E-GOVERNMENT: MINERIA DE DATOS Y DIGITALIZACION DE INFORMACION. MUNICIPIO DE HATILLO Legislatura Municipal. Versión 1.0

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1 E-GOVERNMENT: MINERIA DE DATOS Y DIGITALIZACION DE INFORMACION MUNICIPIO DE HATILLO Legislatura Municipal Versión 1.0 PHD STUDENT: Cesar Rommel Salas UNIVERSITY NAME: UPPR, UNE COURSE NAME: PhD in Engineering and Applied Sciences MBA in Security Management Information DOCTORAL THESIS: Methodology and Implementation of E-Government in Municipalities and Autonomous Government of Puerto Rico SPONSOR: Hatillo Municipality (Municipal Legislature) AMOUNT: 3.437,00 SPONSOR 2: E-Government Research Center DATE OF SUBMISSION: 29/06/2014

2 TABLA DE CONTENIDOS LISTA DE MATERIALES ILUSTRADOS... 3 LISTA DE TABLAS... 3 LISTA DE ILUSTRACIONES... 3 ABSTRACTO... 4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA... 5 DESCRIPCIÓN... 5 PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN... 5 OBJETIVOS... 6 OBJETIVOS... 6 TRANSFONDO Y BASE LEGAL... 7 DISEÑO Y METODOLOGIA DE INVESTIGACION... 8 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN... 8 MODALIDAD DE INVESTIGACIÓN... 8 TIPO DE INVESTIGACIÓN... 8 POBLACIÓN Y MUESTRA DE ESTUDIO... 8 TAMAÑO DE MUESTRA Y SELECCIÓN DE MUESTRA... 8 FUENTE DE INFORMACIÓN... 8 RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN... 8 ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN... 9 ANÁLISIS DE DATA... 9 CUMPLIMIENTO ÉTICO CON MANEJO DE HUMANOS... 9 PLAZOS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO OPERACIONAL ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROCEDIMEINTO OPERACIONAL MÉTODOS APLICADOS RESULTADOS DISCUSIÓN Y CONCLUSIÓN REFERENCIAS APENDICES APÉNDICE A: APÉNDICE B:

3 LISTA DE MATERIALES ILUSTRADOS Lista de Tablas Tabla 1 Procedimiento Operacional FASE Tabla 2 Procedimiento Operacional FASE Lista de Ilustraciones Ilustración 1 Estructura Organizacional Proyecto

4 ABSTRACTO En la última década de acuerdo a (Teresa Harrison, 2013), la gestión gubernamental ha tomado una transformación basada en el uso de la tecnología en todos los procesos internos de gestión, esto con lleva en la adaptación de la tecnología en diferentes áreas, las cuales permiten desarrollar niveles de productividad superior. Hoy en día a nivel de gobiernos seccionales el uso de herramientas tecnológicas es más frecuentes, pero al mismo tiempo la exigencia de la incorporación de estándares o normas ya establecidas son de suma importancia. De acuerdo a la ley 81 (OCAM, 2009), la cual establece y enmarca las responsabilidades de la gestión municipal, describe a la política pública como: Un principio cardinal del pensamiento político democrático es que el poder decisional sobre los asuntos que afectan la vida de los ciudadanos en la democracia recaiga en los niveles, organismos y personas que le sean directamente responsables. Según nuestro esquema de gobierno, el organismo público y los funcionarios electos más cercanos a nuestra ciudadanía son el gobierno municipal, compuesto por el Alcalde y los Legisladores Municipales. Por esta razón la implementación de nuevos estándares de gobernanza basados en el correcto uso de la tecnología propician educados procesos de gestión, que dan como resultado eficiencia en los procesos y un servicio satisfactorio para el ciudadano, de acuerdo a lo estipulado en la ley 81, en el Cap. 5 Art Actas y Records de la Legislatura dicha ley manifiesta que El acta es un instrumento constitucional y jurídico que se utiliza para hacer constar en forma sucinta los hechos relativos al trámite de las ordenanzas, resoluciones y otros asuntos que por su naturaleza son de importancia para la legislatura. La importancia de mantener intacto estos records, su exactitud y pureza como manifiesta el mencionado artículo, ha llevado a la Legislatura Municipal de Hatillo, a buscar una solución a su problema de dilación en el proceso de búsqueda de información customizada dentro de los volúmenes pertenecientes a actas y minutas, iniciándose de esta manera un procesos de investigación para llegar a la solución de este problema. 4

