4. UNIDAD DE SUPERVISIÓN GENERAL

Transcripción

1 4. UNIDAD DE SUPERVISIÓN GENERAL

2 La Unidad de Supervisión General está adscrita a la Dirección General del Instituto, con el carácter de apoyo a la Institución. Objetivo: es la Unidad responsable de planificar, organizar, coordinar y dirigir las actividades de supervisión, en el ámbito disciplinario, administrativo y operativo, que se realicen en el Instituto con el propósito de alcanzar los objetivos institucionales y que tienen relación directa con el trabajo realizado por los trabajadores técnicos y profesionales. La Unidad de Supervisión General, contempla las siguientes funciones Generales: a) Supervisar las actividades administrativas, técnico profesionales y operativas del personal de la institución tanto en la sede central como en las sedes departamentales y municipales del Instituto; y b) Procurar la eficiencia y eficacia en la debida defensa de los usuarios de la Institución. La Unidad de Supervisión General, queda representada operativa y funcionalmente de la siguiente manera: i. Supervisor General; ii. Supervisor; iii. Asistente de Supervisión; y iv. Asistente Administrativo. Supervisor@ Supervisor@ General General Asistente Asistente Administrativ@ Administrativ@ Supervisor@s Supervisor@s Asistentes Asistentes de de Supervisión Supervisión Manual de Organización y Funciones 31

3 i. General Reporta: Director General; Coordina: Asesores Específicos, Jefes de Unidad, Directores de División, y Representantes de Instituciones y Organismos del ramo; y Supervisa: Supervisor, Asistente de Supervisión y Asistente Administrativo. 1. Coordinar y supervisar las actividades administrativas necesarias para el registro del monitoreo, supervisión y evaluación del cumplimiento de las funciones y responsabilidades del personal administrativo de la Unidad de Supervisión; 2. Velar por el cumplimiento de las políticas, objetivos y disposiciones de la Dirección General; 3. Supervisar que se atienda con diligencia y respeto, a todas las personas que requieran el servicio profesional de la institución; 4. Supervisar la calidad y diligencia profesional en el ejercicio de la defensa pública penal de los abogados defensores públicos; 5. Coordinar la supervisión de las actividades generales de las sedes Departamentales o Municipales; 6. Elaborar informes periódicos a la Dirección General en relación a las evaluaciones realizadas en las diferentes sedes de la Institución; 7. Supervisar que se mantengan los principios y enfoques de género, interculturalidad y transparencia en el quehacer del Instituto; 8. Informar permanentemente los resultados y actividades realizadas, al Jefe Inmediato Superior; 9. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades las autoridades superiores; y 10. Organizar y delegar en los Supervisores la tramitación de los procesos Administrativos Disciplinarios; Manual de Organización y Funciones 32

4 ii.. Reporta: Supervisor General; Coordina: Asistente Administrativo, Jefes de Unidad, Departamento y Sección; y Supervisa: Asistente de Supervisión. 1. Supervisar las mesas de trabajo de los abogados defensores públicos, las actividades del personal administrativo, operativo y técnico profesional; 2. Velar porque se mantenga la organización y el funcionamiento institucional; 3. Procurar que el personal administrativo, operativo y técnico profesional atienda con diligencia y respeto a todas aquellas personas que soliciten los servicios de la Institución; 4. Supervisar la calidad y la diligencia profesional en el ejercicio de la defensa pública penal; 5. Presentar al Supervisor General y a la Dirección General, cuando le sean requeridos, los informes correspondientes de las actividades llevadas a cabo en forma circunstanciada en cada una de las sedes supervisadas; 6. Supervisar las actividades generales de las sedes Departamentales y/o Municipales; 7. Velar porque se cumpla con los horarios o rutinas diarias del personal administrativo y profesional; 8. Revisar los libros de control y registro de las sedes con el objeto de que se mantengan al día y en buen estado; 9. Participar en las reuniones de trabajo de las sedes Departamentales y Municipales, cuando estas las requieran; 10. Supervisar que se mantengan los principios y enfoques de género, interculturalidad y transparencia en el quehacer del Instituto; 11. Informar permanentemente los resultados y actividades realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y 12. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades las autoridades superiores en el ámbito de competencia. Manual de Organización y Funciones 33

5 iii. Asistente de Supervisión Reporta: Coordina: Supervisor; y Asistente Administrativo, Jefes de Unidad, Departamento y Sección.. 1. Llevar el control de expedientes, memoriales, informes, notificaciones, resoluciones y otros documentos que se presentan a la Defensoría de la mesa que le ha sido asignada; 2. Redactar ponencias y proyectos de memoriales, oficios, telegramas, citaciones y otros documentes que sean necesarios para el proceso de cada caso; 3. Acompañar a los Supervisores cuando les sea requerida su presencia en actos procesales para tomar notas, apuntes y hacer gestiones; 4. Apoyar al Supervisor en el análisis de los expedientes, preparando minutas de los hechos, datos, actuaciones y todo acto relevante a la defensa; 5. Apoyar en las diligencias que sean necesarias en los procedimientos administrativos; 6. Informar permanentemente los resultados y actividades realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y 7. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades las autoridades superiores en el ámbito de competencia. iv. Asistente Administrativ@ Reporta: Coordina: Supervisor General; y Supervisor, Asistente de Supervisión, y Jefes de Unidad, Departamento y Sección. 1. Llevar registros de los expedientes, oficios e informes realizados en la Unidad; Manual de Organización y Funciones 34

6 2. Apoyar los procedimientos, procesos y sistemas administrativos y operativos de la Unidad cuando sea necesario o le sean requeridos por su Jefe Inmediato y la Dirección General; 3. Archivar la documentación, llevar los registros y controles derivados de los informes de supervisión y procesos administrativos asignados a su cargo; 4. Gestionar los recursos, materiales y equipo necesarios para el trabajo del personal de la Unidad; 5. Suministrar y llevar registro de los recursos, materiales y equipo necesarios para el funcionamiento de la Unidad; 6. Informar permanentemente los resultados y actividades realizadas, al Jefe Inmediato Superior; y 7. Cumplir con todas aquellas funciones, atribuciones y responsabilidades las autoridades superiores en el ámbito de competencia. Manual de Organización y Funciones 35