la cuenta 2113 Gastos del Personal a Pagar presenta en el Balance General un saldo de Q.24,958.17, evaluándose la subcuenta Retenciones a Pagar, que está integrada por las retenciones efectuadas a los empleados. En relación a las Cuotas Laborales y Patronales que corresponden al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS- y al Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, esta municipalidad se encuentra al día en los pagos que pertenecen a estas entidades. Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas Al 31 de diciembre de 2014, la cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones de Capital recibidas, presentan un saldo acumulado de Q.3,597, Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Transferencias corrientes recibidas En el ejercicio fiscal 2014, la Municipalidad percibió y registro la cantidad de Q.689, en concepto de transferencias corrientes realizados por la Administración Central. Gastos Remuneraciones Se integran por Sueldos y Salarios en el ejercicio fiscal 2014, ascendieron a la cantidad de Q.706,

13 Contraloría General de Cuentas 6 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Los Servicios no personales en el ejercicio fiscal 2014, ascendieron a la cantidad de Q.1,866, Los Gastos de Inversión Social en el ejercicio fiscal 2014, ascendieron a la cantidad de Q1,091, Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal 2014, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 26 de enero de 2015, del Punto Cuarto del Acta No Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2014, asciende a la cantidad de Q.4,893,748.90, el cual tuvo no tuvo ninguna ampliación, para un presupuesto vigente de Q.4,893, ejecutándose la cantidad de Q.4,672,236.89, en las diferentes Clases de ingresos siguientes: 10 Ingresos Tributarios, la cantidad de Q.84,770.50, 11 Ingresos no Tributarios, la cantidad de Q.165,647.00, 13 Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública, la cantidad de Q.54,847.50, 14 Ingresos de Operación, la cantidad de Q.80,238.00, 16 Transferencias Corrientes, la cantidad de Q.689,007.70, 17 Transferencias de Capital, la cantidad de Q.3,597, esta Clase es la más significativa, en virtud que representa un 77% del total de ingreso. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2014, asciende a la cantidad de Q.4, , ejecutándose la cantidad de Q.4,438, a través de los programas específicos siguientes: 01 Actividades Centrales, la cantidad de Q.1,086,770.32, 11 Salud y Medio Ambiente, la cantidad de Q.115,006.67, 12 Educación, la cantidad de Q.999,960.00, 13 Agua Potable, la cantidad de Q.564,721.30, 14 Red Vial, la cantidad de Q.781,726.00, 15 Deporte, Cultura y Recreación por la cantidad de Q.285, y 16 Desarrollo Urbano y Rural, la cantidad de Q.605,550.00, de los cuales el programa 1 es el más importante con respecto al total ejecutado, en virtud que representa un 24% del mismo (Ver hallazgo No. 1 relacionado con el cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables).

14 Contraloría General de Cuentas 7 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Modificaciones presupuestarias En el periodo auditado, la municipalidad no realizó modificaciones y transferencias presupuestarias, ampliaciones (y/o disminuciones), en virtud que el 23 de enero del año 2014 fue declarado como nuevo municipio por el Congreso de la República, derivado de esto, se iniciaron operaciones contables, financieras y presupuestarias el 30 de junio del año Otros Aspectos Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el periodo auditado, así mismo se verificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo establecido para el efecto Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue elaborado por Municipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas Convenios La Municipalidad de La Blanca, reportó que al 31 de diciembre 2014, no tiene convenios vigentes Donaciones La Municipalidad de La Blanca, reportó que durante el ejercicio 2014, no recibió donaciones Préstamos La Municipalidad de La Blanca, reporto que durante el ejercicio 2014, no percibió ingresos en concepto de Préstamos Transferencias La Municipalidad de La Blanca, reportó transferencias de Capital o traslados de fondos a otras entidades por la cantidad de Q.7,

15 Contraloría General de Cuentas 8 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La municipalidad de la Blanca utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, adjudicó 08 concursos, finalizados anulados 00 y finalizados desiertos 00, según reporte de Guatecompras, generado al 31 de diciembre de 2014.(Ver hallazgo No. 3 relacionado con el Control Interno) Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad de la Blanca cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en el Módulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.

