GUÍA RAPIDA DE SIFEI WEB GRATUITA SAT

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1 27 DE SEPTIEMBRE DE 2016 RAPIDA DE SIFEI WEB GRATUITA GLORIA MINERVA GONZÁLEZ HERNÁNDEZ SOLUCIÓN INTEGRAL DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA E INFORMÁTICA, SIFEI, S.A. DE C.V. Página 0 de 27

2 CONTROL DE VERSIONES Nombre Gloria Minerva González Hernández Puesto Coordinador de Calidad No. Versión 1.0 Modificaciones Versión preliminar del documento. Se cambia el formato del documento Fecha Firma CONTROL DE REVISIONES Nombre Mary Quiahua Iztacua Puesto No. Observaciones Fecha Versión Gerente de Sistemas 1.0 Ninguna 28/09/2016 Firma CONTROL DE AUTORIZACIONES Nombre Juan Carlos González Hernández Puesto Director General No. Versión Observaciones Fecha 1.0 Ninguna 17/05/2015 Firma Página 1 de 27

3 Contenido 1 RÁPIDA DE SIFEI WEB GRATUITO INTRODUCCIÓN OBJETIVO ALCANCE REQUERIMIENTOS MÍNIMOS FORMAS DE CONTACTO Y RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS CON EL SERVICIO INGRESO A LA SOLUCIÓN GRATUITA USUARIO Y CONTRASEÑA ASIGNADOS AL MAPA DE NAVEGACIÓN INDEX PRE-REGISTRO DE USUARIO OLVIDASTE TU PASSWORD? REGISTRO DE DATOS FISCALES PASO REGISTRO DE CERTIFICADOS PASO ADMINISTRACIÓN DE FOLIOS PASO CONFIGURACIÓN DE IMPUESTOS PASO PÁGINA DE INICIO EMISIÓN DE COMPROBANTES CONSULTA DE COMPROBANTES CANCELACIÓN DE COMPROBANTES REPRESENTACIÓN IMPRESA DE COMPROBANTES Página 2 de 27

4 1 RÁPIDA DE SIFEI WEB GRATUITO 2 Introducción Sifei ofrece una aplicación mediante la cual se pueden emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet de manera gratuita. Esta guía rápida va dirigida al personal del que realiza funciones de monitoreo a los Proveedores de Certificación de CFDI. 3 Objetivo Entregar al usuario de manera clara, rápida y concisa la descripción de una serie de pasos los cuales le permitan guiarlo a la funcionalidad de cada uno de los módulos que ofrece la aplicación Sifei Web CFDI Gratuita. 4 Alcance Proveer al Usuario una guía rápida, que muestre de forma breve los pasos a seguir para interactuar con la aplicación Sifei Web CFDI Gratuita como parte del monitoreo al aplicativo que el debe ejecutar. 5 Requerimientos mínimos Internet Usuario y contraseña previamente asignados 6 Formas de contacto y resolución de problemas con el servicio. El horario de atención de soporte técnico de SIFEI es: Lunes a Viernes de 9:00 a 14:00 y de 16:00-19:00 Correo Electrónico: helpdesk@sifei.com.mx Página 3 de 27

5 Página de Soporte: Página Oficial: Redes Sociales: Vía telefónica al Vía telefónica local, busque su ciudad: Teléfono Municipio Estado 01 (55) Distrito Federal 01 (335) Jalisco Guadalajara 01 (461) Celaya Guanajuato 01 (477) León Guanajuato 01 (814) Monterrey Nuevo León 01 (222) , Puebla Puebla 01 (222) y 01 (222) (271) Córdoba Veracruz 01 (272) Orizaba Veracruz 01 (229) Veracruz Veracruz 01 (228) Xalapa Veracruz La dirección de las oficinas es: Oficina Matriz: 1ra privada de oriente 17 No. 32 Colonia Centro CP Orizaba, Veracruz Página 4 de 27

6 7 Ingreso a la Solución Gratuita Ingrese a la siguiente URL para acceder a la Solución Gratuita: 8 Usuario y Contraseña asignados al Para efectos de ingreso al portal de facturación gratuita de Sifei en términos de monitoreo, se ha generado el siguiente usuario para su acceso: RFC: CAMN K0 Esta cuenta de usuario se encuentra de forma predeterminada con estatus INACTIVO, y sólo será activada a petición de personal del mediante llamada telefónica a nuestras instalaciones, principalmente a cualquiera de nuestros contactos telefónicos, que a la fecha actual son: Página 5 de 27

