Señores Concejo Municipal Municipalidad de San José Presente. Estimados señores:

Transcripción

1 Señores Concejo Municipal Municipalidad de San José Presente Estimados señores: Reciban un cordial saludo, y a la vez con el propósito de cumplir con lo establecido en el Artículo 22 inciso G) de la Ley General de Control Interno, el cual consigna como competencia de la Auditoría Interna Elaborar un informe de la ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la auditoría interna, de la Contraloría General de la República y de los despachos de Contadores Públicos; en los últimos dos casos, cuando sea de su conocimiento,.. y la norma 2.6 Informes de Desempeño de las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, asimismo en observación a lo dispuesto en la Resolución Nº R-SC , comunicada en la Gaceta Nº 126 del 2 de julio del 2007, me permito presentarles el informe anual de labores del período 2013 de la Auditoría Interna, según los siguientes detalles: 1. Del Plan anual de trabajo del año Esta Auditoría elaboró y remitió a la Contraloría General de la República, el Plan Anual de Trabajo del año 2013, el cual fue enviado el 13 de noviembre del 2012 para conocimiento al ente Contralor mediante el Sistema PAI (Sistema de Planes de Trabajo para las Auditorías Internas), implementado por ese ente con el propósito de agilizar y robustecer las estrategias de fiscalización. De igual forma para conocimiento y análisis, este plan anual de trabajo 2013 se remitió al Concejo Municipal el 13 de noviembre de 2012 según consta en oficio número A-AI , el cual fue aprobado mediante oficio 2944-SM de fecha 22 de noviembre del En dicho Plan, se proyectó la realización de 109 (ciento nueve) estudios de Auditoría, distribuidos por su naturaleza según el detalle mostrado en el siguiente cuadro: 1

2 1. Distribución de estudios programados en Plan anual de Trabajo 2013 Descripción Cantidad de estudios Estudios Operativos 36 Estudios Financieros 26 Estudios Tecnológicos de Información 19 Estudios Área Aseguramiento de la Calidad 10 (*) Estudios Área Atención Denuncias y Especiales 8 Estudios Especial-Legal 10(**) Totales 109 Fuente: Plan anual de Trabajo de la Auditoría Interna del período 2013 oficio: A-AI (*) Obedece a procesos continuos de revisión interna de la calidad en la Auditoría Interna. (**) Obedece a valoraciones de denuncias y relaciones de hechos, emisión de criterios solicitados por el auditor, seguimientos, autorización de libros, estudios derivados de denuncias. 2. Gestión ejecutada por la Auditoría Interna, con indicación del grado de cumplimiento del plan de trabajo anual y de los logros relevantes: 2.1. De la proyección de 109 estudios se ejecutaron 188, lo anterior, se detalla a continuación: Distribución de estudios Programados en Plan Anual de Trabajo 2013 Auditoría Operativa Anexo 1 Auditoría Financiero Anexo 2 Auditoría Tecnologías de Información Anexo 3 Auditoría Calidad Anexo 4 Auditoría Legal Anexo 5 Denuncias- Especiales Anexo 6 Total Resumen Estudios Regulares Estudios Especiales Estudios de Seguimientos a Recomendaciones Denuncias Valoración de Denuncias Criterios Legales Solicitudes Ente Contralor Relaciones de Hechos Servicios Preventivos Especial-Calidad Solicitudes Ministerio Publico Solicitudes Auditor Total

3 2.2. Grado de Cumplimiento del plan anual de trabajo del 2013: Cantidad Programada Cantidad Ejecutada % Avance % Razones por las cuales se sobre ejecutó la meta: La sobreejecución se da por la elaboración de más estudios de los programados inicialmente, esto porque en el proceso de la auditoria se detectaron situaciones que debieron ser atendidas, tales como estudios de seguimientos, estudios de advertencias, y las diferentes asesorías legales Estudios que no se realizaron, según lo comunicado al Concejo Municipal mediante oficio A-AI del 6 de diciembre del 2013: Estudios no Ejecutados 1. Auditoría de carácter Financiero Programa III Inversiones. 2. Auditoría de carácter Financiero - Estudio sobre ejecución Presupuestaria del Comité Cantonal (Fondos Transferidos al Comité. 3. Auditoría de carácter Financiero - Ingresos Corrientes. 4. Auditoría de carácter Operativo - Estudio de Control de vialidad. 5. Auditoría de carácter Operativo - Estudio de Permisos de construcción. 6. Auditoría de carácter Operativo - Estudio Licencias comerciales. 7. Auditoría de carácter Operativo - Estudio Servicios Urbanos y su vinculación con la base de datos. 8. Auditoría de carácter Operativo - Estudio de Residuos Sólidos. 9. Auditoría de carácter Operativo - Estudio de Gestión de Inspección. 10. Auditoría de carácter Operativo - Funcionamiento administrativo y operativo del Departamento de Gestión Ambiental. 11. Auditoría de carácter Operativo - Gestión Tributaria. 3