16 Contraloría General de Cuentas 9 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 5.3 Estados Financieros Balance General

17 Contraloría General de Cuentas 10 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Estado de Resultados

18 Contraloría General de Cuentas 11 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

19 Contraloría General de Cuentas 12 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Notas a los Estados Financieros

20 Contraloría General de Cuentas 13 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

21 Contraloría General de Cuentas 14 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

22 Contraloría General de Cuentas 15 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

23 Contraloría General de Cuentas 16 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

24 Contraloría General de Cuentas 17 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

25 Contraloría General de Cuentas 18 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Tarjetas kardex desactualizadas Condición En la evaluación realizada en el área de Almacén Municipal, se determinó que las Tarjetas de Kardex para el control de materiales y suministros no están actualizadas, de acuerdo a las compras efectuadas en el ejercicio fiscal Criterio El Acuerdo Numero de la Contraloria General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Numeral 2.4 Autorización y Registro de Operaciones, establece: Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de la organización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo. El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, versión 1, Modulo de Almacén, Numeral 1.3.7, establece: Controlar por medio de tarjetas numeradas y autorizadas, el ingreso, salida y existencia de los bienes y/o artículos, bajo su responsabilidad, tanto en unidades como en valores. Causa El Director de Administración Financiera Integrada Municipal, o ha realizado una supervisión y seguimiento oportuno del registro de ingreso y egreso de materiales y suministros en el área Almacén Municipal, para dar cumplimiento a lo establecido en la norma descrita. Efecto Provoca que los registros en las tarjetas kardex no sean razonables, confiables y oportunos para la toma de decisiones, limitando a su vez la efectiva fiscalización del manejo de los materiales y suministros.

26 Contraloría General de Cuentas 19 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, para que solicite al encargado de Almacén Municipal la actualización de las tarjetas kardex autorizadas, lo que permitirá contar con información verídica, real y oportuna para toma de decisiones y la fiscalización. Comentario de los Responsables Con base al Acta de Discusión No , de fecha 20 de abril de 2015, del libro L12 26,894 de Dirección de Auditoria de Municipalidades. Mediante oficio sin numero de fecha 20 de abril de 2015, el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, manifestó: "En conclusión quiero informarle, que he leído detenidamente las formulaciones y al respecto le manifiesto lo siguiente: Que nuestra Municipalidad es de reciente creación y por tal motivo desde que iniciamos a formular nuestras diferentes dependencias nos enfrentamos con el obstáculo de escases de recursos, por esas circunstancias se nos hizo un poco difícil crear oportunamente en el área de Administración Financiera Municipal lo relacionado al Almacén y como consecuencia también a no considerar un plan de Compras. Por lo motivos expuestos respetuosamente, solicito: Se dejen sin efecto los hallazgos formulados y en caso de no considerarlo, que las sanciones que se impongan sean mínimas, quedando en la espera de una resolución favorable a mi petición, porque a mi criterio, las faltas no afectan los recursos directos ni los intereses de la municipalidad y de los vecinos en el entorno de la misma, a las cuales servimos con el propósito que nuestro municipio tenga un crecimiento sostenible". Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que el responsable admite haber incurrido en incumplimiento. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 21, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL MARIO ROBERTO TOLEDO FUENTES 12, Total Q. 12, Lineas en Blanco Luego de Acción Legal

27 Contraloría General de Cuentas 20 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Hallazgo No. 2 Carencia de manual de funciones Condición Se comprobó que la no cuenta con Manual Funciones y Procedimientos que regulen las actividades que realiza el personal de la misma. Criterio El Acuerdo Número de la Contraloria General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental numeral 1.10 de la normas Manuales de Funciones y Procedimientos establece: La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los Jefes, Directores y de Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan Manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo. Causa El Concejo Municipal no ha promovido e implementado manuales que regulen las funciones y procedimientos de cada funcionario y empleado municipal. Efecto No permite delimitar la actividad, función y responsabilidad de cada uno de los empleados que laboran en la Municipalidad. Recomendación El Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y Director de Administración Financiera Integrada Municipal y Secretario Municipal para que elaboren e implementen el respectivo manual de Procedimientos. Comentario de los Responsables Con base al Acta de Discución No , de fecha 20 de abril de 2015, del libro L12 26,894 de Dirección de Auditoria de Municipalidades, mediante oficio sin numero de fecha 20 de abril de 2015, el Concejo Municipal, manifestó: " El municipio de La Blanca, departamento de San Marcos, fue creado por medio del Acuerdo Legislativo número: , del Congreso de la República, de fecha 23