5 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Descripción Dentro de la gestión de procesos que lleva a cabo la legislatura municipal de hatillo, el manejo de la información de las actas y minutas han llegado a generar un problema en la búsqueda de información dentro de los libros, los cuales todavía se encuentran en forma impresa. El tiempo promedio de búsqueda de una palabra compuesta o frase es de hasta cuatro días laborales, lo que impacta en los procesos de productividad y gestión gubernamental. Preguntas de investigación Qué metodología o técnica de información permitirá a la Legislatura Municipal de Hatillo, buscar una palabra compuesta o frases dentro de los libros de actas y minutas? De qué manera la digitalización facilitaría la búsqueda de información dentro de los libros de actas y minutas? Qué técnica de análisis y consolidación de información se podría utilizar para la búsqueda de texto dentro de los libros? 5

6 OBJETIVOS Objetivos La presente investigación académica tiene como propósito desarrollar un método para optimizar la búsqueda de información (palabra o frases compuestas) luego de la digitalización de los libros de actas y minutas de la Legislatura Municipal de Hatillo. Permitiendo efectivizar apropiadamente la búsqueda rápida de palabras especificas dentro de la nueva librería electrónica de actas y minutas. También implementar protocolos de seguridad de información basados en los estándares federales con el propósito de evitar la pérdida de información así como su modificación. 6

7 TRANSFONDO Y BASE LEGAL El Estado Libre Asociado de Puerto Rico, la división de su estructura Política está compuesta por Municipios de acuerdo a la Ley No. 81 del 30 de Agosto de 1991 conocida como Ley de Municipios Autónomos 21 LPRA Secc. 4911, basado en los principios de la ley federal conocida como: Single Audit Act of 1994 según enmendada L.P , 31 USC sec De acuerdo a lo estipulado en la ley 81, en el Cap. 5 Art Actas y Records de la Legislatura dicha ley manifiesta que El acta es un instrumento constitucional y jurídico que se utiliza para hacer constar en forma sucinta los hechos relativos al trámite de las ordenanzas, resoluciones y otros asuntos que por su naturaleza son de importancia para la legislatura ; el objetivo de dicha ley tiene los siguiente propósitos: 1. Asegurar su pureza y exactitud 2. Perpetuidad y publicidad Dicha información de acuerdo a la ley mencionada debe ser transformada de un dispositivo de grabaciones magnetofónicas o cualquier otro sistema moderno para su reproducción textual. Es importante recalcar que de acuerdo a la Ley No. 5 del 8 de diciembre de 1955 según emendada y conocida como la Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico, las grabaciones y posteriores textos deberán ser conservadas como documentos de carácter histórico, su conservación y custodia estarán sujetas a dicha ley. La estructura de los libros de actas de acuerdo ley 81, en el Cap. 5 Art está compuesta de: Actas de sesiones legislativas anuales Originales de dichas actas (certificadas por Presidente y Secretario) Contendrá un índice por sesión en orden cronológico sobre el contenido del volumen y una certificación final. Dicho capitulo finaliza con un requerimiento el cual manifiesta: Cualquier disposición en un reglamento de aplicación a la Legislatura que prohíba grabar en parte o en su totalidad los trabajos de las sesiones parlamentarias, o prohíba o impida en parte o su totalidad lo dispuesto en los Artículos y de esta Ley será declarada nula. 7

8 Método de Investigación El método de investigación es: cualitativo DISEÑO Y METODOLOGIA DE INVESTIGACION Modalidad de Investigación La modalidad de investigación en este trabajo de investigación es la Modalidad Aplicada la cual tiene las siguientes características de a (Lopez, 2012): a) Mejorar un proceso o producto b) Mejorar la calidad de producto o servicio c) Busca soluciones para un cliente (Organización gubernamental) d) Se analiza una condición especifica dentro de una organización e) Se proponen alternativas de mejoras Tipo de Investigación El tipo de investigación es Estudio de Caso ya que como menciona (Lopez, 2012) describe con certeza la información encontrada sobre un asunto o situación e investiga aspectos específicos de una organización, basado en la investigación de una organización en un lugar específico. Población y Muestra de Estudio Legislatura Municipal de Hatillo Tamaño de Muestra y Selección de Muestra Libros de Actas y Minutas Fuente de Información Libros de Actas y Minutas Recolección de Información La digitalization de information De acuerdo a (Sihar Lumbantobing, 2001), el OCR es un Sistema que provee un completo reconocimiento alfanumérico de caracteres impresos, estas funciones de reconocimiento se logran con la respectiva digitalización de la fuente, la cual con la combinación de una herramienta de digitalización y la plataforma de reconocimiento se lograra la interpretación de las imágenes convirtiéndose en información extraíble. 8