4 Razones por las cuales no se ejecutaron los estudios al 31 de diciembre del 2013: 1. Estudio de Control de vialidad y Estudio de Permisos de construcción: Este estudio no se realizará para ajustar el plan de trabajo de la funcionaria Licda. Josephine Moraice Winter, debido al tiempo efectivo que laboró en el periodo, ya que su reingreso de la incapacidad que mantenía por enfermedad se dio hasta en mayo 2013, por lo que no es factible que finiquitara la totalidad de los estudios asignados para el actual periodo. 2. Estudio Licencias comerciales: Este estudio no se realizará para ajustar el plan de trabajo de la funcionaria Mónica Mora Quesada, debido al tiempo efectivo que laboró en el periodo ya que su incorporación a esta Auditoría fue en julio 2013, por lo que no es factible que finiquitara la totalidad de los estudios asignados para el actual periodo. 3. Estudio Servicios Urbanos y su vinculación con la base de datos: Este estudio no se realizará para ajustar el plan de trabajo de la funcionaria Mónica Mora Quesada, por las razones expuestas en el punto 3 anterior. 4. Estudio de Residuos Sólidos: Este estudio no se realizará para el 2013 por cuanto la Institución está reglamentando la Ley de Residuos (ley 8839). Se realizará en el 2014 ya que obtuvo un nivel de alto riesgo en el proceso de valoración del universo auditable de la Auditoría Interna y en espera de que se apruebe oficialmente el Reglamento interno correspondiente. 5. Estudio de Gestión de Inspección: Este estudio no se realizará en el 2013 por cuanto la Sección realiza una redistribución de los inspectores en diferentes áreas. Se realizará en el periodo 2014 ya que obtuvo un nivel de alto riesgo en el proceso de valoración del universo auditable de la Auditoría Interna. 6. Funcionamiento administrativo y operativo del Departamento de Gestión Ambiental: Este estudio no se realizará en el 2013 por cuanto se está reorganizando la Sección de Inspección que tiene inspectores ambientales. Se realizará en el periodo 2014 ya que obtuvo un nivel de alto riesgo en el proceso de valoración del universo auditable de la Auditoría Interna. 7. Gestión Tributaria: Se traslada para el periodo 2014 por cuanto se planea ingresar a evaluar toda la estructura de control interno en equipo de dos funcionarios por ser un estudio muy extenso y complejo. 4

5 A. Para la Sección de Auditoría Financiera: 1. Programa III Inversiones: No se realizará, debido a que el estudio de inversiones 2012 salió recientemente, y en seguimientos realizados se determinó que a partir del agosto la Gerencia de Provisión de Servicios está aplicando una nueva metodología de proyectos la cual se debe de dar tiempo para evaluar. Asimismo, se consultó sobre las obras realizadas en el 2013 y a agosto 2013 solo se habían realizado 2. En el análisis de la liquidación presupuestaria del 2013 se verá el grado de ejecución del Programa III. 2. Estudio sobre ejecución Presupuestaria del Comité Cantonal (Fondos Transferidos al Comité): No se realizará el estudio debido a que se realizará el estudio sobre los Estados Financieros del Comité Cantonal, estudio que requerirá el resto del año. Sobre los informes de ejecución presupuestaria, se realizará el seguimiento del estudio Ingresos Corrientes: Este estudio se traslada para el 2014, el tiempo restante no alcanza para realizarlo junto con los seguimientos pendientes. Una vez finalizado el estudio de activos se realizarán los seguimientos Logros relevantes La Sección de Tecnologías de Información de esta Auditoría Interna, en su planeación anual continúa mejorando la versión desarrollada del sistema de seguimientos a las recomendaciones, de igual forma se inició el desarrollo del software para control de la Correspondencia enviada y recibida, en el cual se espera unificar una serie de módulos relacionados con mantenimiento, revisión, consulta y emisión de correspondencia Mediante el Área de Aseguramiento de la Calidad se elaboró el Archivo Permanente Digital el cual fue realizado bajo un software que es una herramienta para manejo de menús y se llama MyAutoplay menú, en este programa, en el que se puede navegar mediante botones de manera fácil y expedita, el usuario deberá de seleccionar en la interface el botón que desee y lo llevará a las opciones que anda buscando, si desea devolverse, se posesiona en la parte inferior derecha en el botón que indica atrás y en la página o interface principal se encuentra el botón de salir del programa. Lo que refleja el establecimiento de un programa sumamente amigable para la consulta de diversos temas y normativa que atañe a la Auditoría interna. Este proyecto fue comunicado al Concejo Municipal mediante el informe 004-INF-A-2013 con fecha 20 de junio del