7 Luis Daniel Barojas Cortes Cel Oficina: ext Armando Atanasio Gómez Cel Oficina: ext Durante la llamada de solicitud de activación del usuario de monitoreo, se solicitará nos indique: El periodo de tiempo en el que dicho usuario deberá quedar con estatus ACTIVO, al término de dicho periodo, se volverá a inactivar el usuario. Nombre de la persona solicitante Puesto de la persona solicitante Correo electrónico para enviarle la confirmación de activación de la cuenta así como la contraseña que, junto con el RFC especificado anteriormente, le servirá para acceder a la solución gratuita. Es importante que este correo electrónico sea de uso frecuente ya que mediante éste se realizarán todas las comunicaciones que fueran necesarias. Una vez que el personal de monitoreo y pruebas remotas del cuente con la contraseña, podrá ingresar a la URL especificada en la sección 7 de este manual e introducir los datos que le fueron proporcionados para poder acceder a la aplicación. Página 6 de 27

8 9 Mapa de Navegación Fig. 1 Mapa de Navegación Página 7 de 27

9 9.1 Index Esta es la página principal donde se pueden visualizar las diferentes opciones a las que puede acceder el Usuario. Fig. 2 Ingreso a la Aplicación 1. Barra de Dirección: Ingresar en la barra de direcciones la siguiente ruta de acceso 2. Login: Si ya se encuentra registrado en el sistema, y desea acceder, debe de ingresar su RFC, Password el cual debe de cumplir con las siguientes características: debe ser diferente al RFC, contener una letra mayúscula, una minúscula, un carácter especial, un número, no espacios en blanco y de 8 a 12 caracteres, una vez ingresados el RFC y el Password, debe dar clic en el botón Entrar. Continúa con la Página de Inicio. 3. Recuperación de Password: Si no recuerda su contraseña, y desea acceder al sistema, debe seleccionar la opción Olvidaste tu Password? Para que pueda restablecer su contraseña. Página 8 de 27

10 Esta funcionalidad no le será de utilidad al personal de monitoreo del ya que la cuenta registrada para efectos de monitoreo ésta asociada a un correo electrónico interno de Sifei, por lo que en caso de requerir recuperación de contraseña, favor de comunicarse con el personal especificado en la sección Guía Rápida de Usuario: Si selección la opción de Guía Rápida de Usuario, el sistema le proporcionara un documento en PDF del Manual del Usuario. 5. Certificado SIFEI: Recupere en esta opción el certificado SIFEI con el cual podrá validar sus comprobantes ante las aplicaciones de validación que proporciona el 9.2 Pre-Registro de Usuario Éste módulo permite el registro de clientes gratuitos y debe contar con su RFC vigente, sus archivos CSD (certificado, llave y clave), además muestra el Contrato de prestaciones y servicios. Página 9 de 27

11 Fig. 3 Pre-Registro de Usuario (Paso 1) 6. Datos de Pre-Registro: Para quedar registrado en el sistema debe de ingresar los campos requeridos, los cuales son RFC el cual debe estar vigente, (debe ser de uso frecuente, ya que una vez que termine el pre-registro, será enviada la información perteneciente a su registro), confirmar , el certificado CSD, la llave Privada y clave de la llave Privada. 7. Contrato de Prestaciones y Servicios SIFEI: el cual detalla todo lo relevante a lo que Sifei como empresa prestadora de servicios ofrece al Usuario. Si está de acuerdo y conforme a lo establecido en el Contrato de Prestaciones y servicios, debe dar clic sobre la casilla de selección Aceptar Contrato 8. Cancelación de Pre-Registro: Si ya no desea continuar con el pre-registro en el sistema o no cuenta con los campos requeridos debe dar clic en la opción Cancelar. Si desea continuar con esta parte del pre-registro en el sistema, debe seleccionar la Página 10 de 27

