MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE (PROYECTO)

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1 UNIVERSIDAD DE ORIENTE RECTORADO DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN CORPORATIVA MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DE (PROYECTO) Cumaná, julio, 2001

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3 INDICE GENERAL Pág.: 3 CONTENIDO PÁGINA I. INTRODUCCIÓN I 1. Generalidades 1 2. La Situación 1 3. Motivos y Justificaciones 2 4. Procedimientos 3 5. Objetivo General 5 6. Objetivos Específicos 5 7. El Protocolo y el Ceremonial Clasificación del Protocolo 5 9. Protocolo Universitario Propósitos del Protocolo Universitario Bases para la Aplicación del Protocolo Universitario Lineamientos Generales para la Organización de Eventos Protocolares 8 II. LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE 9 1. Actos Académicos Acto de Juramentación y Toma de Posesión de las Autoridades Rectorales Acto de Toma de Posesión de los Decanos Imposición de Medallas Acto de Grado (Pregrado y Postgrado) Acto de Conferimiento Doctorado Honoris Causa Profesor Emeritus o Profesor Honorario Acto Aniversario de la Universidad de Oriente Orden al Mérito Universitario 21 de Noviembre Sesión Solemne del Consejo Universitario 29

4 INDICE GENERAL Pág.: 4 2. Actos Gremiales Otros Actos Actos Fúnebres Condecoraciones de Orden Académico Graduación por Secretaría 30 III. ALGUNOS ASPECTOS FUNDAMENTALES A CONSIDERAR EN LA EJECUCIÓN DEL PROTOCOLO UNIVERSITARIO Antigüedad Precedencia Orden en actos formales Eventos auspiciados por varias Instituciones La Derecha La Representatividad La Puntualidad Ente Responsable del Acto La Jurisdiccionalidad Lista Protocolar Autoridades Rectorales Autoridades Decanales El Saludo Protocolar Uso de Símbolos Patrios e Institucionales en la Universidad Himno de la Universidad de Oriente Orfeón o Coral Universitaria Tratamiento en las Universidades 35 RECOMENDACIONES 35 GLOSARIO 37 BIBLIOGRAFÍA 41 ANEXOS

5 INTRODUCCIÓN Pág.: 5 1. Generalidades. El presente Proyecto es un esfuerzo que pretende proporcionar a la Universidad de Oriente un instrumento para la aplicación del Protocolo Universitario, sustentado en sus fuentes: El Derecho, la Historia, el Uso y las Costumbres y la Autonomía Corporativa, que permiten a las Universidades, al igual que a los Consejos Legislativos y al Poder Municipal, fijar su propia normativa. El mismo es producto de una recopilación de datos basados en la propia experiencia de la Institución, la adquirida de otras Universidades Nacionales y, en especial, la emanada de criterios técnicos especializados establecidos en los "Lineamientos Generales para el Ceremonial y el Protocolo Universitario en Venezuela", del Consejo Nacional de Universidades, Secretariado Permanente, Comisión Permanente de Comunicación Social (1989), en el cual se trazan y desarrollan los lineamientos y pasos fundamentales del Protocolo y Ceremonial que deben seguirse en la Institución, con el propósito de orientar a los responsables en su debida aplicación y ejecución. 2. La Situación. Las instituciones, como organizaciones sociales creadas por el hombre para satisfacer sus múltiples necesidades, requieren generalmente normar sus funciones, actividades y tareas a los efectos de la clara interpretación del proceso a través del cual logran cumplir a cabalidad sus objetivos. Por estos motivos, es universalmente aceptado que las instituciones, a tales fines, procedan a establecer jerarquías siguiendo un determinado orden de importancia y respondiendo a esta necesidad, adopten procedimientos sistemáticos para crear su propio conjunto normativo que defina, regule, normatice o reglamente a las ya mencionadas funciones, actividades y tareas. En este orden de ideas, es como las instituciones se inician y operan; sin embargo, salvo algunas excepciones, debido a la heterogeneidad y/o complejidad de las mismas, en ocasiones se dificulta la referida jerarquización y, en consecuencia, su normatividad para la totalidad de las funciones, actividades y tareas; de donde algunas de éstas quedan al margen de la requerida reglamentación. Esta carencia de normatividad conduce a que las funciones, actividades y tareas, en algunos casos se pospongan o difieran para un futuro no preciso, o bien a que se sustituyan por otras similares previamente reglamentadas. También, de manera permisiva, se acepta que se realicen siguiendo algún uso o costumbre, o bajo la discrecionalidad de algún funcionario, siempre que ello "facilite" el cumplimiento de sus objetivos, aunque se corra el riesgo de imprecisiones y confusiones que son inmanentes a esta indebida forma de proceder. El comportamiento anterior no es, verdaderamente el deseable;

6 INTRODUCCIÓN Pág.: 6 pues si bien establece cierta atmósfera para la aceptación del proceso aparentemente impregnado de legalidad, no llena plenamente la precisión requerida ni satisface la necesaria legalidad con las consecuencias negativas que ello podría acarrear a la institución. En el caso de la Universidad de Oriente, el que nos ocupa en esta ocasión y en cuanto a Protocolo y Ceremonial se refiere, se observa la carencia de la normativa correspondiente; de allí que esta investigación pretenda dar respuesta satisfactoria a esta situación, llenando el vacío existente en la actualidad. 3. Motivos y Justificaciones. La Dirección de Información y Comunicación Corporativa del Rectorado de la Universidad de Oriente, aceptando el reto planteado por la Rectora, Dra. Veridiana González Contreras, elaboró el presente Proyecto "Manual de Protocolo v Ceremonial", en respuesta a la preocupación resumida en su Programa: "Gestión Universitaria, Líneas Maestras, Plan de Desarrollo y Lineamientos de Acción", donde destaca la Universidad que soñamos. Por tales razones, en el caso específico que nos ocupa en esta oportunidad, y haciendo hincapié en el repetido empeño de la Rectora, de proceder a la revisión y corrección de todos aquellos aspectos que así lo requirieran, se ha procedido a implementar y presentar a la consideración de las Autoridades Universitarias, un trabajo en el área de la realización de eventos solemnes. Además de dichos requerimientos, habría que agregar la inquietud sentida por todos los comunicadores sociales, que durante muchos años han manejado la organización de eventos en los actos protocolares de la Universidad, e inspirado en ello, la Dirección ya citada, a cargo de la Licenciada Dhinora Romero, convocó a las Delegaciones de Información y Comunicación Corporativa de los cinco Núcleos que conforman esta Casa de Estudios, para que juntos asumieran ese significativo reto de la responsabilidad compartida en los diferentes escenarios y eventos de la vida intra y extrauniversitaria. De allí la importancia de este Manual para la vida institucional de la Universidad, que puede ser vista desde las siguientes perspectivas: Doctrinarias, ya que establece una normativa que da cohesión, comprensión y solemnidad a los actos académicos y no académicos; Organizacional, pues fija las pautas para un orden que disminuye las dudas y conflictos, en materia de precedencia, de acuerdo a los criterios que aquí se sustentan, y desde la perspectiva de las Relaciones Públicas, que proyectan una amplia imagen de la Institución, dando una visión de unidad y solidez basada en el orden, la armonía y la tradición.