28 Contraloría General de Cuentas 21 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) de Enero del año 2014, y los integrantes del Concejo Municipal tomaron posesión de su respectivo cargo el día once de Abril del año 2,014. Para iniciar la creación de las dependencias administrativas de la Municipalidad, fue muy difícil por no contar con los recursos financieros necesarios, y las que están actualmente funcionando se fueron creando gradualmente, seleccionando el personal idóneo para la buena marcha administrativa municipal, en beneficio del municipio. Por tal circunstancia, y ante los hallazgos encontrados en la auditoría financiera y presupuestaria y que se mencionan en su oficio mencionado, expongo que en relación al Hallazgo No. 2 Carencia de manual de funciones: Los manuales a que se refiere actualmente se encuentran en trámite según constancia del Instituto de Fomento Municipal INFOM, la que permito acompañar al presente expediente, por esa circunstancia no fue posible presentarlos en el momento que nos fue requerido en la auditoría correspondiente. Por tal razón y en caso que existiera alguna sanción por los hallazgos encontrados solicito que la misma sea mínima, por las circunstancias que ha atravesado ésta Municipalidad por falta de recursos al iniciar sus funciones". Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que los responsables no presentaron durante la ejecución de de Auditoria el Manual de Funciones del Personal, tampoco se presento como medio de prueba durante la discusión del hallazgo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 3, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL AROLDO ALFREDO CORDERO MONROY 2, SINDICO I ANIBAL DE JESUS RUIZ GIL 5, SINDICO II WELMAN ULICES LOPEZ BARRIOS 5, CONCEJAL I JOSE GONZALO MEDINA RAMOS CONCEJAL II JUVER EMIGDO CALDERON (S.O.A) CONCEJAL III JAIME UDIEL SOTO MOLINA CONCEJAL IV NELSON ELFIDO LOPEZ BARRIOS 5, Total Q. 21, Lineas en Blanco Luego de Acción Legal

29 Contraloría General de Cuentas 22 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Hallazgo No. 3 Carencia de cuentadancia Condición Se comprobó que los contratos de los Proyectos de Infraestructura de la Municipalidad, que corresponden a la ejecución del ejercicio fiscal 2014 no describen el número de Cuentadancia de la Municipalidad siendo los siguientes: 1) Contrato número de fecha , con valor de Q169, del Proyecto Ampliación Escuela Primaria Caserío Madronales, La Blanca, San Marcos. 2) Contrato número de fecha , con valor de Q240, del Proyecto Ampliación Escuela Primaria Caserío Tilapa, La Blanca, San Marcos. 3) Contrato número de fecha , con valor de Q169, del Proyecto Mejoramiento Cancha Polideportiva con Techado, Escuela Primaria, Caserío Cerritos, La Blanca, San Marcos y 4) Contrato número de fecha , con valor de Q209, del proyecto Mejoramiento Malecón Embarcadero, Caserío Almendrales, La Blanca, San Marcos. Criterio El Acuerdo No. A de la Contraloria General de Cuentas Articulo 1. Requerimiento de Identificación de Cuentadancia establece: En todo contrato de adquisición de bienes, suministros, obras y de prestación de servicios que suscríban los organismos del Estado, sus entidades descentralizadas y autónomas, unidades ejecutoras, las municipalidades y las empresas públicas estatales o municipales sujetas a la aplicación del Decreto Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento, deberá consignarse el número de registro de Cuentadancia de la entidad o entidades otorgantes. Causa Incumplimiento de la normativa legal, por parte del Secretario Municipal, al no consignar el número de Cuentadancia en los contratos suscritos. Efecto Incumplimiento de la normativa establecida por la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Secretario Municipal para que cumpla con la normativa relativa a consignar el número de Cuentadancia en todo

30 Contraloría General de Cuentas 23 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) contrato que suscriba la municipalidad. Comentario de los Responsables Con base al Acta de Discución de Hallazgos No , de fecha 20 de abril, del libro L12 26,894. No se pronunciaron al respecto. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que los responsables, no se pronunciaron al respecto y no presentaron prueba de descargo para ser analizada por la comisión de Auditoria. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL AROLDO ALFREDO CORDERO MONROY 18, SECRETARIO MUNICIPAL EDWIN AUGUSTO ESCOBAR MALDONADO 5, Total Q. 23, Lineas en Blanco Luego de Acción Legal HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de elaboración del plan anual de compras Condición Durante el proceso de auditoria se estableció que no se cumplió con efectuar la programación anual de compras, suministros y contrataciones del ejercicio fiscal 2014, en consecuencia no se trasladó a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adjudicaciones del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas. Criterio El Decreto Número 57-92, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, articulo 4, Programación de Negociaciones, establece: Para la eficaz aplicación de la presente Ley, las entidades públicas antes del