12 opción Continuar, enseguida se muestra el mensaje donde se indica que se ha mandado la información de registro al correo especificado en el formulario anterior. Fig. 4 Pre-registro de Usuario (Paso 2) 9. Mensaje de Finalización de Pre-Registro: Cuando haya Finalizado el proceso del Pre-registro de Usuario, se muestra el mensaje de la Fig. 4 indicando que se ha enviado a su correo electrónico la información para que pueda acceder al sistema. Debe cerrar la página e inmediatamente verificar en bandeja de entrada o en su defecto en correo no deseado Fig. 5 Pre-Registro de Usuario (Paso 3) 10. Información de Registro en Correo Electrónico: En la figura 5 se muestra el e- mail que el sistema envío automáticamente a su correo electrónico registrado y en el que aparecerán los datos con los que podrá acceder a la aplicación gratuita (RFC, Password y Ruta de Acceso). Página 11 de 27

13 11. Dirección electrónica del portal de Soporte: En el correo también se envía la información para acceder al Portal de Soporte, en el cual se podrá realizar el registro de problemas e incidencias o incluso mandar sugerencias, mismo que podrá acceder con los datos enviados en el correo, es muy importante que tenga bien identificado su RFC y Password actual, ya que sin ellos no podrá acceder al portal de soporte. 9.3 Olvidaste tu Password? Fig. 6 Olvidaste tu Password? 12. Solicitud de Cambio de Password: El paso número 1 para restablecer su password es solicitar una clave de confirmación en la cual debe de ingresar el RFC Página 12 de 27

14 Registrado, el Correo electrónico registrado y posteriormente dar clic en el botón Solicitar Código. Fig. 7 Código de Autorización 13. Código de Autorización: Se enviará al correo electrónico registrado un indicándole un código para que pueda cambiar su password y así poder ingresar a la aplicación gratuita. Página 13 de 27

15 Fig. 8 Escribir el código de Autorización 14. Registrar Código de Autorización y Restablecer Password: El paso número 2 de este módulo debe de ingresar nuevamente el correo electrónico registrado así como el Código de Autorización que se envió a su correo, debe registrar el Nuevo Password con el que desea ingresar a la aplicación y por motivos de seguridad debe ingresar nuevamente el password. NOTA: No debe de repetir un Password al menos en tres ocasiones. Debe cambiar su Password cada 30 días Página 14 de 27

16 9.4 Registro de Datos Fiscales Paso 1 Una vez que ha ingresado su usuario y password, el sistema mostrará un ágil y sencillo wizard el cual, consta de 4 pasos fundamentales para quedar completamente registrado en el sistema. El primer paso es el registro de Datos Fiscales, Domicilio Fiscal y Cambio de Password. Fig. 9 Registro de Datos Fiscales (Paso 1) 15. Datos Fiscales: Si es la primera vez que ingresa al sistema, se le presentará una serie de pasos donde deberá ingresar la información perteneciente a datos fiscales. En el apartado de Datos Fiscales, aparecen de forma automática los datos de Tipo de Contribuyente y RFC los cuales se ingresaron previamente en el Pre-Registro. Si cuenta con datos de Nombre Comercial y Actividad Preponderante puede o no proporcionarlos ya que no son requeridos por el sistema. Para completar la información de datos fiscales, debe ingresar el Nombre, Apellido Paterno y Apellido Materno (En caso de ser persona física, si es persona moral, el sistema únicamente solicitará su Razón Social y si cuenta con los datos de su representante legal los puede o no proporcionar, no son datos obligatorios, pero se recomienda que los ingrese), deberá ingresar su Régimen Fiscal, ya que es un dato requerido por el sistema y en el cual si no está ingresado, el sistema no permitirá continuar con el registro completo de usuario. Página 15 de 27

17 Fig. 10 Registro de Domicilio Fiscal (Paso 1) 16. Domicilio Fiscal: En el apartado de Tipo de Establecimiento deberá ingresar el Nombre y el teléfono (10 dígitos numéricos) ya que son datos obligatorios, el correo electrónico aparece en automático ya que es el que ingresó en un principio. El domicilio Fiscal son datos opcionales que se pueden o no registrar en el sistema, sin embargo se recomienda llenarlos, si es así, tendrá la obligación de ingresar todos los datos que se marquen con * (calle, C.P., Delegración/Municipio, Estado y País) ya que de otro modo, el sistema no podrá continuar con el registro completo y no pasará al siguiente paso de este wizard. Fig. 11 Registro de Cambio de Password (Paso 1) 17. Cambio de Password: En el apartado de Cambio de Password debe ingresar el Password Actual el cual es el que recibió en el correo electrónico cuando se preregistro, tiene que ingresar su Nuevo Password que cumpla con las características establecidas en la Nota que se encuentra en la parte de debajo de la pantalla, por motivos de seguridad, debe de ingresar nuevamente el Nuevo Password y finalmente dar clic en el botón de Aceptar. Página 16 de 27

