POLÍTICA DE COMUNICACIÓN DE EFICACIA S.A.

Transcripción

1 POLÍTICA DE COMUNICACIÓN DE EFICACIA S.A. 1. INTRODUCCION La política de Comunicaciones en Eficacia S.A. establece las directrices generales que aseguran la alineación de la Organización frente al direccionamiento estratégico de la misma, a través de un sistema y un modelo operativo de comunicación que contribuye al logro de sus focos estratégicos; lo anterior nos permite alcanzar mayores niveles de productividad y asertividad en el marco de la sostenibilidad. Al finalizar este documento, se cuenta con un glosario de términos que permiten dar mayor claridad sobre el uso de algunos conceptos. 2. CUBRIMIENTO La presente política tiene alcance en todas las operaciones de Eficacia S.A. en Colombia. 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN Esta política hace referencia a todas las comunicaciones corporativas que procesa la Organización con sus grupos de interés en todas las geografías en donde Eficacia S.A. tiene presencia. Sus lineamientos deben ser adoptados como insumo para el desarrollo normal de la operación. Esta Política no sustituye las comunicaciones de carácter contractual o legal que sostenga la Organización con sus grupos de interés. Por el contrario, los lineamientos presentes en este documento complementan las comunicaciones anteriormente mencionadas y fortalecen su desarrollo. Ninguna comunicación de carácter corporativo o institucional puede ser difundida sin la debida autorización de la oficina de Comunicaciones y por fuera de los lineamientos de imagen corporativa. Toda acción con o sin intensión comunicativa y toda forma de relación impacta la reputación de la Organización, por lo tanto, debe estar alineada a los Atributos Corporativos que expresan la forma como se quiere ser reconocido por los grupos de interés: Aliada: Estamos comprometidos con la búsqueda constante del conocimiento a profundidad de los grupos de interés y sus entornos, para dar respuestas y soluciones a sus requerimientos partiendo de la experiencia, innovación y credibilidad de nuestra actuación, creando valor,

2 siendo corresponsales y consolidando relaciones a beneficios mutuo en el largo plazo. Confiable: Actuamos de manera coherente en el ejercicio diario de nuestra gestión con transparencia, integridad, honestidad y responsabilidad. Sostenible: Nuestra visión de valor compartido para con los grupos de interés nos permite la corresponsabilidad entre lo social, ambiental y económico, comprometidos con el entorno. 4. POLÍTICA Es política de Eficacia S.A. mantener y garantizar la comunicación y el relacionamiento con los grupos de interés dentro del marco estratégico, dando soporte a la cultura organizacional y contribuyendo a elevar los niveles de reputación de la empresa. Siempre que se esté dentro del horario laboral y en uso de los derechos y responsabilidades propias asignadas para el cargo en la Empresa o fuera de ella, debe haber conciencia de estar actuando en representación de la misma. Todo uso de nuestra marca corporativa y de nuestro nombre debe estar enmarcado en los atributos corporativos. 5. RESPONSABILIDAD DE LA POLÍTICA La política de Comunicaciones debe mantener alineados a todos nuestros colaboradores con referencia a la estrategia corporativa, por lo tanto es responsabilidad de la misma: Alinear a la organización con los objetivos estratégicos del negocio. Velar por la coherencia en el diálogo de la Organización con sus grupos de interés. Gerenciar el sistema de comunicación establecido y definido bajo el marco del modelo operativo de comunicaciones. Monitorear continuamente el desempeño de Comunicaciones a través de sus indicadores establecidos y Encuestas de Comunicación Interna o los definidos y avalados por la Organización. 6. METODOLOGÍA Esta política de Comunicación parte de un modelo que procesa la información con el propósito de proyectarla a sus grupos de interés, contribuyendo en la construcción de la identidad e imagen de la Organización. El modelo vela por todos aquellos asuntos que de una u otra forma impactan la reputación.

3 Este modelo apalanca y soporta cada uno de los focos (objetivos) estratégicos y acompaña su desarrollo. El Modelo de Comunicación de Eficacia S.A. es el siguiente: Las comunicaciones de carácter corporativo o institucional son responsabilidad de la oficina de Comunicaciones bajo el lineamiento de la Gerencia General y la Junta Directiva. 7. PRINCIPIOS Como principios de esta Política, la comunicación organizacional de Eficacia S.A. debe ser estratégica, debe gestionar los lineamientos de la organización y debe ser sencilla y clara. 8. MEDIOS Los medios de comunicación utilizados por la Organización para informar, comunicar o mantener el diálogo con sus grupos de interés deben ser utilizados de forma apropiada. La gestión, uso y desarrollo de ellos debe cumplirse de acuerdo a los lineamientos establecidos con base en la caracterización de cada uno (documento que se encuentra en el árbol documental del P19- Comunicaciones). El manejo de estos responde a la estrategia de comunicación de la Organización la cual se actualiza de acuerdo a la periodicidad establecida o cuando se presente algún cambio fuera de ella.

