RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PLIEGO DE CONDICIONES LICITACIÓN PÚBLICA LP de Octubre de 2014

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1 LICITACIÓN PÚBLICA LP ADQUISICIÓN DE LA LICENCIA DE USO PERPETUO DE UN SOFTWARE ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) Y LOS SERVICIOS DE IMPLEMENTACIÓN, MANTENIMIENTO AL LICENCIAMIENTO Y SOPORTE AL SOFTWARE, CON EL FIN DE SISTEMATIZAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DEL COPNIA 24 de Octubre de 2014 OBSERVACIONES PRESENTADAS POR INIKER, RECIBIDA EL 09 DE OCTUBRE DE 2014 RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR OBSERVACIÓN No. 1 Revisando los documentos de la licitación nos encontramos que al requerir la experiencia a los proponentes con los siguientes puntos que nos eliminan de poder participar: Las certificaciones deberán corresponder a contratos que hayan sido surgidos con empresas Colombianas los proponentes deben estar en el registro de UNSPSC Nosotros somos una consultora internacional con más de 26 años de Experiencia, con operaciones en Colombia hace un año, y podemos proveer contratos del monto solicitado y de mayor cuantía, pero no en Colombia. La solución que proponemos es Microsoft Dynamics AX 2012 R3, cuya última liberación fue en Mayo. Es de nuestro entender que esa versión o en muy pocas se han instalado en Colombia por lo que COPNIA tendría acceso a una herramienta de altísimo nivel y última generación, soportado por la corporación de TI más grande del mundo y complementaria a toda la plataforma de Microsoft (office 365, SharePoint, CRM, etc.), podemos conversar con Microsoft para que nos provea con proyectos de está desarrollados por otros partners eso valdría? No estamos inscritos en el registro UNSPC utilizado por la cámara de Comercio de Bogotá, podemos proceder a obtener dicha certificación, solo si se nos brinda el plazo suficiente para este trámite y si se elimina la certificación de experiencia limitada a Colombia.

2 Si no es posible hacer una excepción a lo planteado, lamentablemente para nosotros tenemos que desistir de nuestra intención de participar. RESPUESTA No. 1 De acuerdo con lo establecido en el numeral 9 PARTICIPANTES, del pliego de condiciones, se reitera que los interesados en los procesos de selección que adelanta el COPNIA, están en libertad para presentar su oferta en calidad de Consorcio o Unión Temporal, atendiendo lo normado en el artículo 38 de la Constitución Política de Colombia. Sea el caso precisar, que estos mecanismos buscan unir esfuerzos de dos o más personas (naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras) para presentar una sola propuesta en un proceso de selección, con el fin de cumplir con las exigencias de los pliegos de condiciones y del contrato. Adicional a lo anterior, en la Adenda No. 1 de fecha 24 de octubre de 2014 se precisan aspectos relacionados con los proponentes extranjeros. En cuanto a la ampliación del plazo, informamos que en la Adenda No. 1 de fecha 24 de octubre de 2014, se modifica el cronograma del proceso respecto a la fecha establecida para la presentación de ofertas. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR DIGITAL WARE S.A., RECIBIDA EL 17 DE OCTUBRE DE 2014 RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR y NAL-CR OBSERVACIÓN 2 En el numeral 1.1. ALCANCE se establece para el ítem 5 de la segunda parte: Disponer y entregar al interventor del contrato y al COPNIA la metodología y plan de trabajo para la ejecución del contrato, el Plan de trabajo debe incluir la configuración del hardware para la instalación del producto Solicitud Dentro de los pliegos de condiciones se establece que el sistema debe ser instalado en el Datacenter de la entidad, sin embargo se está solicitando configurar el hardware para la instalación del proyecto. Teniendo en cuenta que el Datacenter es suministrado por la entidad y que la administración está a cargo de la misma, no es procedente que el contratista configure el hardware. Por lo tanto solicitamos que se elimine este requerimiento y sea la entidad

3 la que configure el hardware de acuerdo con los requerimientos entregados por el contratista. RESPUESTA No. 2 Se acepta la observación, ver adenda No. 1 de fecha 24 de octubre de OBSERVACIÓN No. 3 En el numeral 1.1. ALCANCE se establece para el numeral 9 de la segunda parte: Extraer, transformar y cargar los datos del sistema actual ERP. Para esta actividad deberán migrarse los datos de las vigencias 2013 y Solicitud Teniendo en cuenta que el proceso de migración es una de las actividades críticas en el proyecto. Es importante que la entidad sea la responsable de extraer la información de los sistemas actuales y depurar la información, para que la misma sea entregada en las estructuras solicitadas por el contratista. Toda vez que dejar esta responsabilidad al contratista puede afectar y poner en riesgo el proyecto. RESPUESTA No. 3 No se acepta la observación y se ratifica el requerimiento, precisando que el COPNIA entregará una copia de seguridad del sistema de información con el objeto de que el contratista cumpla con estas actividades en coordinación con el área responsable. OBSERVACIÓN No. 4 En el numeral 28.1 DOCUMENTO TECNICO DE LA PROPUESTA, se establece para el numeral C. EXPERIENCIA ESPECIFICA: 1. La cuantía de cada una de las certificaciones aportadas debe ser igual o superior al 100% del valor del presupuesto oficial de la presente convocatoria y 4. Las certificaciones deberán corresponder a contratos que hayan sido suscritos con empresas Colombianas. Solicitud De acuerdo con lo expresado en este requerimiento, se solicita amablemente tener en cuenta lo siguiente: 1. Que por lo menos una de las certificaciones corresponda al 100% del valor del presupuesto oficial de la presente convocatoria y las otras dos certificaciones correspondan a un valor equivalente al 70% del mismo, traído a valor presente mediante la conversión de acuerdo con los SMMLV del momento de la ejecución.

