Sistema Nacional de Contabilidad. Notas de contabilidad Cómo y cuándo registrarlas? Área Sistema Nacional de Contabilidad Área.

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1 Área Sistema Nacional de Contabilidad Área Sistema Nacional de Contabilidad Notas de contabilidad Cómo y cuándo registrarlas? Ficha Técnica Autor : Mg. C.P.C.C. Marlon Prieto Hormaza* Título : Notas de contabilidad Cómo y cuándo registrarlas? - Parte final Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 48 - Octubre 2012 Sumario Introdución m) Cuentas de orden n) Asientos de liquidación, extinción y/o fusión ñ) Asientos de liquidación, extinción y/o fusión cierre o) Saneamiento contable Introdución En esta parte final, sobre la elaboración de notas de contabilidad, debemos recalcar la importancia de estas ya que al igual que los registros administrativos del SIAF, sirven para alimentar de información adecuada a los estados financieros y presupuestales. Un aspecto que se debe tomar en cuenta al momento de registrar las notas contables, es la identificación de los códigos establecidos en la base de datos del SIAF. El registro oportuno y consistente de dichas notas constituye un indicador de la calidad y consistencia de los estados financieros. Espero que las instrucciones brindadas en esta secuencia de tres capítulos publicados en meses distintos de la revista Actualidad Gubernamental sirvan como un manual práctico que oriente el buen registro de las notas contables. En cuya parte final se considera las notas de tipo Cuentas de orden y Asientos de extinción, liquidación y/o fusión. Y saneamiento contable. m) Cuentas de orden Cartas órdenes Control de cartas órdenes Bienes en préstamo y/o cedidos en uso entregados Bienes en préstamo y/o cedidos en uso devueltos Bienes en custodia Bienes en custodia devueltos Bienes no depreciables Extorno de bienes no depreciables Bienes a ser monetizados Extorno de bienes a ser monetizados * Exconsultor del SIAF - MEF. Asesor y consultor de gobiernos locales. Docente universitario - Posgrado. Parte final Reconocimiento de obligaciones previsionales obtenidas por cálculo actuarial Rebaja de la alícuota de obligaciones previsionales registradas en el ejercicio Garantías otorgadas Garantías a favor de terceros Registro de la deuda e intereses por devengar por arrendamiento financiero Para rebajar el saldo de la obligación por la transferencia efectuada al MEF Cuentas de contingencias Cuentas de contingencias por contra Por el registro de los intereses por devengar Por la rebaja de los intereses por devengar Entrega de certificados de inversión pública regional y local CIPRL Tesoro Público Documentos emitidos y/o recibidos Control de documentos emitidos y/o recibidos Convenios aprobados por ejecutar Ejecución de convenios aprobados Caso práctico Nº 26 La UE realiza la compra de una impresora valorizada en S/ , dicho monto resulta menor a 1/8 de la UIT y que, según el Instructivo de Contabilidad Nº 2, deberán ser controlados a través de cuentas de orden. Por lo que la oficina de contabilidad, independientemente de la contabilización de la fase del compromiso, devengado y pago, deberá controlar dicha compra mediante notas de contabilidad, para ello utiliza el código BIENES EN PRÉSTAMO, CUSTODIA Y NO DEPRECIABLES Bienes no depreciables Equipos no depreciables 9106 CONTROL BIENES EN PRÉSTAMO, CUSTODIA Y NO DEPRECIABLES Bienes no depreciables Equipos no depreciables Por el control de bienes menores a 1/8 de la UIT. Actualidad Gubernamental N 48 - Octubre

