INDICE I. PRESENTACIÓN POLÍTICAS GENERALES ÁMBITO DE APLICACIÓN V. MARCO JURÍDICO VI. PROCEDIMIENTOS VII. CATÁLOGO DE FORMAS

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3 INDICE I. PRESENTACIÓN II. III. POLÍTICAS GENERALES ÁMBITO DE APLICACIÓN IV. ALCANCE V. MARCO JURÍDICO VI. PROCEDIMIENTOS VII. CATÁLOGO DE FORMAS

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5 PRESENTACIÓN Con el propósito de dar cumplimiento a lo dispuesto en los Artículos 2, fracción III, 9 fracción I y 16 fracciones IV, VII y XI de la Ley que crea el Organismo Público Descentralizado Parque Fundidora, se expide el presente Manual de Procedimientos de la. El Plan Estatal de Desarrollo , establece para la administración estatal nos invita a conformar un gobierno productivo y de calidad, acorde a lo que demanda la sociedad. El presente instrumento administrativo tiene como objetivo fundamental documentar los procedimientos para el registro de ingresos propios, de los recursos federales, de la elaboración de la cuenta pública, las conciliaciones bancarias de los programas sociales, el pago de nómina y de egresos federales, así como del cierre contable. Se presentan los procedimientos documentados en cuatro apartados, los tres primeros desarrollan el proceso y el cuarto los formatos y los instructivos de su llenado. En la presentación de cada procedimiento se señala el área a la que pertenece, nombre, clave, fecha de elaboración su objetivo, se determina el alcance del procedimiento, se describe la terminología institucional del proceso, se definen las responsabilidades y se describe de manera general el desarrollo del proceso. En la segunda parte se desarrolla de manera descriptiva el procedimiento. Posteriormente se presenta un diagrama de flujo que señala de manera general los procesos de manera que se visualice la información básica. En el último apartado se presentan los formatos que se aplican y el instructivo para su elaboración. El Manual de Procedimientos de la está dirigido a que los servidores públicos del organismo se apeguen a los procedimientos establecidos y desarrollen su quehacer público en un marco de honradez, eficiencia y transparencia.

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7 POLITICAS GENERALES QUE DEBERÁN ENMARCAR EL FUNCIONAMIENTO DE EN EL PARQUE FUNDIDORA Los movimientos bancarios por transferencia sólo serán realizados por el servidor público designado oficialmente por el Director de Administración y Finanzas ante la institución bancaria. Todo egreso debe será autorizado por el Director de Administración y Finanzas, de igual forma debe ser validado por la Dirección de Contraloría. Cualquier egreso deberá ser facturado, contar con las pólizas y los respaldos correspondientes, así como registrarse en el Sistema Contable. La programación de los pagos será aprobada por el Director de Administración y Finanzas previo acuerdo con el Director General del Organismo. El egreso por pago de nómina será autorizado por el Director de Administración y Finanzas y por el Director Jurídico en representación del Director General. La selección y autorización de la cuenta bancaria para la transferencia de recursos en el pago de nómina la realizará el Director de Administración y Finanzas, comunicando formalmente al analista contable de egresos. Todo ingreso será registrado en el Sistema Contable del Parque Fundidora, contando con las pólizas y los originales de los respaldos correspondientes El arrendamiento de todo espacio deberá ser formalizado mediante una solicitud y contrato debidamente firmado por un apoderado o representante legal o persona facultada. La participará en la reunión de logística de comercialización de espacios, supervisando el costo beneficio para el Parque de los eventos programados. El personal responsable de los ingresos y egresos integrará diariamente los soportes documentales para la cuenta pública del organismo. El Director General validará la integración de proyectos de inversión factibles de proponer con recursos convenidos. La vigilancia y supervisión de los proyectos convenidos con recursos convenidos se realizará por la Dirección de Contraloría.

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9 ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente Manual de Procedimientos es de observancia directa de los servidores públicos de las áreas que conforman la Dirección de Administración y Finanzas, y de las áreas que se relacionan en los procedimientos que se enuncian.

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11 ALCANCE Aplica a todas las actividades relacionadas con el registro de los ingresos propios, de las conciliaciones bancarias de los programas sociales y de los recursos federales con los que cuenta el Organismo Público Descentralizado Parque Fundidora, hasta el pago de egresos tanto generales como de nómina así como la elaboración de la cuenta pública en sus modalidades y el cierre contable.

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13 MARCO JURÍDICO Ley que crea el Organismo Público Descentralizado denominado Parque Fundidora Decreto 372 publicado en el Periódico Oficial del 10 de julio del 2006 Ley de Administración Financiera para el Estado de Nuevo León Publicada el 18 de noviembre de 1994 y reformada el 24 de diciembre del Ley de Hacienda del Estado de Nuevo León Publicada en el Periódico Oficial del Estado del 28 de diciembre del 2004,y reformada en diciembre del 2010 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Estado de Nuevo León Decreto 388 publicado en el Periódico Oficial Número 388 del 14 de Agosto del 2008 y reformado el 3 de Diciembre del Ley de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Nuevo León. Decreto 256 publicado en el Periódico Oficial Número 36 del 19 de julio del 2008 y reformada el 30 de septiembre del Ley de fiscalización superior del Estado de nuevo león Decreto número 238 publicado en periódico oficial de fecha 22 de septiembre de 2011! Ley General de Contabilidad Gubernamental Publicada el 31 de diciembre del 2008 Ley de responsabilidades de los servidores públicos del Estado y municipios de nuevo león Publicada en el periódico oficial, el miércoles 29 de enero de Última reforma publicada en el periódico oficial: 24 de Diciembre de 2010 Reglamento Interior del Organismo denominado Parque Fundidora Publicado en el Periódico Oficial del 17 de diciembre del 2008! #$% & & '( ) ) * &!!