4 2. Considerando que el COPNIA es una entidad de carácter público y que maneja procesos como el sector oficial, se solicita que dentro de las experiencias solicitadas se exija que por lo menos una de ellas corresponda a una Entidad Pública. Uno de los aspectos fundamentales y más importantes para el éxito del proyecto consiste en la experiencia que tenga la solución en entidades de este tipo. Existen procesos como nómina, presupuesto y contratos que tienen una normatividad especial en el sector público y por lo tanto la experiencia del proponente es fundamental. Lo anterior evidencia la necesidad de contar con experiencia en este tipo de entidades. RESPUESTA No. 4 Frente a la primera observación, referida a los porcentajes de las certificaciones, favor remitirse a la respuesta No. 2 del documento publicado el pasado 20 de octubre de 2014 y al pliego definitivo publicado en la misma fecha. En cuanto a la segunda observación, ver adenda No. 1 de fecha 24 de octubre de 2014, en la cual se incluye la exigencia respecto a que por lo menos una (1) de las certificaciones la emita una entidad pública; ello, con el fin de garantizar el efectivo conocimiento de la normatividad legal vigente en Colombia y en el sector público, en consideración a que debe ser aplicada en debida forma en la implementación del sistema. OBSERVACIÓN No. 5 En el numeral 28.1 DOCUMENTO TECNICO DE LA PROPUESTA, ítem E EQUIPO DE TRABAJO, se establece: el proponente deberá relacionar en su propuesta, el equipo de trabajo con el cual realizará, las actividades descritas en el alcance y de quienes deberá adjuntar las certificaciones que acrediten la experiencia, no obstante, en el mismo numeral se establece: Los profesionales del equipo propuesto no serán evaluados en el presente concurso, por lo tanto no es necesario presentar la hoja de vida en la propuesta. Sin embargo, al iniciar el proyecto, el COPNIA validará y aprobará los perfiles exigidos en la presente convocatoria. Solicitud Solicitamos se aclare que las hojas de vida no serán incluidas en la oferta y que se deben presentar una vez se dé inicio al proyecto. RESPUESTA No. 5 No se acepta la observación y se elimina el inciso sexto del aparte NOTAS del literal e) Equipo de Trabajo del numeral 28.1 DOCUMENTOS TÉCNICOS DE LA PROPUESTA

5 Adicionalmente, se aclara que de acuerdo al literal f) Hojas de Vida del numeral 28.1 DOCUMENTOS TÉCNICOS DE LA PROPUESTA, el proponente deberá adjuntar las hojas de vida del personal mínimo exigido junto con los documentos que demuestren la preparación académica y la experiencia exigida. Así mismo, el proponente deberá adjuntar para cada uno de los profesionales propuestos, toda la documentación que sustente la experiencia y preparación académica, tales como: certificaciones laborales, matrícula profesional (cuando sea legalmente necesario), diplomas, actas de grado y en general cualquier otro documento que cumpla con la función de acreditar la experiencia. En términos generales se aceptarán como válidos y suficientes aquellos documentos expedidos por autoridad o funcionario competente que permitan confrontar de manera clara, plena y sin equívocos la información contenida que debe servir para cumplir las condiciones exigidas. Estos documentos podrán ser subsanados, en cuanto a su contenido, siempre y cuando no se modifiquen los miembros del equipo propuesto, única y exclusivamente para verificar los requisitos mínimos que no son objeto de asignación de puntaje. En caso de que los documentos requeridos como soporte para la asignación de puntaje no sean presentados, el oferente tendrá cero puntos. OBSERVACIÓN No. 6 En el numeral 28.1 DOCUMENTO TECNICO DE LA PROPUESTA ítem E EQUIPO DE TRABAJO, se establece para el perfil Gerente de Proyecto: Educación: Profesional en ingeniería de sistemas o afines con Tarjeta Profesional y certificación PMP vigente. Solicitud Solicitamos se permita que el gerente de proyecto tenga certificación PMP vigente o Especialización en Gerencia de Proyectos. Esto con el fin de permitir que personas con esta formación, también puedan desempeñar el rol requerido. RESPUESTA No. 6 No se acepta la observación, el COPNIA ratifica su solicitud indicando que el gerente de proyecto debe contar mínimo con certificación PMP vigente, dada la relevancia del contrato a ejecutar.