18 9.5 Registro de Certificados Paso 2 Fig. 12 Registro de Certificados Paso Registro de Certificados: Este es el Paso Número 2 del Registro Completo de Usuario, cabe mencionar que no se guardan los certificados ingresados, solo se guarda el número de certificado que irá ligado con una serie (solo control interno), en este apartado aparece de forma automática el RFC del contribuyente, debe de ingresar sus Archivos CSD (Certificado, Llave y Contraseña) que fueron proporcionados por el y por ultimo debe dar clic en Guardar. Si no ingresa archivos válidos, el sistema no le permitirá continuar con el siguiente paso del Wizard. Para el caso del usuario de monitoreo del, junto con este manual le serán proporcionados los CSDs que le servirán para realizar sus pruebas, aunque es importante mencionar que dichos CSDs, al ser de pruebas, no servirán para timbrar comprobantes en la solución gratuita. 9.6 Administración de Folios Paso 3 Fig. 13 Registro de Folios Paso 3 Página 17 de 27

19 19. Administración de Folios: El paso 3 es el registro de folios, Si desea registrar una serie se recuerda que es para control interno de emisiones, para registrar una serie se deben llenar los campos obligatorios los cuales son nombre de la Serie con la que desea emitir comprobantes, esta debe cubrir las siguientes características: puede ser de 1 a 25 caracteres alfabéticos incluyendo la Ñ, el Folio Inicial por default es 1 y el Folio Final se calcula en el momento en que ingresa la Cantidad de Folios, debe seleccionar el número de Certificado con el que estará ligada la serie y por ultimo dar clic en el botón de Guardar. Si no desea ingresar ninguna serie solo basta con dar clic en el botón de Omitir Serie y así emitir sus comprobantes sin serie. Automáticamente el sistema lo llevará al último paso del Registro Completo de Usuario. 9.7 Configuración de Impuestos Paso 4 Fig. 14 Configuración de Impuestos 20. Administración de Impuestos: Este es el último paso que debe seguir para quedar completamente registrado, en la administración de impuestos debe seleccionar por lo menos un Tipo de Documento de la lista que se presenta, los datos a seleccionar son Factura, Nota de Cargo y Nota de Crédito, al cual se le va a agregar el impuesto, posteriormente debe seleccionar el Tipo de Impuesto los cuales son IVA, IVA Ret, ISR, IEPS, debe ingresar el porcentaje % del impuesto, y por ultimo dar clic en el botón de Guardar. Muestra una lista de los comprobantes que tienen asignados impuestos. Una vez que se han ingresado todos los datos completamente bien, se debe mostrar la página inicial del sistema. Página 18 de 27

20 9.8 Página de Inicio Fig. 15 Inicio 21. Menú el cual cuenta con las opciones de Inicio, la sección de Comprobantes cuenta con un submenú el cual tienes las opciones de Emisión y Consulta, la sección de Mis Datos cuenta con un submenú el cual contiene Administración de Certificados, Administración de Folios, Administración de Impuestos, Administración de Sucursales, Identificación Oficial y Contrato, la última opción con la que cuenta el menú es la de Salir. 22. Botón de Ocultar: sirve para que el menú no sea mostrado en pantalla. Cuando da clic solo muestra el nombre de Menú el cual al darle clic se vuelve a mostrar el Menú. 23. Listado de Comprobantes: Es una lista que muestra los últimos 10 ordenados por fecha de Comprobantes Emitidos y cuenta con las siguientes opciones: Descargar XML, Ver el cual al dar clic sobre el botón, se puede visualizar la Representación Impresa del Comprobante Emitido, Cancelar para realizar la cancelación del Comprobante, al dar clic sobre esta opción, el sistema lo llevará a la pantalla de Cancelación para mayor informe consulte el número 28, Acuse donde se podrá recuperar el acuse de Cancelación, este botón está disponible siempre y cuando se haya cancelado desde la aplicación gratuita el comprobante emitido y por último se encuentra solo como dato el Timbre, el cual indica si el comprobante fue generado correctamente o si tuvo algún problema. Página 19 de 27