2 Caso práctico Nº 29 Caso práctico Nº 27 El pliego 003 ha realizado la provisión y castigo de cuentas de cobranza dudosa bajo el método directo por la suma de S/ , sin embargo el derecho a cobro no se ha extinguido, En tal sentido, la oficina de contabilidad controla dicho monto a través de cuentas de orden, pare ello elabora la nota de contabilidad utilizando el código ALORES Y GARANTÍAS alores y documentos en cobranza 9104 ALORES Y GARANTÍAS POR CONTRA Control de valores y documentos en cobranza Por el control de cuentas de cobranza dudosa castigadas cuyo derecho a cobro no se ha extinguido. La Municipalidad 007 recibe de la empresa Bob El Constructor S.A.A la carta fianza Nº por concepto de garantía de fiel cumplimiento por la suma de S/.35, En tal sentido, la oficina de contabilidad elabora la nota de contabilidad utilizando el código ALORES Y GARANTÍAS 35, Garantías recibidas 9104 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA 35, Control de garantías de terceros Por la recepción de la carta fianza. Caso práctico Nº 30 La Municipalidad 007, después de la culminación de la obra de la construcción del C.E. Nº 47300, realiza la devolución de la carta fianza Nº a la empresa Bob El Constructor S.A.A. la por la suma de S/.35, En tal sentido, la oficina de contabilidad elabora la nota de contabilidad utilizando el código Caso práctico Nº 28 La Municipalidad 007 suscribe un contrato con la empresa Bob El Constructor S.A.A. para la realización de la obra denominada Construcción del C.E. Nº financiada con recursos del Foncomún por la suma de S/.350, En tal sentido, la oficina de contabilidad elabora la nota de contabilidad utilizando el código CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA 35, Control de garantías de terceros 9103 ALORES Y GARANTÍAS 35, Garantías recibidas Por la devolución de la carta fianza CONTRATOS Y COMPROMISOS APROBADOS 350, Contratos y proyectos aprobados 9102 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA 350, Contratos y proyectos por ejecutar Por la suscripción de contrato. 2 Actualidad Gubernamental N 48 - Octubre 2012

3 Área Sistema Nacional de Contabilidad Caso práctico Nº 31 La Municipalidad Provincial 333 celebra un financiamiento con el Banco de la Nación por la suma de S/.500, para la compra de maquinaria pesada. En tal sentido, independientemente de la contabilización de los registros administrativos, la oficina de contabilidad registra la nota de contabilidad por el contrato aprobado y atendido, para ello utiliza los códigos y , respectivamente CONTRATOS Y COMPROMISOS APROBADOS 500, Préstamos internos aprobados 9102 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA 500, Contratos de préstamos por utilizar Por el contrato del préstamos aprobado. X 9102 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA 500, Contratos de préstamos por utilizar 9101 CONTRATOS Y COMPROMISOS APROBADOS 500, Préstamos internos aprobados Por el contrato atendido por el BN. SIAF-SP Caso práctico Nº 33 La Municipalidad Provincial 333 realiza el primer pago de la cuota del préstamo del Banco de la Nación por la suma de S/.33,000.00, el mismo que genera un interés de S/ En tal sentido, independientemente de la contabilización de los registros administrativos, la oficina de contabilidad registra la nota de contabilidad por los intereses devengados, para ello utiliza el código ALORES Y GARANTÍAS POR CONTRA Intereses por devengar por contra 9103 alores y garantía Intereses por devengar Por los intereses devengados. Caso práctico Nº 32 La Municipalidad Provincial 333 recibe el préstamo del Banco de la Nación por la suma de S/.500,000.00, el mismo que genera un interés de S/.18, En tal sentido, independientemente de la contabilización de los registros administrativos, la oficina de contabilidad registra la nota de contabilidad por los intereses por devengar, para ello utiliza el código ALORES Y GARANTÍAS 18, Intereses por devengar 9104 alores y garantía por contra 18, Intereses por devengar por el contrario Por los intereses por devengar. n) Asientos de liquidación, extinción y/o fusión En este grupo, se registran las notas de contabilidad, que son reconocidas a través de los códigos siguientes: Liquidación, extinción y/o fusión, traslado del saldo acreedor de la hacienda Nacional adicional a la Hacienda nacional Liquidación, extinción y/o fusión, traslado del saldo deudor de la Hacienda Nacional adicional a la Hacienda Nacional Liquidación, extinción