7 INTRODUCCIÓN Pág.: 7 El estricto cumplimiento del Protocolo Universitario, utilizando las indicaciones establecidas en este Manual de Procedimientos y la debida coordinación y supervisión en la realización de los actos universitarios, ayudará a colocar y mantener muy en alto la imagen de la Institución a través de sus propias actividades, entre ellas: Actos de Graduación, Juramentación y Toma de Posesión de sus Autoridades, Reconocimientos Honoríficos y otros eventos académicos. 4. Procedimientos. Al presentar al Consejo Universitario de la Universidad de Oriente este Proyecto, es de resaltar que es el producto de una minuciosa investigación realizada por la Licenciada Nancy Jiménez de Trujillo, Asesora de Relaciones y Protocolo, adscrita a la Dirección de Información y Comunicación Corporativa del Rectorado, la cual se basó, entre otras, en la propia experiencia de la Institución, que desde sus primeros años desarrolló su Protocolo y Ceremonial tomando como ejemplo el de la Universidad Central de Venezuela, la más antigua del país y la más allegada a esta Casa de Estudios, pues casi todas sus autoridades provenían, en los primeros tiempos, de sus aulas y/o de su cuerpo profesoral. La UDO, al no normar ni reglamentar en su respectiva oportunidad los procedimientos para sus actos protocolares, permitió que éstos fueran utilizados prevaleciendo los criterios personales ante el deber ser que implica el Protocolo. En el año 1986, el Rector Pedro Augusto Beauperthuy instruyó para que fuese elaborado un Instructivo para la Organización de Actos Solemnes de la Institución. Basándose en dicha solicitud, la Licenciada Nancy Jiménez de Trujillo, como Jefe de Relaciones Públicas de la Oficina de Información y Relaciones Públicas del Rectorado, elaboró un Manual para esa oficina, referido a las Relaciones Públicas y Protocolo, como trabajo de ascenso para optar a la Categoría de Profesional Administrativo III, en el año Este material desde entonces ha venido utilizándose en la Universidad como guía para la realización de los actos académicos. Dos años después, en 1988, y como complemento a lo anterior, la Licenciada Guadalupe Berrizbeitia, Directora de Servicios Estudiantiles en esa fecha, presentó un programa destinado a impartir cursos sobre Protocolo y Ceremonial Universitario a los estudiantes que colaboraban en esa área. Se les denominaba: Edecanes Universitarios, y hoy en día son los ayudantes técnicos y ordinarios que cumplen con esa actividad protocolar en todos los Núcleos de la Institución. Surge, ese mismo año, como consecuencia de las ideas anteriores, el Grupo de Protocolo del Núcleo de Nueva Esparta, el cual en poco tiempo

8 INTRODUCCIÓN Pág.: 8 consigue destacarse y consolidarse, dada la responsabilidad y efectividad manifestada en el área, logrando motivar a las autoridades para que, en el año 1998, por Resolución CU , se aprobara la creación de la Coordinación de Protocolo para el Núcleo de Nueva Esparta, extensiva a los demás Núcleos, teniendo en cuenta las particularidades que, en esta materia, corresponde a cada Núcleo. Es de destacar que, aún cuando la Universidad cuenta con un personal profesional idóneo, que maneja el área de Protocolo a través de la Dirección de Información y Comunicación Corporativa del Rectorado y de las Delegaciones de Información y Comunicación Corporativa de los Núcleos, no es menos cierto que la dinámica de gerenciar eventos ha sorprendido a este personal por la carencia de un instrumento legal que le permita aplicar las normativas de Protocolo bajo un criterio uniforme. De allí la necesidad de la aprobación de un proyecto de esta naturaleza, que sería la respuesta al planteamiento de la Rectora Veridiana González Contreras, para desarrollar con éxito la realización de los ceremoniales de la Institución, y contribuir a la proyección de una positiva imagen de la Universidad. No hay que olvidar que la imagen es la representación mental o idea global, positiva o negativa, que se forman las audiencias con relación a personas o instituciones. Por otra parte, en atención a lo anteriormente planteado y como complemento a los procedimientos previamente citados, la Dirección de Información y Comunicación Corporativa efectuó reuniones en distintas ocasiones con las Autoridades Rectorales, especialmente con la Rectora y el Secretario, Decanos, y los Delegados de Información y Comunicación Corporativa de los Núcleos, para intercambiar experiencia, revisar y agregar nuevos conocimientos al contenido del texto del Proyecto de Manual de Protocolo y Ceremonial de la Universidad de Oriente. Hoy, al entregar a las máximas instancias de decisión de la Universidad de Oriente el producto final de la investigación, hay que resaltar que la estructura del mismo fue sugerida por el Licenciado Francisco Zapata Manrique, Profesor Titular jubilado de la Universidad de Oriente, Especialista en Metodología de Investigación de las Ciencias Sociales, a quien se agradece su cooperación. Igualmente hay que destacar que la revisión y corrección de este trabajo recayó en la Licenciada Doris Poreda de Sánchez, profesora de la Escuela de Humanidades y Educación del Núcleo de Sucre de la Universidad de Oriente, a quien reconocemos su dedicación y colaboración. El Proyecto quedó conformado de la siguiente manera: I. Introducción, que contiene resumidamente: Situación estudiada, Motivos y Justificaciones del trabajo; Procedimientos utilizados para su estructuración y Objetivos que con él se persiguen. II. El Manual de Protocolo

