1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. POLÍTICAS. Procedimiento para mantenimiento preventivo

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1 Código: P-FMAT-CTIC-09 Revisión: 08 Página: 1 de 9 1. OBJETIVO Incrementar el tiempo de vida útil del equipo de cómputo de la Facultad de Matemáticas. 2. ALCANCE Aplica para los equipos de cómputo (computadoras personales, monitores, lap top, impresoras y periféricos) de la Facultad de Matemáticas, de la comunidad universitaria y externos, que sean entregados al Laboratorio de Mantenimiento de Equipo de Cómputo de la Facultad de Matemáticas. 3. POLÍTICAS 3.1. Únicamente se recepcionarán equipos de lunes a viernes de 9:00 a 16:00 hrs. en días hábiles Todo el equipo que ingrese en el Laboratorio de Mantenimiento de Equipo de Cómputo (LMEC) será resguardado en un espacio destinado para su almacenamiento, asegurando su integridad durante el tiempo que se encuentre en las instalaciones, así mismo el acceso al Laboratorio es restringido únicamente a personal autorizado En el caso de que la propiedad de los clientes internos se dañe o se pierda, se procederá a informarle al usuario por medio de correo electrónico u oficio correspondiente con copia a la Secretaría Administrativa y se procederá reparar o sustituir el equipo y cuando este proceso sea tardado, se asignará al usuario en calidad de préstamo un equipo disponible de la Facultad de Matemáticas En el caso de que la propiedad de los clientes externos UADY o particulares se dañe o se pierda, se procederá a informarle al cliente por medio de correo electrónico u oficio correspondiente con copia a la Secretaría Administrativa y se sustituirá el equipo por otro de iguales características, en caso de tratarse de equipos que por obsolescencia tecnológica ya no sea posible igualar sus características, el responsable del LMEC deberá proponerle por escrito al cliente, previa autorización de la Secretaría Administrativa, el equipo con las características similares o superiores, con la finalidad de entregarlo al cliente sin ningún costo El LMEC no se hace responsable de la información contenida en los diversos medios de almacenamientos de la propiedad del cliente Todo equipo que ingrese al LMEC, deberá contar con el formato reporte de entrada de equipo, donde se registrará los accesorios y consumibles que cuenta El tiempo máximo que dura el mantenimiento calendarizado de cada equipo es de 32 horas laborales El tiempo máximo para mantenimiento preventivo no calendarizado es de 6 días hábiles El LMEC no es responsable por las partes o accesorios no especificados en la hoja de entrada de equipo Se le notificará al cliente si el equipo se encuentra con piezas internas incompletas al momento del mantenimiento Los equipos que se encuentran bajo resguardo de la Facultad de Matemáticas y de la Unidad Multidisciplinaria Tizimín quedarán exentos de pago Todo cliente externo particular se le cobrará el monto establecido por el LMEC por concepto de anticipo del costo del servicio Para los equipos que se encuentran bajo contrato o algún acuerdo, su forma de pago se realizará como esté establecido en los mismos El LMEC no se hace responsable del equipo con reincidencia de fallas de software para clientes externos particulares y UADY (virus, inadecuada instalación de software, malas configuraciones, modificaciones por el usuario, etc.) Los servicios se realizan con base en las características establecidas en el catálogo de s0ervicios y tiempo de atención (C-FMAT-CTIC-01).

2 Código: P-FMAT-CTIC-09 Revisión: 08 Página: 2 de 9 4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Usuario Responsable de la Recepción Responsable del Laboratorio Técnico Contabilidad Inicio Cliente Externo Ir por equipo 4 Solicita servicio 1 2 En tio 2 Se acepta solicitud 3 Recepciona equipo Fin Calendariza Ir al sitio 5 6 Realiza Mantenimiento 7 Completa Reporte tifica Servicio Terminado 8 Libera Servico Cliente Externo Particular Paga 9 Entrega Equipo 10 Fin