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15 PROCEDIMIENTO: Registro de los ingresos recibidos por arrendamientos de espacios Clave: AF Objetivo. Registrar contablemente las operaciones de recaudación diaria de los ingresos del Organismo para el manejo adecuado y seguro de los recursos financieros que ingresan y son informados por el Departamento de Eventos, quien entrega el recurso a la Tesorería del Organismo. 2.- Alcance. Desde la recepción de los Contratos de eventos y del Reporte General de Ingresos hasta el archivo documental del ingreso para que formen parte de la cuenta pública. 3.-Terminología. Contratos de Eventos.- Son los comprobantes de los ingresos obtenidos en el Departamento de Eventos del Organismo. Reporte de Ingresos por Eventos.- Es el documento donde se especifican los ingresos recibidos diariamente por eventos realizados en las áreas del Organismo y entregado en Tesorería. Reporte General de Ingresos Diarios para depósito en Bancos.- Es el documento que especifica los depósitos de los ingresos diarios ya sea en cheque o en efectivo que se realizan en el Organismo. Fichas de depósito: Es el comprobante expedido por el banco de los ingresos depositados en el banco a favor del Organismo. Área de Ingresos: Es el área donde se concentran, se manejan los depósitos bancarios y se registran todos los ingresos del Organismo. Ingresos: Aquellos recursos provenientes de los derechos, productos y aprovechamientos de los bienes con que cuenta el Organismo; así como de la venta de bienes y servicios. 1

16 PROCEDIMIENTO: Registro de los ingresos recibidos por arrendamientos de espacios Clave: AF -001 Póliza de Ingresos: Corresponde a la Factura del Evento 4.- Responsabilidades. Auxiliar Contable.- Recibir y revisar los reportes de ingresos y el Reporte General de Ingresos Diarios para depósito en Bancos, elaborar la póliza de ingreso y archivar. 5.- Desarrollo. Se reciben los reportes en el área de ingresos del departamento de Tesorería, el reporte general de ingresos por eventos, así como los comprobantes de ingreso, se revisa que concuerden los contratos de los eventos con el reporte de ingresos, el concepto y sumatorias; se verifica que los ingresos por eventos estén correctamente incluidos en el reporte general. Así mismo se deberá revisa que los contratos por eventos correspondan al reporte general de ingresos por eventos y verificar que el Reporte General de Ingresos Diarios para depósito en Bancos corresponda a las fichas de depósito entregadas. Se lleva un archivo documental y el original al archivo de Tesorería. 2

17 PROCEDIMIENTO: Registro de los ingresos recibidos por arrendamientos de espacios Clave: AF -001 ÁREA AUXILIAR CONTABLE (INGRESOS) ACTIVIDAD 1. Recepción y revisión de Documentos Recibe del Departamento de Eventos: Solicitud o cotización del Evento a realizar Elabora la factura con los datos de la solicitud de eventos y la archiva y envía a evento para su entrega al cliente. 2. Elaboración de Póliza de Ingresos y captura de Depósitos Previamente a la captura de la póliza de ingresos, se verifican los reportes de los eventos cobrados, revisando los contratos de eventos llevados a cabo. (El sistema proporciona un número de cliente) Se procede a capturar la póliza de ingresos por eventos en el sistema con la clave contable, el concepto del ingreso, la cantidad de ingreso por concepto y general Se captura la póliza de ingresos por eventos diario Se respalda con las copias de los contratos de eventos correspondientes Se anexan las fichas de depósito por día, para su aplicación en el sistema contable. 3. Archivo de Póliza de Ingreso Se anexa el original de la ficha de depósito y solicitud o cotización. 3

18 PROCEDIMIENTO: Registro de los ingresos recibidos por arrendamientos de espacios Clave: AF Se archivan las pólizas de ingresos con su respetivo soporte documental. Fin del Procedimiento 4

19 PROCEDIMIENTO: Registro de los ingresos recibidos por lanchas del canal Santa Lucía Clave: AF Objetivo. Registrar contablemente las operaciones de recaudación diaria de los ingresos del Organismo para el manejo adecuado y seguro de los recursos financieros que ingresan y son informados por el Departamento del Canal Santa Lucía, quien entrega el recurso a la. 2.- Alcance. Desde la recepción de los boletos vendidos en el Canal Santa Lucía y del Reporte General de Ingresos hasta el archivo documental del ingreso para que formen parte de la cuenta pública. 3.-Terminología. Boletos de embarcaciones: Son los comprobantes de los ingresos obtenidos en el Canal Santa Lucía por las embarcaciones que son del Organismo. Reporte de Ingresos por solicitudes de eventos: Es el documento donde se especifican los ingresos recibidos por los paseos realizados por las embarcaciones del Canal Santa Lucía que pertenecen al Organismo y entregado en Tesorería. Reporte General de Ingresos Diarios: Es el documento en el que se especifica los ingresos recibidos diariamente de todos los ingresos, entregados al área de Ingresos del Organismo. Fichas de depósito: Es el comprobante expedido por el banco de los ingresos depositados en el banco a favor del Organismo. Área de Ingresos: Es el área donde se concentran, se manejan los depósitos bancarios y se registran todos los ingresos del Organismo. 1

20 PROCEDIMIENTO: Registro de los ingresos recibidos por lanchas del canal Santa Lucía Clave: AF-002 Ingresos: Aquellos recursos provenientes de los derechos, productos y aprovechamientos de los bienes con que cuenta el Organismo; así como de la venta de bienes y servicios. 4.- Responsabilidades. Auxiliar Contable: Recibir y revisar los reportes de ingresos de solicitudes y el Reporte General de Ingresos Diarios para depósito en Bancos, elaborar la póliza de ingreso, turnar a firma y archivar. 5.- Desarrollo. Se reciben los reportes en el área de ingresos de la Dirección de Administración y Finanzas, el reporte general de ingresos por solicitudes de eventos del Canal Santa Lucía, así como los comprobantes de ingreso, se revisar que concuerden los boletos con el reporte de ingresos, el concepto y sumatorias; se verifica que los ingresos por boletos estén correctamente incluidos en el reporte general. Así mismo se deberá revisa que los boletos correspondan al reporte general de ingresos por renta de las embarcaciones y verificar que el Reporte General de Ingresos Diarios para depósito en Bancos corresponda a las fichas de depósito entregadas. Se lleva un archivo documental y el original al archivo contable de la. 2