9 INTRODUCCIÓN Pág.: 9 propiamente y algunas definiciones conceptuales que se creyó conveniente destacar para facilitar la comprensión al lector. III. Aspectos Fundamentales que deben ser considerados en el Protocolo Universitario y IV. Algunas Recomendaciones que se estimaron pertinentes hacer; cerrando el trabajo con información complementaria anexa. Planteada la situación, establecidas las justificaciones pertinentes al caso, e indicados los procedimientos hechos a lo largo de esta Introducción, se trazaron los objetivos buscados en este trabajo, los cuales se indican a continuación: 5. Objetivo General. Suministrar a la Universidad de Oriente un instrumento que establezca las normas y procedimientos que permitan regular las ceremonias y eventos en los cuales intervengan las Autoridades Universitarias, tratando de unificar criterios generales en torno a precedencia, equivalencia y tratamiento, mediante la reglamentación de los Actos Protocolares de la Universidad de Oriente, de acuerdo a la Ley de Universidades, Art. 26, numeral 21, y la normativa universitaria. 6. Objetivos Específicos. Dotar a las Autoridades Universitarias de un manual de procedimientos que permita la realización de los actos protocolares y ceremoniales de la Institución. Proporcionar a las Autoridades Universitarias y a los cuadros medios de la Institución un material sobre contenido, importancia y trascendencia del acto protocolar y ceremonial en una institución como la Universidad de Oriente. Tratar de darle majestad a los actos protocolares y ceremoniales que realice la Institución. 7. El Protocolo y el Ceremonial. El PROTOCOLO: Determina la precedencia, así como el tratamiento y la equivalencia entre Autoridades Universitarias, Gubernamentales, Militares, Legislativas, Judiciales, Diplomáticas, Religiosas y del Sector Privado. Es de hacer notar que por Protocolo también se debe entender una serie ordenada de documentos que un Notario autoriza o custodia; también el acta o cuaderno de actas relativas a un acuerdo diplomático, por la respectiva autoridad civil, eclesiástica, militar y diplomática (C. A. Gómez, 1996: 11). El CEREMONIAL: Es el conjunto de reglas que se establecen para

10 INTRODUCCIÓN Pág.: 10 determinar el modus-operandi de actos públicos y solemnes que hayan sido previamente normados. La finalidad de esta ceremonia lleva siempre una honda significación en el campo institucional y amerita la aplicación de reglas fijas, lo que evita confusión y disgusto, favoreciendo el ahorro de tiempo y la eficiencia, ayudando a mantener la imagen de la Institución ante la sociedad (Gómez y Visla,1989 : 217). 8. Clasificación del Protocolo Protocolo Público Civil Protocolo de Estado o Diplomático; El cual abarca: - Protocolo Presidencial o Extranjero (Jefes de Estado). - Protocolo Diplomático o de Embajada, (externo). - Protocolo de Cancillería. - Protocolo Consular. Fuentes que lo Rigen. Ente Responsable. - Ley Orgánica de la Administración Central. - Reglamento Orgánico del MRI. - Ley de Bandera, Escudo e Himno Nacional. - Ley sobre la Condecoración de la Orden del Libertador. - Ley sobre la Condecoración de la Orden Francisco de Miranda, entre otras. - Dirección General Sectorial del Ceremonial y Acervo Histórico de la Nación MRI. - Congreso de Viena - Convención de Viena. - Ley de Servicio Exterior. - Dirección de Protocolo Ministerio de Relaciones Exteriores (MRE). Protocolo Militar (Ejército, Armada, Aviación, Guardia Nacional) Reglamento de Ceremonial y Protocolo Militar. - Manual de Ceremonial Marítimo. - Dirección de Información y Relaciones Públicas del Ministerio de la Defensa.

11 INTRODUCCIÓN Pág.: 11 Protocolo Eclesiástico - Iglesia Católica - Código de Derecho Canónico. - Oficina de su Excelencia Reverendísima El Arzobispo de Ca0 racas. Protocolo Deportivo - Normativas y Reglamentos según Disciplina - Ley del Deporte. - Instituto Nacional de Deportes (IND). - Federaciones. Protocolo de Instituciones Públicas y Privadas, abarca: - Protocolo Académico Universitario Protocolo de Alcaldías. - Protocolo de los Consejos Legislativo. - Protocolo de los Consejos Municipales. - Protocolo de Alcaldías. - Protocolo de Empresas en General. - Leyes, normas, manuales y Reglamentos basados en el principio de autonomía corporativa. (Frage, E., 1998, Fedupel: 39 y 40).

12 INTRODUCCIÓN Pág.: 12 Esta clasificación nos conduce necesariamente hacia una definición de Protocolo Universitario. 9. Protocolo Universitario. Se entiende por Protocolo Universitario la serie de normas, reglas y procedimientos previamente establecidas de acuerdo a la costumbre, o por resolución que conlleva a establecer un ceremonial en los actos de carácter académico, cultural, científico, social, etc., en los cuales la Universidad tenga participación, con el fin de mantener la solemnidad y majestuosidad de lo académico en la sociedad. En este Protocolo se deben distinguir las formas de actuar y organizar el ceremonial cuyo procedimiento esté relacionado directamente con el tipo de acto o evento, es decir, se debe organizar la ceremonia dentro del Protocolo que le corresponda según el propósito Propósitos del Protocolo Universitario. Actos Académicos (de Toga y Birrete): Graduaciones de Pregrado y Postgrado; Juramentación y Toma de Posesión de las Autoridades Universitarias; Doctorado Honoris Causa; Profesor Honorario; Actos Solemnes: Acto Central Aniversario, Imposición de Medallas, Condecoraciones, Sesión Pública del Consejo Universitario. Actos Institucionales (sin Toga y Birrete): Graduación por Secretaría; Apertura de Clases Magistrales; Eventos Académicos (Congresos, Seminarios, Conferencias, etc.); Programas de Aniversario; Entrega de Reconocimientos; Juegos Deportivos; Culturales, Servicios Religiosos; Acuerdos y Convenios, Ofrendas Florales; Visitas y Recorridos; Recepciones; Comidas, Develaciones de Busto; Retratos y Placas; Actos Gremiales Bases para la Aplicación del Protocolo Universitario. Ejercer el Protocolo, dentro y fuera de la Universidad, consiste en la aplicación de las normas y procedimientos ya definidas y delineadas por ella, debidamente aprobadas por el Consejo Universitario de la Institución, y por las cuales deberán regirse cada uno de sus miembros cuando les toque ser representantes de la institucionalidad universitaria, y ejerzan sus responsabilidades en nombre de la Universidad, ya que deben guardar su jerarquía, su representatividad y precedencia.

