PROYECTO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE INFORMACION Y RELACIONES PUBLICAS TITULO I

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1 PROYECTO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE INFORMACION Y RELACIONES PUBLICAS 1. FINALIDAD TITULO I El presente Manual de Organización y Funciones tiene por finalidad identificar, desarrollar y armonizar la Estructura Organizativa y las funciones de los órganos que lo integran, determinando las líneas de autoridad y responsabilidad, así como las funciones y la relación entre los órganos que la integran 2. BASE LEGAL Ley Universitaria N Estatuto de la Universidad Reglamento de Organización y Funciones Directiva N INAP/DNR aprobado por R.J. N INAP Resolución Rectoral N R. 3. ALCANCE El ámbito de aplicación del presente Manual es de competencia de todo el personal que labora en la Oficina de Información y Relaciones Públicas. 4. APROBACION El Manual de Organización es aprobado por el señor Rector. TITULO II DEL DISEÑO ORGANICO 1. OBJETIVO Tiene como objetivo conducir y dirigir el sistema de comunicación social, Imagen Institucional y Relaciones Públicas de la Universidad, además difunde e informa sobre las diversas actividades académicas y administrativas de la Institución. 2. FUNCIONES GENERALES DE LA OFICINA a) Proponer a la alta dirección la política de Imagen Institucional y comunicación con la opinión pública y supervisar su ejecución. b) Conducir el sistema de información externa e interna de la Universidad. c) Difundir las acciones y logros de la Universidad. d) Apoyar las acciones del Comité de Desarrollo Comunal. 1

2 e) Coordinar y apoyar a los órganos de la Universidad a lograr una efectiva comunicación o información de sus actividades y prepósitos. f) Cumplir con otras funciones que le asigne el Rector. 3. ESTRUCTURA ORGANICA ORGANO DE DIRECCION Dirección de la Oficina de Información y Relaciones Públicas ORGANOS DE LINEA Unidad de Información Unidad de Relaciones Públicas 4. RELACIONES Línea de Autoridad. La Oficina de Información y Relaciones Publicas depende del Rectorado y esta representada por el Director y ejerce autoridad sobre el personal del órgano a su cargo. Línea de Responsabilidad. Es responsable de la conducción de todo el sistema de información y de la Imagen Institucional de la Universidad Nacional del Callao Línea de Coordinación. Coordina internamente con todos los órganos de la Universidad y externamente con los medios de difusión, instituciones culturales, científicas y tecnológicas, instituciones del estado e instituciones privadas, así como organismos nacionales e internacionales similares. 5. CUADRO DE DISTRIBUCION DE PERSONAL DIRECCION Director de la Oficina de Información y Relaciones Públicas 1 Docente Secretaria III 1 Administrativo UNIDAD DE INFORMACION Jefe de Unidad 1 Administrativo Periodista II 1 Administrativo Operador en Central Telefónica II 4 Administrativo Fotógrafo I 1 Administrativo UNIDAD DE RELACIONES PUBLICAS Jefe de Unidad 1 Administrativo Especialista en Relaciones Publicas I 1 Administrativo Auxiliar de Publicaciones II 1 Administrativo 2

3 TITULO III DE LOS ORGANOS COMPONENTES CAPITULO I DE LA DIRECCION 1. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL DIRECTOR DE LA OFICINA Cargo Estructural; DIRECTOR DE LA OFICINA DE INFORMACION Y RELACIONES PUBLICAS Planificación, dirección y coordinación de actividades de un sistema de comunicación social. Función especifica del cargo a) Conducir el Sistema de Comunicación Social y Relaciones Públicas de la Universidad y proyecta la imagen institucional b) Establecer nexos de comunicación e información entre la Universidad y organismos externos a ella, con fines de cooperación y promoción de eventos que programe la Universidad. c) Planear, dirigir y ejecutar programas de comunicación, información y de relaciones públicas de la Universidad, d) Coordinar los programas de carácter multisectorial en los que participa el Rector. e) Proponer y organizar eventos culturales, científicos y tecnológicos de otra índole dentro y fuera de la Universidad. f) Coordinar el desarrollo de los actos académicos de graduaciones y en el Aniversario de la Universidad g) Recibir y atender a profesores visitantes extranjeros o nacionales así como a delegaciones Oficiales que hayan establecido relaciones académicas y/o culturales con la Universidad. h) Elaborar el plan de trabajo y sus respectivas evaluaciones de la Oficina. i) Cumplir otras funciones afines al cargo y otras que asigne el Rector. Depende jerárquicamente del Rector 3