21 PROCEDIMIENTO: Registro de los ingresos recibidos por lanchas del canal Santa Lucía Clave: AF-002 ÁREA ACTIVIDAD AUXILIAR CONTABLE (INGRESOS) 1. Recepción y revisión de Documentos Recibe del Departamento de Santa Lucía: Solicitud de eventos Reporte de venta diaria 1.2. Revisa el Reporte de venta diaria, que los boletos vendidos coincidan con las cifras del mismo Autoriza con su firma el reporte de venta diaria. 2. Elaboración de Póliza de Ingresos (Factura) Procede a capturar la póliza de ingresos (factura) por eventos en el sistema con la clave contable, el concepto del ingreso, la cantidad de ingreso por concepto y general Captura la póliza de ingresos por venta diaria Respalda con las copias de Solicitud o reportes de venta diaria Anexa las fichas de depósito por día Aplica el depósito correspondiente a la factura y se archiva. 3. Captura del Depósito Aplica en el Sistema Contable el depósito correspondiente a la Póliza de Ingreso (Factura) 3

22 PROCEDIMIENTO: Registro de los ingresos recibidos por lanchas del canal Santa Lucía Clave: AF Archiva facturas y fichas de depósito por número de depósito Fin del Procedimiento 4

23 PROCEDIMIENTO: Registro de los ingresos recibidos por estacionamientos Clave: AF Objetivo. Registrar contablemente las operaciones de recaudación diaria de los ingresos del Organismo para el manejo adecuado y seguro de los recursos financieros que ingresan y son informados por la Dirección de Operaciones, quien entrega el recurso al Departamento de Contabilidad del Organismo. 2.- Alcance. Desde la recepción de los Informes de funcionamiento diarios de Estacionamientos, renta de carros de Golf y renta de Tram, y del Reporte General de Ingresos hasta el archivo documental del ingreso para que formen parte de la cuenta pública. 3.-Terminología. Tickets: Son los comprobantes de los ingresos obtenidos en los cajeros automáticos y de las casetas de los distintos estacionamientos del Organismo. Recibos de Ingresos: Son los documentos generados cuando los carros de Golf o el Tram es rentado por Empresas o Particulares, en el cual se especifica los datos generales del cliente y la descripción de la renta y vehículo, este documento es generado en la Dirección de Operaciones y entregado a el área de Ingresos del Departamento de Contabilidad del Organismo. Reporte General de Ingresos Diarios: Es el documento generado por el sistema o elaborado por el personal de la Dirección de Operaciones del Organismo, donde se especifican los ingresos recibidos diariamente por cada estacionamiento y entregado en el Departamento de Contabilidad. Es el documento que especifica los ingresos recibidos diariamente de todos los ingresos, que son recibidos en el área de Ingresos del Organismo. Archivo de Depósitos: Es el documento que especifica los depósitos de los ingresos diarios ya sea en cheque, transferencia o en efectivo que se realizan en el Organismo. 1

24 PROCEDIMIENTO: Registro de los ingresos recibidos por estacionamientos Clave: AF-003 Fichas de depósito: Es el comprobante expedido por el banco de los ingresos depositados en el banco a favor del Organismo. Área de Ingresos: Es el área donde se concentran y se manejan los depósitos bancarios, en la cual serán registrados todos los ingresos del Organismo. Ingresos: Aquellos recursos provenientes de los derechos, productos y aprovechamientos de los bienes con que cuenta el Organismo; así como de la venta de bienes y servicios. 4.- Responsabilidades. Auxiliar Contable: Recibir y revisar los informes de funcionamiento de estacionamientos, así como de los recibos por renta de vehículos (carros de golf y tram) y el Reporte General de Ingresos Diarios para depósito en Bancos, elaborar las facturas respectivas y genera la póliza de ingreso respectiva, turnar a firma y archivar. 5.- Desarrollo. Se reciben los reportes en el área de ingresos del Departamento de Contabilidad, el informe general de funcionamiento por estacionamientos y renta de vehículos, así como del reporte general de ingresos diarios para depósito; los comprobantes de ingreso se revisan que concuerden con el informe de funcionamiento de estacionamientos con los comprobantes de ingreso(tickets), el concepto y sumatorias; se verifica que los ingresos por estacionamientos y renta de vehículos, estén correctamente incluidos en el reporte general. Así mismo se deberá revisar que los tickets de ingresos por estacionamientos correspondan al reporte informe de funcionamiento de estacionamientos de ingresos por estacionamientos y verificar que el Reporte General de Ingresos Diarios para depósito en Bancos corresponda a las fichas de depósito entregadas. Se lleva un archivo documental de depósitos y el original se encuentra anexo a la póliza de ingresos en el Departamento de Contabilidad del Organismo. 2

25 PROCEDIMIENTO: Registro de los ingresos recibidos por estacionamientos Clave: AF-003 ÁREA ACTIVIDAD AUXILIAR CONTABLE (INGRESOS) 1. Recepción y revisión de Documentos Recibe de la Dirección de Estacionamientos: Reporte diario de estacionamientos (cintermex, norte, sésamo y peñoles) Talonarios de boletos vendidos y reporte respectivo de eventos en Auditorio Banamex y el efectivo correspondiente a la venta de los mismos Solicitud del departamento de estacionamiento para renta de carros de golf, expreso fundidora o cajones de estacionamientos Si del estacionamiento peñoles recibe tickets y efectivo por el cobro manual, se cotejan cantidad de boletos con el efectivo entregado. 2. Elaboración de Póliza de Ingresos (factura) Previamente a la captura de la póliza de ingresos, se verifican los reportes de los estacionamientos, concuerden con los tickets y recibos Realiza la factura correspondiente Procede a capturar la póliza de ingresos por estacionamientos en el sistema con las claves contables correspondientes, el concepto del ingreso, la cantidad de ingreso por concepto y general Captura la póliza de ingresos por estacionamientos y renta de vehículos de forma diaria Respalda con sus tickets de ingreso correspondientes originales y los recibos de 3