13 INTRODUCCIÓN Pág.: Lineamientos Generales para la Organización de Eventos Protocolares La organización de eventos es una función gerencial de las Relaciones Públicas que requiere de: Planificación lógica y equilibrada; administración apropiada y un control constante y eficaz. Los factores principales del éxito del evento son: El manejo eficaz y efectivo del conjunto de técnicas y procesos acordes con el acto a realizar, por parte del representante de la Institución Patrocinadora y el Coordinador General del evento, así como también por el equipo de trabajo que los acompañará en la ejecución del mismo. La actividad de organizar eventos se divide en tres etapas: Pre-evento, Evento y Post-evento, en torno a las cuales se fundamenta la organización propiamente dicha. Pre-evento: Es la fase organizativa donde se planifica el evento; se definen los objetivos y los recursos humanos y económicos, así como las áreas de responsabilidades, designando para ello las diferentes comisiones o grupos de trabajo que ayuden a la realización del acto. Evento: Esta fase tiene que ver con la realización del evento propiamente dicho, y abarca: aplicación del Protocolo y preparación del local (decoración, dotación de personal: maestro de ceremonia, musicalizador, operador de equipos de grabación; dotación de equipos: micrófonos, presidium, podium, etc.). Post-evento: Consiste en desmontar el escenario donde se realizó el evento y su evaluación posterior; elaboración de cartas de agradecimientos a que haya lugar, y un informe final de rendición de cuentas. Esto nos da una visión general del Protocolo y los Actos Ceremoniales. Sin embargo, es necesario subrayar que cada institución tiene su propia modalidad y este es el caso de las universidades, entre ellas, la Universidad de Oriente.

14 Pág.: 14 II. Actividades (Actos Académicos, Actos Gremiales y otros Actos). 1. Actos Académicos. Los actos académicos de la Universidad se organizan mediante la aplicación del Protocolo y Ceremonial, que por su propósito les corresponde: graduaciones de pregrado y postgrado; juramentación y toma de posesión de las Autoridades Rectorales; toma de posesión de los Decanos; títulos honorarios (Doctorado Honoris Causa, Profesor Honorario y Emeritus); acto central de aniversario, Orden al Mérito Universitario 21 de Noviembre, Condecoración 12 de Octubre; imposición de medallas, sesión pública del Consejo Universitario. La solemnidad de estos actos implica el uso de traje académico. La excepción de esta norma se le concede al Presidente de la República, que tiene potestad de que siendo o no docente universitario, puede ir en el presidium sin togarse. La Universidad exige en sus actos solemnes la utilización del traje académico (Toga y Birrete), que consiste en el uso de toga y birrete de color negro, de acuerdo a los siguientes criterios: - Las Autoridades Rectorales y Decanos llevan en su toga una cinta ribeteada del color que identifica la carrera (Escuela) a la que pertenecen. La medalla de autoridad es dorada, pende de una cinta tricolor y mide 6,6 centímetros de diámetro. En su anverso, la medalla lleva, en el centro, el logotipo que identifica a la Universidad de Oriente, y a su alrededor se distinguen los colores de la Bandera Nacional. Por el reverso, es lisa y lleva grabado el nombre y el cargo de la autoridad, así como las fechas de inicio y culminación de gestión. - El Cuerpo Profesoral también lleva una toga negra con una cinta ribeteada del color que identifica la carrera (Escuela) a la que pertenece. - Los graduandos de Postgrado usan toga negra con una cinta ribeteada del color que identifica la carrera (Escuela) a la que pertenecen. - Los graduandos de Pregrado llevan solamente la toga negra. La medalla penderá de la cinta del color que identifica la carrera (Escuela). - Las mangas de las togas pueden marcarse con barras que identifican los grados de titulación: pregrado, especialización, maestría y doctorado. - La Universidad aplica el criterio generalizado en de las universidades venezolanas de identificar las carreras (Escuelas) por colores, según la tradición española, adoptada desde tiempos coloniales de la Universidad de Salamanca, a saber:

15 Pág.: 15 II. COLOR Azul CORRESPONDE A LAS CARRERAS Ing. de Producción Animal Ing. en Petróleo Lic. en Gerencia de Recursos Humanos. Tecnología Electrónica Ing. Química. Ing. de Sistemas. Ing. de Computación. Ing. Civil. Ing. Eléctrica. Ing. Mecánica. Ing. Industrial. Tecnología de Fabricación Mecánica. Lic. en Informática. Lic. en Estadística. Ing. Geológica. Geología. Ing. de Minas. Amarillo Beige Medicina. Lic. en Bioanálisis. Lic. en Enfermería. Tecnología en enfermería Lic. en Biología Marina Lic. en Biología Pesquera. Lic. en Acuicultura. Lic. en Tecnología de Alimentos. Lic. en Biología. Lic. en Física. Lic. en Química. Lic. en Matemática

16 Pág.: 16 II. Fucsia Lic. en Hotelería. Lic. en Turismo Técnico Superior en Empresas Turísticas. Técnico Superior en Empresas Hoteleras. Gris Lic. en Educación. Lic. en Educación Integral. (Todas las menciones). Rojo Lic. en Contaduría Pública. Lic. en Administración Comercial. Tecnología de Administración Industrial. Lic. en Administración Industrial. Verde Ing. Agronómica Vino Tinto Lic. en Sociología. Lic. Trabajo Social 1.1. Acto de Juramentación y Toma de Posesión de las Autoridades Rectorales. El Protocolo y Ceremonial de este Acto se realiza en la Universidad de acuerdo a su Reglamento de Elecciones, que se señala en el Capítulo VI de la Elección del Rector, Vicerrectores y Secretario, en su artículo 72, que las Autoridades electas prestarán juramento ante la Comisión Electoral y tomarán posesión ante sus respectivos cargos en acto público v solemne en la oportunidad que fije el Consejo Universitario. Los miembros del Consejo Universitario están obligados a asistir a dicho acto. Este acto implica una actividad de planificación y otra de ejecución, que a nuestros efectos les hemos denominado pre-evento a la primera y evento propiamente a la segunda. Pre-evento: Propiciar reuniones con el Rector y demás Autoridades salientes y entrantes, Comisión Electoral Central, Dirección de Información y Comunicación Corporativa, para planificar el evento.

