GUIA NUEVAS FUNCIONALIDADES V 6.0

Transcripción

1 GUIA NUEVAS FUNCIONALIDADES V 6.0 Índice Agenda... 2 Visores de la agenda... 3 Selector de fechas... 3 Barra de opciones de visualización... 4 Barra de navegación de fechas... 4 Calendario... 5 Visor de la agenda de CMW... 8 Visor de la agenda de Outlook... 9 Categorías Festividades Configuración de los visores Configuración de eventos automáticos Configuración de composiciones Soporte magnético individualizado por entidad

2 Agenda El módulo de agenda ha sido completamente renovado usando componentes más modernos, lo que hace que trabajar con la agenda de Colmadwin sea muy familiar para aquellos que hayan trabajado alguna vez con el calendario de Outlook. Con este cambio la agenda ha ganado enormemente en funcionalidad así como en integración, tanto con respecto a Colmadwin como con respecto a Outlook, lo que hará las delicias de quienes quieran exportar / importar los eventos de Colmadwin al calendario de Outlook. Hay que destacar que cada entidad y cada usuario tendrán su propia agenda dentro de Colmadwin, siendo el módulo de seguridad el que determine quien puede acceder a cada agenda. A continuación se explicará de forma pormenorizada las funcionalidades actuales de la agenda, las cuales se encuentran repartidas a lo largo de las siguientes vistas que componen el módulo de agenda: Visores de la agenda o Visor de la agenda de CMW o Visor de la agenda de Outlook Categorías Festividades Configuración de los visores Configuración de eventos automáticos Configuración de composiciones 2

3 Visores de la agenda En los visores de la agenda (de CMW y de Outlook) se ha procurado que el comportamiento sea lo más parecido al comportamiento de Outlook, para que de esta forma la utilización de dichos visores sea lo más familiar posible para la mayor parte de los usuarios. Selector de fechas En la parte superior izquierda de la agenda se encuentra el selector de fechas, donde visualizaremos las distintas festividades configuradas con sus respectivos colores identificativos, el día actual en el que nos encontramos (el 29 de Mayo de 2012 en la imagen de ejemplo) y los días en los que hay eventos, que estarán en negrita (el 25 de Mayo de 2012 en la imagen de ejemplo). Con las flechas que se encuentran en los laterales del mes (mayo de 2012) podremos navegar al mes anterior o siguiente según la flecha que pulsemos. También podremos pulsar sobre el mes para que nos aparezca una pantalla de selección de meses (ver la 2ª imagen), deberemos mantener el botón izquierdo del ratón pulsado si queremos navegar en esta vista. Cada vez que hagamos click en un día automáticamente el visor pasará a mostrar los eventos que haya en dicho día. Con el botón Hoy nos situaremos en la fecha actual del sistema y con el botón de Ninguna el selector de fechas no mostrará ningún día como seleccionado. 3

4 Barra de opciones de visualización En la barra de opciones de visualización podremos escoger la forma en la que queremos visualizar el visor: por día, semana o mes. Si escogemos la vista por semana tendremos opciones de visualización adicionales: mostrar sólo los días laborales de la semana o mostrar todos los días de la semana, y en el caso de mostrar todos los días de la semana si queremos ver cada día en una columna o ver los días en cajetines (ver imagen de ejemplo). Destacar que los días no laborales salen reflejados con un fondo azul, los días laborales con un fondo blanco, el día actual seleccionado con un fondo azul claro y el día actual del sistema con un recuadro de color oro. Barra de navegación de fechas Aparte del selector de fechas disponemos también de la barra de navegación de fechas, que en función de si estamos visualizando por día, semana o mes irá avanzando o retrocediendo diariamente, semanalmente o mensualmente. 4