26 PROCEDIMIENTO: Registro de los ingresos recibidos por estacionamientos Clave: AF-003 renta de vehículos Anexa copia de las fichas de depósito por día. 3. Captura del Depósito Aplica en el sistema contable el depósito correspondiente a la póliza de Ingresos (factura) 3.2. Archiva las facturas y fichas de depósito por número de depósito. Fin del Procedimiento 4

27 PROCEDIMIENTO: Pago de Egresos Generales Clave: AF Objetivo. Realizar los pagos que se efectúen mediante transferencias electrónicas o cheques, prioritariamente los de servicios personales y de los gastos necesarios para el funcionamiento del Organismo, recabando las documentación comprobatoria de la realización del pago. 2.- Alcance. Desde la recepción de la póliza de egreso y de la transferencia electrónica o cheque de pagos varios o del desglose de la nómina y su entrega mediante firma de recibido. 3.-Terminología. Gastos Generales.- Erogaciones realizadas por el Organismo para la operación del mismo, compra de bienes, consumible, mantenimientos y reparaciones, etc.. Comprobantes.- Es el soporte documental ampara las erogaciones realizadas mediante los cheques o las transferencias electrónicas, los cuales deben de cumplir con la normatividad aplicable al Organismo. Cheque o Transferencia Electrónica: Es el documento que contiene una orden de pago que se da a una institución bancaria a favor de un tercero, con el fin de cumplir los compromisos contraídos por el Organismo. 4.- Responsabilidades. Analista Contable(egresos).- Verificar que la documentación enviada por la Coordinación de Servicios Interno contenga la documentación soporte que amparen los gastos o compras efectuados, resguardar los documentos como son las facturas, órdenes de compra, etc. para realizar el pago correspondiente, y sean generados los cheques o las órdenes de transferencias electrónicas de pago. Analista Contable.- Revisa y firma las pólizas de egreso y diario generadas de la creación de los pasivos y el pago de los mismos. 1

28 PROCEDIMIENTO: Pago de Egresos Generales Clave: AF-004 Coordinación de Servicios Interno.- Entregar la documentación soporte que ampara todas y cada una de la adquisiciones, servicios y/o arrendamientos que sean generados por las operaciones del Organismo, mismas que deberán contener todo el soporte que ampare el proceso de adquisición, etc.. Dirección de Contraloría.- Valida la documentación soporte de las erogaciones realizadas y son selladas y firmadas de conocimiento..- Autoriza el pago de los compromisos establecidos por el Organismo, una vez que se encuentren debidamente soportados. 5.- Desarrollo. La Coordinación de Servicios Internos envía a la Dirección de Administración y Finanzas la documentación soporte de los gastos generales para su autorización, en caso de que no sean autorizados estos son devueltos a la Coordinación de Servicios Internos, en caso de ser autorizados por la Dirección de Administración y Finanzas son enviados al Analista Contable para su análisis y posteriormente son remitidos a la Dirección de Contraloría para su conocimiento y validación, en caso de no contar con toda la documentación que ampare dichos compromisos(pasivo), el total de la documentación es devuelta a la Coordinación para que sea soportada en su totalidad; una vez soportados documentalmente los compromisos (pasivos), son nuevamente enviados a la Dirección de Contraloría para su conocimiento y validación; al estar sellados y rubricados por la Dirección de Contraloría, son remitidos al Analista Contable, para que lleve a cabo el registro en el sistema contable de los compromisos adquiridos por el Organismo(pasivos), el analista contable(egresos) realizada la carga de los pasivos en el sistema, los pasivos registrados son enviados a la Dirección de Contraloría para su conocimiento y proceda a programar el pago de pasivo, generada la programación de pagos para elaborar el cheque o realizar la transferencia electrónica y realizar los pagos del pasivo. 2

29 PROCEDIMIENTO: Pago de Egresos Generales Clave: AF-004 ÁREA ACTIVIDAD COORDINACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS 1. Remite los Comprobantes de Gastos: 1.1. La Coordinación envía el soporte documental de los gastos generados por el Organismo a la para su autorización. 2. Recibe los Comprobantes de Gastos: 2.1. Los documentos son analizados por el Director de Administración y Finanzas para su autorización Los documentos no autorizados son remitidos a la Coordinación de Servicios Internos para que sean soportados documentalmente e inician este mismo proceso; los documentos que se encuentren soportados documentalmente son autorizados y rubricados por el Director de Administración y Finanzas, para ser enviados al Analista Contable. ANALISTA CONTABLE 3. Recibe las erogaciones autorizadas: 3.1 Los documentos autorizados por la Dirección de Administración y Finanzas, son analizados y enviados la Dirección de Contraloría. DIRECCIÓN DE CONTRALORÍA 6. Recibe las pólizas de diario: 6.1. Recibe las órdenes de compra, compra, facturas y cotizaciones para su conocimiento y validación Verifica que los documentos contengan todo el soporte documental y que se cumpla con los lineamientos y la normatividad aplicable De no cumplir con los requisitos es remitida nuevamente al Analista Contable, para solicitar la 3

30 PROCEDIMIENTO: Pago de Egresos Generales Clave: AF-004 documentación soporte a la Coordinación de Servicios Internos Una vez documentada y soportada la operación de egresos de diario, es nuevamente enviada a la Dirección de Contraloría para su conocimiento y validación Siendo rubricados los documentos por la Dirección de Contraloría, se envían al analista contable (egresos) para la programación de pago. ANALISTA CONTABLE (EGRESOS) 7. Recibe las pólizas de diario (ordenes de compra y compra): 7.1. Son recibidas los documentos de diario ya debidamente validadas por la Dirección de Contraloría, para efectuar la programación de pagos de pasivos Realiza la programación de pagos y es presentada al Director de Administración y Finanzas para su autorización. DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS ANALISTA CONTABLE (EGRESOS) 7.3. Autoriza la programación del pago de pasivos, se envía al analista Contable (egresos) conjuntamente con los documentos, para que lleve a cabo los pagos respectivos. 8. Recibe las pólizas de diario (ordenes de compra y compra) y programación de pagos: 8.1. Recibe los documentos y programación de pagos Se realizan los cheques o transferencias electrónicas para el pago del pasivo programado Realiza el pago del pasivo programado Anexa a los documentos la póliza de cheque o 4