9 La minería de datos Con los procesos de digitalización de información, como menciona (UNNE, 2003), el uso de la técnica de Data Warehouse (DW) es más frecuente, ya que podemos organizar, consolidar, y administrar de una manera más eficiente la información que almacenamos y procesamos en la organización, es importante mencionar como expresa el autor citado anteriormente el DW debe proveer dos compontes importantes: 1. La minería de datos: Producen información significativa, basada en el análisis de metadata de páginas de internet. 2. La minería de texto: Es la técnica que permite buscar información dentro de diferentes documentos o colecciones almacenadas en un dispositivo de almacenamiento sea este local o virtual. Estas funciones denotan que el manejo de información debe ser confiable y versátil, por esta razón la elección del software para el procesamiento de información es muy importante, la cual permitirá: almacenar, y buscar grandes cantidades de información de una manera acelerada. Administración de la Información Herramienta de Búsqueda Semántica Análisis de Data Minería de Texto Cumplimiento Ético con manejo de Humanos IRB 9

10 Plazos para el cumplimiento del procedimiento operacional La programación de trabajo está compuesto por estructura y procedimiento operacional que se describirá a continuación: ESTRCUTURA ORGANIZACIONAL Dentro de la estructura organizacional disponemos de las siguientes áreas: Data Digitalization Infarastrcuture Certification Data Mining Data Security Ilustración 1 Estructura Organizacional Proyecto 10

11 PROCEDIMIENTO OPERACIONAL *LMHAT: Legislatura Municipal de Hatillo *EGOVRC: E-Government Research Center Tareas Responsables Tiempo Fecha Localidad 1ra FASE Duración Inventario de infraestructura R. SALAS 4Horas, 29/06/15 LMHAT Selección y levantamiento de R. SALAS 1Hora, 30/06/15 LMHAT Muestra Levantamiento de Procesos R. SALAS 2Horas, 30/06/15 LMHAT Instalación SEMANTIC SOFT R. SALAS 12Horas, 02/07/15 EGOVRC TEST Validación y análisis de muestra R. SALAS 32Horas, 03/07/15 05/07/15 EGOVRC Tabla 1 Procedimiento Operacional FASE 1 Tareas Responsables Tiempo Fecha Localidad 2da FASE Duración Digitalización Volúmenes Empleados LMHAT 25Horas, 06/07/15 LMHAT 10/07/15 Implementación SEMANTIC R. SALAS 5Horas 13/07/15 LMHAT SOFT Implementación Base de Datos R. SALAS 3Horas 13/07/15 LMHAT Certificación y culminación del Proyecto R. SALAS 20Horas 14/07/15 15/07/15 LMHAT Tabla 2 Procedimiento Operacional FASE 2 MÉTODOS APLICADOS (En proceso completado en la versión 2.0) RESULTADOS (En proceso completado en la versión 2.0) DISCUSIÓN Y CONCLUSIÓN (En proceso completado en la versión 2.0) 11

12 REFERENCIAS Lopez, W. (2012). Ocho pasos para el desarrollo de una investigacion. Humacao: Universidad de Puerto Rico. Sihar Lumbantobing, N. N. (2001). 6. Optical Character Recognition (OCR) Technology - Guidelines on the Application of New Technology to Population Data Collection and Capture. Application of New Technology in Population Data Collection, Teresa Harrison, D. S. (2013). Open Budges and Open Government: Beyon Disclosure in Pursuit of Transparency, Participation and Accountability. International Conference of Digital Government Research, UNNE. (2003). Mineria de Datos: Teleprocesos y Sistemas Distribuidos. Corrientes: Universidad del Nordeste. 12

13 APENDICES Apéndice A: 13

14 Apéndice B: 14

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