3 Código: P-FMAT-CTIC-09 Revisión: 08 Página: 3 de 9 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. Tarea mbre de la tarea Responsable Descripción detallada de la actividad Registro 1 2 Solicita Servicio Recepciona Equipo Usuario Responsable de la recepción o del Laboratorio 1.1 Solicita servicio de mantenimiento preventivo en el LMEC, de manera verbal, telefónica o vía correo electrónico. ta 1: si la solicitud es en sitio y es cliente externo particular o UADY y no se acepta la solicitud, se le informa al usuario de manera verbal, telefónica o vía correo electrónico que no se podrá realizar el servicio de mantenimiento. ta 2: si es cliente externo UADY y la solicitud es en sitio y esta es aceptada, se va a la tarea 3. ta 3: si es cliente externo particular o UADY y la solicitud no es en sitio se va a la tarea el servicio no es en sitio y es cliente externo particular, el personal que se encuentre en la recepción le explicará la política de pago del anticipo del costo del servicio. En otro caso se omite este paso y se va al 2.2. está de acuerdo, se procederá a: 2.2. Todo el equipo de cómputo se identifica y se verifica de manera visual al momento de su ingreso al LMEC y cualquier detalle del estado del equipo se escribe en observaciones, mediante la requisición del reporte de entrada de equipo (F-FMAT-CTIC-03), en el cual se registran los siguientes datos: cliente, nombre de contacto,. de cliente y cantidad de equipos, código, descripción (concepto por la entrada, equipo, modelo,. de serie, accesorios y falla), precio unitario e importe Llena el reporte de entrada de equipo (F-FMAT-CTIC-03) en el sistema adminplus, en caso de necesitar verificar el instructivo para la operación del sistema adminplus. (I-FMAT- CTIC-16) esto lo podrá realizar accediendo a en el sitio de calidad. Se imprime dos copias del reporte de entrada de equipo F-FMAT-CTIC-03, las cuales firma el cliente de conformidad y se le entrega una copia al cliente y la otra se queda en el LMEC. ta: En caso de los equipos de la Facultad de Matemáticas que se encuentren calendarizados para mantenimiento, el reporte de entrada de equipo (F-FMAT-CTIC-03), será firmado por la persona que fue por el equipo y sólo se imprimirá una copia. Se anexará el formato de recepción de equipo para mantenimiento preventivo (F-FMAT-CTIC-84). Se va a la tarea El cliente particular externo paga la cuota establecida por la dirección por concepto de anticipo del servicio, y se le sellará de pagado su reporte de entrada de equipo. ta: El dinero que se recibe por este concepto, se entregará al departamento de contabilidad los días viernes, firmando de recibido el reporte de entrada de equipo (F-FMAT-CTIC-03) dicho departamento y dejando copia del mismo Genera etiqueta de identificación, la pega en el equipo y lo coloca en el anaquel de entrada Escribe en el reporte de entrada de equipo (F-FMAT-CTIC-03) la asignación del trabajo al técnico y coloca dicho reporte en la tabla del anaquel de entrada y reporte de liberación y validación de la calidad del servicio (F-FMAT-CTIC-82). NA F-FMAT-CTIC-03 F-FMAT-CTIC-82 F-FMAT-CTIC-84