31 PROCEDIMIENTO: Pago de Egresos Generales Clave: AF-004 transferencia electrónica Archiva las pólizas con su respectivo soporte documental. Fin del Procedimiento 5

32 PROCEDIMIENTO: Registro Contable de pago de Nomina Clave: AF Objetivo. Realizar los pagos que se efectúen mediante transferencias electrónicas o cheques, prioritariamente los de servicios personales y de los gastos necesarios para el funcionamiento del Organismo, recabando las documentación comprobatoria de la realización del pago. 2.- Alcance. Desde la recepción de la póliza de egreso y de la transferencia electrónica o del desglose de la nómina y su entrega mediante firma de recibido. 3.-Terminología. Servicios Personales.- Agrupa las remuneraciones del personal al servicio del Organismo, tales como sueldos, compensaciones, honorarios asimilables al salario, prestaciones y gastos de seguridad social, obligaciones laborales, y otras prestaciones derivadas de una relación laboral, pudiendo ser de carácter permanente o transitorio Listado de Pago de Nóminas.- Documento que emite la dirección de Recursos Humanos para el pago de sueldos Recibos de pago.- Comprobante de pago de sueldos y/o salarios que cobra en efectivo firmado por el servidor público. Comprobantes.- Es el soporte documental ampara las erogaciones realizadas mediante los cheques o las transferencias electrónicas, los cuales deben de cumplir con la normatividad aplicable al Organismo. Cheque o Transferencia Electrónica.- Es el documento que contiene una orden de pago que se da a una institución bancaria a favor de un tercero, con el fin de cumplir los compromisos contraídos por el Organismo.

33 PROCEDIMIENTO: Registro Contable de pago de Nomina Clave: AF Responsabilidades. Auxiliar Contable (egresos).- Alimenta en el sistema contable las información que el área de Recursos Humanos emite con la relación de personal y su salario correspondiente y demás prestaciones, verificado que contengan toda la documentación soporte, una vez almacenada dicha información se envía a la Dirección de Contraloría para su validación, ya validados los compromisos establecidos por el Organismo, se procede a la generación de la transferencias electrónicas para su pago. Dirección de Contraloría.- Entregar el desglose de nómina por lo menos dos días previos a la fecha de pago. 5.- Desarrollo. En pagos de nómina.- Se recibe el desglose de la nómina autorizada y validada, se realiza la transferencia de los recursos vía dispersión bancaria y se lleva a cabo el registro contable de los mismos.

34 PROCEDIMIENTO: Registro Contable de pago de Nomina Clave: AF-005 ÁREA ACTIVIDAD Área de Contabilidad 1. Recibe el desglose de nómina Recibe del área de Recursos Humanos el desglose de la nómina que corresponda, previa autorización de la Dirección de Administración y Finanzas Revisa que el desglose corresponda a la cantidad de la nómina a pagar Solicita el Analista Contable a la Dirección de Administración y Finanzas se le informe de que bancos se dispondrá el recurso para el pago de la nómina. Dirección de Administración y Finanzas 2. Autoriza de que cuenta bancaria se llevará a cabo el pago El Director recibe del Analista Contable la solicitud del recurso para el pago de la nómina El Director selecciona y autoriza la cuenta bancaria para la transferencia de los recursos y envía nuevamente al Analista la documentación respectiva con su autorización. Área de Contabilidad 3. Recibe soporte y autorización de pago El Analista Contable recibe la documentación y procede a realizar la dispersión bancaria para el pago de la nómina. 3.2 Una vez realizada la dispersión, registra y archiva el pago de la misma. Fin del procedimiento

35 PROCEDIMIENTO: Conciliaciones bancarias de Cuentas de los Programas Sociales Clave: AF Objetivo. Cotejar el saldo y los movimientos de la cuenta bancaria registrados por el Organismo contra lo que reporta la institución bancaria, a fin de llevar un control adecuado del saldo de los recursos disponibles en el banco 2.- Alcance. Inicia con los movimientos generados en el mes hasta el cierre contablemente y el último movimiento generado e integrado en los estados de cuenta bancarios vía internet. 3.-Terminología. Saldo Inicial de Conciliación.- correspondiente Es el saldo en bancos al cierre del mes Depósitos en tránsito.- Son los ingresos municipales que están contabilizados pero aún no se encuentran registrados en el banco Cheque devuelto.- Documento que contiene una orden de pago que se da a una institución bancaria en favor de una cuenta bancaria del Organismo y que fue devuelto por causas ajenas al Ente. Depósitos por contabilizar.- Son los ingresos municipales que están registrados en bancos pero no están contabilizados Cheques en tránsito.- Es el documento girado por el municipio que contiene una orden de pago a favor de un tercero y no ha sido cobrado dentro del mes en que se expidió 4.- Responsabilidades. Analista Contable (Egresos).- Analizar los estados de cuenta bancarios, los ingresos y egresos del Organismo y elaborar la conciliación bancaria de los programas sociales.. 1

36 PROCEDIMIENTO: Conciliaciones bancarias de Cuentas de los Programas Sociales Clave: AF-006 Analista Contable.- Integrar la conciliación bancaria a la cuenta pública. 5.- Desarrollo. Se imprime el Reporte Auxiliar Contable (conciliación bancaria) por cuenta del sistema de contabilidad y el estado de cuenta bancario vía internet, se verifican los datos de ingresos y de egresos, se incluyen los movimientos bancarios pendientes por contabilizar como Movimientos de inversiones, Intereses obtenidos y Comisiones cobradas. El saldo final debe corresponder al del auxiliar contable. Se entrega la conciliación bancaria al Analista Contable y archiva una copia. Se verifican los intereses y comisiones en bancos y se ve que corresponda a la cantidad que se tiene en los auxiliares de contabilidad del sistema contable, se integran en el Reporte de Estado de Origen y Aplicación de Recursos, se incluyen los ingresos y egresos en el mes que se reporte y se turna al Analista Contable para firmas de autorización e integración a la cuenta pública. 2