17 Pág.: 17 II. - Determinar los recursos humanos, materiales y financieros requeridos y/o disponibles para el evento. - Elaboración del programa guía reseñado en la página 14. Distribuirlo entre las Autoridades entrantes y salientes, Comisión Electoral (Presidente y Secretario), Representantes Profesorales, Egresados, Representantes Estudiantiles electos ante el Consejo Universitario, y los funcionarios que trabajarán en el evento. - Recordatorio a la Comisión Electoral Central: a) Invitación a este acto a la Comunidad Universitaria mediante una circular; b) Enviar las comunicaciones de rigor a todo los representantes electos ante el Consejo Universitario, a fin de que cumplan con el deber de asistir al acto para firmar el Acta de Juramentación; así mismo, notificar que los Representantes Docentes deben ir togados y los Estudiantiles con traje formal. - Elaboración conjunta con las Autoridades salientes y entrantes, de una lista selectiva de personalidades nacionales, regionales y locales afines con la institución, con la finalidad de enviarles tarjeta de invitación. Esta se puede adelantar mediante el envío de fax o correo electrónico. - Prever todo lo concerniente a la atención de invitados especiales. - Canalizar con la Secretaría que las medallas de cambio de Autoridades y Orden al Mérito Universitario 21 de Noviembre en su Primera Clase estén disponibles para el acto. - Velar por el cumplimiento de que la interpretación de los himnos y la pieza musical intermedia que se ejecuten en el acto, sean realizados por el Orfeón y/o Coral Universitaria. Pueden actuar acompañados de una orquesta sinfónica. - Coordinar un ensayo general del acto tomando como base el programa-guía de la página 14, conjuntamente con los gráficos anexos 1 y Supervisar que todo esté en orden en el escenario del acto (4 horas antes del evento): Reflectores (luz), señalizaciones (espacio físico, invitados especiales, claustro, orfeón), vigilancia. Presidium: Banderas, manteles, estandartes, podium, mesa para el Secretario de la Comisión Electoral, micrófonos, sonido. Evento: Chequear con un mínimo de 2 horas antes del evento todo el escenario del acto: Instalación de micrófonos en sus sitios respectivos: Presidium (1), Mesa del Secretario de la C.E.(1), uno (1) de pie para el uso del Presidente de la Comisión Electoral para el momento de juramentar la las nuevas Autoridades. Libro de firma de actas y medallas.

18 Pág.: 18 II. - Mantener una comunicación constante a través de intercomunicadores con cada uno de los responsables de la logística del acto. - Revisar con el Maestro de Ceremonia: Programa, vocativos, carpetas con los discursos del Presidente de la Comisión Electoral, del Rector saliente y del entrante. - Cuando todo esté supervisado y en orden se procederá de la siguiente manera: - A medida que el público asistente e invitados especiales no togados van llegando al recinto universitario, los funcionarios de Protocolo los ubicarán en el lugar que corresponde. - En el sitio de concentración de las Autoridades Universitarias, claustro e invitados especiales togados, estarán presentes los funcionarios encargados de la formación del desfile académico, basado en las instrucciones gráficas N 1 y 1.1. (desfile y presidium). - El desfile académico se realizará de la siguiente manera: a) Dos profesores togados entrarán al recinto, guiando el desfile académico. b) Autoridades Rectorales entrantes (por precedencia). c) Ex-Autoridades Rectorales de la Universidad (precedencia por antigüedad). d) Rectores invitados de otras Universidades (precedencia por antigüedad de Universidad). e) Coordinadores académicos y administrativos de los Núcleos (precedencia por antigüedad de los Núcleos). f) Directores de Escuelas (por precedencia de los Núcleos). g) Demás cuerpo profesoral, (ver gráfico N 1.1). h) Al llegar al recinto universitario los funcionarios de Protocolo los ubicarán en el sitio que les corresponde, en donde permanecerán de pie esperando la entrada de las Autoridades Rectorales y Decanales hasta su ascenso al presidium. i) Harán su entrada las Autoridades Rectorales, Decanales y Comisión Electoral (Presidente y Secretario) guiadas por dos profesores togados, lo cual será anunciado por el Maestro de Ceremonia. (Ver gráfico N 1). j) Al llegar al estrado los profesores guías se retirarán a sus puestos y las Autoridades subirán al presidium, donde habrá un funcionario de Protocolo

19 Pág.: 19 II. para ubicarlos en sus sitios que ya estarán señalados con sus respectivos cargos. Programa Guía del Acto de Juramentación y Toma de Posesión de las Autoridades Rectorales para ser desarrollado por el Maestro de Ceremonia: a) Apertura del Acto por el Rector. El Rector dice: "Se declara abierto el Acto". b) Himno Nacional de la República Bolivariana de Venezuela, interpretado por el Orfeón Universitario del Núcleo de dirigido por el profesor. c) Palabras del Presidente de la Comisión Electoral Central d) Palabras del Rector saliente e) Lectura del Acta de Proclamación de las nuevas Autoridades Rectorales de la Universidad de Oriente por el ciudadano Secretario de la Comisión Electoral Central. (Una vez concluida la lectura, las nuevas Autoridades subirán al presidium para proceder al Acto de Juramentación). f) Juramentación de las nuevas Autoridades Rectorales de la Universidad de Oriente, por el Presidente de la Comisión Electoral Central. (Una vez juramentados, el Rector saliente le impondrá las medallas a las nuevas Autoridades y las Autoridades salientes irán a ocupar los asientos dejados por las nuevas Autoridades, quienes ocuparán sus puestos en el presidium). g) Lectura del Acta de Juramentación por el ciudadano Secretario de la Comisión Electoral Central de la Universidad de Oriente. h) Firma del Acta de Juramentación de las nuevas Autoridades Rectorales

20 Pág.: 20 II. de la Universidad de Oriente por el Consejo Universitario. El Secretario de la Comisión Electoral llamará para la firma del Acta de la siguiente manera: Señores Decanos Representantes Profesorales Representantes Egresados Representantes Estudiantiles Representante del Ministerio de Educación. i) INTERMEDIO MUSICAL (la pieza musical que aquí se interprete debe ser acorde con el Acto: "Canto de la Alegría", de Beethoven, el Aleluya del Oratorio "El Mesías", de Haendel, etc.). j) Lectura del Acta del Consejo de la Orden, confiriendo la Orden al Mérito Universitario 21 de Noviembre en su Primera Clase. (Poner nombre del Rector saliente) ex- Rector de la UDO, por el Secretario de la Universidad de Oriente.. k) Imposición de la Condecoración Orden al Mérito Universitario 21 de Noviembre en su Primera Clase, por el ciudadano Rector,. I) Palabras del ciudadano Rector de la Universidad de Oriente. m) Himno de la Universidad de Oriente. (Al concluir el Himno, el Maestro de Ceremonia dirá: "Se agradece a los presentes no abandonar el recinto hasta tanto lo hayan hecho las Autoridades Rectorales"). n) Clausura del Acto. El Rector dice: "Ha concluido el Acto".