y/o fusión, traslado de traspasos y remesas recibidas a la Hacienda Nacional adicional Liquidación, extinción y/o fusión, traslado de traspasos remesas entregadas a la Hacienda Nacional adicional Liquidación, extinción y/o fusión, capitalización de reservas a la Hacienda Nacional Liquidación, extinción y/o fusión, capitalización de superávit acumulado a la Hacienda Nacional Liquidación, extinción y/o fusión, cobertura de déficit acumulado Liquidación, extinción y/o fusión, traslado a resultado de operación Liquidación, extinción y/o fusión, traslado a resultado del ejercicio. Actualidad Gubernamental N 48 - Octubre

4 3201 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 950, Traspasos y remesas Traspasos de fondos Tesoro Público Caso práctico Nº 34 La UE 002 es fusionada a la UE 010, esta última absorbe los saldos de la Hacienda Nacional adicional de la entidad fusionada por la suma de S/.950, En tal sentido, la UE 010 elabora la nota de contabilidad, para ello utiliza el código Hacienda nacional 950, capitalizaciones de la Hacienda Nacional Por la capitalización de la Hacienda Nacional adicional - Fusión de las UE RESULTADOS ACUMULADOS Efectos del saneamiento contable Caja y bancos 1101 Caja y bancos Caja X 9111 SANEAMIENTO DEL ACTIO Caja y bancos 9112 Control del saneamiento del activo Caja y bancos ñ) Asientos de liquidación, extinción y/o fusión cierre En este grupo, se registran las notas de contabilidad, que son reconocidas a través de los códigos siguientes: Lliquidación, extinción y/o fusión - asientos de cierre/ cuentas de balance Liquidación, extinción y/o fusión - asientos de cierre/ cuentas de orden Liquidación, extinción y/o fusión - asientos de cierre/ cuentas presupuestarias Liquidación, extinción y/o fusión - asiento de liquidación de cuentas de balance Liquidación, extinción y/o fusión - liquidación de cuentas de orden o) Saneamiento contable En este grupo, se registran las notas de contabilidad, que son reconocidas a través de los códigos siguientes: Saneamiento contable de cuentas patrimoniales Saneamiento contable del activo (cuentas de orden) Saneamiento contable del pasivo (cuentas de orden) Caso práctico Nº 35 La Municipalidad Nueve de Julio al realizar el proceso del saneamiento contable en la cuenta 1101 Caja y bancos, se denota un saldo en exceso de S/ En tal sentido, la Municipalidad, después de haber realizado todos los procesos del saneamiento contable, elabora la nota de contabilidad, para ello utiliza los códigos y Caso práctico Nº 36 La Municipalidad Nueve de Julio al realizar el proceso de saneamiento contable ha encontrado diferencias entre el inventario físico y los libros contables en la cuenta Otras estructuras por un valor de S/.150, En tal sentido, la Municipalidad, después de haber realizado todos los procesos del saneamiento contable, elabora las notas de contabilidad, para ello utiliza los códigos y RESULTADOS ACUMULADOS 150, Efectos del saneamiento contable Edificios y estructuras 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 150, Otras estructuras Infraestructura vial Otros 4 Actualidad Gubernamental N 48 - Octubre 2012

5 Área Sistema Nacional de Contabilidad 9111 SANEAMIENTO DEL ACTIO 150, Edificios y estructuras 9112 CONTROL DEL SANEAMIENTO DEL ACTIO 150, Edificios y estructuras Reportes notas de contabilidad El SIAF nos facilita la emisión de reportes relacionados a notas de contabilidad, dicho mecanismo se detalla en el módulo contable en la ruta siguiente: Reportes/Notas de contabilidad. Caso práctico Nº 37 La Municipalidad Nueve de Julio al realizar el proceso de saneamiento contable tiene un saldo de S/.5, en Cuentas por pagar, sin embargo este saldo está referido a deudas a proveedores y acreedores que no han sido ubicas y son por montos menores a una UIT. En tal sentido, la Municipalidad, después de haber realizado todos los procesos del saneamiento contable, elabora las notas de contabilidad, para ello utiliza los códigos y Ingresando a dicha opción, se puede filtrar por mes, por número y por código y secuencia, tal como se aprecia a continuación: 2103 CUENTAS POR PAGAR 5, Bienes y servicios por pagar Bienes y servicios por pagar Servicios 3401 RESULTADOS ACUMULADOS 5, Efectos del saneamiento contable Cuentas por pagar X 9113 SANEAMIENTO DEL PASIO 5, Impuestos, contribuciones y otros 9114 CONTROL DEL SANEAMIENTO DEL PASIO 5, Impuestos, contribuciones y otros eamos algunos ejemplos de reportes: a) Incorporación saldos de balance Base legal: Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Público Artículo 29.