GUIA DE USUARIO PARA LA CANCELACIÓN DE Código: GDHXX ASIGNATURAS VÍA WEB

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1 GUIA DE USUARIO PARA LA CANCELACIÓN DE Código: GDHXX ASIGNATURAS VÍA WEB Versión: 01 (ESTUDIANTES) 1. OBJETIVO Dar a conocer los pasos que deben llevar a cabo los estudiantes matriculados de las diferentes sedes, con el fin de realizar el proceso de cancelación de asignaturas vía web. 2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Para realizar la cancelación de asignaturas se deben ejecutar los siguientes pasos: 2.1 PASO 1: Ingresar a Portal Académico Se debe acceder al sitio web institucional seleccionar el enlace correspondiente al micrositio de Estudiantes y luego Portal Académico. Ver imagen ingreso a micrositio ESTUDIANTES Una vez se ingresa al micrositio ESTUDIANTES, se selecciona una de las dos (2) opciones habilitadas para ingreso al portal; a través del acceso ubicado en el panel izquierdo de la pantalla Portal Académico o presionando clic directamente en la imagen del portal. Ver imagen GDH09 Página 1 de 9

2 2.2 PASO 2: Ingreso al portal: Se deben ingresar el usuario y clave con los que se accede al sistema Universitas XXI. El usuario es el número de identificación con que se encuentra registrado el alumno en el Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid; y la clave de acceso es la misma con que se accede a todas las plataformas web académicas. NOTA: Para los estudiantes nuevos la clave de acceso es la misma con la cual se inscribieron al momento de ingresar a la Institución y con la que realizaron el diligenciamiento del fichaje sicosocial. GDH09 Página 2 de 9

3 En caso que no ingrese bien el usuario y/o la clave se presentara error de Fallo de autenticación, como se muestra en la siguiente imagen. En caso de no recuerdar la clave de acceso se debe contactar con el correo y solicitarla. 2.3 PASO 3: Ingreso al menú de CANCELACIÓN DE ASIGNATURAS Al acceder a Portal Académico y después de autenticarse, se encuentran los menús de acceso a las diferentes opciones académicas que el politécnico JIC tiene habilitadas para los alumnos desde el sistema académico. En la parte inferior de los Servicios de Estudiantes se encuentra la correspondiente a cancelación de asignaturas. 2.4 PASO 4: Seleccionar asignatura(s) a cancelar. Después de ingresar al menú de Cancelación de Asignaturas, se deben seleccionar los datos para efectuar la cancelación. Se debe tener presente que solamente se visualiza la información del periodo académico que se encuentra vigente y del plan de estudios que seleccione para efectuar el proceso. Al seleccionar el plan de estudios el sistema recupera automáticamente un listado con las asignaturas matriculadas. GDH09 Página 3 de 9

4 Ver imagen Seguidamente en la pantalla de cancelación, se recupera toda la información de las asignaturas matriculadas en el periodo académico vigente. Se debe verificar que la información esté correcta. En caso de presentar alguna inconsistencia con la información recuperada, debe comunicarla en la coordinación de su programa para dar trámite a la solución. Ver imagen Luego de seleccionar el plan de estudios y de visualizar las asignaturas registradas para el periodo académico vigente, se debe posicionar en la asignatura que se desea cancelar; a continuación debe seleccionar la información correspondiente a la cancelación, es decir se selecciona una causa de cancelación y por último se activa el FLAG o check list o (clic en la casilla del recuadro en blanco), que permite identificar la asignatura a cancelar. GDH09 Página 4 de 9