5 Por ejemplo, en la imagen de ejemplo se puede observar como estamos visualizando por semana laboral, así pues si pulsamos en la flecha de la derecha avanzaremos una semana laboral (mostrará del 25 al 29 de Junio de 2012) y si pulsamos en la fecha de la izquierda retrocederemos una semana laboral (mostrará del 11 al 15 de Junio de 2012). Calendario La configuración del calendario varía en función de las opciones de visualización que hayamos escogido pero de forma genérica cabe destacar los siguientes elementos: Una barra en la que se mostrará información sobre el día que se está mostrando en la columna del calendario. Una zona en la que se mostrarán los eventos que duren 24 horas o más, que siempre estará visible en la parte superior Un indicador de la hora actual en la que estamos, situado en la escala de tiempo. Unos indicadores que nos llevarán al día anterior / siguiente más próximo con eventos, siempre y cuando estemos situados en un día que no tenga eventos. En el caso de que estemos situados en un día que tenga eventos estos indicadores aparecerán deshabilitados. Una zona, que ocupa la mayor parte del espacio disponible, donde se mostrarán los diferentes eventos (siempre que duren menos de 24 horas). 5

6 En esta imagen podemos ver como se ha creado un evento que dura desde las 17:00 de la tarde del día 19 hasta las 19:00 de la tarde del día 20 (como dura más de 24 horas lo muestra en la zona reservada a ese tipo de eventos) y que se trata de un evento que tiene configurado un recordatorio (de ahí el icono del reloj), de una reunión (de ahí el icono de las dos personas), de que es privado (de ahí el candado) y que ocurrirá fuera de la oficina (de ahí que las horas afectadas tengan un color específico). En el caso de que sólo estuviésemos viendo un día aparecería, en el evento, una flecha hacia derecha o izquierda, indicando que el evento se extiende al día siguiente o posterior, respectivamente. También se ha creado un evento que dura media hora y que se celebrará fuera de la oficina (en este caso el color específico aparecerá a la izquierda del cajetín del evento) Por último hay uno o más eventos creados para el día 20, pero como quedan fuera del área de visualización no los veremos, de ahí que aparezca una flecha indicándonos que más abajo hay uno o varios eventos. NOTA: La zona blanca representa horas que son laborables, mientras que la zona azul claro representa horas que no son laborables. Haciendo click con el botón derecho del ratón sobre un evento o cualquier otra zona del calendario aparecerá un menú contextual, que en función de en dónde hayamos hecho click tendrá unas u otras opciones habilitadas. La opción para refrescar eventos no suele ser necesaria ya que el calendario automáticamente refresca los eventos cada vez que se producen cambios. Las opciones de cortar, copiar y pegar nos permitirán pasar eventos desde el visor de la agenda de CMW al visor de la agenda de Outlook desde Colmadwin. Haga click sobre un evento del visor de la agenda de CMW y córtelo o cópielo, vaya al visor de la agenda de Outlook y péguelo y habrá pasado el evento desde Colmadwin a Outlook. Lo mismo se podría hacer en sentido inverso. 6

7 NOTAS Es importante, para los eventos recurrentes, diferenciar entre serie y repetición. Lo que se realiza sobre la serie afecta a todas las repeticiones a las que da lugar la recurrencia del evento, mientras que lo que se realice sobre la repetición sólo afecta a la repetición seleccionada, dando lugar a una excepción. En el caso de eventos con recordatorio la pantalla de recordatorio sólo saldrá para avisar de aquellos eventos con recordatorio que pertenezcan a la agenda actualmente seleccionada. La pantalla de recordatorio de eventos no aparece hasta que se abre la agenda, una vez abierta, aunque se cierre, se seguirá mostrando la pantalla de recordatorio de eventos en base a la configuración escogida. El proceso de borrado de ejercicios (Contabilidad -> Empresas -> Borrar ejercicios) borra automáticamente todos los eventos que pertenecen a la entidad de la cual se está borrando el ejercicio y que están comprendidos entre la fecha del ejercicio borrado, a excepción de los eventos con recurrencia, que no son borrados). Proceso de exportación / importación o Sólo se exportan / importan los eventos pertenecientes a la entidad que se está exportando / importando. o Si sólo se exporta / importa la tabla de eventos se pierden sus recurrencias. o Si sólo se exporta / importa la tabla de recurrencias se pierde todo, ya que una recurrencia no puede ser consultada si no tiene su correspondiente evento. o Si sólo se exportan / importan las tablas del calendario pero no las de procesos que dan lugar a eventos se pierde la relación entre el proceso y el evento o Si se exportan / importan las tablas de procesos que dan lugar a eventos pero no los eventos se pierden los eventos de dichos procesos. 7