21 9.9 Emisión de Comprobantes 25 Fig. 16 Emisión de comprobantes (Información General) 24. Información General. En este apartado debe ingresar la información general que lleva el comprobante a emitir, los datos de RFC, Nombre Comercial, Tipo de Comprobante y el domicilio (siempre y cuando lo haya ingresado en el registro) aparecen en automático por lo que debe seleccionar la serie (si desea ingresar la serie, de otra forma seleccionar la opción sin serie), emite, documento y Zona Horaria los cuales son datos del Emisor, es importante que ingrese el lugar donde está expidiendo el comprobante ya que es un dato obligatorio marcado por el sistema. Para los datos del Receptor debe ingresar los datos de RFC, Nombre/Razón Social, País, seleccionar la Forma de Pago, ingresar el Método de Pago y las Condiciones de Pago. En caso de que seleccione como forma de pago Parcialidad N de M, el sistema mostrará en automático los datos de UUID para buscar el comprobante principal en caso de que aplique y Parcialidad para que ingrese el número de parcialidad que aplique. Página 20 de 27

22 Fig. 17 Emisión de comprobantes (Partidas) 25. Emisión de Comprobantes (Partidas). En este apartado debe ingresar las partidas que conformarán el comprobante a Emitir, para ello debe seleccionar la Moneda, dependiendo del esta selección debe ingresar el Tipo de Cambio, si la moneda seleccionada es Pesos, el tipo de Cambio es y no podrá cambiar el valor, solo si la Moneda es Dólares, en este apartado se muestran los impuestos dependiendo del tipo de Comprobante, debe ingresar los datos de Descripción, Cantidad, Valor Unitario, Importe, Unidad de Medida ya que son datos obligatorios y posteriormente dar clic en el botón de Agregar para que esa partida se enliste, solo puede ingresar 3 partidas por comprobante, en automático se calculan los totales de la factura junto con los impuestos si es que aplica. Fig. 18 Emisión de Comprobantes (Archivo Cer y Key) Página 21 de 27

23 26. Emisión de Comprobantes (Archivos Cer y Key). Ya que no se guardan en ningún momento los archivos CSD, en este apartado se debe ingresar el Certificado (CSD), la Llave Privada, la Clave de la llave privada para poder emitir el Comprobante y para una mayor seguridad debe de ingresar el Password actual con el que se logueo en la aplicación, una vez registrada toda la información requerida debe dar clic en el botón de Aceptar, inmediatamente se muestra un mensaje para indicar que el Comprobante está siendo procesado, esto quiere decir que pasa por una serie de validaciones y por varios procesos donde si todo sale correctamente, se muestra la representación impresa del Comprobante con la información ingresada y con las opciones de Imprimir, Descargar y Enviar por Correo (ver Representación Impresa). Para el usuario que se propociona para monitoreo del se adjuntarán al presente manual los archivos.cer y.key para dicho RFC así como la contraseña del.key, sin embargo es importante mencionar que al estar en ambiente de productivo, y ser estos certificados de pruebas, no podrá realizar el timbrado de los comprobantes en productivo ya que no pasará la validación 308 (Que el CSD del Emisor haya sido formado por uno de los Certificados de Autoridad del ) 9.10 Consulta de Comprobantes En esta ventana, el sistema muestra campos para facilitar su búsqueda de comprobantes, o si desea que se enlisten todos los que ha emitido desde la aplicación de SIFEI, solo basta con elegir en el campo de Estatus la opción de Activos y oprimir el botón buscar, automáticamente el sistema enlistará todos los comprobantes que estén activos. Página 22 de 27