5 DATOS DE LA PANTALLA: Causa de cancelación: Se selecciona de la lista desplegable la causa de la cancelación de la asignatura. Seleccionar asignatura a cancelar: Se selecciona la asignatura que se desea cancelar presionando en las casillas ubicadas en la parte derecha de la causa de anulación o cancelación. Ver imagen Después de seleccionar toda la información previa a la cancelación, se ejecuta el proceso por medio del botón: Después de darle clic en el botón Enviar datos, se presenta una ventana emergente que solicitará confirmación del proceso de cancelación. Nota Importante: Se recomienda actualizar los equipos de cómputo, que tienen configurado el bloqueo de elementos emergentes, de tal modo que se exceptúen todas las páginas institucionales y no se presente problemas. Al aceptar la cancelación, el sistema genera un Resultado de la cancelación el cual es el comprobante de la cancelación efectuada. Se recomienda imprimir este comprobante como evidencia del trámite. Igualmente se debe verificar que en el campo de RESULTADO, aparezca el mensaje: ASIGNATURA CANCELADA GDH09 Página 5 de 9

6 Por Favor imprimir este resultado como comprobante de la acción realizada 2.5 PASO 5: Opción de rechazo de la cancelación En ocasiones se pude presentar un mensaje de error de rechazo de la cancelación de asignatura, debido a que la petición de cancelación de la asignatura está en contravía con lo establecido por el reglamento estudiantil. IMPORTANTE: El Resultado de la cancelación es un mensaje muy importante, ya que es la evidencia del proceso efectuado, ya sea exitosa la cancelación o presenta el mensaje informativo de porqué no se puede cancelar. Se recomienda guardar una copia de la cancelación efectuada para posteriores reclamaciones. Para ejemplificar el proceso, procederemos con la cancelación de la asignatura PRINCIPIOS DE ESTADISTICA con una causa de VOLUNTARIA POR INCOMPATIBILIDAD HORARIA para el periodo en el plan 2009 COMUNICACIÓN AUDIOVISUAL. Se ingresa al Portal Académico, luego de proceder con la autenticación del usuario y clave, luego seleccionamos el Link Cancelación de asignaturas, se procede con la selección de la causa de cancelación y se selecciona la asignatura correspondiente. GDH09 Página 6 de 9

7 Se debe tener presente que se debe seleccionar el FLAG o chek list de la asignatura a cancelar; así como la causa de cancelación para la misma; de lo contrario el sistema genera el siguiente mensaje de error en caso de no seleccionar el FLAG o chek list: Luego de tener la información lista para la cancelación se presiona el botón Se le da aceptar al mensaje de la ventana emergente Por último, se imprime la pantalla con el comprobante de la cancelación. GDH09 Página 7 de 9

8 En caso que se desee validar la cancelación, se puede generar nuevamente el horario de clases, este es una herramienta en tiempo real de lo matriculado por el alumno. 5.2 Existen otros mensajes de rechazo de la cancelación que deben ser revisados al momento de la cancelación, por ende es muy importante leer siempre los mensajes con el fin de validar si la cancelación se efectuó correctamente o la cancelación presenta el mensaje informativo de porqué no se puede cancelar En el caso de la imagen siguiente se muestra el mensaje de error: NO ES POSIBLE REALIZAR LA CANCELACIÓN PORQUE NO SE ENCUENTRA DENTRO DEL PERIODO DE CANCELACIÓN. NOTA: Esto quiere decir que las fechas para realizar el proceso de cancelación han finalizado También existe varias posibilidades de rechazo de la cancelación con el siguiente mensaje de error: USTED YA HA AGOTADO EN NÚMERO DE CANCELACIONES PERMITIDAS GDH09 Página 8 de 9

9 NOTA: Es decir usted ya agoto el número de veces permitidas para canelar una misma asignatura Por último, también existe otra posibilidad de rechazo de la cancelación con el siguiente texto de error: LAS SIGUIENTES ASIGNATURAS ESTAN PENDIENTES POR ANULAR/DESANULAR: CAV00014, CAV00050, CAV00181 LA ASIGNATURA NO SE PUDO CANCELAR NOTA: Esto quiere decir que la asignatura que se desea cancelar es correquistio de otras asignaturas, por lo tanto usted debe cancelar todas las asignaturas que son correquisito. Por lo tanto al momento de cancelar deberá seleccionar simultáneamente todas las asignaturas que son correquisito. GDH09 Página 9 de 9