SharePoint. La solución más amplia a las necesidades empresariales.

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1 SharePoint. La solución más amplia a las necesidades empresariales. De la amplísima gama de productos de Microsoft, SharePoint es uno de los más interesantes por la cantidad de implicaciones que tiene el trabajo con esta tecnología. Cuando abordamos un proyecto en SharePoint tocamos muchos aspectos del trabajo en una empresa, y algunos de ellos son de especial interés para la mayoría de los directores técnicos. Además, si dividimos a las empresas por su tamaño, el rango de productos y funcionalidades de SharePoint cubriría desde proyectos muy pequeños con un presupuesto modesto, a grandes proyectos corporativos. Estos dos puntos son de lo que principalmente vamos a tratar en este artículo, de la cantidad y calidad de áreas de interés para las empresas, y del amplio rango de tamaños de proyecto, que es posible abordar adecuadamente con SharePoint. Intentaremos cumplir con lo dicho pero más que añadir mucha literatura, utilizaremos gráficos, esquemas e información resumida, esto es, yendo al grano. SharePoint da respuesta a muchas de las inquietudes de las empresas. IDC realizó un estudio en 2008 preguntando a los directores de tecnologías cuáles eran sus prioridades, y con el resultado realizaron la lista que reproducimos a continuación. De las 10 prioridades, 4 de ellas están directamente entre los objetivos de SharePoint, y aunque podríamos establecer relaciones con otras, lo dejaremos para una ocasión diferente. Hemos resaltado las 4 relacionadas en itálica y subrayadas: Prioridades directores de tecnología: 1. Aplicaciones de Business Intelligence 2. Aplicaciones empresariales (ERP, CRM, etc.) 3. Tecnologías de servidores y almacenamiento 4. Modernización, actualización y extensión de sistemas heredados 5. Infraestructura técnica 6. Tecnologías de seguridad 7. Redes de voz y datos 8. Tecnologías de colaboración 9. Gestión documental 10. Arquitectura Orientada a Servicios (SOA) y Aplicaciones de Negocio Orientadas a Servicios (SOBA) Funcionalidades de SharePoint Repasemos las principales funcionalidades que podemos cubrir con SharePoint: Colaboración. Proporciona una plataforma para que los equipos puedan colaborar de forma efectiva, compartiendo documentos, tareas, calendarios o correos electrónicos como ficheros. Trabajar con Office en equipo, mantener listas de personas y grupos y coordinar tareas y proyectos. Además, podemos crear blogs, sitios wikis, encuestas y elementos para la creación y mantenimiento de redes sociales.

2 Portales. Integró el antiguo Portal Server, y lo ha mejorado, haciendo de SharePoint una herramienta para la creación de portales, incluyendo sitios personales donde compartir información con los demás y personalizar el contenido que queremos visualizar. Además proporciona directorios de sitios, red de trabajo, privacidad y control de acceso, contenido personalizado, y compatibilidad con dispositivos móviles. Business Intelligence. Proporciona una completa plataforma para la creación y publicación de informes, visualización y análisis de datos, utilización de indicadores clave de rendimiento (PKIs), creación de cuadros de mando, servicios de Excel, y un largo etcétera, ya que este aspecto es uno de los más cuidados por Microsoft, y en los que está añadiendo más novedades. Búsqueda empresarial. Tenemos buscadores para que van desde el Search Server 2008 Express integrado en SharePoint Services, rápido, sencillo y gratuito, hasta el Fast ESP, que es una reciente adquisición de Microsoft, y es uno de los principales buscadores empresariales del mercado. Contaremos con búsquedas de múltiples fuentes de información, búsquedas por relevancia contextual, y búsquedas complejas de gente y datos de la organización. ECM, (Enterprise Content Management). Contaremos con la capacidad de crear y administrar documentos, registros, y contenido Web, que podremos integrar con los flujos de trabajo automatizados para crear procesos de revisión y aprobación de documentos. También contamos en MOSS 2007 con el servidor de Information Rights Management (IRM) de Microsoft, lo que nos permitirá un control exhaustivo sobre el uso de nuestros documentos. Formularios y procesos. Nos permitirá la creación de formularios electrónicos para la automatización y agilización de los procesos empresariales, con capacidades como formularios Web ricos, integración con procesos de negocio, Single Sign On, etc. Socios de Negocio. Permite dar participación en la intranet empresarial a nuestros socios de negocio, y por medio de las opciones de seguridad y personalización, controlar a qué partes tienen acceso y cómo. Valoración del mercado Está claro que las tecnologías SharePoint a través de las diferentes ediciones de sus productos, pueden resolver algunos de los principales temas que importan a las empresas, pero, cómo lo hacen de bien? Para dar un punto de vista cualificado, uno de los recursos más aceptados es utilizar los famosos cuadrantes mágicos de Gartner, y para que la visión sea más amplia usaremos cinco de ellos, que fue publicando a lo largo del año 2008:

3 Plataformas de Business Intelligence. Microsoft aparece en el cuadrante de líderes. Software Social. No hay nadie en cuadrante de líderes, y solo IBM y Microsoft se encuentran en el de Challegers. Productos para Portales Horizontales Microsoft vuelve a estar entre los líderes. Tecnologías de Acceso a la Información Microsoft es el líder mejor situado.

