Universidad Veracruzana

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1 Universidad Veracruzana Guía de las actividades más comunes en Sharepoint Dirección General de Tecnología de Información

2 Índice Qué son los sitios de colaboración?... 3 Cómo iniciar sesión?... 3 Conociendo la nueva pantalla del sitio... 4 Pantalla inicial Nueva barra superior Barra lateral... 7 Árbol de navegación Menú de configuración personal, inicio y cierre de sesión Íconos inhabilitados Cómo publicar documentos?... 9 Cargar un documento Abrir un archivo Descargar un archivo Editar en Word (si tiene Office 2010 o 2013) Eliminar un archivo Suscribirse a los cambios Administrar opciones de la biblioteca de documentos Cambiar el nombre Eliminar biblioteca Autoría de documentos en línea Leer un documento en el explorador Imprimir desde el explorador Editar en el explorador Cómo agregar un usuario?... 20

3 Qué son los sitios de colaboración? Los sitios de colaboración ayudan a los equipos y comunidades a ser más eficaces al conectar a las personas y la información. No es necesario tener experiencia en el diseño de sitios Web para comenzar a utilizarlo. Los sitios basados en Windows SharePoint, llamados sitios de SharePoint, elevan el almacenamiento de archivos a un nuevo nivel y proporcionan comunidades para la colaboración en grupo que permiten a los usuarios colaborar en documentos, tareas y eventos, y hacen que les resulte más fácil compartir contactos y otra información. Windows SharePoint permite a los administradores de los equipos y los sitios administrar fácilmente el contenido y la actividad de los usuarios. Las funcionalidades principales de los sitios de colaboración son: Creación y visualización de archivos de Word, Excel y Power Point en línea Colaboración y coautoría de documentos Soporte para alojamiento y sincronización de bibliotecas de documentos Nueva opción de arrastrar y soltar para la carga de archivos Soporte para dispositivos móviles Integración con calendarios de correo institucional Sitios de colaboración para la administración de proyectos Visualización de diagramas y mapas interactivos Nuevo motor de búsqueda Interfaz renovada Mejora en la compatibilidad con navegadores web Cómo iniciar sesión? Abrir navegador web en la dirección electrónica de su sitio. Por ejemplo Poner especial atención, en la diagonal invertida \ y el nombre del dominio. Verificar que al iniciar, se vea el nombre de su cuenta y el menú de acciones del sitio y sus diferencias con la versión anterior.

4 Cuadro de inicio de sesión en Internet Explorer. Por ejemplo, si su correo es y su cuenta esta en el dominio XALAPA, su nombre de usuario será XALAPA\portales. Su contraseña sigue siendo la misma de su correo institucional. Cuadro de inicio de sesión en Mozilla Firefox. Conociendo la nueva pantalla del sitio Pantalla inicial. La primera pantalla que podrá visualizar será la de inicio donde encontrará barras de menú, cada una contiene sus propias operaciones. La barra lateral contiene las LIGAS Bibliotecas, Listas y Discusiones; cada una de ellas con su propia función.

5 Principales diferencias entre las pantallas de inicio: Barra superior de navegación Colores Menú acciones de sitio/configuración Nueva barra superior. Con esta nueva mejora, tenemos más opciones con las cuales trabajar. Ahora contiene funciones que hace más práctico su recorrido en el sitio.

6 La primera imagen muestra la versión anterior de la página. Recuerde que en el botón de las opciones que le permitía era crear un nuevo documento o carpeta, cargar un archivo, entre otras operaciones. Y así para los demás contenidos: En esta segunda imagen, muestra un menú más extenso, dentro de contiene dos pestañas de herramientas: Archivos y Biblioteca; en la que cada una contiene diferentes funciones. Pestaña de Archivos Pestaña de Biblioteca Lo mismo ocurrirá si se encuentra en Calendario. Y así con las demás listas., las herramientas serán: Eventos y Eventos

7 Calendario Barra lateral El menú que se presenta es básicamente lo mismo. Se encuentra de lado izquierdo de su pantalla y durante su navegación estará presente siempre. Anterior Actual Árbol de navegación. Se encuentra arriba de la Barra Superior. Durante toda su navegación estará siempre visible; con el cual podrá encontrar el lugar en el que este mientras trabaja. Versión anterior