4 Docente ordinario a tiempo completo o dedicación exclusiva, Tener estudios relacionados con la especialidad 2. FUNCIONES ESPECIFICAS DE LA SECRETARIA DEL DIRECTOR SECRETARIA III Ejecución y supervisión de actividades de apoyo secretarial. Funciones especificas del cargo. a) Organizar y controlar el trámite documentario y el archivo de la Oficina, b) Recepcionar, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia que ingresa y sale de la Oficina. c) Mantener actualizado el archivo de documentos clasificados de la Dirección d) Formular el cuadro anual de necesidades de la Oficina, e) Preparar la documentación para el despacho con el Director, f) Recibir y atender al publico que concurre a la Oficina, g) Preparar la agenda de citas, llamadas telefónicas, reuniones y entrevistas del Director, h) Tomar el dictado en taquigrafía de lo que indique el Director. i) Realizar el control y seguimiento de los expedientes y documentación derivadas para informe o respuesta de las Unidades Orgánicas, j) Coordinar con el personal que trabaja en la Oficina el cuidado, el buen estado de los bienes y uso de los enseres, así como mantener el aseo y limpieza de los ambientes físicos, k) Organizar, coordinar y supervisar las labores de apoyo administrativo que realizan otras secretarias de la Dirección. l) Consolidar, tramitar y distribuir a las Unidades Orgánicas los pedidos de materiales y utiles. m) Cumplir las otras funciones afines al cargo, que le asigne el Director, Depende directamente del Director de la Oficina, Requisitos Mínimos Instrucción secundaria completa y título de secretaria ejecutiva, Experiencia en la interpretación de idiomas, 4

5 Experiencia en labores administrativas de la Oficina, Capacitación en curso de procesamiento de textos, hoja de calculo, ATERNATIVA De no poseer titulo de secretaria ejecutiva, contar con certificado de estudios secretariales concluidos no menor de un año. CAPITULO II UNIDAD DE INFORMACION 1. FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD Dirigir el sistema de comunicación social e imagen institucional e informar sobre las actividades de la Universidad. 2. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL JEFE DE UNIDAD JEFE DE UNIDAD DE INFORMACION, Dirección de programas del sistema de comunicación social. Funciones especificas del cargo, a) Coordinar, programar y supervisar la información y divulgación de las publicaciones de la Universidad, b) Coordinar con el Director de la Oficina de Información y Relaciones Públicas el desarrollo de las conferencias de prensa que se realicen en la Universidad. c) Supervisar el uso del archivo de comunicación y el Servicio Audiovisual, d) Dirigir, supervisar y evaluar el trabajo del personal a su cargo, e) Elaborar en coordinación con los profesionales de su unidad el material informativo para la edición de los órganos oficiales de prensa, así como la redacción de artículos periodísticos para su publicación en los medios de difusión nacionales e internacionales, f) Asistir a los actos oficiales de la Universidad para cubrir información, g) Participar en las actividades oficiales de la Universidad acorde con el protocolo establecido, h) Realizar visitas a organismos nacionales con el objeto de establecer vínculos de cooperación e intercambio de información, i) Otras que le asigne el Director, Depende directamente del Director, 5

6 Título profesional universitario en Ciencias de la Comunicación, Experiencia en la conducción de programas administrativos relacionados con el área. ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia. 3. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL ESPECIALISTA PERIODISTA II Supervisión y/o ejecución de actividades de redacción e información, Funciones especificas del cargo a) Programar, coordinar, seleccionar y preparar material informativo para los diversos medios de comunicación, b) Confeccionar material de publicidad en base a lineamientos generales que se le proporcione. c) Preparar boletines, crónicas, revistas, folletos. d) Informar sobre el desarrollo de sus actividades. e) Asistir a actos oficiales y/o conferencias de prensa para cubrir la información f) Seleccionar material fotográfico y películas para la ilustración de artículos periodísticos. Depende directamente del jefe de la Unidad, Título profesional universitario de periodista. Experiencia en labores periodísticas 4. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL OPERADOR DE CENTRAL TELEFONICA. OPERADOR DE CENTRAL TELEFONICA II Supervisión y ejecución de labores operativas de transmisión y recepción de mensajes telefónicos. 6