21 Pág.: 21 II. La salida de las Autoridades será de la siguiente manera: Primero: saldrán de derecha a izquierda guiados por dos profesores, el Rector a la derecha, a su izquierda el Vicerrector Académico, el Vicerrector Administrativo y el Secretario; los Decanos, Comisión Electoral (Presidente y Secretario). Segundo, se incorporarán al desfile: Autoridades Salientes, Ex-Autoridades Rectorales, Rectores Invitados, Coordinadores Académicos, Directores de Escuela y demás Profesores. Programa Básico del Acto para ser reproducido como Anexo de las Invitaciones de Rigor: a) Apertura del Acto. b) Himno Nacional. c) Palabras del Presidente de la Comisión Electoral Central. d) Palabras del Rector Saliente. e) Lectura del Acta de Proclamación de las nuevas Autoridades Rectorales. f) Juramentación de las nuevas Autoridades Rectorales. g) Lectura del Acta de Juramentación. h) Firma del Acta de Juramentación de las nuevas Autoridades Rectorales de la Universidad de Oriente por el Consejo Universitario. i) Interpretación de por.. j) Lectura del Acta del Consejo de la Orden, confiriendo la Orden al Mérito Universitario 21 de Noviembre en su Primera Clase. k) Imposición de la Condecoración Orden al Mérito Universitario 21 de Noviembre en su Primera Clase. l) Palabras del ciudadano Rector. m) Himno de la Universidad de Oriente.

22 Pág.: 22 II. n) Clausura del Acto Acto de Toma de Posesión de los Decanos. El Protocolo y Ceremonial de este acto se realiza de acuerdo al Reglamento de Elecciones de la Universidad de Oriente en su Cap. Vil de la Elección de Decanos del Núcleo y de Candidatos al Tribunal Académico, en su Artículo 76: "Los Decanos del Núcleo electo serán juramentados por el Rector y tomarán posesión de sus cargos en Acto Público y Solemne en la oportunidad que fije la Comisión Electoral. Los integrantes del Consejo del Núcleo respectivo estarán obligados a asistir a dicho acto" (Gaceta de la UDO - Junio 78 - Año V, Trimestre II, Reg. de Elecciones). Cabe explicar que a pesar del referido mandato, este acto se realiza por separado de la siguiente manera: - Los Decanos electos son juramentados por el Rector, en el salón del Consejo Universitario. La asistencia debe ser en traje formal. - La ceremonia de Toma de Posesión de los Decanos en nuestra Institución se lleva a cabo en cada Núcleo con su respectivo Decano electo, pues ella tiene una connotación de valores relacionados con el propio significado de celebrar cada Decano electo con su comunidad universitaria, su ascenso para regir los destinos de su Núcleo. Este acto se realiza con toga y birrete, presidido por el Rector, como norma el artículo 76 arriba reseñado. En caso de que el Rector no pueda asistir, delegará su responsabilidad en el Vicerrector Académico, y/o en otra Autoridad Rectoral. Este acto implica igualmente dos actividades: una de planificación y otra de ejecución, que a nuestros efectos las hemos denominado Pre-evento a la primera y Evento propiamente a la segunda. Pre-evento: - Propiciar reuniones con el Decano saliente y el entrante, demás Autoridades Decanales y la Delegación de Información y Comunicación Corporativa de su Núcleo, para planificar el evento. - Determinar los recursos humanos, materiales y financieros requeridos y/o disponibles para el evento. - Elaborar el programa reseñado en la página 18. Distribuirlo entre las

23 Pág.: 23 II. Autoridades entrantes y salientes, el Rector y demás Autoridades Universitarias participantes. - Coordinar las comisiones de trabajo y los funcionarios de Protocolo para la realización del evento. - Coordinar ensayos generales del evento, tomando como base el programa reseñado en la página Supervisar que todo esté en orden en el escenario del acto: luz, sonido, sillas, presidium, podium, banderas, manteles, programas, vocativos, señalizaciones y orfeón. Evento: - Supervisar con un mínimo de 4 horas antes del evento todo el escenario del acto. - Mantener una comunicación constante a través de intercomunicadores con cada uno de los responsables de la logística del acto. - Revisar con el maestro de ceremonia: programa, vocativos, carpetas con los discursos del Decano saliente y del entrante. Cuando todo esté supervisado y en orden, se procederá de la siguiente manera: - Al recinto universitario entrarán los invitados especiales y el público asistente, quienes serán ubicados por los funcionarios de Protocolo en el lugar que les corresponde. - En el sitio de concentración de las Autoridades Universitarias, cuerpo profesoral e invitados especiales togados, estarán presentes los funcionarios de Protocolo encargados de la formación del desfile académico basado en las instrucciones gráficas N 2 y El desfile académico se realizará de la siguiente manera: a) Dos profesores togados entrarán al recinto guiando el desfile académico. b) Al centro preside el Rector, a su derecha el Decano saliente, a su izquierda el Decano entrante. c) Le siguen el Coordinador Académico a la derecha, y a su izquierda el Coordinador Administrativo. d) Directores de Escuelas (por precedencia de antigüedad). e) Demás cuerpo profesoral (ver gráfico N 2).

24 Pág.: 24 II. f) Al llegar al estrado, los profesores-guías esperarán que las Autoridades suban al presidium, donde habrá un funcionario de Protocolo para ubicarlos en sus sitios. Ellos se sentarán junto al cuerpo profesoral. g) La ubicación del presidium será: el Rector al centro, a su derecha el Decano saliente, a su izquierda el Decano entrante, a la izquierda del Decano saliente el Coordinador Académico y a la izquierda del Decano entrante el Coordinador Administrativo, y a los lados se ubicarán los Directores de Escuela por orden de antigüedad (ver gráfico N 2.1). h) Después de la Imposición de Medalla al Decano entrante, por el Rector, éste se cambiará a su derecha y el Decano saliente se trasladará a la izquierda del Rector. En ese mismo orden se ubicarán para la salida del presidium. i) De asistir todas las Autoridades Rectorales, deberán ir en el presidium en el siguiente orden: a la derecha del Rector el Decano saliente, a su derecha el Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo y Secretario. A la izquierda del Rector el Decano entrante, el Coordinador Académico y el Coordinador Administrativo. A un lado del presidium se instalará una galena de honor para ubicar a los Directores de escuela por antigüedad y, si hay espacio, se ubicarán también los profesores que asistan al desfile académico. De no poder ser, se les colocará abajo en un sitio especial (ver gráfico 2.2). Programa-Guía Acto de Toma de Posesión de los Decanos para ser desarrollado por el Maestro de Ceremonia: a. Himno Nacional - Orfeón Universitario. b. Palabras del Decano saliente c. Imposición de medalla al Decano electo, por el ciudadano Rector. d. Palabras del Decano. e. Palabras del ciudadano Rector de la Universidad de Oriente. f. Himno de la Universidad de Oriente interpretado por el Orfeón Universitario. - Al concluir el Himno el Maestro de Ceremonia dirá: "Se agradece a los presentes no abandonar el recinto hasta tanto lo hayan hecho las Autoridades Rectorales". g. "Ha concluido el Acto"; dice el Maestro de Ceremonia.