4 Gestión documental De nuevo en el cuadrante de líderes. Como hemos visto, Microsoft en algunos cuadrantes mágicos es la empresa que mejor ha situado sus productos, y en otras está entre las mejores, pero pertenece al reducidísimo grupo que se encuentra presente en todos ellos. Con esto situamos a la tecnología de SharePoint y los productos de Microsoft relacionados con ella, no solo dando respuesta a muchas de las inquietudes principales de las empresas, sino siendo valorada muy positivamente por parte de los expertos. Ediciones SharePoint está dimensionado para empresas de muy distinto tamaño y proyectos de diferente alcance. Empezando por el más básico está Windows SharePoint Services 3.0 (WSS), que es un producto que se instala de forma gratuita sobre Windows Server 2003 o Pero que esto no nos engañe, en él se encuentra todo el núcleo de la tecnología y nos permite poner en marcha intranets empresariales que se integran con Office y Exchange, con el Directorio Activo y nuestra infraestructura de Servidores Windows. Sus capacidades son muchas pero además nos permite extenderlas por medio del desarrollo desde SharePoint Designer o Visual Studio. Además hay un importante ecosistema de desarrolladores, herramientas, y componentes comerciales y de código abierto disponibles. Office SharePoint Server 2007 Estándar, (MOSS), que podemos instalar sobre WSS para seguir escalando nuestra intranet corporativa y cuyo valor reside en la notable ampliación y mejora de funcionalidades en las áreas de Portales, Búsquedas, y Gestión Documental. Seguimos hablando de

5 un producto con precios muy competitivos, sobre todo si los comparamos con sus competidores. Habremos de adquirir un MOSS, en torno a unos 4.500, (si lo instalamos en una granja de servidores, uno por máquina), y las licencias de acceso para cada uno de nuestros usuarios, en torno a los 100 por usuario. Office SharePoint Server 2007 Enterprise, es un paso más en la escalabilidad del producto. El servidor es el mismo, con lo que no hay aumento de costes por este lado, y requiere una licencia de acceso adicional, que sumaremos a la Estándar, de unos 80 más por usuario. Con esto aumentaremos principalmente las capacidades de Formularios y procesos de negocio y de Business Intelligence. Capacidades Windows SharePoint Services 3.0 Office SharePoint Server 2007 Edición Estándar OOffice SharePoint Server 2007 Edición Empresas Colaboración Portales Enterprise Search Administración Contenido Empresarial de Procesos y Formularios de Negocios Business Intelligence Además disponemos de otros productos como son Microsoft Office SharePoint Server 2007 for Internet Sites, que permite que los usuarios que accedan al sitio a través de internet, no tengan que ser necesariamente internos, sino desconocidos, e incluye las funcionalidades de la versión Estándar y de la Enterprise. Se licencia por servidor, sin licencias de acceso por usuario y estaríamos hablando de un desembolso de aproximadamente En cualquier caso, los precios que indicamos son orientativos, y lo mejor es pedir un presupuesto específico al departamento comercial de Danysoft, para poder aprovechar las distintas ofertas y descuentos que estén vigentes en cada momento. Conclusión Hemos pasado de puntillas por los aspectos de desarrollo de SharePoint, y no hemos entrado en su integración con herramientas como SAP, u otras aplicaciones empresariales. Apenas hemos tocado la integración con Office, y cómo al trabajar con SharePoint como servidor, las funcionalidades de nuestro Word por ejemplo, se amplían.

6 Realmente solo hemos entrado de forma resumida en la cantidad de áreas claves de la informática empresarial a las que SharePoint puede aportar soluciones, que son muy bien valoradas por el sector, y con precios que están muy lejanos a los de sus competencias. También hemos revisado la gama de productos, y muy por encima, anotado que los proyectos de implantación de SharePoint pueden ir desde un presupuesto pequeño con un alcance modesto, a desarrollos complejos para grandes corporaciones. Volvemos a nuestra primera afirmación, SharePoint es una de las tecnologías más interesantes de Microsoft. Merece el esfuerzo de ser conocida y estimada como una opción para aportar valor a nuestros sistemas empresariales, y en Danysoft dispones de un equipo comercial y técnico que te puede ayudar a evaluar su viabilidad.

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