6 OBSERVACIÓN No. 7 En el numeral 28.1 DOCUMENTO TECNICO DE LA PROPUESTA se establece para el numeral G SALUD OCUPACIONAL Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, que el proponente cuenta con un programa de salud ocupacional y/o que lo está implementando. Solicitud Solicitamos se aclare la razón por la cual se pide este requisito, toda vez que no tiene ninguna relación con el objeto del proyecto y dentro de nuestra experiencia en procesos de este tipo en más de 100 entidades públicas en Colombia, es la primera vez que se solicita esta clase de información. Teniendo en cuenta que este requisito no tiene relación con el objeto del contrato, solicitamos se elimine. RESPUESTA No. 7 Se acepta la observación y se elimina el requisito, ver Adenda No. 1 de fecha 24 de octubre de OBSERVACIÓN No. 8 En el numeral 38 CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR, ítem n) Forma de Pago, se determinan dos pagos para las Licencias del 30% y 70%.. Solicitud Solicitamos que el valor correspondiente a la licencia se cancele una vez se haya entregado a COPNIA y se encuentre instalado en los servidores definidos por la entidad. Esto teniendo en cuenta que es una práctica común en el sector de software que el licenciamiento se pague al momento de la entrega del mismo. Tal como está definida la forma de pago, solo existiría un pago del 30% y el 70% restante al momento de la puesta en producción del software, generando un problema de flujo de caja para el proponente, que en algunos casos debe pagar el licenciamiento al fabricante al momento de la expedición de la licencia de uso respectiva. RESPUESTA No. 8 Se acepta parcialmente la observación, ver adenda No. 1 de fecha 24 de octubre de OBSERVACIÓN No. 9

7 En el numeral 38 CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR, ítem n) Forma de Pago, para la Implementación se determinan dos pagos del 50% a la entrada en producción y 50% a los tres meses de la puesta en producción. Solicitud La Entidad debe tener en cuenta que los valores reconocidos por servicios corresponden a los costos que tiene para el proponente la implementación del proyecto, de tal forma que el no contar con los recursos del proyecto en el momento de la prestación del servicio, genera riesgos para el proyecto. De tal forma que se solicita que los pagos de la implementación se hagan de acuerdo con las fases del proyecto o de forma mensual de acuerdo con los servicios prestados. RESPUESTA No. 9 Se acepta parcialmente la observación, ver adenda No. 1 de fecha 24 de octubre de OBSERVACIÓN No. 10 En el numeral 38 CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR, ítem o) INFRAESTRUCTURA PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO, se solicita aclarar a qué hace referencia que EL CONTRATISTA debe contar con los recursos de infraestructura de equipos para desarrollar el contrato dentro del plazo. La entidad va a suministrar la plataforma para el desarrollo del proyecto? RESPUESTA No. 10 Se aclara que el servidor de producción será suministrado por el COPNIA y la plataforma o servidor de desarrollo y de pruebas será suministrado por el Contratista. OBSERVACIÓN No. 11 En el Anexo 2 Ficha Técnica en el numeral 14.7 se establece Configuración de permisos hasta el nivel de campos por pantalla por usuario o rol. Los usuarios deben ser creados a nivel de base de datos. Solicitud Teniendo en cuenta que las soluciones ya se tienen desarrolladas y que los modelos de seguridad ya están inmersos dentro de las aplicaciones, no se debe exigir seguridad a

8 nivel de campo, toda vez que es una funcionalidad que no todos los sistemas tienen y que su administración resulta poco práctica. En aras de mantener el principio de igualdad y pluralidad, solicitamos que se elimine el requisito de solicitar seguridad a nivel de campo. RESPUESTA No. 11 No se acepta la observación. Se aclara que dicha administración puede realizarse a nivel de campos del motor base de datos, así como también de acuerdo al rol de usuario permita mantener el principio de integridad y seguridad de la información en los formularios de registro de la plataforma. OBSERVACIÓN No. 12 En el Anexo 2 Ficha Técnica se solicita eliminar los términos etc., toda vez que esto puede generar confusión al momento de la ejecución del proyecto y poner el riesgo el mismo. RESPUESTA No. 12 Se acepta la observación, ver Adenda No. 1 OBSERVACIONES PRESENTADAS POR ALFA PEOPLE ANDINO S.A., RECIBIDA EL 17 DE OCTUBRE DE 2014 RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR OBSERVACIÓN No. 13 Integrar a través de Servicios Web, el software ERP con el software de Gestión Documental InvesDoc Gallery el cual opera actualmente en el COPNIA. Solicitud. Definir alcance de integración, requerimientos y en lo posible conocer más en detalle la plataforma Tecnológica de InvesDoc RESPUESTA No. 13 Se acepta la observación y para mayor precisión, se adjunta anexo del estándar de web service del Sistema de Gestión Documental InvesDoc Gallery, ver Adenda No. 1 OBSERVACIÓN No. 14