25 Pág.: 25 II. Programa Básico Acto Toma de Posesión de los Decanos. Este programa se reproduce como anexo a las invitaciones de rigor tomando el modelo arriba señalado, pero obviando los detalles internos Imposición de Medallas - La realización de este acto se inicia a partir de la Resolución N 0046, emanada del Consejo Universitario reunido en Ciudad Bolívar los días 31-1 y : "...el acto de Imposición de Medallas se realizará en cada uno de los Núcleos a los fines de fortalecer el vínculo del egresado con su escuela. En ese mismo acto se firmará el Libro de Actas; posteriormente se efectuará la entrega protocolar de títulos en la fecha establecida por la Institución..." (Este acto debe ser de Toga y Birrete). - El graduando debe acudir a la Coordinación de Control de Estudios de su Núcleo, para chequear si aparece en la lista de graduandos, y luego a la Delegación de Información y Comunicación Corporativa del mismo, en donde se le entregará un material informativo, consistente en los instructivos números 1 y 2, referentes a los Actos de Imposición de Medallas y Entrega de Títulos. - La medalla puede ser impuesta por los padres, hijos y cónyuges del graduando, cuando se trate de un docente universitario, previa solicitud escrita ante el Decano de su Núcleo con una semana de anticipación. Al conceder dicho permiso lo hará saber a la Delegación de Información y Comunicación Corporativa, para su inclusión en la programación del Acto de Imposición de Medallas. - Este acto implica dos grandes actividades: Una de planificación y otra de ejecución, que a nuestros efectos la hemos denominado Pre-evento a la primera y Evento a la segunda. Pre-evento: - Propiciar una reunión con el Decano, demás autoridades decanales, Delegación de Información Corporativa y Jefe de Servicios Generales del Núcleo, para planificar el evento. - Determinar los recursos humanos, materiales y financieros y/o disponibles para el evento. - Elaborar el programa reseñado en la página 21, como base para realizar el evento.

26 Pág.: 26 II. - Elaborar un Plan de Contingencia para situaciones imprevistas (lluvias, huelgas, paros, etc.). - Chequear con Secretaría el suministro de medallas y el Libro de Actas. - Prever todo lo concerniente a la atención de los invitados especiales. Evento: - Chequear con un mínimo de 4 horas antes del evento el escenario del acto: presidium, podium, banderas, manteles, estandartes, sonido, señalizaciones. - Al llegar al recinto universitario con 2 horas de anticipación, chequear todo el escenario. Supervisar con el Maestro de Ceremonia: vocativos, discurso del Decano y palabras del estudiante designado para hablar en nombre de los graduandos. - Supervisar el sitio de concentración de las Autoridades Decanales y cuerpo profesoral para el desfile académico. - Velar por el orden de precedencia del desfile académico. Cuando todo esté supervisado y en orden, se procederá de la siguiente manera: - Al recinto universitario entrarán los invitados especiales y el público asistente, quienes serán ubicados por los funcionarios de Protocolo en el lugar que les corresponda. - En el sitio de concentración de las Autoridades Universitarias, cuerpo profesoral e invitados especiales togados, estarán presentes los funcionarios de Protocolo encargados de la formación del desfile académico, basado en la instrucción gráfica N 3. - El desfile académico se realizará de la siguiente manera: a) El Decano hará su entrada al recinto universitario; le siguen: el Coordinador Académico, el Coordinador Administrativo, los Directores de Escuela y el Cuerpo Profesoral. b) Al entrar las autoridades al recinto, el Maestro de Ceremonia dirá: "Se inicia el desfile académico, se agradece a los presentes ponerse de pie". c) La ubicación del presidium será: de derecha a izquierda preside el Decano, a su derecha el Coordinador Académico, a su izquierda el Coordinador

27 Pág.: 27 II. Administrativo, a los lados se ubicarán los Directores de Escuelas, por orden de antigüedad de las mismas (ver gráfico N 3.1). Programa-Guía del Acto de Imposición de Medallas para ser desarrollado por el Maestro de Ceremonia: a. Himno Nacional - Orfeón. b. Lectura de la Resolución por el Coordinador Académico c. Imposición de Medallas por el Decano Profesor (*). d. Palabras del graduando (se escogerá entre los graduandos que tengan mención honorífica o el que posea mayor índice académico). e. Palabras por el Profesor Decano del Núcleo. f. Himno de la Universidad de Oriente. g. Ha concluido el Acto Acto de Grado (Pregrado y Postgrado). La realización de los actos de grado está basada en el cumplimiento del Reglamento, Normas y Procedimientos para el Otorgamiento de Títulos, Diplomas y Certificados de la Universidad de Oriente. Así, el Protocolo y Ceremonial de estos actos se llevan a cabo mediante lo establecido por resolución o acuerdo, que para tal efecto apruebe anualmente el Consejo Universitario, designando el nombre de la promoción y el calendario con las fechas de realización de todos los actos de grados que regirán durante el año. Quedan el 21 de noviembre y el 12 de febrero (decreto de creación e inicio de actividades), respectivamente, como fechas permanentes para la realización de graduaciones, a fin de darle realce a estas celebraciones, según lo aprobado por el Consejo Universitario reunido en Ciudad Bolívar, los días y , por resolución CU (*) Cuando el Maestro de Ceremonia anuncie al docente permisado para imponer la medalla, deberá decir: "Con la anuencia del ciudadano Decano, Profesor, se autoriza al profesor imponer la medalla al graduando".

