Instructivo Sistema Aguila.net

Transcripción

1 Instructivo Sistema Aguila.net Módulo Alquileres Página 1 de 41

2 Instructivo Sistema Aguila.net... 1 Módulo Alquileres Ingreso al Sistema Menú Operaciones Clasificación de Cotizaciones Conversión de Cotización en Contrato Pedidos de Artículos asociados al Contrato Remisión de Artículos de Pedidos asociados al Contrato Agregado de Comentarios al Contrato seleccionado y envío por mail Renovaciones y Cierres de Contratos Devoluciones de Artículos remitidos relacionados al Contrato Ajustes de Inventario relacionados al Contrato Composición de Saldos desde un Contrato seleccionado Trazabilidad y Composición de Saldos Previsión de Cobranzas y Composición de Saldos Módulo Maestros Reportes Página 2 de 41

3 1. Ingreso al Sistema 1.1 Acceda al Sistema desde el ícono Aguile.Net ubicado en el escritorio de la pc. 1.2 Seleccione el Usuario y digite la Clave, presione Aceptar. 1.3 Sugerimos cambiar la clave ingresando al menú Operaciones Cambiar Clave de Usuario 1.4 Ingrese Contraseña Actual y la nueva dos veces, presione Aceptar. Página 3 de 41

4 2. Menú Operaciones 2.1 Cuando el usuario ingresa al sistema encontrará el menú Operaciones. Desde este menú se podrán realizar la mayoría de las operaciones vinculadas a Contratos de Alquileres. Una de las opciones que se encontrará en este menú es el Wizard de Cotizaciones y Contratos, donde se disponen de Acciones como Generar Contratos, Remisiones de Artículos vinculadas a un Contrato, Renovaciones y Cierre de Contrato, Devoluciones de Artículos remitidas a un Contrato, y Ajustes de Stock vinculados también a un Contrato. 2.2 Otra de las opciones disponible del menú Operaciones son Devoluciones, Renovaciones, Trazabilidad y Composición de Saldos, Previsión de Cobranzas, y el menú Listado de Operaciones. 3. Wizard de Operaciones y Contratos: Página 4 de 41

5 Selector de Clientes, por Nombre, Código, Dirección Ficha del Cliente seleccionado Filtro de búsqueda de Cotizaciones y Contratos Grilla de Cotizaciones y Contratos Ir a la Composición de Saldos de un Contrato Impresión del Contrato Sector de Comentarios históricos de un Contrato Ver la ficha del Contrato Acciones disponibles de una Cotización y/o Contrato Sector de Comentarios de los Pedidos del Contrato Grilla artículos de Cotizaciones y Contratos Pedido que dio origen al Contrato Sector para guardar Documentación de Contratos 3.1 Este formulario es el eje de las operaciones y acciones que se pueden realizar en la vida de una Cotización y/o Contrato. 4. Clasificación de Cotizaciones 4.1 Opcionalmente se podrá Clasificar una Cotización para luego asociar todas las operaciones futuras al Contrato. Tango Gestión da la posibilidad de realizar búsquedas por este Clasificador: 4.2 Para Clasificar una Cotización se selecciona la Acción Generar Clasificador del menú lateral derecho Acciones del formulario Wizard. Se sobrepone un formulario para poder digitar el Código Clasificador y una descripción del mismo. (mas adelante en el menú Maestros encontrará un ABM de Clasificadores) Página 5 de 41

6 5. Conversión de Cotización en Contrato 5.1 Se genera el Contrato con el Cliente sobre el Alquiler cotizado. El Contrato dará lugar a realizar la Impresión del mismo y sus Anexos. 5.2 Se creará de forma automática en Tango el Pedido según el Talonario de Alquileres asociado con los Artículos cotizados. Al importe originalmente de cada artículo cotizado se le aplicará el factor Días, cual fuere cargado como Descripción Adicional en el momento de la Cotización. Página 6 de 41

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8 . 5.3 Se define la Fecha de Inicio y Fin del Contrato 5.4 Se define el Monto de Garantía del Contrato. Página 8 de 41

9 5.5 Selección de la Lista de Precios que se puedan aplicar por Devoluciones con Daños futuros. Ver uso en punto 10.3 Página 9 de 41

10 5.6 Inclusión de Leyendas al Pedido de Alquileres a generar automaticamente que se podrán ver en Tango. (en 5.8 se mostrará el Número de Pedido de Alquileres que es generado en Tango automáticamente por el Contrato) Página 10 de 41

11 5.7 Confirmación del Factor Día para cada Artículo del nuevo Pedido de Alquileres a generarse automáticamente por el Contrato. Página 11 de 41

12 5.8 Aviso de la generación automática del Pedido de Alquiler según numerador de Talonario de Alquileres parametrizado en el sistema Aguila.Net. Este Pedido es generado para Tango donde posteriormente se podrá facturar al Cliente. (en Tango). Se debe tener en cuenta que este Talonario de Pedidos de Alquileres no se debe usar en Tango ya que el numerador para a ser dominio del sistema Aguila.Net. Página 12 de 41