37 PROCEDIMIENTO: Conciliaciones bancarias de Cuentas de los Programas Sociales Clave: AF-006 ÁREA ACTIVIDAD ANALISTA CONTABLE (EGRESOS) 1. Análisis de Estados de cuenta bancarios Imprime el Reporte Auxiliar Contable (conciliación bancaria) del sistema de contabilidad Imprime los estados de cuenta vía internet, por institución bancaria y por cuenta Analiza los ingresos y egresos del Organismo y los saldos de las cuentas bancarias Si se encuentra alguna diferencia se contabiliza, ya sea si es comisión generada por el banco, movimientos de inversiones, Intereses obtenidos o algún ingreso no generado en el banco no reportado, quedando pendiente por contabilizar para el siguiente mes, como un depósito por contabilizar. 2. Elaboración de la Conciliación Bancaria Elabora la conciliación para coincidir con el saldo final en libros del mes correspondiente La conciliación bancaria se elabora por cuenta bancaria y por programa Imprime la conciliación bancaria Entrega copia de la conciliación bancaria al Analista Contable para su integración a la Cuenta Pública. Fin del Procedimiento 3

38 PROCEDIMIENTO: Elaboración de la Cuenta Pública Trimestral del Organismo Clave: AF Objetivo. Informar a las instancias superiores establecidas, el resultado del ejercicio presupuestal en un período determinado, así como dar a conocer a la población acerca de los logros alcanzados referentes al origen, uso y destino de los recursos que se ejercieron. 2.- Alcance. Inicia en el momento de ser autorizado el presupuesto del Organismo, hasta la elaboración de la cuenta pública y su presentación en el Congreso del Estado de Nuevo León. 3.-Terminología. Cuenta pública.- Informe que contiene los estados financieros, contables, patrimoniales, presupuestales, programáticos y de otro orden del Organismo como entidad sujeta de fiscalización de acuerdo a sus ingresos y egresos en un ejercicio fiscal. Balanza de Comprobación.- Documento interno que sirve de herramienta para la obtención de los Estados Financieros, estado auxiliar de la Contabilidad por virtud del cual se verifica la observancia del Principio de Partida Doble, que establece que el importe de los cargos efectuados en las cuentas es igual al importe de los abonos. Los datos para la formulación de la Balanza de Comprobación, deberán tomarse de los saldos que arrojen cada una de las cuentas del Libro Mayor. Para elaborar la Balanza de Comprobación, bastará con tomar los saldos al 31 de diciembre del año anterior, registrar los movimientos del año que se informa y determinar los saldos finales al 31 de diciembre del mismo período, para de ahí obtener los datos para las columnas de ingresos y egresos del año y de la balanza previa, que es de donde se obtiene el Estado de Resultados y el Balance General, respectivamente. Estados Financieros.- Estado de Situación Financiera, Estado de Variaciones en la Hacienda Pública, Estado de Cambios en la Situación Financiera, Informes sobre Pasivos Contingentes, Notas a los Estados Financieros. Estados de Resultados por restricciones: Documento que contiene la misma información que el estado de resultados. 1

39 PROCEDIMIENTO: Elaboración de la Cuenta Pública Trimestral del Organismo Clave: AF-007 Indicadores de Gestión: Son los ingresos de las partidas mas importantes del Organismo como son: Estacionamientos, contraprestaciones (renta de concesionarios), cuotas de mantenimientos y paseo santa lucía, así como número de eventos dirigidos a la comunidad y los eventos comerciales. Otros Formatos.- Estado Analítico del Activo, Estado Analítico de la Deuda, Fuentes de Financiamiento, Endeudamiento Neto, Financiamiento menos Amortización, Intereses de la Deuda, Información Presupuestaria, Estado Analítico de Ingresos, del que se derivará la presentación en clasificación Económica por Fuente de Financiamiento y Concepto, Estado Analítico del ejercicio del Presupuesto, Endeudamiento Neto, Financiamiento menos Amortización, Intereses de la Deuda, un Flujo de Fondos que resuma todas las operaciones, Información Programática, Análisis cualitativo de los Indicadores, estableciendo su vínculo con los objetivos y prioridades definidas, en el Plan de Desarrollo y los Programas Operativos Anuales y la información a que se refieren las fracciones I a III de este Artículo, organizada por Dependencia y Entidad. ASE.- Auditoría Superior del Estado 4. Presentación de Cuenta Pública y del Informe de Avance de Gestión Financiera. El Informe de Avance de Gestión Financiera comprenderá los períodos de enero a marzo, de abril a junio, de julio a septiembre y de octubre a diciembre y deberá presentarse a más tardar el último día hábil del mes inmediato posterior al período que corresponda. La integración de la cuenta pública trimestral se presentan: Abril, julio, octubre y enero. Se recibe un oficio cada tres meses de la Tesorería del Estado donde especifica la fecha de entrega de la cuenta pública trimestral Integración de la Cuenta Pública Anual, se recibe un oficio en el mes de febrero de la Tesorería del Estado, donde se especifica la fecha de entrega de la cuenta pública anual, generalmente es presentada al Congreso del Estado a mas tardas el 31 de marzo del año siguiente. La Cuenta Pública y el Informe de Avance de Gestión Financiera serán presentados por los Entes Públicos, en documento por escrito y en forma digitalizada. 2

40 PROCEDIMIENTO: Elaboración de la Cuenta Pública Trimestral del Organismo Clave: AF-007 ÁREA ACTIVIDAD ANALISTA CONTABLE 1. Imprime los Estado Financieros (estado de resultados, balance general y balanza) 1.1. Analiza los estados financieros, cuentas de gastos Supervisa los registros de los ingresos y egresos en el sistema de contabilidad para el trimestre correspondiente. 2. Captura en el Sistema de la cuenta pública de la Tesorería del Estado los siguientes documentos: 2.1. Indicadores de gestión Balance General Estado de Resultado Estado de Resultados por Restricciones Comentarios sobre las variaciones relevantes (por ejemplo: proveedores, activo fijo, inversiones en proceso, impuestos por pagar, etc.) Redacción y captura de los Estados Financieros (comentarios de la integración de las cuentas más relevantes como activo fijo, proveedores, inversiones en proceso o cualquier cuenta que requiera de un desglose especifico). 3. Se envía vía Sistema de cuenta pública de la Tesorería del Estado para su autorización 3