- Ejercicio Presupuestario El ejercicio presupuestario comprende el año fiscal y el periodo de regularización: a) Año Fiscal, en el cual se realizan las operaciones generadoras de los ingresos y gastos comprendidos en el Presupuesto aprobado, se inicia el 1 de enero y culmina el 31 de diciembre. Solo durante dicho plazo se aplican los ingresos percibidos, cualquiera sea el periodo del que se deriven, así como se ejecutan las obligaciones de gasto que se hayan devengado hasta el último día Actualidad Gubernamental N 48 - Octubre

6 del mes de diciembre, siempre que corresponda a los créditos presupuestarios aprobados en los Presupuestos. b) Periodo de Regularización, en el que se complementa el registro de la información de ingresos y gastos de las Entidades sin excepción; será determinado por la Dirección Nacional del Presupuesto Público mediante Directiva, conjuntamente con los órganos rectores de los otros sistemas de administración financiera; sin exceder el 31 de marzo de cada año. Artículo 42.- Incorporación de mayores fondos públicos 42.1.d) Los recursos financieros, distintos a la Fuente de Financiamiento Recursos Ordinarios, que no se hayan utilizado al 31 de diciembre del año fiscal, constituyen Saldos de Balance, los mismos que se pueden incorporar durante la ejecución en el presupuesto de la Entidad, bajo la modalidad de incorporación de mayores fondos públicos que se generen por el incremento de los créditos presupuestarios. El Saldo de Balance de las Fuentes de Financiamiento recursos por operaciones oficiales de crédito y donaciones y transferencias que requiera de contrapartida, será asumida, exclusivamente, con cargo al respectivo presupuesto institucional aprobado para el pliego. b) Depreciación Método y Porcentaje de Depreciación Método Las entidades responsables a efectuar la depreciación de los bienes del activo fijo utilizarán el método de línea recta. Porcentajes Los porcentajes anuales de depreciación serán los siguientes: - Edificios 3% - Infraestructura Pública 3% - Maquinaria, Equipo y otras Unidades para la Producción 10% - Equipo de Transporte 25% - Muebles y Enseres 10% - Equipo de cómputo 25% (R.C. Nº EF/93.01) Las entidades podrán modificar los porcentajes de depreciación con Resolución de la Alta Dirección, en los casos debidamente justificados, a tal efecto, harán de conocimiento de este cambio de política a la Contaduría Pública de la Nación. Los porcentajes anuales de depreciación que se venían efectuando al 31 de diciembre de 1997, continuarán hasta completar dicha depreciación. Una vez que los activos se encuentren 100% depreciados seguirán figurando en libros con su valor residual. c) Documentos que intervienen en la adquisición y control de los Bienes y Servicios que sustentan el registro contable DOCUMENTOS FUENTE 1.1 Área de Bienes Orden de Compra - Guía de Internamiento Orden de Servicios Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) Inventario físico Existencia valorada de Almacén Control isible de Almacén Incorporación de saldos de balance Depreciaciones DOCUMENTOS CONTABLES Orden de Compra - Guía de Internamiento Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) Nota de entrada al Almacén 1.2 Área de Fondos Recibo de Ingresos Papeleta de depósitos Nota de cargo Nota de abono Comprobantes de pago Planillas de Haberes y Pensiones alorización de Obra Otros PECOSAS Actualidad Gubernamental N 48 - Octubre 2012