8 Versión actual Menú de configuración personal, inicio y cierre de sesión. El menú de configuración lo podrá encontrar en la esquina superior derecha, y podrá cambiar la configuración de su página, cerrar su sesión o cambiar de usuario. Versión anterior Versión actual Íconos inhabilitados. Si al navegar por su página se encuentra con opciones en color gris, es decir no tiene acceso a algún botón. Puede ser por dos razones: 1. Si se encuentra en necesitará seleccionar un archivo en su casillero para poder habilitar las funciones:

9 De la siguiente manera aparecerán ya funcionales: 2. Si lo anterior no es posible, se deberá a que no tiene el permiso para usar el comando. Cómo publicar documentos? Cargar un documento. Siga los siguientes pasos para poder realizar la función: Versión anterior 1. Seleccionaba. 2. En el menú superior oprimía el botón. 3. Y le mostraba la siguiente ventana: El ícono de le permitía buscar el archivo a cargar.

10 4. Para finalizar daba clic en el botón de. Nota: si deseaba cargar más de un archivo, debebía iniciar sesión desde Internet Explorer. Versión actual A continuación los pasos: 1. De clic en. 2. Dentro de la pestaña seleccione 3. Seleccione. Le mostrará lo siguiente: Haga clic en botón de para elegir el archivo deseado. Posteriormente en el para finalizar con la operación.

11 Abrir un archivo. Para poder abrir un documento se presentan los dos casos. Versión anterior Pasos para abrirlo: 1. Se seleccionaba en el botón de 2. Se enlistaban los archivos 3. Y se seleccionaba en la columna de Tipo o de Nombre. Versión actual El mismo proceso realizará para abrir un archivo en la nueva versión. 1. Seleccione. 2. Posteriormente situé el cursor sobre el nombre del archivo: y de clic para abrirlo. Descargar un archivo. Para descargar un archivo se debe 1. Seleccionar al lado izquierdo del archivo deseado 2. Posteriormente en el menú superior dar clic en.

12 Otra manera de hacerlo es: 1. Seleccionar el elemento ubicado de el lado derecho del nombre del elemento. 2. Se desplegara la siguiente imagen en la que se debe dar clic en el Menú (señalado en rojo). 3. Y por último elegir la opción que requiera,. Editar en Word (si tiene Office 2010 o 2013) 1. Abra Word. 2. Menú Archivo-Abrir. 3. En el, escriba la dirección URL de su sitio: ejemplo: 4. Seleccione la biblioteca Documentos compartidos y el archivo que desea abrir.

13 Eliminar un archivo Versión anterior Al eliminar un archivo seleccionaba daba clic en el ícono marcado con rojo, y por último en Eliminar., buscaba el documento, y Versión actual Con la nueva versión, hay dos maneras de hacerlo:

14 Exactamente lo mismo que con la versión anterior: La opción se encuentra en la barra superior: 1. Dentro de vaya a, busque el archivo que desea eliminar y oprima el elemento marcado de rojo. 1. En localice el (los) archivo (s) y selecciónelo. 2. Se muestra lo siguiente: 2. Una vez que muestre la diríjase a la pestaña superior de y posteriormente en Seleccione para desplegar un menú y finalice con. Suscribirse a los cambios La página contiene un elemento el cual enviará notificaciones de cualquier cambio o movimiento que se haya realizado en el sitio. Anteriormente dentro seleccionaba la pestaña Acciones y posteriormente en Enviarme alertas. Para así poder elegir en qué elemento necesitaba el aviso de cualquier modificación.

15 Versión actual Ahora con la nueva versión, dentro de elija el archivo al que desea aplicar una alerta y en la barra superior se encuentra el ícono:. De esta manera podrá administrar sus alertas cuando haya cambios en el elemento, documento, lista o biblioteca que especifique. Administrar opciones de la biblioteca de documentos 1. Dentro de dirigirse a la barra superior. 2. En la pestaña pulsar. 3. A continuación le aparecerá la siguiente imagen y podrá realizar cambios como Nombre de la lista, Permisos, Eliminar bibliotecas, entre otros.

16 Cambiar el nombre Ahora si lo que desea es renombrar el elemento, lo podrá hacer dentro de la liga Título, descripción y navegación. Ésta se encuentra dentro de la misma ventana de Configuración de Biblioteca de Documentos, en Configuración General.

