TABLA DE CONTENIDO PREFACIO... INTRODUCCIÓN...

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1 TABLA DE CONTENIDO PREFACIO... INTRODUCCIÓN... Pág. III V CAPÍTULO DESPACHOS ADUANALES ALCÁNTARA, S.A. DE C. V Antecedentes de la Empresa Organigrama de Grupo Logistics Misión, Visión y Objetivo Normatividad Empleada para Empresas Aduaneras Ley Federal del Trabajo Ley del Seguro Social Ley de Aduanas Código Fiscal de la Federación Código de Comercio Situación Actual del Archivo de Concentración de Despachos Aduanales Alcántara, S. A de C. V Recursos Humanos Recursos Materiales Local CAPÍTULO 2 2. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Definición de Archivo de Concentración Archivo de Concentración Ciclo Vital del Documento Definición de Organización Organización de Archivos Definición de Clasificación Sistemas de Clasificación Definición de Ordenación Métodos de Ordenación Principio de Procedencia Principio de Orden Original Identificación de Fondos Definición de Transferencia Primaria Concepto de Depuración I

2 CAPÍTULO 3 3. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE DESPACHOS ADUANALES ALCÁNTARA, S. A. DE C. V Recursos Materiales Acondicionamiento del Local Organización de Archivo Inventario Principio de Procedencia Principio de Orden Original Identificación de Fondos Clasificación Ordenación Valoración Documental Actividades Complementarias Conclusiones y Recomendaciones Bibliografía Anexos II

3 PREFACIO Este informe surgió por motivos laborales cuando empecé a enfrentarme a la realidad de los archivos de concentración privados, mejor conocidos como los archivos muertos así inicie esta actividad profesional. Para llevar a cabo la organización documental del Archivo de Concentración de Despachos Aduanales Alcántara, fue necesario la aplicación de Métodos directos e indirectos, Técnicas, Instrumentos y lineamientos a la documentación y poder realizar en forma correcta estas labores, además como parte de la organización se aplicó una depuración a la documentación y para un mejor control se elaboró una base de datos. Con el traslado de la documentación de las oficinas al archivo central, se consiguió liberar espacios en las oficinas y dejar solo lo activo en esas áreas. Los objetivos particulares, fueron convencer al Director y subordinados de lo importante de contar con un archivo de concentración organizado para la toma de decisiones, además controlar: entrada y salida de la documentación. Cuando se iniciaron los trabajos archivísticos, la imagen que se denomina archivo muerto; es un almacén que sirve para guardar toneladas de papel, en un estado lamentable y viejos sin ningún valor, pero al final se logro una nueva visión que recobra importancia para la empresa. Las dificultades básicas fueron: falta de recursos económicos ya que nunca hay dinero para invertir en el archivo, en el caso de los recursos humanos no eran suficientes, el adaptarse al lugar de trabajo, por el exceso de cajas con documentos y otros materiales ajenos al archivo, también se tenían pésimas condiciones de iluminación y como punto final fauna nociva. III

4 Es difícil esta labor, pero vale la pena sobre todo cuando se cristaliza nuestro esfuerzo al tener su documentación ordenada, saber que se resguarda y que no acostumbrar al usuario a solicitar sus expedientes con vales de préstamo entre otras cosas principalmente el archivo funcionara de manera adecuada. Para depurar el archivo se trabajo en forma coordinada con el área jurídica de la empresa involucrada directamente en el proceso. La documentación que se genera en el procedimiento administrativo vigente en la empresa, le interesa conservarla de tal manera que sea fácil localizar determinados expedientes y por ello debe estar organizada y clasificada facilitando la gestión administrativa. Agradezco al Director General de la empresa Despachos Aduanales Alcántara el haberme permitido aplicar mis conocimientos y aprender de su archivo, conocer su giro en el mercado de la logística internacional porque es muy amplio e interesante. IV

5 INTRODUCCIÓN Este trabajo es testimonio de la realización del proyecto de organización del Archivo de Concentración de la Empresa Despachos Aduanales Alcántara, S.A. de C.V. siendo el objetivo primordial organizar e integrar el archivo de concentración. Al mal llamado archivo muerto no tenia control de entrada y salida de documentos, se ignoraba el contenido del archivo, y no podía satisfacer las necesidades de información del personal, porque en la localización de los documentos, se tomaba mucho tiempo, y algunas veces la información era valiosa y necesaria para cumplir en sus obligaciones administrativas, contables y fiscales, se había extraviado por ello fue sancionada. Por todo lo anterior el Director General de la Empresa, decidió terminar con esta situación caótica y determino contratar personal especializado en archivonomía el manejo de documentos. El cual aplicaría las técnicas de organización y remodelación de la infraestructura del archivo. Inicialmente se aplicó a la documentación la organización de archivos desde el principio de procedencia, orden original, identificación de fondos, clasificación y ordenación para ese mundo de papel a su vez recurriendo en lineamientos legales y archivísticos. Al organizar la documentación de las diferentes empresas que lo conformaban se logró concentrar toda la documentación que ya concluyo sus trámites administrativos, legales y contables, permitiendo con ello un control en el préstamo y consulta, así mismo que lo nuevo se resguarde en las oficinas. Cuando se llevo acabo este proyecto se observaron dos cosas; la primera no se le daba importancia al archivo y la segunda no sabían como llevar a cabo el préstamo y consulta de expedientes. V

6 Las diferentes empresas que integran el acervo, enviaron su documentación al archivo de concentración, estos documentos han terminado su trámite y no se consultan frecuentemente, pero todavía tienen algún valor, con esto se tenia la posibilidad de aplicar la organización de archivos; además los últimos documentos generados contaban con un lugar en las oficinas. El informe esta integrado por 3 capítulos que a continuación se describen: En el primer capítulo analizaremos sus antecedentes, organización administrativa, bases legales y diagnóstico del archivo se termina con recursos materiales este capítulo. Para realizar este segundo capítulo se analizó a los diferentes autores en materia archivística para integrar un juicio crítico de lo que significa organización de archivos. Cada una de las partes que integran su organización de archivos como: principio de procedencia, orden original, identificación de fondos la clasificación y ordenación de la documentación. Finalmente en el capítulo tres: la organización de archivos aplicada a la documentación incluye acondicionamiento del local, elaboración de herramientas de descripción archivística, conclusiones, recomendaciones y vale de préstamo para entrada y salida de documentos, así mismo su automatización del acervo documental de la empresa. También se hacen recomendaciones para el buen funcionamiento del archivo. VI