24 Fig. 19 Consulta de Comprobantes 27. Campos de Búsqueda. En esta ventana se muestran varios campos de búsqueda de comprobantes como Nombre/Razón Social del Cliente, UUID, RFC del Cliente, Serie, Folio, Fecha Inicio, Fecha Fin, Forma de Pago, Tipo de Comprobante y Status, debe ingresar algún campo de búsqueda y dar clic en el botón Buscar para obtener resultados. 28. Listado de Comprobantes. Es una lista que muestra los comprobantes que coinciden con los campos de búsqueda ingresados, cuenta con las siguientes opciones: Descargar XML, Ver el cual al dar clic sobre el botón, se puede visualizar la Representación Impresa del Comprobante Emitido, Cancelar para realizar la cancelación del Comprobante, al dar clic sobre esta opción, el sistema lo llevará a la pantalla de Cancelación para mayor informe consulte el número 28, Acuse donde se podrá recuperar el acuse de Cancelación, este botón está disponible siempre y cuando se haya cancelado desde la aplicación gratuita el comprobante emitido y por último se encuentra solo como dato el Timbre, el cual indica si el comprobante fue generado correctamente o si tuvo algún problema Cancelación de Comprobantes La aplicación gratuita proporciona el servicio de cancelación de comprobantes, por lo que ya no tendrá que preocuparse para cancelarlos ante el. Página 23 de 27

25 Fig. 20 Cancelación de Comprobantes (Paso 1) 29. Opción Cancelar: Seleccione la opción Cancelar y el sistema mostrará una ventana donde se solicita su certificado, su llave y su clave correspondiente. Fig. 21 Cancelación de Comprobantes (Paso 2) 30. Herramienta para Transferencia Confiable de Llave: Muestra una ventana donde se ingresará el archivo de certificado, su llave y clave correspondiente posteriormente se debe dar clic en el botón Enviar, como se muestra en la siguiente figura. Fig. 22 Cancelación de Comprobantes (Paso 3) 31. Mensaje de Confirmación: Una vez que se han ingresado los archivos correctos, el sistema mostrará un mensaje de confirmación el cual si usted considera que se deberá cancelar su comprobante de manera segura debe seleccionar la opción SI, en caso contrario, seleccione la opción No, y se cancelará el proceso de Cancelación de Comprobantes. Página 24 de 27

26 Fig. 23 Cancelación de Comprobantes (Paso 4) 32. Ingreso de Password: Por motivos de seguridad y para confirmar la cancelación del comprobante, es necesario que se vuelva a ingresar el Password con el que accedió al sistema y posteriormente dar clic en el botón de Continuar. Fig. 24 Cancelación de Comprobantes (Paso 5) 33. Mensaje de Éxito: Una vez que se ha realizado el proceso de cancelación ante el el sistema manda un mensaje confirmando que la cancelación se ha realizado de manera correcta. Fig. 25 Comprobante cancelado (Paso 6) 34. Comprobación de Cancelación: Una vez mostrada la ventana anterior, se visualiza la lista de comprobantes con el icono de Cancelar inactivo, como se muestra en la Fig. 24, y en donde podrá recuperar su acuse de cancelación en la opción de Acuse. Página 25 de 27

27 9.12 Representación Impresa de Comprobantes Fig. 26 Representación impresa del CFDI 35. Datos del Emisor: RFC, Domicilio Fiscal. 36. Datos de la Forma de Pago: Pago en una sola exhibición, Parcialidad N de M. 37. Datos del Receptor: Solo indica el RFC del Receptor. 38. Folio Fiscal: Es el Identificador Universal Único del Comprobante (UUID) 39. Número de Serie del Certificado del Sello Digital del. Página 26 de 27

28 40. Número de Serie del Certificado del Sello Digital del Emisor. 41. Fecha y Hora de Certificación. 42. Fecha y Hora de Emisión. 43. Lugar y Fecha de Expedición 44. Datos de las Partidas: Cantidad, Unidad de Medida, Descripción, Precio Unitario e Importe. 45. Total con Letra. 46. Datos de Impuestos y Totales del Comprobante: Muestra el porcentaje de los impuestos traslados junto con el Total del Comprobante. 47. Sello Digital del Emisor. 48. Sello Digital del. 49. CBB: Código de Barras Bidimensional que contiene los datos RFC del Emisor, RFC del Receptor, UUID y Tiempo de Timbrado (fecha y hora en que se generó timbre del comprobante fiscal digital por Internet) 50. Cadena Original del Complemento de Certificación Digital del. Página 27 de 27