41 PROCEDIMIENTO: Elaboración de la Cuenta Pública Trimestral del Organismo Clave: AF-007 TESORERIA DEL ESTADO 4. Autorización de la Cuenta Pública Analiza la información recibida vía electrónica por el Organismo Autoriza vía electrónica el estatus de la cuenta pública del organismo (pasa al punto 4.4) Si no autoriza, notifica al Analista contable vía telefónica la observación realizada Actualiza en el sistema el estatus de autorización la cuenta pública respectiva. ANALISTA CONTABLE 4.5. Imprime dos juegos de la cuenta pública para firma del Director General del Organismo, así como del Director de Administración y finanzas del Organismo Obtiene dos juegos de copia de la cuenta pública firmada y se entregan a la Tesorería los juegos de la cuenta pública originales así como una de las copias de la cuenta pública. TESORERIA DEL ESTADO 4.7. Recibe las cuentas públicas y sella y firma de recibido una de las copias y se la entrega al Organismo para archivo. Fin del Procedimiento 4

42 PROCEDIMIENTO: Elaboración de la Cuenta Pública Anual del Organismo Clave: AF Objetivo. Informar a las instancias superiores establecidas, el resultado del ejercicio presupuestal en un período determinado, así como dar a conocer a la población acerca de los logros alcanzados referentes al origen, uso y destino de los recursos que se ejercieron. 2.- Alcance. Inicia en el momento de ser autorizado el presupuesto del Organismo, hasta la elaboración de la cuenta pública y su presentación en el Congreso del Estado de Nuevo León. 3.-Terminología. Cuenta pública.- Informe que contiene los estados financieros, contables, patrimoniales, presupuestales, programáticos y de otro orden del Organismo como entidad sujeta de fiscalización de acuerdo a sus ingresos y egresos en un ejercicio fiscal. Balanza de Comprobación.- Documento interno que sirve de herramienta para la obtención de los Estados Financieros, estado auxiliar de la Contabilidad por virtud del cual se verifica la observancia del Principio de Partida Doble, que establece que el importe de los cargos efectuados en las cuentas es igual al importe de los abonos. Los datos para la formulación de la Balanza de Comprobación, deberán tomarse de los saldos que arrojen cada una de las cuentas del Libro Mayor. Para elaborar la Balanza de Comprobación, bastará con tomar los saldos al 31 de diciembre del año anterior, registrar los movimientos del año que se informa y determinar los saldos finales al 31 de diciembre del mismo período, para de ahí obtener los datos para las columnas de ingresos y egresos del año y de la balanza previa, que es de donde se obtiene el Estado de Resultados y el Balance General, respectivamente. Estados Financieros.- Estado de Situación Financiera, Estado de Variaciones en la Hacienda Pública, Estado de Cambios en la Situación Financiera, Informes sobre Pasivos Contingentes, Notas a los Estados Financieros. Estados de Resultados por restricciones: Documento que contiene la misma información que el estado de resultados. 1

43 PROCEDIMIENTO: Elaboración de la Cuenta Pública Anual del Organismo Clave: AF-008 Indicadores de Gestión: Son los ingresos de las partidas mas importantes del Organismo como son: Estacionamientos, contraprestaciones (renta de concesionarios), cuotas de mantenimientos y paseo santa lucía, así como número de eventos dirigidos a la comunidad y los eventos comerciales. Otros Formatos.- Estado Analítico del Activo, Estado Analítico de la Deuda, Fuentes de Financiamiento, Endeudamiento Neto, Financiamiento menos Amortización, Intereses de la Deuda, Información Presupuestaria, Estado Analítico de Ingresos, del que se derivará la presentación en clasificación Económica por Fuente de Financiamiento y Concepto, Estado Analítico del ejercicio del Presupuesto, Endeudamiento Neto, Financiamiento menos Amortización, Intereses de la Deuda, un Flujo de Fondos que resuma todas las operaciones, Información Programática, Análisis cualitativo de los Indicadores, estableciendo su vínculo con los objetivos y prioridades definidas, en el Plan de Desarrollo y los Programas Operativos Anuales y la información a que se refieren las fracciones I a III de este Artículo, organizada por Dependencia y Entidad. ASE.- Auditoría Superior del Estado 4. Presentación de Cuenta Pública y del Informe de Avance de Gestión Financiera. El Informe de Avance de Gestión Financiera comprenderá los períodos de enero a marzo, de abril a junio, de julio a septiembre y de octubre a diciembre y deberá presentarse a más tardar el último día hábil del mes inmediato posterior al período que corresponda. La integración de la cuenta pública trimestral se presentan: Abril, julio, octubre y enero. Se recibe un oficio cada tres meses de la Tesorería del Estado donde especifica la fecha de entrega de la cuenta pública trimestral Integración de la Cuenta Pública Anual, se recibe un oficio en el mes de febrero de la Tesorería del Estado, donde se especifica la fecha de entrega de la cuenta pública anual, generalmente es presentada al Congreso del Estado a mas tardas el 31 de marzo del año. La Cuenta Pública y el Informe de Avance de Gestión Financiera serán presentados por los Entes Públicos, en documento por escrito y en forma digitalizada. 2

44 PROCEDIMIENTO: Elaboración de la Cuenta Pública Anual del Organismo Clave: AF-008 ÁREA ANALISTA CONTABLE ACTIVIDAD 1. Imprime los Estado Financieros (estado de resultados, balance general y balanza) 1.1. Analiza los estados financieros, cuentas de gastos Supervisa los registros de los ingresos y egresos en el sistema de contabilidad para el a correspondiente. 2. Captura en el Sistema de la cuenta pública de la Tesorería del Estado los siguientes documentos: 2.1. Indicadores de gestión Balance General Estado de Resultado Estado de Resultados por Restricciones Comentarios sobre las variaciones relevantes (por ejemplo: proveedores, activo fijo, inversiones en proceso, impuestos por pagar, etc.) Redacción y captura de los Estados Financieros (comentarios de la integración de las cuentas más relevantes como activo fijo, proveedores, inversiones en proceso o cualquier cuenta que requiera de un desglose especifico). 3. Se envía vía Sistema de cuenta pública de la Tesorería del Estado para su autorización 3