31 Contraloría General de Cuentas 24 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) inicio del ejercicio fiscal, deberán programar las compras, suministros y contrataciones que tengan que hacerse durante el mismo. El Acuerdo Gubernativo Número , del Presidente de la República de Guatemala, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas y sus reformas, articulo 41, Atribuciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, numeral 7, establece: Requerir de todas las entidades del Sector Público sus programas de compras, para su optimización y elaboración de estadísticas. Causa El Director de Administración Financiera Integrada Municipal y el Encargado de Compras, no han implementado procedimientos que permitan la elaboración del Plan Anual de Compras con el objeto de remitirlo a donde corresponde. Efecto Que el Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, no posea de manera oportuna la información del programa de compras de la municipalidad, para su optimización y elaboración de estadística. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal y Encargado de Compras, para que a finales de cada ejercicio fiscal, de manera oportuna, se consolide el detalle de las compras que se realizarán para cada programa durante el ejercicio fiscal siguiente y se remita a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, del Ministerio de Finanzas Públicas. Comentario de los Responsables En base a Acta de Discusión de Hallazgo No , de fecha 20 de abril de 2015, libro L12 26,894 de Dirección de Auditoria de Municipalidades, mediante oficio sin numero de fecha 20 de abril de 2015, el Director de Administración Financiera Integrada Municipal, manifestó: " En conclusión quiero informarle, que he leído detenidamente las formulaciones y al respecto le manifiesto lo siguiente: Que nuestra Municipalidad es de reciente creación y por tal motivo desde que iniciamos a formular nuestras diferentes dependencias nos enfrentamos con el obstáculo de escases de recursos, por estas circunstancias se nos hizo un poco difícil crear oportunamente en el área de Administración Financiera Municipal lo relacionado al Almacén y como consecuencia también a no considerar un plan de

32 Contraloría General de Cuentas 25 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Compras; por lo motivos expuestos respetuosamente, solicito: Se dejen sin efecto los hallazgos formulados y en caso de no considerarlo, que las sanciones que se impongan sean mínimas, quedando en la espera de una resolución favorable a mi petición, porque a mi criterio, las faltas no afectan los recursos directos ni los intereses de la municipalidad y de los vecinos en el entorno de la misma, a las cuales servimos con el propósito que nuestro municipio tenga un crecimiento sostenible". Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que los responsables admiten haber incurrido en incumplimiento. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto , Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto , Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL AROLDO ALFREDO CORDERO MONROY 18, DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL MARIO ROBERTO TOLEDO FUENTES 12, Total Q. 30, SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR En virtud que esta Municipalidad nació jurídicamente en el año 2014, no existen Auditorías anteriores; siendo esta Auditoria la Primera que la Contraloria General de Cuentas realiza en la historia de esta población. 8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERIODO 1 AROLDO ALFREDO CORDERO MONROY ALCALDE MUNICIPAL 07/04/ /12/ ANIBAL DE JESUS RUIZ GIL SINDICO I 07/04/ /12/ WELMAN ULICES LOPEZ BARRIOS SINDICO II 07/04/ /12/ JOSE GONZALO MEDINA RAMOS CONCEJAL I 07/04/ /12/ JUVER EMIGDO CALDERON CONCEJAL II 07/04/ /12/ JAIME UDIEL SOTO MOLINA CONCEJAL III 07/04/ /12/ NELSON ELFIDO LOPEZ BARRIOS CONCEJAL IV 07/04/ /12/ MARIO ROBERTO TOLEDO FUENTES DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL 9 EDWIN AUGUSTO ESCOBAR MALDONADO 02/05/ /12/2014 SECRETARIO MUNICIPAL 02/05/ /12/ BYRON ROBERTO PEREZ RAMIREZ DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION 02/06/ /12/ RUTH AMARILIS BARRIOS CARRETO AUDITORA INTERNA 01/07/ /12/2014

33 Contraloría General de Cuentas 26 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 9. COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Licda. MAIRA GEANETH MARTINEZ DE LOPEZ Coordinador Independiente Lic. LUIS ALFREDO CASIMIRO DOMINGUEZ Supervisor Gubernamental GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29, los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido y efectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman en cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.

34 Contraloría General de Cuentas 27 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) Visión (Anexo 1) Somos una Entidad Autónoma, eficiente y moderna, que gestiona, Administra y facilita bienes y servicios mediante planes, programas y proyectos que promueve el desarrollo integral de los habitantes del Municipio, a través de acciones económica, sociales, culturales y ambientales que contribuyan a mejorar la calidad de vida y satisfacer necesidades básicas de los habitantes de nuestro Municipio. Misión (Anexo 2) Ser la Institución líder que brinde servicios y bienes de calidad en beneficio de los habitantes del Municipio, promoviendo de forma participativa el desarrollo integral y sostenible del Municipio de La Blanca, con eficiencia, transparencia, equidad y responsabilidad.

35 Contraloría General de Cuentas 28 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Estructura Orgánica (Anexo 3)

36 Contraloría General de Cuentas 29 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente de Financiamiento (Anexo 4)

37 Contraloría General de Cuentas 30 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5)

38 Contraloría General de Cuentas 31 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6)

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