9 Un web service (cliente) que consuma y permita extraer la información de un servicio ya construido para la obtención de la información de los pagos en línea de la plataforma E-collect, la cual deberá ser registrada como parte de los recaudos e ingresos en tesorería y contabilidad. Solicitud y recomendación. El requerimiento en primera instancia se define como muy abierto por lo que se solicita precisar alcance, requerimientos y especificaciones. RESPUESTA No. 14 Se acepta la observación, se adjunta un anexo con el web service del sistema de pagos en línea Ecollect, ver Adenda No. 1. OBSERVACIÓN No. 15 Migrar la información requerida para la puesta en marcha del sistema ERP. Solicitud y Sugerencia. Es importante detallar si la información corresponde a saldos iniciales o históricos transaccionales pues el alcance de uno u otro requerimiento tiene un esfuerzo diferente y por ende su peso económico. RESPUESTA No. 15 Se acepta la observación y se precisa que la migración incluye saldos iniciales históricos y datos transaccionales mínimo de los dos (2) últimos años. OBSERVACIÓN No. 16 Entregar al interventor del contrato y al COPNIA, el plan de capacitación que permita hacer la transferencia de conocimiento técnica y funcional para el manejo y adecuación de la solución ofrecida a los funcionarios y usuarios definidos por la entidad. Solicitud y Recomendación. Es importante en el hito de Capacitación definir a que roles y su ubicación geográfica. Es centralizada en Bogotá?. Así mismo se agradece aclara los funcionarios son los mismos usuarios o se tiene personal externo. Lo anterior para efectos de dimensionar el licenciamiento requerido. RESPUESTA No. 16 Se acepta la observación, se aclara que la capacitación presencial se realizará en Bogotá, en caso de ser necesario se realizarán capacitaciones virtuales para las sedes que se encuentren fuera de Bogotá. Se precisa que los usuarios son los funcionarios de la Entidad.

10 OBSERVACIÓN No. 17 Diseñar y ejecutar un plan de gestión de cambio, con mínimo la realización de seis (6) talleres de gestión de cambio dirigidos a los funcionarios de la entidad. Solicitud y Recomendación. Por ser una actividad complementaria al Core de las empresas de Implementación de ERP s esta actividad se puede subcontratar o se entiende que directamente el proponente sea el que la realice. RESPUESTA No. 17 Se aclara al observante, que los talleres de capacitación pueden ser subcontratados por el contratista; no obstante, debe tener en cuenta que es su responsabilidad velar por el oportuno y eficiente cumplimiento de cada uno de los talleres y capacitaciones con el fin de lograr el objetivo propuesto. OBSERVACIÓN No. 18 Brindar el servicio de soporte técnico y funcional durante un período mínimo de un (1) año, posterior a la entrada en operación del software ERP. Solicitud y Recomendación. Se sugiere establecer un esquema de Mantenimiento en la renovación del Licenciamiento por 2 Años y de un año por la Consultoría. RESPUESTA No. 18 No se acepta la observación, se aclara que el soporte técnico y funcional, mantenimiento evolutivo y correctivo, soporte al licenciamiento del software y garantía, será mínimo por un (1) año, contado a partir de la fecha de entrada en producción del software. OBSERVACIÓN No. 19 Brindar el mantenimiento evolutivo y correctivo del ERP durante y posterior a la entrada en operación y por un período de un (1) año. El mantenimiento debe incluir la entrega de nuevas versiones del software o parches que permitan su actualización bien sea por cambios normativos o de ley o por renovación tecnológica o por actualización o fallas del software. Solicitud y Recomendación. Se sugiere establecer un esquema de Mantenimiento en la renovación del Licenciamiento por 2 Años y de un año por la Consultoría. RESPUESTA No. 19

11 No se acepta la observación, ver respuesta No. 19 del presente documento. OBSERVACIÓN No. 20 CAUSALES DE RECHAZO: El COPNIA rechazará las ofertas, y por ende no serán tenidas en cuenta, en los siguientes casos: Cuando el proponente no esté inscrito, clasificado y calificado en el Registro Único de Proponentes, acorde con lo dispuesto en el artículo 8 del Decreto 1510 de En el numeral 28.1, Documentos Técnicos, acápite a), exige el RUP para cada miembro de la UT. Solicitud Para el caso de UT se sugiere que uno de las empresas presente el RUP y no todos los proponentes. RESPUESTA No. 20 No se acoge la observación, puesto que los miembros de una Unión Temporal o Consorcio, deben acreditar su inscripción y clasificación en el Registro Único de Proponentes en por lo menos una de las actividades relacionadas en el pliego de condiciones. Lo anterior, en razón a que una de las finalidades de la inscripción y clasificación en el RUP, es garantizar que las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, tienen capacidad de ofrecer los bienes, obras y/o servicios que efectivamente requieren las entidades estatales. OBSERVACIÓN No. 21 Anexo 2 Ficha Técnica ITEM DESCRIPCION OBSERVACION ALFAPEOPLE El sistema debe permitir la generación de notificaciones vía Que herramienta de Mensajería maneja actualmente 2.23 herramientas de mensajería, informando acerca del vencimiento COPNIA de Contratos a las personas y áreas interesadas Debe tener la capacidad de poder integrarse, en una fase posterior, con soluciones biométricas para el control de ingreso y salida de funcionarios. Permitir la definición de diferentes formatos para la generación d los cheques. Permitir la definición de ingresos a través de diferentes medios: Bancos Consignaciones, Botones de Pago Electrónico, Tarjetas de Crédito y Recaudos Empresariales. Es claro que se debe exponer la capacidad pero no se tendrá en cuenta para le estimación del proyecto. Es importante para definir alcance definir los Bancos y Comprobantes de Egreso requeridos para cerrar alcance Es importante para definir alcance definir los Bancos requeridos para cerrar alcance