7 Funciones especificas del cargo a) Ejecutar las labores de operación de transmisiones y recepción de mensajes telefónicos, b) Supervisar y coordinar con los servicios correspondientes para el mantenimiento y reparación de la central telefónica, c) Impartir enseñanza técnico-práctico del manejo de centrales telefónicas, d) Operar la central telefónica transmitiendo las llamadas telefónicas a los diversos anexos, Depende directamente del Jefe de Unidad de Información Instrucción secundaria y haber recibido entrenamiento práctico en operación de centrales telefónicas, Experiencia en operación de centrales telefónicas, ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia. 5. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL FOTOGRAFO Cargo estructural: FOTOGRAFO I Ejecución de labores variadas de fotografía. Funciones especificas del cargo a) Preparar equipos y material bibliográfico, b) Fotografiar a personas, objetos, ceremonias, eventos académicos, deportivos y acontecimientos que se realicen dentro y fuera de la Universidad, c) Revelar material fotográfico y retocarlo, d) Efectuar el mantenimiento del equipo y material fotográfico, e) Puede corresponderle realizar labores sencillas de filmación, f) Realizar otras labores afines que el Jefe asigne. 7

8 Depende directamente del Jefe de Unidad de Información. Instrucción secundaria completa. Preparación técnica en el campo de la fotografía. Experiencia en actividades de arte fotográfico. ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia. CAPITULO III UNIDAD DE RELACIONES PUBLICAS 1. FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD Organizar participar y ejecutar actos protocolares y de relaciones públicas de la Universidad y otras que extraordinariamente indique el Rectorado. 2. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL JEFE DE UNIDAD JEFE DE UNIDAD DE RELACIONES PUBLICAS Dirigir, coordinar y asesorar la ejecución de actividades orientadas a la divulgación de información y de mejora de la imagen institucional. Funciones especificas del cargo. a) Formular, conducir y ejecutar las actividades de protocolo y relaciones públicas de la Universidad. b) Proponer el calendario anual de eventos oficiales de la Universidad y otras que extraordinariamente indique el rectorado, c) Organizar y participar en las ceremonias oficiales de la Universidad, d) Proponer al Director de la Oficina, la organización de eventos para ilustrar, actualizar y difundir temas relativos a la evolución y desarrollo del Sistema Universitario, e) Actuar como maestro de ceremonias o contratar los servicios de un maestro de ceremonias en los actos internos de la Universidad, f) Recibir a los profesores visitantes y ofrecerles la orientación correspondiente a hospedaje, vinculación con las autoridades universitarias y trámite documentario. 8

9 g) Cumplir con las demás funciones que le asigne el Director. Depende jerárquicamente del Director de la Oficina de Información y Relaciones Públicas. Título profesional universitario de Relaciones Públicas o Ciencias de la Comunicación o de un Programa Académico que incluya estudios relacionados con la especialidad. Experiencia en la conducción de programas administrativos relacionados con el área. ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia. 3. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL ESPECIALISTA ESPECIALISTA EN RELACIONES PUBLICAS I Ejecución de actividades orientadas a la divulgación de información y mejora de la imagen institucional. Funciones especificas del cargo a) Informar y difundir sobre las actividades de la institución a través de los diferentes medios de comunicación, b) Diseñar, elaborar y aplicar materiales en los diferentes medios a fin de mejorar las comunicaciones internas y externas, c) Promover el intercambio de información con otras dependencias, d) Desarrollar programas de actividades sociales culturales y deportivas de la entidad, e) Recepcionar y atender a comisiones o delegaciones que visiten la entidad sobre asuntos relacionados a la misma, f) Preparar medios de comunicación, tales como ediciones, periódico mural, boletín interno, g) Mantener actualizado la información turística y de hospedaje para brindar una mejor orientación a los profesores que visitan nuestra universidad, h) Cumplir con otras funciones que le asigne el Jefe. Depende directamente del Jefe de Unidad de Relaciones Públicas Título profesional Universitario de Relaciones Públicas o Ciencias de la Comunicación o de un programa académico que incluya estudios relacionados con la especialidad. Alguna experiencia en labores de la especialidad. 9

10 4. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL TECNICO ADMINISTRATIVO AUXILIAR DE PUBLICACIONES II Ejecución de actividades técnicas de los sistemas administrativos. Funciones especificas de cargo a) Coordinar con el Relacionista Público las actividades que se realizan en la difusión de las actividades que programe la Oficina, b) Repartir la información y publicaciones propias de la dependencia, c) Cuidar el registro de información de eventos que realice la Universidad, d) Preparar cuadros, gráficos y estadísticas referidas al área de su competencia, e) Mantener actualizado el archivo de la Unidad, f) Apoyar en las acciones de comunicación, información y relaciones públicas, g) Manejar Cumplir con las otras funciones que asigne el Jefe. Depende directamente del Jefe de Unidad de Relaciones Públicas. Instrucción secundaria completa, Capacitación técnica en el área Alguna experiencia en labores de la especialidad. ALTERNATIVA Poseer una combinación equivalente de formación y experiencia 10

11 11

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