6 3. Estado de las recomendaciones 3.1 Del estado de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República al 31 de diciembre del 2013: El 31 de enero de 2014, con el oficio Nº (DFOE-SD-0236), la Lcda. Marjorie Gómez Chaves, Gerente del Área de Seguimiento de Disposiciones de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de la República, comunica al Auditor Municipal el Lic. Israel Barrantes Sánchez, el estado del seguimiento de las 21 disposiciones giradas a la Municipalidad de San José por la Contraloría General de la República al 31 de diciembre de 2013, (ver anexo 7), con los siguientes resultados: Resumen del estado de cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República Oficio de comunicación Total de Recomendaciones Cumplida Proceso de cumplimiento DFOE- DL-IF DFOE- DL-IF DFOE- DL-IF DFOE- DL-IF DFOE- PG-IF Total de disposiciones evaluadas en cuanto a cumplimiento % de disposiciones evaluadas 100% 34% 66% Fuente: Anexo 7, Oficio de la Contraloría General de la República Disposiciones emitidas y evaluadas en cuanto a cumplimiento Cabe señalar que el seguimiento de las disposiciones contenidas en los informes emitidos por la Contraloría General de la República posteriores al 1º de Diciembre de 2005, son competencia exclusiva del Área de Seguimiento de Disposiciones de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa del Ente Contralor, por lo cual, la Auditoría Interna, está exenta de darle seguimiento a estas disposiciones, excepto en aquellos casos en que esa instancia, solicite la colaboración respectiva. 6

7 3.2 De las recomendaciones emitidas por Despacho de Contadores Públicos : Carta de Gerencia Total de Recomendaciones Cumplida Proceso de cumplimiento CG Fuente: Seguimiento 039-Eseg-AI-2013, Anexo Nº De los seguimientos realizados en el periodo 2013 por la Auditoria Interna: El siguiente gráfico presenta el estado de las recomendaciones de los informes a los cuales se les dio seguimiento por esta Auditoría en el periodo 2013: Fuente: Seguimiento recomendaciones 2012, Anexo Nº 10 Es importante aclarar que de los estudios realizados en el periodo 2013 en la mayoría de los casos las recomendaciones tienen plazo de cumplimiento hasta el periodo siguiente, en este caso el 2014, por lo tanto será hasta el mismo que esta Auditoría programará los seguimientos respectivos. 7

8 3.4 Asuntos relevantes sobre dirección, exposiciones al riesgo y control, así como otros temas de importancia: En concordancia con la norma 2.6 de las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el sector público (R-DC ), la cual indica que: El auditor interno debe informar de manera oportuna y al menos anualmente, sobre lo siguiente c) Asuntos relevantes sobre dirección, exposiciones al riesgo y control, así como otros temas de importancia. ; esta Auditoría Interna a través del examen crítico, sistemático y detallado de los estudios determinó que de 22 informes formalmente comunicados al 31 de diciembre 2013, las recomendaciones se orientaron a fortalecer las debilidades detectadas en los siguientes aspectos : Tipo de Recomendación Dirección Control Interno Riesgo Fuente: Sistema de seguimiento, anexo 9. De conformidad con el resultado anterior, es importante recalcar que la mayor parte de nuestras recomendaciones están dirigidas a Control Interno, lo que refleja que la Institución debe fortalecer su Sistema de Control Interno, en cumplimiento a la normativa, sanas prácticas y al logro de sus objetivos. 8

9 3.5 De los Servicios Preventivos De conformidad con lo que se indica en las Normas para el ejercicio de Auditoría en el Sector Público, (R-DC ), Plan de trabajo anual, Tales datos deben desglosarse, en lo que proceda, en cuanto a las demás actividades que contenga el plan, incluyendo, entre otras, los servicios preventivos, (dentro de la naturaleza de fiscalización de la Auditoría Interna, se cuenta con servicios preventivos los cuales incluyen la asesoría, advertencia y autorización de libros), por lo que esta Auditoría realizó 9 a conocer: Nº Servicios Preventivos N de Informe 1 Servicio de Advertencia: "Modificación presupuestaria " 01-EA-AI Servicios de Advertencia por contrataciones de servicios profesionales indicadas en el oficio CONTAB EA-AI Servicios de Advertencia Calle nuestra señora del Perpetuo Socorro 003-EA-AI Servicios de Advertencia Reajuste de Dietas 004-EA-AI Servicio de advertencia por pagos de trabajos de administración. Servicio de Advertencia pago de incentivos a las cuentas Agente de cuenta Servicio de Advertencia sobre las debilidades de control determinadas en el análisis de las modificaciones presupuestarias y Servicio de Advertencia Análisis de la posible prescripción a la cuenta de la Asociación de Obras del Espíritu Santo (propiedad No ) Servicio de Advertencia actuaciones Funcionario Municipal de Participación Ciudadana 005-EA-AI EA-AI EA-AI EA-AI EA-AI

10 Sin otro particular, Atentamente, Lic. Israel Barrantes Sánchez Director Ejecutivo de Auditoría (Auditor) C. Archivo 10