12 ITEM DESCRIPCION OBSERVACION ALFAPEOPLE Permitir la definición de fórmulas aplicadas a los conceptos de la presentación del flujo de caja. Se debe diseñar y construir un web service (cliente) que permita consumir un web service dispuesto para la obtención de información de recaudos almacenados en el sistema Invesdoc Gallery. Estos recaudos conforman los ingresos que por concepto de la actividad misional de la entidad son captados por la misma y obedecen al pago por del trámite para la generación de la matrícula profesional, permisos temporales o duplicados que la ciudadanía en general solicita a la entidad, considerando que dichos pagos son por Anticipado a la realización del trámite Permitir el manejo de inversiones 5.92 Incorporar consultas de los procesos de pago y de recaudo basados en servicios web implementados con los bancos 5.93 Generar informes de ley para las entidades de control El sistema debe permitir la afectación de ingresos presupuestales una vez el proceso de tesorería reciba la información de matrículas, certificados y permisos, desde el sistema invest doc de Informática el Corte Ingles. También cuando desde tesorería se genere cualquier comprobante y/o notas que represente ingresos para la entidad El sistema debe generar los informes para las diferentes entidades del Estado como: Ministerio de Hacienda, Departamento Nacional de Planeación, Dirección General de Presupuesto, Contraloría General de la República, Contaduría general de la Nación, etc., manejando los protocolos de reporte y modelos establecidos para los sistemas SCHIP, SIRECI, y cualquiera otro que sea de obligatorio uso para el COPNIA El sistema debe permitir parametrizar reglas para aprobación de comprobantes del proceso contable que se generan automáticamente por la interacción con otros módulos del ERP o con otros sistemas del COPNIA (Invest del Corte inglés). Los comprobantes generados automáticamente deben quedar en un estado de revisión para aprobación antes de poder asentarse en la contabilidad del COPNIA Dispone de mecanismos que permitan el manejo de fechas retroactivas, efectivas o futuras. Reportes a Contraloría, Contaduría General de la Nación (Todos los tipos de estados financieros deben tener la estructura y formulación en concordancia con los parámetros establecidos por la CGN.) Permitir la evaluación de los proveedores (es una responsabilidad del supervisor del contrato) Integración con mecanismo web para que las requisiciones de elementos de consumo se realicen en línea, indicándole al almacenista de que elementos no hay saldo para poder programar su adquisición Permitir la generación de los reportes de ley Qué tipo de fórmulas se consideran. Se sugiere acotar pues el requerimiento puede ser ambiguo Se sugiere acotar alcance pues el requerimiento puede tender a ser ambiguo frente al nivel de integración frente al sistema de recaudo que información se debe integrar con el ERP Se sugiere aclarar el alcance pues el requerimiento tiene a ser amplio. Se requiere acotar que tipo de consultas se requieren y de ser factible la estructura de dichas consultas. En todo caso los ERP vienen contenidos con una plataforma de reportes y Consultas los cuales por buenas prácticas se sugiere validar en la fase de Implementación para evitar customizaciones que impacten el valor del proyecto. Qué tipo de informes y su estructura, se sugiere acotar pues el requerimiento tiende a ser ambiguo. Se sugiere mayor detalle de integración frente a Invest Doc Se sugiere mayor detalle de los informes requeridos. Se sugiere cerrar y no contemplar en los requerimientos términos como etc, entre otros pues se consideran ambiguos Se sugiere detallar alcance frente a sistema Invest Se sugiere detallar alcance de este requerimiento Se sugiere mayor detalle de los informes requeridos. Se tiene alguna métrica especial para la evaluación de proveedores. Hay integración con una funcionalidad tercera o se entiende que el ERP provea esta funcionalidad. Detallar alcance. El requerimiento se entiende muy amplio