4 Código: P-FMAT-CTIC-09 Revisión: 08 Página: 4 de 9 3 Calendariza 4 Ir por el equipo Responsable del Laboratorio Técnico 5 Ir al sitio Técnico 6 Realiza mantenimiento Técnico ta: Para los mantenimiento calendarizados de FMAT, se le anexa el formato de recepción de equipo para mantenimiento preventivo (F-FMAT-CTIC-84) Envía correo sobre la asignación de los trabajos al personal del laboratorio. ta: el equipo es de cliente interno se verifica si todavía cuenta con garantía con el fin de poder realizar el mantenimiento preventivo adecuado Se va a la tarea Calendariza los mantenimientos de acuerdo con el responsable de la solicitud o del área donde se brindará el servicio Verifica el calendario de los mantenimientos preventivos Va a buscar el equipo en el área a la hora y fecha de acuerdo al calendario de mantenimiento. Se llenará el formato de recepción de equipo para mantenimiento preventivo (F-FMAT-CTIC-84) y se le entrega una copia al usuario en caso de recepcionar el equipo. ta 1: En caso de que no se encuentre el usuario, se le informará a través de un correo electrónico notificándole que se fue a recepcionar su equipo y no se encontró, posteriormente se le enviará un correo con una segunda fecha de calendarización. ta 2: el usuario se niega a dar el equipo, se llenará el formato de recepción de equipo para mantenimiento preventivo (F-FMAT-CTIC-84) y se marcará la opción el usuario se negó a entregar su equipo, posteriormente se le enviará un correo con una segunda fecha de calendarización Se va a la tarea Se traslada al sitio del servicio Verificar accesorios, consumibles, cables, etc. Se va a la tarea el mantenimiento es en el LMEC toma del anaquel de entrada el equipo que le corresponda en la asignación Efectuar el mantenimiento, en caso de necesitar verificar algún instructivo, esto lo podrá realizar accediendo a en el sitio de calidad (I-FMAT-CTIC-01 o I- FMAT-CTIC-02 o I-FMAT-CTIC-04). Se va a la tarea es en sitio, se efectúa el mantenimiento, en caso de necesitar verificar algún instructivo, esto lo podrán realizar accediendo a en el sitio de calidad o en una memoria usb con el formato digital, que contienen los instructivos: I-FMAT-CTIC-01 o I-FMAT- CTIC-02 o I-FMAT-CTIC-04. Se va a la tarea 7.5. NA F-FMAT-CTIC-84 NA NA 7 Completa Reporte Técnico 7.1. es en el laboratorio, completa el reporte de entrada de equipo (F-FMAT-CTIC-03) con las observaciones pertinentes y el reporte de liberación y validación de la calidad del servicio (F-FMAT-CTIC-82) Coloca el reporte de entrada de equipo y el reporte de liberación y validación de la calidad del servicio (F-FMAT-CTIC-82) en la tabla del anaquel de salida se libera el servicio se va a la tarea 8.4, en caso contrario se va a la tarea Coloca equipo en el anaquel de salidas. Se va a la tarea 9. F-FMAT-CTIC-03 F-MAT-CTIC-06 F-FMAT-CTIC-82

5 Código: P-FMAT-CTIC-09 Revisión: 08 Página: 5 de 9 8 tifica Servicio Terminado Responsable de la Recepción/ Laboratorio 9 Paga Contabilidad 10 Entrega Equipo Responsable de la Recepción/ Laboratorio/Técnico 7.5. es en sitio llena el reporte de servicio de mantenimiento (F-MAT-CTIC-06). Se va a la tarea En el LMEC verifica que el equipo cuente con el reporte de entrada de equipo (F-FMAT- CTIC-03) y el de liberación y validación de la calidad del servicio (F-FMAT-CTIC-82). En caso de que no se encuentre lleno se va a la tarea 7. es en sitio se va a la tarea 8.6. ta: El responsable del laboratorio realizará una segunda verificación cada 10 equipos de los que ingresan al laboratorio Elabora reporte de salida de equipo (F-FMAT-CTIC-04) en el sistema de adminplus, si es necesario verificar el Instructivo I-FMAT-CTIC-16, con los datos que se encuentran escritos en el reporte de servicio de entrada (F-FMAT-CTIC-03) que se localiza en la tabla del anaquel de salida Imprime dos copias del reporte de salida de equipo (F-FMAT-CTIC-04) Lleva el reporte de salida de equipo (F-FMAT-CTIC-04) a la tabla que se encuentra en el anaquel de salidas Avisa al cliente del estado del equipo, por teléfono o correo electrónico, si el cliente es externo se va a la tarea 9 en caso contrario se va a la tarea es en sitio el técnico avisa al cliente o al encargado del área, que se terminó el servicio, se va a la tarea el cliente es externo particular, pasa a pagar a contabilidad con el reporte de salida de equipo (F-FMAT-CTIC-04) que el personal de LMEC le entregó Entrega el reporte al LMEC sellado de pagado. Se va a la tarea Verifica si tiene el comprobante de pago y el formato de salida este sellado de pagado Solicita la firma del cliente en el reporte de salida de equipo (F-FMAT-CTIC-04), y le entrega una copia del reporte de salida de equipo (F-FMAT-CTIC-04) Entrega al cliente su equipo que se encuentra en el anaquel de salida Se le entrega al cliente la encuesta del servicio de mantenimiento de equipo de cómputo (F-FMAT-CTIC-48) En sitio, el técnico entrega el reporte de servicio de mantenimiento (F-FMAT-CTIC-06) al cliente, el cual firma de conformidad. ta: Se entrega una sola encuesta del servicio de mantenimiento de equipo de cómputo (F-FMAT-CTIC-48) en sitio, al término de todos los mantenimientos. F-FMAT-CTIC-03 F-FMAT-CTIC-04 F-FMAT-CTIC-82 F-FMAT-CTIC-04 F-FMAT-CTIC-04 F-FMAT-CTIC-06 F-FMAT-CTIC-48