45 PROCEDIMIENTO: Elaboración de la Cuenta Pública Anual del Organismo Clave: AF-008 TESORERIA DEL ESTADO 4. Autorización de la Cuenta Pública Analiza la información recibida vía electrónica por el Organismo Autoriza vía electrónica el estatus de la cuenta pública del organismo (pasa al punto 4.4) Si no autoriza, notifica al Analista contable vía telefónica la observación realizada Actualiza en el sistema el estatus de autorización la cuenta pública respectiva. ANALISTA CONTABLE 4.5. Imprime dos juegos de la cuenta pública para firma del Director General del Organismo, así como del Director de Administración y finanzas del Organismo Obtiene dos juegos de copia de la cuenta pública firmada y se entregan a la Tesorería los juegos de la cuenta pública originales así como una de las copias de la cuenta pública. TESORERIA DEL ESTADO 4.7. Recibe las cuentas públicas y sella y firma de recibido una de las copias y se la entrega al Organismo para archivo. Fin del Procedimiento 4

46 PROCEDIMIENTO: Manejo de Recursos de Fondos Federales Clave: AF Objetivo. Registrar y Controlar los Recursos provenientes de Fondos Federales dentro del sistema de contabilidad, de acuerdo al convenio formalizado entre el Organismo y la Federación 2.- Alcance. Desde el depósito inicial de la aportación federal y la programación de los recursos, hasta la generación de los pagos por cada concepto establecido en el convenio. 3.-Terminología. Convenio.- Es el acuerdo donde se establecen compromisos entre el Organismo y la Federación, con fines específicos. Normatividad.- Es el Marco Legal que rige el convenio, que está integrado por un conjunto de leyes, reglamentos y cualquier otro tipo de ordenamiento jurídico aplicable, así como los lineamientos de operación de los recursos que se estipulen en el convenio. Recursos.- Es el dinero ministrado por la Federación al Organismo, el cual se encuentra estipulando en el convenio. 4.- Responsabilidades. Director General.- Participa en la integración de los posibles proyectos de inversión a realizarse con los recursos convenidos. Dirección de Contraloría.- Vigilar que se apeguen a los lineamientos de operación de los recursos Federales y a su normatividad. Auxiliar Contable.- Generar la información contable de los recursos provenientes de los fondos Federales y recibe la documentación para el pago de los egresos, realizando las pólizas de egresos respectivas con el soporte documental que se establezca en los lineamientos y su normatividad. 1

47 PROCEDIMIENTO: Manejo de Recursos de Fondos Federales Clave: AF Desarrollo. El auxiliar contable recibe copia de los proyectos a realizar en el Organismo, debidamente firmado como el soporte documental y las pólizas de ingreso que se lleguen a generar por el o los convenios firmados en el Ejercicio; así mismo respecto de los egresos, estos deberán contar con el soporte documental necesario que sustente la aplicación de los recursos provenientes de dicho(s) convenio(s), y estas a su vez deberán cumplir con la Normatividad aplicable al o los convenios firmados. La Dirección de Contraloría deberá ser informada y esta validará y firmara de conocimiento, todos y cada uno de los registros contables, ya sea de ingresos o de egresos. Después de que hayan sido validadas las operaciones por la Dirección de Contraloría, se procederá realizar el pago de los compromisos establecidos con los distintos proveedores de bienes y/o servicios contratados por el Organismo. 2

48 PROCEDIMIENTO: Manejo de Recursos de Fondos Federales Clave: AF-009 ÁREA DIRECCIÓN GENERAL 1. Firma de convenios ACTIVIDAD 1.1. El Director General, participa en la integración de los convenios que serán firmados para poder aplicar recursos federales en el Organismo Una vez acordado y concertado los términos del o los convenios de fondos federales, es firmado por las partes involucradas. 2. Aplicación de los Recursos: 2.1. De acuerdo a lo convenido, el Director General pone en marcha la aplicación de los recursos, una vez que estos hayan sido recibidos por el Organismo Gira las instrucciones necesarias a las distintas áreas involucradas, para así poner en marcha los proyectos que fueron acordados en los convenios firmados Envía a las diversas áreas involucradas las reglas de operación del fondo federal respectivo. ANALISTA CONTABLE 3. Del registro de los Ingresos: 3.1. El Analista Contable lleva a cabo el registro contable de los recursos recibidos correspondientes a los convenios celebrados de fondos federales Identifica plenamente este tipo de ingresos y realiza una conciliación de los mismos contra lo pendientes por recibir, hasta el momento en que fueron recibidos en su totalidad los mismos. 3

49 PROCEDIMIENTO: Manejo de Recursos de Fondos Federales Clave: AF Del registro de los Egresos: 4.1. El Analista Contable lleva a cabo el registro contable de los compromisos u obligaciones recibidas por las áreas respectivas, de los compromisos contraídos por el Organismo para la aplicación de recursos de los fondos federales Una vez registrados, dichas obligaciones estas son enviadas a la Dirección de Contraloría para su validación y conocimiento de las mismas, todas y cada una con su soporte documental. DIRECCIÓN DE CONTRALORÍA 5. Recibe y valida: 5.1. Recibe los registros contables de las distintas obligaciones del Organismo relativas a los fondos federales y son validadas que cumplan con la Normatividad vigente aplicable Las obligaciones que no cumplen con lo establecido en la Normatividad, son remitidas a las áreas correspondientes para que sean soportadas de acuerdo a la Normatividad vigente aplicable Las obligaciones que si cumplen o que han sido remitidas ya con su documentación soporte correcta, son enviadas al Auxiliar Contable de Egresos para realizar el pago respectivo (pólizas de diario). ANALISTA CONTABLE 6. Recibe las pólizas de diario y programación de pagos Recibe las pólizas de diario y la programación de los pasivos. 4

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