8 Visor de la agenda de CMW A través del visor de la agenda de CMW podremos visualizar todos los eventos que están registrados en CMW, bien sea porque se han importado de Outlook, porque han sido generados de forma automática por CMW o porque han sido creados manualmente a través del visor. En el visor de la agenda de CMW nos encontramos con nuevos elementos: Barra identificadora del calendario: muestra el nombre del calendario al que hace referencia la subcolumna dentro de la columna del día (usuario o entidad). Divisor entre el selector de fechas y el selector de agendas: Aparte de dividir ambos selectores tiene otra función. Si se hace click sobre él y se arrastra hacia arriba ganaremos más espacio para el selector de calendarios, si se arrastra hacia abajo ganaremos más espacio para el selector de fechas. En el selector de agendas visualizaremos las distintas agendas a las que, como usuario, tenemos acceso. Al entrar en la vista aparecerá, por defecto, seleccionada la agenda del usuario, aunque luego podremos ir seleccionando una u otra según necesitemos. NOTA: en función del nº de agendas que se seleccionen y la cantidad de eventos que haya en dichas agendas el comportamiento del visor de agendas de CMW puede ser inestable debido al gran volumen de información que podría llegar a cargar. 8

9 Visor de la agenda de Outlook A través del visor de la agenda de Outlook se ofrece la posibilidad de poder consultar, crear y editar los eventos (siempre que no sean recurrentes) del calendario de Outlook que tengamos establecido como predeterminado. NOTA: Para saber que calendario de Outlook tenemos establecido como predeterminado no tenemos más que ir a: Windows 7 / XP (vista por categorías): Inicio -> Panel de control -> Cuentas usuario-> Correo -> Archivos de datos Windows 7 / XP (vista clásica): Inicio -> Panel de control -> Correo -> Archivos de datos En caso de que Outlook esté abierto podremos visualizar la información nada más abrir el visor de la agenda de Outlook, en caso de que no esté abierto nos saldrá una pantalla de selección de perfil que en la mayor parte de los casos no tendremos más que aceptar. Destacar que en caso de tener el visor de la agenda de Outlook abierto y el calendario de Outlook abierto simultáneamente los cambios que se realicen en un sitio quedarán automáticamente reflejados en el otro. NOTA: En el visor de la agenda de Outlook se pierde el color de la categoría que se haya dado al evento en el calendario de Outlook. NOTA: En el visor de la agenda de Outlook no se reflejan las festividades. 9

10 Categorías Es importante tener presente que para poder hacer uso de los cambios realizados en esta vista es necesario reiniciar la agenda (cerrar la vista Visor de la agenda de CMW y volver a abrirla) en caso de que la tengamos abierta. A través de la vista de categorías podremos añadir / consultar / modificar/ borrar las categorías en las cuales se irán agrupando los eventos que se vayan generando en la agenda de CMW, permitiéndonos identificar rápidamente el tipo de evento que estamos viendo en la agenda. Se trata de una sencilla vista donde tan sólo tendremos que dar un nombre identificativo a la categoría y configurar el color de fondo identificativo de dicha categoría. El color de fondo viene dado por el color del borde, el color de relleno 1 y el color de relleno 2, adicionalmente podremos conseguir un efecto degradado desde el color de relleno 1 hasta el color de relleno 2 usando la barra deslizante. NOTA: Determinadas categorías no podrán ser borradas, ya que son categorías de sistema, aunque si podrán ser modificadas. 10

11 Festividades A través de la vista de festividades podremos añadir / consultar / modificar/ borrar las festividades que afecten a nuestra actividad o aquellos días especiales que sin ser festivos queremos que queden reflejados en el calendario. Se trata de una sencilla vista donde, para cada festividad, tendremos que indicar la fecha, el nombre de la festividad, el grado de permisividad para crear eventos dicho día, el color de fondo para la festividad y qué parte del día queremos ver con dicho color de fondo. Por defecto en CMW se ha usado la siguiente convención para las festividades: Sombreado rojo: festividades nacionales. Sombreado naranja: festividades de la Comunidad Autónoma. Sombreado amarillo: festividades locales. 11