13 5.9 Al ser un Contrato de Alquileres, este entra directamente al con el Estado de VIGENTE. Página 13 de 41

14 5.10 Impresión del Contrato y Anexo entre la Empresa y el Cliente. Página 14 de 41

15 6. Pedidos de Artículos asociados al Contrato 6.1 Se podrá realizar sobre el Contrato seleccionado la generación de múltiples Pedidos para remisiones de artículos al cliente. Este es otro Talonario definido y parametrizado en el para tal fin. Se debe tener en cuenta que conviene no ser el mismo que se usa para el Alquiler. 6.2 Según el Depósito seleccionado por defecto, definido y parametrizado en el, se muestran los Artículo disponibles para ser seleccionados y transformarlos en un nuevo Pedido. La selección del artículo a enviar en un nuevo pedido se hará sobre la grilla superior con un doble click. En ese momento se podrá ingresar la Cantidad y Kilos a enviar. Opcionalmente se podrá también agregar la Observación del Pedido como comentario del mismo. Recordar que las Leyendas agregadas en el contrato viajan por defecto a este nuevo pedido. Página 15 de 41

16 6.3 Opcionalmente se podrá ingresar las Leyendas al nuevo Pedido a generar asociado al Contrato. Página 16 de 41

17 6.4 Confirmación del nuevo Pedido generado para Tango asociado en Aguila.Net al Contrato. El sistema da la posibilidad de Remitirlo en el momento. La remisión del mismo hará que se generen los movimientos de salida de stock en Tango. Se podrá imprimir el Remito correspondiente. También desde Tango se podrá remitir el Pedido. Página 17 de 41

18 6.5 Remisión del Pedido por Artículos mostrará en pantalla el Talonario y Número de Remito usado por la Remisión. Este Talonario de Remito es parametrizado y numerado en el. El Talonario debe estar habilitado en Tango. Si la remisión del Pedido se realiza directamente en Tango como opción nativa del mismo el Talonario a usar debe ser diferente al parametrizado en Aguila.net. Página 18 de 41

19 7. Remisión de Artículos de Pedidos asociados al Contrato Página 19 de 41

20 7.1 En esta opción se podrán ver los Pedidos de Materiales pendientes de Remitir. Opcionalmente se podrá modificar las cantidades del Pedido. 7.2 Al confirmar la Remisión del Pedido el sistema avisa del Talonario y Número usados. Luego se podrá realizar la impresión del Remito. Como anteriormente, esta tarea de remisión de materiales están nativamente disponibles a realizarse en Tango. Página 20 de 41

21 8. Agregado de Comentarios al Contrato seleccionado y envío por mail 8.1 Parados sobre la grilla de Contratos, seleccionando el que corresponda, sobre la Columna Comentarios se podrá presionar el Botón Ver/Editar el cual abrirá un formulario para registrar los mismos. Opcionalmente se podrá enviar por . Cada comentario registrado luego aparecerá históricamente en el sector Comentarios debajo de la grilla de Contratos Página 21 de 41

22 8.2 Opcionalmente se podrá realizar el envío por del Comentario ingresado junto a su historial de comentarios del Contrato en cuestión. Tener en cuenta que deberá parametrizarse en el sistema Aguila.Net el servidor de Mail de la empresa y la credencial de acceso al mismo para poder utilizar esta opción de mail. Página 22 de 41

23 9. Renovaciones y Cierres de Contratos 9.1 Desde el Wizard de Contratos y Cotizaciones se podrá entrar directamente al módulo de Renovaciones de Contratos vía el Contrato seleccionado. Se podrán realizar las Renovaciones necesarias al Contrato. Cada vez que se Renueve un Contrato, se genera un nuevo Pedido para Tango, con Talonario y Numerador definidos y parametrizados en el sistema Aguila.Net. Los artículos y sus Cantidades corresponden a los pendientes de Devolución.Posteriormente se facturará al cliente este nuevo Pedido nativamente en Tango. Página 23 de 41

24 9.2 Confirmando una Renovación de Contrato Opcionalmente se podrán cambiar por cada artículo de Alquiler la cantidad de Días a renovar. Este factor se aplicará al precio del Contrato para el artículo en cuestión. Página 24 de 41

25 9.2.2 Agregado de las Leyendas al nuevo Pedido, las cuales se podrán seguir en Tango Página 25 de 41

26 9.3 Confirmación del nuevo Pedido generado por la Renovación según Talonario y Numerador parametrizado en el sistema Aguila.Net. Observar que en el sector inferior izquierdo se habilita una grilla con el historial de Renovaciones realizadas para el Contrato. Página 26 de 41

27 9.4 Cierre de un Contrato. El contrato con este nuevo Estado hace que no se le puedan realizar más operaciones al mismo desde el sistema Aguila.Net Página 27 de 41