28 Pág.: 28 II. - El Protocolo y Ceremonial de estos actos corresponde a la Secretaría, que a través de la Coordinación General de Control de Estudios, Control de Registro de Graduandos y Títulos, conjuntamente con el apoyo de la Dirección de Información y Comunicación Corporativa (Relaciones y Protocolo) y la Delegación de Información y Comunicación Corporativa de cada Núcleo anfitrión, organiza todo lo referente a los mismos. - Las Autoridades Rectorales, Decanales y Cuerpo Profesoral (Claustro), deben asistir togados a estos actos. Asimismo, los graduandos, a quienes se les informará en su debida oportunidad que la Universidad se reserva el derecho a la venta de medallas, cintas, y el alquiler de togas y birretes. - Durante el desfile académico, mientras las Autoridades Rectorales se desplazan hacia el presidium (entrada y salida), el Orfeón Universitario interpreta como fondo musical el Himno del Graduando, "Gaudeamus Igitur". Esta modalidad se inició desde las primeras graduaciones de la Institución, y el criterio que priva para ello es el de darle mayor solemnidad al ceremonial de graduación. (*). - Sólo el Rector está facultado, según la Ley, para conferir títulos, salvo que previamente haya sido encargado el Vicerrector Académico, o que, por razones de fuerza insalvable, el Rector no pueda acudir al acto, en cuyo caso también lo sustituye el Vicerrector académico. En caso de imposibilidad absoluta de ambos y de imprevisión jurídica al respecto, debe suspenderse el acto con las explicaciones de rigor. - La solicitud de títulos ante el Rector debe estar a cargo del graduando seleccionado por sus mayores méritos académicos (menciones honoríficas Cum Laude, Magna Cum Laude o Suma Cum Laude). De existir dos o más con iguales méritos, se sortearán entre ellos para escoger uno. Los restantes lo acompañaran hasta el estrado para la petición de título. - Los graduandos que van a recibir su título de postgrado serán ubicados en las primeras filas delante de los graduandos de pregrado. Los graduandos con menciones honoríficas, deben ser ubicados encabezando su Núcleo en orden de lista; así serán llamados a recibir su título. (*) El Himno del Graduando se puede utilizar como fondo musical, por cuanto no es un símbolo patrio ni institucional; ejemplo: el "Himno de la Alegría" de la Quinta Sinfonía de Beethoven se utiliza de una manera similar. - Después que el graduando con mención honorífica reciba su título de manos del Rector, debe voltearse hacia el público mientras el maestro

29 Pág.: 29 II. de ceremonia da lectura a la nota honorífica que corresponde; una vez leída, el graduando dará un giro para quedar nuevamente frente al Rector, quien le hará entrega de dicho reconocimiento. - No debe colocarse en el presidium, a excepción del Presidente de la República, a ninguna persona externa a la Universidad. Si asiste el Gobernador de Estado del Núcleo anfitrión, aún siendo docente de la institución no debe ir en el presidium (se le colocará en la galería de honor para invitados especiales). - Este acto implica dos grandes actividades: una de planificación y otra de ejecución, que a nuestros efectos las hemos denominado Pre-evento a la primera y Evento propiamente a la segunda. Pre-evento: - Propiciar una reunión con el Decano del Núcleo anfitrión, Delegado de Información y Comunicación Corporativa (Coordinador de Relaciones y Protocolo), Jefe de Servicios Generales del Núcleo, y la Coordinación de Relaciones y Protocolo del Rectorado para planificar el evento. - Al conocer el sitio donde se va a realizar el acto, los organizadores deben tomar en cuenta lo reseñado en los gráficos anexos N 4.1, 4.2 y 4.3, con la finalidad de aplicar en dicha realización el modelo que más se ajuste a los requerimientos del espacio físico donde se va a llevar a cabo el evento. - Elaborar un Plan de Contingencia para situaciones imprevistas (lluvias, huelgas, paros, etc.) (ver anexos). - Determinar los recursos humanos materiales y financieros y/o disponibles para el evento. - Prever la elaboración del programa guía, página 24, para el Maestro de Ceremonia. - Suministrar a los graduandos el instructivo de graduación N 2 (ver anexo). - Efectuar una reunión el día anterior al evento con todo el equipo de trabajo encargado de la organización del acto, para revisar y ultimar detalles sobre el mismo (representantes de la Secretaría, Coordinaciones de Protocolo Rectorado y Núcleo anfitrión, Comisiones de Trabajo y Cuerpo de Protocolo).

30 Pág.: 30 II. Evento: El día del evento todo el equipo organizador debe estar presente en el lugar del acto, para realizar las siguientes tareas: - Revisión de señalizaciones. - Revisión de sitio de concentración de las Autoridades Rectorales, Decanos y Cuerpo Profesoral. - Fijación de etiquetas (triedros) en el presidium; invitados especiales; numeración de las sillas de los graduandos. - Supervisión de: Colocación de manteles en el mesón del presidium y en el de ubicación de títulos, emblema o logo de la Universidad colocado al centro de la mesa del presidium de frente a los graduandos, a la derecha la bandera nacional, a la izquierda la bandera de la Universidad; funcionamiento del sonido, disposición de un (1) micrófono para el uso del Rector y el Secretario, respectivamente en la mesa del presidium, un (1) micrófono en el podium, un (1) micrófono de pie abajo en el estrado frente al Rector, para la solicitud de títulos; iluminación; tarima o gradas para el Orfeón Universitario; colocación de títulos en el mesón detrás del presidium; disposición de carpetas en la mesa del presidium con el guión de lo que les corresponde decir al Rector y al Secretario durante el acto, Decreto Rectoral y Acta de Graduación; carpeta para el Maestro de Ceremonia con el programa guía del acto; carpeta con el discurso Rectoral y vocativos en la gaveta del podium. - Revisar el modus-operandi del evento. Cuando todo esté supervisado y listo, una hora antes de comenzar el evento, se instruye a los funcionarios de Protocolo comisionados de atender a los graduandos y sus familiares, para que comiencen a ubicarlos en los lugares correspondientes; así mismo, a los encargados de la ubicación estratégica en los lugares acordados. El resto se distribuirá entre el presidium y el sitio de concentración de las Autoridades Rectorales, Decanos y Cuerpo Profesoral para la organización del desfile académico. Allí los organizadores del desfile deben -disponer de los gráficos instruccionales correspondientes a los números 4 y 4.3, que puede aplicarse en caso de que el cuerpo profesoral sea bastante numeroso. Al recibir el Maestro de Ceremonia la información de que todo está en orden para empezar el acto, éste comenzará a desarrollar el Programa Guía del Acto de Graduación de la siguiente manera: Dirá: "Se agradece a los graduandos y público en general ponerse de pie,