13 ITEM DESCRIPCION OBSERVACION ALFAPEOPLE Generar los informes de ley (Cámara de Comercio, Contraloría y los demás que se requieran) Permitir la integración con el sistema de información de gestión documental de la entidad INVESDOC (El Corte Inglés). Integración del ERP con la página web de la entidad o sitios web administrados por el COPNIA para descarga de documentos, consultas de información y consulta sobre el estado de trámites y requerimientos por parte proveedores, clientes y funcionarios internos Se sugiere acotar requerimiento pues es muy ambiguo. Se sugiere no utilizar el término demás que requieran pues tiende a ser ambiguo Se sugiere detalle y nivel de integración con la solcuion INVESDOC. Se sugiere cerrar y detallar alcance. Cuáles son los sitios web administrados por el COPNIA. Cuales es el nivel de integración? SOLICITUD. Haciendo una revisión preliminar de la Ficha Técnica (Anexo No. 2) se sugiere cerrar alcances y omitir términos tales como etc, entre otros, los demás que se requieran pues tienden a ser muy amplios y ambiguos frente al requerimiento. RESPUESTA No. 21 De acuerdo con sus observaciones, aclaramos: ÍTEM DESCRIPCIÓN El sistema debe permitir la generación de notificaciones vía herramientas de mensajería, informando acerca del vencimiento de Contratos a las personas y áreas interesadas. Debe tener la capacidad de poder integrarse, en una fase posterior, con soluciones biométricas para el control de ingreso y salida de funcionarios. Permitir la definición de diferentes formatos para la generación d los cheques. Permitir la definición de ingresos a través de diferentes medios: Bancos Consignaciones, Botones de Pago Electrónico, Tarjetas de Crédito y Recaudos Empresariales. Permitir la definición de fórmulas aplicadas a los conceptos de la presentación del flujo de caja. Se debe diseñar y construir un web service (cliente) que permita consumir un web service dispuesto para la obtención de información de recaudos almacenados en el sistema Invesdoc Gallery. Estos recaudos conforman los ingresos que por concepto de la actividad misional de la entidad son captados por la misma y obedecen al pago por del trámite OBSERVACIÓN ALFAPEOPLE Que herramienta de Mensajería maneja actualmente COPNIA Es claro que se debe exponer la capacidad pero no se tendrá en cuenta para la estimación del proyecto. Es importante para definir alcance definir los Bancos y Comprobantes de Egreso requeridos para cerrar alcance Es importante para definir alcance definir los Bancos requeridos para cerrar alcance Qué tipo de fórmulas se consideran. Se sugiere acotar pues el requerimiento puede ser ambiguo Se sugiere acotar alcance pues el requerimiento puede tender a ser ambiguo frente al nivel de integración frente al sistema de recaudo que información se debe integrar con el ERP RESPUESTA Correo electrónico por Outlook en servidor de hosting Linux de la página web de la entidad. Corresponden a un requerimiento no funcional de escalabilidad. Banco de Bogotá y Bancolombia. Todos los bancos adscritos a la plataforma PSE de ACH. Ver anexos técnicos en manuales de procedimientos. Ver anexo técnico de web service funcional de sistema Invesdoc Gallery. Ver Adenda No. 1

14 ÍTEM RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL DESCRIPCIÓN para la generación de la matrícula profesional, permisos temporales o duplicados que la ciudadanía en general solicita a la entidad, considerando que dichos pagos son por Anticipado a la realización del trámite Permitir el manejo de inversiones Incorporar consultas de los procesos de pago y de recaudo basados en servicios web implementados con los bancos El sistema debe permitir la afectación de ingresos presupuestales una vez el proceso de tesorería reciba la información de matrículas, certificados y permisos, desde el sistema invest doc de Informática el Corte Ingles. También cuando desde tesorería se genere cualquier comprobante y/o notas que represente ingresos para la entidad El sistema debe permitir parametrizar reglas para aprobación de comprobantes del proceso contable que se generan automáticamente por la interacción con otros módulos del ERP o con otros sistemas del COPNIA (Invest del Corte inglés). Los comprobantes generados automáticamente deben quedar en un estado de revisión para aprobación antes de poder asentarse en la contabilidad del COPNIA Reportes a Contraloría, Contaduría General de la Nación (Todos los tipos de estados financieros deben tener la estructura y formulación en OBSERVACIÓN ALFAPEOPLE Se sugiere aclarar el alcance pues el requerimiento tiene a ser amplio. Se requiere acotar que tipo de consultas se requieren y de ser factible la estructura de dichas consultas. En todo caso los ERP vienen contenidos con una plataforma de reportes y Consultas los cuales por buenas prácticas se sugiere validar en la fase de Implementación para evitar customizaciones que impacten el valor del proyecto. Se sugiere mayor detalle de integración frente a Invest Doc Se sugiere detallar alcance frente a sistema Invest Se sugiere mayor detalle de los informes requeridos. RESPUESTA Se aclara que el módulo requerido por la entidad, debe incluir manejo de inversiones para entidades públicas en el marco de las normas aplicables, como el Decreto 1525 de 2008; así mismo, los numerales 5.67, 5.68, 5.69 y 5.70, precisan el alcance requerido. Ver anexo técnico de web service funcional del sistema de pagos en línea E-collet. Ver anexo técnico de web service funcional de sistema Invesdoc Gallery. Ver Adenda No. 1 Ver anexo técnico de web service funcional de sistema Invesdoc Gallery. Ver Adenda No. 1 Se aclara que dichos reportes se refieren a los exigidos por la ley y de los sistemas