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29 9.5 En el Wizard luego de que un Contrato es Cerrado no se podrán realizar más operaciones sobre el mismo. Observar que sobre el menú lateral derecho Acciones no hay mas acciones disponibles para este contrato. 10. Devoluciones de Artículos remitidos relacionados al Contrato 10.1 Desde el Wizard de Contratos y Cotizaciones se podrá entrar directamente al módulo de Devoluciones de materiales remitidos vía el Contrato seleccionado. Se podrán realizar las Devoluciones de materiales necesarias al Contrato. Cada vez que se realice una Devolución las cantidades de materiales especificadas son devueltas al Stock, según Remito, Pedido y Contrato seleccionado Página 29 de 41

30 10.2 Selector del Material de un Remito correspondiente, se hará con doble click en la grilla superior sobre el artículo correspondiente. Luego del doble click aparecerá un pequeño formulario para poder digitar y confirmar la cantidad a devolver. Opcionalmente podrá colocar el porcentaje por Daño del mismo, el cual se usará luego para poder generar un Pedido adicional para facturar el mismo en Tango. Deberá obligatoriamente Ingresar un Número de Devolución único de Referencia cual se guardará en Tango. Página 30 de 41

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32 10.3 Luego de seleccionado el Material o materiales a Devolver este se incorpora en la grilla del medio Artículos seleccionados, listos para generar la Devolución al Inventario, (Movimientos de Ingreso de Stock en Tango), por medio del Botón Realizar Devolución. Vea como al haber seleccionado % Daño se incorporó el mismo en la grilla inferior. Hay que tener en cuenta que el precio del artículo el cual se Facturará luego el DAÑO depende de la lista seleccionada al comienzo de la generación del Contrato, donde en esta grilla inferior que contiene este artículo permite todavía cambiar el precio sobre el cual se generará el pedido. También se recuerda que por cada facturación por Daños futura relacionada al Contrato en cuestión se hará siempre sobre el mismo pedido, o sea, podrá existir solo un pedido por devoluciones por daños durante la vida de un contrato Confirmación de una Devolución, hará que se pueda Imprimir el registro de movimiento de entrada de material al Stock, como también el mismo quede disponible para Recupero al Remito original en caso se haya realizado la Devolución por Error. Página 32 de 41

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34 10.5 Recupero de una Devolución al Remito original por Error al devolver. Seleccionado el Artículo a recuperar se presionará el botón Realizar Recupero del Remito/Artículo seleccionado el sistema Aguila.Net preguntará para confirmar el Recupero, el cual realizará el movimiento inverso a la entrada de material al stock. Cada detalle de movimiento se puede consultar en Tango. La cantidad recuperada incrementa la cantidad pendiente de devolver del artículo y remito seleccionado. Página 34 de 41

35 11. Ajustes de Inventario relacionados al Contrato 11.1 Se podrán realizar operaciones de Ingreso y Egreso de Materiales al Inventario vinculados al Contrato. Se colocará una Observación y Número de Comprobante de Recepción. Página 35 de 41

36 12. Composición de Saldos desde un Contrato seleccionado 12.1 Desde el Wizard, sobre un Contrato seleccionado se podrá abrir el formulario de Composición de Saldos, donde se mostrarán según aplicados y en forma de resumen de cuenta todos los Comprobantes de Ventas, Recibos, N/C, N/D y Saldos relacionados a la vida del Contrato. Adicionalmente sobre el inferior de este formulario y parados sobre cada comprobante de la grilla superior se podrá observar la composición detalle y sus relaciones con el resto de las operaciones. Página 36 de 41

37 13. Trazabilidad y Composición de Saldos 13.1 Según un punto de partida seleccionado, (Contrato, Pedido, Remito, Factura, Nota de Crédito, Nota de Débito, Recibos, Devoluciones, Renovaciones, y seleccionado el Cliente se podrá consultar la Trazabilidad de Izquierda a Derecha de todas las operaciones y comprobantes relacionados al punto de partida seleccionado, adicionalmente se podrá ver la vinculación de detalle y resumen de la Composición de Saldos Página 37 de 41

38 14. Previsión de Cobranzas y Composición de Saldos 14.1 Informe por Contrato (una página por Contrato) del cliente seleccionado en donde se podrá ver el detalle con comentarios (leyendas) o no de los comprobantes generados vinculados al contrato, detallando las cantidades remitidas, devueltas y facturadas. Página 38 de 41

39 15. Módulo Maestros, aplicable a Alquileres Mantener Usuarios. Se podrá configurar por cada usuario/legajo de Tango los datos de accesos a los módulos del sistema Aguila.Net. Página 39 de 41

40 16. Reportes, aplicable a alquileres 16.1 Devoluciones Realizadas. Detallado o Resumido de las operaciones registradas por Devoluciones por Contrato, Pedido y Remito. (Adicionalmente se dispone del Reporte Recupero de Devoluciones) Página 40 de 41

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