CONSULTORÍA PARA LA SISTEMATIZACIÓN, ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

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4 TÉRMINOS DE REFERENCIA (TdR) CONSULTORÍA PARA LA SISTEMATIZACIÓN, ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS Consultoría: Lugar de destino: Plazo: Dedicación: Supervisor/persona a quien reporta: Consultoría para la Sistematización, organización y clasificación de los archivos del proyecto COP20/CMP10. Unidad de Coordinación del Proyecto - MINAM 2 meses A tiempo completo Responsable Administrativo y Financiero del Proyecto COP20/CMP10 (Programme/Finance Associate) 1. ANTECEDENTES El Ministerio del Ambiente (MINAM), ha sido el conductor y principal gestor de la agenda nacional de cambio climático y de las discusiones técnicas internacionales de cambio climático y es el punto focal del Perú ante la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre Cambio Climático (CMNUCC). Mediante Decreto Supremo MINAM, con fecha 16 de julio de 2013, se declaró de interés nacional la realización de la Vigésima Conferencia de las Partes de la CMNUCC-COP20 y de la Décima Reunión de las Partes del Protocolo de Kyoto-CMP10, así como de sus actividades y servicios conexos. Estas reuniones se llevaron a cabo del 01 al 12 de diciembre de 2014 en la ciudad de Lima. Asimismo, el artículo 3 del mencionado Decreto Supremo creó el Grupo de Trabajo Multisectorial (GTM), de naturaleza temporal, encargado de la preparación, organización y realización de los citados eventos, integrado por 16 Ministerios, incluyendo la Presidencia del Consejo de Ministros. Mediante Resolución Ministerial MINAM, se conformaron los equipos de trabajo del Ministerio del Ambiente encargados de dar apoyo a la Alta Dirección del Ministerio, a la Presidencia y a la Secretaría Técnica del Grupo Multisectorial. La realización de la COP 20/CMP 10 en el Perú, brindó una oportunidad sin precedentes, no sólo en términos de los resultados de los diferentes eventos que se realizaron en este contexto, sino que además permitió al Perú mostrar, a la comunidad internacional, las capacidades que tiene el País para organizar y preparar un evento de tal magnitud. De este modo, el MINAM, ha planificado para el cierre de Proyecto COP20/CMP10 la organización del acervo documentario de los diferentes componentes, por lo cual se ha determinado la necesidad de contar con los servicios de un(a) Consultor(a), con el fin de sistematizar, organizar y clasificar los archivos del proyecto de la COP20/CMP PROPÓSITO Y OBJETIVO DEL SERVICIO Bajo la supervisión de la Responsable Administrativo y Financiero del Proyecto o de la persona que éste designe, desempeñará las siguientes funciones:

5 Acervo Documental del Componente Agenda Interna. o Organizar temáticamente los archivadores en series documentales. o Clasificar el contenido de cada archivador, (serie documental) cronológicamente, foliar y digitalizar cada documento. o Elaborar en Excel la matriz general de la documentación, generada por el Componente ACI; este debe de contener el número, fecha, registro descriptivo o asunto de cada documento, destinario de tenerlo, el total de folio de cada documento y será vinculado con el respectivo escaneado. o Elaborar en Excel la matriz general de la documentación, recibida por el Componente ACI; esta debe de contener la fecha, registro descriptivo o asunto de cada documento, el total de folio de cada documento y será vinculado con el respectivo escaneado o Detallar en la hoja Matriz del Acervo Documental a remitir al Sistema Central de Archivo, el contenido descriptivo cada archivador o serie documental, el registro del expediente y la unidad contenedora clasificada. Dicha Matriz le será proporcionada por el Sistema Central de Archivo. o Acondicionar la unidad contenedora (cajas) con los archivadores clasificados numéricamente, contenedores que serán remitidos al Sistema Central del Archivo MINAM. Acervo Documental del Componente Frente Público. o Organizar temáticamente los archivadores en series documentales. o Clasificar el contenido de cada archivador, (serie documental) cronológicamente, foliar y digitalizar cada documento. o Elaborar en Excel la matriz general de la documentación, generada por el Componente FP; este debe de contener el número, fecha, registro descriptivo o asunto de cada documento, destinario de tenerlo, el total de folio de cada documento y será vinculado con el respectivo escaneado. o Elaborar en Excel la matriz general de la documentación, recibida por el Componente FP; esta debe de contener la fecha, registro descriptivo o asunto de cada documento, el total de folio de cada documento y será vinculado con el respectivo escaneado o Detallar en la hoja Matriz del Acervo Documental a remitir al Sistema Central de Archivo, el contenido descriptivo cada archivador o serie documental, el registro del expediente y la unidad contenedora clasificada. Dicha Matriz le será proporcionada por el Sistema Central de Archivo. o Acondicionar la unidad contenedora (cajas) con los archivadores clasificados numéricamente, contenedores que serán remitidos al Sistema Central del Archivo MINAM Acervo Documental del Componente Coordinación General COP20. o Organizar temáticamente los archivadores en series documentales. o Clasificar el contenido de cada archivador, (serie documental) cronológicamente, foliar y digitalizar cada documento. o Elaborar en Excel la matriz general de la documentación, generada por el Componente GC; este debe de contener el número, fecha, registro descriptivo o asunto de cada documento, destinario de tenerlo, el total de folio de cada documento y será vinculado con el respectivo escaneado.

