ADMINISTRACION DE PROYECTOS Y OPERACIONES. Gestión de los Costos del proyecto

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1 ADMINISTRACION DE PROYECTOS Y OPERACIONES Gestión de los Costos del FACULTAD DE INGENIERÍA UNIVERSIDAD NACIONAL DE CUYO Septiembre 2006 Ing. Jorge L.Moreno S. Áreas del conocimiento de la AP (PMI) Administración del costo del Calidad Especificaciones, QA, QC Alcance Requerimientos Cambios Información Comunicación Datos, coordinación Tiempo Control, atrasos Integración Habilidades Personal Recurso Humano Costo Presupuestos, control Problemas, soluciones Riesgo Servicios, maquinaria materiales Contratos Adquisiciones 1

2 Gestión del costo del Incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costos (de los recursos y decisiones para completar las actividades del cronograma) de forma que el se pueda completar dentro del presupuesto aprobado. 1- Estimación de Costos Desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del. 2- Preparación del Presupuesto de Costos Sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de costo. 3- Control de Costos Influir sobre los factores que crean variaciones del costo y controlar los cambios en el presupuesto del. Nivel de precisión. Unidades de medida. Gestión del costo del Enlaces con los procedimientos de la organización: Vinculación del sistema contable del (código o un número de cuenta) con el sistema de contabilidad de la organización ejecutante. Umbrales de control: umbrales de variación para los costos u otros indicadores. Reglas de valor ganado. Formatos de informes de costos. Descripciones de cada uno de los tres procesos de gestión de costos. 2

3 Gestión del costo del 1- Estimación de Costos Implica determinar, en forma aproximada, los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma. Incluye la identificación y consideración de diversas alternativas de costos. Entradas Herramientas y Técnicas Salidas.1Factores ambientales.2 Activos de los procesos de la organización.3 Enunciado del alcance del.4 EDT.5 Diccionario de la EDT.6 Plan de gestión del.1 Estimación x analogía.2 Determ. de índices de costos de recursos.3 Estimación ascendente.4 Estimación paramétrica.5 Software de gestión de s.6 Análisis de propuestas para licitaciones.7 Análisis de reserva.8 Costo de la calidad.1 Estimaciones de costos de las actividades.2 Inf. de soporte de la estimación de costos de las actividades.3 Cambios solicitados.4 Plan de gestión de costos (actualizaciones) Gestión del costo del Cuentas de Costo Se utilizan para imputar recursos y costos a las actividades del Básicas para generar reportes de costos Pueden estar basadas en el sistema contable de la organización Permiten consolidar la información Proveen una estructura jerárquica de costos dentro del 3

4 Gestión del costo 81 8 Apache Facility Expansion Project (APAC) Nivel 1 Development Costs 82 Installation 83 Operating Costs Nivel 2 Costs Design Drawings Specifictions Training Test/Setup Constructi on Concre te Structur al Finishe s Equipme nt Convey or Mechanical Electric al Nivel 3 Cost Categories L - Labor M - Material S - Subcontractor E - Equipment Gestión del costo del 2- Preparación del Presupuesto de Costos Implica sumar los costos estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una línea base de costo total, a fin de medir el rendimiento del. Entradas Herramientas y Técnicas Salidas.1Enunciado del alcance del.2 EDT.3 Diccionario de la EDT.4 Estimaciones de costos de las actividades.5 Inf. de soporte de la estimación de costos de las actividades.6 Cronogr. del.7 Calendarios recursos.8 Contrato.9 Plan gestión de costos.1 Suma de costos.2 Análisis de reservas.3 Estimación paramétrica.4 Conciliación del límite de la financiación.1 Línea base de costo.2 Requisitos para la financiación del.3 Plan de gestión de costos (actualizaciones).4 Cambios solicitados 4

5 Gestión del costo del 3- Control de Costos Implica realizar todas aquellas acciones que permitan realizar un seguimiento y control efectivo de los costos del, posibilitando influir sobre los factores que crean las variaciones del costo y controlar los cambios en el presupuesto del. Entradas Herramientas y Técnicas Salidas.1 Línea base de costo.2 Requisitos para la financiación del..3 Informes de rendimiento.4 Información sobre rendimiento del trabajo.5 Solicitudes de cambio aprobadas.6 Plan gestión del poryecto.1 Sistema de control de cambios del costo.2 Análisis de medición del rendimiento.3 Proyecciones.4 Revisiones del rendimiento del.5 Software de gestión de s.6 Gestión de variación.1 Estimación de costos (actualizaciones).2 Línea base de costo (actualizaciones).3 Medición rendimiento.4 Conclusión proyectada.5 Cambios solicitados.6 Acciones correctivas recomendadas.7 Activos de los procesos de la organización.8 Plan gestión proy. (act) Gestión del costo del 3- Control de Costos Influir sobre los factores que producen cambios en la LBC Asegurarse de que los cambios solicitados sean acordados Gestionar los cambios reales Asegurar que los posibles sobrecostos no excedan la financiación autorizada Realizar el seguimiento del rendimiento del costo para detectar y entender las variaciones con respecto a la línea base de costo (LBC) Registrar todos los cambios pertinentes con precisión en la LBC Evitar que se incluyan cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados en el coste o en eluso de recursos informados Informar los cambios aprobados a los interesados pertinentes Actuar para mantener los sobrecostos esperados dentro de límites aceptables. 5

6 Seguimiento y Control Análisis del cumplimiento de objetivos y desempeño de las variables relevantes Utilizar indicadores que permitan monitorear desempeño global del respecto del plan base acordado. Variación del Costo: VC=CE-CR Variación del Cronograma: VP=CE-CP Indice de Rendimiento de Costos: IRC=CE/CR Indice de Rendimiento de Cronograma: IRP=CE/CP Costo Planeado (CP): costo estimado de las tareas que se han previsto realizar en un período de tiempo dado, de acuerdo al presupuesto acordado. Costo del Trabajo Ejecutado (CE): es el costo, según presupuesto, de todas las tareas efectivamente realizadas durante un período de tiempo dado. Costo Real del trabajo realizado (CR):es el total de los costos incurridos para ejecutar las tareas en el período dado. CE=$ CR=$ CP=$ IRC (índice de rendimiento de costo) IRC=ejecutado/gastado=$ /$ =0,92 IRP (índice de rendimiento de plazo) IRC=ejecutado/planificado=$ /$ =0,86 100% $ $ atraso Fecha control Costo Presupuestado gastado Planificado=$ Gastado=$ Sobrecosto detectado Ejecutado=$ Ejecutado Inicio Fecha real de inicio 11 meses Tiempo 6

7 Análisis del cumplimiento de objetivos y desempeño de las variables relevantes 100% $ Costo Presupuestado PRONOSTICO DE COSTO FINAL $ gastado atraso Fecha control Planificado=$ Gastado=$ Sobrecosto detectado Ejecutado=$ Ejecutado Sobrecosto proyectado $ /0.92 =$ Faltante $ $ =$ Inicio Fecha real de inicio 11 meses Tiempo 7