15 ÍTEM DESCRIPCIÓN concordancia con los parámetros establecidos por la CGN.) Permitir la evaluación de los proveedores (es una responsabilidad del supervisor del contrato) Integración con mecanismo web para que las requisiciones de elementos de consumo se realicen en línea, indicándole al almacenista de que elementos no hay saldo para poder programar su adquisición Generar los informes de ley (Cámara de Comercio, Contraloría y los demás que se requieran) Permitir la integración con el sistema de información de gestión documental de la entidad INVESDOC (El Corte Inglés). Integración del ERP con la página web de la entidad o sitios web administrados por el COPNIA para descarga de documentos, consultas de información y consulta sobre el estado de trámites y requerimientos por parte proveedores, clientes y funcionarios internos OBSERVACIÓN ALFAPEOPLE Se tiene alguna métrica especial para la evaluación de proveedores. Hay integración con una funcionalidad tercera o se entiende que el ERP provea esta funcionalidad. Se sugiere acotar requerimiento pues es muy ambiguo. Se sugiere no utilizar el término demás que requieran pues tiende a ser ambiguo Se sugiere detalle y nivel de integración con la solcuion INVESDOC. Se sugiere cerrar y detallar alcance. Cuáles son los sitios web administrados por el COPNIA. Cuales es el nivel de integración? RESPUESTA MUISCA, CHIP, SIGA y SIRECI de obligatorio uso para entidades estatales del orden nacional. Ver anexo técnico de procedimiento de mantenimiento de bienes. Funcionalidad que debe proveer el sistema ERP ofrecido y no una aplicación externa de la entidad. Se acepta la observación. Ver Adenda No. 1 Ver anexo técnico de web service funcional de sistema Invesdoc Gallery. Ver Adenda No. 1 Ver anexo técnico de web service funcional de sistema Invesdoc Gallery. Ver Adenda No. 1. OBSERVACIÓN 22 FORMA DE PAGO. Según lo definido en el numeral del Anexo LP CUARTA: VALOR DEL CONTRATO: El COPNIA realizará el pago del objeto contratado dentro de los veinte (20) días calendario, siguientes a la radicación de las respectivas facturas, así: A) Dos (2) pagos trimestrales correspondientes al 50% del valor de la licencia, acorde con el cumplimiento del cronograma y plan de trabajo aprobado, y previa entrega del licenciamiento e instalación del software ERP en los servidores del COPNIA. B) Un pago del 50% del valor de implementación del sistema ERP contra la instalación y puesta en producción en los servidores del COPNIA. C) El 50% restante del valor de la implementación de los procesos, tres (3) meses después de la finalización del período de prueba. D) Un pago del 100% correspondiente al costo de los desarrollos, contra entrega y puesta en producción de los módulos del ERP. Para realizar cada uno de los pagos, el contratista debe presentar el informe de las actividades y entregables

16 conforme al plan de trabajo establecido al inicio del contrato y la acreditación del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales de los empleados del contratista. Frente a lo expuesto se propone lo siguiente LICENCIAMIENTO. Pago del 100% del Licenciamiento previa entrega del mismo instalado en los servidores de COPNIA SERVICIOS. o 50 % del total de los servicios Se propone para el caso de Configuración y parametrización que es la etapa más extensa del proyecto se definan hitos, entregables y criterios de aceptación definidos entre las partes. o 30 % del contrato de Servicios contra entrega de la migración de los datos y entrada en operación del ERP o 20 % correspondientes al servicio de soporte y mantenimiento contra entrega del informe de los servicios realmente brindados. RESPUESTA No. 22 Se acepta parcialmente la observación, ver Adenda No. 1 de fecha 24 de octubre de OBSERVACIÓN No. 23 ÍTEM DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓN ALFAPEOPLE 13.2 El sistema debe controlar el flujo de los procesos del sistema y poder parametrizarlo o definirlo de acuerdo con los procesos de negocio de la entidad, mediante una funcionalidad de Work Flow, propia de la 13.2 Requieren una herramienta tipo BPM? solución Que tipo de integración se requiere con Permitir la integración con el sistema de información de gestión el sistema de información de gestión documental de la entidad INVESDOC (El Corte Inglés). documental? El contratista debe realizar la revisión de los procedimientos adoptados por el COPNIA para los procesos financieros y administrativos, su evaluación, y las propuestas de mejora o modificación a los mismos, teniendo en cuenta la experiencia del proveedor y las mejores prácticas implementadas en otros proyectos similares en entidades públicas. De esta se deberá entregar la documentación del proceso o procedimiento ajustado, incluidos diagramas de flujo, para incorporarlos al sistema de calidad del COPNIA La entrega del documento de la estrategia operacional para incorporar al ERP la información pertinente que la entidad pueda tener en hojas de cálculo, procesadores de texto, copias de seguridad y demás Repositorios 14.2 Interfaz Web Enabled Firma Electrónica Sistema de Certificación Cual es el alcance del proceso de optimización de procesos que requieren? Explicar el alcance de este requerimiento Tiene que ser exclusivamente Web Enabled? Cual es el alcance de las firmas electrónicas? Cual es el alcance del soporte de certificados digitales