12 Configuración de los visores A través de la vista de configuración de los visores podremos configurar determinadas opciones que determinan aspectos visuales del visor de la agenda de CMW y del visor de la agenda de Outlook. Nada mejor que una imagen para explicar las diferentes opciones de configuración: NOTA: Además de lo mostrado en la imagen existen otras 3 opciones de configuración específicas para los recordatorios 12

13 Configuración de eventos automáticos A través de la vista de configuración de eventos automáticos podremos configurar la forma en la que se generarán aquellos eventos que se producen al realizar determinados procesos en CMW. En esta vista, una vez seleccionado uno de los procesos susceptible de generar eventos, podremos configurarlo para que genere o no eventos así como información complementaria para aportar mayor significado al evento resultante. En esta pantalla no se podrá seleccionar la fecha en la que comienza el evento, ya que viene dada por el proceso. También hay que hacer notar que hay campos que puede, según el proceso, estar deshabilitados. Esto significa que no es necesario aportar la información de ese campo ya que el proceso que genera el evento es capaz de obtenerla. Otro aspecto a destacar es el del campo Calendario, en él aparecerán todos los calendarios que haya en Colmadwin, de esta forma podremos asignar a un calendario concreto el evento, o, si lo preferimos, asignarlo al calendario del usuario que genere el proceso (Del usuario) o al calendario de la entidad activa en ese momento (De la entidad). Ver imagen al comienzo de este punto. El modo de funcionamiento para los procesos que generan eventos automáticos es el siguiente: Alta de un registro o Si se rellena la fecha que genera evento Se crea evento. o Si no se rellena la fecha que genera evento No se crea evento. Modificación de un registro 13

14 o o o Si existe evento asociado y se borra el valor de la fecha que genera evento Se borra el evento. Si existe evento asociado y no se borra el valor de la fecha que genera evento se actualiza el evento con la nueva fecha (si se ha modificado la fecha), se vuelve a activar el recordatorio (si así está configurado) y se respeta el resto de información del evento, es decir, no se machaca (a excepción de aquellos campos que figuran como no configurables por el usuario, que si son machacados). Si no existe evento asociado y ahora se da valor a la fecha que genera evento se crea evento Baja de un registro o Si existe evento asociado se borra. NOTA: En algunos procesos, si no se rellena el asunto y/o la ubicación, CMW generará un asunto y/o ubicación automáticamente. 14

15 Configuración de composiciones Es importante tener presente que para poder hacer uso de los cambios realizados en esta vista es necesario reiniciar CMW en caso de que hayamos abierto previamente el visor de la agenda de CMW / Outlook. A través de la vista de configuración de composiciones podremos configurar, para cada composición (usuario), aquellos calendarios a los que tiene acceso. La configuración de las composiciones representa un 2º nivel de seguridad en la agenda. Por un lado tenemos el ya conocido módulo de seguridad de CMW en el que se le indica, para cada usuario, las opciones de menú a las que tiene acceso (al visor de la agenda de CMW por ejemplo) y luego tenemos este 2º nivel en el que se le indica al visor de la agenda qué agendas puede mostrar. La mayor parte de las veces no será necesario configurar las composiciones, ya que éstas son automáticamente configuradas en base al módulo de seguridad de CMW. Cada vez que a un usuario se le da acceso a una entidad la agenda de la entidad pasa a estar visible en la composición de dicho usuario, y viceversa, cuando a un usuario se le niega el acceso a una entidad la agenda de la entidad pasa a estar oculta en la composición de dicho usuario. Lo que nunca hará este proceso automático será darle permisos a un usuario para ver la agenda de otro usuario (salvo en el caso del SUPERVISOR, que puede ver todas las agendas, sean de entidades o de usuarios). Sin embargo, puede haber situaciones en las que interese que un usuario pueda acceder a todas y cada una de las agendas a pesar de no tener acceso a las entidades. Por ejemplo, la persona que se encargue de la atención telefónica puede que sólo tenga acceso a la empresa del administrador y no al resto, sin embargo queremos que pueda acceder a la agenda del resto de entidades para introducir o consultar eventos según sea necesario. 15

16 Soporte magnético individualizado por entidad (Para casos en los que la propia entidad tiene que ser el presentador). Se ha facilitado para cualquier tipo de entidad (propiedad horizontal, propiedad vertical o empresa) poder indicar si en el soporte magnético el presentador es la misma entidad. 16

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