USC 0204: Fortalecimiento y mejoramiento de los sistemas de información de Recursos Humanos y fondo Solidario de Crédito Universitario de la UCSC

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1 USC 0204: Fortalecimiento y mejoramiento de los sistemas de información de Recursos Humanos y fondo Solidario de Crédito Universitario de la UCSC Línea de apoyo a la gestión 1

2 Universidad Católica de la Santísima Concepción CUARTO CONCURSO DE PROYECTOS FONDO COMPETITIVO MECESUP FORTALECIMIENTO Y MEJORAMIENTO DE LOS SISITEMAS DE INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y FONDO SOLIDARIO DE CRÉDITO UNIVERSITARIO DE LA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE LA SANTÍSIMA CONCEPCIÓN LÍNEA DE APOYO A LA GESTIÓN CÓDIGO: USC VERSION RESUMIDA Se formula el proyecto "Fortalecimiento y Mejoramiento de los Sistemas de Información de Recursos Humanos y Fondo Solidario de Crédito Universitario de la Universidad Católica de la Santísima Concepción", debido a que esta Casa de Estudios Superiores cuenta en la actualidad con sistemas de información que no permiten procesar en forma automatizada los actuales volúmenes de información, relacionados con las áreas Recursos Humanos, en adelante RRHH, y de Fondo Solidario de Crédito Universitario, en adelante FSCU, no entregando información oportuna y detallada como se requiere para los procesos operativos y de toma de decisiones. Se considera importante una modernización tecnológica de los procesos institucionales, que permitan consolidar un sistema de información adecuado a las necesidades actuales y futuras de la Universidad, que apoye a los subsistemas "RRHH y FSCU" y a sus labores administrativas. Esto orientado a todos los usuarios en general, tanto finales del ámbito operacional como directivos del ámbito estratégico, permitiéndole obtener información relevante para la toma de decisiones, bajo un moderno diseño tecnológico de tipo base de datos relacional (cliente servidor). Se busca, por tanto, modernizar la tecnología para un manejo más confiable y consistente de los datos, en el entendido que ésta es una condición para la generación de información que atañe a los sistemas FSCU y RRHH. Con esto se optimizarán procedimientos administrativos relacionados con la generación de informes de deuda y posterior cobranza de estas a los ex alumnos. Así como también la generación de informes financieros contables solicitados por las autoridades y entidades fiscalizadoras. En cuanto a lo relacionado con el RRHH se tendrá una base de información relacionada con los aspectos académicos y personales de nuestros funcionarios docentes y administrativos, administración de las jornadas contratadas y fundamentalmente tener un sistema que permita procesar las remuneraciones y honorarios en forma rápida, eficiente, oportuna y autónoma de otras unidades (Dirección de Informática). Cabe señalar que el Plan de Desarrollo Institucional de la Universidad contempla la estrategia de mejorar la tecnología de apoyo a la administración. Uno de los aspectos a mejorar, establecidos en este plan son los sistemas de información administrativo "RRHH y FSCU". Debe considerarse que otras metas que se ha planteado la Universidad, tales como mejorar la eficiencia y aumentar la productividad de los recursos humanos y financieros en términos globales, serán difíciles de cumplir, si no se disponen de modernos sistemas de información. Concluimos por tanto que el objetivo es lograr la modernización de las unidades administrativas, lo que conlleva a una mejor gestión institucional. 2

3 3

4 OBJETIVOS Universidad Católica de la Santísima Concepción OBJETIVOS GENERALES Optimizar el sistema de información relacionado con la administración de los RRHH. Optimizar el sistema de información relacionado con la administración y contabilidad del FSCU. OBJETIVOS ESPECIFICOS Implementar un sistema de RRHH que logre optimizar la información requerida por las unidades de presupuesto tesorería y contabilidad. Implementar de un sistema al FSCU con tecnología de base de datos racional, que entregue autonomía a los usuarios para acceder a la situación global y oportuna del deudor y disminuya el tiempo de entrega de información a los distintos organismos vinculados. Incorporar códigos de barra a los cupones de pago. Disminuir la morosidad de los créditos vigentes del FSCU RESUMEN RECURSOS SEGÚN FUENTES Y AÑOS (millones de pesos) FONDO INSTITUCION TOTAL % Año 1 31,6 22,5 54,1 78,4 Año 2 14,4 0,5 14,9 21,6 Total 46,0 23,0 69, % 66,7 33, ,0 RESUMEN RECURSOSO SEGÚN FUENTES Y USOS (millones de pesos) FONDO INSTITUCION TOTAL % INVERSION 46,0 22,0 68,0 98,6 Perfeccionamiento Asistencia Técnica Bienes 46,0 22,0 68,0 98,6 GASTOS DE OPERACIÓN 1,0 1,0 1,4 TOTAL 46,0 23,0 69, % 66,7 33, ,0 4

5 Universidad Católica de la Santísima Concepción INDICADORES DESCRIPCIÓN 1 Mejorar los tiempos de entrega de información mensual relacionada con los gastos de remuneraciones. 2 Mejorar la oportunidad en la consulta de las fichas del personal del docente administrativo 3 Mejorar los tiempos de respuesta a consultas de deuda de alumno y ex alumno por concepto de FSCU. Informes para la Administración 4 y a los distintos organismos vinculados con el FSCU 5 Incorporar códigos de barra a los cupones de pago REFERENCIA A OBJETIVOS ESPECIFICOS O.E.1.1 O.E.1.1 O.E.2.1 O.E.2.1 O.E.2.2 INDICADOR Nº Días de entrega de la información v/s Nº de días de proceso de la información Tiempo respuesta ante consulta de fichas de personal Nª de consultas resueltas al mes / Total de consultas recibidas mensualmente Número de días de entrega de los informes Nº cupones de pago ingresados Mensualmente / N dias de digitación TIPO DE VARIABLES (VARIACION O ACUMULADO) VALOR INICIAL META/COMPROMISO AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 ACTIVIDADES ASOCIADAS Acumulado AP 6 Acumulado 2 horas 1 hora 0,5 hora AP 6 Acumulado 400/ / /600 AP 6 Acumulado AP 6 Acumulado 900/4 900/1 900/1 AP4 6 Emisión oportuna de la cobranza de créditos vigentes O.E.2.3 Nº de días de emisión de cobranza Acumulado AP4 5

6 ORGANIGRAMA COMITE ASESOR DIRECTOR DEL PROYECTO SECRETARIA DIRECTOR ALTERNO ENCARGADO FSCU ENCARGADO RRHH

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