6 Código: P-FMAT-CTIC-09 Revisión: 08 Página: 6 de 9 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código mbre del documento Lugar de almacenamiento I-FMAT-CTIC-01 Instructivos de referencia rápida para mantenimiento preventivo de computadoras personales desktop. I-FMAT-CTIC-02 Instructivos de referencia rápida para mantenimiento preventivo de lap-top. I-FMAT-CTIC-04 Instructivos de referencia rápida para mantenimiento preventivo de impresoras. I-FMAT-CTIC-16 Instructivo para la operación del sistema Adminplus. C-FMAT-CTIC-01 Catálogo de servicio y tiempos de atención 7. CONTROL DE REGISTROS Código mbre del registro Lugar de almacenamiento Responsable de su protección Tiempo de retención Disposición de los registros F-FMAT-CTIC-03 Reporte de entrada de equipo Recepción del Laboratorio Responsable de la Recepción 1 año Destrucción F-FMAT-CTIC-04 Reporte de salida de equipo Recepción del Laboratorio Responsable de la Recepción 1 año Destrucción F-FMAT-CTIC-06 Reporte de servicio de mantenimiento Recepción del Laboratorio Responsable de la Recepción 1 año Destrucción F-FMAT-CTIC-82 Reporte de liberación y validación de la calidad del servicio Recepción del Laboratorio Responsable de la Recepción 1 año Destrucción F-FMAT-CTIC-48 Encuesta del servicio de Responsable de la Recepción Recepción del Laboratorio mantenimiento de equipo de cómputo 1 año Destrucción F-FMAT-CTIC-84 Formato de recepción de equipo Recepción del Laboratorio Responsable de la Recepción 1 año Destrucción

7 Código: P-FMAT-CTIC-09 Revisión: 08 Página: 7 de 9 8. ENFOQUE A PROCESOS Insumo Proveedor Producto y/o salida Cliente y/o usuario Necesidades o expectativas Reporte de Entrada Cliente y secretaria Reporte de Salida Técnico Equipo Cliente Equipo con mantenimiento Cliente Materiales de limpieza y herramientas Secretaría Administrativa Equipo en condiciones óptimas Personal del LMEC Llevar registro de Atención al Cliente Mantenimiento preventivo, para su óptimo funcionamiento Tener materiales para dar el servicio 9. GLOSARIO SIGLAS CTIC. Centro de Tecnología de Información y Comunicaciones. LMEC. Laboratorio de Mantenimiento de Equipo de Cómputo. FMAT. Facultad de Matemáticas. UADY. Universidad Autónoma de Yucatán DEFINICIONES Mantenimiento Preventivo. Limpieza interna y externa de un dispositivo de cómputo, cuya función es prevenir fallas. Exento.-Descuento del cien por ciento. Cliente externo particular. Usuario que no pertenece a la comunidad universitaria. Cliente interno. Usuario adscrito con equipo bajo resguardo de la Facultad de Matemáticas y de la Unidad Multidisciplinaria Tizimín. Cliente externo UADY. Usuario que pertenece a la comunidad universitaria y no está adscrito a la Facultad de Matemáticas. Propiedad del cliente. Propiedad del cliente es todo aquel equipo de cómputo (lap top, computadora de escritorio, impresora, no-break, regulador, monitor, teclado y mouse, información y medios de almacenamiento) que ingresa al Laboratorio de Mantenimiento de Equipo de Cómputo, para su diagnóstico, mantenimiento o reparación. Así mismo se considera propiedad del cliente a sus datos personales, tales como nombre dirección, teléfono y correo electrónico, los cuales se manejan de manera confidencial.