17 Eliminar biblioteca Siga los mismos pasos de los dos puntos anteriores para llegar a Permisos y administración y así deshacerse de una biblioteca. (Nota: los elementos eliminados los podrá recuperar en la, en de la barra lateral). Autoría de documentos en línea Le permite crear y compartir documentos de Word, Excel, PowerPoint en línea. Por ejemplo: Un archivo de Word se puede abrir en el Explorador Web sin la necesidad de tener instalado Office, de manera que se puede trabajar directamente con los documentos desde los sitios web donde se encuentren almacenados. Leer un documento en el explorador Cuando abra un documento en el sitio, automáticamente lo hará en el explorador. El diseño y el formato del documento serán idénticos a los que tendría en la vista de diseño de impresión de Word. Nota: Si no tiene instalado Microsoft Silverlight 2 o una versión posterior, Word Web App muestra una barra con un vínculo para instalar Silverlight. Silverlight no es necesario, pero los documentos se muestran más rápidamente y con mayor fidelidad visual en niveles de zoom elevados si tiene la última versión de Silverlight instalada. Si desea acercar la vista o ver una mayor proporción de la página en la pantalla, use el comando Zoom para ampliar o reducir la vista de la página. El ícono se sitúa en la esquina inferior derecha. Seleccione la flechita para mostrar los porcentajes que ya esten asignados.

18 También puede usar el comando Buscar para buscar palabras y frases. Los resultados de la búsqueda se muestran resaltados en el documento. Imprimir desde el explorador Para imprimir un documento, haga clic en la pestaña Y posteriormente en Imprimir. Editar en el explorador Si desea realizar cambios en el documento, sin que el equipo en el que se encuentra tenga Office, haga clic en el título de archivo deseado, este se subrayará en automático: Lo llevara a Microsoft Word Web App, como a continuación se muestra.

19 Ahora seleccione Modificar Documento, posteriormente Editar en Word Web App La vista de edición es para editar contenido y no para mostrar el documento; el diseño está simplificado y los elementos que no se pueden mostrar aparecen como marcadores de posición. Estos marcadores de posición impiden que se elimine accidentalmente contenido que se puede mostrar pero no modificar en Edición en Línea. Acciones que puede realizar en Vista de Edición: o o o o Agregar o eliminar contenido. Dar formato al texto. Puede usar los comandos de copiar o pegar y de deshacer o rehacer. Agregar imágenes, imágenes prediseñadas, tablas e hipervínculos. Las imágenes prediseñadas proceden de la colección de imágenes disponible en Office.com. De clic en la pestaña de Insertar y posteriormente en Imágenes prediseñadas.

20 Si desea ver qué aspecto tienen los cambios en el documento, en la pestaña, haga clic en y, a continuación, vuelva a cambiar la vista, seleccione la pestaña y posteriormente en el botón de. Cómo agregar un usuario? Nota: Los usuarios administradores de cada sitio son los únicos que podrán realizar esta operación. Si desea agregar un usuario a su sitio, deberá elegir de qué manera participará en el mismo y qué podrá realizar. Existen los siguientes grupos o perfiles: Con la versión anterior Propietarios: Control total Integrantes: Colaborar Visitantes: Leer Con la actual Propietarios: concede a los usuarios permisos de control total en el sitio. Integrantes: permiso de colaboración en el sitio. Visitantes: Permiso de lectura en el sitio y descarga. Lectores: Concede el permiso de lectura y acceso restringido para descargar documentos de Office (Word, Excel, PowerPoint).

21 Pasos para agregar al usuario: Con la versión anterior 1. En la barra lateral, seleccionaba, lo llevaba a una nueva ventana, ubicaba Nuevo y posteriormente Agregar usuarios. 2. En el recuadro escribía el correo institucional del nuevo usuario; y podía verificar su escritura correcta en el ícono que se muestra marcado de color rojo. 3. Después seleccionaba el grupo: 4. Seleccionando el casillero de verificación ( ) a su nuevo usuario un mensaje de ingreso en el sitio a su respectivo correo.. 5. Finalizando de clic en el botón. Con la versión actual 1. Seleccione el ícono de Configuración. Después en. 2. Se abrirá una nueva pestaña Permisos. Seleccione Conceder permisos

22 3. Le abrirá una ventana donde comenzará a ingresar datos. En el primer recuadro escriba el correo institucional de su nuevo usuario. Posteriormente seleccione para poder elegir el grupo/perfil del usuario, seleccione la flechita para desglosarlos: 4. Si desea enviarle un mensaje de invitación al correo del usuario, marque el recuadro. 5. Para finalizar de clic en el botón.

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