EXCEL I LECCIÓN N 10

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1 Dar formato a números La mayoría de los datos que se utilizan en Excel son numéricos. Entre estos datos se incluyen datos financieros, fechas, fracciones, porcentajes y otra información que suele aparecer con una combinación de números y símbolos. Por ejemplo, en Adventure Works la contable hace un seguimiento semanal de las ventas por habitaciones. Al introducir los importes de ventas, ella podría escribir un signo de dólar seguido del número de dólares, el signo decimal y el número de centavos. Pero sabe que es mucho más fácil introducir simplemente los importes de ventas y dejar que Excel agregue estos formatos monetarios. Para tener un grado mayor de flexibilidad sobre cómo aparecen los datos numéricos, puede seleccionar una de las opciones de Excel para dar formato a los números. Estas opciones insertan y eliminan automáticamente símbolos y dígitos para reflejar el formato elegido. De manera predeterminada, todos los datos que usted introduce reciben el formato de la opción General, que muestra los datos tal y como usted los introduce. Si al introducir un número incluye una fecha o un carácter especial ($ % /, E e), Excel le da formato automáticamente con la opción apropiada. Si desea que las entradas aparezcan de otra manera, puede elegir entre los siguientes formatos, que están organizados por categoría. Categoría General Número Moneda Contabilidad Fecha Hora Porcentaje Apariencia Muestra los datos exactamente como usted los introduce. Muestra dos posiciones decimales de manera predeterminada. Muestra símbolos de moneda y otros símbolos apropiados para diversas regiones del mundo (incluyendo el euro). Muestra símbolos monetarios y alinea los signos decimales de las entradas de una columna. Muestra los días, los meses y los años en distintos formatos, como 18 de mayo de 2004, 18-May y 18/05. Muestra las horas, los minutos y los segundos en distintos formatos, como 8:47 p.m., 20:47 y 8:47:56. Multiplica los valores de las celdas por 100 y muestra el resultado con un signo de porcentaje.

2 (continúa) Categoría Fracción Científico Texto Especial Personalizado Apariencia Muestras las entradas como fracciones en diversas denominaciones y con distintos grados de precisión. Muestra las entradas en notación científica o exponencial. Muestra las entradas exactamente como las ha introducido, incluso aunque la entrada sea un número. Muestra y da formato a valores de lista y de base de datos, como códigos postales, números de teléfono y números de la seguridad social de Estados Unidos. Le permite crear formatos que no están disponibles en ninguna de las demás categorías. Puede dar formato a una celda antes o después de introducir un número en ella. En la lista de opciones de formato puede elegir el número de decimales que desea utilizar, seleccionar símbolos de moneda internacionales y establecer el formato para los números negativos. En este ejercicio dará formato a varias entradas numéricas de una hoja. 1 Inicie Excel y haga clic en la opción Más libros del panel de tareas Nuevo libro. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. 2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en y, después, haga clic en el icono correspondiente al disco duro. 3 Haga doble clic en la carpeta Practice, y después en la carpeta Lesson02. 4 Haga clic en el libro Percent Sales Increase y, después, haga clic en Abrir. Se abrirá el libro Percent Sales Increase. 5 Asegúrese de que la celda A1 esté seleccionada y, en el menú Formato, haga clic en Celdas. Haga clic en la ficha Número y, si es necesario, en la lista Categoría, haga clic en Fecha. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, con la ficha Número delante y la categoría Fecha seleccionada.

3 6 En la lista Tipo, haga clic en 14/03/01 y, a continuación, haga clic en Aceptar. La fecha de la celda A1 cambiará para reflejar el formato de fecha que ha seleccionado. 7 Seleccione el rango B3:F8. 8 En el menú Formato, haga clic en Celdas y, después, haga clic en Moneda en la lista Categoría. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas con las opciones de formato para Moneda (valores monetarios) seleccionadas. Observe que el formato predeterminado para la moneda incluye el signo de Euro ( ), un separador de millares y dos posiciones decimales.

4 En el paso 9, asegúrese de escribir un cero, no la letra O. 9 Haga doble clic en el cuadro Número de decimales, escriba 0 y presione Entrar. Las celdas seleccionadas tendrán ahora formato monetario sin decimales. 10 Seleccione el rango C10:F En el menú Formato, haga clic en Celdas y, después, haga clic en Porcentaje en la lista Categoría. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas con la categoría Porcentaje seleccionada y mostrará el formato de ejemplo para la primera celda del rango seleccionado. La única opción que puede cambiar para el formato de porcentaje es el número de decimales.

5 12 Haga clic en Aceptar. Las celdas seleccionadas tendrán ahora formato de porcentaje con dos decimales. 13 Haga clic en cualquier celda en blanco de la hoja. Se anulará la selección del rango seleccionado. También puede emplear la barra de herramientas Formato para especificar algunos de los formatos de número más utilizados. En la lección 3, Dar formato a celdas, se explica cómo utilizar la barra de herramientas Formato para dar formato a números.

6 14 En el menú Archivo, haga clic en Guardar. 15 Cierre este archivo pero deje Excel abierto para el próximo ejercicio

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