8 Código: P-FMAT-CTIC-09 Revisión: 08 Página: 8 de CONTROL DE REVISIONES Nivel de revisión Sección y/o página Sección 4 página 3 Sección 5 página 4 y 5. Sección 7 página 6 Sección 1,2, 3 página 2. Sección 4 página 3. Sección 5 páginas 4 y 5. Sección 6 página 6. Sección 7 página 6. Sección 9 página 7. Sección 10.2 página 8. Descripción de la modificación y mejora Se modificó la estructura del diagrama, se incluyeron 2 pasos más. Se incluyó las actividades del diagrama que se agregaron y se modificó la numeración. Se modificó los tiempos de retención y lugar de almacenamiento. Se modificó el objetivo, alcance y políticas. Se modificó el diagrama. Se modificó descripción del procedimiento. Se incrementaron documentos de referencia. Tiempos de retención y disposición de los registros Se modificó los indicadores de proceso. Se incluyeron definiciones. Fecha de modificación 20 de Agosto de de Marzo Sección 9 página 7. Se eliminó los conceptos de mantenimiento correctivo y diagnóstico. 10 de Junio Sección 5 página 4. Se agregó una nota en el punto de Junio 2011 Sección 3 página 2. Se agregaron 4 políticas perteneciente a la propiedad del cliente, de la 3.2 a la 3.5. y se modificó redacción de la 3.6. y se reenumeran las demás políticas. Sección 4 página 4. Se agregó una condición después de la tarea 7 en el diagrama del procedimiento. Sección 5 página 5. Se agregó en la tarea 2 el inciso 2.2 referente al ingreso del equipo y los datos del 05 cliente, y se reenumeraron las demás actividades. 14 de octubre 2011 Sección 5 página 6. En la tarea 8 se agregó en el inciso 8.1 la liberación y validación del servicio y el formato F-FMAT-CTIC-55, y se reenumeraron las demás actividades. Sección 7 página 7. Se incluyó el formato reporte de liberación y validación del servicio de mantenimiento preventivo ( F-FMAT-CTIC-55). Se incluyó definición de la propiedad del cliente. 06 Sección 9 página 8. Sección 3 página 1. Sección 3 página 1. Sección 4 página 3. Sección 5 página 5. Sección 5 página 5. Sección 5 página 5. Sección 5 página 6. Sección 5 página 6. Sección 6 página 7. Se modificó la política Se aumentó la política Se cambiaron los conectores del diagrama y se unieron las tareas. Se aumentó un paso en tarea 5. Se modificó tarea 6. Se modificó tarea 7. Se modificó la tarea 8.6. Se aumentó en tarea 10, 10.4, 10.5 Se modificó lugar de almacenamiento. 13 de noviembre de 2014

9 Código: P-FMAT-CTIC-09 Revisión: 08 Página: 9 de 9 Sección 7 página 7. Sección 9 página 8. Se modificó lugar de almacenamiento, responsable de su protección, se aumentó formatos F-FMAT-CTIC-48, F-FMAT-CTIC-82, se eliminó el formato F-FMAT-CTIC Sección 3 página 1, Sección 3 página 2. Sección 4 página 3 Sección 5 página 4 Sección 10 página 11 Sección 3 página 1 Sección 4 página 2 Sección 5 página 4 Sección 5 página 5 y 6. Sección 6 página 7 Se modificó la política 3.8., Se agregó la política 3.9 y se corío la numeración. Se eliminó la política 3.13 y 14, Se modificó la política 3.16 se corrió la numeración. Se modificó el diagrama, se aumentó contabilidad y se cambió el nombre de la tarea 9, se eliminó la tarea verificar garantía, se agregaron las tareas calendarizar e ir por el equipo. Se eliminó la tarea verificar garantía, se agregaron las tareas calendarizar e ir por el equipo. Se agregó paso en la tarea, se modificó la numeración. Actualización de los nombres de las personas que revisó y aprobó el documento. Se unió la política 3.3 con la 3.4 y se eliminó la 3.4 y se corrió la numeración. Se modificó los nombres de las tareas del diagrama. Se eliminó la tarea asigna técnico. Se modificó la redacción en el paso 2.1. Se eliminó la tarea asigna técnico y se corrió la numeración de las tareas. Se eliminó el instructivo I-FMAT-CTIC-19, se les agrego los códigos a los formatos. Se modificó nombre de las tareas 4, 7, 10. Se eliminó el instructivo I-FMAT-CTIC-19. Se modificó el lugar de almacenamiento. 14 de Agosto de de Mayo de 2016 ta: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró Revisó Aprobó M.T. Ma. Del Carmen Zozaya Ayuso Responsable del Laboratorio de Mantenimiento de Equipo de Cómputo M. C. Carlos Benito Mojica Ruiz Secretario Administrativo Dr. Ramón Peniche Mena Director Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del stema de Gestión de la Universidad Autónoma de Yucatán.