6 o o Elaborar en Excel la matriz general de la documentación, recibida por el Componente GC; esta debe de contener la fecha, registro descriptivo o asunto de cada documento, el total de folio de cada documento y será vinculado con el respectivo escaneado. Detallar en la hoja Matriz del Acervo Documental a remitir al Sistema Central de Archivo, el contenido descriptivo cada archivador o serie documental, el registro del expediente y la unidad contenedora clasificada. Dicha Matriz le será proporcionada por el Sistema Central de Archivo. - Acondicionar la unidad contenedora (cajas) con los archivadores clasificados numéricamente, contenedores que serán remitidos al Sistema Central del Archivo MINAM. - Digitalizar el acervo documentario Rendiciones de viajes COP20. - Otras tareas que le sean asignadas por la Responsable Administrativo y Financiero del Proyecto (Programme/Finance Associate) de acuerdo con sus capacidades y el propósito de esta consultoría. Productos Esperados Resultado Indicador de desempeño/ Meta Fechas Informe de avance de las actividades definidas, adjuntando los productos generados en el periodo de consultoría reportada. Informe aprobado Informe final de las actividades definidas, adjuntando los reportes de sistematización de los archivos y las actas de entrega de la información al Sistema Central del Archivo MINAM. Informe aprobado ARREGLOS INSTITUCIONALES El Consultor será supervisado por la Responsable Administrativo y Financiero del Proyecto o la persona que la Dirección Nacional designe. El Consultor deberá coordinar el desarrollo de su trabajo con la Dirección Nacional del Proyecto o la persona que éste designe. Deberá presentar los Informes mensuales con los productos establecidos en el punto anterior. El consultor presentará sus Informes en las Oficinas del proyecto dirigido a la Responsable Administrativo y Financiero del Proyecto COP20/CMP DURACIÓN DEL TRABAJO La consultoría tendrá una duración de 2 meses contados a partir de la firma del contrato.

7 Los pagos serán realizados una vez aprobados los Informes y contra entrega del recibo de honorarios por parte del consultor dentro de los 3 días hábiles siguientes. 5. UBICACIÓN / SEDE DEL CONTRATISTA El Consultor desarrollará sus actividades desde las oficinas del EATO donde se le proporcionará un espacio físico, escritorio y una computadora. 6. PERFIL CARACTERÍSTICO DE LA PERSONA A CONTRATAR - CALIFICACIONES Y EXPERIENCIA a. Educación o Bachiller en economía, contabilidad, administración o carreras afines. o De preferencia con conocimiento del sector ambiental. b. Experiencia profesional o Al menos 3 años de experiencia profesional. o Mínimo 3 años de experiencia en sistematización de procesos administrativos. o Experiencia de trabajo con recursos de la cooperación internacional. c. Competencias clave o Capacidad de trabajo en equipo y actitud proactiva. o Responsabilidad y capacidad de trabajo bajo presión. o Dotes de organización y solución de problemas. o Alta capacidad de supervisión de equipos en base a resultados. o Disponibilidad inmediata. o Experiencia y capacidad de trabajo en equipo multidisciplinario y bajo presión. o Buen manejo de MS Office (Excel, Word y Power Point). 7. CRONOGRAMA DE PAGOS Resultado Fecha % Informe de avance Informe final % %

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12 1 Para pagos que no están basados a una suma global por productos, se debe indicar el número máximo de días/horas/unidades trabajados así como cualquier otro pago(viaje, per diem) y el correspondiente honorario en la tabla de Productos Entregables de arriba

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