17 RESPUESTA No. 23 RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL Acorde con las observaciones, se aclara: ÍTEM DESCRIPCIÓN El sistema debe controlar el flujo de los procesos del sistema y poder parametrizarlo o definirlo de acuerdo con los procesos de negocio de la entidad, mediante una funcionalidad de Work Flow, propia de la solución Permitir la integración con el sistema de información de gestión documental de la entidad INVESDOC (El Corte Inglés). El contratista debe realizar la revisión de los procedimientos adoptados por el COPNIA para los procesos financieros y administrativos, su evaluación, y las propuestas de mejora o modificación a los mismos, teniendo en cuenta la experiencia del proveedor y las mejores prácticas implementadas en otros proyectos similares en entidades públicas. De esta se deberá entregar la documentación del proceso o procedimiento ajustado, incluidos diagramas de flujo, para incorporarlos al sistema de calidad del COPNIA La entrega del documento de la estrategia operacional para incorporar al ERP la información pertinente que la entidad pueda tener en hojas de cálculo, procesadores de texto, copias de seguridad y demás Repositorios Firma Electrónica Sistema de Certificación OBSERVACIÓN ALFAPEOPLE 13.2 Requieren una herramienta tipo BPM? 13.4 Que tipo de integración se requiere con el sistema de información de gestión documental? Cual es el alcance del proceso de optimización de procesos que requieren? Explicar el alcance de este requerimiento Cual es el alcance de las firmas electrónicas? Cual es el alcance del soporte de certificados digitales RESPUESTA DE OBSERVACIONES El producto ERP ofrecido debe contar con BPM tipo Workflow. Ver anexo técnico de web service funcional de sistema Invesdoc Gallery. Ver Adenda No. 1. Mejora y optimización de procesos definidos en los manuales del anexo técnico, de acuerdo a los beneficios y automatización ofrecida por la herramienta. Se aclara que corresponde a una actividad de la fase de análisis de los procesos que tiene la entidad y corresponden a documentos que se procesan manualmente. Que el sistema ERP permita firmar los documentos generados con firma digital. Permitir el soporte de certificados digitales o firmas digitales de entidades de certificación abierta. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR GUSTAVO VARRIENTOS, RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR OBSERVACIÓN No. 24

18 Numeral 28.1 literal c numeral 1 Página 27 - Los requisitos de Experiencia específica son muy estrictos en los siguientes puntos: Se requieren 3 certificaciones cada una igual o superior a millones. El valor de los contratos cuantitativamente considero que no es un elemento objetivo que permita inferir la calidad de un sistema de información, así como de la experiencia que pueda tener un oferente para la prestación de un servicio tecnológico como este, pues en muchos casos existen contratos que cuantitativamente, en pesos, pueden ser muy altos, sin embargo las características del sistema y su implementación, soporte y mantenimiento, son débiles o bajos o aun ineficientes Por lo anterior se solicita que para el caso de los tres (3) contratos que como mínimo superen el valor del presupuesto oficial, a fin de que se permita mayor pluralidad de oferentes - El objeto debe ser la venta de licencias e implementación Los objetos de los contratos no siempre son de manera expresa como se solicita en lo anteriormente indicado Se solicita que se de apertura para que el objeto de los contratos tengan una relación a fin a este proceso de licenciamiento e implementación, pues cada entidad pública, al momento de sacar su convocatoria lo denomina diferente, sin embargo los productos que recibe la entidad son similares al objeto de esta convocatoria, o en su defecto, sea admitido al momento de presentar la propuesta, objetos afines. RESPUESTA No. 24 Se acepta parcialmente la observación, ver Adenda No. 1 OBSERVACIÓN No. 25 Referente al equipo de trabajo, se solicita que el consultor TI tenga experiencia en como mínimo el siguiente equipo de trabajo: Consultor TI: Dedicación: Disponibilidad del 100% durante el tiempo que dure el proyecto. Educación: Ingeniero de Sistemas o Ingeniero Industrial o Ingeniero Electrónico, o carreras afines y tarjeta profesional vigente. Experiencia: Cuatro (4) años de experiencia específica en implementación, configuración, soporte y capacitación de sistemas informáticos tipo ERP, BPM o CRM.

19 Experiencia en Web Services bajo Arquitectura SOA Arquitectura Orientada a Servicios y programación/desarrollo. Dado que solicitan personal con experiencia en webservices porque no se solicita que el oferente demuestre que tiene experiencia en entidades bajo esta modalidad, debidamente certificada RESPUESTA No. 25 No se acepta la observación, el COPNIA ratifica lo exigido en el pliego de condiciones. Atentamente, (Original Firmado) LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Subdirectora Administrativa y Financiera Revisó Aspectos Técnicos: (Original Firmado) CARLOS ROBERTO VALLEJO CUBILLOS Profesional de Gestión de Sistemas Revisó Aspectos Financieros: (Original Firmado) FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión de Contabilidad Revisó Aspectos Jurídicos: (Original Firmado) NUBIA ROCÍO POVEDA PARRA Profesional de Gestión de Contratación

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