4 9. USO Y APLICACIÓN DE LA MARCA El uso de la marca debe estar autorizado expresamente por la oficina de Comunicaciones, para cuidar las asociaciones que se hagan de la misma con otras organizaciones, personas, proyectos, productos y/o servicios. Los anteriores parámetros están consignados de manera detallada en el Manual de Imagen Corporativa el cual se encuentra en la Intranet (Intranet / Nosotros / Identidad Corporativa) y en los documentos del proceso de Comunicaciones (dentro del Árbol de P19 Comunicaciones). 10. ASEGURAR LOS RECURSOS Se debe contar con los recursos y herramientas adecuadas para garantizar el buen funcionamiento y desarrollo del Modelo de Comunicaciones. Estos recursos son definidos de común acuerdo entre la oficina de Comunicaciones y la Gerencia General, para su óptimo desempeño. Es responsabilidad de Comunicaciones asegurar de manera responsable el presupuesto y su seguimiento y control en la ejecución. 11. PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS ADSCRITOS A LA POLÍTICA Todos los procesos y procedimientos establecidos por el modelo y sistema propio de comunicación e información de Eficacia S.A., quedarán adscritos a esta política. 12. VOCEROS Y MANIFESTACIONES Toda intervención en situaciones normales o de crisis, frente a medios de comunicación, autoridades y comunidades en general, debe ser avalada y/o realizada por la Gerencia General y/o por las personas que por sus conocimientos y habilidades, estén en capacidad de hacerlo apropiadamente. Toda intervención de estos tipos debe ser autorizada expresamente por la Gerencia General o por el director de Comunicaciones. 13. MANEJO DE CRISIS Toda situación crítica o de riesgo para Eficacia S.A., debe ser comunicada directa e inmediatamente a la Gerencia General o a cualquier miembro del Comité Directivo. La Gerencia General es la responsable de gestionar integralmente las situaciones de crisis de Eficacia S.A. con el acompañamiento directo del director de Comunicaciones y el Gerente Jurídico.

5 Los principios y métodos de manejo de comunicación en situaciones de crisis deben estar consignados en el manual correspondiente a este caso, ser revisado anualmente para los ajustes correspondientes y la aplicación de sus acciones (comités, entrenamientos, identificación de voceros, espacios definidos, roles y responsabilidades). 14. GRUPOS DE INTERÉS Los grupos de interés para las comunicaciones de Eficacia S.A. son: Accionistas Clientes Colaboradores Comunidad Entidades Financieras Gobierno Medios de comunicación ONG S, gremios y otros. Proveedores Con base en lo anterior toda acción de comunicación corporativa o institucional, tanto interna como externa, debe obedecer a los parámetros aquí descritos los cuales están enmarcados bajo los lineamientos de imagen, identificación e identidad que la Organización ha definido como principio para su relacionamiento con sus públicos a los que se debe. Esta política será revisada anualmente dependiendo de los resultados del negocio. 15. GLOSARIO Atributos: Es una cualidad o característica propia de Eficacia S.A., la cual se debe proyectar siempre en el diálogo que tiene las personas que hacen parte de la misma. Para nuestro caso, los atributos de Eficacia S.A. son: Confiable, Sostenible y Aliado. Comunicaciones corporativas o institucionales: Son los mensajes que Eficacia S.A. comparte o emite a sus grupos de interés, donde se garantiza imagen corporativa, atributos e incluso estrategia del negocio y donde la claridad y simplicidad deben ser un sello en los mismos. Estos mensajes no obedecen a la comunicación interpersonal. Corresponsable: Participar en una responsabilidad donde se comparte el compromiso entre dos o más personas. Focos estratégicos: Objetivos de la Organización los cuales le permitirán cumplir el Horizonte Estratégico trazado.

6 Grupos de Interés: según el Global Reporting Inciative GRI los grupos de interés son entidades o individuos a los que las actividades, los productos o los servicios de la organización pueden afectar de manera significativa, y cuyas acciones pueden afectar dentro de lo razonable a la capacidad de la organización para desarrollar con éxito sus estrategias y alcanzar sus objetivos. Y según el Pacto Global de las Naciones Unidas, son todos los grupos y personas que están afectados por los negocios de la Compañía. Herramientas (recursos): Medios (como Intranet, boletín, pantallas CAS, entre otros) y escenarios de comunicación (Comités primarios, espacios de Alineación Organizacional, entre otros), definidos en el Modelo Operativo de Comunicación. Reputación: Es la imagen que tienen los grupos de interés de la empresa cuando se relacionan con esta; en otras palabras, es la racionalidad o emocionalidad con la que quedan las personas luego de vernos, escucharnos o leernos como empresa. Valor Compartido: Contribución social, económica y ambiental que tiene la empresa, a partir del ejercicio de su actividad comercial. Revisada por: Nigma Mustafá Aprobada por: Marcela Londoño Estrada Fecha: 22/06/2016